Podstawowe pojęcia
Projekt to zbiór działań podejmowanych do zrealizowania określonego celu w określonym czasie w oparciu o określone zasoby. Projekt spośród innych działań wyróżnia pewien zbiór cech, są to: niepowtarzalność, określony problem, konkretna grupa docelowa, ramy czasowe działania, złożony i przemyślany dobór zasobu narzędzi do realizacji celu, określone zasoby i narzędzia do zarządzanie nimi (finansowymi, kadrowymi, rzeczowymi), koordynacja, monitoring i ewaluacja. Wszystkie powyższe elementy korelują ze sobą, w wyniku tego powiązania, zmiana jednego elementu może mieć wpływ na pozostałe.
Metody zarządzania projektami
Projektem należy zarządzać w konkretny sposobów, z wykorzystaniem konkretnej metodyki, która najlepiej posłuży do osiągnięcia celu. Wyróżnić można metody zarządzania:
klasyczne (PCM), zwinne (Agile), Łańcucha Krytycznego (CCPM), PRINCE2, TenStep, Method123, eksperymentalne itd. Możliwość posługiwania się częścią metod jest uwarunkowana ukończeniem certyfikowanego kursu.
Bezpłatną i najpopularniejszą metodą zarządzania projektami realizowanymi ze źródeł zewnętrznych jest Project Cycle Management (PCM), która została przyjęta przez Komisję Europejską w 1992 r. jako powszechnie obowiązująca metoda w realizacji projektów ze środków europejskich. Proponowane przez KE rozwiązanie ma charakter klasyczny i ukierunkowane jest na osiągnięcie zakładanych wskaźników w jak najwyższym stopniu. W tej, jak i innych metodach zarządzania, często uwzględnione są dodatkowe procesy zapewniające holistyczne rozwiązanie w realizacji projektu, np. zarządzanie zespołem, zarządzanie finansami, zarządzanie ryzykiem, zarządzanie czasem.
Metodyka zwinne (Agile) Powstała do usprawnienia procesu wytwarzania oprogramowania (swój początek wzięła od Manifestu Agile), jednak ze względu na generyczny charakter może służyć jako rama do zarządzania projektami z innych obszarów (uniwersalność rozwiązań).
SCRUM cechuje wysoka elastyczność, swoboda, prostota, możliwość modyfikacji wymagań oraz kierunków działań, bezpośredni kontakt z odbiorcą oraz nastawienie na pełne zapewnienie potrzeb klienta/
zlecającego.
Metodyka Łańcucha Krytycznego Zaletą tej metody jest usprawnienie procesu osiągnięcia celu poprzez działania naprawcze w
harmonogramie realizacji
poszczególnych zadań i zwiększenie ich przepustowości. Analiza krytyczna ma charakter cykliczny, dzięki czemu pozwala na stałe optymalizowanie procesów.
Metodyka PRINCE2
Metodyka zorientowana na produkt wysokiej jakości. Zarządzanie opiera się na zespole, w którym
poszczególne grupy (udziałowcy) mają swój wpływ na projekt, zadania są delegowane (dostawcy), a wszelkie podejmowane działania są zawsze zgodne z projektem, przyjętymi wskaźnikami i mają uzasadnienie biznesowe. Elementem stałym tej metodyki jest kontrola jakości, która zapewnia spełnienie oczekiwań klienta.
ZARZĄDZANIE PROJEKTAMI
résumé
Cykl życia projektu PCM
PCM zakłada następujący cykl realizacji projektu:
programowanie, identyfikacja (analizy: interesariuszy, problemów, celu), formułowanie (dobór adekwatnych działań, matryca logiczna, SMART, ryzyko, czas, zasoby), wdrażanie (realizacja), ewaluacja i audyt (w tym monitoring realizacji założonych wskaźników dla każdego działania).
Programowanie jest odpowiedzią na konkretną strategię, powstałą na podstawie diagnoz i analiz problemowych. Program w praktyce ma charakter programu operacyjnego z określonym budżetem i realizuje określone aspekty przyjętej na dany czas strategii (PO KL, PO FIO).
Identyfikacja problemu następuje w oparciu o konkrente analizy: interesariuszy, problemów (badania pogłębione, zależności przyczynowo-skutkowe itp.), celów projektów, a także wybór odpowiedniej strategii działania i narzędzi.
Formułowanie to określenie szczegółowych działań, ich parametrów i wskaźników, które zostaną osiągnięte w wyniku realizacji projektu. W identyfikacji, jak i w formułowaniu, korzysta się z matrycy logicznej projektu, analizy ryzyka (w tym określenie działań naprawczych), techniki harmonogramowania, budżetowania, ramy projektu.
Wdrażanie to realizacja opracowanego projektu w sposób zorganizowany - zaplanowany w czasie, z przewidzianymi i określonymi kosztami i terminami realizacji, odpowiednio dobraną kadrą projektową, a także z wykorzystaniem konkretnych zasobów (rzeczowych, niefinansowych). Podczas wdrażania projektu istotne jest powołanie wykwalifikowanego zespołu projektowego, zaplanowanie i zorganizowanie procesów pracy (motywacja, doskonalenie pracy, podnoszenie kwalifikacji, ocena pracy), zarządzanie realizacją zadań w projekcie, określenie procesu podejmowania decyzji, zarządzanie ryzykiem, partnerstwa itd.
