ZARZĄDZENIE NR 509/2020 PREZYDENTA MIASTA PRZEMYŚLA
z dnia 21 grudnia 2020 r.
sprawie regulaminu udzielania zamówień o wartości mniejszej niż 130.000,00 złotych.
Na podstawie art. 30 ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 1990r. o samorządzie gminnym (tekst jednolity: Dz.U.
z 2020r. poz. 713 z późn. zm.), zarządzam co następuje:
§ 1. Wprowadzam regulamin udzielania zamówień o wartości mniejszej niż 130.000,00 złotych.
§ 2. Wykonanie zarządzenia powierzam kierownikom jednostek organizacyjnych urzędu
§ 3. Traci moc zarządzenie Nr 275/2017 Prezydenta Miasta Przemyśla z dnia 30 czerwca 2017 roku w sprawie regulaminu udzielania zamówień o wartości nieprzekraczającej kwoty wskazanej w art. 4 pkt 8 ustawy – prawo zamówień publicznych.
§ 4. Do postępowań rozpoczętych a nie zakończonych przed dniem wejścia w życie niniejszego regulaminu, stosuje się przepisy dotychczasowe.
§ 5. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2021 r.
PREZYDENT
MIASTA PRZEMYŚLA Wojciech Bakun
Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr 509/2020 Prezydenta Miasta Przemyśla
z dnia 21 grudnia 2020 r.
REGULAMIN
UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ O WARTOŚCI MNIEJSZEJ NIŻ 130.000 ZŁOTYCH
Rozdział 1.
POSTANOWIENIA OGÓLNE
§ 1. Ilekroć w Regulaminie jest mowa o:
1) awarii – należy przez to rozumieć zdarzenie powstałe w wyniku niekontrolowanego rozwoju okoliczności w czasie eksploatacji urządzeń lub instalacji prowadzących do powstania natychmiast poważnego zagrożenia w funkcjonowaniu i eksploatacji obiektu, infrastruktury itp.;
2) BIP – należy przez to rozumieć Biuletyn Informacji Publicznej;
3) BZP – należy przez to rozumieć Biuro Zamówień Publicznych;
4) dostawach, usługach, robotach budowlanych, wykonawcy — należy przez to rozumieć określenia, o których jest mowa w ustawie Prawo zamówień publicznych;
5) j.o.u. – należy przez to rozumieć jednostkę organizacyjną urzędu w rozumieniu obowiązującego regulaminu organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Przemyślu;
6) harmonogramie zamówień – należy przez to rozumieć sporządzone przez zamawiające j.o.u. jednostkowe plany zamówień na dany rok budżetowy;
7) kierowniku BZP – należy przez to rozumieć Kierownika Biura Zamówień Publicznych;
8) kierowniku zamawiającego – należy przez to rozumieć Prezydenta Miasta Przemyśla;
9) kierowniku zamawiającej j.o.u. – należy przez to rozumieć naczelnika wydziału, kierownika biura oraz kierujących samodzielnymi wieloosobowymi stanowiskami pracy, a także zajmujących samodzielne jednoosobowe stanowiska pracy;
10) najkorzystniejszej ofercie – należy przez to rozumieć ofertę z najniższą ceną lub przedstawiającą najkorzystniejszy bilans ceny i innych kryteriów odnoszących się do przedmiotu zamówienia;
11) regulaminie – należy przez to rozumieć niniejszy Regulamin;
12) rażąco niskiej cenie – należy przez to rozumieć zaoferowaną przez oferenta cenę za wykonanie zamówienia, która jest niższa o co najmniej 40% od kwoty, którą zamawiający zamierzał przeznaczyć za realizację zamówienia;
13) trybie bezpośrednim – należy przez to rozumieć sposób postępowania, w którym zamawiający udziela zamówienia konkretnemu, zidentyfikowanemu wykonawcy bez stosowania zapytania ofertowego;
14) ustawie – należy przez to rozumieć ustawę z dnia 11 września 2019r — Prawo zamówień publicznych;
15) wartości zamówienia – należy przez to rozumieć wartość, której podstawą ustalenia jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy, bez podatku od towarów i usług, ustalone przez zamawiającą j.o.u.
z należytą starannością;
16) zamawiającej j.o.u. – należy przez to rozumieć właściwą merytorycznie jednostkę organizacyjną zamawiającego, która wnioskuje o wszczęcie postępowania lub wnioskuje i przeprowadza postępowanie;
17) zamawiającym – należy przez to rozumieć Gminę Miejską Przemyśl;
18) zamówieniu – należy przez to rozumieć odpłatne zakupy, których przedmiotem są usługi, dostawy lub roboty budowlane, dokonywane na podstawie faktury, zlecenia lub pisemnej umowy, zawieranej pomiędzy zamawiającym a wykonawcą;
19) zapytaniu ofertowym – należy przez to rozumieć sposób postępowania, który polega na zaproszeniu do składania ofert takiej liczby oferentów, która zapewnia konkurencję;
20) wniosku – należy przez to rozumieć „wniosek o wszczęcie postępowania", który stanowi Załącznik Nr 1 do niniejszego Regulaminu.
§ 2. Zamówienia współfinansowane ze środków europejskich lub innych mechanizmów finansowych, lub których sposób udzielania został uregulowany w innych aktach prawnych, udzielane są na podstawie Regulaminu z zachowaniem pierwszeństwa wytycznych wynikających z przepisów prawnych i dokumentów określających sposób udzielania takich zamówień.
