Szczecin, dnia 10.11.2016 r.
ZAPYTANIE OFERTOWE POSTĘPOWANIE NR 04/RMW/2016
1. ZAMAWIAJĄCY
TOWARZYSTWO WSPIERANIA INICJATYW KULTURALNO – SPOŁECZNYCH „TWIKS”
ul. Władysława Jagiełły 7/2 70-260 Szczecin
NIP: 8522518993
Zamawiający oświadcza, iż procedurę wyboru Wykonawcy przeprowadzi osobiście, bez udziału osób trzecich.
2. POSTANOWIENIA OGÓLNE
Niniejsze postępowanie realizowane jest zgodnie z zasadą konkurencyjności dla projektów w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Zachodniopomorskiego na lata 2014-2020.
3. PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA
Świadczenie usługi noclegowej i gastronomicznej oraz wynajem sali szkoleniowej na potrzeby realizacji projektu „Razem możemy więcej – program aktywizacji społecznej i zawodowej” nr umowy RPZP.07.01.00- 32-K022/16-00, współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. Projekt jest realizowany w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Zachodniopomorskiego, Podziałanie 7.10 Programy na rzecz integracji osób i rodzin zagrożonych ubóstwem i/lub wykluczeniem społecznym ukierunkowane na aktywizację społeczno- zawodową wykorzystującą instrumenty aktywizacji edukacyjnej, społecznej, zawodowej.
4. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
A. Zamawiający TWIKS zleca zapewnienie dla uczestników projektu:
a) sali szkoleniowej,
b) całodziennego wyżywienia oraz bufetu kawowego, c) noclegów.
B. Przedmiot zamówienia powinien być zrealizowany w miejscowości nadmorskiej na terenie województwa zachodniopomorskiego w odległości nie większej niż 130 km od Szczecina.
C. Okres realizacji zamówienia to:
- 05 - 09 grudnia 2016 (I grupa szkoleniowa x śr. 15 osób), - ok. V - VI 2017 (II grupa szkoleniowa x śr. 15 osób), - ok. X – XI 2017 (III grupa szkoleniowa x śr. 15 osób), -ok. V – VI 2018 (IV grupa szkoleniowa x śr. 15 osób).
D. Opis przedmiotu zamówienia:
a) Wynajem sali szkoleniowej w celu przeprowadzenia zajęć o tematyce Savoir-vivre, warsztatów z wizażu oraz doradztwa zawodowego:
1. sala musi być przestronna, przystosowana dla grupy min. 16 osób oraz osoby prowadzącej;
2. sala powinna być dostosowana do potrzeb osób niepełnosprawnych ruchowo;
3. w pobliżu sali szkoleniowej (w tym samym budynku) powinny znajdować się sanitariaty, również dostosowane do potrzeb osób niepełnosprawnych;
4. sala powinna być klimatyzowana;
5. sala powinna być wyposażona w projektor multimedialny wraz z ekranem;
6. sala powinna posiadać sprzęt do nagłośnienia laptopa;
7. ze względu na rodzaj zajęć w sali powinny się znaleźć elementy przydatne do prowadzenia szkoleń tj.: 2 deski do prasowania + 2 żelazka, 16 zestawów naczyń (talerz duży i mały płaski, talerz głęboki), lampki do wina (białego + czerwonego), szkło do wody, sztućce - pełen zestaw obiadowy + deserowy + do ryb + do przekąsek;
8. do zajęć z wizażu: niezbędne będą lusterka lub specjalistyczne lustro do wizażu z podświetleniem;
9. w sali powinien być dostęp do Internetu;
10. w ramach wynajmu powinna zostać zapewniona obsługa techniczna podczas podłączania przez trenera sprzętu (projektor – laptop);
11. łączna ilość godzin korzystania z sali wynosi 200 h zegarowych (60 minut);
12. łączna ilość dni korzystania z sali wynosi 20 (średnio 10 godzin/dzień), 4 grupy x 5 dni zajęć.
