Gminny Żłobek w Długołęce

(1)

Załącznik nr 1

do zarządzenia nr 12/2014

Dyrektora Gminnego Żłobka w Długołęce

INSTRUKCJA KANCELARYJNA

Gminny Żłobek

w Długołęce

(2)

Spis Treści

ROZDZIAŁ 1 Przepisy ogólne.

ROZDZIAŁ 2Czynności kancelaryjne w systemie tradycyjnym

ROZDZIAŁ 3Postępowanie z dokumentacja w przypadku ustania działalności Gminnego Żłobka w Długołęce lub jego reorganizacji.

(3)

Rozdział 1 Przepisy ogólne

§ 1. Instrukcja kancelaryjna, zwana dalej „Instrukcją', określa szczegółowe zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych, postępowania z dokumentacją

wpływającą do Gminnego Żłobka w Długołęce oraz powstającą w Gminnym Żłobku w Długołęce, jeżeli przepisy szczególne nie stanowią inaczej.

§ 2. Ilekroć w Instrukcji jest mowa o:

1) Jednostce – należy przez to rozumieć Gminny Żłobek w Długołęce;

2) Dyrektorze – należy przez to rozumieć Dyrektora Gminnego Żłobka w Długołęce;

3) sprawie – należy przez to rozumieć zdarzenie lub stan rzeczy oraz podanie, pismo, dokument wymagający rozpatrzenia i podjęcia czynności służbowych;

4) aktach sprawy – należy przez to rozumieć całą dokumentację (tekstową, fotograficzną, rysunkową, filmową, dźwiękową, itp.) zawierającą informacje, które były, są lub mogą być istotne przy rozpatrywaniu danej sprawy;

5) przesyłce - należy przez to rozumieć dokumentację otrzymywaną i wysyłaną w każdy możliwy sposób, w tym dokumenty elektroniczne;

6) spisie spraw – to formularz służący do chronologicznego rejestrowania spraw wpływających lub rozpoczętych w jednostce w obrębie klasy z wykazu akt w roku kalendarzowym;

7) znaku sprawy – należy przez to rozumieć zespół symboli określających przynależność sprawy do określonej grupy spraw;

8) nośniku informatycznym – należy przez to rozumieć dyskietkę, płytę CD lub inny nośnik, na którym zapisano w formie elektronicznej treść dokumentu, pisma itp.;

9) systemie tradycyjnym — system wykonywania czynności kancelaryjnych, dokumentowania przebiegu załatwiania spraw, gromadzenia i tworzenia dokumentacji w postaci nie elektronicznej, z możliwością korzystania z narzędzi informatycznych do wspomagania procesu obiegu dokumentacji w tej postaci;

10) teczce aktowej — materiał biurowy używany w systemie tradycyjnym do przechowywania dokumentacji w postaci nie elektronicznej;

11) jednolitym rzeczowym wykazie akt – należy przez to rozumieć wykaz haseł rzeczowych oznaczonych symbolami klasyfikacyjnymi i kwalifikacją archiwalną akt;

12) pieczęci wpływu — odcisk pieczęci lub nadruk umieszczany na przesyłkach wpływających na nośniku papierowym, zawierający nazwę Żłobka, datę wpływu, podpis osoby przyjmującej oraz informację o liczbie załączników. A także nr z rejestru dziennika;

13) rejestr przesyłek przychodzących – to rejestr służący do ewidencjonowania w kolejności chronologicznej przesyłek otrzymywanych przez Gminny Żłobek w Długołęce;

14) rejestr przesyłek wychodzących – rejestr służy do ewidencjonowania w kolejności chronologicznej przesyłek wysyłanych przez żłobek;

(4)

§ 3. Czynności kancelaryjne Żłobka wykonywane są w systemie tradycyjnym.

§ 4. W żłobku obowiązuje bezdziennikowy system kancelaryjny oparty na jednolitym rzeczowym wykazie akt.

§ 5.Dokumentacja tworzona, gromadzona w żłobku dzieli się na tworzące akta sprawy i nietworzące akta sprawy.

§6.1. Dokumentacja tworząca akta spraw to dokumentacja, która została przyporządkowana do sprawy i otrzymała znak sprawy.

2. Znak sprawy jest stałą cechą rozpoznawczą całości akt danej sprawy.

3. Każde pismo dotyczące tej samej sprawy otrzymuje identyczny znak.

4. Znak sprawy zawiera następujące elementy:

1) oznaczenie Gminnego Żłobka w Długołęce;

2) symbol komórki organizacyjnej:

D – dyrektor K – Księgowość I - intendent

3) symbol klasyfikacyjny z wykazu akt;

4) kolejny numer sprawy, wynikający ze spisu spraw;

5) cztery cyfry roku kalendarzowego, w którym sprawa się rozpoczęła.

5. Poszczególne elementy znaku sprawy umieszcza się w kolejności, o której mowa w ust. 4 i oddziela kropką w następujący sposób: GZD.123.12.2013, gdzie:

1) GZD to oznaczenie Gminnego Żłobka w Długołęce;

2) 123 to symbol klasyfikacyjny z wykazu akt;

3) 12 to liczba określająca dwunastą sprawę rozpoczętą w 2013r. w Żłobku oznaczonym GZD, w ramach symbolu klasyfikacyjnego 123;

4) 2013 to oznaczenie roku, w którym sprawa się rozpoczęła.

§ 7. 1. Dokumentacja nietworząca akt spraw to dokumentacja, która nie została przyporządkowana do sprawy, a jedynie do klasy z wykazu akt.

2. Dokumentację, o której mowa w ust. 1, mogą stanowić w szczególności:

1) zaproszenia, życzenia, podziękowania, kondolencje, jeżeli nie stanowią części akt sprawy;

2) niezamawiane przez placówkę oferty, które nie zostały wykorzystane;

3) publikacje (dzienniki urzędowe, czasopisma, katalogi, książki, gazety, afisze, ogłoszenia) oraz inne druki, chyba że stanowią załącznik do pisma;

4) dokumentacja finansowo-księgowa, w szczególności rachunki, faktury, inne dokumenty księgowe;

5) listy obecności;

6) karty urlopowe;

7) dokumentacja magazynowa;

8) środki ewidencyjne archiwum zakładowego;

(5)

3. Dokumentację, o której mowa w ust. 1, stanowią również rejestry, które mogą być prowadzone dla każdego roku kalendarzowego oddzielnie lub przez kilka lat.

4. Rejestrami są wszelkie ewidencje, wykazy, spisy. W placówce prowadzone są następujące rejestry:

1) rejestr zarządzeń dyrektora;

2) rejestr zarządzeń Wójta;

3) rejestr wydawanych upoważnień;

4) rejestr skarg i wniosków;

5) ewidencje druków ścisłego zarachowania;

6) ewidencja pieczęci, pieczątek i stempli;

7) ewidencja czasu pracy;

8) ewidencja wydanej odzieży i obuwia roboczego;

9) rejestr wydanych zaświadczeń;

10) rejestr przyjętych i zwolnionych pracowników;

11) rejestr wyjść pracowników;

12) rejestr umów;

13) rejestr delegacji.

14) Rejestr korespondencji

5. Prowadzenie innych rejestrów kancelaryjnych niż wymienione w ust. 4 dozwolone jest za zgodą dyrektora.

Rozdział 2

Czynności kancelaryjne w systemie tradycyjnym

§ 8. 1. W systemie tradycyjnym czynności kancelaryjne oraz ich dokumentowanie wykonuje się w postaci nieelektronicznej, a całość dokumentacji gromadzi się i przechowuje w teczkach aktowych, do których odkłada się spisy spraw.

