§11
Po przejęciu dokumentacji w postaci nieelektronicznej, w przypadku gdy składnica akt nie
dysponuje narzędziami, o których mowa w $ 3 ust. 1 pkt 2 pracownik prowadzący składnicę
akt kolejno:
) pozostawia na stanowisku pracy podpisany przez siebie pierwszy egzemplarz spisu zdawczo - odbiorczego;
2) rejestruje spis zdawczo - odbiorczy w wykazie spisów zdawczo - odbiorczych zawierającym co najmniej następujące elementy (wykaz spisów stanowi załącznik nr 2):
a) liczbę porządkową, stanowiącą kolejny numer spisu zdawczo - odbiorczego, b) datę przejęcia dokumentacji przez składnicę akt,
c) nazwę podmiotu i komórki organizacyjnej przekazującej dokumentacje, d) nazwę jednostki organizacyjnej i komórki organizacyjnej, która dokumentacje wytworzyła lub zgromadziła, jeżeli jest inna niż nazwa podmiotu i komórki
organizacyjnej, przekazującej dokumentację, e) liczbę pozycji w spisie,
f) liczbę teczek lub tomów teczek w spisie,
3) nanosi w prawym górnym rogu na spis zdawczo - odbiorczy numer tego spisu wynikający
z wykazu spisów;
4) nanosi w lewym dolnym rogu teczki sygnaturę archiwalną, czyli numer spisu zdawczo-odbiorczego łamany przez liczbę porządkową pozycji teczki w spisie, na każdą teczkę aktową, przy czym, gdy teczka dzieli się na tomy, to nanosi identyczną sygnaturę archiwalną na każdy tom teczki, a jeżeli teczki włożono do pudła, to na pudło nanosi skrajne sygnatury teczek aktowych umieszczonych w pudle;
5) dla każdej pozycji przekazanego spisu zdawczo - odbiorczego przyporządkowuje informacje o aktualnym miejscu przechowywania przekazanej dokumentacji
w składnicy akt;
6) odkłada egzemplarze spisu zdawczo odbiorczego do odpowiednich zbiorów, o których mowa w §12.
§12
Pracownik prowadzący składnicę akt prowadzi dwa zbiory spisów zdawczo – odbior-czych:
1) zbiór pierwszy na drugie egzemplarze spisów zdawczo - odbiorczych w układzie wynikającym z kolejności wpisu do wykazu spisów zdawczo - odbiorczych;
2) zbiór drugi na trzecie egzemplarze spisów zdawczo - odbiorczych w układzie we-dług
komórek organizacyjnych przekazujących dokumentację.
§13
Dokumentację układa się w składnicy akt w sposób zapewniający jej ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem lub utratą, pozwalający na efektywne wykorzystanie miejsca
w ej składnicy.
§14
1. Dokumentacja w postaci nieelektronicznej, zgromadzona w składnicy akt, jest pod-dawana
okresowemu przeglądowi w celu jej odkurzenia oraz wymiany zużytych i zniszczo-nych
teczek czy pudeł na nowe.
2. Jednostka poddaje konserwacji uszkodzone lub częściowo zniszczone materiały archiwalne
w porozumieniu z dyrektorem właściwego archiwum państwowego.
§15
W przypadku stwierdzenia utraty dokumentacji przechowywanej w składnicy akt, wła-mania
do pomieszczeń magazynowych, ich zalania lub zniszczenia w inny sposób kierow-nik
jednostki powiadamia także właściwe archiwum państwowe.
ROZDZIAŁ VI
UDOSTEPNIANIE DOKUMENTACJI PRZECHOWYWANEJ W SKŁADNICY AKT
§16
1. Dokumentację w postaci nieelektronicznej udostępnia się na miejscu w składnicy akt,
przez jej wypożyczenie lub w postaci kopii.
2. Wypożyczając dokumentacje, można wykonać jej kopię zastępczą 1 zachować ja w
składnicy akt do czasu zwrotu dokumentacji.
