ZARZĄDZENIE NR 4/2018 DYREKTORA GABINETU PREZYDENTA z dnia 18 grudnia 2018 r.

(1)

ZARZĄDZENIE NR 4/2018

DYREKTORA GABINETU PREZYDENTA z dnia 18 grudnia 2018 r.

w sprawie Regulaminu Organizacyjnego Gabinetu Prezydenta Urzędu Miasta Poznania.

Na podstawie § 27 ust. 1 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta Poznania, stanowiącego załącznik do Zarządzenia nr 9/2018/K Prezydenta Miasta Poznania z dnia 28 lutego 2018 r. w sprawie Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta Poznania ze zmianami zarządza się, co następuje:

§ 1

Nadaje się, stanowiący załącznik do zarządzenia, Regulamin Organizacyjny Gabinetu Prezydenta.

§ 2

Wykonanie zarządzenia powierza się pracownikom Gabinetu Prezydenta.

§ 3

Traci moc Zarządzenie nr 8/2017 Dyrektora Gabinetu Prezydenta z dnia 25 października 2017 r.

w sprawie Regulaminu Organizacyjnego Gabinetu Prezydenta Urzędu Miasta Poznania wraz z późniejszymi zmianami.

§ 4

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2019 r., po zatwierdzeniu przez Sekretarza Miasta Poznania.

p.o. Dyrektora Gabinetu Prezydenta (-)

Patryk Pawełczak

(2)

Załącznik do Zarządzenia nr 4/2018 DYREKTORA GABINETU PREZYDENTA z dnia 18 grudnia 2018 r.

REGULAMIN ORGANIZACYJNY

GABINETU PREZYDENTA

I. STRUKTURA ORGANIZACYJNA

§ 1

1. Pracą Gabinetu Prezydenta kieruje dyrektor przy pomocy zastępców:

1) ds. reprezentacyjno-protokolarnych;

2) ds. promocji i komunikacji społecznej.

2. Zastępca dyrektora ds. reprezentacyjno-protokolarnych pełni jednocześnie funkcję szefa protokołu dyplomatycznego.

3. Zastępcy dyrektora podlegają dyrektorowi Gabinetu.

4. Przy wykonywaniu zadań Gabinet stosuje zatwierdzone procesy zgodne z normą ISO 9001:2015.

§ 2

Gabinet dzieli się na następujące oddziały i stanowiska pracy:

1) Oddział Reprezentacji Prezydenta oraz Zastępców Prezydenta:

a) kierownik Oddziału,

b) stanowisko ds. organizacji i obsługi spotkań, c) stanowisko ds. obsługi sekretariatu;

2) Oddział Promocji:

b) stanowisko ds. nadzoru nad Systemem Identyfikacji Wizualnej Miasta, c) stanowisko ds. koordynacji promocji,

d) stanowisko ds. projektów graficznych;

3) Biuro Prasowe:

a) kierownik Biura,

b) stanowisko ds. współpracy z mediami,

(3)

c) stanowisko ds. obsługi mediów społecznościowych;

4) Oddział Komunikacji Społecznej:

b) stanowisko ds. komunikacji społecznej;

5) Pełnomocnik Prezydenta Miasta Poznania ds. przeciwdziałania wykluczeniom;

6) Rzecznik prasowy Prezydenta i Urzędu;

7) Doradca Prezydenta Miasta Poznania;

8) stanowisko ds. obsługi asystenckiej Prezydenta;

9) stanowisko ds. obsługi asystenckiej Zastępcy Prezydenta;

10) stanowisko ds. obsługi finansowej;

11) stanowisko ds. administracyjnych i obsługi sekretariatu;

12) stanowisko ds. obsługi protokolarnej;

13) stanowisko ds. obsługi organizacyjnej Prezydenta.

§ 3

1. Dyrektor organizuje wykonanie zadań należących do Gabinetu oraz reprezentuje go na zewnątrz.

2. Dyrektor sprawuje bezpośredni nadzór nad:

1) Pełnomocnikiem Prezydenta Miasta Poznania ds. przeciwdziałania wykluczeniom;

2) Rzecznikiem prasowym Prezydenta i Urzędu;

3) Biurem Prasowym;

4) stanowiskiem ds. obsługi finansowej;

5) stanowiskiem ds. administracyjnych i obsługi sekretariatu.

3. Zastępca dyrektora ds. reprezentacyjno-protokolarnych sprawuje bezpośredni nadzór nad:

1) Oddziałem Reprezentacji Prezydenta oraz Zastępców Prezydenta;

2) stanowiskiem ds. obsługi protokolarnej;

3) stanowiskiem ds. obsługi asystenckiej Zastępcy Prezydenta;

4) stanowiskiem ds. obsługi organizacyjnej Prezydenta.