§ 3. 1. Przy udzielaniu zamówień należy przestrzegać zasad:
1) zachowania uczciwej konkurencji, równego traktowania oferentów i przejrzystości;
2) racjonalnego gospodarowania środkami publicznymi, w tym zasady wydatkowania środków publicznych w sposób celowy, oszczędny oraz umożliwiający terminową realizację zadań, a także zasady optymalnego doboru metod i środków w celu uzyskania najlepszych efektów z danych nakładów.
2. Za przestrzeganie przepisów Regulaminu odpowiedzialni są wszyscy pracownicy w zakresie, w jakim powierzono im czynności przy udzielaniu zamówienia.
3. Kierownik zamawiającej j.o.u. odpowiada za przygotowanie i przeprowadzenie postępowania oraz realizację zamówienia z zastrzeżeniem ust. 4.
4. Za przeprowadzenie postępowań, o których mowa w §9 ust. 2 pkt 2 odpowiada kierownik BZP.
§ 4. 1. Przed wszczęciem procedury udzielenia zamówienia zamawiająca j.o.u. szacuje z należytą starannością wartość zamówienia, w szczególności w celu ustalenia czy:
1) istnieje obowiązek stosowania ustawy;
2) wydatek ma pokrycie w planie finansowym.
2. Szacunkową wartość zamówienia ustala się przy zastosowaniu co najmniej jednej z następujących metod:
1) analizy cen rynkowych;
2) analizy wydatków poniesionych na tego rodzaju zamówienia w okresie poprzedzającym moment szacowania wartości zamówienia, z uwzględnieniem wskaźnika wzrostu cen towarów i usług konsumpcyjnych publikowanego przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego;
3) analizy cen ofertowych złożonych w postępowaniach prowadzonych przez zamawiającego lub zamówień udzielonych przez innych zamawiających, obejmujących analogiczny przedmiot zamówienia, z uwzględnieniem wskaźnika wzrostu cen towarów i usług konsumpcyjnych publikowanego przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego;
4) na podstawie lub przez analogię według cenników, katalogów lub innych wydawnictw dostępnych na polskim rynku.
3. Szacunkową wartość zamówienia na roboty budowlane ustala się na podstawie zestawienia (np. w formie kosztorysu inwestorskiego) rodzaju, zakresu i ilości robót budowlanych wraz z ich cenami rynkowymi.
4. Szacunkową wartość zamówienia ustala się w złotych polskich netto.
5. Ustalenie szacunkowej wartości zamówienia należy udokumentować w postaci notatki służbowej zaakceptowanej przez kierownika zamawiającej j.o.u.
6. W przypadku zamówień, których wartość jest równa lub przekracza 50.000 złotych netto, notatkę służbową, o której mowa w ust. 5, dołącza się do wniosku o wszczęcie postępowania.
§ 5. 1. Niniejszego Regulaminu nie stosuje się w przypadku:
1) zakupu, którego jednorazowa wartość nie przekracza 5.000,00 złotych;
2) zakupów dotyczących usuwania awarii i skutków zdarzeń losowych;
3) zakupu usług hotelowych;
4) zakupu artykułów spożywczych lub zakupów, których przeważającą szacunkową wartość stanowią artykuły spożywcze a dzielenie tych zakupów jest niecelowe ze względów finansowych lub organizacyjnych;
5) indywidualnych form podnoszenia kwalifikacji;
6) usług notarialnych.
2. W przypadku zamówień, o których mowa w ust. 1, dopuszcza się udzielenie zamówienia w formie ustnej.
Potwierdzeniem zawarcia umowy jest wówczas wystawiona przez wykonawcę faktura lub inny równoważny dokument.
3. Zamówienia, o których mowa w ust. 1, należy wprowadzić do rejestru, o którym mowa w §22 ust. 1.
§ 6. 1. Wszystkie j.o.u są zobowiązane do planowania zamówień z podziałem na dostawy, usługi i roboty budowlane.
2. Harmonogram zamówień, sporządza się na podstawie planu finansowego zamawiającej j.o.u. na dany rok kalendarzowy.
3. Harmonogram zamówień sporządzany jest przez zamawiającą j.o.u. w terminie do 15 dni od dnia uchwalenia budżetu na dany rok kalendarzowy i powinien zawierać w szczególności:
1) określenie przedmiotu zamówienia;
2) określenie rodzaju zamówienia;
3) szacunkową wartość zamówienia netto w złotych.
4. Harmonogram, o którym mowa w ust. 3 zatwierdza kierownik zamawiającej j.o.u.
5. Kopię zatwierdzonego harmonogramu zamówień należy przekazać do BZP, w wersji elektronicznej, w nieprzekraczalnym terminie do 20 dni od dnia uchwalenia budżetu.
§ 7. Udzielanie zamówień nie ujętych w harmonogramie jest możliwe w przypadku gdy posiadają one zabezpieczenie finansowe w budżecie miasta.
Rozdział 2.
UDZIELANIE ZAMÓWIEŃ O WARTOŚCI PRZEKRACZAJĄCEJ 5.000,00 ZŁOTYCH
§ 8. 1. Wszczęcie postępowania o udzielenie zamówienia następuje z dniem przesłania zapytania ofertowego do oferentów lub umieszczenia ogłoszenia o zapytaniu ofertowym na stronie internetowej zamawiającego lub umieszczenia ogłoszenia o zamówieniu w Biuletynie Zamówień Publicznych lub przekazania zaproszenia do negocjacji w trybie bezpośrednim.