2. Dopuszcza się wykorzystanie narzędzi informatycznych w celu:

1) prowadzenia spisów spraw;

2) prowadzenia rejestrów i ewidencji;

3) przesyłania przesyłek.

3. Dopuszczenie, o którym mowa w ust. 2, jest możliwe pod warunkiem zapewnienia ochrony przed utratą rejestrów, ewidencji oraz spisów spraw, przez codzienne wykonywanie kopii zabezpieczających na informatycznym nośniku danych, innym niż ten, na którym zapisywane są bieżące dane.

§ 9. Czynności kancelaryjne w placówce wykonują:

1) dyrektor;

2) księgowy;

3) intendent;

4) sekretariat

§ 10. 1. Przesyłki wpływające przyjmuje sekretariat.

(6)

2. Na pierwszej stronie pisma lub, w przypadku gdy nie ma możliwości otwarcia koperty, na kopercie umieszcza się i wypełnia pieczęć wpływu (Załącznik Nr 1).

3. Na żądanie składającego przesyłkę wydaje się potwierdzenie jej otrzymania.

§ 11. 1. W trakcie odbioru przesyłek dostarczonych w kopertach lub paczkach sprawdza się prawidłowość wskazanego adresu na przesyłce oraz stan jej opakowania.

2. W razie stwierdzenia uszkodzenia lub naruszenia przesyłki w stopniu, który umożliwił osobom trzecim ingerencję w zawartość przesyłki, sporządza się w obecności doręczającego adnotację na kopercie lub opakowaniu oraz na potwierdzeniu odbioru.

3. W przypadku, o którym mowa w ust. 2, sporządza się protokół o doręczeniu przesyłki uszkodzonej.

4. O odbiorze uszkodzonej lub naruszonej przesyłki powiadamia się niezwłocznie dyrektora.

5. Przesyłki mylnie doręczone zwraca się bezzwłocznie dostawcy usługi pocztowej lub przesyła bezpośrednio do właściwego adresata.

§ 12. 1. Przyjmując przesyłki przekazane pocztą elektroniczną, dokonuje się ich wstępnej selekcji mającej na celu oddzielenie spamu, wiadomości zawierających złośliwe oprogramowanie. Dopuszcza się dokonywanie wstępnego usuwania spamu i wiadomości zawierających złośliwe oprogramowanie za pomocą oprogramowania wykonującego te funkcje automatycznie.

2. Przesyłki dotyczące prowadzonych spraw drukuje się oraz nanosi, wypełnia pieczęć wpływu, ewidencjonuje się w rejestrze przesyłek wpływających na pierwszej stronie wydruku oraz przekazuje do dekretacji.

§ 13. Po wykonaniu czynności związanych z przyjęciem przesyłek dokonuje się ich rozdziału do właściwych osób. Właściwość osób wynika z podziału zadań i kompetencji.

§ 14. 1. Prowadzący sprawę sprawdza, czy przesyłka:

1) dotyczy sprawy już wszczętej;

2) rozpoczyna nową sprawę.

2. W przypadku, o którym mowa w ust. 1 pkt 1, prowadzący sprawę dołącza przesyłkę do akt sprawy.

3. W przypadku, o którym mowa w ust. 1 pkt 2, prowadzący sprawę traktuje przesyłkę jako podstawę założenia sprawy, wpisując odpowiednie dane do spisu spraw oraz nanosząc na nią znak sprawy.

4. Znak sprawy nanosi się w górnej części pisma na jego pierwszej stronie.

§ 15. 1. Spis spraw prowadzony w systemie tradycyjnym prowadzi się na specjalnych formularzach (Załącznik Nr 2).

2. Sprawę (nie pismo) rejestruje się tylko jeden raz na podstawie pierwszego pisma w danej sprawie nie wpisuje się do spisu spraw, lecz dołącza do akt sprawy w

(7)

porządku chronologicznym nanosząc na pismo znak sprawy taki, jaki posiada pierwsze pismo w tej sprawie.

3. Spis spraw oraz odpowiadającą temu spisowi teczkę aktową do przechowywania w niej spraw ostatecznie załatwionych zakłada się dla klasy końcowej w wykazie akt.

4. Na każdy rok kalendarzowy zakłada się nowe spisy spraw i nowe teczki.

5. Dopuszcza się w sytuacji znikomej liczby spraw założonych w ciągu roku dla danej klasy końcowej w wykazie akt prowadzenie teczek aktowych ze spisami spraw przez okres dłuższy niż jeden rok. W takim przypadku zakłada się dla każdego roku odrębny spis spraw.

6. Dopuszcza się zakładanie teczek aktowych dla podmiotu lub przedmiotu sprawy, w których grupuje się wiele akt spraw, o różnych numerach spraw, ale zarejestrowanych w jednym spisie spraw teczki aktowej. W takim przypadku w teczkach założonych dla podmiotu lub przedmiotu sprawy nie prowadzi się dodatkowych spisów spraw.

7. W przypadkach określonych odrębnymi przepisami zakłada się teczki zbiorcze, do których odkłada się akta spraw zarejestrowanych w kilku różnych spisach czy rejestrach (na przykład akta osobowe).

8. Dopuszcza się zakładanie teczek aktowych dla akt jednej sprawy.

§ 16. 1. Jeżeli przesyłka przekazana do prowadzącego sprawę kończy sprawę, to znaczy nie jest wymagane w sprawie kolejne pismo lub sprawa została załatwiona ustnie i wynika to z treści przesyłki, prowadzący sprawę, po włączeniu pisma do akt sprawy, wpisuje do spisu spraw datę ostatecznego załatwienia sprawy.

2. Jeżeli przesyłka przekazana do prowadzącego sprawę nie kończy sprawy, prowadzący sprawę załatwia ją w odpowiednim dla niej trybie, w tym przygotowuje projekty pism.

3. Jeżeli projekt pisma (także w postaci elektronicznej) przedstawiony do akceptacji nie wymaga poprawek, akceptujący podpisuje pismo w dwóch egzemplarzach (jeden przeznaczony do wysyłki, a drugi do włączenia do akt sprawy), chyba że jest wymagana większa liczba egzemplarzy.

4. Jeżeli projekt pisma przedstawiony do akceptacji wymaga poprawek, akceptujący udziela prowadzącemu sprawę wskazówek dotyczących niezbędnych poprawek.

5. Na egzemplarzu pisma przeznaczonym do włączenia do akt sprawy zamieszcza się informację co do sposobu wysyłki (na przykład list polecony, list priorytetowy, doręczenie elektroniczne) oraz potwierdzenie dokonania wysłania przesyłki lub jej osobistego doręczenia.

6. Prowadzący sprawę włącza do akt sprawy podpisany egzemplarz pisma wychodzącego.

§ 17. Jeżeli sprawa została załatwiona ustnie, a nie wynika to z treści przesyłki, prowadzący sprawę:

1) sporządza notatkę opisującą sposób załatwienia sprawy;

2) umieszcza przesyłkę wraz z notatką w aktach sprawy;

3) wpisuje do spisu spraw datę ostatecznego załatwienia sprawy.

(8)

§ 18. 1. Sprawę niezakończoną ostatecznie w ciągu roku załatwia się w latach kolejnych bez zmiany dotychczasowego jej znaku. Elementy znaku sprawy pozostają niezmienne.

2. Zmiana znaku sprawy z równoczesnym ponownym założeniem nowej sprawy może nastąpić dopiero wtedy, gdy sprawa ostatecznie zakończona zaczyna się od nowa.

§ 20. 1. Każda teczka aktowa zawierająca dokumentację spraw zakończonych powinna być opisana według instrukcji archiwalnej.

