RACHUNKOWOŚĆ BUDŻETOWA 17 (377)

(1)

RACHUNKOWOŚĆ BUDŻETOWA 17 ⁽³⁷⁷⁾

K S I Ę G O W O Ś Ć S P R A W O Z D A W C Z O Ś Ć P O D A T K I

EWIDENCJA

Czy skan faktury otrzymany mailowo może stanowić dowód księgowy

Jednostka nie prowadzi elektronicznego obiegu dokumentów księgowych. Pocztą elektroniczną wpłynął jednak skan faktury od jednego z kontrahentów. Czy taki dokument może stanowić dowód księgowy? ...14

KLASYFIKACJA, SPRAWOZDAWCZOŚĆ

Należności wymagalne w jednostkowym sprawozdaniu budżetowym Rb-27S

Samorządowa jednostka budżetowa na 30 czerwca 2015 r. posiadała należność wymagalną od kontrahenta – urzędu administracji rządowej – w wysokości 250 zł. Na koniec kwartału naliczono odsetki od należności w wysokości 21,57 zł i zaksięgowano je Wn 221, Ma 750. Jak prawidłowo pokazać to zdarzenie w sprawozdaniu Rb-27S w kolumnach: 5; 9; 10; 11 i w jakich wartościach (z odsetkami czy bez)? Czy naliczone odsetki powinny być zaksięgowane w § 0970 (tam, gdzie należność główna), czy w § 0920? W zakładowym planie kont samorządowej jednostki budżetowej w opisie konta 290 jest zapis, iż odpisy aktualizujące wartość na- leżności są dokonywane raz w roku na dzień bilansowy (analiza należności przeprowadzana jest w miesiącu styczniu). ... 21

PODATKI

Kiedy można odliczyć VAT z wadliwej faktury

Jednostka otrzymała fakturę, na której nie został podany NIP jednostki. Nie możemy skontaktować się ze sprzedawcą, aby ten wystawił nam poprawną fakturę lub zaakceptował notę korygującą. Czy mimo to możemy odliczyć VAT z takiej faktury? ... 31

ZAMÓWIENIA PUBLICZNE

Warunek zatrudnienia pracowników wykonawcy na umowy o pracę

W pewnych warunkach zamawiający ma prawo wprowadzenia do treści opisu przedmiotu zamówienia wymogu, aby wykonawca (a także jego podwykonawca) zatrudniał osoby wykonujące czynności przy realizacji zamówienia na podstawie umów o pracę. Jest to stosunkowo nowe rozwiązanie, które wywołuje w praktyce wątpliwości dotyczące zarówno okoliczności, w jakich może zostać zastosowane, jak i szcze- gółowych zapisów regulujących jego zakres. ... 33

PRAWO PRACY

Kiedy pracownik traci prawo do płatnego zwolnienia od pracy z tytułu opieki nad dzieckiem

Pracownica samotnie wychowuje syna urodzonego 9 października 2001 r. Zatem 9 października 2015 r.

skończy on 14 lat. Czy oznacza to, że po tym terminie pracownica traci prawo do skorzystania z dwóch dni opieki na syna na podstawie art. 188 k.p.? ... 37 opieki na syna na podstawie art. 188 k.p.?



W numerze róWnież:

PREZENTdla Prenumeratorów

ŚCiągA KsięgOWEgO iągA Księg A Księg A OWEgO

(2)

P O L E C A

W publikacji wskazano m.in.:

 kiedy dokonać przypisu należności,

 jakie obowiązują zasady dokonywania odpisu aktualizującego,

 jak ująć w ewidencji księgowej należności i zobowiązania oraz jakimi kryteriami należy się kierować przy ich podziale,

 do jakiego okresu sprawozdawczego przypisać daną należność czy zobowiązanie,

 jak prawidłowo ująć w księgach rachunkowych rezerwy na zobowiązania oraz zobowiązania warunkowe,

 jak rozliczać dowody źródłowe zewnętrzne i własne dotyczące zobowiązań w okresach przełomowych,

 jak zaprezentować należności i zobowiązania w sprawozdaniu finansowym – w bilansie oraz w rachunku zysków i strat.

Rozrachunki

od rachunkowości

do sprawozdawczości!

W publikacji w praktyczny sposób objaśnione są zagadnienia związane z ujęciem księgowym,

prezentacją w sprawozdawczości należności oraz zobowiązań cywilnoprawnych i publicznoprawnych.

Książka zawiera ponad 180 przykładów i około 200 schematów księgowych dotyczących rozrachunków!

Format: B5, objętość: 280 stron, oprawa miękka

Rozrachunki w księgach

rachunkowych i w sprawozdawczości

– należności oraz zobowiązania publicznoprawne i cywilnoprawne

99 zamiast 119 zł ^zł SUPERCENA

Maciej Wojdowski

Prezenty gwarantowane

Wartość zamówienia do 1000 zł*

Srebrna bransoletka ze znaczkiem nieskończoność lub Kodeks pracy z komentarzem

Wartość zamówienia powyżej 2500 zł*

Portfel z włoskiej skóry z motywem w motyle lub w kolorze czerwonym

* więcej na www.infor.pl/prenumerata

Wartość zamówienia powyżej 1000 zł*

Komplet srebrna bransoletka i łańcuszek ze znaczkiem

nieskończoność

oD 1000 zł

oD 2500 zł do 1000 zł

Kalendarz książkowy 2016 Bezpłatny dostęp do programu DRUKI Infor do końca 2015 r.

i wybierz prezent

(3)

Do każdej prenumeraty papierowej e-wydanie gratis

więcej na www.infor.pl/prenumerata

profesjonalnie i na czas

22 761 30 30

W 2016 roku na łamach Rachunkowości Budżetowej omówimy m.in. tematy:

• zasady stosowania klasyfikacji budżetowej po zmianach, które wejdą w życie od 1 stycznia 2016 r.,

• wyjaśnienia w sprawie prawidłowego ujmowania zdarzeń gospodarczych w sprawozdawczości budżetowej,

• porady ekspertów z zakresu bieżących problemów zgłaszanych przez Czytelników,

• stanowiska MF oraz regionalnych izb obrachunkowych z zakresu rachunkowości budżetowej oraz sprawozdawczości budżetowej,

• akcje tematyczne zgodne z kalendarzem księgowego,

• zmiany w VAT,

• oskładkowanie umów zlecenia,

• zmiany w umowach na czas określony

nowości i zmiany w przepisach

odpowiedzi na pytania Czytelników

kalendarium na każdy miesiąc

aktualne orzecznictwo

najnowsze interpretacje

porady ekspertów praktyków

czytelne schematy i wzory

(4)

PRZEPISY I NOWOŚCI PRAWNE

●

● Nowa opłata lokalna – reklamowa ... 5

●

● Jednostki budżetowe jako podatnicy VAT – opinia rzecznika TSUE ... 5

●

● Wyższe zasiłki z pomocy społecznej ... 5

●

● Wydłużenie czasu ochrony praw autorskich ... 6

●

● Nowe podstawy prawne przyjmowania na praktykę ... 6

●

● Ograniczenie umów na czas określony ... 6

●

● Gminy zwolnione z podatku od budynków

będących ich własnością ... 6 KALENDARIUM BUDŻETOWE

Marta Brzeska

Kalendarium budżetowe – wrzesień 2015 ... 7 EWIDENCJA, KLASYFIKACJA,

SPRAWOZDAWCZOŚĆ

Adam Błaszko

Legalność finansowania wydatków w JST ze środków rezerwy na zarządzanie kryzysowe ... 9 Izabela Motowilczuk

Na podstawie jakich dokumentów należy potwierdzać prawidłowość merytoryczną faktury ... 12 Adam Błaszko

Czy skan faktury otrzymany mailowo może stanowić dowód księgowy ... 14 Adam Błaszko

Sposób postępowania z nadpłatą składek na ZUS

w jednostce budżetowej ... 16 Renata Niemiec

Jak skorygować błędnie przekazany dochód na konto jednostki nadrzędnej ... 17 Adam Błaszko

Odpowiedzialność karna osób zajmujących się finansami jednostek sektora finansów publicznych ... 19 Radosław Tyburczy

Należności wymagalne w jednostkowym sprawozdaniu budżetowym Rb-27S ... 21 Magda Grotkiewicz

Klasyfikacja budżetowa wynagrodzenia kuratora ... 23 WYDATKI STRUKTURALNE

Daniel Jurewicz

Wydatki strukturalne w pytaniach i odpowiedziach ... 24

●

● Czy wydatki związane z wycinką drzew pod budowę drogi powiatowej stanowią wydatek strukturalny ... 24