b) Całodzienne wyżywienie oraz bufet kawowy dla uczestników projektu:
1. za całodzienne wyżywienie uważa się: śniadanie, dwudaniowy obiad, kolację;
2. za bufet kawowy uważa się: ciepłe napoje (kawa, herbata) bez ograniczeń, zimne napoje (woda mineralna, sok) bez ograniczeń, ciastka (min. 3 rodzaje) - przez cały dzień szkoleniowy;
3. do ciepłych napojów powinny być zapewnione: cukier, mleko/śmietanka, cytryna;
4. wyżywienie w razie konieczności (po uprzednim mailowym zgłoszeniu przez Zamawiającego) powinno być przygotowane zgodnie z wymogami zdrowotnymi (np. bezglutenowe) lub etyczno- religijnymi (np. bezmięsne),
5. ciepłe napoje powinny być podawane na bieżąco podczas przerw lub powinny znajdować się w termosach utrzymujących stałą temperaturę,
6. obsługa powinna zapewnić ciągły dostęp do czystych szklanek/filiżanek i talerzyków na ciastka, sztućców, serwetek;
7. ciepłe posiłki powinny być podawane w wydzielonym do tego celu pomieszczeniu, innym niż w tym, w którym odbywają się zajęcia;
8. wyżywienie powinno spełniać wymogi aktualnych wytycznych Instytutu Żywności i Żywienia, 9. świadczenie usług żywienia odbywać powinno się wg ustawy z dnia 25 sierpnia 2006 r.
o bezpieczeństwie żywności i żywienia (Dz. U. z 2006 Nr 171 poz. 1225 z późn. zm.);
10. wykonawca powinien w codziennym jadłospisie uwzględnić produkty ze wszystkich grup:
produkty zbożowe, warzywa i owoce, mleko i jego przetwory, produkty dostarczające pełnowartościowego białka. Zasada urozmaicenia powinna dotyczyć wszystkich posiłków;
11. wartość energetyczna obiadów powinna wynosić minimum 850 kcal, a kolacji minimum 650 kcal w tym udział energii z tłuszczu nie powinien przekraczać 30%;
12. w ramach kolacji powinien zostać przygotowany „szwedzki stół”, na który składają się: zimny bufet (wędliny, sery, warzywa sezonowe, pieczywo, masło) oraz sycący ciepły posiłek;
13. posiłki winny posiadać odpowiednie walory smakowe i zapachowe oraz estetyczny wygląd.
Wykonawca przy oferowaniu posiłków uwzględniać będzie stosowanie tylko świeżych produktów dostępnych na rynku o co najmniej dobrej jakości;
14. Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia odpowiedniej temperatury wydawanych posiłków;
15. usługa wyżywienia będzie realizowana dla 4 śr. 15-osobowych grup projektowych w następującym schemacie:
- I dzień: śniadanie w formie bufetu kanapkowego, obiad, kolacja + bufet kawowy - II, III, IV dzień: śniadanie, obiad, kolacja + bufet kawowy
- V dzień: śniadanie, obiad, kolacja w formie suchego prowiantu na drogę + bufet kawowy.
16. Łączna ilość osobodób wyżywienia wynosi 300 sztuk – 4 grupy x śr. 15 osób x 5 dni.
c) Noclegi - 300 osobodób:
1. pokoje powinny być maksymalnie 3 osobowe z łazienkami i WC;
2. pokoje nie powinny być koedukacyjne;
3. pokoje powinny być dostosowane do potrzeb osób niepełnosprawnych.
4. Łączna ilość osobodób noclegów wynosi 300 sztuk – 4 grupy x 15 osób x 5 dni.
5. WSZYSTKIE USŁUGI O KTÓRYCH MOWA W PKT. 4 MUSZĄ SPEŁNIAĆ NASTĘPUJĄCE WYMOGI:
miejsce zakwaterowania znajduje się na terenie województwa zachodniopomorskiego, w miejscowości nadmorskiej, w budynku wyposażonym w pełne zaplecze sanitarne, zgodnie z wymogami bezpieczeństwa i higieny pracy, dostosowanego do potrzeb osób niepełnosprawnych ruchowo.
odległość drogowa od Szczecina wynosi nie więcej niż 130 km.
miejsce zakwaterowania posiada min. 3 gwiazdki, zgodnie z systemem kategoryzacji obiektów hotelowych oraz strefę SPA dostępną dla gości minimum do godziny 20.30.