2. Opis umieszczony na okładce teczki aktowej składa się z następujących elementów:

1) pełnej nazwy podmiotu;

2) części znaku sprawy, to jest oznaczenia podmiotu i symbolu klasyfikacyjnego z wykazu akt;

3) kategorii archiwalnej, a w przypadku kategorii B — również okresu przechowywania dokumentacji ;

4) tytułu teczki złożonego z pełnego hasła klasyfikacyjnego z wykazu akt i informacji o rodzaju dokumentacji występującej w teczce ;

5) roku założenia teczki aktowej, uzupełnionego — po zakończeniu wszystkich spraw założonych w danej teczce — rokiem najpóźniejszego pisma w teczce ;

6) numeru tomu, jeżeli akta spraw przyporządkowane do tego samego symbolu klasyfikacyjnego z wykazu akt w danym roku obejmują kilka teczek — pod rocznymi datami skrajnymi.

§ 21. 1. Pracownik przekazujący dokumentacje akt wyłącznie wyłącznie kompletnymi rocznikami.

2. Akta spraw e załatwionych, które ze względu na swój przedmiot będą nadal potrzebne po dokonaniu formalności przekazania składnicy akt i zarejestrowaniu ich w ewidencji tej składnicy można wypożyczać na tak długo, jak długo będą one potrzebne.

Rozdział 3

Postępowanie z dokumentacją w przypadku ustania działalności Gminnego Żłobka w Długołęce lub jego reorganizacji

§ 22. 1. W przypadku reorganizacji lub likwidacji Gminnego Żłobka w Długołęce lub do jego reorganizacji, akta spraw zakończonych komórka przekazuje do archiwum zakładowego.

2. Dyrektor Gminnego Żłobka w Długołęce przekazuje protokolarnie nowemu dyrektorowi przejmującego zadania dokumentację spraw niezakończonych.

3. Pozostała dokumentacja jest przekazywana niezwłocznie do archiwum zakładowego , w trybie i na warunkach, o których mowa w niniejszej Instrukcji.

(9)

(10)

JEDNOLITY RZECZOWY WYKAZ AKT

GMINNEGO ŻŁOBKA W DŁUGOŁĘCE

Wykaz klas I i II stopnia podziału:

0 Zarządzanie

Załącznik Nr 2 do Zarządzenia Nr 12/2014 Dyrektora Gminnego Żłobka w Długołęce z dnia 29 maja 2014r.

(11)

00 Organy kolegialne 01 Organizacja

02 Akty normatywne. Obsługa prawna 03 Plany, sprawozdania, statystyka, analizy 04 Informatyzacja

05 Skargi i wnioski

06 Współdziałanie z innymi instytucjami 07 Kontrole

1 Kadry

10 Zasady pracy i płacy 11 Zatrudnianie

12 Ewidencja osobowa

13 Bezpieczeństwo i higiena pracy

14 Szkolenie i doskonalenie zawodowe pracowników (w tym nauczycieli) 15 Dyscyplina pracy

16 Sprawy socjalno-bytowe pracowników

2 Środki rzeczowe 20 Inwestycje i remonty

21 Administracja nieruchomościami 22 Gospodarka materiałowa

23 Ochrona obiektów, mienia.

24 Zamówienia publiczne

3 Ekonomika

30 Podstawowe zasady 31 Budżet

32 Wynagrodzenia 33 Podatki

34 Rozliczenia z ZUS 35 Umowy zlecenia 36 Inwentaryzacja

4 Opieka-wychowanie-edukacja

(12)

40 Organizacja i programy pracy opiekuńczo-wychowawczo-edukacyjnej 41 Realizacja pracy opiekuńczej i dydaktyczno-wychowawczej

42 Wychowankowie

(13)

Symbole klasyfikacyjne Hasło klasyfikacyjne Uwagi

I II III IV ^{w komórce}

merytorycznej

1 2 3 4 5 6 8

0 ZARZĄDZANIE

00 Gremia kolegialne

000 Własne komisje i zespoły (stałe i doraźne) B25

001 Narady (zebrania) pracowników B25

01 Organizacja

010 Organizacja własnej placówki B25 Przepisy dot. placówki, akt założycielski, nadanie numeru NIP, REGON, ZUS ZPA, uprawnienia, statut, regulaminy i schemat organizacyjny, zakresy działania, zmiany organizacyjne, (protokoły zdawczo- odbiorcze stanowisk pracy) oraz korespondencja w w/w sprawach, uchwały, zarządzenia Rady Gminy, loginy, hasła dostępu, trwały zarząd, zaświadczenie o wpisie do rejestru żłobków i klubów dziecięcych, opinie Państwowego Powiatowego Inspektora Sanitarnego, Staży Pożarnej

011 Pełnomocnictwa i upoważnienia B10 Upoważnienia własne wydane dla pracowników żłobka

012 Organizacja biurowości

0120 Przepisy kancelaryjne i archiwalne B25 Instrukcja kancelaryjna, jednolity rzeczowy wykaz akt, instrukcja archiwalna, inne instrukcje dot.

Postępowania z dokumentacją oraz korenspondencją w tych sprawach

0121 Środki ewidencji i kontroli obiegu dokumentacji

B5 Dziennik korespondencyjny, pocztowa książka nadawcza

0122 Ewidencja druków ścisłego zarachowania B10 Księga druków ścisłego zarachowania, upoważnienia

(14)

związanych z obsługą finansowo – księgową

żłobka do pobrania druków

0123 Wzory odciskowe pieczęci B25 Ewidencja pieczęci i pieczątek wraz ze zbiorem ich odcisków

0124 Wzory druków i formularzy oraz ich wykazy Opracowanie wzorów

013 Składnica akt

0130 Ewidencja składnicy akt B25

0131 Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej B25 Korespondencja, protokoły oceny dokumentacji niearchiwalnej, spisy dokumentacji przekazywanej na makulaturę, protokoły potwierdzające zniszczenie dokumentacji, spisy zdawczo-odbiorcze akt i ich wykaz

0132 Udostępnianie dokumentacji B2 Wnioski o udostępnienie akt, protokoły zagubienia lub zniszczenia dokumentacji

014 Ochrona danych osobowych B10 Regulamin

015 Organizacja jakości żywienia B10 W tym jadłospisy i system HACCP oraz wszelka dokumentacja związana z dietą i szkoleniami

02 Akty normatywne. Obsługa prawna

020 Zbiór aktów normatywnych władz i organów nadrzędnych i współdziałających

B25 Od Gminy lub innych instytucji, ustawy, rozporządzenia

021 Zbiór aktów normatywnych własnych B25 Wewnętrzne zarządzenia

022 Opinie prawne B5

023 Sprawy sądowe i sprawy w postępowaniu

administracyjnym B10

03 Plany, sprawozdania, statystyka, analizy Z wyjątkiem planów, sprawozdań i analiz dot.

zagadnień ujętych w klasie 4 030 Programy, plany i sprawozdania z jednostek

obcych B5 przesyłane do wiadomości lub wykorzystania

031 Programy i plany własnej jednostki Plany wieloletnie, roczne i okresowe

032 Sprawozdania własnej jednostki B25 sprawozdania z ich wykonania

033 Sprawozdania statystyczne własnej placówki

na formularzach statystycznych B25 m.in. dla GUS i MPiPS, Urząd Zamówień Publicznych

(15)

034 Analizy działalności, analizy ekonomiczne,

inne analizy B25 Własne oraz sporządzane jako odpowiedzi na ankiety

04 Informatyzacja

040 Wdrażanie oprogramowań i systemów

informatycznych B10 Licencje, oferty, zlecenia, korespondencja, notatki, plany prac, harmonogramy, protokoły odbioru prac oraz umowy i licencje na oprogramowanie

