ZP Usługi pocztowe. Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia. Świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym

(1)

Załącznik nr 3 do SIWZ Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia

Świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych

rejestrowanych i nierejestrowanych

Zamawiający powierza, a Wykonawca przyjmuje do wykonania usługę polegającą na przyjęciu, przemieszczeniu i doręczeniu, a w razie niemożności doręczenia do zwrotu Zamawiającemu przesyłek w kraju i zagranicą, w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (Dz. U. z 2012, poz. 1529),

1. Przez przesyłki pocztowe, będące przedmiotem zamówienia rozumie się przesyłki listowe:

1) zwykłe - przesyłki nierejestrowane nie będące przesyłkami najszybszej kategorii w obrocie krajowym i zagranicznym,

2) zwykłe priorytetowe - przesyłki nierejestrowane najszybszej kategorii w obrocie krajowym i zagranicznym,

3) polecone - przesyłki rejestrowane nie będące przesyłkami najszybszej kategorii w obrocie krajowym i zagranicznym,

4) polecone priorytetowe - przesyłki rejestrowane najszybszej kategorii w obrocie krajowym i zagranicznym,

5) polecone za zwrotnym potwierdzeniem odbioru (ZPO) - przesyłki nie będące przesyłkami najszybszej kategorii przyjęte za potwierdzeniem nadania i doręczone za pokwitowaniem odbioru w obrocie krajowym i zagranicznym,

6) polecone priorytetowe za zwrotnym potwierdzeniem odbioru (ZPO) – przesyłki najszybszej kategorii przyjęte za potwierdzeniem nadania i doręczone za pokwitowaniem odbioru w obrocie krajowym i zagranicznym,

7) gabaryt A - to przesyłki listowe o wymiarach:

minimum - wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x 140 mm, maksimum - żaden z wymiarów nie może przekroczyć wysokości 20 mm, długości 325 mm, szerokości 230 mm,

8) gabaryt B - to przesyłki listowe o wymiarach:

minimum - jeśli choć jeden z wymiarów przekracza wysokość 20 mm lub długość 325 mm lub szerokość 230 mm,

maksimum - suma długości, szerokości i wysokości 900 mm, przy czym największy z tych wymiarów nie może przekroczyć 600 mm.

(2)

2. Przez paczki pocztowe rozumie się:

1) paczki zwykłe - rejestrowane nie będące paczkami najszybszej kategorii, 2) priorytetowe - rejestrowane najszybszej kategorii,

3) ze zwrotnym poświadczeniem odbioru (ZPO)- paczki pocztowe rejestrowane zwykłe i priorytetowe przyjęte za pokwitowaniem przyjęcia i doręczane za pokwitowaniem odbioru

3. W ramach kompleksowego świadczenia ww. usług Wykonawca zobowiązany będzie do wykonywania dodatkowo następujących czynności:

1) odbioru i dostarczania przesyłek, z/do siedziby Zamawiającego tj. Urząd Miasta Rzeszowa ul. Rynek 1, 35-064 Rzeszów,

2) odbiór odbywać się będzie w dniach od poniedziałku do piątku (dni robocze), na koszt Zamawiającego w godzinach: od 15:00 – 15:30,

3) dostarczanie wszelkich przesyłek, znajdujących się w skrytce pocztowej nr 1080, która mieści się w siedzibie Poczty Polskiej S.A., Urząd Pocztowy Rzeszów 1 przy ul.

Moniuszki 1, 35-017 Rzeszów, odbywać się będzie od poniedziałku do piątku, na koszt Wykonawcy, w godzinach: od 07:30 – 08:00, w taki sposób iż, odebrane przesyłki ze skrytki pocztowej, potwierdzone przez pracownika Wykonawcy w danym dniu , muszą dotrzeć do Zamawiającego w dniu potwierdzenia w godzinach jak wyżej.

4) nanoszenia na przesyłki rejestrowane nr przesyłki.