2. Podstawą wszczęcia postępowania jest zatwierdzony wniosek o wszczęcie postępowania, który powinien zawierać co najmniej:
1) nazwę zadania nadaną przez zamawiającego;
2) szczegółowy opis przedmiotu zamówienia;
3) szacunkową wartość zamówienia, z podaniem imienia i nazwiska oraz stanowiska osoby, która dokonała ustalenia wartości zamówienia;
4) datę obliczenia szacunkowej wartości przedmiotu zamówienia;
5) imię i nazwisko, stanowisko służbowe oraz numer telefonu pracownika zamawiającej j.o.u., któremu zostało powierzone dokonanie czynności w postępowaniu lub czynności związanych z przygotowaniem postępowania;
6) wskazanie źródła finansowania;
7) proponowany termin wykonania zamówienia;
8) propozycję kryteriów wyboru wykonawcy – wraz z podaniem znaczenia tych kryteriów i sposobu oceny ofert – którymi mogą być cena albo cena i inne kryteria, gwarantujące uzyskanie najkorzystniejszej ekonomicznie i jakościowo oferty.
9) warunki jakie ewentualnie muszą spełnić oferenci ubiegający się o udzielenie zamówienia oraz opis spełniania tych warunków;
10) wysokość wadium, jeżeli zamawiająca j.o.u. żąda takiego zabezpieczenia;
11) istotne dla stron postanowienia, które zostaną wprowadzone do treści zawieranej umowy w sprawie zamówienia publicznego, w szczególności:
a) sposoby rozliczeń pomiędzy zamawiającym a wykonawcą,
b) sytuacje, w których naliczane będą kary umowne oraz wysokość tych kar, c) sytuacje, w których strony będą mogły odstąpić od umowy,
d) obowiązki wykonawcy i zamawiającego z tytułu realizacji umowy, e) sposób odbioru przedmiotu zamówienia,
f) długość okresu gwarancji i sposób jej realizacji, jeżeli zamawiający żąda udzielenia gwarancji,
g) dane osób odpowiedzialnych za realizację umowy ze strony zamawiającego wraz z danymi kontaktowymi (e-mail i telefon)
12) informację o wartości wszystkich udzielonych zamówień, dotyczących zakresu przedmiotowego wniosku, do dnia jego złożenia w danym roku kalendarzowym, w celu ustalenia zaistnienia obowiązku stosowania ustawy;
13) określenia czy podczas realizacji umowy wykonawca będzie przetwarzał dane osobowe, których administratorem jest zamawiający oraz wskazania kategorii osób, których dane będą przetwarzane przez wykonawcę a także kategorii danych osobowych, które będą przetwarzane przez wykonawcę.
3. Przedmiot zamówienia można opisywać przez wskazanie jego marki jeżeli opisowi takiemu towarzyszą wyrazy „lub równoważny” albo zamawiająca j.o.u. uzasadni konieczność zakupu towaru określonej marki.
§ 9. 1. W celu wyboru najkorzystniejszej oferty, stosuje się następujące tryby udzielenia zamówienia:
1) zapytanie ofertowe;
2) tryb bezpośredni.
2. Postępowanie w trybach określonych w ust. 1, z zastrzeżeniem ust. 3, wszczyna:
1) zamawiająca j.o.u, jeżeli szacowana wartość przedmiotu zamówienia jest niższa niż 50.000,00 złotych;
2) BZP, jeżeli szacowana wartość przedmiotu zamówienia lub jednorazowego zakupu jest równa lub wyższa od 50.000,00 złotych.
3. Kierownik zamawiającej j.o.u. w porozumieniu z kierownikiem BZP, może ustalić niższą kwotę dla danego postępowania lub danej grupy postępowań o udzielenie zamówienia publicznego, które przeprowadza BZP.
§ 10. 1. Zapytania ofertowe należy kierować do oferentów przy pomocy środków komunikacji elektronicznej (e-mail) z zastrzeżeniem ust. 10.
2. Treść zapytania musi zawierać co najmniej:
1) nazwę (firmę) oraz adres zamawiającego;
2) tryb udzielenia zamówienia;
3) opis przedmiotu zamówienia;
4) termin wykonania zamówienia;
5) termin związania ofertą;
6) opis sposobu przygotowania ofert;
7) miejsce oraz termin składania i otwarcia ofert;
8) opis kryteriów, którymi zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty, wraz z podaniem znaczenia tych kryteriów i sposobu oceny ofert;
9) informacje o sposobie porozumiewania się zamawiającego z oferentami oraz przekazywania oświadczeń lub dokumentów, a także wskazanie osób uprawnionych do porozumiewania się z oferentami lub wykonawcą oraz adres poczty elektronicznej i strony internetowej zamawiającego;
10) istotne dla stron postanowienia, które zostaną wprowadzone do treści zawieranej umowy lub albo projekt umowy;
11) wzór formularza ofertowego;
12) informację o formalnościach, jakie powinny zostać dopełnione po wyborze oferty w celu zawarcia umowy;
3. Treść zapytania ofertowego może zawierać:
1) wymagania dotyczące wadium;
2) warunki, jakie musi spełnić oferent, aby mógł wziąć udział w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny ich spełnienia;
3) informację o możliwości zadawania pytań zamawiającemu przez oferentów oraz o sposobie udzielania odpowiedzi na pytania, jeżeli zamawiający przewiduje możliwość zadawania pytań;
4) informację o możliwości unieważnienia postępowania przez zamawiającego przed terminem składania ofert;
5) informację o możliwości zakończenia postępowania bez wyboru oferty;
6) informację o sposobie postępowania zamawiającego w przypadku, gdy oferent nie dołączy do oferty wszystkich wymaganych dokumentów;
7) informację o możliwości unieważnienia postępowania w przypadku gdy cena najkorzystniejszej oferty będzie wyższa od kwoty jaką zamawiający zamierzał przeznaczyć na realizację zamówienia publicznego;
8) informację o możliwości zmiany treści zapytania ofertowego;
9) informację o możliwości wydłużenia terminu składania ofert;
10) wzory dokumentów, innych niż formularz ofertowy, których złożenie będzie wymagane przez zamawiającego.
