PROJEKT WSPÓŁFINANSOWANY PRZEZ UNIĘ EUROPEJSKĄ W RAMACH EUROPEJSKIEGO FUNDUSZU SPOŁECZNEGO
Prawidłowe rozliczenie wsparcia finansowego
Listopad 2013r.
Wsparcie finansowe – termin wydatkowania środków
Wydatkowanie środków odbywa się w oparciu o harmonogram rzeczowo- finansowy wydatkowania środków finansowych na rozwój przedsiębiorczości, który powinien zakładać zakończenie ich wydatkowania w początkowym okresie funkcjonowania przedsiębiorstwa, przy czym okres ten nie powinien przekraczać 3 miesięcy od momentu otrzymania środków finansowych od Beneficjenta. Dokładny termin wydatkowania środków zawarty jest w umowie na otrzymanie wsparcia finansowego.
Termin zakończenia wydatkowania środków na rozwój przedsiębiorczości
może zostać przedłużony na uzasadniony wniosek Uczestnika projektu,
złożony do Beneficjenta nie później niż w terminie 7 dni przed
ostatecznym terminem poniesienia wydatków określonym w umowie.
Wsparcie finansowe
Środki finansowe na rozwój przedsiębiorczości nie mogą być przeznaczone na:
1) zakup, przejęcie (wykup sprzętów) już istniejącej działalności gospodarczej
2) Zakup sprzętu/rzeczy używanych od członków rodziny
Zmiany zakresu planowanych zakupów
Uczestnik projektu może wystąpić z pisemnym wnioskiem o zmianę zapisów zawartych w biznesplanie, w szczególności w zakresie zestawienia towarów lub usług ich parametrów technicznych lub jakościowych, terminu zakupu oraz wartości jednostkowych.
Beneficjent w ciągu 15 dni od otrzymania wniosku od uczestnika projektu
informuje go pisemnie o decyzji dotyczącej zatwierdzenia bądź odrzucenia
wnioskowanych zmian.
Zmiany w harmonogramie rzeczowo-finansowym – nie wymagające aneksu do umowy
Zmiany dokonywane bez zgody Beneficjenta dotyczące przesunięć pomiędzy poszczególnymi pozycjami wydatków ujętych w harmonogramie rzeczowo - finansowym dopuszczalne są do wysokości nie przekraczającej 5 % zakładanej wartości wydatku ( dotyczy to zarówno z pozycji z której są przenoszone jak i pozycji na która zostają przesunięte)
Powyższe zmiany nie wymagają sporządzania aneksu do niniejszej Umowy, a
jedynie poinformowania Beneficjenta w formie pisemnej wraz z uzasadnieniem,
w terminie 14 dni kalendarzowych od dnia wystąpienia zmian.
W przypadku pozostałych zmian do harmonogramu rzeczowo – finansowego wymagana jest wcześniejsza zgoda Beneficjenta.
Jeżeli wniosek o zmianę Umowy pochodzi od Uczestnika projektu , musi on przedstawić ten wniosek Beneficjentowi nie później niż w terminie 7 dni kalendarzowych przed dniem, w którym zmiana ta powinna wejść w życie
Wszelkie zmiany Umowy, wymagają aneksu w formie pisemnej, pod rygorem nieważności
Zmiany w harmonogramie rzeczowo-finansowym
– wymagające aneksu do umowy
Przykłady wniosku o zmianę
ZMIANA CEN
Ze względu na zaistniałe zmiany cen rynkowych planowanych do zakupu maszyn i urządzeń wnioskuję o dokonanie następujących przesunięć środków w ramach wydatków ujętych w harmonogramie rzeczowo- finansowym
1. z pozycji nr…….. ( nazwa) w kwocie ...na pozycję nr ... ( nazwa) 2. z pozycji nr…….. ( nazwa) w kwocie ... na pozycję nr ... ( nazwa) 3...
UZASADNIENIE:……….
Ponieważ powyższe przesunięcia przekraczają 5 %, zgodnie z zapisami Umowy
o
udzielenie wsparcia finansowego, proszę o akceptację przedstawionych zmian.
Przykłady wniosku o zmianę
ZMIANA TERMINU
Ze względu na opóźnienia w dostawie zamówionego sprzętu wnioskuję o wydłużenie terminu wydatkowania środków finansowych do dnia...
WYJAŚNIENIA...
...
