ZESPÓŁ SZKÓŁ SAMOCHODOWYCH w ŁODZI

ZESPÓŁ SZKÓŁ SAMOCHODOWYCH w ŁODZI

91-335 Łódź, ul. Kilara 3/5

TEL/FAX 42 651-54-76 CENTRALA TEL. 42 651-24-62 FAX 42 651-54-96 TEL. 42 651-54-86

═════════════════════════════════════════════════════

Znak sprawy 71/2018 Łódź, dnia 14.06.2018r.

Według rozdzielnika

Zaproszenie do złożenia oferty

w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego

prowadzonym przy zastosowaniu art. 4 pkt 8 ustawy Prawo zamówień publicznych

Zespół Szkół Samochodowych w Łodzi zaprasza do złożenia oferty w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego na „Archiwizację dokumentów”.

Opis przedmiotu zamówienia:

Kod CPV: 79995100-6 – usługi archiwizacyjne.

Przedmiotem zamówienia jest uporządkowanie i archiwizacja dokumentów stanowiących materiały archiwalne (kat. A) oraz archiwizacja dokumentów (kat. B) zgodnie z Zasadami porządkowania akt komórkach organizacyjnych wytworzonych na nośnikach papierowych (załącznik 1). Dokumentacja wytworzona w poszczególnych komórkach organizacyjnych nie posiada ewidencji archiwalnej. Znaczna ilość przechowywana jest w teczkach aktowych, segregatorach z zachowaniem jednorodności tematycznej akt.

Do obowiązków Wykonawcy będzie należeć:

1) przygotowanie wytworzonych materiałów archiwalnych (kat A) do przekazania do właściwego archiwum zakładowego poprzez uporządkowanie, zewidencjonowanie i usystematyzowanie akt według komórek organizacyjnych zgodnie z wyciągiem z Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt polegające na:

a) sklasyfikowaniu akt w układzie rzeczowym;

b) sformowanie jednostek archiwalnych, c) zweryfikowanie i uzupełnienie ich opisu;

d) zweryfikowanie zawartości poszczególnych jednostek archiwalnych;

e) usunięcie wtórników, kopii roboczych, notatek oraz elementów metalowych, które należy spakować do pudeł kartonowych celem przygotowania do brakowania lub przekazania do skupu surowców

wtórnych;

f) sporządzenie jednostek archiwalnych kat. A ułożonych w teczkach bezkwasowych do archiwizacji z prawidłowym opisem, przesznurowane i zawiązane „na krzyż” (wzór opisu zał.2)

g) opracowanie spisów spraw w formie pisemnej i elektronicznej w programie WORD według wzoru (załącznik 3)

2) przygotowanie wytworzonych materiałów (kat B) do przekazania do właściwego archiwum zakładowego poprzez uporządkowanie, zewidencjonowanie i usystematyzowanie akt według komórek organizacyjnych zgodnie z wyciągiem z Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt polegające na:

a) sklasyfikowaniu akt w układzie rzeczowym b) sformowanie jednostek archiwalnych, c) zweryfikowanie i uzupełnienie ich opisu;

d) zweryfikowanie zawartości poszczególnych jednostek archiwalnych;

e) usunięcie wtórników, kopii roboczych, notatek oraz elementów metalowych, które należy spakować do pudeł kartonowych celem przygotowania do brakowania lub przekazania do skupu surowców

wtórnych;

f) sporządzenie jednostek niearchiwalnych kat. B ułożonych w teczkach bezkwasowych do archiwizacji z prawidłowym opisem, przesznurowane i zawiązane, (wzór opisu zał.2)

g) opracowanie spisów spraw w formie pisemnej i elektronicznej w programie WORD według wzoru (załącznik 3)

3) Zamówienie będzie realizowane w pomieszczeniach Archiwum Centrum Usług Wspólnych Oświaty w Łodzi, przy ul. Wileńskiej 53/55.