●

● Czy nagroda jubileuszowa i odprawa emerytalna pracownika powiatowego urzędu pracy zatrudnionego na stanowisku pośrednika pracy jest wydatkiem

strukturalnym ... 25

●

● Czy zapłata odsetek od kredytów i pożyczek zaciąganych na realizację przedsięwzięć dofinansowanych ze środków UE stanowi wydatek strukturalny ... 26

Rozliczenie odszkodowania za wywłaszczony

ogródek działkowy ... 28 Tomasz Krywan

Jak opodatkować sprzedaż działki częściowo

porośniętej lasem ... 30 Tomasz Krywan

Kiedy można odliczyć VAT z wadliwej faktury ... 31 Tomasz Krywan

Kiedy usługi świadczone między jednostką a zakładem budżetowym będą zwolnione z VAT ... 32

ZAMÓWIENIA PUBLICZNE

Magdalena Bielikow-Kucharska

Warunek zatrudnienia pracowników wykonawcy

na umowy o pracę ... 33 INFORRB

Platforma Rachunkowości Budżetowej i Prawa Pracy informuje

Klauzule społeczne w zamówieniach publicznych

– zalecenia ... 34

INFORLEX – O to pytają Księgowi

●

● Jak wygląda świadectwo pracy pracownika, z którym zawarto porozumienie o skróceniu okresu wypowiedzenia ... 36

●

● Jak postąpić z pracownikiem, który uchyla się przed przyjęciem korespondencji, z której wynika że został dyscyplinarnie zwolniony ... 36

●

● Czy można zawrzeć umowę na zastępstwo tylko na część etatu ... 36

●

● Czy pracownik przywrócony do pracy wyrokiem sądu ma prawo do urlopu wypoczynkowego ... 36 PRAWO PRACY

Anna Ryl

Kiedy pracownik traci prawo do płatnego zwolnienia od pracy z tytułu opieki nad dzieckiem ... 37 Paweł Skoczanik

Zakres dostępu pracowników do programu komputerowego urzędu gminy jako dowód w sądzie pracy ... 38 Izabela Nowacka

Kiedy należy odprowadzać składki na Fundusz Pracy ... 40

DODATKI:

Rachunkowość w instytucjach pomocy społecznej nr 8/2015 Rachunkowość w oświacie nr 8/2015

(5)

Nowa opłata lokalna – reklamowa

Od 11 września 2015 r. rada gminy będzie mogła wprowadzić opłatę reklamową od umiesz- czonych tablic reklamowych lub urządzeń reklamowych (taki zapis wprowadzi nowo dodany art. 17a ustawy o podatkach i opłatach lokalnych). Z przepisów tych wynika, że opłata reklamowa może być pobierana jedynie na obszarach, dla których obowiązują zasady i warunki sytuowania obiektów małej architektury, tablic reklamowych i urządzeń reklamowych oraz ogrodzeń. Opłata będzie pobierana na podstawie uchwały rady gminy od:

1) właścicieli nieruchomości lub obiektów budowlanych (z wyłączeniem nieruchomości gruntowych oddanych w użytkowanie wieczyste),

2) użytkowników wieczystych nieruchomości gruntowych,

3) posiadaczy samoistnych nieruchomości lub obiektów budowlanych,

4) posiadaczy nieruchomości lub ich części albo obiektów budowlanych lub ich części, sta- nowiących własność Skarbu Państwa lub JST (w niektórych przypadkach)

– jeżeli na tych nieruchomościach lub obiektach budowlanych znajdują się tablice reklamowe lub urządzenia reklamowe niezależnie od tego, czy na tablicy reklamowej lub urządzeniu reklamowym eksponowana jest reklama.

Od dnia wprowadzenia opłaty reklamowej przez radę gminy powiększa ona też opłatę za zajęcie pasa drogowego, uiszczaną na podstawie ustawy o drogach publicznych (art. 40 ust. 6b ustawy o drogach publicznych).

Jednostki budżetowe jako podatnicy VAT – opinia rzecznika TSUE

Rzecznik generalny Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej (TSUE) wydał opinię w sprawie o sygn. akt C-276/14, dotyczącej statusu podatkowego jednostek budżetowych gmin dla potrzeb rozliczeń VAT. Opinia rzecznika poprzedza wydanie przez TSUE wyroku w odpowiedzi na pytanie prejudycjalne, które NSA skierował 10 grudnia 2013 r. Rzecznik jest zdania, że wyłączenie z grona podatników w ogóle nie powinno być rozpatrywane, jeśli dany podmiot nie spełnia definicji podatnika w rozumieniu art. 9 ust. 1 dyrektywy 112. Kluczowa jest zatem kwestia określenia, czy polskie jednostki budżetowe prowadzą samodzielnie działalność go- spodarczą – co pozwoliłoby uznać je za odrębnych od gminy podatników VAT (tak jak chce tego Minister Finansów). Rzecznik TSUE zaznaczył, że należy tu stosować pełną definicję podatnika z art. 9 dyrektywy 112 i bez znaczenia pozostaje przysługujący jednostce budżeto- wej status podmiotu publicznego.

W niedługim czasie (kilku miesięcy) sprawę statusu polskich jednostek budżetowych powinien rozstrzygnąć TSUE. Jeśli podzieli on stanowisko przedstawione w opinii rzecznika generalnego – a jest to dość prawdopodobne – samorządy będą zmuszone do zmiany rozliczeń VAT. Po wyroku TSUE także NSA będzie musiał jeszcze raz dokonać oceny tego zagadnienia, jednak nie wydaje się możliwe rozstrzygnięcie odmienne niż zaprezentowane w uchwale z 24 czerwca 2013 r.

Wyższe zasiłki z pomocy społecznej

Od 1 października 2015 r. wzrosną kryteria dochodowe oraz kwoty świadczeń pieniężnych z pomocy społecznej. Podwyższone zostały weryfikowane co trzy lata kryteria dochodowe, kwoty świadczeń pieniężnych z pomocy społecznej oraz kwota dochodu z 1 ha przeliczeniowego.

Kryteria dochodowe wynoszą:

●

● dla osoby samotnie gospodarującej 634 zł (dotychczas 542 zł),

●

● dla osoby w rodzinie 514 zł (dotychczas 456 zł).

PRZEPISY I NOWOŚCI PRAWNE CODZIENNIE!

Zainstaluj na pulpicie swojego komputera naszą darmową, bardzo praktyczną aplikację INFORorganizer. Na INFORorganizer każdego dnia publikujemy krótkie omówienia naj- nowszych zmian prawa, projektów i przepisów.

www.infororganizer.pl

(6)

Maksymalną kwotę zasiłku stałego określono na 604 zł (dotychczas 529 zł). Natomiast kwota dochodu z 1 ha przeliczeniowego wynosi 288 zł (dotychczas 250 zł). Oznacza to, że wyższe będą zasiłki stały, okresowy i celowy. Zmia- ny wprowadza rozporządzenie Rady Ministrów z 14 lip- ca 2015 r. w sprawie zweryfikowanych kryteriów do- chodowych oraz kwot świadczeń pieniężnych z pomocy społecznej (Dz.U. z 2015 r. poz. 1058).

Wydłużenie czasu ochrony praw autorskich Od 1 sierpnia br. nastąpiło wydłużenie czasu ochrony autorskich praw majątkowych do utworów muzycznych o 20 lat (z 50 do 70 lat od ich publikacji). Ochrona obejmuje także artystyczne wykonania utrwalone na fonogramach oraz same fonogramy. Ponadto artysta lub jego spadkobiercy będą mo- gli np. wypowiedzieć producentowi umowę o przeniesienie praw autorskich, jeżeli po upływie 50 lat od jego publikacji utwór nie jest oferowany do sprzedaży w liczbie odpowiada- jącej potrzebom odbiorców lub udostępniony w Internecie.

W myśl nowelizacji, twórcy po upływie 50 lat będą mieli też prawo do udziału w bieżących zyskach producenta, na któ- rego przenieśli prawa autorskie, za jednorazowym wynagro- dzeniem. Tym samym producenci fonogramów będą mieli obowiązek corocznej wypłaty (na rzecz twórcy) 20 proc.

przychodu uzyskanego w poprzednim roku z tytułu roz- powszechniania danego fonogramu. Zmiany wprowadziła ustawa z 15 maja 2015 r. o zmianie ustawy o prawie au- torskim i prawach pokrewnych (Dz.U. z 2015 r. poz. 994).