4. Oferent składa ofertę na piśmie, w zamkniętej kopercie odpowiednio oznaczonej, na formularzu ofertowym zgodnym z załączonym do zapytania ofertowego.
5. W przypadku gdy zamawiający wymaga złożenia dodatkowo innych dokumentów, oferent składa je wraz z ofertą lub przed podpisaniem umowy, w zależności od wyboru zamawiającego sprecyzowanego w zapytaniu ofertowym.
6. Każdy z oferentów, może zaoferować tylko jedną cenę i nie może jej zmienić po terminie składania ofert z zastrzeżeniem ust. 8.
7. Jeżeli nie można wybrać oferty najkorzystniejszej z uwagi na to, że dwie lub więcej ofert przedstawia taki sam bilans ceny i innych kryteriów oceny ofert, zamawiający, spośród tych ofert, wybiera ofertę z najniższą ceną.
8. Jeżeli w postępowaniu o udzielenie zamówienia, w którym jednym kryterium oceny ofert jest cena, nie można dokonać wyboru oferty najkorzystniejszej, ze względu na to, że zostały złożone oferty o takiej samej cenie, j.o.u. prowadząca postępowanie może:
1) wezwać oferentów, którzy złożyli oferty o takiej samej cenie do złożenia ofert dodatkowych, lub 2) zamknąć postępowanie bez wyboru.
9. W przypadku złożenia ofert dodatkowych o tych samych cenach – zamawiający zamyka postępowanie bez wyboru
10. Zapytanie ofertowe można upublicznić w formie ogłoszenia o zapytaniu ofertowym, w BIP zamawiającego.
11. W przypadku gdy wartość jednorazowego zakupu jest równa lub przekracza wartość 50.000,00 złotych netto i jest niższa niż 130.000,00 złotych netto, wówczas zamawiający umieszcza w Biuletynie Zamówień Publicznych ogłoszenie o zamówieniu.
§ 11. 1. Zamawiający może przed upływem terminu składania ofert zmienić treść zapytania ofertowego, jeżeli przewidział taką możliwość w zapytaniu ofertowym, informując o tym oferentów - §10 ust. 1 stosuje się odpowiednio.
2. Jeżeli w wyniku zmiany treści zapytania ofertowego, konieczne jest wprowadzenie zmian w ofertach, zamawiający może przedłużyć termin składania ofert o czas niezbędny do wprowadzenia tych zmian, jeżeli przewidział taką możliwość w zapytaniu ofertowym - §10 ust. 1 stosuje się odpowiednio.
3. Oferenci mogą zadawać zamawiającemu pytania nie później niż na 3 dni przed terminem składania ofert w formie przewidzianej przez zamawiającego, dotyczące treści zapytania ofertowego, jeżeli zamawiający w zapytaniu ofertowym przewidział możliwość zadawania pytań.
4. Na pytania zadane przez oferentów, które dotrą do zamawiającego po terminie, o którym mowa w ust. 3, zamawiający może udzielić odpowiedzi lub pozostawić je bez rozpatrzenia.
5. Pytania zadane przez oferentów, w sytuacji, gdy zamawiający nie przewidział takiej możliwości, pozostają bez rozpatrzenia.
6. Na zadane pytania zamawiający udziela odpowiedzi niezwłocznie, jednak nie później niż na 2 dni przed upływem terminu składania ofert.
7. Treść zapytań wraz z odpowiedziami bez ujawniania źródła zapytania, zamawiający przekazuje oferentom –
§10 ust. 1 stosuje się odpowiednio – a w przypadku zamieszczenia zapytania ofertowego w sposób określony w §10 ust. 10, treść zapytań wraz z odpowiedziami zamieszcza się w taki sam sposób.
§ 12. 1. Tryb bezpośredni może być zastosowany wyłącznie w sytuacji, gdy zostanie spełniona jedna z poniższych przesłanek:
1) dostawy, usługi lub roboty budowlane mogą być świadczone tylko przez jednego wykonawcę:
a) z przyczyn technicznych o obiektywnym charakterze,
b) z przyczyn związanych z ochroną praw wyłącznych, wynikających z odrębnych przepisów, c) w przypadku udzielania zamówienia w zakresie działalności twórczej lub artystycznej;
2) ze względu na wyjątkową sytuację, która powoduje, że wymagane jest natychmiastowe wykonanie zamówienia;
3) w przypadku udzielania dotychczasowemu wykonawcy dostaw, usług lub robót budowlanych zamówień dodatkowych nie objętych zamówieniem podstawowym, niezbędnych do jego prawidłowego wykonania, pod warunkiem, że wartość realizowanego zamówienia powiększona o kwotę zamówień dodatkowych będzie niższa niż 130.000,00 złotych.