Ewaluacja i audyt polegają na monitorowaniu postępu prac, przeglądzie procedur wdrażania, postępu w osiąganiu przyjętych wskaźników itp. Informacje na temat realizacji Matryca logiczna projektu
Narzędzie służące porządkowaniu i organizowaniu informacji o projekcie, weryfikacji logiki projektu i adekwatności przyjętych działań do zrealizowania przyjętego celu w projekcie. Matryca logiczna projektu składa się z celów nadrzędnych, celów projektu, rezultatów, działań, które można obiektywnie zweryfikować pod kątem wskaźników, określonych źródeł weryfikacji oraz przyjętych założeń.
Struktura celu
Logiczna konstrukcja składająca się z takich elementów jak: cele nadrzędne, cele projektu, rezultaty, działania. Cele nadrzędne odnoszą się do celów określonego programów, ten zaś odnosi się do strategii. Cele nadrzędne nie zostaną osiągnięte poprzez realizację wyłącznie jednego projektu, ale dany projekt będzie wspierać realizację tych celów. Cele projektu z kolei odnoszą się do potrzeb grupy odbiorców i powinny zostać zanalizowane pod kątem kryteriów SMART (konkretne, proste, mierzalne, dające się określić jakościowo, realne, określone w czasie). Rezultaty są bezpośrednim i pośrednim wynikiem realizacji projektu, te zostają zaś osiągnięte poprzez odpowiednio dobrane działania.
Strukturę celu należy analizować dwukierunkowo: od celów nadrzędny aż po działania, w celu sprawdzenia wynikania poszczególnych informacji, zaś od działań po cele nadrzędne, aby zweryfikować, czy zaplanowane działania przyniosą określone rezultaty spełniające cele projektu i wpisujące się w cele nadrzędne.
projektów prezentowane są w formie raportów częściowych, problemowych i zbiorczych. Kontrola i monitorowanie procesów w projekcie odbywa się przez cały okres jego trwania i pozwala ocenić rozbieżności ilościowe i jakościowe osiąganych rezultatów. Ewaluacja projektu przeprowadzana jest w trzech etapach (ex-ante, mid-term, ex-post) z uwzględnieniem kryteriów oceny: adekwatność, efektywność, skuteczność, użyteczność, trwałość. Do najpopularniejszych narzędzi ewaluacji zalicza się: ankiety, badania sondażowe, obserwacje, wywiady pogłębione, wywiady grupowe, badanie danych zastanych. W trakcie projektu prowadzone są również prace audytowe - analiza wydatków, dokumentacji finansowej, sposobu archiwizowania dokumentów, ocena poprawności stosowanych procedur itp. Ewaluacja jest niezbędna do umożliwienia reagowania na zmianę - określenie odstępstwa w realizacji, podjęcie działań naprawcze, korekty projektów (zarządzanie ryzykiem).
Prezentacja z zajęć dostępna pod adresem: https://prezi.com/view/9v57Z0VAtiG5Iz2dT9tJ
Informacje o kursach i szkoleniach z trzeciego sektora pod adresem: https://wydarzenia.ngo.pl/
szkolenia
Informacje o darmowych kursach online: https://www.parp.gov.pl/component/site/site/kursy-online
Zalecane materiały dodatkowe:
• Aid Delivery Methods - Project Cycle Management Guidelines Vol 1
https://ec.europa.eu/europeaid/aid-delivery-methods-project-cycle-management-guidelines- vol-1_en
• Witold Monkiewicz, Grzegorz Rzeźnik, Marzena Wojda, Zarządzanie Cyklem Projektu. Skuteczne aplikowanie i zarządzanie projektami europejskimi w małych organizacjach pozarządowych, Warszawa 2009.
https://frdl.org.pl/pliki/frdl/document/publikacjeFRDL/PCM_Zarzadzanie_Cyklem_Projektu.pdf
• Piotr Habela, Metodyki zarządzania projektem, Warszawa 2011.
https://repin.pjwstk.edu.pl/xmlui/bitstream/handle/186319/181/
Metodyki_zarzadzania_projektem.pdf?sequence=3
• Katarzyna Borowska, Zastosowanie metody Project Cycle Management w zarządzaniu projektami współfinansowanymi ze środków unijnych [w:] Hereditas mercaturz. Księga pamiątkowa
dedykowana śp. prof. Stanisławowi Miklaszewskiemu, (red.) P. Czubik, Z. Mach, Kraków 2012.
https://www.europeistyka.uj.edu.pl/documents/
3458728/3814e0ac-4482-40b1-9247-410700011d39
• Zeszyty Naukowe Politechniki Częstochowskiej, red. Helena Kościelniak, Zeszyt 5, Częstochowa 2012.
http://yadda.icm.edu.pl/yadda/element/bwmeta1.element.ekon-element-000171437236