§17
Nie wolno wypożyczać poza składnicę akt dokumentacji o znacznym stopniu uszko-dzenia
oraz środków ewidencyjnych składnicy akt.
§18
1. Udostepnienie dokumentacji przechowywanej w składnicy akt odbywa się na pod-stawie
wniosku zawierającego co najmniej (wzór wniosku o udostepnienie stanowi załącznik nr
3):
1) datę
2) nazwę wnioskującego;
3) wskazanie dokumentacji, będącej przedmiotem wnioskowania o udostępnienie, przez
zamieszczenie we wniosku co najmniej:
a) informacji o stanowiska pracy, które dokumentacje wytworzyło i zgromadziło lub przekazało,
b) dat skrajnych dokumentacji,
4) informację o sposobie udostepnienia;
5) imię, nazwisko i podpis osoby, która wnosi o udostepnienie;
6) w przypadku osób spoza jednostki:
a) cel udostępnienia, b) uzasadnienie.
2. Do udostepnienia dokumentacji pracownikom jednostki jest wymagana zgoda kie-rownika
jednostki lub osoby przez niego upoważnionej.
3. Do udostępnienia dokumentacji osobom spoza jednostki jest wymagane zezwole-nie
kierownika jednostki lub osoby przez niego upoważnionej.
§19
1. Korzystający z dokumentacji ponosi pełną odpowiedzialność za stan udostępnia-nej
dokumentacji.
2. Niedopuszczalne jest:
1) wyłączanie z udostępnianej dokumentacji pojedynczych przesyłek i pism, 2) przekazywanie dokumentacji innym osobom, komórkom organizacyjnym ud jednostkom organizacyjnym, bez wiedzy pracownika prowadzącego składnicę akt, 3) nanoszenie na dokumentacji na nośniku papierowym adnotacji i uwag.
§20
1. Pracownik prowadzący składnicę akt sprawdza stan udostępnianej dokumentacji przed jej
udostępnieniem oraz po jej zwrocie.
2. W razie stwierdzenia braków lub uszkodzeń zwracanej dokumentacji lub stwier-dzenia
zagubienia wypożyczonej dokumentacji pracownik prowadzący składnicę akt sporzą-dza
protokół stanowiący załącznik nr 5, w którym zamieszcza co najmniej następujące informacje:
1) datę sporządzenia;
2) imię i nazwisko osoby, która uszkodziła lub zagubiła dokumentację 3) opis przedmiotu uszkodzenia lub zagubienia.
3. Na podstawie protokołu, o którym mowa w ust. 2, kierownik jednostki zarządza postepowanie wyjaśniające.
§21
Pracownik prowadzący składnicę akt w rejestrze odnotowuje każde udostepnienie dokumentacji
z podaniem daty udostepnienia, a w przypadku jej wypożyczenia poza składnicę akt także
daty zwrotu do składnicy.
ROZDZIAŁL VII
WYCOFYWANIE DOKUMENTACJI ZE STANU SKŁADNICY AKT
§22
W przypadku wznowienia sprawy, której dokumentacja została już przekazana do składnicy
akt, pracownik prowadzący składnicę akt na wniosek pracownika który będzie prowa-dził
postępowanie - wycofuje ją ze składnicy akt i przekazuje ja temu pracownikowi.
§23
1. Wycofanie dokumentacji ze składnicy akt polega na
1) przyporządkowaniu informacji do pozycji spisu zdawczo odbiorczego, w której uję-ta
jest wycofywana dokumentacja, o dacie i numerze protokołu wycofania;
2) sporządzeniu protokołu z wycofania dokumentacji z ewidencji składnicy, zawierającego co najmniej:
a) datę wycofania, b) numer protokołu,
c) nazwę stanowiska pracy i osoby, do której dokumentację wycofano, d) tytuł teczki aktowej lub tytuł sprawy,
e) sygnaturę archiwalną teczki aktowej.