4) możliwe jest udzielenie zamówienia na dostawy, na szczególnie korzystnych warunkach w związku okresową promocją, likwidacją działalności innego podmiotu, postepowaniem egzekucyjnym lub upadłościowym;
5) w przypadku unieważnienia postępowania prowadzonego w trybie zapytania ofertowego z następujących przyczyn:
a) nie złożono co najmniej jednej oferty nie podlegającej odrzuceniu, lub
b) cena najkorzystniejszej oferty przewyższała kwotę, którą zamawiający przeznaczył na sfinansowanie zamówienia i nie ma możliwości zwiększenia tej kwoty z tym zastrzeżeniem, że wartość umowy zawartej po negocjacjach w trybie bezpośrednim nie może być wyższa od kwoty, którą zamawiający chciał przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia w postępowaniu unieważnionym.
2. Przed udzieleniem zamówienia przeprowadza się negocjacje z wykonawcą i sporządza notatkę służbową z negocjacji.
Rozdział 3.
PRZEBIEG POSTĘPOWANIA
§ 13. 1. Przygotowany przez zamawiającą j.o.u., na wzorze stanowiącym Załącznik Nr 1 do niniejszego Regulaminu, wniosek o wszczęcie postępowania, podlega weryfikacji i akceptacji przez Skarbnika Miasta oraz kierownika BZP, a następnie zatwierdzeniu przez kierownika zamawiającego lub osobę upoważnioną.
2. Zatwierdzony wniosek jest podstawą wszczęcia postępowania.
§ 14. 1. Zatwierdzony wniosek o wszczęcie postępowania wraz z załącznikami, zamawiająca j.o.u. składa do BZP.
2. Załącznikami do wniosku są:
1) w przypadku robót budowlanych – dokumentacja budowlana lub szczegółowa specyfikacja techniczna;
2) dokumentacja potwierdzająca oszacowanie przedmiotu zamówienia:
a) dla robót budowlanych – kosztorys inwestorski lub planowane koszty robót budowlanych,
b) dla prac projektowych – wycena prac projektowych lub planowane koszty prac projektowych w formie notatki służbowej,
c) dla pozostałych usług i dostaw – notatka służbowa z szacowania wartości zamówienia lub jednorazowego zakupu;
3. Załącznikami do wniosku mogą być w szczególności:
1) opis przedmiotu zamówienia – w sytuacji gdy umieszczenie opisu przedmiotu zamówienia we wniosku jest utrudnione ze względu na obszerność tego opisu;
2) projekt umowy jeżeli zamawiająca j.o.u. przygotowała projekt umowy;
3) wzór umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych;
§ 15. W przypadku gdy zamówienie ma być współfinansowane ze środków Unii Europejskiej we wniosku należy podać kody ze Wspólnego Słownika Zamówień (CPV) odnoszące się do przedmiotu zamówienia.
§ 16. 1. Oferenci składają pisemne oferty w terminie wskazanym przez zamawiającego w kancelarii ogólnej zamawiającego lub przesyłają pod adres zamawiającego.
2. Oferty muszą być złożone w zamkniętej kopercie z oznaczeniem, którego postępowania dotyczą.
3. Na kopercie zawierającej ofertę, oferent jest zobowiązany umieścić swoją nazwę oraz dane adresowe.
4. Przed upływem terminu do składania ofert, oferent może zmienić lub wycofać ofertę.
5. Otwarcie ofert jest jawne i powinno nastąpić w tym samym dniu, w którym upływa termin składania ofert.
6. Podczas otwarcia ofert podaje się nazwy (firmy) oraz adresy oferentów, a także informacje dotyczące ceny, bądź ceny oraz innych elementów stanowiących kryteria oceny ofert.
7. Badania i oceny ofert dokonuje się w sposób obiektywny, zgodnie z kryteriami określonymi w zaproszeniu do składania ofert.
8. W przypadku gdy kwota przeznaczona na sfinansowanie zamówienia jest niższa niż cena najkorzystniejszej oferty, zamawiający może zwiększyć tę kwotę do ceny oferty najkorzystniejszej po akceptacji tego zwiększenia przez Skarbnika Miasta.
9. W przypadku nie zwiększenia kwoty, jaką zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia postępowanie podlega unieważnieniu.
10. Wszelkie czynności w postępowaniu zatwierdza swoim podpisem kierownik zamawiającego lub osoby upoważnione w granicach udzielonych upoważnień.
11. Z postępowania sporządza się protokół, którego wzór stanowi Załącznik Nr 2 do Regulaminu.
§ 17. 1. Zamawiający wyklucza z udziału w postępowaniu oferenta, który:
1) nie spełnia warunków udziału w postępowaniu;
2) wniósł wadium w sposób nieprawidłowy lub nie wniósł wadium w ogóle, a zamawiający żądał wniesienia wadium;
3) odstąpił od podpisania umowy z zamawiającym, a jego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza.
2. Ofertę złożoną przez oferenta wykluczonego z udziału w postępowaniu uznaje się za odrzuconą.
§ 18. 1. Zamawiający odrzuca ofertę jeżeli wystąpi co najmniej jedna z niżej wymienionych przesłanek:
1) treść oferty nie odpowiada treści zapytania ofertowego;
2) oferta zawiera błędy w obliczeniu ceny i nie jest możliwe poprawienie tych błędów;
3) oferent nie zaakceptował poprawionych błędów w obliczeniu ceny.