6. WYMAGANIA W STOSUNKU DO WYKONAWCY
A. Wykonawca musi spełniać następujące warunki formalne (Załącznik nr 2):
a) nie jest powiązany z Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy osobowo lub kapitałowo w szczególności poprzez:
uczestnictwo w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej,
posiadanie udziałów lub co najmniej 10% akcji,
pełnienie funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika,
pozostawanie w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.
B. Wykonawca musi spełniać następujące warunki merytoryczne (Załącznik nr 3):
a) znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia,
b) posiada uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień,
c) posiada niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponuje potencjałem technicznym i osobowym zdolnym do wykonania zamówienia.
7. KRYTERIA OCENY OFERT
Kryterium wyboru najkorzystniejszej oferty stanowią cena (50%) oraz liczba gwiazdek (50%).
Kryterium I - Oferta z najniższa ceną otrzymuje 50 punktów. Sposób oceny pozostałych ofert pod kątem zaproponowanej ceny wygląda następująco:
(najniższa cena / cena zaproponowana oferenta) x 50 = ilość uzyskanych punktów
Kryterium II - Oferta z największą liczbą gwiazdek otrzymuje 50 punktów. Sposób oceny pozostałych ofert pod kątem liczby gwiazdek wygląda następująco:
(liczba gwiazdek oferenta / najwyższa liczba gwiazdek) x 50 = ilość uzyskanych punktów
1. W przypadku cen przekraczających budżet projektu, dopuszcza się negocjacje z Wykonawcą, który zdobył najwięcej punktów.
Za najkorzystniejszą uznaje się ofertę z największą sumą punktów uzyskanych w związku z oceną Kryterium I i Kryterium II.
8. ZMIANA TREŚCI LUB UNIEWAŻNIENIE ZAPYTANIA OFERTOWEGO
W przypadku znacznej zmiany treści wniosku o dofinansowanie projektu, w ramach którego przeprowadzone zostało niniejsze postępowanie, wprowadzonej przez Instytucję Pośredniczącą, tj. Wojewódzki Urząd Pracy w Szczecinie, Beneficjent zastrzega sobie prawo wniesienia stosownych zmian do niniejszego postępowania lub jego unieważnienia. Informacje o zmianie lub unieważnieniu postępowania zostaną ogłoszone na stronie https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl, www.twiks.pl oraz przesłane do wiadomości Oferentów.
9. SPOSÓB ZŁOŻENIA OFERTY
a. Oferty należy składać na załączonym do niniejszego zapytania Formularzu ofertowym (ZAŁĄCZNIK NR 1) wraz z Oświadczeniami Wykonawcy o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu (ZAŁĄCZNIK NR 2 oraz ZAŁĄCZNIK NR 3) oraz w zamkniętych, opieczętowanych lub czytelnie podpisanych kopertach do dnia 21.11.2016 r. do godziny 10.00. Oferty należy składać w Biurze Projektu Zamawiającego – Towarzystwo Wspierania Inicjatyw Kulturalno – Społecznych „TWIKS”, ul. Wojska Polskiego 63, 70-476 Szczecin.
b. Oficjalne otwarcie ofert odbędzie się w dniu 21.11.2016 r. o godzinie 10:30.
c. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane.
d. Oferent może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać swoją ofertę.
e. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądał od oferentów wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert.
f. Zapytanie ofertowe zamieszczono na stronie: www.twiks.pl.
g. O wynikach postępowania (ewentualnie o jego unieważnieniu) Oferenci zostaną powiadomieni drogą pisemną lub elektroniczną lub telefonicznie.
10. WSPÓLNY SŁOWNIK ZAMÓWIEŃ CPV:
- 55120000-7 - Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji;
- 55300000-3 - Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków;
- 55500000-5 - Usługi bufetowe oraz w zakresie podawania posiłków;
- 55511000-5 - Usługi bufetowe oraz usługi kawiarniane dla ograniczonej grupy klientów;
- 55100000-1 - Usługi hotelarskie;
- 55250000-7 - Usługi w zakresie krótkoterminowego wynajmu umeblowanych miejsc noclegowych.