Nowe podstawy prawne przyjmowania na praktykę

Zdefiniowanie dualnego systemu kształcenia zawodowego to główny zapis i cel rozporządzenia zmieniającego rozpo- rządzenie w sprawie praktycznej nauki zawodu. Najważniej- sze zmiany to:

●

● zdefiniowanie dualnego systemu kształcenia zawodowego, w którym podstawę prawną odbywania zajęć praktycznych u pracodawców może stanowić zarówno umowa o pracę w celu przygotowania zawodowego, zawarta pomiędzy młodocianym pracownikiem a pracodawcą, jak i umowa o praktyczną naukę zawodu, zawarta po- między dyrektorem szkoły a pracodawcą przyjmującym uczniów na praktyczną naukę zawodu,

●

● przyporządkowanie każdej z form praktycznej nauki zawodu do określonego typu szkoły,

●

● określenie wymiaru zajęć praktycznych odbywanych u pracodawców na zasadach dualnego systemu kształ- cenia,

●

● zapewnienie pracodawcy możliwości wpływania na treści programu nauczania dla zawodu w zakresie zajęć praktycznych, które są u niego realizowane.

Ograniczenie umów na czas określony

Ograniczenie możliwości przedłużania umów termino- wych ponad 33 miesiące to główny cel ostatniej nowelizacji

Kodeksu pracy. Nowelizacja przewiduje, że łączny okres zatrudnienia na umowy terminowe między tymi samymi stronami nie może być dłuższy niż 33 miesiące. Niezależnie od okresu, liczba tych umów nie będzie mogła przekraczać trzech – czwarta z mocy ustawy stanie się umową na czas nieokreślony. Wcześniej będzie można zawrzeć umowę na okres próbny, nie dłuższy niż trzy miesiące. W nowelizacji Kodeksu pracy zapisano też wyjątki od limitu. Chodzi o umowy zawierane na czas określony w celu m.in.: za- stępstwa pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nie- obecności; wykonywania pracy o charakterze dorywczym lub sezonowym; wykonywania pracy przez okres kadencji.

Nowelizacja daje też prawo pracodawcy przedłużenia umowy „gdy pracodawca wskaże obiektywne przyczyny leżące po jego stronie”. O takich dłuższych umowach bę- dzie trzeba jednak informować Państwową Inspekcję Pra- cy. Po wejściu zmian w życie okres wypowiedzenia umów o pracę na czas określony będzie zależny od czasu zatrudnienia u danego pracodawcy – tak jak jest teraz w przypadku umów o pracę na czas nieokreślony. Przy zatrudnieniu krócej niż sześć miesięcy okres wypowiedzenia miałby wynieść dwa tygodnie, od pół roku do trzech lat – miesiąc, a powyżej trzech lat – trzy miesiące. Nowelizacja wejdzie w życie po sześciu miesiącach od jej ogłoszenia.

Gminy zwolnione z podatku od budynków będących ich własnością

Gminy nie będą same sobie płacić podatku od nierucho- mości za budynki będące ich własnością, gdy te nie są wy- korzystywane na prowadzenie działalności gospodarczej – przewiduje nowelizacja ustawy o podatkach i opłatach lokalnych. Nowe przepisy mają wejść w życie 1 stycznia 2016 r.

Ustawa wprowadza zwolnienie przedmiotowe w podatku od nieruchomości dla gruntów i budynków lub ich czę- ści, stanowiących własność gminy, z wyjątkiem zajętych na działalność gospodarczą lub będących w posiadaniu innych niż gmina jednostek sektora finansów publicznych oraz po- zostałych podmiotów. W efekcie gminy w takich przypadkach nie będą musiały pobierać podatku od samych siebie, czyli właściciela nieruchomości. Wśród nieruchomości, które mają być objęte wyłączeniem, znajdują się m.in. nie- ruchomości zajęte na potrzeby organów jednostek samo- rządu terytorialnego oraz grunty zajęte pod pasy drogowe dróg publicznych. Wyłączenie to ma nie dotyczyć dróg we- wnętrznych. Jak wskazano w uzasadnieniu do nowelizacji, podatkiem od nieruchomości w dalszym ciągu objęte będą, stanowiące własność gminy, grunty i budynki lub ich czę- ści znajdujące się w posiadaniu samorządowych zakładów i samorządowych jednostek budżetowych, a także innych podmiotów.

oprac. MICHAŁ RYLSKI prawnik specjalizujący się w prawie podatkowym

(7)

MARTA BRZESKA – ekonomista, wieloletni pracownik działu kontroli finansowej

Kalendarium budżetowe – wrzesień 2015

f5aca808-9fbe-4cb6-b560-a8e4fc41e786

Termin

do dnia Rodzaj dokumentu Podmiot składający Podmiot otrzymujący

1 2 3 4

10 cz

budżet państwa:

miesięczne sprawozdania Rb-23, Rb-27, Rb-28, Rb-28NW, Rb-28 Programy, Rb-28NW Programy, Rb-28 Programy WPR

(za sierpień 2015 r.)

dysponenci środków budżetu

państwa III stopnia dysponenci środków budże- tu państwa II stopnia lub dysponenci części budżeto- wych

budżet państwa:

miesięczne sprawozdanie Rb-23B (za sierpień 2015 r.)

izby celne dysponent części 19, dysponent części 77

budżet środków europejskich:

miesięczne sprawozdania Rb-28UE, Rb-28UE WPR (za sierpień 2015 r.)

państwa III stopnia dysponenci środków budże- tu państwa II stopnia lub dysponenci części budżeto- wych

budżety JST:

miesięczne sprawozdania Rb-27S, Rb-28S (za sierpień 2015 r.)

Uwaga! Sprawozdanie jednostkowe Rb-27S jednostki samorządu terytorialnego (jako jednostki budżetowej i organu) – o 11 dni dłużej

jednostki budżetowe zarządy JST

pn 14

budżet państwa:

miesięczne sprawozdania Rb-23A, Rb-27 (za sierpień 2015 r.)

izby celne dysponent części 77

budżet państwa:

miesięczne sprawozdania Rb-24, Rb-27 z wykonania dochodów budżetu państwa (za sierpień 2015 r.)

urzędy skarbowe izby skarbowe

15 wt

budżet państwa:

miesięczne sprawozdania Rb-23, Rb-27, Rb-28, Rb-28NW, Rb-28 Programy, Rb-28NW Programy, Rb-28 Programy WPR

państwa II stopnia dysponenci części budżeto- wych

miesięczne sprawozdania Rb-28UE, Rb-28UE WPR (za sierpień 2015 r.)

dysponenci środków budżetu państwa II stopnia

dysponenci części budżeto- wych

18 pt

budżet państwa:

miesięczne sprawozdania Rb-24, Rb-27 z wykonania dochodów budżetu państwa (za sierpień 2015 r.)

izby skarbowe dysponent części 77

(8)

1 2 3 4

pn 21

budżet państwa:

miesięczne sprawozdania Rb-23, Rb-27, Rb-28, Rb-28NW

dysponenci części budżeto- wych (z wyjątkiem dysponen- ta części 77)

Ministerstwo Finansów – De- partament Budżetu Państwa (dane ze sprawozdań MF przekazuje NIK)

budżet państwa:

miesięczne sprawozdania Rb-28 Programy, Rb-28NW Programy

Ministerstwo Finansów – Departament Instytucji Płatniczej, NIK, Ministerstwo Infrastruktury i Rozwoju budżet państwa:

miesięczne sprawozdanie Rb-28 Programy WPR (za sierpień 2015 r.)

Ministerstwo Finansów – Departament Instytucji Płatniczej, NIK, Ministerstwo Rolnictwa i Rozwoju Wsi budżet środków europejskich:

miesięczne sprawozdanie Rb-28UE (za sierpień 2015 r.)

Ministerstwo Finansów – Departament Instytucji Płatniczej, NIK, Ministerstwo Infrastruktury i Rozwoju budżet środków europejskich:

miesięczne sprawozdanie Rb-28UE WPR (za sierpień 2015 r.)

Ministerstwo Finansów – Departament Instytucji Płatniczej, NIK, Ministerstwo Rolnictwa i Rozwoju Wsi budżety JST:

miesięczne sprawozdanie jednostkowe Rb-27S jednostki samorządu terytorialnego

– jako jednostki budżetowej i jako organu (za sierpień 2015 r.)

jednostki samorządu terytorialnego (urząd gminy/miasta, starostwa powiatowe, urzędy marszałkowskie)

zarządy JST

25 pt

budżet państwa:

miesięczne sprawozdanie Rb-FUS (za sierpień 2015 r.)