Proszę o akceptację powyższej zmiany terminu wydatkowania środków zgodnie z
załączonym harmonogramem rzeczowo-finansowym oraz sporządzenie stosownego Aneksu do Umowy na otrzymanie wsparcia finansowego
Dokumenty do rozliczenie wydatków
Rozliczenie poniesionych wydatków na rozwój przedsiębiorczości Uczestnik projektu powinien przedstawić Beneficjentowi najpóźniej w terminie 30 dni kalendarzowych od dnia zakończenia wydatkowania środków wskazanych w umowie na otrzymanie wsparcia finansowego.
Uczestnik projektu składa:
• Oświadczenie o dokonaniu zakupu towarów lub/i usług zgodnie z biznesplanem
• Zestawienie wydatków w ramach wsparcia finansowego
• Zestawienie parametrów technicznych lub jakościowych zakupionych towarów
• Inne dokumenty potwierdzające poniesienie wydatków (sprzęt używany, w obcej walucie)
Dokumenty potwierdzające poniesienie wydatków
–kopie faktur lub innych dokumentów księgowych o równoważnej wartości dowodowej, (rachunki, umowy kupna)
–kopie dokumentów potwierdzających odbiór urządzeń lub wykonanie prac, (protokoły odbioru)
–kopie wyciągów bankowych z rachunku Uczestnika projektu lub przelewów bankowych potwierdzających dokonanie płatności,
Opis dokumentów księgowych
Kopie wszystkich dokumentów, o których mowa wyżej:
– muszą być oznaczone datą i potwierdzone przez Uczestnika projektu za zgodność z oryginałem,
– data sprzedaży, płatności i data wystawienia faktury nie mogą być wcześniejsze niż data rozpoczęcia działalności gospodarczej i późniejsze niż data zakończenia wydatkowania środków, wskazana w umowie na otrzymanie wsparcia finansowego.
– na odwrocie powinien widnieć opis zgodny ze wzorem opisu dokumentu księgowego
Wzór opisu dokumentu – wsparcie finansowe
Nr umowy na otrzymanie wsparcia finansowego ..../WF/2013 w ramach projektu „Moja Firma – Moją Szansą II”
Zakupu …………( nazwa z faktury)….. poz
….
( numer pozycji na fakturze )…… dokonano w ramach pozycji nr ...harmonogramu rzeczowo-finansowegoKwota kwalifikowana ...złotych
Kwota niekwalifikowana ...złotych
Sprawdzono pod względem merytorycznym dnia ….. ... podpis …………...
Sprawdzono pod względem formalnym i rachunkowym dnia …... podpis…...
Rozliczenie zakupu sprzętu używanego
- sprzedający sprzęt musi wystawić Deklarację pochodzenia według załączonego wzoru zawierającą m.in. datę zakupu, miejsce zakupu, dane zakupującego – jego nazwę i adres, ponadto sprzedający sprzęt potwierdza w deklaracji, że w okresie ostatnich 7 lat używany sprzęt nie został zakupiony z pomocy krajowej lub wspólnotowej,
- cena zakupionego sprzętu używanego nie może przekraczać jego wartości rynkowej i musi być niższa niż koszt podobnego, nowego sprzętu przy czym wycenę wartości rynkowej sprzętu nabytego z drugiej reki można przeprowadzić w oparciu o oficjalne potwierdzenie wartości rynkowej używanego sprzętu przez rzeczoznawcę lub odniesienie do ceny zakupu nowego sprzętu (na podstawie faktury zakupu) i pomniejszenie jej o kwotę amortyzacji księgowej.
- sprzęt musi posiadać właściwości techniczne niezbędne do wdrażania i realizacji projektu i odpowiadać stosowanym normom i standardom, co potwierdza Uczestnik projektu na załączonym wzorze Oświadczenia stanie sprzętu używanego
WAŻNE
• Dopuszczalne formy płatności :
P-przelew - płatności można dokonać tylko na nr konta wskazany na fakturze K-karta,
G-gotówka, - konieczny jest zapis na dokumencie księgowym „ZAPŁACONO GOTÓWKĄ”
lub dokument KP ( Kasa Przyjmie)
• Płatności muszą być dokonywane z datą po wystawieniu dokumentu księgowego (faktury, rachunku) w przypadku zaliczek – faktura pro forma, albo faktura zaliczkowa. Jedyny wyjątek kiedy płatność może wystąpić przed dniem wystawienia faktury to zakupy przez Allegro i sklepy internetowe, co wynika ze stosowanej tam specyficznej procedury dokonywania płatności i sprzedaży
WAŻNE
• Przy płatnościach realizowanych przelewem w tytule przelewu należy wskazać NUMER FAKTURY/RACHUNKU, której dotyczy płatność. W przypadku zakupów przez internet:
-jeżeli sprzedający wymaga by w tytule zawarty był nr aukcji – należy dostarczyć do rozliczenia również wydruk aukcji.