4. Zastępca dyrektora ds. promocji i komunikacji społecznej sprawuje bezpośredni nadzór nad:

1) Oddziałem Promocji;

2) Oddziałem Komunikacji Społecznej.

5. Doradca Prezydenta Miasta Poznania merytorycznie podlega Prezydentowi, a organizacyjnie dyrektorowi Gabinetu.

6. Stanowisko ds. obsługi asystenckiej Prezydenta merytorycznie podlega Prezydentowi, a organizacyjnie dyrektorowi Gabinetu.

(4)

§ 4

Podczas nieobecności dyrektora Gabinetu jego zadania wynikające z Regulaminu Organizacyjnego Gabinetu Prezydenta i zarządzeń Prezydenta wykonuje w pierwszej kolejności zastępca dyrektora ds. promocji i komunikacji społecznej, a następnie zastępca dyrektora ds. reprezentacyjno-protokolarnych.

§ 5

Schemat struktury organizacyjnej Gabinetu i zasady podporządkowania stanowisk pracy przedstawia załącznik nr 1 do Regulaminu.

II ZAKRES DZIAŁANIA GABINETU

§ 6

1. Gabinet Prezydenta zapewnia obsługę organizacyjną Prezydenta i Zastępców Prezydenta.

Prowadzi protokół dyplomatyczny, zapewnia asystenturę Prezydentowi oraz Zastępcom Prezydenta. Gabinet podejmuje działania z zakresu komunikacji społecznej, wspiera i organizuje procesy partycypacji społecznej, w tym konsultacje społeczne i Poznański Budżet Obywatelski oraz zadania społeczne realizowane w ramach inicjatyw oddolnych. Koordynuje badania i analizy dotyczące opinii i potrzeb oraz postaw społecznych mieszkańców Miasta.

Wykonuje obsługę prasową Prezydenta i Urzędu. Prowadzi kampanie społeczne i informacyjne kształtujące pozytywny wizerunek Miasta oraz współorganizuje imprezy z udziałem władz Miasta. Udziela wsparcia organizatorom wydarzeń odbywających się w mieście i podejmuje inicjatywę w zakresie organizacji wydarzeń istotnych dla życia Miasta.

Gabinet podejmuje działania z zakresu promocji nastawione na budowanie silnej marki Miasta Poznania, poprzez inicjowanie i inspirowanie przedsięwzięć promocyjnych, ocenę i koordynację działań promocyjnych realizowanych przez wydziały Urzędu, miejskie jednostki organizacyjne i inne podmioty, którym powierzono te zadania oraz współpracę z innymi podmiotami zewnętrznymi, które wpływają na kształtowanie wizerunku Miasta.

Gabinet realizuje zadania zmierzające do stworzenia jednolitego wizerunku Miasta Poznania.

Do Gabinetu należą sprawy związane z przeciwdziałaniem nierównemu traktowaniu grup społecznych.

2. Do zadań Gabinetu należy w szczególności:

1) w zakresie reprezentacji Prezydenta oraz Zastępców Prezydenta:

a) obsługa asystencka Zastępców Prezydenta,

b) obsługa sekretariatów Prezydenta i Zastępców Prezydenta,

c) nadzór nad organizacją zastępstw w sekretariatach Prezydenta i Zastępców Prezydenta,

d) prowadzenie korespondencji okolicznościowej,

(5)

e) udzielanie patronatów i udział w komitetach honorowych,

f) redagowanie okolicznościowych komunikatów prasowych (nekrologi), g) podejmowanie współpracy z organizatorami wydarzeń istotnych dla Miasta.

2) w zakresie komunikacji społecznej:

a) aktywizacja mieszkańców i lokalnych społeczności,

b) organizacja i wspieranie procesów partycypacji społecznej, w tym konsultacji społecznych i Poznańskiego Budżetu Obywatelskiego,

c) tworzenie oraz koordynowanie programu Centrów Inicjatyw Lokalnych,

d) procedowanie przy zlecaniu zadań publicznych w zakresie rozwoju wspólnot lokalnych,

e) organizacja i wspieranie działań społecznych realizowanych w ramach inicjatyw oddolnych,

f) upowszechnianie oraz promocja „dobrych praktyk” w zakresie partycypacji społecznej, współpracy samorządu ze społecznością lokalną oraz zwiększanie świadomości obywatelskiej,

g) podejmowanie działań i prowadzenie kampanii edukacyjnej i społecznej z zakresu wyrównywania szans, promowania idei równości i różnorodności oraz przeciwdziałania wykluczeniu społecznemu,

h) współpraca z radami osiedli, organizacjami pozarządowymi w zakresie organizacji wydarzeń istotnych dla życia Miasta oraz wspierających aktywność obywatelską, i) koordynowanie badań i analiz dotyczących opinii i potrzeb oraz postaw społecznych

mieszkańców Miasta;