041 Polityka bezpieczeństwa informatycznego B25 Przepisy

05 Skargi i wnioski

050 Ogólne zasady przyjmowania skarg i wniosków

051 Skargi i wnioski B25

052 Analiza skarg i wniosków B 25

06 Współdziałanie z innymi instytucjami Obejmuje sprawy ogólne współpracy, niezwiązane z n/w klasami

060 Programy i projekty zewnętrzne

0600 Wnioskowanie o udział w zewnętrznych

programach i projektach B25

0601 Realizacja programów i projektów

zewnętrznych B25

061 Współpraca z instytucjami krajowymi B25 Nawiązywanie kontaktów, umowy, porozumienia i korespondencja z tym związana.

062 Współpraca z instytucjami zagranicznymi B25

07 Kontrole

070 Ogólne zasady kontroli zarządczej B25 Regulamin i harmonogramy kontroli zarządczej

071 Kontrole wewnętrzne w placówce B25 Metody kontroli poprzez notatki, ankiety, samooceny i inne

072 Kontrole zewnętrzne w placówce B25 Upoważnienia, protokoły z kontroli lub inne

073 Książka kontroli B5

1 KADRY

10 Zasady pracy i płacy B25 Zbiór przepisów zewnętrznych i własnych dotyczących

(16)

pracy i płacy

11 Zatrudnianie

110 Zatrudnianie i zwalnianie

1100 Pracownicy przyjęci B2 Oferty pracy i zapotrzebowanie umieszczone na bip i w innych dostępnych miejscach

1101 Oferty pracy odrzucone B2 Oferty pracy złożone przez kandydatów

1102 Zwalnianie ? Wypowiedzenia i świadectwa pracy

111 Opinie i oceny o pracownikach B5 Wynikające z obowiązku ustawy

112 Nagrody, kary

1120 Nagrody dyrektora B10 Odkłada się do akt osobowych

1121 Dodatek specjalny, funkcyjny B10 Odkłada się do akt osobowych

1122 Nagrody jubileuszowe B50 Odkłada się do akt osobowych

1123 Kary BC Odkłada się do akt osobowych

12 Ewidencja osobowa

120 Akta osobowe pracowników B50 Dla każdego pracownika prowadzi się odrębną teczkę zawierającą dokumenty zgodnie z przepisami wykonawczymi do kodeksu pracy. Okres przechowywania liczy się od daty zwolnienia pracownika, jeśli akta nie zostały przekazane w ślad za przeniesionym pracownikiem.

121 Umowy o pracę B50 Wszelkiego rodzaju umowy o pracę, aneksy

122 Zaświadczenia o zatrudnieniu i

wynagrodzeniu B2

13 Bezpieczeństwo i higiena pracy

130 Przepisy zewnętrzne dotyczące BHP B25

131 Środki ochrony

(17)

1310 Odzież ochronna i sprzęt ochrony osobistej B3 Karty ewidencyjne 1311 Zapotrzebowanie na przeszkolenia B3

132 Szkolenia BHP B5 Skierowania

133 Badania lekarskie B5 skierowania

134 Rejestr badań lekarskich

135 Wypadki

1350 Wypadki przy pracy B10 Protokoły, zawiadomienia, rejestr wypadków, karty wypadków, oświadczenia, orzeczenia; dokumentacja wypadków zbiorowych, śmiertelnych i inwalidzkich oraz rejestr wypadków- kategoria B25

1351 Wypadki w drodze do i z pracy B10 Protokoły, zawiadomienia, rejestr wypadków, karty wypadków, oświadczenia, orzeczenia; dokumentacja wypadków zbiorowych, śmiertelnych i inwalidzkich oraz rejestr wypadków- kategoria B25

136 Warunki szkodliwe B50

137 Rejestr czynników szkodliwych B50

138 Karta oceny ryzyka zawodowego B50

139 Choroby zawodowe B50

14 Szkolenie i doskonalenie zawodowe pracowników (w tym nauczycieli)

140 Szkolenie i dokształcanie pracowników B5 Korespondencja dot. organizacji szkoleń 141 Praktyki zawodowe osób z zewnątrz w

placówce B5

15 Dyscyplina pracy

150 Dowody obecności w pracy B3 Listy obecności

151 Urlopy pracownicze

1510 Urlopy wypoczynkowe, okolicznościowe, opiekuńcze, bezpłatne

B3 Podania, karty urlopowe, plany urlopowe

(18)

1511 Urlopy macierzyńskie, ojcowskie i

wychowawcze B50 Podania, karty urlopowe (akta osobowe)

152 Ewidencja delegacji służbowych B3

153 Rozliczenia czasu pracy pracowników B5 Godziny nadliczbowe, ponadwymiarowe, 154 Karty ewidencji czasu pracy pracowników B10

16 Sprawy socjalno- bytowe pracowników 160 Przepisy zewnętrzne dotyczące spraw

socjalno-bytowych B25

161 Sprawy socjalno- bytowe załatwiane w ramach zakładowego funduszu świadczeń socjalnych

B5 Podania, wnioski, protokoły

2 ŚRODKI RZECZOWE

20 Inwestycje i remonty B25 dokumentacja dot. przygotowania, wykonawstwa i odbioru inwestycji

21 Administracja nieruchomościami

210 Udostępnianie i najmowanie własnych

obiektów i lokali innym jednostkom i osobom B5 umowy najmu, korespondencja dot. wynajmu, rejestr umów

211 Eksploatacja budynku B3 Deratyzacja, utrzymanie czystości, dekorowanie,

flagowanie, DTR separatora, protokoły zdawczo- odbiorcze

22 Gospodarka materiałowa dot. środków trwałych, pozostałych środków

trwałych i wartości niematerialnych i prawnych 221 Ewidencja środków trwałych i nietrwałych B10

222 Eksploatacja i likwidacja środków trwałych i

przedmiotów nietrwałych B10 Dowody przyjęcia do eksploatacji środka, dowody zmiany miejsca użytkowania środka, kontrole techniczne, protokoły likwidacji itp., okres przechowywania liczy się od momentu upłynnienia środka

23 Ochrona obiektów, mienia

230 Ochrona przeciwpożarowa B5 Instrukcje, plany ochrony ppoż

231 Ubezpieczenia rzeczowe B10 m.in. ubezpieczenia od pożaru, kradzieży

nieruchomości, ruchomości; sprawy odszkodowań.

(19)

Okres przechowywania liczy się od daty wygaśnięcia umowy

24 Zamówienia publiczne

240 Ogólne zasady organizowania zamówień

publicznych Regulaminy własne

241 Plan zamówień publicznych 242 Zamówienie powyżej 14.000,00 E

2421 Dokumentacja zamówień publicznych B5 Wnioski, powołanie komisji, oferty, ogłoszenia, zapytania o cenę, specyfikacje, protokoły komisji, odwołania, korespondencja i inna dokumentacja 2422 Umowy zawarte w wyniku postępowania w

trybie zamówień publicznych Rejestr umów

2423 Rejestr zamówień publicznych 243 Zamówienia poniżej 14.000,00E

2431 Dokumentacja zamówień publicznych Wnioski, oferty, ogłoszenia, zapytania o cenę, specyfikacje, odwołania, korespondencja, protokoły odbioru towaru, notatki

2432 Umowy zawarte w wyniku postępowania w

trybie zamówień publicznych Rejestr umów

2433 Zaopatrzenie w sprzęt, materiały i pomoce biurowe

Jednorazowe zamówienia, reklamacje, protokoły odbioru towarów i usług, korenspondencja z dostawcami