4. Ze względu na specyfikę przesyłek rejestrowanych Zamawiający wymaga przestrzegania przez Wykonawcę wymogów ustawowych w zakresie skutków nadania pisma (moc doręczenia) - w szczególności określonych następującymi przepisami:

1) art. 57 § 5 pkt 2 ustawy – Kodeks postępowania administracyjnego, termin uważa się za zachowany, jeżeli przed jego upływem pismo zostało nadane w polskiej placówce pocztowej operatora wyznaczonego,

2) art. 165 § 2 - Kodeks postępowania cywilnego, oddanie pisma procesowego w polskiej placówce pocztowej operatora wyznaczonego jest równoznaczne z wniesieniem go do sądu,

3) art. 12 § 6 pkt 2 - Ordynacja podatkowa, termin uważa się za zachowany, jeżeli przed jego upływem pismo zostało nadane w polskiej placówce pocztowej operatora wyznaczonego,

4) przepisy innych aktów prawnych odnoszących się do nadania przesyłek ze skutkiem zachowania terminu lub wniesienia pisma do sądu/organu administracji publicznej.

Zamawiający nie jest w stanie określić konkretnej ilości ww. przesyłek.

5. Zamawiający dopuszcza możliwość sporządzania odrębnego wykazu przesyłek

wymagających nadania u operatora wyznaczonego w dniu odbioru przesyłek. W razie konieczności Zamawiający oznaczy przesyłki tego rodzaju w sposób ustalony przez strony umowy.

(3)

6. Odbioru przesyłek dokonywać będzie upoważniony przedstawiciel Wykonawcy po okazaniu stosownego upoważnienia. Odbiór przesyłek przygotowanych do wyekspediowania będzie każdorazowo dokumentowany przez Wykonawcę pieczęcią, podpisem i datą w pocztowej książce nadawczej ( dot. przesyłek rejestrowanych ) i zestawienia ilościowego nadanych przesyłek nierejestrowanych ( zestawienie ilościowe przesyłek nierejestrowanych, Zamawiający dopuszcza możliwy wzór zestawienia autorstwa Wykonawcy )

7. Do nadawania przesyłek rejestrowanych Zamawiający będzie stosował książkę nadawczą własnego nakładu (Wzór A),

8. Do nadawania przesyłek rejestrowanych za zwrotnym potwierdzeniem odbioru Zamawiający będzie stosował zwrotne potwierdzenie odbioru według wzoru (Wzór B),

9. Zamawiający zastrzega sobie prawo do nadawania przesyłek do jednego adresata z dołączonym więcej niż jednym zwrotnym potwierdzeniem odbioru.

10. Zamawiający będzie wysyłał korespondencję tylko i wyłącznie we własnym imieniu. W każdej sytuacji to Zamawiający będący nadawcą musi figurować jako nadawca przesyłki.

Inne niewymienione a niezbędne do świadczenia usługi pocztowej czynności spoczywają na Wykonawcy, przy czym Wykonawcy nie przysługuje dodatkowe wynagrodzenie z tego tytułu.

11. Usługi pocztowe będące przedmiotem zamówienia świadczone będą przez Wykonawcę w oryginalnych kopertach przekazanych przez Zamawiającego .

12. Nadanie przesyłek następować będzie w dniu ich odbioru przez Wykonawcę od Zamawiającego w tym z zachowaniem w tym dniu wymogów określonych w ust.4

13. Przesyłki dostarczane będą przez Wykonawcę do każdego wskazanego miejsca w kraju i za granicą objętego Porozumieniem ze Światowym Związkiem Pocztowym.

14. Wykonawca będzie doręczał do Zamawiającego potwierdzenia odbioru przesyłki przez adresata niezwłocznie po dokonaniu doręczenia przesyłki, nie później niż 7 dni od daty doręczenia przesyłki (potwierdzenie odbioru winno zawierać datę odbioru i czytelny podpis odbiorcy).