3) w zakresie promocji Miasta:

a) koordynacja działań promocyjnych, monitorowanie, opiniowanie i nadzór merytoryczny nad realizacją tych działań przez wydziały Urzędu, miejskie jednostki organizacyjne i inne podmioty, którym powierzono ich realizację,

b) prowadzenie kampanii społecznych i informacyjnych,

c) budowanie sieci partnerów promocji Miasta w ramach współpracy z organami samorządu terytorialnego i administracji rządowej, instytucjami kulturalnymi i naukowymi, innymi podmiotami publicznymi i prywatnymi, jak również przedstawicielami strategicznych branż rozwojowych Miasta i środowiskami opiniotwórczymi,

d) współpraca ze środkami masowego przekazu w zakresie promocji Miasta,

e) uzgadnianie planów imprez i innych działań promujących Miasto proponowanych przez niezależnych organizatorów,

(6)

f) monitorowanie i opiniowanie budżetów promocyjnych komórek organizacyjnych Urzędu i miejskich jednostek organizacyjnych,

g) obsługa wniosków o udzielanie zgody na posługiwanie się symbolami Poznania, h) doradztwo i nadzór nad systemem identyfikacji wizualnej w Urzędzie i miejskich

jednostkach organizacyjnych,

i) koordynacja i nadzór nad realizacją zadań z zakresu rozwoju i promocji turystyki w Mieście (uiszczanie składek członkowskich);

4) w zakresie obsługi prasowej Prezydenta i Urzędu:

a) zapewnienie dziennikarzom pierwszego kontaktu z Urzędem i wybranymi miejskimi jednostkami organizacyjnymi,

b) zabezpieczenie ciągłej i bieżącej obsługi prasowej Prezydenta i Urzędu, c) organizowanie współpracy mediów z władzami Miasta, wydziałami Urzędu,

d) organizowanie wydarzeń dla mediów z udziałem Prezydenta i przedstawicieli Urzędu,

e) redagowanie komunikatów prasowych,

f) zarządzanie obecnością Miasta w mediach społecznościowych oraz na portalu informacyjnym Miasta w zakresie przewidzianym dla Biura Prasowego,

g) koordynowanie i dokumentowanie obecności władz Miasta w mediach;

informowanie mieszkańców o działaniach podejmowanych przez Miasto Poznań;

5) w zakresie protokołu dyplomatycznego:

a) obsługa protokolarna spotkań oficjalnych oraz wizyt zagranicznych, b) prowadzenie oficjalnej korespondencji dyplomatycznej,

c) współpraca z ambasadami i przedstawicielstwami Rzeczypospolitej Polskiej za granicą, z ambasadami państw obcych w Polsce, z Ministerstwem Spraw Zagranicznych, innymi ministerstwami, a także z Kancelarią Prezesa Rady Ministrów i Kancelarią Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej w zakresie koordynacji ważnych wydarzeń państwowych, wizyt zagranicznych odbywających się przy współudziale władz Miasta lub na terenie Poznania,

d) koordynowanie współpracy wydziałów i miejskich jednostek organizacyjnych Urzędu w zakresie organizacji obchodów świąt państwowych oraz rocznic historycznych,

e) koordynowanie działań wydziałów i miejskich jednostek organizacyjnych Urzędu w zakresie protokołu dyplomatycznego,

f) przygotowanie na wniosek Wydziału Organizacyjnego opinii o zasadności pochówku w alei zasłużonych,

6) realizacja strategii Rozwoju Miasta Poznania 2020+.

(7)

3. Gabinet realizuje zadania zgodnie ze zidentyfikowanymi procesami w ramach systemu zarządzania zgodnego z wymaganiami normy ISO 9001:2015:

1) PRD/PS-01 Obsługa organizacyjna Prezydenta i Zastępców Prezydenta w ramach kontaktów publicznych;

2) PRD/PS-02 Zarządzanie polityką informacyjną Prezydenta i UMP;

3) PRD/PS-03 Wspieranie inicjatyw oddolnych;

4) PRD/PS-04 Koordynacja promocji Miasta.

5. Gabinet realizuje cele ustalone dla Gabinetu poprzez działania:

1) budowanie silnej marki Miasta Poznania oraz stworzenie jednolitego wizerunku Miasta;

2) wspierania i rozwój procesów partycypacji społecznej;

3) kształtowanie poczucia identyfikacji mieszkańców z miastem;

4) kształtowanie polityki informacyjnej;

5) przeciwdziałanie wykluczeniu.