2. Zamawiający może odrzucić ofertę w przypadku gdy oferent zaproponował rażąco niską cenę.
§ 19. 1. Zamawiający może, przed upływem terminu składania ofert, odwołać postępowanie bez podania przyczyny, jeżeli przewidział taką możliwość w zapytaniu ofertowym.
2. Zamawiający może zamknąć postępowanie bez wyboru oferty, jeżeli przewidział to w zapytaniu ofertowym.
3. Zamawiający unieważnia postępowanie w przypadku gdy:
1) w odpowiedzi na zapytanie ofertowe nie wpłynie ani jedna oferta nie podlegająca odrzuceniu;
2) cena najkorzystniejszej oferty jest wyższa od kwoty jaką zamawiający zamierzał przeznaczyć na realizację zamówienia i nie ma możliwości jej zwiększenia.
§ 20. Zamawiający niezwłocznie zawiadamia uczestników o unieważnieniu postępowania, odwołaniu postępowania, wyniku postępowania lub o zamknięciu postępowania bez wyboru – §10 ust. 1 stosuje się odpowiednio – a w przypadku, o którym mowa w §10 ust. 10 zawiadomienia zamieszcza się w taki sam sposób
Rozdział 4.
UMOWY
§ 21. 1. Zamówień udzielanych na podstawie niniejszego Regulaminu udziela się z zachowaniem formy pisemnej, na podstawie:
1) zleceń lub umów, w przypadku dostaw i usług, których wartość jest niższa niż 10.000,00 zł. brutto;
2) umów w przypadku dostaw i usług których wartość jest równa lub przekracza 10.000,00 zł brutto;
3) umów w przypadku robót budowlanych, usług nadzoru budowlanego oraz opracowania dokumentacji projektowej.
4) umów w przypadku gdy podczas realizacji przedmiotu zamówienia zamawiający będzie przekazywał dane osobowe.
2. W przypadku, o którym mowa w ust. 1 pkt 4, z wykonawcą, oprócz umowy o udzielenie zamówienia publicznego, należy dodatkowo zawrzeć umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych o treści uzgodnionej z Inspektorem Ochrony Danych.
3. Do umów zawieranych w sprawach zamówień, o których mowa w niniejszym Regulaminie stosuje się przepisy Kodeksu cywilnego, chyba, że przepisy szczególne stanowią inaczej.
4. J.o.u. prowadząca postępowanie przygotowuje umowę o udzielenie zamówienia z oferentem, który złożył najkorzystniejszą ofertę.
5. Umowę sporządza się w niezbędnej ilości egzemplarzy, w tym, w szczególności:
1) dla wykonawcy;
2) dla zamawiającej j.o.u.;
3) dla BZP w przypadku, gdy postępowanie przeprowadza BZP;
4) dla Wydziału Finansowego;
5) do Centralnego Rejestru Umów.
6. Umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych sporządza się w niezbędnej ilości egzemplarzy, w tym, w szczególności:
6) dla wykonawcy;
7) dla zamawiającej j.o.u.;
8) dla BZP w przypadku, gdy postępowanie przeprowadza BZP;
9) dla Inspektora Ochrony Danych;
10) do Centralnego Rejestru Umów.
7. Umowy muszą być parafowane przez radcę prawnego i kierownika zamawiającej j.o.u lub kierownika BZP, w przypadku gdy postępowanie jest prowadzone przez BZP.
8. Umowy podpisuje kierownik zamawiającego lub osoby przez niego upoważnione przy kontrasygnacie Skarbnika Miasta.
9. Umowy powierzenia przekazania danych osobowych podpisuje kierownik zamawiającego lub osoby przez niego upoważnione.
10. Treść podpisywanej umowy musi być zgodna z ostatecznym projektem umowy, jeżeli był opracowany i dołączony do zapytania ofertowego.
11. Dopuszcza się wprowadzenie zmian do umowy za pisemną zgodą obu stron, byleby ich treść lub cel nie sprzeciwiały się właściwości (naturze) stosunku, ustawie Kodeks cywilny ani zasadom współżycia społecznego.
12. W umowach należy uwzględniać wszelkie istotne okoliczności związane z realizacją zamówienia, w szczególności:
1) przedmiot zamówienia;
2) wartość zamówienia;
3) sposoby rozliczeń pomiędzy zamawiającym a wykonawcą;
4) termin realizacji zamówienia;
5) kary umowne, które dotyczą niezrealizowanej umowy w części lub w całości oraz zwłoki w realizacji umowy;
6) możliwość odstąpienia od umowy przez wykonawcę lub zamawiającego;
7) obowiązki wykonawcy i zamawiającego z tytułu realizacji umowy;
8) sposób odbioru przedmiotu zamówienia.
13. Kierownik zamawiającej j.o.u. odpowiada za zgodność realizowanych dostaw, usług i robót budowlanych z treścią zawartej umowy.
14. W przypadku zawierania aneksów do umów, których wartość jest równa lub przewyższa 50.000,00 zł., z zastrzeżeniem §9 ust. 3, jeden egzemplarz aneksu przekazywany jest do BZP.
Rozdział 5.
REJESTR I SPRAWOZDANIE Z UDZIELONYCH ZAMÓWIEŃ
§ 22. 1. Kierownik każdej j.o.u. jest zobowiązany prowadzić rejestr udzielonych zamówień, o których mowa w niniejszym Regulaminie.