Prezes ZUS Ministerstwo Finansów

– Departament Polityki Ma- kroekonomicznej

budżet państwa:

miesięczne sprawozdanie Rb-FER (za sierpień 2015 r.)

Prezes KRUS

pn 28

budżet państwa:

miesięczne sprawozdanie Rb-27 (za sierpień 2015 r.)

dysponent części 77 Ministerstwo Finansów – De- partament Budżetu Państwa (dane ze sprawozdań MF przekazuje NIK)

miesięczne sprawozdanie Rb-27UE (za sierpień 2015 r.)

dysponent części 87 Ministerstwo Finansów – Departament Instytucji Płatniczej, NIK

Uwaga! W przypadku gdy dzień przekazania sprawozdania przypada na sobotę lub dzień ustawowo wolny od pracy – terminem prze- kazania sprawozdania po upływie okresu sprawozdawczego jest (nie później niż) pierwszy dzień roboczy następujący po tym dniu.

Te i inne ważne dla księgowych terminy, w tym dotyczące obowiązków podatkowych, można znaleźć w TERMINARZU na INFORRB Platformie Rachunkowości Bud żetowej i Prawa Pracy (www.inforrb.pl).

n PODSTAWA PRAWNA

●

●załącznik nr 42, załącznik nr 43, załącznik nr 44 do rozporządzenia Ministra Finansów z 16 stycznia 2014 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz.U.

z 2014 r. poz. 119; ost.zm. Dz.U. z 2015 r. poz. 459)

(9)

NIEPRAWIDŁOWOŚCI

ADAM BŁASZKO – radca prawny, członek kolegium regionalnej izby obrachunkowej, wcześniej członek samorządowego kolegium odwoławczego, były pracownik izby i urzędu skarbowego

Legalność finansowania wydatków w JST ze środków rezerwy

na zarządzanie kryzysowe

b5a69efb-90ea-41fe-846d-ad9da016e509

OPIS NIEPRAWIDŁOWOŚCI: W trakcie roku w budżecie

gminy dokonano zmian w zakresie środków finansowych objętych rezerwą na tzw. zarządzanie kry- zysowe. W zakresie kwoty rezerwy ujętej w uchwale budżetowej zmniejszano zaplanowane wydatki w następujący sposób:

1. Zarządzeniem wójta gminy dokonano zmiany polegającej na rozdysponowaniu rezerwy celowej na zadania gminy z zakresu zarządzania kryzysowego. Z analizy treści przedmiotowego zarządzenia wynika, że środki z rezerwy przeznaczono na zwiększenie wydatków bieżących jednostki w dziale 600 „Transport i łączność”, rozdział 60078 „Usuwanie skutków klęsk żywiołowych” oraz w dziale 801 „Oświata i Wychowanie”, rozdział 80178 „Usuwanie skutków klęsk żywiołowych”.

Rozdysponowana rezerwa celowa na realizację zadań własnych z zakresu zarządzania kryzyso- wego wydatkowana została na współfinansowanie remontu drogi w ramach usuwania skutków intensywnych opadów atmosferycznych i powodzi.

2. Uchwałą rady gminy dokonano zmniejszenia rezerwy celowej do działu 754 „Bezpieczeństwo publiczne i ochrona przeciwpożarowa”, rozdziały 75404 „Komendy wojewódzkie Policji” i 75410

„Komendy wojewódzkie Państwowej Straży Pożarnej”. Powyższe zadanie uznano decyzją radnych gminy za związane z zarządzaniem kryzysowym i mieszczące się w zakresie obowiązujących re- gulacji ustawy z 26 kwietnia 2007 r. o zarządzaniu kryzysowym (dalej: ustawa o zarządzaniu kry- zysowym).

KOMENTARZ: Organem właściwym w sprawach za- rządzania kryzysowego na terenie gminy jest wójt (burmistrz, prezydent miasta). Do zadań wójta (burmistrza, prezydenta miasta) w sprawach zarządzania kryzysowego należy m.in.:

1. Kierowanie monitorowaniem, planowaniem, reago- waniem i usuwaniem skutków zagrożeń na terenie gminy;

2. Realizacja zadań z zakresu planowania cywilnego, w tym:

a) realizacja zaleceń do gminnego planu zarządzania kryzysowego,

b) opracowywanie i przedkładanie staroście do za- twierdzenia gminnego planu zarządzania kryzysowego;

3. Zarządzanie, organizowanie i prowadzenie szkoleń, ćwiczeń i treningów z zakresu zarządzania kryzysowego;

4. Wykonywanie przedsięwzięć wynikających z planu operacyjnego funkcjonowania gmin i gmin o statusie miasta

– art. 19 ustawy o zarządzaniu kryzysowym.

ZAPAMIĘTAJ!

Finansowanie wykonywania zadań własnych z zakresu zarządzania kryzysowego na poziomie gminnym, powia- towym i wojewódzkim planuje się w ramach budżetów odpowiednio: gmin, powiatów i samorządów województw – art. 26 ustawy o zarządzaniu kryzysowym.

Zadania w zakresie zarządzania kryzysowego wójt (burmistrz, prezydent miasta) wykonuje z pomocą ko- mórki organizacyjnej urzędu gminy (miasta) właściwej w sprawach zarządzania kryzysowego, a organem po- mocniczym jest gminny zespół zarządzania kryzysowego.

(10)

Na finansowanie zadań zleconych z zakresu administracji rządowej w tematyce zarządzania kryzysowego jednostki samorządu terytorialnego (dalej: JST) otrzymują z budżetu państwa dotacje celowe w wysokości zapew- niającej realizację tych zadań. W budżecie JST tworzy się obligatoryjnie rezerwę celową na realizację zadań własnych z zakresu zarządzania kryzysowego w wyso- kości nie mniejszej niż 0,5% wydatków budżetu JST, pomniejszonych o wydatki inwestycyjne, wydatki na wynagrodzenia i pochodne oraz wydatki na obsługę długu.

Słowniczek

Zarządzanie kryzysowe – działalność organów ad- ministracji publicznej będąca elementem kierowania bezpieczeństwem narodowym, która polega na za- pobieganiu sytuacjom kryzysowym, przygotowaniu do przejmowania nad nimi kontroli w drodze zaplanowanych działań, reagowaniu w przypadku wystą- pienia sytuacji kryzysowych, usuwaniu ich skutków oraz odtwarzaniu zasobów i infrastruktury krytycznej.

Sytuacja kryzysowa – pozwala na wskazanie poten- cjalnych rodzajów zagrożeń, które są przedmiotem zarządzania kryzysowego.

Infrastruktura techniczna – systemy takie, jak: zaopa- trzenie w energię, paliwa, żywność, wodę, łączność, sieci informatyczne, finansowe.

O sytuacji kryzysowej mówimy, gdy mamy sytuację wpływającą negatywnie na poziom bezpieczeństwa:

●

● ludzi,

●

● mienia w znacznych rozmiarach,

●

● środowiska

wywołującą znaczne ograniczenia w działaniu właści- wych organów administracji publicznej ze względu na nieadekwatność posiadanych sił i środków.

Nie wszystko, co powszechnie kojarzy się z kryzysem, jest zarządzaniem kryzysowym w rozumieniu przepisów ustawy o zarządzaniu kryzysowym, a także nie wszystkie wydatki JST potocznie rozumiane i łączone z kryzysem mogą być finansowane środkami z rezerwy kryzysowej.

Istotną kwestią są także kompetencje organów związa- ne z uprawnieniem do rozdysponowywania rezerw w po- łączeniu z prawem ich tworzenia i zmiany wysokości.

Rezerwy celowe, a taką jest rezerwa na zarządza- nie kryzysowe, mogą być przeznaczone wyłącznie na cel, na jaki zostały utworzone, oraz wykorzystane zgodnie z klasyfikacją budżetową wydatków, wynika z art. 259 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (dalej: uofp).

Zapis ten budzi pewne wątpliwości interpretacyjne i rodzi pytanie: Co zrobić z rezerwą, która – co prawda

– została utworzona, ale nie ma możliwości i potrzeby przeznaczenia jej na cel wskazany przez ustawodawcę?

Tak jest w przypadku rezerwy na zarządzanie kryzysowe, która powinna być wykorzystana na cele wskazane w ustawie o zarządzaniu kryzysowym.

