Master Thesis J.A. Verbeek, BSc 2013.TEL.7758 25-03-2013
3
Summary (English)
OZ Export is a Dutch flower exporter which buys flowers in The Netherlands, processes them and sells to wholesales across the world. Its turnover is over €150 million, making it one of the world’s largest flower exporters. The market is changing, customers order more often in smaller quantities and later in the day. Flowers must be cooled in the logistic chain from grower to customer to keep them fresh (Cool Chain). Customers put increasing demand on a good Cool Chain. In addition, the sales of OZ Export have increased with 30% between 2009 and 2011. These changes cause an increased capacity demand. OZ’s management has decided to expand the production hall OZ-1 (30.000m2) with a new hall OZ-2 (5.000m2). OZ Export would like to have a proposition for the process layout of OZ-2. Secondly they want an analysis of the AS-IS situation to be able to optimize it, regarding productivity, controllability and Cool Chain.
The current processes of OZ Export were analyzed according to the Delft Systems Approach. From the analysis follow a number of issues. First, standards on the processes are incomplete with regards to effectiveness, efficiency and quality (including Cool Chain). Results are not accurately
measureable. This causes the performance on these parameters to be based on subjective feeling. Measurements have shown that the true effectiveness is lower than what was expected. The productivity is being measured, but in a way that season and product influences disrupt the measurement.
Second, the control of the product stream is ad hoc. OZ Export has a functional organization
structure, but the necessary central production planning is missing. This makes intervening difficult, interventions are done too late, because only right before the deadline it becomes clear whether an order will be finished in time. The product flow shows the trademarks of a functional organizational structure; the organization is flexible, but after the products are processed, they are being pushed to the next process. This causes buffer to overflow and time wasted on searching for products.
As a solution, the missing standards have been created for the effectiveness, efficiency and quality. To determine the result, a dashboard has been made that uses normative times, working hours, order data and finish times. The effectiveness is expressed as the percentage of orders finished on time. The efficiency is expressed as the normative hours against the real working hours. The results are now shown on signs at the departments in OZ Export, so that employees know them, and controlling on results becomes possible.
For better control in the processes a product flow oriented organizational structure has been designed. By using a pull-based supply chain, the control becomes simpler, effectiveness and
efficiency increase and the Cool Chain improves. From this complete design, a specific product line is lifted and placed onto OZ-2; the Chrysanthemum-Packaging flow. Moving this flow to OZ-2 creates a controllable production line in OZ-2. Of all possible options, this also leads to the biggest increase in available cold storage space, conveyor belt capacity, gate and dock facilities and floor surface for the processes that remain in OZ-1. As an experiment, this flow is placed in OZ-2 and the processes worked as a production line. Measurements show that the efficiency of the flow shows a small decrease, but the effectiveness and Cool Chain improved. This confirms the expectations based on calculations. OZ Export continues to work according to this production line organizational structure.
Master Thesis J.A. Verbeek, BSc 2013.TEL.7758 25-03-2013
4
Samenvatting (Nederlandstalig)
OZ Export is een Nederlandse bloemenexporteur die bloemen koopt in Nederland, verwerkt en verkoopt aan groothandels in het buitenland. De omzet is ruim €150 mio, wat het een van de grootste bloemenexporteurs ter wereld maakt. De markt verandert, klanten bestellen vaker in kleinere hoeveelheid en op een steeds later tijdstip op de dag. Om bloemen vers te houden moeten ze in de logistieke keten van kweker tot klant zoveel mogelijk gekoeld worden (Cool Chain). Het belang dat klanten hechten aan een goede Cool Chain groeit. Daarbij is de afzet van OZ Export tussen 2009 en 2012 jaren met ruim 30% gestegen. Deze veranderingen zorgen voor een toename in benodigde capaciteit. Het management van OZ heeft besloten tot uitbreiding van het bestaande bedrijfspand OZ-1 (30.000m2) met hal OZ-2 (5.000m2). OZ Export wil ten eerste dat er een
inrichtingsvoorstel komt voor OZ-2, ten tweede dat er een analyse van de huidige procesorganisatie wordt gemaakt om die te optimaliseren op de punten beheersbaarheid, productiviteit en Cool Chain. De huidige processen van OZ Export zijn systeemkundig geanalyseerd. Hieruit volgen een aantal punten. Ten eerste is de normstelling met betrekking tot effectiviteit, efficiëntie en kwaliteit
(inclusief Cool Chain) niet compleet, resultaten zijn niet nauwkeurig genoeg te meten. Hierdoor volgt dat de prestatie op die parameters teveel gevoelsmatig wordt bepaald. Uit metingen blijkt dat de werkelijke effectiviteit lager is dan verwacht. De productiviteit wordt gemeten, maar op een manier dat seizoen- en productinvloeden de metingen significant verstoren.
Ten tweede is de beheersing van de productstroom ad hoc. De organisatiestructuur is functioneel ingericht maar de hiervoor benodigde centrale productieplanning ontbreekt. Hierdoor is de mogelijkheid tot procesbeheersing beperkt. Er wordt te laat ingegrepen omdat pas vlak voor de deadline bekend is of een order afgemaakt kan worden. De productstroom vertoont de kenmerken van een functionele organisatiestructuur; de organisatie is flexibel, maar producten worden na verwerking gepusht naar het volgende proces, waardoor buffers vol komen te staan en er gezocht wordt naar producten.
Als oplossing voor de ontbrekende normstelling zijn normen opgesteld voor de effectiviteit, efficiëntie en kwaliteit. Om het resultaat te bepalen is een dashboard gemaakt die dat dagelijks berekent op basis van normtijden, besteedde mensuren, ordergegevens en afmeldtijden. De effectiviteit is uitgedrukt in het percentage orders op tijd af, de efficiëntie is de norm van het aantal mensuren uitgedrukt tegen het werkelijk besteedde aantal mensuren. De resultaten worden in OZ Export nu ook op borden getoond bij de afdelingen, zodat deze bekend is bij de werknemers en er op resultaat gestuurd kan worden.
Voor betere beheersing in de processen is een productstroomgerichte organisatie ontworpen. Door producten volgens het pull-principe te sturen volgt een eenvoudigere beheersing, betere effectiviteit, efficiëntie en Cool Chain. Uit dit totale ontwerp is een specifieke productstroom uitgezonderd en verplaatst naar OZ-2; de Chrysanten-Inpakstroom. Verplaatsing van de Chrysanten-Inpakstroom naar OZ-2 leidt tot een beheersbare productielijn in OZ-2. Uit alle opties levert deze verplaatsing bovendien de grootste winst in beschikbare koelcelruimte, transportbaancapaciteit, gate- en dockfaciliteiten en vloeroppervlak voor de processen die in OZ-1 blijven. In een experiment is deze stroom in de nieuwe ruimte geplaatst en is er volgens de productstroomgerichte organisatie gewerkt. Uit metingen blijkt dat de efficiëntie van deze stroom lichtelijk daalt, maar de effectiviteit en Cool Chain verbeteren. De verwachtingen uit de berekeningen zijn daarmee uitgekomen. In OZ-1 is de effectiviteit verbeterd vanwege de toegenomen ruimte. OZ Export blijft werken volgens deze productstroomgerichte organisatie in OZ-2.