III. ZAKRES ZADAŃ ODDZIAŁÓW I STANOWISK PRACY

§ 7

1. Do zadań Oddziału Reprezentacji Prezydenta oraz Zastępców Prezydenta należy:

1) obsługa organizacyjna oficjalnych wydarzeń, przedsięwzięć i spotkań Prezydenta;

2) redagowanie tekstów okolicznościowych, zaproszeń, odpowiedzi na listy;

3) prowadzenie dokumentacji związanej z honorowymi patronatami Prezydenta i udziałem w komitetach honorowych;

4) redagowanie okolicznościowych komunikatów prasowych (nekrologi);

5) nawiązywanie i prowadzenie współpracy z organizatorami wydarzeń w Mieście;

6) koordynowanie przepływu informacji pomiędzy Prezydentem, Zastępcą Prezydenta, sekretariatem i wydziałami Urzędu;

7) przygotowywanie i opracowywanie informacji na polecenie Prezydenta, Zastępcy Prezydenta;

8) przygotowywanie i opracowywanie sprawozdań z prac Prezydenta i Urzędu na sesje Rady Miasta Poznania, w tym opracowanie sprawozdania rocznego;

9) współpraca z szefem protokołu dyplomatycznego, wydziałami i miejskimi jednostkami organizacyjnymi przy realizacji obchodów świąt państwowych, rocznic historycznych;

10) przygotowywanie projektu planu oraz danych do planu zamówień publicznych;

11) przygotowywanie dokumentacji i udzielanie zamówień publicznych (przygotowywanie umów, zamówień);

(8)

12) sporządzanie sprawozdań finansowych oraz z realizacji zamówień publicznych w zakresie realizowanych zadań;

13) opiniowanie wniosków związanych z udostępnianiem sal organizatorom zewnętrznym;

14) wykonywanie czynności związanych z obsługą sekretariatu Prezydenta, Zastępców Prezydenta, a w szczególności:

a) obsługa sekretariatu Prezydenta, Zastępców Prezydenta,

b) prowadzenie kalendarium zajęć Prezydenta, Zastępców Prezydenta,

c) rejestrowanie przesyłek wpływających w systemie informatycznym, przyjmowanie i przedkładanie korespondencji przychodzącej i wychodzącej, w tym poczty elektronicznej, oraz zapewnienie doręczenia tej korespondencji na stanowiska pracy lub właściwym wydziałom,

d) obsługa spotkań z zapraszanymi osobami,

e) udzielanie interesantom informacji w sprawach dotyczących działalności Prezydenta, Zastępców Prezydenta i funkcjonowania urzędu.

15) koordynowanie spraw związanych z wyjazdami krajowymi i zagranicznymi Prezydenta (przygotowywanie agend).

2. Do zadań Oddziału Promocji należy:

1) koordynacja działań promocyjnych, monitorowanie, opiniowanie i nadzór realizacji tych działań podejmowanych przez wydziały Urzędu, miejskie jednostki organizacyjne i inne podmioty, którym powierzono realizację tych zadań;

2) współpraca w zakresie promocji z organami samorządu terytorialnego i administracji rządowej, instytucjami kulturalnymi i naukowymi, innymi podmiotami publicznymi i prywatnymi, jak również przedstawicielami strategicznych branż rozwojowych Miasta i środowiskami opiniotwórczymi;

3) prowadzenie badań oraz analizowanie skuteczności promocji Miasta;

4) prowadzenie spraw związanych z pozyskiwaniem sponsorów, w tym zawieranie umów oraz nadzór nad ich realizacją;

5) uzgadnianie planów promocyjnych imprez i innych działań promujących Miasto, proponowanych przez niezależnych organizatorów;

6) nadzór i doradztwo w zakresie stosowania Systemu Identyfikacji Wizualnej dla Urzędu i miejskich jednostek organizacyjnych;

7) obsługa wniosków o udzielanie zgody na posługiwanie się symbolami Poznania;

8) koordynacja działań w celu należytego zabezpieczenia wartości niematerialnych Miasta (herb, logo, nazwa);

9) koordynacja działań promocyjnych oraz monitorowanie zastosowania w tych działaniach przyjętego Systemu Identyfikacji Wizualnej Urzędu Miasta Poznania;

(9)

10) monitorowanie zgodności z Systemu Identyfikacji Wizualnej materiałów promocyjnych i informacyjnych Miasta;

11) dbanie o zastosowanie Systemu Identyfikacji Wizualnej Miasta w kampaniach promocyjnych Miasta w kraju i za granicą;

12) prowadzenie badań oraz analizowanie skuteczności tworzenia wizerunku miasta poprzez spójne Systemu Identyfikacji Wizualnej;

13) organizacja przedsięwzięć promujących markę Miasta Poznania;

14) współpraca z Poznańską Lokalną Organizacją Turystyczną w zakresie promocji turystyki w Mieście;

15) opracowywanie i przygotowywanie materiałów promocyjnych i informacyjnych Miasta, zlecanie wykonania, zakupu i dystrybucji tych materiałów;

16) organizacja i zlecanie przeprowadzania kampanii promocyjnych Miasta w kraju i za granicą oraz nadzór nad ich realizacją;

17) współpraca ze środkami masowego przekazu w zakresie promocji Miasta;

18) kształtowanie wizerunku i marki Poznań;

19) współpraca z agencjami reklamowymi i PR;

20) działania w celu systematycznego zwiększania obecności Miasta Poznania w mediach ogólnopolskich i zagranicznych;

21) opiniowanie wniosków związanych z udostępnianiem dziedzińca organizatorom zewnętrznym;

24) sporządzanie sprawozdań finansowych i z realizacji zamówień publicznych w zakresie realizowanych zadań;

25) przygotowywanie materiałów graficznych o charakterze informacyjnym i promocyjnym na potrzeby druku i Internetu oraz tworzenie animacji i wizualizacji.