3 EKONOMIKA

30 Podstawowe zasady

300 Organizacja rachunkowości B25 Instrukcje i regulaminy dot. obsługi finansowo – księgowej żłobka

31 Budżet

310 Preliminarze budżetowe oraz

zapotrzebowanie w środki finansowe B25 Plany finansowe

311 Księgowość

3110 Dowody księgowe B5 Faktury, wyciągi, polecenia księgowania

(20)

3111 Uzgodnienia sald B5

32 Wynagrodzenia

320 Listy płac B50

321 Dokumentacja naliczania płac i potrąceń

z wynagrodzeń B5 Dobrowolne, np. składka na ZNP oraz przymusowe np. komornik

322 Kartoteki wynagrodzeń roczne B50 Imienne kartoteki roczne

323 Zestawienie z wynagrodzeń B5 Zbiorówki miesięczne

33 Podatki B5 PIT-y, inne druki i formularze, rozliczenia z Urzędem

Skarbowym

34 Rozliczenia z ZUS

340 Zgłoszenia i wyrejestrowania do ZUS B50

341 Deklaracje ZUS i rozliczenia z ZUS B50

35 Umowy- zlecenia

350 Umowy ze składką ZUS B50

351 Umowy bez składki ZUS B5

36 Inwentaryzacja

360 Spisy i protokoły inwentaryzacyjne, sprawozdania z przebiegu inwentaryzacji i różnice inwentaryzacyjne

B5

361 Księgi inwentarzowe

3610 Ewidencja środków trwałych B10 Księga środków trwałych 3611 Ewidencja pozostałych środków trwałych B10 Księgi inwentarzowa 3612 Ewidencja wartości niematerialnych i

prawnych B5 Księga inwentarzowa

3613 Ewidencja środków niskonennych B5 Księga inwentarzowa

4 Opieka-Wychowanie-Edukacja

(21)

40 Organizacja i programy pracy opiekuńczo- wychowawczo-edukacyjnej

400 Organizacja pracy żłobka B25 Plan i programy wychowania, nauczania, kształcenia itp. Oraz sprawozdania

401 Organizacja roku szkolnego. B5 Tygodniowe rozkłady zajęć, dni wolne, zastępstwa itp.

41 Realizacja pracy opiekuńczej i dydaktyczno-wychowawczej

410 Księga wychowanków B50 Dane rodziców, dzieci, dane adresowe. Kontaktowe,

zaświadczenia lekarskie, oświadczenia, usprawiedliwienia

411 Dziennik obecności B5

412 Imprezy, konkursy i zajęcia na terenie żłobka B5 m.in. widowiska, sztuki teatralne, pogadanki, spotkania z policją, strażą pożarną, konkursy i imprezy organizowane dla dzieci i rodziców przez opiekunów

413 Zebrania z rodzicami

42 Wychowankowie

420 Nabór wychowanków i ich pobyt w żłobku

4200 Nabór do żłobka B5 Karta zgłoszeniowa, karta aktualizacyjna, lista dzieci przyjętych, dokumenty uprawniające do skorzystania z pierwszeństwa w przyjęciu do żłobka

4201 Zaświadczenia dotyczące dzieci B5

4202 Opinie o wychowankach B5

4203 Ustalanie zobowiązań pomiędzy żłobkiem i rodzicami

B10 W tym umowy cywilno-prawne, deklaracje 4204 Skreślenia z listy wychowanków lub

rezygnacja B5

4205 Przeniesienie wychowanków w obrębie żłobka B5

421 Bezpieczeństwo i ubezpieczenia

wychowanków B10

4210 Przepisy wewnętrze

4211 Wypadki wychowanków B10 przy czym wypadki zbiorowe i śmiertelne oraz

(22)

powodujące inwalidztwo a także rejestr wypadków kwalifikuje się do kategorii B25

4211 Ubezpieczenia wychowanków B10 Okres przechowywania liczy się od momentu wygaśnięcia umowy ubezpieczeniowej

422 Opieka nad dziećmi B10 Dokumentacja dotycząca kontaktów z domem

dziecka, pogotowiami opiekuńczymi, rodzinami zastępczymi i adopcyjnymi, dot. Opieki nad dziećmi z

rodzin zaniedbanych, kontakty z

rodzicami(opiekunami)

(23)

(24)

Załącznik Nr 3 do Zarządzenia Nr 12/2014 Dyrektora Gminnego Żłobka w Długołęce

INSTRUKCJA W SPRAWIE ORGANIZACJI I ZAKRESU DZIAŁANIA SKŁADNICY AKT

Gminny Żłobek

w Długołęce

(25)

SPIS TREŚCI:

Rozdział 1 Przepisy ogólne.

Rozdział 2 Organizacja i zadania składnicy akt Rozdział 3 Lokal składnicy akt i jego wyposażenie

Rozdział 4 Przejmowanie dokumentacji do składnicy akt.

Rozdział 5 Przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji.

Rozdział 6 Udostępnianie dokumentacji przechowywanej w składnicy akt.

Rozdział 7 Wycofywanie dokumentacji ze stanu składnicy akt.

Rozdział 8 Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej.

Rozdział 9 Sprawozdawczość składnicy akt.

Rozdział 10 Nadzór nad składnicą akt.

(26)

ROZDZIAŁ I PRZEPISY OGÓLNE

§1

Instrukcja archiwalna reguluje postepowanie w składnicy akt z wszelką dokumentacją spraw

zakończonych, niezależnie od techniki jej wytwarzania, postaci fizycznej oraz informacji w

niej zawartych, chyba że przepisy szczególne stanowią inaczej.

§2

1. Dokumentacja przekazywana i przechowywana w składnicy akt musi być zakwalifikowana do właściwych kategorii archiwalnych.

2. Podstawą kwalifikacji archiwalnej są wykazy akt obowiązujące w czasie, gdy dokumentacja powstawała i była gromadzona, chyba że przepis szczególny stanowi inaczej.

3. Dyrektor właściwego archiwum państwowego może dokonać zmiany kategorii archiwalnej dokumentacji.

§3

1. W systemie tradycyjnym dopuszcza się wykorzystanie narzędzi informatycznych, w

szczególności w celu:

1) sporządzania środków ewidencyjnych dokumentacji do przekazania do składnicy akt,

ich przesyłania, jak i środków ewidencyjnych dokumentacji przechowywanej w składnicy akt;

2) prowadzenia ewidencji dokumentacji w składnicy akt, 3) prowadzenia ewidencji udostępniania dokumentacji,

4) sporządzania środków ewidencyjnych dokumentacji w związku z procedurą

brakowania dokumentacji niearchiwalnej lub przekazywania materiałów archiwalnych do archiwum państwowego;

5) prowadzenia ewidencji wyników pomiaru temperatury i wilgotności powietrza w magazynach składnicy akt,

5) informowania o dokumentacji przechowywanej w składnicy akt.

2. Narzędzia informatyczne, o których mowa w ust. 1, mogą być stosowane zamiast dokumentacji

w postaci nieelektronicznej, jeżeli dane w postaci elektronicznej:

1) są zabezpieczone przed wprowadzeniem zmian przez osoby nieupoważnione, 2) są zabezpieczone przed utratą co najmniej przez sporządzanie kopii zabezpiecza- jącej

na odrębnym informatycznym nośniku danych, nie później niż dobę po zmianie treści tych danych, ale nie rzadziej niż raz na 6 miesięcy.

(27)

3. Kopie zabezpieczające wykonuje się kolejno co najmniej na dwóch różnych

informatycznych nośnikach danych, tak aby jednostka stale dysponowała co najmniej dwoma nośnikami umożliwiającymi odzyskanie danych.