Zarząd JST może, co prawda, po uzyskaniu pozytywnej opinii komisji właściwej do spraw budżetu organu stanowią- cego JST, dokonać zmiany przeznaczenia rezerwy celowej, niemniej jednak nie jest to w tym wypadku samodzielna kompetencja organu wykonawczego, a przecież to on odpowiada za wykonanie budżetu przed organem stanowiącym.

ZAPAMIĘTAJ!

Zarząd JST dokonuje rozdysponowania rezerwy ogólnej i ce- lowych, także tych określonych w odrębnych przepisach.

ANALIZA NIEPRAWIDŁOWOŚCI: Analizując po- stanowienia przedmiotowego zarządzenia, należy stwier- dzić naruszenie przez wójta gminy:

●

● art. 222 ust. 2 pkt 3 i art. 259 ust. 1 uofp,

●

● art. 26 ust. 4 ustawy o zarządzaniu kryzysowym.

Z treści powołanych przepisów wynika obowiązek utworzenia, w budżecie danej JST, rezerwy celowej na zadania z zakresu zarządzania kryzysowego. Niemniej jednak naruszone zostały przepisy kompetencyjne nie w zakresie utworzenia rezerwy, co ma miejsce w uchwa- lanym budżecie, ale jej rozdysponowania:

●

● art. 222 ust. 4 uofp wskazujący, komu przysługuje kompetencja do podziału rezerw – zarząd jednostki,

●

● art. 259 uofp wskazujący, że rezerwy celowe mogą być przeznaczone wyłącznie na cel, na jaki zostały utworzone, oraz wykorzystane zgodnie z klasyfikacją budżetową wydatków.

Wyjątek to zmiana przeznaczenia rezerwy celowej po uzyskaniu pozytywnej opinii komisji właściwej do spraw budżetu organu stanowiącego JST, lecz w tym wypadku takiej zgody nie było.

Rozdysponowanie przez JST rezerwy celowej utwo- rzonej na zadania z zakresu zarządzania kryzysowego, jeśli prowadzi to do sfinansowania z tej rezerwy innych celów niż zarządzanie kryzysowe, pozostaje w sprzecz- ności z art. 222 ust. 1 i ust. 2 pkt 3 uofp oraz art. 26 ust. 4 ustawy o zarządzaniu kryzysowym.

Pogląd taki został wyrażony m.in. w uchwale Kole- gium Regionalnej Izby Obrachunkowej w Krakowie nr KI- -411/77/12 z 29 lutego 2012 r.: Obligatoryjnie utworzona w budżecie JST rezerwa na przyszłe i nieprzewidziane wydatki z tytułu zarządzania kryzysowego, o jakiej mowa w art. 222 ust. 2 pkt 3 ustawy o finansach publicznych i art. 26 ust. 4 ustawy o zarządzaniu kryzysowym, nie może być zaraz po uchwaleniu budżetu JST rozdysponowana na

(11)

inne cele, czyli wydatki niezwiązane w najmniejszym stop- niu z realizacją zadań JST z zakresu zarządzania kryzy- sowego.

Podobnie cel wskazany w uchwale gminy, tj. wydatki ujęte w dziale 754 „Bezpieczeństwo publiczne i ochrona przeciwpożarowa”, rozdziały 75404 „Komen- dy wojewódzkie Policji” i 75410 „Komendy wojewódz- kie Państwowej Straży Pożarnej” nie jest również celem mieszczącym się w pojęciu zarządzania kryzysowego określonym w ustawie o zarządzaniu kryzysowym, który wskazuje, jakie zadania należą do wójta (burmistrza, prezydenta miasta) w sprawach zarządzania kryzysowego.

Zadaniem z zakresu zarządzania kryzysowego nie jest wspieranie finansowej działalności komend wojewódzkich Policji czy komend wojewódzkich Państwowej Straży Po- żarnej. Podmioty te mogą być dofinansowane przez JST w formie pomocy finansowej planowanej w budżetach, a nie środkami pochodzącymi z rezerwy na tzw. zarządza- nie kryzysowe.

Mechanizmy dofinansowania działalności jednostek Policji czy Państwowej Straży Pożarnej zostały wskazane w ustawach szczególnych dotyczących Policji i Państwo- wej Straży Pożarnej.

Środki z takiej rezerwy mają służyć finansowaniu za- rządzaniem w zakresie sytuacji kryzysowych, a nie bieżą- cych potrzeb służb porządkowych i specjalistycznych.

ZAPAMIĘTAJ!

Istota rezerwy na zarządzanie kryzysowe jest związana z wydatkami nieprzewidzianymi, nieplanowanymi, które mogą powstać w sytuacji kryzysowej będącej następ- stwem określonych zagrożeń.

To, że zarządzanie kryzysowe polega m.in. na zapobie- ganiu sytuacjom kryzysowym, nie oznacza, iż z rezerwy na ten cel można dokonywać wydatków bez związku z zarzą- dzaniem kryzysowym definiowanych przez ustawodawcę.

Istotą rezerw jest bowiem to, że nie można podzielić ich na etapie uchwalania budżetu na działy i rodzaje wydatków.

Środki planowane w rezerwach mają zabezpieczyć nagłe, nieprzewidziane wydatki; poglądy takie zostały wyrażone w orzecznictwie sądowym (patrz: z orzecznictwa).

Z ORZECZNICTWA

Remont uszkodzonego w wyniku pożaru budynku nie mieści się w ramach ciążących na wójcie zadań w sprawach zarządzania kryzysowego.

Wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gdańsku z 28 listopada 2012 r., sygn. akt I SA/Gd 1171/12 Zakup samochodu bojowego dla jednostki straży po- żarnej wyczerpuje przesłankę zapobiegania sytuacji kryzysowej, ponieważ pożar wpływa negatywnie na poziom bezpieczeństwa ludzi, mienia w znacznych rozmiarach, także środowiska, a także przesłankę przygotowania do przejmowania kontroli nad sytua- cjami kryzysowymi w drodze zaplanowanych działań.

Wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Krakowie z 10 maja 2013 r., sygn. akt I SA/Kr 256/13 Zdarzenie w postaci nocnej katastrofy w ruchu lą- dowym autobusu turystycznego na terenie gminy z ofiarami śmiertelnymi i z udziałem wielu poszkodo- wanych było sytuacją krytyczną w rozumieniu u.z.k., a podjęte działania, w wyniku których zapewniono niezbędną pomoc, noclegi, transport w celu ratowania ich zdrowia i życia, a w akcji ratowniczej dowodzonej przez Powiatowe Centrum Zarządzania Kryzysowego uczestniczyło wiele jednostek straży pożarnej, były działaniami odpowiadającymi definicji zarządzania kryzysowego,

Wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z 8 lipca 2014 r., sygn. akt V SA/Wa 1122/14

ZOSTAŃ WSPÓŁTWÓRCĄ „RACHUNKOWOŚCI BUDŻETOWEJ”!

Jeżeli spotkałeś się z ciekawym problemem z zakresu rachunkowości bądź sprawozdawczości, masz wątpliwości co do stosowanych powszechnie rozwiązań, chcesz podzielić się swoim pomysłem na wyjaśnienie problemu

z pozostałymi Czytelnikami – napisz do nas i zobacz swój tekst na łamach RB.

Prace prosimy nadsyłać do 31 października br. na adres: magdalena.grotkiewicz@infor.pl z tytułem maila: Zostań współtwórcą „Rachunkowości Budżetowej”.

W 24. numerze RB ogłosimy listę wybranych tekstów.

Nadesłane prace zostaną opublikowane na stronie internetowej, a najlepsze z nich – na łamach RB w I kwartale 2016 r.

Na autorów najciekawszych prac czekają upominki od Redakcji.

Zachęcamy do przesyłania tekstów!

(12)

Z przedstawionych orzeczeń wynika, że powoły- wane przepisy należy interpretować systemowo, ale za każdym razem z uwzględnieniem okoliczności faktycz- nych. Tym samym każda sytuacja kryzysowa powinna być rozpatrywana indywidualnie na tle katalogu zadań finansowanych z rezerwy na zarządzanie kryzysowe określonych w ustawie o zarządzaniu kryzysowym.

Ocenie, co mieści się w pojęciu zarządzania kryzysowego, nie służy jednak niejednolitość orzecznictwa są- dów i organów nadzoru.