3. Do zadań Biura Prasowego należy:

1) przygotowanie i dystrybucja komunikatów prasowych i sprostowań;

2) obsługa strony internetowej Miasta, w zakresie przewidzianym dla Gabinetu Prezydenta;

3) przygotowywanie treści dla obsługiwanych kanałów dystrybucji informacji;

4) koordynowanie produkcji materiałów wideo/foto/audio i tekstów;

5) koordynowanie działań komunikacyjnych Prezydenta i Zastępców Prezydenta, wydziałów, miejskich jednostek organizacyjnych i spółek z udziałem Miasta;

6) gromadzenie i przetwarzanie informacji z jednostek związanych z Miastem;

7) przygotowywanie materiałów prasowych - artykuły, wywiady, reportaże etc.;

(10)

8) dostarczanie bieżących, najważniejszych informacji Prezydentowi, Zastępcom, rzecznikowi prasowemu (przegląd prasy, tematy dnia, materiały źródłowe, statystyki, ostrzeżenia itp.);

9) przygotowanie do publikacji i dystrybucji informacji związanych z codziennym i nadzwyczajnym funkcjonowaniem władz Miasta;

10) zapewnienie serwisu fotograficznego i wideo Prezydenta, Zastępców Prezydenta i Urzędu;

11) przygotowywanie (techniczne i merytoryczne) spotkań władz Miasta z mieszkańcami, dziennikarzami i wybranymi grupami społecznymi;

12) zapewnienie wsparcia merytorycznego władzom Miasta w zakresie współpracy z mediami;

13) organizowanie konferencji prasowych i spotkań z dziennikarzami;

14) koordynowanie i dokumentowanie obecności władz Miasta w mediach;

15) współpraca z rzecznikiem prasowym;

16) prowadzenie działań promocyjno-informacyjnych na stronach mediów społecznościowych zarządzanych przez Miasto Poznań;

17) wspieranie Gabinetu Prezydenta oraz innych wydziałów Urzędu w działaniach na łamach mediów społecznościowych;

18) moderowanie dyskusji w mediach społecznościowych;

19) dbanie o pozytywny wizerunek Miasta w internecie;

20) prowadzenie działań w celu zwiększania obecności Miasta w mediach społecznościowych;

23) sporządzanie sprawozdań finansowych i z realizacji zamówień publicznych w zakresie realizowanych zadań.

4. Do zadań Oddziału Komunikacji Społecznej należy:

1) koordynowanie i wspieranie zadań społecznych realizowanych w ramach inicjatyw oddolnych;

2) tworzenie, koordynowanie i wspieranie działań realizowanych w ramach programu Centra Inicjatyw Lokalnych, w tym w formie regrantingu;

3) procedowanie przy zlecaniu zadań publicznych w trybie ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, w zakresie działalności wspomagającej rozwój wspólnot lokalnych;

(11)

4) organizowanie działań, projektów i kampanii społecznych, edukacyjnych, informacyjnych i wizerunkowych, dotyczących aktywności i aktywizacji lokalnych społeczności, promowania idei równości i różnorodności oraz budowania społeczeństwa obywatelskiego, w tym działań współfinansowanych ze źródeł zewnętrznych;

5) udzielanie wsparcia dla kampanii społecznych i informacyjnych prowadzonych przez Miasto;

6) współpraca z instytucjami, organizacjami pozarządowymi i radami osiedli w zakresie realizowanych w Mieście akcji społecznych i informacyjnych oraz konsultacji społecznych;

7) wspieranie procesów partycypacji społecznej, w tym organizacja konsultacji

społecznych, Poznańskiego Budżetu Obywatelskiego, współpraca z wydziałami i miejskimi jednostkami organizacyjnymi Urzędu oraz podmiotami zewnętrznymi przy

opracowywaniu i realizacji projektów konsultacyjnych;

8) monitorowanie nastrojów społecznych i koordynowanie działań mediacyjnych zmierzających do rozwiązania konfliktów lokalnych i społecznych;

9) koordynowanie i analizowanie wyników badań i sondaży, w tym w zakresie postaw społecznych mieszkańców, przeprowadzanych na terenie Miasta, obsługa narzędzi komunikacyjnych;