2. W trakcie przekazywania wycofywanej dokumentacji ze składnicy akt na stanowi-sko
pracy protokół podpisują pracownik prowadzący składnice akt i pracownik zajmujący to
stanowisko.
ROZDZIAŁ VIII
BRAKOWANIE DOKUMENTACJI NIEARCHIWALNEJ
§24
1. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej inicjuje pracownik prowadzący składnice akt
przez regularne typowanie dokumentacji przeznaczonej do brakowania i Sporządza protokół oceny dokumentacji przeznaczonej do zniszczenia co stanowi załącznik nr 6.
2. W wyniku typowania, o którym mowa w ust. 1, pracownik prowadzący składnice akt
sporządza spis tej dokumentacji wg załącznika nr 7.
3. Spis podlega zaopiniowaniu przez komisję archiwalnej oceny dokumentacji, zaj-mującej
stanowiska, których dokumentacja została wytypowana do brakowania. W przypadku gdy
nie ma takiej możliwości, zgodę wydaje kierownik jednostki lub osoba upoważniona do
wykonywania jego zadań.
4. W wyniku czynności, o której mowa w ust. 3, pracownicy mogą wydłużyć czas przechowywania dokumentacji niearchiwalnej. przy czym podlega to zatwierdzeniu przez
kierownika jednostki lub osobę upoważnioną do wykonywania jego zadań.
§25
1. Protokoły oceny dokumentacji niearchiwalnej oraz spisy dokumentacji zakwalifiko-wanej
na makulaturę lub zniszczenie należy przestać do właściwego archiwum państwowe-go
celem uzyskania zgody na brakowanie. Protokoły wraz ze spisami sporządza się w dwóch
egzemplarzach jeden komplet wraz z uzyskaną zgodą pozostaje w dokumentacji jednostki.
2. Po uzyskaniu zgody archiwum państwowego, dokumentacja powinna być protoko-larnie
zniszczona, bądź po doprowadzeniu jej do stanu uniemożliwiającego odtworzenie.
przekazana na makulaturę.
§26
Jeżeli w wyniku procedury brakowania dokumentacji niearchiwalnej właściwe archi-wum
państwowe dokona uznania całości lub części tej dokumentacji za materiały archi-walne,
pracownik prowadzący składnicę akt zobowiązany jest do:
1) jej uporządkowania,
2) sporządzenia nowego spisu zdawczo - odbiorczego.
ROZDZIAŁ IX
NADZOR NAD SKLADNICĄ AKT
§28
1. Prawo kontroli składnic akt mają osoby upoważnione przez organ nadrzędny oraz inne
organy kontrolne.
2. Prawo kontroli składnicy ma również właściwe miejscowo archiwum państwowe, które
Sprawuje nadzór nad sposobami zabezpieczenia, gromadzenia i ewidencji dokumen-tacji
oraz nad metodami jej porządkowania, inwentaryzacji i brakowania.
Załączniki:
1. Nr 1 - spis zdawczo odbiorczy
2. Nr 2 - wykaz spisów zdawczo - odbiorczych 3. Nr 3- karta udostępnień akt
4. Nr 4- rejestr akt udostępnionych ze składnicy
5. Nr 5 - protokół w sprawie zaginięcia, uszkodzenia akt
6. Nr 6- protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej przeznaczony do zniszczenia 7. Nr 7-spis dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do zniszczenia
(nazwa zakładu pracy i komórki organizacyjnej)
Spis zdawczo – odbiorczy akt nr ………..
L.
P.
Znak tecz-ki
Tytuł teczki lub tomu
(Podpis przekazującego) ( podpis odbierającego)
……….
………..
Nazwa zakładu pracy
Załącznik Nr 1
Do instrukcji w sprawie organizacji I zakresu działania składnicy akt Gminnego Żłobka w Długołęce