11. KONTAKT
Towarzystwo Wspierania Inicjatyw Kulturalno – Społecznych „TWIKS”
ul. Władysława Jagiełły 7/2, 70-260 Szczecin Biuro Projektu:
Al. Wojska Polskiego 63, 70-476 Szczecin
Tel/fax: 609 98 99 43, e-mail: biuro@twiks.pl, www.twiks.pl
12. ZAŁĄCZNIKI
1. Formularz ofertowy,
2. Oświadczenie Wykonawcy o braku powiązań z Zamawiającym,
3. Oświadczenie Wykonawcy o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu.
ZAŁĄCZNIK NR 1
……….………
(miejscowość i data)
FORMULARZ OFERTOWY
...
...
/Nazwa Oferenta, adres, numer telefonu, e-mail, NIP/
W odpowiedzi na zapytanie ofertowe nr 04/RMW/2016 z dnia 28.10.2016 r., dotyczące wyboru Wykonawcy realizującego Usługę noclegową, wyżywienie całodzienne + bufet kawowy oraz wynajem sali szkoleniowej w ramach projektu „Razem możemy więcej – program aktywizacji społecznej i zawodowej”, realizowany przez Towarzystwo Wspierania Inicjatyw Kulturalno – Społecznych „TWIKS”
1. Kryterium I - oferujemy następujący przedmiot zamówienia za następującą cenę:
Nazwa przedmiotu zamówienia Cena brutto [pln]
Wynajem sali szkoleniowej (200 godzin)
Zapewnienie całodziennego wyżywienia oraz bufetu kawowego dla uczestników szkoleń (300 osobodób, w tym: śniadania, obiady, kolacje, bufet kawowy)
Zapewnienie noclegów dla uczestników projektu (300 osobodób) SUMA
Łączna wartość brutto słownie:
………..………..……….………
Kryterium II – liczba gwiazdek obiektu: ………
I. Oświadczamy, że uzyskaliśmy konieczne informacje do przygotowania oferty, II. Dane osoby upoważnionej do kontaktu ze strony Wykonawcy:
a/ imię i nazwisko: ………, b/ stanowisko: ……….……….………..
c/ numer telefonu: ……….………..…., d/ e-mail: ………..
………..………
/pieczątka i podpis osoby upoważnionej do reprezentowania Wykonawcy/
Załączniki do oferty:
1. Załącznik nr 2 - Oświadczenie Wykonawcy o braku powiązań z Zamawiającym
2. Załącznik nr 3 - Oświadczenie Wykonawcy o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu.
ZAŁĄCZNIK NR 2
……….………
(miejscowość i data)
………...
(Dane adresowe / Pieczęć Wykonawcy)
OŚWIADCZENIE WYKONAWCY
O BRAKU POWIĄZAŃ Z ZAMAWIAJĄCYM DOTYCZY POSTĘPOWANIA NR 04/RMW/2016
na świadczenie Usługi noclegowej, wyżywienia całodziennego + bufet kawowy oraz wynajem sali szkoleniowej w ramach projektu pn.: „Razem możemy więcej – program aktywizacji społecznej i zawodowej”
Oświadczam, iż uczestnicząc w niniejszym postępowaniu o udzielenie zamówienia nie jestem powiązany z Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy osobowo lub kapitałowo w szczególności poprzez:
uczestnictwo w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej,
posiadanie udziałów lub co najmniej 10% akcji,
pełnienie funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika,
pozostawanie w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.
………..………...………..………
/pieczątka i podpis osoby upoważnionej do reprezentowania Wykonawcy/
ZAŁĄCZNIK NR 3
……….………
(miejscowość i data)
………
(Dane adresowe / Pieczęć Wykonawcy)
OŚWIADCZENIE WYKONAWCY
O SPEŁNIENIU WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU NR 04/RMW/2016
na świadczenie Usługi noclegowej, wyżywienia całodziennego + bufet kawowy oraz wynajem sali szkoleniowej w ramach projektu pn.: „Razem możemy więcej – program aktywizacji społecznej i zawodowej”
Oświadczam, iż uczestnicząc w niniejszym postępowaniu o udzielenie zamówienia spełniam warunki udziału w postępowaniu, określone w zapytaniu ofertowym, tj.:
a) znajduję się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia,
b) posiadam uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień,
c) posiadam niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponuje potencjałem technicznym i osobowym zdolnym do wykonania zamówienia.
………..………...………..………
/pieczątka i podpis osoby upoważnionej do reprezentowania Wykonawcy/