2. Rejestr, o którym mowa w ust. 1, winien zawierać dane niezbędne do sporządzenia sprawozdania, o którym mowa w ust. 3.
3. Kierownicy zamawiających j.o.u., w terminie do dnia 31 stycznia roku następnego po roku kalendarzowym, którego informacje dotyczą, zobowiązani są przekazać, w wersji elektronicznej, do BZP sprawozdanie z udzielonych zamówień, o których mowa w niniejszym Regulaminie, a w szczególności podać sumę wartości netto wszystkich zamówień o wartości nieprzekraczającej 130.000,00 złotych, z uwzględnieniem zamówień, do udzielania których nie stosuje się przepisów niniejszego Regulaminu.
4. Sprawozdanie, oprócz danych liczbowych, musi bezwzględnie zawierać klauzulę o treści „Wartości wykazane w niniejszym sprawozdaniu zawierają sumę wartości netto wszystkich zamówień, o których mowa w § 22 ust. 3 Regulaminu udzielania zamówień o wartości mniejszej niż 130.000,00 złotych” oraz podpis kierownika j.o.u składającej sprawozdanie.
5. Dokumentację postępowań przechowuje j.o.u przeprowadzająca postępowanie.
PREZYDENT
MIASTA PRZEMYŚLA Wojciech Bakun
Załącznik Nr 1 do Załącznika Nr 1
(nazwa zamawiającej j.o.u.)
Przemyśl, ______________
Znak sprawy ________________________
(zamawiającej j.o.u.))
WNIOSEK W SPRAWIE ROZPOCZĘCIA PROCEDURY POSTĘPOWANIA
O UDZIELENIE ZAMÓWIENIA PUBLICZNEGO O WARTOŚCI NIŻSZEJ NIŻ 130.000,00 ZŁOTYCH NAZWA ZADANIA NADANA PRZEZ ZAMAWIAJĄCEGO
1.
PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA
2.
rodzaj zamówienia: dostawy/usługi/roboty budowlane*
szczegółowy opis przedmiotu zamówienia:
______________________________________________________________________________
opis części zamówienia, jeżeli dopuszcza się składanie ofert częściowych:
______________________________________________________________________________
Kody CPV: _____
SZACUNKOWA WARTOŚĆ ZAMÓWIENIA
3.
________________ zł. netto (słownie: ___________________________________________) wyceny wartości szacunkowej zamówienia dokonano: _______________ roku,
na podstawie ______________________________________________.
stawka podatku VAT wynosi: __________
kwota podatku VAT wynosi _________;
ŹRÓDŁA FINANSOWANIA
4. Środki finansowe w kwocie brutto ____________ jakie Zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia są zabezpieczone w budżecie miasta w dziale ___________ rozdziale ____________ § _____________.
TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA 5.
TRYB POSTĘPOWANIA O UDZIELENIE ZAMÓWIENIA
6.
________________________________________________________________________________
(w przypadku trybu bezpośredniego – należy podać uzasadnienie faktyczne i prawne) Uzasadnienie:*
faktyczne:
___________________________________________________________________________
prawne:
___________________________________________________________________________
PROPONOWANE WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU 7.
Warunki jakie muszą spełniać oferenci ubiegający się o zamówienie, wynikające ze specyfiki przedmiotu zamówienia:
______________________________________
______________________________________
OPIS SPEŁNIENIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU
8. Oferent ubiegający się o zamówienie spełni warunki udziału w postępowaniu gdy:
______________________________________
______________________________________
9. KRYTERIA WYBORU WYKONAWCY
Najniższa cena*, albo
Cena ___ %;*
____ ____%*
OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH
10.
W postępowaniu wystąpi konieczność powierzenia wykonawcy przetwarzania danych osobowych:
TAK*/NIE*
Jeżeli tak, to należy podać:
kategorie osób, których dane mogą być przetwarzane przez Wykonawcę:
_____________________________________________________________
kategorie danych osobowych, które mogą być przetwarzane przez Wykonawcę:
_____________________________________________________________
ISTOTNE POSTANOWIENIA UMOWY
11. Istotne postanowienia, które mają być wprowadzone do treści zawieranej umowy w szczególności informacje, o których
mowa w §8 ust. 2 pkt 11 lit. a – f Regulaminu:
____________________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
WSPÓŁFINANSOWANIE ZE ŚRODKÓW UNII EUROPEJSKIEJ
12. Jeżeli tak wskazać projekt/program oraz dołączyć kopię umowy o dofinansowanie oraz odpowiednie wytyczne: TAK*/NIE*
____________________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
OSOBY ODPOWIEDZIALNE ZA PRZYGOTOWANIE DOKUMENTACJI
13.
odbioru dokumentacji projektowej, STWiOR, przedmiarów i kosztorysu inwestorskiego dokonał:
___________________________________ _________________
(imię i nazwisko) (podpis) opis przedmiotu zamówienia sporządził:
___________________________________ _________________
(imię i nazwisko) (podpis) wartość zamówienia ustalił:
___________________________________ _________________
(imię i nazwisko) (podpis) wniosek sporządził:
___________________________________ _________________
(imię i nazwisko) (podpis)
PODMIOTY, DO KTÓRYCH NALEŻY PRZESŁAĆ ZAPYTANIE OFERTOWE**
14.