OSOBY ODPOWIEDZIALNE: Odpowiedzialność za wskazaną nieprawidłowość spoczywa na organie wy- konawczym gminy, tj. wójcie, a aktem prawnym, który może zostać zakwestionowany przez organ nadzoru, jest zarządzenie wójta gminy. W przypadku samorządu gminnego organ wykonawczy jest organem jednooso- bowym; to wójt personalnie i ewentualnie pracownicy urzędu obsługującego urząd wójta ponoszą odpowie- dzialność za wskazaną nieprawidłowość.

Naruszeniem prawa jest również podjęcie przez organ stanowiący gminy uchwały w sprawie zmiany bud-

żetu opisanej powyżej i przeznaczenie środków z rezerwy na zarządzanie kryzysowe na zadanie niebędące w rozumieniu przepisów prawa takim zadaniem. Odpo- wiedzialność ponosi tutaj organ stanowiący.

n

PODSTAWY PRAWNE

●

●art. 19, art. 26 ustawy z 26 kwietnia 2007 r. o zarządzaniu kryzysowym (j.t. Dz.U. z 2013 r. poz. 1166)

●

●art. 222, art. 259 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (j.t. Dz.U. z 2013 r. poz. 885; ost.zm. Dz.U. z 2015 r. poz. 1045)

●

●załącznik nr 1 i 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z 2 marca 2010 r.

w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (j.t. Dz.U.

z 2014 r. poz. 1053; ost.zm. Dz.U. z 2015 r. poz. 931)

W kolejnym numerze „Rachunkowości Budżetowej”

omówimy temat: Konsekwencje prawne zaciągnięcia przez organ wykonawczy zobowiązania wykracza- jącego poza rok budżetowy bez wymaganego upo- ważnienia.

Zachęcamy do prenumeraty

„Rachunkowości Budżetowej”.

Informacje i zamówienia – tel.: 22 212 07 30, 801 626 666

IZABELA MOTOWILCZUK – magister administracji, były wieloletni inspektor kontroli gospodarki finansowej w regionalnej izbie obrachunkowej, autor licznych publikacji

Na podstawie jakich dokumentów należy potwierdzać prawidłowość merytoryczną faktury

ae2a5bfd-6bf2-4b82-a05e-f64ea480487b

Kontrahent, z którym jednostka ma podpisaną umowę o świadczenie usług, powołał się w umowie na ogólny regulamin świadczenia usług i cennik usług dostępny na jego stronie internetowej. Czy pracownik, któremu przypisano kon- trolę merytoryczną faktur wystawionych przez tego kontrahenta, ma obowią- zek sprawdzać tylko zgodność faktury z umową, czy także z dokumentami do- datkowymi przywołanymi w umowie?

Tak, pracownik, któremu powierzono wykonywanie kontroli merytorycznej dokumentów będących podsta- wą wypłaty środków publicznych, powinien sprawdzić prawidłowość merytoryczną faktury wystawionej przez kontrahenta zarówno w odniesieniu do umo- wy, jak i regulaminów oraz cenników stanowiących integralną część tej umowy, nawet jeśli nie są do niej

fizycznie dołączone. Bez odniesienia się do tych doku- mentów nie jest możliwe ani sprawdzenie, czy kontrahent prawidłowo:

●

● wykonał usługi (ogólny regulamin świadczenia usług),

●

● naliczył ceny za wykonane usługi (ogólny cennik usług).

(13)

A zatem nie byłoby możliwe wykonanie dwóch podstawowych aspektów kontroli merytorycznej, sta- nowiącej ważny element kontroli zarządczej w zakresie wykonywania wydatków budżetowych (art. 44 ust. 3 pkt 1 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych – wydatki publiczne powinny być dokonywane w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasad uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów, oraz art. 68 ust. 1 i 2 tej samej ustawy – kontrola za- rządcza stanowi zespół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy, w tym do jej celów należą: skuteczność i efektywność dzia- łań oraz ochrona zasobów).

W sytuacjach, w których ogólna umowa zawarta z kontrahentem powołuje się na ramowe regulaminy świadczenia usług, ogólne cenniki czy inne dokumenty istotne dla ustalenia rodzaju, zakresu, jakości i ceny usług, wszystkie dodatkowe dokumenty powinny znaleźć się w jednostce w posiadaniu pracownika od- powiedzialnego za wykonywanie merytorycznej kontroli wydatków budżetowych, ponieważ bez nich nie będzie mógł prawidłowo wypełnić przypisanych mu obowiązków w tym zakresie.

Takie dokumenty dawniej zazwyczaj były dołą- czane w formie papierowej do zawieranej przez strony umowy, tak więc nie było problemu z ich pozyskaniem przez pracownika zobowiązanego do wykonywania kontroli merytorycznej dowodów księgowych.

Obecnie, w dobie postępującej informatyzacji, kontrahenci zawierający umowy masowe (np. działa- jący w branży telekomunikacyjnej, bankowej, ubez- pieczeniowej), nie dołączają obszernych regulaminów świadczonych usług czy cenników do zawieranych umów, zamieszczając w nich jedynie postanowienia o tym, że stanowią one ich integralną część i są do- stępne do wglądu na stronie internetowej kontrahenta (w formie elektronicznej) lub w siedzibie kontrahenta (w formie papierowej). W takim przypadku pracownik odpowiedzialny za wykonanie kontroli merytorycznej dokumentów księgowych musi mieć zapewnioną przez pracodawcę możliwość uzyskania tych doku- mentów (skserowania w siedzibie kontrahenta, pobra- nia ze strony internetowej i wydrukowania).

n

PODSTAWA PRAWNA

●

●art. 44 ust. 3 pkt 1, art. 68 ust. 1 i 2 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (j.t. Dz.U. z 2013 r. poz. 885; ost.zm. Dz.U. z 2015 r.

poz. 1190)

Kontrola merytoryczna dowodów księgowych

– praktyczne wskazówki!

Niewykonanie lub niewłaściwe wykonanie kontroli merytorycznej dowodów księgowych to jedna z najczęściej powtarzających się nieprawidłowo- ści w kontrolach przeprowadzanych w państwo- wych i samorządowych jednostkach organizacyj- nych tworzących sektor publiczny.

We wrześniowym „PORADNIKU Rachunkowości Budżetowej” wskazano m.in.:

●● jak w praktyce sprawdzać pod względem merytorycznym różnego rodzaju dokumenty wydatkowe,

●● jaki jest zakres przedmiotowy kontroli merytorycznej dla większości dokumentów wewnętrznych i zewnętrznych stosowanych w jednostkach,

●● co należy zawrzeć w treści opisu merytorycznego dla różnych rodzajów dokumentów,

●● na jakich dokumentach nie ma potrzeby zamiesz- czania opisu merytorycznego,

●● jak należy postępować w razie stwierdzenia błę- dów merytorycznych w dokumentach,

●● jakie nieprawidłowości w zakresie wykonywania i dokumentowania kontroli merytorycznej doku- mentów księgowych popełniają jednostki (wskazano przyczyny ich powstawania oraz sposoby zapobiegania).

Poza tym Poradnik zawiera wzory: u●upo- ważnień do sprawdzania dowodów księgowych pod względem merytorycznym u● uregulowań we- wnętrznych dotyczących sposobu opisywania do- kumentów pod względem merytorycznym u● opi- sów merytorycznych dla wszystkich podstawowych aspektów kontroli merytorycznej dla różnych ro-

dzajów operacji gospodarczych i doku- mentujących je dowodów księgowych.

INFORMACJE I ZAMÓWIENIA:

tel.: 22 212 07 30, 801 626 666;

e-mail: bok@infor.pl; skype: BOK_infor_pl;

www.sklep.infor.pl

zano przyczyny ich powstawania oraz sposoby

merytorycznej dla różnych ro-

dzajów operacji gospodarczych i doku- mentujących je dowodów księgowych.

(14)

Czy skan faktury otrzymany mailowo może stanowić dowód księgowy

2b0a5603-098f-47ef-8629-4a641f89248b

Jednostka nie prowadzi elektronicznego obiegu dokumentów księgowych. Po- cztą elektroniczną wpłynął jednak skan faktury od jednego z kontrahentów.

Czy taki dokument może stanowić dowód księgowy?

Tak, skan dokumentu otrzymany mailowo może być po- traktowany jako dowód księgowy.

Odpowiadając na pytanie, należy przede wszystkim odróżnić dwa dokumenty:

●

● skan faktury VAT,

●

● fakturę VAT w formie elektronicznej.