15. Wykonawca zobowiązany jest doręczać przesyłki pocztowe w obrocie krajowym wymienione w ust. 21 z zachowaniem wskaźników czasu przebiegu przesyłek pocztowych w

obrocie krajowym określonych w rozporządzeniu Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 29 kwietnia 2013 r. w sprawie warunków wykonywania usług powszechnych przez operatora

wyznaczonego (Dz.U. 2013,545),

16. Pozostałe przesyłki w obrocie krajowym Wykonawca zobowiązany jest doręczać nie później niż w 4 dniu po dniu nadania w przypadku przesyłek listowych najszybszej kategorii, natomiast w przypadku przesyłek nie będących przesyłkami najszybszej kategorii nie później niż w 6 dniu po dniu nadania. Do tego czasu nie wlicza się dni ustawowo wolnych od pracy.

17. Wykonawca musi umożliwić nadanie we wskazanej placówce pocztowej przesyłek dostarczanych samodzielnie przez Zamawiającego, z siedziby Zamawiającego tj. Urząd Miasta Rzeszowa Rynek 1, 35-064 Rzeszów w godzinach od 13:00 do 22:00. Wskazana

(4)

placówka pocztowa nie może znajdować się w odległości (obliczonej w linii prostej) większej niż 2 km od budynku siedziby Zamawiającego.

18. W odniesieniu do przesyłek rejestrowanych w razie niemożności doręczenia przesyłki adresatowi Wykonawca przechowuje ją przez okres 14 dni w swojej placówce pocztowej.

Zawiadomienie o pozostawieniu przesyłki wraz z informacją o możliwości jego odbioru w miejscu wskazanym przez Wykonawcę w terminie siedmiu dni, licząc od dnia

pozostawienia zawiadomienia, umieszcza się w oddawczej skrzynce pocztowej lub, gdy nie

jest to możliwe, na drzwiach mieszkania adresata, jego biura lub innego pomieszczenia, w którym adresat wykonuje swoje czynności zawodowe, bądź w widocznym miejscu przy

wejściu na posesję adresata.

19. W przypadku niepodjęcia przesyłki w terminie siedmiu dni, pozostawia się powtórne zawiadomienie o możliwości odbioru przesyłki w terminie nie dłuższym niż czternaście dni od daty pierwszego zawiadomienia.

20. Po upływie terminu odbioru przesyłka zwracana jest Zamawiającemu wraz z podaniem przyczyny nieodebrania przez adresata (zgodnie art. 44 Kodeksu postępowania administracyjnego).

21. W przypadku nieobecności adresata, przedstawiciel Wykonawcy pozostawia

zawiadomienie (pierwsze awizo) o próbie dostarczenia przesyłki ze wskazaniem gdzie i kiedy adresat może odebrać list lub przesyłkę. Termin do odbioru przesyłki przez adresata wynosi 14 dni roboczych liczonych od dnia następnego po dniu pozostawienia pierwszego awizo, w tym terminie przesyłka jest „awizowana” dwukrotnie. Po upływie terminu odbioru, przesyłka zwracana jest Zamawiającemu wraz z podaniem przyczyny nie odebrania przez adresata.

22. Dla przesyłek za zwrotnym potwierdzeniem odbioru (ZPO) Wykonawca odnotowuje na druku potwierdzenia odbioru sposób doręczenia przesyłki, miejsce pozostawienia zawiadomienia o możliwości odbioru przesyłki w razie niemożności doręczenia przesyłki pod adresem wskazanym na przesyłce, przyczynę w razie niedoręczenia przesyłki, przyczynę braku potwierdzenia odbioru w przypadku skutecznego doręczenia przesyłki.

23. Przedmiot zamówienia obejmuje także zwrot Zamawiającemu niedoręczonych przesyłek niezwłocznie po wyczerpaniu możliwości ich doręczenia.