-jeżeli płatność realizowana jest na podstawie zamówienia (nie ma jeszcze wystawionej faktury) – do rozliczenia należy dostarczyć kserokopię zamówienia
•Przy umowie cywilno-prawnej w przypadku płatności gotówką powinno być wystawione potwierdzenie odbioru gotówki przez sprzedającego
• W przypadku prac remontowo - budowlanych wymagany jest kosztorys sporządzony przez wykonawcę zawierający zakresu robót i ceny wraz z akceptacją uczestnika projektu oraz protokół odbioru wykonania prac .
Rozliczenie podatku VAT
Uczestnicy projektu rozliczają wydatki ponoszone w ramach dotacji na rozwój przedsiębiorczości w kwotach brutto (łącznie z podatkiem VAT) bez względu na fakt, czy są płatnikami podatku VAT czy też nie. Niemniej jednak, w momencie podpisania umowy na otrzymanie wsparcia finansowego, zobowiązują się do przeznaczenia całej kwoty środków uzyskanej w wyniku zwrotu zapłaconego podatku VAT na pokrycie wydatków związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą.
Zgodnie z zapisami Ustawy z dnia 26 lipca 1991r. o podatku od osób fizycznych Rozdział 3 art.
21 ust.1 pkt 137) środki finansowe otrzymane przez Uczestnika projektu jako pomoc udzielona w ramach programu finansowanego z udziałem środków europejskich są wolne od podatku dochodowego
Akceptacja rozliczenia – płatność końcowa
Warunkiem wypłaty płatności końcowej jest
• akceptacja przez Beneficjenta złożonych przez Uczestnika projektu dokumentów.
• kontrola na miejscu realizacji inwestycji potwierdzająca prawidłowa realizację inwestycji
W przypadku nieprawidłowości stwierdzonych podczas kontroli lub braków formalnych w złożonym dokumentach Beneficjent wzywa Uczestnika Projektu do uzupełnienia lub złożenia dodatkowych wyjaśnień w wyznaczonym terminie.
Niezłożenie przez Uczestnika Projektu wyjaśnień lub nieusunięcie braków w wyznaczonym terminie powoduje konieczność zwrotu całości środków finansowych.
Promocja projektu i informacja o współfinansowaniu
W miejscu prowadzenia działalności gospodarczej Uczestnik projektu winien zamieścić informacje np.: w formie tablicy, wydruku umieszczonego w antyramie lub naklejki (format nie mniejszy niż A5):
Firma ……….. powstała w ramach projektu „ Moja Firma Moją Szansą II”
realizowanego przez Środkowopomorską Radę Naczelnej Organizacji Technicznej w Koszalinie, Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
Działanie 6.2 Wsparcie oraz promocja przedsiębiorczości i samozatrudnienia Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki
Priorytet VI Rynek pracy otwarty dla wszystkich.
logo UE, POKL,
Zwrot środków
Jeżeli Uczestnik projektu wykorzystał całość lub część przyznanego wsparcia finansowego niezgodnie z przeznaczeniem, bez zachowania odpowiednich procedur lub pobrał całość lub część przyznanego wsparcia finansowego w sposób nienależny albo w nadmiernej wysokości, zobowiązany jest on do zwrotu tych środków odpowiednio w całości lub w części wraz z odsetkami w wysokości określonej jak dla zaległości podatkowych, w terminie i na rachunek wskazany przez Beneficjenta. W przypadku likwidacji działalności gospodarczej w okresie 12 miesięcy od rozpoczęcia działalności gospodarczej, Uczestnik projektu zobowiązany jest powiadomić Beneficjenta o tym fakcie w terminie 7 dni. Równoważne jest to ze zwrotem dotacji wraz z odsetkami.
Odsetki od przyznanego wsparcia finansowego wykorzystanego niezgodnie z przeznaczeniem, bez zachowania odpowiednich procedur lub pobranego w sposób nienależny albo w nadmiernej wysokości, są naliczane od dnia przekazania nieprawidłowo wykorzystanego lub pobranego wsparcia finansowego.