4) Szacunkowa ilość dokumentacji:

− Kategorii A – 70 mb

− Kategorii B - 180 mb

5) Zamawiający zastrzega, że wyżej wymienione ilości akt są danymi szacunkowymi (orientacyjnymi) i mają posłużyć jedynie do oceny ofert. Faktyczna ilość metrów bieżących w stosunku do oszacowanej może ulec zmianie. Rozliczenie usługi nastąpi w oparciu o ceny jednostkowe zawarte w ofercie Wykonawcy oraz ilości jednostek rzeczowych faktycznie wykonanych i potwierdzonych przez Zamawiającego. Protokół odbioru końcowego wykonanego zamówienia (bez uwag) jest podstawą do wystawienia faktury VAT/rachunku.

6) Wykonawcy nie przysługuje prawo zgłoszenia roszczeń w przypadku zmiany ilości metrów na inne niż podano w przedmiocie zamówienia.

7) Wykonawca w ramach zamówienia pokrywa wszelkie koszty związane z materiałami niezbędnymi do przeprowadzenia do archiwizacji zgodnie z wymaganiami zamawiającego (teczki bezkwasowe, pudła kartonowe, taśma do archiwizacji, itp.)

8) Wszystkie powyższe czynności związane z realizacją zamówienia muszą być wykonywane zgodnie z obowiązującymi przepisami, tj:

− Po zgłoszeniu przez wykonawcę na piśmie zakończenia prac archiwizacyjnych,

− Zamawiający niezwłocznie wystąpi do Archiwum zakładowego o weryfikację prawidłowości wykonanej archiwizacji, a w przypadku stwierdzenia przez Archiwum zakładowe nieprawidłowości w wykonaniu zamówienia, wykonawca w terminie 30 dni od otrzymania takowej informacji, usunie nieprawidłowości.

− Zamówienie zostanie uznane za wykonane, po uzyskaniu przez zamawiającego pozytywnej opinii właściwego Archiwum Zakładowego o prawidłowym przygotowaniu materiałów archiwalnych.

Termin realizacji zamówienia: do dnia 20.12.2018 r.

Cena ofertowa: musi zawierać całość kosztów związanych z realizacją zamówienia.

Opis kryteriów, którymi zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty, wraz z podaniem wag tych kryteriów i sposobu oceny ofert:

Zamawiający dokona oceny ofert, według następujących kryteriów i ich wag:

Lp. Nazwa kryterium Waga

[%]

Maksymalna ilość punktów, jakie może otrzymać oferta w ramach danego kryterium

1 Cena 100 100,00

1) ilość punktów w kryterium: Cena, rozumiana jako wartość całkowita oferty brutto za wykonanie zamówienia, zostanie obliczona według wzoru:

ilość punktów oferty badanej = (cena brutto oferty najniższej : cena brutto oferty badanej) x 100,00 pkt., 4) ocenę końcową oferty stanowić będzie suma punktów oferty uzyskanych w każdym z kryteriów oceny

oferty. Maksymalna łączna liczba punktów jaką może uzyskać oferta wynosi – 100,00 pkt., 5) obliczenia będą prowadzone z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.

Termin i miejsce składania ofert:

Ofertę należy składać wg załączonego druku (Załącznik 4) do dnia 22.06.2018 r. do godziny 9.00 w siedzibie Zamawiającego w Łodzi, ul. Hipoteczna 8/10, pokój nr 5 lub elektronicznie na adres: sekretariat@zss-lodz.pl

Dyrektor

Zespołu Szkół Samochodowych w Łodzi mgr inż. Andrzej Żelasko

/ - /

Załącznik 1 Zasady porządkowania akt komórkach organizacyjnych wytworzonych na nośnikach papierowych

Spis spraw jest to formularz służący do chronologicznego rejestrowania spraw wpływających lub zapoczątkowanych w komórce organizacyjnej prowadzony odrębnie dla każdego symbolu klasyfikacyjnego z JRWA.

Spis spraw umieszczany jest w I tomie.

Od 2011 roku wszystkie pisma w sprawie należy oznaczyć znakiem sprawy.

W opisie teczki aktowej -pod datami rocznymi nie uzupełniamy tytułu teczki.

Pomiędzy elementami opisu teczki należy zachować odstępy.