INNE INFORMACJE
Zamówienie jest realizowane zgodnie z harmonogramem zamówień.*
Zamówienie nie było zaplanowane w harmonogramie zamówień.*
15. Osoba lub osoby odpowiedzialne za realizację umowy:
____________________, ___________________, _________________________
(imię i nazwisko) (nr telefonu) (e-mail) AKCEPTACJE WNIOSKU Kierownik zamawiającej j.o.u.
____________________________
(data, podpis i pieczątka imienna)
AKCEPTACJA WNIOSKU POD WZGLĘDEM FINANSOWYM Skarbnik Gminy
____________________________
(data, podpis i pieczątka imienna)
AKCEPTACJA WNIOSKU POD WZGLĘDEM ZGODNOŚCI Z REGULAMINEM 16.
Kierownik Biura Zamówień Publicznych __________________________________
(data, podpis i pieczątka imienna)
ZATWIERDZENIE WNIOSKU PRZEZ KIEROWNIKA ZAMAWIAJĄCEGO
17.
ZATWIERDZAM
________________________________
(data, podpis i pieczątka imienna) Załączniki do wniosku:
1) __________________________
2) __________________________
3) __________________________
4) __________________________
* - niepotrzebne skreślić
** - w przypadku trybu bezpośredniego wskazanie wykonawcy, z którym mają być przeprowadzone negocjacje wraz z aktualnym adresem e-mail, zaś w przypadku zapytania ofertowego należy podać firmy oraz aktualne adresy e-mail, pod które będzie przesłane zapytanie ofertowe
Załącznik Nr 2 do Załącznika Nr 1 PROTOKÓŁ
Znak sprawy : ______________
PROTOKÓŁ POSTĘPOWANIA O ZAMÓWIENIE PUBLICZNE I. PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA
__________________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________________
____________________________________________________
II. WSZCZĘCIE POSTĘPOWANIA
1. Jednostka organizacyjna urzędu prowadząca postępowanie: _________________________.
2. Data wszczęcia postępowania: ________________.
3. Imię i nazwisko pracownika prowadzącego postępowanie: ___________________________.
4. Termin składania ofert: __________, godzina: ______.
5. Termin otwarcia ofert: ___________, godzina: ______.
6. Zaproszenie do składania ofert: przekazano następującym oferentom/umieszczono na stronie internetowej zamawiającego * :
1) _____________________________________________________________________;
2) _____________________________________________________________________;
3) _____________________________________________________________________.
7. Zaproszenie do składania ofert: przekazano/umieszczono na stronie internetowej w dniu:
_________________.
1) ustalono pozacenowe kryteria oceny ofert: TAK/NIE *;
2) ustalono warunki udziału w postępowaniu: TAK/NIE *;
3) przewidziano możliwość treści zapytania ofertowego: TAK/NIE *;
4) zmieniono treść zapytania ofertowego: TAK/NIE *;
5) przewidziano możliwość przedłużenia terminu składania ofert: TAK/NIE *;
6) przedłużono termin składania ofert: TAK/NIE *;
7) przewidziano możliwość zadawania pytań przez oferentów: TAK/NIE *;
8) oferenci zadawali pytania: TAK/NIE *;
9) udzielono odpowiedzi na zadane pytania: TAK/NIE *;
10) przewidziano możliwość unieważnienia postępowania bez podania przyczyny: TAK/NIE *;
11) przewidziano możliwość zamknięcia postępowania bez wyboru: TAK/NIE *.
8. W przewidzianym terminie złożono ____ ofert/oferty *.
III. OTWARCIE OFERT
1. Otwarcie ofert nastąpiło w dniu ________ r.
2. Otwarcia ofert dokonali:
1) __________________________________;
2) __________________________________.
3. Kwota jaką zamawiający zamierzał przeznaczyć na realizację zamówienia wynosi: _________ zł. brutto IV. WYKAZ OFERENTÓW, KTÓRZY ZŁOŻYLI OFERTY W TERMINIE
Nr oferty Firma oferenta oraz dane teleadresowe Cena brutto zaproponowana przez oferenta
1.
2.
3.
V. INFORMACJA O OFERTACH ODRZUCONYCH Z PODANIEM UZASADNIENIA ODRZUCENIA 1. Odrzucono następujące oferty:
1) _____________________________________________________________________;
2) _____________________________________________________________________.
2. Uzasadnienie odrzucenia:
1) faktyczne: ____________________________________________________________;
2) prawne: ______________________________________________________________;
VI. WYBÓR OFERTY NAJKORZYSTNIEJSZEJ WRAZ Z UZASADNIENIEM
1. W wyniku przeprowadzonego postępowania jako najkorzystniejszą wybrano ofertę nr ____, którą złożył oferent _________________________________________________________,
za cenę: ______________________ zł.
2. Uzasadnienie wyboru oferty:
___________________________________________________________________________
VII. UNIEWAŻNIENIE POSTĘPOWANIA/ZAMKNIĘCIE POSTĘPOWANIA BEZ WYBORU*
1. W dniu ________ postępowanie unieważniono/zamknięto bez wyboru*
2. Uzasadnienie:
1) faktyczne: ____________________________________________________________;
2) prawne: ______________________________________________________________.
VIII. ZAWARCIE UMOWY Umowę zawarto __ ____ 20__ r.
Protokół sporządził: _________________________ ________________________
(imię i nazwisko) (data i podpis)
Akceptuję:
____________________________
(data i podpis kierownika zamawiającej j.o.u.) ZATWIERDZAM
______________________________
(data i podpis kierownika zamawiającego lub osoby upoważnionej)
* - niewłaściwe skreślić