24. Rzeczywiste wynagrodzenie Wykonawcy będzie obliczane jako iloczyn ilości usług

zrealizowanych w zakończonym okresie rozliczeniowym oraz opłat, które określa Formularz Cenowy. Liczba ta będzie potwierdzana co do ilości i wagi na podstawie

dokumentów nadawczych lub oddawczych. Wynagrodzenie z tytułu wykonywania przedmiotu zamówienia będzie rozliczane w okresach rozliczeniowych odpowiadających miesiącom kalendarzowym. Zastrzega się, że w przypadku świadczenia usług nie ujętych w szczegółowym opisie przedmiotu Zamówienia, podstawą rozliczeń będą ceny zawarte w obowiązującym w dacie przyjęcia przesyłek cenniku opłat za usługi pocztowe świadczone przez Wykonawcę, w oparciu o przepisy ustawy Prawo Pocztowe z dnia 23 listopada 2012 r.

oraz międzynarodowe przepisy pocztowe.

25. Uiszczanie opłat od przesyłek pocztowych będzie następowało z dołu w formie opłaty skredytowanej. Zamawiający będzie umieszczał na przesyłce oznaczenie potwierdzające wniesienie opłaty za usługę w postaci napisu, nadruku lub odcisku pieczęci o treści ustalonej z Wykonawcą.

(5)

26. Cena podana przez Wykonawcę nie będzie podlegała zmianom przez okres realizacji zamówienia za wyjątkiem zmiany stawki VAT na usługi pocztowe,

27.Umowa zostanie zawarta na okres: od 01.01.2015 r. do 31.12.2015 r.

28.Wynagrodzenie pozostanie niezmienione do końca realizacji przedmiotu umowy (z wyj.

przypadku o którym mowa w pkt 26 i 29 )

29.Dopuszcza się zmianę umowy w zakresie upustów, w czasie trwania umowy.

30. Strony ustalają, że faktury będą wystawiane na: Gmina Miasto Rzeszów – Urząd Miasta Rzeszowa ul. Rynek 1 , 35-064 Rzeszów

31. Reklamacje z tytułu niewykonania usługi Zamawiający może zgłosić do Wykonawcy po upływie 14 dnia od nadania przesyłki rejestrowanej, nie później jednak, niż 12 miesięcy od dnia jej nadania. Termin udzielania odpowiedzi na reklamację nie może przekroczyć 30 dni od dnia otrzymania reklamacji.

32. Wykonawca zapewni Zamawiającemu możliwość stałego on-line śledzenia drogi przesyłki rejestrowanej poprzez internetową aplikację zawierającą pełną informację na temat statusu przesyłki.

32. Zamawiający zobowiązuje się do umieszczenia na przesyłkach listowych lub paczkach nazwy odbiorcy wraz z jego adresem (podany jednocześnie w pocztowej książce nadawczej), określając rodzaj przesyłki ( polecona, priorytet czy ze zwrotnym poświadczeniem odbioru - ZPO) oraz umieszczania na stronie adresowej każdej nadawanej przesyłki nadruku (pieczątki) określającej pełną nazwę i adres Zamawiającego,

33. Zamawiający zobowiązuje się do nadawania przesyłek w stanie uporządkowanym, przez co należy rozumieć:

a) dla przesyłek rejestrowanych – wpisanie każdej przesyłki do pocztowej książki nadawczej (własnego nakładu, wzór książki nadawczej – wzór A) w dwóch egzemplarzach, z których oryginał będzie przeznaczony dla Wykonawcy w celach rozliczeniowych, a kopia stanowić będzie dla Zamawiającego potwierdzenie nadania danej partii przesyłek,

34.Wykonawca musi zapewnić możliwość utrzymania awizacji w zakresie przesyłek zwracanych do Zamawiającego po wyczerpaniu możliwości ich doręczenia lub wydania odbiorcy za pośrednictwem placówek Wykonawcy, znajdujących się na terenie każdej gminy lub gminy sąsiedniej.