W odniesieniu do materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej o okresie przechowywania dłuższym niż 10 lat czyli BE10 osoba dokonująca archiwizacji:

• segreguje akta wg kategorii archiwalnej ( A lub B ) oraz wytwórcy akt,

• układa dokumenty wewnątrz teczki tak, aby sprawy następowały po sobie wg kolejności zgodnej ze spisem spraw danego symbolu klasyfikacyjnego, poczynając od sprawy nr 1. W obrębie sprawy chronologicznie (najpierw pismo rozpoczynające sprawę)

Akta sprawy mają odzwierciedlać przebieg i sposób załatwienia i rozstrzygania sprawy. Zatem jeśli do czasu otrzymania ostatecznej odpowiedzi w przedmiotowej sprawie prowadzimy dodatkową wymianę informacji to musi to mieć swoje właściwe odbicie w aktach sprawy (w takiej kolejności w jakiej wychodziły bądź przychodziły pisma).

• usuwa z dokumentacji części metalowe i plastikowe (zszywki, spinacze, folie zawieszakowe itp.)

• usuwa zbędne egzemplarze tych samych pism oraz podwójne kopie zostawiając wersję aktową, zawierającą podpisy,

• podkleja dokumenty używając taśmę transparentną P045 i P025 - nie używa taśmy klejącej przezroczystej ani kleju,

• wyjmuje pisma z kopert i dołącza je do dokumentacji łącznie z kopertą,

• zdjęcia stanowiące załącznik do sprawy wkłada pojedynczo do kopert na których umieszcza krótki opis, czas i miejsce wykonania zdjęcia,

• mapy i plany oraz rysunki techniczne powiązane ze sprawami wiąże z dokumentami natomiast bardzo duże formaty wkłada luzem do teczki aktowej (powyżej formatu A4),

• przesznurowuje akta tasiemką bawełnianą,

W odniesieniu do materiałów archiwalnych (kat.A) numeruje łącznie ze spisem spraw zwykłym miękkim ołówkiem wszystkie zapisane jak i przekreślone strony oraz niewypełnione druki i tabele o ile stanowią integralną część sprawy np. są załącznikami do pism lub znajdują się na nich informacje odnoszące się do części zapisanej (wyjaśnienia jak wypełnić druku)- w prawym górnym rogu lub w lewym górnym rogu, jeżeli jest to druga strona kartki. Liczbę stron w danej teczce podaje na wewnętrznej części tylnej okładki (po środku) w formie zapisu „Niniejsza teczka zawiera ....stron kolejno ponumerowanych i przesznurowanych, miejscowość, data, podpis i pieczątka osoby porządkującej i paginującej akta.

Każdy tom dokumentacji (teczkę) paginuje odrębnie poczynając od numeru 1.

• umieszcza dokumenty w wiązanych teczkach aktowych z tektury bezkwasowej o grubości nieprzekraczającej 5 cm, przy czym jeżeli grubość teczki przekracza 5 cm dzieli na tomy; Daty skrajne każdego tomu to daty dokumentów w teczce (nie całej sprawy). Załączników do sprawy nie datujemy.

Spis spraw umieszcza w I tomie

Dopuszcza się w sytuacji znikomej liczby spraw założonych w ciągu roku dla danego symbolu klasyfikacyjnego prowadzenie teczki aktowych przez okres dłuższy niż jeden rok. W takim przypadku zakłada dla każdego roku odrębny spis spraw i przewiązuje tasiemką bawełnianą przez wszystkie dokumenty.

• opisuje teczki z aktami na zewnętrznej stronie długopisem w kolorze niebieskim (nie należy używać utleniających się środków piszących) - czytelnie i zgodnie z jej rzeczową zawartością. Nie nakleja na teczkach wypełnionego wzoru opisu teczki aktowej oraz nie dokonuje jakichkolwiek poprawek (korektor zabroniony). Kategoria archiwalna jest nanoszona taką samą wielkością jak pozostałe elementy opisu teczki.

Z uwagi na nazwy własne teczek nie należy opisywać drukowanymi literami. Pomiędzy elementami opisu teczki należy zachować odstępy.

Opis okładki teczki aktowej składa się z następujących elementów:

1. na środku u góry : pieczątka lub ręczny napis pieczątki : nazwa podmiotu oraz pełna nazwa komórki organizacyjnej wytwórcy akt a nie komórki przekazującej akta.