Słowniczek

Bezpieczny podpis elektroniczny – podpis elektro- niczny, który jest:

a) przyporządkowany wyłącznie do osoby skła- dającej ten podpis,

b) sporządzony za pomocą podlegających wy- łącznej kontroli osoby składającej podpis elektroniczny bezpiecznych urządzeń służących do składania podpisu elektronicznego i danych służących do składania podpisu elektronicznego,

c) powiązany z danymi, do których został dołą- czony w taki sposób, że jakakolwiek później- sza zmiana tych danych jest rozpoznawalna.

Faktura wystawiana w systemie elektronicznym jest zazwyczaj opatrzona bezpiecznym podpisem elektronicznym w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym. Stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury – art. 106n ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towa- rów i usług (dalej: ustawa o VAT).

O tym, co powinien zawierać dokument księgowy jako faktura, stanowi przepis art. 106e ustawy o VAT, m.in.:

●

● datę wystawienia,

●

● imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy,

●

● nazwę (rodzaj) towaru lub usługi,

●

● kwotę należności ogółem.

W przypadku przesyłania lub udostępniania temu sa- memu odbiorcy jednocześnie więcej niż jednej faktury elektronicznej dane wspólne dla poszczególnych faktur mogą zostać podane tylko raz, o ile dla każdej faktury są dostępne wszystkie te dane.

Trzeba też pamiętać, że faktura VAT pełni różne funkcje jako dowód księgowy.

Stosowanie skanów faktur jako dowodów księgo- wych stało się powszechne, taki dokument może sta- nowić podstawę zaksięgowania kosztu w księgach rachunkowych.

ZAPAMIĘTAJ!

Faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej, w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Przechowywanie części lub całości dokumentów w formie elektronicznej, czyli skanów, jest więc bardzo praktyczne i – co najważniejsze – tańsze niż przechowywanie dokumentów papierowych, a także – co się powszechnie podnosi – trwalsze.

Do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym, zgodnie z art. 20 ust. 1 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunko- wości (dalej: uor).

Podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej dowodami źródłowymi, czyli:

●

● zewnętrzne obce – otrzymane od kontrahentów,

●

● zewnętrzne własne – przekazywane w oryginale kon- trahentom,

●

● wewnętrzne – dotyczące operacji wewnątrz jednostki.

Zatem dowód księgowy, który będzie właściwy do wprowadzenia kosztu do ksiąg rachunkowych, będzie

(15)

również stosownym dokumentem do celów podatkowych.

Stosownie do art. 180 § 1 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (dalej: Ordynacja podatkowa) jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Dowodami w postępowaniu podatkowym, zgodnie z art. 181 Ordynacji podatkowej, mogą być w szczególności:

●

● księgi podatkowe,

●

● deklaracje złożone przez stronę,

●

● zeznania świadków,

●

● opinie biegłych,

●

● materiały i informacje zebrane w wyniku oględzin,

●

● informacje podatkowe,

●

● inne dokumenty zgromadzone w toku czynności sprawdzających lub kontroli podatkowej,

●

● materiały zgromadzone w toku postępowania kar- nego albo postępowania w sprawach o przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe.

Użyte przez ustawodawcę sformułowanie „w szcze- gólności” wskazuje, że katalog dowodów jest otwarty.

Wskazane jest zatem posiadanie (pod kątem ewentualne- go postępowania kontrolnego lub podatkowego) wszel- kich dowodów potwierdzających zaistnienie danego zda- rzenia gospodarczego.

Należy zwrócić uwagę, o czym była mowa wcześniej, że, stosownie do art. 180 § 1 Ordynacji podatkowej, jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem.

Dowodami w postępowaniu podatkowym mogą być takie dowody, które mogą być uzupełnione np. w toku postę- powania podatkowego, a fakt dokonania transakcji może być potwierdzony u kontrahenta. ⁿ

PODSTAWY PRAWNE

●

●art. 106e, art. 106n ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (j.t. Dz.U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054; ost.zm. Dz.U. z 2015 r. poz. 605)

●

●art. 20 ust. 1 ustawy z 9 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2013 r. poz. 330; ost.zm. Dz.U. z 2015 r. poz. 1045)

●

●art. 180 § 1, art. 181 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (j.t. Dz.U. z 2015 r. poz. 613; ost.zm. Dz.U. z 2015 r. poz. 699)

●

●art. 3 pkt 2 ustawy z 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznych (j.t. Dz.U. z 2013 r. poz. 262; ost.zm. Dz.U. z 2014 r. poz. 1662)

– www.inforrb.pl

Uzupełnij wiedzę na temat faktur

ARTYKUŁY I PORADY

● Jak dokonać płatności za dowód księgowy wystawiony w walucie obcej

● Kiedy można odliczyć VAT z wadliwej faktury

E-PORADNIKI

● Plusy i minusy zmian w VAT od 1 lipca 2015 r.

● Jakie skutki w rozliczeniach VAT u sprzedawcy ma brak zapłaty za fakturę

WIDEOPORADY

● Od kiedy gminy będą stosowały preproporcję

● Czy można księgować zobowiązania na podstawie faktury pro-forma

WIDEOINSTRUKCJE

● Nowy formularz VAT-7 – jak go wypełnić

FORMULARZE I UMOWY

● 40 aktywnych formularzy różnego rodzaju faktur

(16)

Sposób postępowania z nadpłatą

składek na ZUS w jednostce budżetowej

e555eddf-0f72-4dfc-a848-610f6837ee8a

Jesteśmy jednostką budżetową. Kontrola ZUS wykazała, że mamy nadpła- tę składek na Fundusz Pracy z lat poprzednich – ZUS nam jej nie zwróci. Czy w związku z tym nadpłatę możemy przeznaczyć na poczet przyszłych naliczo- nych składek na Fundusz Pracy? Czy środki te należy odprowadzić jako dochód budżetowy? Jeśli nadpłata będzie stanowić dochód budżetowy, to czy trzeba odprowadzić ją niezwłocznie po otrzymanym protokole kontroli ZUS, czy mamy czas do końca roku?

Jednostki budżetowe, zgodnie z przepisem art. 11 ust. 1 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, pokrywają swoje wydatki bezpośrednio z bu- dżetu, a pobrane dochody odprowadzają na rachu- nek odpowiednio dochodów budżetu państwa albo budżetu jednostki samorządu terytorialnego.

ZAPAMIĘTAJ!

Składki na Fundusz Pracy, który jest tzw. funduszem poza- ubezpieczeniowym, mają charakter obowiązkowy.

Do składek na Fundusz Pracy (dalej: FP), Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych i Fundusz Emerytur Pomostowych oraz na ubezpieczenie zdro- wotne w zakresie:

●

● ich poboru,

●

● ich egzekucji,

●

● wymierzania odsetek za zwłokę i dodatkowej opłaty,

●

● przepisów karnych,

●

● dokonywania zabezpieczeń na wszystkich nierucho- mościach, ruchomościach i prawach zbywalnych dłużnika,

●

● odpowiedzialności osób trzecich i spadkobierców,

● stosowania ulg i umorzeń

stosuje się, zgodnie z art. 32 ustawy z 13 październi- ka 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (dalej:

ustawa systemowa), odpowiednio, przepisy dotyczące składek na ubezpieczenia społeczne określonych w tej ustawie.

Nienależnie opłacone składki podlegają zaliczeniu przez ZUS z urzędu na poczet zaległych lub bieżących

składek, a w razie ich braku – na poczet przyszłych składek, chyba że płatnik składek złoży wniosek o ich zwrot – art. 24 ust. 6a ustawy systemowej.

Po stwierdzeniu, że składki zostały nienależnie opłacone, płatnik składek może złożyć wniosek o ich zwrot.

W przypadku gdy, w wyniku błędu instytucji obsłu- gującej wpłaty składek, nienależnie opłacone składki zostały sfinansowane ze środków tej instytucji, kwota nienależnie wpłacona jest zwracana tej instytucji.

Nieuprawnione jest więc postępowanie ZUS i stwierdzenie, że nie zwróci on składek, obowiązują przecież wskazane wcześniej przepisy.

Od woli płatnika zależy, czy chce zwrotu nadpłaco- nych składek, czy zaliczenia na poczet przyszłych zobo- wiązań z tego tytułu.

Najbardziej praktyczne rozwiązanie to złożenie wniosku o zaliczenie nadpłaty na poczet składek przy- szłych okresów płatniczych.