10) podejmowanie działań mających na celu zwiększenie zaangażowania mieszkańców w działania realizowane przez Miasto z zakresu partycypacji oraz aktywności społecznej i obywatelskiej, dzięki wykorzystywaniu nowoczesnych narzędzi komunikacji (m. in.

portalu oraz mediów społecznych);

13) sporządzanie sprawozdań finansowych i z realizacji zamówień publicznych w zakresie realizowanych zadań;

14) przygotowywanie spotkań Prezydenta Miasta z mieszkańcami na terenie zamieszkiwanych przez nich osiedli, zgodnie z zarządzeniem Prezydenta Miasta Poznania w sprawie organizacji spotkań Prezydenta Miasta Poznania z mieszkańcami.

5. Do zadań Pełnomocnika Prezydenta Miasta Poznania ds. przeciwdziałania wykluczeniom należy:

1) realizowanie polityki Miasta w zakresie równego traktowania, w tym przeciwdziałanie dyskryminacji, w szczególności ze względu na płeć, światopogląd, wiek, narodowość, religię czy orientację seksualną;

(12)

2) opracowywanie i opiniowanie projektów uchwał i zarządzeń w zakresie zasady równego traktowania;

3) podejmowanie działań zmierzających do eliminacji lub ograniczenia skutków powstałych w wyniku naruszenia zasady równego traktowania;

4) podejmowanie działań zmierzających do eliminacji ograniczenia wykluczeń społecznych;

5) monitorowanie sytuacji w Mieście w zakresie przestrzegania zasady równego traktowania zwłaszcza w obszarze obejmującym zadania własne gminy;

6) promowanie, upowszechnianie i propagowanie problematyki równego traktowania m.in.

poprzez organizowanie szkoleń, debat, konferencji, akcji edukacyjnych i informacyjnych w zakresie równego traktowania;

7) współpraca z lokalnymi i krajowymi organizacjami społecznymi, w tym ze związkami zawodowymi i organizacjami pracodawców działającymi w obszarze przeciwdziałania różnym przejawom dyskryminacji;

8) opracowywanie we współpracy z wydziałami Urzędu Miasta Poznania oraz miejskimi jednostkami organizacyjnymi, rocznych lub wieloletnich strategii działań Miasta na rzecz równego traktowania;

9) reprezentowanie Prezydenta Miasta w kontaktach z instytucjami oraz organizacjami pozarządowymi, funkcjonującymi w obszarze problematyki społecznej i rodzinnej;

10) pozyskiwanie środków unijnych na realizację projektów dotyczących działań na rzecz równego traktowania;

11) współpraca z innymi pełnomocnikami działającymi w podobnej problematyce w Polsce i za granicą.

6.Do zadań zastępcy dyrektora ds. reprezentacyjno-protokolarnych pełniącego funkcję szefa protokołu dyplomatycznego należy:

1) czuwanie nad przebiegiem wizyt organizowanych przez Gabinet oraz nad przestrzeganiem ustalonego protokołu;

2) współpraca z ambasadami i przedstawicielstwami Rzeczypospolitej Polskiej za granicą, z ambasadami państw obcych w Polsce, z Ministerstwem Spraw Zagranicznych, innymi ministerstwami, a także z Kancelarią Prezesa Rady Ministrów i Kancelarią Prezydenta RP w zakresie koordynacji ważnych wydarzeń państwowych, wizyt zagranicznych odbywających się przy współudziale władz Poznania lub na terenie Poznania;

3) koordynowanie współpracy wydziałów i miejskich jednostek organizacyjnych Urzędu Miasta Poznania w zakresie organizacji obchodów świąt państwowych oraz rocznic historycznych;

(13)

4) koordynowanie działań wydziałów i miejskich jednostek organizacyjnych Urzędu Miasta Poznania w zakresie protokołu dyplomatycznego;

5) prowadzenie oficjalnej korespondencji dyplomatycznej Prezydenta Miasta Poznania;

6) przygotowanie na wniosek Wydziału Organizacyjnego opinii o zasadności pochówku w alei zasłużonych.

7. Do zadań Rzecznika prasowego Prezydenta i Urzędu należy:

1) zapewnienie kontaktu z dziennikarzami, w imieniu władz Miasta, Urzędu i wybranych jednostek miejskich;

2) osobiste wypowiadanie się w mediach lub podejmowanie decyzji o wyznaczeniu osoby do udzielania informacji w imieniu Prezydenta i Urzędu;

3) udział w spotkaniach wszystkich gremiów Urzędu podejmujących kluczowe decyzje oraz w spotkaniach z mediami;

4) udzielanie pomocy medialnej w sytuacjach kryzysowych;

5) ustalanie harmonogramu spotkań z mediami;

6) przygotowywanie listy tematów dnia dla Prezydenta i Zastępców;

7) prowadzenie telefonicznych konsultacji z mediami;

8) dostarczanie mediom dodatkowych materiałów po wystąpieniach Prezydenta, Zastępców Prezydenta, Sekretarza i Skarbnika;

9) przygotowywanie tekstów wystąpień Prezydenta.