2. po lewej stronie pod nazwą wytwórcy akt: część znaku sprawy, to jest oznaczenie komórki organizacyjnej (nad i pod cyfrą rzymską- oznaczającą nazwę oddziału nie umieszczamy kresek poziomych) i symbolu klasyfikacyjnego z wykazu akt

W przypadku wydzielenia określonych spraw z danej klasy w wykazie spraw (tzw. podteczka), dodatkowo numer sprawy, który stał się podstawą wydzielenia (numer tzw. podteczki)

W przypadku umieszczenia w teczce aktowej jednej sprawy umieszcza cały znak sprawy.

Znak teczki aktowej musi odpowiadać znakom spraw znajdujących się w danej teczce aktowej 3. po prawej stronie pod nazwą komórki organizacyjnej na wysokości znaku teczki

- kategoria archiwalna, w przypadku kategorii B - również okres przechowywania dokumentacji;

4. na środku - tytuł teczki złożony z pełnego hasła klasyfikacyjnego z rzeczowego wykazu akt oraz informacji o rodzaju dokumentacji występującej w teczce;

5. pod tytułem ale nie na samym dole teczki - rok założenia teczki aktowej dla spraw prowadzonych od 2011 roku tj. rok wpisania spraw do spisu spraw a poniżej daty skrajne tj. data rozpoczęcia spraw i najpóźniejsza data zakończenia spraw;

6. pod rocznymi datami skrajnymi - numer tomu, jeżeli akta spraw przyporządkowane są do tego samego symbolu klasyfikacyjnego z wykazu akt w danym roku obejmują kilka teczek.

JEDNOSTKA I KOMÓRKA ORGANIZACYJNA (PIECZĘĆ)

SYMBOL LITEROWY KATEGORIA ARCHIWALNA

KOMÓRKI ORGANIZACYJNEJ I SYMBOL KLASYFIKACYJNY Z WYKAZU AKT

TYTUŁ TECZKI

(HASŁO KLASYFIKACYJNE Z WYKAZU AKT POSZERZONE O INFORMACJE O RODZAJU DOKUMENTACJI)

ROK ZAŁOŻENIA TECZKI

ROCZNE DATY SKRAJNE DOKUMENTACJI

EWENTUALNIE KOLEJNY NUMER TOMU

Nr spisu zdawczo-odbiorczego akt / lp. ze spisu zdawczo-odbiorczego ( ołówkiem) Np.:

5000/1

W przypadku założenia teczek aktowych dla podmiotu lub przedmiotu, w których grupuje akta spraw o różnych numerach spraw ale zarejestrowanych w jednym spisie spraw teczki aktowej - tytuł teczki uzupełnia o nazwę podmiotu lub przedmiotu wydzielonych spraw, a także wszystkie kolejne numery spraw, do których przyporządkowane zostały akta umieszczone w teczce (bez dodatkowego spisu dokumentów w teczkach);

W przypadku założenia teczki aktowej dla jednej sprawy zamieszcza pełny znak sprawy a tytuł teczki uzupełnia o tytuł sprawy (bez dodatkowego spisu dokumentów w teczce)

W przypadku teczki zbiorczej odkłada akta spraw zarejestrowanych w kilku różnych spisach spraw uzupełnia o informację identyfikujące teczkę zbiorczą (w przypadku akt osobowych imię i nazwisko pracownika).

Następnie osoba dokonująca archiwizacji:

• układa teczki wg kolejności wynikającej z wykazu akt. W obrębie tego samego symbolu klasyfikacyjnego obowiązuje układ chronologiczny.

• sporządza spis zdawczo -odbiorczy w programie Word osobno dla materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej jak i wytwórcy akt (tytuł teczki w spisie musi być taki sam jak na teczce),

• każdą teczkę aktową kategorii „A” wpisuje jako osobną pozycję spisu,

• sporządza wydruk spisu:

• nanosi w lewym dolnym rogu teczki ołówkiem sygnaturę archiwalna (tj. numer spisu zdawczo - odbiorczego łamany przez liczbę porządkową ze spisu zdawczo- odbiorczego akt),

W odniesieniu do pozostałej dokumentacji niearchiwalnej osoba dokonująca archiwizacji::