W celu potwierdzenia, że oferowane usługi odpowiadają wymaganiom określonym przez Zamawiającego przedłożyć należy oświadczenie Wykonawcy, w którym stwierdza, iż dysponuje na terenie każdej gminy punktem odbioru niedoręczonych pod adres przesyłek (awizowanych)

(6)

W poniższej tabeli znajdują się rodzaje przesyłek (usług pocztowych) jakie będą zlecane wykonawcy oraz średnie ilości danej korespondencji w skali roku. Zamawiający przyjął średnie roczne ilości przesyłek każdego rodzaju, w oparciu o analizę potrzeb i jako podstawę do wyliczenia ceny. Z zastrzeżeniem, że Zamawiający nie jest zobowiązany do realizowania podanych ilości przesyłek. Faktyczne ilości realizowanych przesyłek w skali roku mogą odbiegać od podanych średnich ilości. Wykonawcy nie przysługuje roszczenie o wykonanie ilości przesyłek określonych w Formularzu cenowym.

TABELA NR 1. Przesyłki listowe do 350 g

Lp. Rodzaj przesyłki

Zakładana ilość (krajowe)

1 2 3

1.

Rejestrowana

polecona‐ekonomiczna

A 4850 B 30

2.

Rejestrowana

polecona‐priorytetowa

A 62 B 20

3.

Rejestrowana z potwierdzeniem odbioru‐ekonomiczna

A 112000

B 50

4.

Rejestrowana z potwierdzeniem odbioru‐priorytetowa

A 320 B 27

(7)

TABELA NR 2. Przesyłki listowe powyżej 350g do 1000g

1 2 3

1.

Rejestrowana

polecona‐ekonomiczna

A 170 B 40

2.

Rejestrowana

polecona‐priorytetowa

A 15 B 6

3.

A 74 B 8

4.

A12 B 7

TABELA NR 3. Przesyłki listowe powyżej 1000g do 2000g

1 2 3

1.

Rejestrowana polecona‐

ekonomiczna

A 15 B 8

2.

Rejestrowana polecona‐

A 14

(8)

priorytetowa

B 6

3.

A 18 B 3

4.

A15 B 7

TABELA NR 4. Paczki Pocztowe w obrocie krajowym

1 2 3

1.

Ekonomiczna o wadze do 1000g

A – B ‐

2.

Priorytetowa o wadze do 1000g

A ‐ B ‐

3.

Ekonomiczna o wadze ponad 1000g do 2000g

A – 3 B ‐

4.

Priorytetowa o wadze ponad 1000g do 2000g

A – B ‐

5.

A – 18 B ‐ 0

6.

A ‐ 2 B ‐ 1

(9)

7.

A – 6 B ‐

8.

A ‐ 4 B ‐ 0

TABELA NR 5. Zwroty nieodebranych przesyłek – poleconych

1 2 3

1.

Ekonomiczna o wadze do 350g

A ‐ 26 B ‐ 8

2.

Priorytetowa o wadze do 350g

A ‐ 1 B

3.

A ‐ 2 B

4.

A ‐ 1 B

5.

A B

6.

A B

(10)

TABELA NR 6. Zwroty nieodebranych przesyłek – z potwierdzeniem odbioru

1 2 3

1. Ekonomiczna o wadze do 350g

A ‐ 2480 B ‐ 25

2. Priorytetowa o wadze do 350g

A ‐ 13 B

3. Ekonomiczna o wadze ponad 350g do 1000g

A ‐ 4 B

4. Priorytetowa o wadze ponad 350g do 1000g

A ‐ 1 B

5.

A B

6.

A B

(11)

TABELA NR 7 . Paczki pocztowe w obrocie zagranicznym

Zakładana

ilość (zagraniczne)

1 2 3

1.