8. Do zadań stanowiska ds. obsługi asystenckiej Prezydenta i Zastępcy Prezydenta należy:

1) obsługa organizacyjna spotkań Prezydenta i Zastępców Prezydenta, prowadzenie spraw związanych z wyjazdami krajowymi i zagranicznymi Zastępców Prezydenta (przygotowywanie agend);

2) redagowanie projektów tekstów okolicznościowych, komunikatów, zaproszeń i odpowiedzi na listy;

3) udział w spotkaniach oficjalnych i roboczych Prezydenta i Zastępców Prezydenta, sporządzanie notatek ze spotkań i ich przekazywanie wg właściwości merytorycznych;

4) ścisła współpraca z sekretariatami Prezydenta i Zastępców Prezydenta, koordynacja przepływu informacji pomiędzy sekretariatami i wydziałami merytorycznymi;

5) na polecenie Prezydenta i Zastępców Prezydenta udział w konferencjach, seminariach, spotkaniach;

6) przygotowywanie i opracowywanie informacji na polecenie Prezydenta i Zastępców Prezydenta.

(14)

1) 9. Do zadań stanowiska ds. obsługi finansowej należy:

1) opracowywanie i przygotowywanie projektu budżetu zadaniowego Gabinetu z zakresu działań organizacyjnych, wspieranie inicjatyw lokalnych, komunikacji społecznej oraz sporządzanie sprawozdań z jego wykonania w tym zakresie;

2) prowadzenie bieżącej kontroli realizacji budżetu oraz przygotowywanie wniosków dotyczących zmian planu finansowego Gabinetu;

3) prowadzenie rozliczeń finansowych wyjazdów służbowych pracowników Gabinetu oraz Prezydenta i Zastępców Prezydenta;

4) wykonywanie czynności związanych z obsługą finansową Gabinetu, opracowywanie dokumentów zgodnie z Instrukcją obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych;

5) prowadzenie ewidencji zleceń, porozumień i umów realizowanych w Gabinecie;

6) prowadzenie ewidencji zamówień udzielonych na podstawie art. 4 pkt 8 ustawy Prawo zamówień publicznych;

7) opiniowanie projektów planów oraz preliminarzy budżetowych opracowanych przez oddziały Gabinetu;

8) zbiorcze opracowywanie sprawozdań Gabinetu;

9) przygotowywanie do zatwierdzania przez Dyrektora Gabinetu planów finansowych oddziałów organizacyjnych Gabinetu;

10) wykonywanie czynności z zakresu opiniowania prawidłowego dysponowania środkami budżetowymi Gabinetu, z wyłączeniem zakresu kontroli i badań doraźnych zleconych przez Prezydenta.

10. Do zadań stanowiska ds. administracyjnych i obsługi sekretariatu należy:

1) obsługa organizacyjno-techniczna sekretariatu, w tym:

a) przyjmowanie, rejestrowanie, przedkładanie do dekretacji korespondencji wpływającej i jej rozdział na poszczególne oddziały i stanowiska pracy,

b) prowadzenie kalendarium zajęć Dyrektora Gabinetu, c) obsługa spotkań Dyrektora Gabinetu;

2) udzielanie interesantom informacji w sprawach dotyczących działalności Gabinetu i funkcjonowania Urzędu oraz zamieszczanie stosownych informacji na stronach BIP;

3) prowadzenie i aktualizacja zbioru informacji adresowych i telefonicznych niezbędnych dla pracy stanowisk w Gabinecie;

4) prowadzenie spraw osobowych i socjalnych pracowników Gabinetu w zakresie:

rozliczanie czasu pracy w systemie KSAT, ewidencji urlopów, zwolnień lekarskich, prowadzenie listy obecności;

5) przygotowywanie dokumentów kadrowych Gabinetu w zakresie zatrudniania pracowników, ocen okresowych, kierowania na szkolenia;

(15)

6) prowadzenie spraw dot. zaopatrzenia w materiały biurowe oraz zamawianie niezbędnych usług na rzecz Gabinetu;

7) prowadzenie spraw organizacyjnych Gabinetu dotyczących regulaminu organizacyjnego, kart stanowisk pracy, pełnomocnictw, upoważnień, dostępu do systemów informatycznych, rzeczowego wykazu akt;

8) koordynowanie i prowadzenie spraw związanych ze stażami i praktykami w Gabinecie;

9) pełnienie funkcji koordynatora ds. systemu zarządzania oraz prowadzenie za pomocą dedykowanego oprogramowania zestawienia ryzyka w Gabinecie, na zasadach zawartych w Zarządzeniu Prezydenta w sprawie zarządzania ryzykiem w Mieście Poznaniu;

10) prowadzenie spraw związanych z udostępnianiem informacji publicznej, w tym prowadzenie rejestru wniosków w Centralnym Rejestrze Wniosków o Udostępnienie Informacji Publicznej Urzędu Miasta Poznania, w zakresie kompetencji Gabinetu.