(28)

ROZDZIAŁ II

ORGANIZACJA I ZADANIA SKŁADNICY AKT

§4

1. W Gminnym Żłobku w Długołęce działa jedna składnica akt.

2. Składnica akt podlega Dyrektorowi Gminnego Żłobka w Długołęce.

§5 Do zadań składnicy akt należy:

1 przejmowanie dokumentacji spraw ostatecznie załatwionych,

2) przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji oraz prowadzenie jej

ewidencji,

3) porządkowanie przechowywanej dokumentacji, przejętej w latach wcześniejszych w

stanie nieuporządkowanym,

4) udostępnianie przechowywanej dokumentacji,

3) wycofywanie dokumentacji ze stanu składnicy akt w przypadku wznowienia sprawy

na stanowisku pracy,

6) przeprowadzanie kwerend archiwalnych, czyli poszukiwanie w dokumentacji informacji na temat osób, zdarzeń, czy problemów,

7) inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej oraz udział w jej komisyjnym brakowaniu,

8) doradzanie pracownikom w zakresie właściwego postepowan1a z dokumentacją.

ROZDZIAŁ III

LOKAL SKŁADNICY AKT I JEGO WYPOSAŻENIE

§6

1. Pomieszczenie składnicy akt znajduje się w budynku Gminnego Żłobka w Długołę- ce.

2. Pomieszczenie, w którym znajduje się składnica akt:

a) jest suche, zapewnia właściwą temperaturę w ciągu roku, b) jest usytuowane na parterze budynku,

c) jest należycie zabezpieczone przed włamaniem, pożarem, bezpośrednim działaniem promieni słonecznych,

d) zapewnia możliwość stałego dostępu do przechowywanej dokumentacji, bez konieczności przestawiania części dokumentacji w celu dotarcia do innej, e) posiada oświetlenie zapewniające odpowiednią widoczność.

1. W pomieszczeniach składnicy akt obowiązuje absolutny zakaz palenia tytoniu oraz przechowywania materiałów łatwopalnych.

2 Raz w roku przeprowadza się gruntowne sprzątanie składnicy akt.

3. Prawo wstępu do składnicy akt maja a) główny księgowy

(29)

b) dyrektor żłobka,

c) upoważnione organy kontroli wewnętrznej i zewnętrznej za okazaniem stosownego upoważnienia, w tym przedstawiciel archiwum państwowego

4. Po zakończeniu prac w składnicy akt, pomieszczenie jest zamykane. Klucz znajduje

się u dyrektora Gminnego Żłobka w Długołęce.

ROZDZIAŁ IV

PRZEJMOWANIE DOKUMENTACJI SPRAW ZAKOÑCZONYCH DO SKLADNICY AKT

§8

1.Przejecie dokumentacji przez składnice akt oznacza uznanie tej dokumentacji za dokumentację składnicy akt.

2. Stanowiska pracy przekazują dokumentację do składnicy akt według terminarza ustalonego z pracownikiem prowadzącym składnicę akt.

§9

1. W systemie tradycyjnym przejmowanie dokumentacji polega na jej przekazaniu do składnicy akt na podstawie spisu zdawczo - odbiorczego akt (stanowiący załącznik nr 1tej instrukcji):

2. Spisy zdawczo-odbiorcze sporządza się w 3 egzemplarzach, odrębnie dla akt kategorii B25

I B pozostałej. Sporządza się odrębne spisy dla specyficznych rodzajów dokumentacji (na

przykład dla dokumentacji technicznej, audiowizualnej, osobowej), jeżeli wynika to z potrzeb jednostki lub zaleceń dyrektora właściwego archiwum państwowego, jeśli dane są

niewystarczające dla opisania tych rodzajów dokumentacji.

3. Spis zdawczo odbiorczy, o którym mowa w ust. I, sporządzany jest na nośniku papierowym albo w postaci elektronicznej.

4. Spis zdawczo - odbiorczy w postaci elektronicznej sporządza się w przypadku po- siadania

narzędzi informatycznych, o których mowa w § 3 ust. 1 pkt 2.

5. Przekazanie spisu zdawczo – odbiorczego w postaci elektronicznej następuje:

1) w systemie teleinformatycznym składnicy akt, jeśli system ten posiada taką funkcjonalność, albo

2) na oznaczonym w sposób jednoznaczny informatycznym nośniku danych.

6. Oprócz spisów w postaci papierowej, składnica akt może wymagać przekazania także

(30)

dokumentu elektronicznego, który służył do przygotowania ich wydruku. Spis taki stanowi jedynie materiał pomocniczy i nie może być uznawany za dane, o których mowa

w §3 ust. 2.

(31)

§10

1. Akta spraw ostatecznie załatwionych w Żłobku, komórki organizacyjne przekazują do

składnicy akt po okresie nie dłuższym niż 2 lata licząc od pierwszego stycznia roku następnego, daty załatwienia spraw.

2. Przekazywanie dokumentacji do składnicy akt odbywa się na podstawie spisu zdawczo

odbiorczego (załącznik nr 1) po szczegółowym przeglądzie i uporządkowaniu akt przez

komórki organizacyjne.

Poprzez właściwe uporządkowanie akt rozumie się 1) w odniesieniu do kategorii akt B25:

a) takie ułożenie akt wewnątrz teczek by sprawy następowały po sobie według liczb porządkowych spisów, poczynając od najwcześniejszych spraw z dołączonym na wierzchu spisem spraw. W obrębie sprawy pisma układa się chronologicznie.

b) wyłączenie zbędnych egzemplarzy tych samych pism

c) usunięcie wszystkich części metalowych i plastikowych (między innymi spinaczy zszywek, wąsów, koszulek),

d) ponumerowanie wszystkich zapisanych stron,

e) przesznurowanie i opisanie teczek na ich zewnętrznej stronie,

ułożenie teczek ksiąg według symboli haseł klasyfikacyjnych jednolitego rzeczowego wykazu akt,

2) w odniesieniu do kategorii akt B - pozostałych:

a) odłożeniu do teczek spisu spraw,

b) przesznurowanie i opisanie teczek na ich zewnętrznej stronie,

c)ułożenie teczek ksiąg według symboli haseł klasyfikacyjnych jednolitego rzeczowego wykazu akt;

3. Pracownik prowadzący składnicę akt może odmówić przejęcia dokumentacji, jeże- li:

1) dokumentacja nie została uporządkowana w sposób określony w §10;

2) spisy zdawczo- odbiorcze zawierają braki lub błędy;

3) dokumentacja nie odpowiada spisom zdawczo -odbiorczym.

4. O powodach odmowy przejęcia dokumentacji pracownik prowadzący składnicę akt może

powiadomić dyrektora jednostki lub osobę upoważnioną.