• układa dokumenty wewnątrz teczki tak, aby sprawy następowały po sobie wg kolejności zgodnej ze spisem spraw danej jednostki aktowej (spis spraw w I tomie) poczynając od sprawy nr 1 a w obrębie sprawy chronologicznie (najpierw pismo rozpoczynające sprawę, później chronologicznie)

Akta sprawy mają odzwierciedlać przebieg i sposób załatwienia i rozstrzygania sprawy. Zatem jeśli do czasu otrzymania ostatecznej odpowiedzi w przedmiotowej sprawie prowadzimy dodatkową wymianę informacji to musi to mieć swoje właściwe odbicie w aktach sprawy (w takiej kolejności w jakiej wychodziły bądź przychodziły pisma).

• usuwa z dokumentacji części metalowe i plastikowe (zszywki, spinacze itp.)

• usuwa zbędne egzemplarze tych samych pism oraz podwójne kopie ,

• przesznurowuje akta tasiemką bawełnianą - nie dotyczy dzienników korespondencji, rejestrów, pocztowych książek nadawczych ,

• umieszcza dokumenty w wiązanych teczkach aktowych o grubości nieprzekraczającej 5 cm, przy czym jeżeli grubość teczki przekracza 5 cm dzieli na tomy,

• opisuje teczki z aktami na zewnętrznej stronie - czytelnie i zgodnie z jej rzeczową zawartością w taki sam sposób jak w przypadku materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej o okresie przechowywania dłuższym niż 10 lat

• układa teczki wg kolejności wynikającej z wykazu akt

• sporządza spis zdawczo-odbiorczy w programie Word (tytuł teczki w spisie musi być taki sam jak na teczce)

• nanosi w lewym dolnym rogu teczki ołówkiem sygnaturę archiwalną (tj. numer spisu zdawczo - odbiorczego łamany przez liczbę porządkową ze spisu zdawczo- odbiorczego akt,

Kierownik Archiwum Zakładowego może odmówić przyjęcia akt, jeżeli:

• dokumentacja nie została uporządkowana w określony jak wyżej sposób,

• dokumentacja nie odpowiada spisom zdawczo-odbiorczym,

• spisy zdawczo-odbiorcze zawierają błędy lub braki.

Załącznik 2 Opis teczki aktowej

...

JEDNOSTKA I KOMÓRKA ORGANIZACYJNA (PIECZĘĆ)

... ...

SYMBOL LITEROWY KATEGORIA ARCHIWALNA

KOMÓRKI ORGANIZACYJNEJ I SYMBOL KLASYFIKACYJNY Z WYKAZU AKT

...

TYTUŁ TECZKI

(HASŁO KLASYFIKACYJNE Z WYKAZU AKT POSZERZONE O INFORMACJE O RODZAJU DOKUMENTACJI)

………..

ROK ZAŁOŻENIA TECZKI

...

ROCZNE DATY SKRAJNE DOKUMENTACJI

...

EWENTUALNIE KOLEJNY NUMER TOMU

Spis spraw

…...

rok

………

.

symbol kom org.

………

symbol z JRWA

………

…...

Hasło klasyfikacyjne akt

Lp.

(krótka treść)

OD KOGO WPŁYNĘŁA DATA

UWAGI

(sposób załatwienia) wszczę

- cia sprawy

osta- tecznego

załatw.

znak pisma z dnia

Załącznik nr 4 do zaproszenia Wykonawca:

……….………

(pełna nazwa/firma, adres) reprezentowany przez:

……….………

(imię, nazwisko)

Na potrzeby przekazywania korespondencji w niniejszym postępowaniu:

Tel/Faks: ………

Adres poczty elektronicznej: ………..

Do

Zespołu Szkół Samochodowych w Łodzi

91-335 Łódź, ul. Kilara 3/5

OFERTA WYKONANIA ZAMÓWIENIA PUBLICZNEGO

Nawiązując do zaproszenia do złożenia oferty przesłanego przez Zespół Szkół Samochodowych w Łodzi, oferujemy:

1) wykonanie „Archiwizacji dokumentów”, zgodnie z opisem przedmiotu zamówienia (zawartym w zaproszeniu do złożenia oferty) za kwotę:

………. zł, (słownie) ………

Oferowane wynagrodzenie jest kwotą brutto wraz z należnym podatkiem VAT¹ i zawiera wszystkie koszty związane z realizacją przedmiotu zamówienia.