11. Do zadań stanowiska ds. obsługi protokolarnej należy:

1) redagowanie tekstów okolicznościowych, zaproszeń, odpowiedzi na listy;

2) przygotowywanie scenariuszy imprez, spotkań i uroczystości organizowanych oraz współorganizowanych przez władze Miasta;

3) współpraca z szefem protokołu dyplomatycznego w zakresie koordynowania współpracy jednostek organizacyjnych Urzędu Miasta Poznania przy realizacji obchodów świąt państwowych, rocznic historycznych;

4) opracowywanie projektów programu pobytu w Poznaniu delegacji zagranicznych, członków korpusu dyplomatycznego i konsularnego oraz osobistości życia publicznego;

7) sporządzanie sprawozdań finansowych oraz z realizacji zamówień publicznych w zakresie realizowanych zadań;

8) prowadzenie dokumentacji i spraw związanych z realizacją zadań szefa protokołu dyplomatycznego.

12. Do zadań stanowiska ds. obsługi organizacyjnej Prezydenta należy:

1) koordynacja działań związanych z udziałem Prezydenta w spotkaniach i uroczystościach;

2) obsługa sekretariatu Prezydenta;

3) rejestrowanie przesyłek wpływających w systemie informatycznym, przyjmowanie i przedkładanie korespondencji przychodzącej i wychodzącej, w tym poczty elektronicznej, oraz zapewnienie doręczenia tej korespondencji na stanowiska pracy lub właściwym wydziałom;

4) obsługa spotkań Prezydenta z zapraszanymi osobami;

(16)

5) udzielanie interesantom informacji w sprawach dotyczących działalności Prezydenta i funkcjonowania Urzędu;

6) przygotowywanie dokumentacji i udzielanie zamówień publicznych (przygotowywanie umów, zamówień).

13. Do zadań Doradcy Prezydenta Miasta Poznania należy:

1) doradztwo z zakresu: procesów decyzyjnych, inicjatyw Prezydenta, wizerunku Miasta;

2) udział w spotkaniach oficjalnych i roboczych Prezydenta.

§ 8

Liczba etatów w Gabinecie określona jest w załączniku nr 2 do Regulaminu.

IV. PODPISYWANIE PISM

§ 9

1. Dyrektor uprawniony jest do aprobaty i podpisywania pism, zgodnie z zasadami określonymi w Regulaminie Organizacyjnym Urzędu Miasta.

2. Dyrektor podpisuje dokumenty dotyczące spraw osobowych w Gabinecie Prezydenta w zakresie niezastrzeżonym dla Prezydenta, Sekretarza i innych uprawnionych osób.

3. Zastępcy dyrektora podpisują pisma w zakresie spraw należących do nadzorowanych komórek organizacyjnych i stanowisk.

4. Zastępcy dyrektora podpisują dokumenty podczas nieobecności dyrektora w kolejności określonej w § 4 regulaminu.

5. Kierownicy oddziałów podpisują pisma w ramach kompetencji oddziału wewnątrz struktury Urzędu.

V. PRZEPISY KOŃCOWE

§ 10

1. Dla zapewnienia jednolitego oznakowania akt Gabinet Prezydenta stosuje symbol „Prd”.

2. Dla rozróżnienia pism przygotowanych przez stanowiska pracy w Gabinecie, przyjęto następujące symbole:

1) Prd-I - Pełnomocnik Prezydenta Miasta Poznania ds. przeciwdziałania wykluczeniom;

2) Prd-II - stanowisko ds. administracyjnych i obsługi sekretariatu;

3) Prd-III - stanowisko ds. obsługi finansowej;

(17)

4) Prd-IV - Oddział Komunikacji Społecznej;

5) Prd-V - Biuro Prasowe;

6) Prd-VI - Oddział Promocji;

7) Prd-VII - stanowisko ds. obsługi asystenckiej Zastępcy Prezydenta;

8) Prd-X - stanowisko ds. obsługi protokolarnej;

9) Prd-XI - stanowisko ds. obsługi organizacyjnej Prezydenta;

10) Prd-XII - Oddział Reprezentacji Prezydenta oraz Zastępców Prezydenta;

3. Adres poczty elektronicznej Gabinetu Prezydenta (e-mail): prd@um.poznan.pl.

(18)

Załącznik nr 1 do Regulaminu Organizacyjnego Gabinetu Prezydenta