ROZDZIAŁ V

PRZECHOWYWANIE I ZABEZPIECZANIE ZGROMADZONEJ DOKUMENTACJI ORAZ PROWADZENIE JEJ EWIDENCJI

§11

(32)

Po przejęciu dokumentacji w postaci nieelektronicznej, w przypadku gdy składnica akt nie

dysponuje narzędziami, o których mowa w $ 3 ust. 1 pkt 2 pracownik prowadzący składnicę

akt kolejno:

) pozostawia na stanowisku pracy podpisany przez siebie pierwszy egzemplarz spisu zdawczo - odbiorczego;

(33)

2) rejestruje spis zdawczo - odbiorczy w wykazie spisów zdawczo - odbiorczych zawierającym co najmniej następujące elementy (wykaz spisów stanowi załącznik nr 2):

a) liczbę porządkową, stanowiącą kolejny numer spisu zdawczo - odbiorczego, b) datę przejęcia dokumentacji przez składnicę akt,

c) nazwę podmiotu i komórki organizacyjnej przekazującej dokumentacje, d) nazwę jednostki organizacyjnej i komórki organizacyjnej, która dokumentacje wytworzyła lub zgromadziła, jeżeli jest inna niż nazwa podmiotu i komórki

organizacyjnej, przekazującej dokumentację, e) liczbę pozycji w spisie,

f) liczbę teczek lub tomów teczek w spisie,

3) nanosi w prawym górnym rogu na spis zdawczo - odbiorczy numer tego spisu wynikający

z wykazu spisów;

4) nanosi w lewym dolnym rogu teczki sygnaturę archiwalną, czyli numer spisu zdawczo-odbiorczego łamany przez liczbę porządkową pozycji teczki w spisie, na każdą teczkę aktową, przy czym, gdy teczka dzieli się na tomy, to nanosi identyczną sygnaturę archiwalną na każdy tom teczki, a jeżeli teczki włożono do pudła, to na pudło nanosi skrajne sygnatury teczek aktowych umieszczonych w pudle;

5) dla każdej pozycji przekazanego spisu zdawczo - odbiorczego przyporządkowuje informacje o aktualnym miejscu przechowywania przekazanej dokumentacji

w składnicy akt;

6) odkłada egzemplarze spisu zdawczo odbiorczego do odpowiednich zbiorów, o których mowa w §12.

§12

Pracownik prowadzący składnicę akt prowadzi dwa zbiory spisów zdawczo – odbiorczych:

1) zbiór pierwszy na drugie egzemplarze spisów zdawczo - odbiorczych w układzie wynikającym z kolejności wpisu do wykazu spisów zdawczo - odbiorczych;

2) zbiór drugi na trzecie egzemplarze spisów zdawczo - odbiorczych w układzie we- dług

komórek organizacyjnych przekazujących dokumentację.

§13

Dokumentację układa się w składnicy akt w sposób zapewniający jej ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem lub utratą, pozwalający na efektywne wykorzystanie miejsca

w ej składnicy.

§14

(34)

1. Dokumentacja w postaci nieelektronicznej, zgromadzona w składnicy akt, jest pod- dawana

okresowemu przeglądowi w celu jej odkurzenia oraz wymiany zużytych i zniszczo- nych

teczek czy pudeł na nowe.

2. Jednostka poddaje konserwacji uszkodzone lub częściowo zniszczone materiały archiwalne

w porozumieniu z dyrektorem właściwego archiwum państwowego.

(35)

§15

W przypadku stwierdzenia utraty dokumentacji przechowywanej w składnicy akt, wła- mania

do pomieszczeń magazynowych, ich zalania lub zniszczenia w inny sposób kierownik

jednostki powiadamia także właściwe archiwum państwowe.

ROZDZIAŁ VI

UDOSTEPNIANIE DOKUMENTACJI PRZECHOWYWANEJ W SKŁADNICY AKT

§16

1. Dokumentację w postaci nieelektronicznej udostępnia się na miejscu w składnicy akt,

przez jej wypożyczenie lub w postaci kopii.

2. Wypożyczając dokumentacje, można wykonać jej kopię zastępczą 1 zachować ja w

składnicy akt do czasu zwrotu dokumentacji.

§17

Nie wolno wypożyczać poza składnicę akt dokumentacji o znacznym stopniu uszkodzenia

oraz środków ewidencyjnych składnicy akt.

§18

1. Udostepnienie dokumentacji przechowywanej w składnicy akt odbywa się na podstawie

wniosku zawierającego co najmniej (wzór wniosku o udostepnienie stanowi załącznik nr

3):

1) datę

2) nazwę wnioskującego;

3) wskazanie dokumentacji, będącej przedmiotem wnioskowania o udostępnienie, przez

zamieszczenie we wniosku co najmniej:

a) informacji o stanowiska pracy, które dokumentacje wytworzyło i zgromadziło lub przekazało,

b) dat skrajnych dokumentacji,

4) informację o sposobie udostepnienia;

5) imię, nazwisko i podpis osoby, która wnosi o udostepnienie;

6) w przypadku osób spoza jednostki:

a) cel udostępnienia, b) uzasadnienie.

(36)

2. Do udostepnienia dokumentacji pracownikom jednostki jest wymagana zgoda kierownika

jednostki lub osoby przez niego upoważnionej.

3. Do udostępnienia dokumentacji osobom spoza jednostki jest wymagane zezwole- nie

kierownika jednostki lub osoby przez niego upoważnionej.

§19

1. Korzystający z dokumentacji ponosi pełną odpowiedzialność za stan udostępnia- nej

dokumentacji.

2. Niedopuszczalne jest:

1) wyłączanie z udostępnianej dokumentacji pojedynczych przesyłek i pism, 2) przekazywanie dokumentacji innym osobom, komórkom organizacyjnym ud jednostkom organizacyjnym, bez wiedzy pracownika prowadzącego składnicę akt, 3) nanoszenie na dokumentacji na nośniku papierowym adnotacji i uwag.

§20

1. Pracownik prowadzący składnicę akt sprawdza stan udostępnianej dokumentacji przed jej

udostępnieniem oraz po jej zwrocie.

2. W razie stwierdzenia braków lub uszkodzeń zwracanej dokumentacji lub stwierdzenia

zagubienia wypożyczonej dokumentacji pracownik prowadzący składnicę akt sporzą- dza

protokół stanowiący załącznik nr 5, w którym zamieszcza co najmniej następujące informacje:

1) datę sporządzenia;

2) imię i nazwisko osoby, która uszkodziła lub zagubiła dokumentację 3) opis przedmiotu uszkodzenia lub zagubienia.

3. Na podstawie protokołu, o którym mowa w ust. 2, kierownik jednostki zarządza postepowanie wyjaśniające.

§21

Pracownik prowadzący składnicę akt w rejestrze odnotowuje każde udostepnienie dokumentacji

z podaniem daty udostepnienia, a w przypadku jej wypożyczenia poza składnicę akt także

daty zwrotu do składnicy.

ROZDZIAŁL VII

(37)

WYCOFYWANIE DOKUMENTACJI ZE STANU SKŁADNICY AKT

§22

W przypadku wznowienia sprawy, której dokumentacja została już przekazana do składnicy

akt, pracownik prowadzący składnicę akt na wniosek pracownika który będzie prowa- dził

postępowanie - wycofuje ją ze składnicy akt i przekazuje ja temu pracownikowi.

§23

1. Wycofanie dokumentacji ze składnicy akt polega na

1) przyporządkowaniu informacji do pozycji spisu zdawczo odbiorczego, w której uję- ta

jest wycofywana dokumentacja, o dacie i numerze protokołu wycofania;

2) sporządzeniu protokołu z wycofania dokumentacji z ewidencji składnicy, zawierającego co najmniej:

a) datę wycofania, b) numer protokołu,

c) nazwę stanowiska pracy i osoby, do której dokumentację wycofano, d) tytuł teczki aktowej lub tytuł sprawy,

e) sygnaturę archiwalną teczki aktowej.

(38)

2. W trakcie przekazywania wycofywanej dokumentacji ze składnicy akt na stanowisko

pracy protokół podpisują pracownik prowadzący składnice akt i pracownik zajmujący to

stanowisko.

ROZDZIAŁ VIII

BRAKOWANIE DOKUMENTACJI NIEARCHIWALNEJ

§24

1. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej inicjuje pracownik prowadzący składnice akt

przez regularne typowanie dokumentacji przeznaczonej do brakowania i Sporządza protokół oceny dokumentacji przeznaczonej do zniszczenia co stanowi załącznik nr 6.

2. W wyniku typowania, o którym mowa w ust. 1, pracownik prowadzący składnice akt

sporządza spis tej dokumentacji wg załącznika nr 7.