Wsparcie pomostowe – zasady wydatkowania
Uczestnik Projektu jest zobowiązany do wydatkowania podstawowego wsparcia pomostowego z najwyższym stopniem staranności oraz zgodnie z postanowieniami Umowy/aneksu na udzielenie podstawowego wsparcia pomostowego
Finansowe wsparcie pomostowe przekazywane jest w formie bezpośredniego i comiesięcznego dofinansowania w formie zaliczki na konto Beneficjenta Pomocy wskazane w umowie na otrzymanie podstawowego wsparcia pomostowego i / lub aneksu do w/w umowy. Przekazanie kolejnego miesięcznego dofinansowania w formie zaliczki w wysokości 800 zł uzależnione jest od ROZLICZENIA MINIMUM 70% WYDATKÓW Z POPRZEDNIEGO MIESIĄCA.
Katalog wydatków – wsparcie pomostowe
• koszty ZUS/KRUS,
• koszty administracyjne (w tym koszty czynszu lub wynajmu pomieszczeń bezpośrednio związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą),
• koszty eksploatacji pomieszczeń (w tym m.in. opłaty za energię elektryczną, cieplną, gazową i wodę),
• koszty usług pocztowych,
• koszty usług księgowych,
• koszty usług prawnych,
• koszty telefonu i Internetu ,
• koszty materiałów biurowych,
• koszty działań informacyjno-promocyjnych
Zmiany – obowiązek uzyskania akceptacji
Wszelkie zmiany Umowy wymagają aneksu w formie pisemnej, pod rygorem nieważności ( np. rozszerzenie lub zawężenie katalogu wydatków wskazanych we wniosku)
Jeżeli wniosek o zmianę Umowy pochodzi od Uczestnika projektu, musi on przedstawić ten wniosek Beneficjentowi nie później niż w terminie 7 dni kalendarzowych przed dniem, w którym zmiana ta powinna wejść w życie
Środki przeznaczone na wydatki, które nie zostały udokumentowane oraz
nie zostały wskazane we wniosku o przyznanie wsparcia pomostowego)
podlegają zwrotowi.
Przesunięcia dotyczące kwot wydatków
Możliwe jest ponoszenie wydatków w wysokości innej niż wskazane we wniosku o udzielenie wsparcia pomostowego i dokonywanie przesunięć środków pomiędzy poszczególnymi pozycjami wydatków ujętych w wniosku .
W tym przypadku w Zestawieniu wydatków w ramach wsparcia pomostowego należy przedstawić stosowne wyjaśnienia dotyczące powstałych rozbieżności.
Jednocześnie Uczestnik projektu nie później niż w terminie 20 dni kalendarzowych od zakończenia okresu jaki został przewidziany dla wsparcia pomostowego (tj. 6 miesięcy od dnia rozpoczęcia działalności gospodarczej) składa kumulatywne zestawienie wszystkich wydatków poniesionych w okresie 6 m-cy w ramach poszczególnych kategorii wydatków na podstawie którego przygotowany zostanie Aneks do umowy na udzielenie podstawowego wsparcia pomostowego
Warunki rozliczenia wsparcia pomostowego
Warunkiem uznania wydatków, poniesionych w ramach wsparcia pomostowego, za kwalifikowalne oraz wypłaty kolejnej miesięcznej transzy dotacji pomostowej jest:
1. wydatkowanie środków w ramach wsparcia zgodnie z wnioskiem o udzielenie
podstawowego wsparcia pomostowego w wysokości pomostowego minimum 70%;
2. udokumentowanie ciągłości prowadzenia działalności gospodarczej poprzez złożenie kopii wyciągów bankowych z rachunku Uczestnika projektu lub przelewów bankowych
potwierdzających dokonanie płatności składki na ubezpieczenia społeczne za poprzedni miesiąc
3. prawidłowe rozliczenie wydatków poniesionych w poprzednim miesiącu na podstawie
złożonego przez Uczestnika projektu miesięcznego Zestawienia wydatków w ramach wsparcia pomostowego podstawowego według załączonego wzoru , wraz z
dokumentami potwierdzającymi ich poniesienie,
Dokumenty do rozliczenia wsparcia pomostowego
Uczestnik projektu ma obowiązek dostarczyć poniższe dokumenty do biura projektu w terminie 10 dni od zakończenia miesiąca, którego dotyczy rozliczenie miesięcznego Zestawienia wydatków w ramach wsparcia pomostowego podstawowego, wraz z dokumentami potwierdzającymi ich poniesienie, takimi jak:
–kopie faktur lub innych dokumentów księgowych o równoważnej wartości dowodowej, , przy czym kopie wszystkich dokumentów muszą być opisane na odwrocie zgodnie z załączonym wzorem opisu dokumentu księgowego
–kopie wyciągów bankowych z rachunku Uczestnika projektu lub przelewów bankowych potwierdzających dokonanie płatności,
–kopie innych dokumentów potwierdzających prawidłowe wydatkowanie środków w ramach udzielonego wsparcia pomostowego
Opis dokumentów księgowych
Kopie wszystkich dokumentów, o których mowa powyżej:
• muszą być oznaczone datą i potwierdzone przez Beneficjenta Pomoc za zgodność z oryginałem,
• data sprzedaży, płatności i data wystawienia faktury powinny dotyczyć danego okresu rozliczeniowego (danego miesiąca) i nie mogą przekroczyć 6/12 miesięcy od dnia rozpoczęcia działalności gospodarczej,
• na odwrocie powinien widnieć opis zgodny ze wzorem opisu dokumentu księgowego- wsparcie pomostowe
Wzór opisu dokumentu – wsparcie pomostowe
Nr umowy na udzielenie wsparcia pomostowego... ..../WP/2013 w ramach projektu „Moja Firma – Moją Szansą II”
Zakupu …………( nazwa z faktury)….. poz .. ( numer pozycji na fakturze)…… dokonano w ramach kategorii wydatków numer ….. zawartych we wniosku o udzielenie wsparcia pomostowego
Kwota kwalifikowana... złotych
Kwota niekwalifikowana... złotych
Sprawdzono pod względem merytorycznym dnia ….. ... podpis …………...
Sprawdzono pod względem formalnym i rachunkowym dnia …...podpis…...
WAŻNE
• Data wystawienia dokumentu księgowego i płatność powinny zawierać się w danym okresie rozliczeniowym
• Przy płatnościach w ostatnim dniu miesiąca (lub w piątek przed ostatnim weekendem) istnieje ryzyko, iż operacja nie zastanie zaksięgowana w danym miesiącu, co może uniemożliwić jej rozliczenie
• Zalecane jest, aby składki ZUS płacone były w danym miesiącu
rozliczeniowym ( np. za wrzesień – do 30 września) umożliwi to rozliczenie
wszystkich 6 składek
Możliwość składania wyjaśnień i uzupełnień
W przypadku stwierdzenia braków formalnych w złożonym przez Beneficjenta Pomocy zestawieniu poniesionych wydatków, Beneficjent wzywa Beneficjenta Pomocy do jego uzupełnienia lub złożenia dodatkowych wyjaśnień w
wyznaczonym terminie.
Niezłożenie przez Beneficjenta Pomocy wyjaśnień, lub nieusunięcie braków w
wyznaczonym terminie powoduje konieczność zwrotu przekazanego Beneficjentowi Pomocy wsparcia pomostowego.
Przekazanie środków na konto Beneficjenta pomocy nastąpi po przekazaniu Beneficjentowi prawidłowo wykonanego zestawienia poniesionych wydatków.
Kontrole i monitoring
Uczestnik projektu zobowiązany jest poddać się monitoringowi i kontroli uprawnionych organów w zakresie prawidłowości wydatkowania przyznanych środków finansowych oraz prowadzenia działalności gospodarczej.
•kontrola będzie przeprowadzona co najmniej 2 razy w okresie 12 miesięcy od momentu rozpoczęcia działalności gospodarczej
•monitoring uruchamianej działalności gospodarczej w ramach projektu będzie prowadzony przez okres 12 miesięcy od dnia jej rozpoczęcia. Wizyty monitorujące będą przeprowadzone przez Beneficjenta co najmniej 2 razy w okresie 12 miesięcy od momentu rozpoczęcia działalności gospodarczej.
Z każdej kontroli i wizyty monitorującej zostanie sporządzony protokół zawierający podstawowe wnioski i spostrzeżenia bądź zalecenia pokontrolne.
Kontrole i monitoring
Uczestnik projektu zobowiązany jest niezwłocznie powiadomić Beneficjenta o wszelkich okolicznościach, mogących zakłócić lub opóźnić prawidłowe prowadzenie działalności gospodarczej i wydatkowanie środków na rozwój przedsiębiorczości.
Uczestnik projektu, na żądanie Beneficjenta, zobowiązany jest do przedłożenia dokumentów poświadczających prowadzenie działalności, również po upływie 12 miesięcy od momentu jej rozpoczęcia. Ma to na celu potwierdzenie wywiązania się z obowiązku prowadzenia działalności gospodarczej przez wymagany okres.