Ekonomiczna o wadze od 1000g do 2000g

Europa ( łącznie z Cyprem, Rosją

i Izraelem )

A B

2.

A B

3.

Ekonomiczna o wadze

ponad 2000g do 5000g

A B

4.

Ekonomiczna o wadze

A B

5.

A B

6.

A B

7.

Ameryka Północna,

Afryka

A B

8.

A B

9.

Ekonomiczna o wadze

ponad 2000g do

A B

(12)

5000g

10.

Ekonomiczna o wadze

A B

11.

A B

12.

A B

13.

Ameryka Południowa,

Środkowa, Azja

A B

14.

A B

15.

Ekonomiczna o wadze

A B

16.

Ekonomiczna o wadze

A B

17.

A B

28.

A B

29.

Priorytetowa o wadze od 1000g do 2000g

Europa Niemcy, Węgry,

A B

(13)

30.

Słowacja, Francja, Norwegia, Dania, Włochy, Hiszpania, Rumunia, Holandia

A B

31.

Priorytetowa o wadze

A ‐ 4 B

32.

A B

33.

A B

34.

A B

35.

Ameryka Północna,

USA, Kanada A

B

36.

A B

37.

A ‐ 7 B

38.

A B

39.

A B

40. Priorytetowa o A

(14)

wadze ponad

15000g do 20000g B

41.

Ameryka Południowa,

Środkowa, Azja

A B

42.

A B

43.

A B

44.

A B

45.

A B

46.

A B

(15)

TABELA NR 8 . Przesyłki listowe rejestrowane w obrocie zagranicznym

Zakładana ilość (zagraniczne)

1 2 3

1.

Polecona priorytetowa za potwierdzeniem odbioru do 50g

A‐ 320 B‐7 C‐2 D‐3

2.

Polecona priorytetowa za potwierdzeniem odbioru ponad 50g do 100g

A‐2 B‐

C‐

D‐

3.

Polecona priorytetowa za potwierdzeniem odbioru ponad 100g do 350 g

A‐

B‐

C‐

D‐

4.

Polecona priorytetowa do 50g

A‐150 B‐38 C‐8 D‐10

5.

Polecona priorytetowa ponad 50g do 100g

A‐12 B‐3 C‐2 D‐1

6.

Polecona priorytetowa ponad 100g do 500 g

A‐5 B‐

(16)

C‐3 D‐

(17)

Przesyłki nierejestrowane

TABELA NR 9. Przesyłki listowe w obrocie krajowym do 350 g

1 2 3

1.

Zwykła‐ekonomiczna A ‐ 18590 B ‐ 50

2.

Zwykła‐priorytetowa A ‐ 62 B ‐ 25

TABELA NR 10. Przesyłki listowe w obrocie krajowym powyżej 350g do 1000g

1 2 3

1. Zwykła‐ekonomiczna

A ‐ 98 B ‐ 20

2. Zwykła‐priorytetowa

A ‐ 15 B ‐ 6

(18)

TABELA NR 11. Przesyłki listowe w obrocie krajowym powyżej 1000g do 2000g

1 2 3

1. Zwykła‐ekonomiczna

A ‐ 25 B ‐ 8

2. Zwykła‐priorytetowa

A ‐ 14 B ‐ 6

TABELA NR 12 . Przesyłki listowe nierejestrowane w obrocie zagranicznym

Zakładana ilość

(zagraniczne)

1 2 3

1.

Priorytetowa do 50g A‐128 B‐37 C‐25 D‐

2.

Priorytetowa ponad 50g do 100g

A‐

B‐

C‐

D‐

3.

Priorytetowa ponad 100g do 350 g

A‐25 B‐6

(19)

C‐

D‐

4.

A‐4 B‐

C‐

D‐

5.

A‐

B‐

C‐

D‐

6.

Priorytetowa ponad 1000g do 2000 g

A‐

B‐

C‐

D‐