3. Spis podlega zaopiniowaniu przez komisję archiwalnej oceny dokumentacji, zaj- mującej

stanowiska, których dokumentacja została wytypowana do brakowania. W przypadku gdy

nie ma takiej możliwości, zgodę wydaje kierownik jednostki lub osoba upoważniona do

wykonywania jego zadań.

4. W wyniku czynności, o której mowa w ust. 3, pracownicy mogą wydłużyć czas przechowywania dokumentacji niearchiwalnej. przy czym podlega to zatwierdzeniu przez

kierownika jednostki lub osobę upoważnioną do wykonywania jego zadań.

§25

1. Protokoły oceny dokumentacji niearchiwalnej oraz spisy dokumentacji zakwalifiko- wanej

na makulaturę lub zniszczenie należy przestać do właściwego archiwum państwowe- go

celem uzyskania zgody na brakowanie. Protokoły wraz ze spisami sporządza się w dwóch

egzemplarzach jeden komplet wraz z uzyskaną zgodą pozostaje w dokumentacji jednostki.

2. Po uzyskaniu zgody archiwum państwowego, dokumentacja powinna być protokolarnie

(39)

zniszczona, bądź po doprowadzeniu jej do stanu uniemożliwiającego odtworzenie.

przekazana na makulaturę.

§26

Jeżeli w wyniku procedury brakowania dokumentacji niearchiwalnej właściwe archiwum

państwowe dokona uznania całości lub części tej dokumentacji za materiały archiwalne,

pracownik prowadzący składnicę akt zobowiązany jest do:

1) jej uporządkowania,

2) sporządzenia nowego spisu zdawczo - odbiorczego.

(40)

ROZDZIAŁ IX

NADZOR NAD SKLADNICĄ AKT

§28

1. Prawo kontroli składnic akt mają osoby upoważnione przez organ nadrzędny oraz inne

organy kontrolne.

2. Prawo kontroli składnicy ma również właściwe miejscowo archiwum państwowe, które

Sprawuje nadzór nad sposobami zabezpieczenia, gromadzenia i ewidencji dokumentacji

oraz nad metodami jej porządkowania, inwentaryzacji i brakowania.

Załączniki:

1. Nr 1 - spis zdawczo odbiorczy

2. Nr 2 - wykaz spisów zdawczo - odbiorczych 3. Nr 3- karta udostępnień akt

4. Nr 4- rejestr akt udostępnionych ze składnicy

5. Nr 5 - protokół w sprawie zaginięcia, uszkodzenia akt

6. Nr 6- protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej przeznaczony do zniszczenia 7. Nr 7-spis dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do zniszczenia

(41)

(nazwa zakładu pracy i komórki organizacyjnej)

Spis zdawczo – odbiorczy akt nr ………..

L.

P.

Znak teczki

Tytuł teczki lub tomu

Daty skrajne Od – do

Kat.

akt

Liczba teczek

Miejsce przechowa- nia akt w składnicy akt

Data zniszczenia lub przekazania do archiwum państwowe- go

1 2 3 4 5 6 7 8

……….. ………..

(Podpis przekazującego) ( podpis odbierającego)

……….

………..

Nazwa zakładu pracy

Załącznik Nr 1

Do instrukcji w sprawie organizacji I zakresu działania składnicy akt Gminnego Żłobka w Długołęce

(42)

Wykaz spisów zdawczo – odbiorczych

Nr spis

u

Data przyjęcia

akt

Nazwa komórki przekazującej akta liczba Uwagi

Poz.

spisu tecze k

1 2 3 4 5 6

Załącznik Nr 2 do

(43)

………..

Pieczątka żłobka Wniosek o udostępnianie akt nr………. **) Data……….. 2…….r. Termin zwrotu akt……….

Proszę o udostępnienie *) – wypożyczenie *) akt powstałych Żłobku Miejskim Nr 1 w Dzieroniowie z lat………. Dotyczących ……….

……… i upoważniam do ich

Wykorzystania *) – odbioru * Pana ( Panią*) ………..

Jednocześnie informuję, że pełną odpowiedzialność za wypożyczoną dokumentację ponosi osoba, której udostępniono akta.

………

Podpis

Zezwalam na udostępnienie *) – wypożyczenie *) wymienionych wyżej akt.

………..

Data i podpis dyrektora

*)zbędne skreślić *) wypełnia pracownik składnicy akt

Potwierdzam odbiór wymienionych wyżej akt

Data:………./………..20……… Podpis………..

Adnotacje o zwrocie akt:

………

……….

……….. Akta zwrócono do składnicy ……….

Podpis oddającego dn. ………20….. podpis

odbierającego

Załącznik Nr 3

(44)

REJESTR AKT UDOSTĘPNIONYCH ZE SKŁADNICY AKT W ROKU……….

L.P. Nr karty Nazwa

komórki organizacyjn

ej wypożyczon

ej akta

Tytuł teczki Sygnatura archiwalna

akta

Data zwrotu

akt podpis

1 2 3 4 5 6 7

Załącznik Nr 4

(45)

……….

( nazwa jednostki organizacyjnej)

PROTOKÓŁ

Sporządzony dnia ……… 20…………r. w sprawie: 1/ zaginięcia, 2/

uszkodzenia,

3/ sporządzenia braków wypożyczonych akt z e składnicy akt.

Akta nr ……….. tom/ teczka / ………. Z roku

……… wypożyczona z archiwum dnia ………. 20

……….r. przez ………

……….

( imię i nazwisko)

………..

Podmiot 1/ zaginęły

2/ uległy zniszczeniu a mianowicie

……….

………

………..

Dnia ……… 20………..r.

Pracownik składnicy akt wypożyczający

……….

/podpis/ /podpis/

Dyrektor żłobka

………

/podpis/

UWAGA: 1/2/3 niepotrzebne skreślić

Załącznik Nr 5

(46)

………

( nazwa i adres jednostki organizacyjnej)

Protokół oceny

dokumentacji niearchiwalnej

Komisja w składzie ( imiona, nazwiska i stanowiska członków komisji):

1. Przewodniczący - ………

2. Członek - ……….

Dokonała oceny i wydzielenia przeznaczonej do przekazania na makulaturą lub zniszczenie dokumentacji niearchiwalnej w ilości ………. Mb i stwierdziła, że stanowi ona dokumentację niearchiwalna nieprzydatna dla celów praktycznych jednostki organizacyjnej oraz że upłynęły terminy jej przechowywania, określone w jednolitym rzeczowym wykazie akt.

Przewodniczący Komisji ……….

Członkowie Komisji ……….

……….

Zał.:

……… kart spisu

……… pozycji spisu

Załącznik Nr 6

(47)

………..

( pieczątka żłobka)

Spis dokumentacji niearchiwalnej (aktowej) Przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie

L.P. Symbol z wykazu

akt Tytuł teczki Daty skrajne Liczba

tomów Uwagi

1 2 3 4 5 6

Załącznik nr 1

Do instrukcji Kancelaryjnej Gminnego Żłobka w Długołęce

Załącznik Nr 7

(48)

GMNNY ŻŁOBEK W DŁUGOŁĘCE

DATA

WPŁYNĘŁO

PODPIS………

Nr z rejestru………

2013 – 07-01

(49)

Załącznik nr 2

Do instrukcji kancelaryjnej Gminnego Żłobka w Długołęce

SPIS SPRAW

ROK Symbol komórki organizacyjnej Symbol klasyfikacyjny z wykazu akt

Tytuł teczki wg wykazu akt

l.p. Treść sprawy Od kogo (do) wpłynęła Termin wszczęcia

sprawy

Termin załatwienia

sprawy

Uwagi, ( sposób załatwienia) Znak pisma Z dnia