Z pytania wynika pewna sprzeczność: z jednej strony, mamy informację, że ZUS nadpłaty nie zwró- ci, z drugiej, pytanie o możliwość odprowadzenia tych środków jako dochód budżetowy.

Jak już wskazano wcześniej, co do zasady, ZUS przeksięgowuje nadpłatę na poczet przyszłych okresów płatności, zwrot jako alternatywa tej sytuacji jest dokonywany na wniosek.

Nie jest możliwa sytuacja, gdy nadpłata zostaje w ZUS, a jednocześnie jest dochodem budżetu płatni- ka. W takiej sytuacji ta sama kwota byłaby podwójnie księgowana.

(17)

RENATA NIEMIEC – finansista, posiada długoletni staż pracy w jednostce samorządu terytorialnego oraz doświadczenie w zakresie finansów i rachunkowości jednostek sektora finansów publicznych, obecnie główny księgowy w jednostce budżetowej

Jak skorygować błędnie przekazany dochód na konto jednostki nadrzędnej

3eff8263-b4da-477b-abe7-5fb61c0499a2

Na konto jednostki nadrzędnej przekazano dochód z tytułu odsetek banko- wych w kwocie wyższej niż rzeczywiście osiągnięty. Odsetki na koniec miesiąca wyniosły 25,40 zł, a przelano 25,70 zł. Kwotę 25,40 wykazano w sprawozdaniu za ubiegły miesiąc. Jak mogę naprawić ten błąd?

Ewidencja księgowa powinna być zgodna z zapisami konta 130 „Rachunek bieżący jednostki”, w związku z tym należy zwrócić się pisemnie do jednostki z prośbą o zwrot nadpłaconej kwoty.

Wpływy uzyskane przez jednostkę budżetową z ty- tułu naliczenia przez bank odsetek od środków finansowych stanowią źródło dochodów własnych jednostki samorządu terytorialnego (gminy, powiatu, wojewódz- twa). Podlegają one zarachowaniu do dochodów bud- żetu jednostki samorządu terytorialnego. W związku z tym, każdy dochód uzyskany przez jednostkę budże- tową powinien być odprowadzany do budżetu jednostki nadrzędnej.

Jednostkami budżetowymi są jednostki organizacyj- ne sektora finansów publicznych nieposiadające osobo- wości prawnej, które pokrywają swoje wydatki bezpo- średnio z budżetu, a pobrane dochody odprowadzają na rachunek odpowiednio dochodów budżetu państwa lub budżetu jednostki samorządu terytorialnego – art. 11 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (dalej: uofp).

W sytuacji opisanej w pytaniu kierownik jednostki bud żetowej powinien zwrócić się z prośbą o zwrot mylnie przekazanej kwoty (nadpłaty w wysokości 0,30 zł) do organu wykonawczego jednostki samorządu terytorialnego, jakim jest zarząd. Wystarczy napisać do organu prowadzą- cego – to jest jednostki samorządu terytorialnego – prośbę o zwrot nadpłaconej kwoty wraz z wyjaśnieniem.

Nie sugerowałabym przekazania w następnym mie- siącu kwoty kapitalizacji odsetek pomniejszonej o kwotę nadpłaty przekazanej w poprzednim miesiącu, ponieważ ewidencja księgowa powinna być zgodna z obrotami na rachunku bankowym, czyli z kontem 130 „Rachunek bieżący jednostki”.

Ewidencja księgowa i rozliczenie kapitalizacji środków na rachunku bieżącym jednostki budżetowej

Dochody budżetowe dzielimy na:

●

● dochody przypisane – naliczone, czyli takie, któ- re ujmuje się na kontach księgowych należności na Przepisy mówią wyraźnie: albo zostaje to w ZUS,

albo za wnioskiem jest dokonywany zwrot. Byłoby to naruszenie przepisów, gdyby ZUS korzystał ze środków finansowych, do których de facto nie ma prawa.

W sytuacji gdy wpłaty z tytułu składek na FP do- konane zostaną w zawyżonej wysokości, wówczas na koncie płatnika w ZUS powstanie nadpłata. Najlepszym rozwiązaniem jest więc zaliczenie nadpłaty na poczet

przyszłych zobowiązań. Można też starać się o jej zwrot, ale tylko wtedy, gdy na jego koncie nie ma zale- głości w płatnościach za wcześniejsze i bieżące okresy.

Ponadto w przypadku konieczności wpłaty na poczet składek FP w przyszłych okresach żądanie zwrotu po- woduje, moim zdaniem, mnożenie dodatkowych niepo- trzebnych operacji finansowych. Tym samym polecał- bym złożenie wniosku o zaliczenia nadpłaty na poczet przyszłych okresów składkowych. ⁿ

PODSTAWY PRAWNE

●

●art. 24 ust. 6a, art. 32 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (j.t. Dz.U. z 2015 r. poz. 121; ost.zm. Dz.U. z 2015 r. poz. 1066)

●

●art. 11 ust. 1 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (j.t. Dz.U. z 2013 r. poz. 885; ost.zm. Dz.U. z 2015 r. poz. 1045)

(18)

podstawie dowodów księgowych (faktur, rachunków, decyzji, nakazów płatniczych),

●

● dochody nieprzypisane – uprzednio nienaliczone, czyli takie, które ujmuje się na kontach księgowych w chwili zapłaty, czyli wpływu na rachunek bankowy, na podstawie dokumentu bankowego lub kasowego.

Ewidencja księgowa dochodów budżetowych zależy od rodzaju dochodów. W przypadku dochodów nieprzy- pisanych nie istnieje zatem dokument finansowy, który przed wpłatą jest stwierdzony i ujęty jako dochód przy- pisany należnościom na koncie 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych” zgodnie z załącznikiem nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z 5 lipca 2010 r.

w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz pla- nów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, sa- morządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budże- towych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospo- litej Polskiej (dalej: rozporządzenie w sprawie szczegól- nych zasad rachunkowości oraz planów kont).

Ewidencję księgową i rozliczenie kapitalizacji środ- ków na bankowym rachunku bieżącym jednostki budże- towej powinno prowadzić się na kontach:

●

● 130 „Rachunek bieżący jednostki”

●

● 750 „Przychody finansowe”

●

● 222 „Rozliczenie dochodów budżetowych”

●

● 800 „Fundusz jednostki”

●

● 860 „Wynik finansowy”

ZAPAMIĘTAJ!

Po przekazaniu jednostkowego sprawozdania o docho- dach Rb–27S jednostki budżetowej do jednostki samorzą- du terytorialnego, podlega ono ujęciu na koncie 222 „Roz- liczenie dochodów budżetowych”.

Konto 222 „Rozliczenie dochodów budżetowych”

służy do ewidencji rozliczenia jednostki budżetowej z ty- tułu zrealizowanych przez nią dochodów budżetowych.

Konto to występuje wyłącznie w jednostkach budżeto- wych, które wszystkie pobrane na rzecz budżetu dochody muszą odprowadzić na rachunek bankowy budżetu.

Konto 245 „Wpływy do wyjaśnienia” służy do ewidencji wpłaconych, a niewyjaśnionych kwot należności z tytułu dochodów budżetowych.

Na stronie Wn konta 245 „Wpływy do wyjaśnienia”

ujmuje się w szczególności kwoty wyjaśnionych wpłat i ich zwroty.

Na stronie Ma konta 245 „Wpływy do wyjaśnienia”

ujmuje się w szczególności kwoty niewyjaśnionych wpłat.

Konto 245 „ Wpływy do wyjaśnienia” może wyka- zywać saldo Ma, które oznacza stan niewyjaśnionych wpłat.

„Rachunkowość Budżetowa” na Facebooku!

Polub nasz profil!

Kliknij na RB!

Schemat 1. Ewidencja księgowa operacji gospodarczej z tytułu kapitalizacji odsetek na rachunku bankowym

130 Rachunek

bieżący jednostki 750 Przychody finansowe 222 Rozliczenie dochodów

budżetowych 245 Wpływy

do wyjaśnienia 1

2

3

Objaśnienia do schematu:

1. Wpływ środków na rachunek bankowy – Wn 130 (25,40 zł), Ma 750 (25,40 zł)

2. Okresowy przelew zrealizowanych dochodów do budżetu jednostki samorządu terytorialnego – Wn 222 (25,40 zł), Ma 130 (25,40 zł) 3. Przelew nienależnej kwoty na rachunek jednostki samorządu terytorialnego – Wn 245 (0,30 zł), Ma 130 (0,30 zł)

RACHUNKOWOŚĆ BUDŻETOWA 17 (377)