Zamówienie zostanie zrealizowane w terminie do dnia 20 grudnia 2018r.

2) informujemy, że zapoznaliśmy się z przedmiotem zamówienia i akceptujemy warunki postępowania określone w zaproszeniu do złożenia oferty.

3) oświadczamy, że:

− uzyskaliśmy wszystkie niezbędne informacje do przygotowania oferty,

− dysponujemy potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia,

− uważamy się związani niniejszą ofertą w okresie wskazanym w zaproszeniu do złożenia oferty,

− w wyznaczonym terminie i miejscu dokonamy zawarcia umowy, na warunkach określonych we wzorze umowy, stanowiącej załącznik do zaproszenia do złożenia oferty,

− nie zamierzamy powierzyć wykonania zamówienia przez podwykonawców. *

− zamierzamy powierzyć wykonanie zamówienia podwykonawcom, w części ……….

... ...

Miejscowość, data / / podpis Wykonawcy /

*

1) jeśli Wykonawca jest jego płatnikiem

L.p. Kategoria dokumentów koszt zarchiwizowania 1 mb (zł brutto)

Ilość metrów bieżących

Łączna wartość (zł brutto)

1 2 3 4 5=3x4

1 A

2 B

ogółem

Załącznik nr 5 do zaproszenia wzór umowy

Miastem Łódź, ul. Piotrkowska 104, 90-926 Łódź NIP 7250028902 - Zespołem Szkół Samochodowych w Łodzi, ul. Kilara 3/5, 91-335 Łódź reprezentowanym przez Dyrektora Zespołu Szkół Samochodowych w Łodzi – Andrzeja Żelasko, działającego na podstawie pełnomocnictwa udzielonego zarządzeniem Nr 7106/VII/17 Prezydenta Miasta Łodzi z dnia 19 października 2017 r. w sprawie udzielenia pełnomocnictwa dyrektorom szkół i placówek oświatowych prowadzonych przez Miasto Łódź, zwanym dalej „Zamawiającym”,

a

………, zwanym dalej Wykonawcą,

w rezultacie dokonania przez Zamawiającego wyboru oferty Wykonawcy przy zastosowaniu art. 4 pkt 8 ustawy Prawo zamówień publicznych (tj. Dz. U. z 2017r. poz. 1579 ze zm.), została zawarta umowa o następującej treści:

§1

1. Przedmiotem zamówienia jest „Archiwizacja dokumentów”.

2. Wykonawca zobowiązuje się wykonać przedmiot zamówienia w terminie do dnia 20 grudnia 2018r.

3. Przewiduje się możliwość zmiany terminu zakończenia realizacji zamówienia:

a) z powodu uzasadnionych zmian w zakresie sposobu wykonania przedmiotu zamówienia proponowanych przez Zamawiającego lub Wykonawcę, jeżeli te zmiany są korzystne dla Zamawiającego. Decyzję o wydłużeniu terminu wykonania umowy podejmuje Zamawiający po rozpatrzeniu wniosku złożonego przez Wykonawcę (jeżeli zmiana jest inicjowana przez Wykonawcę) zawierającego opis zaistniałych okoliczności oraz uzasadnienie,

b) gdy zaistnieje inna, niemożliwa do przewidzenia w momencie zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego okoliczność prawna, ekonomiczna lub techniczna, za którą żadna ze stron nie ponosi odpowiedzialności, skutkująca brakiem możliwości należytego wykonania umowy zgodnie z opisem przedmiotu zamówienia. Decyzję o wydłużeniu terminu wykonania umowy podejmuje Zamawiający po rozpatrzeniu wniosku złożonego przez Wykonawcę, zawierającego opis zaistniałych okoliczności oraz uzasadnienie,

§2

1. Strony ustalają maksymalną cenę wykonania przedmiotu zamówienia tj. Archiwizację dokumentów, zgodnie z opisem przedmiotu zamówienia (zawartym w zaproszeniu do złożenia oferty), stanowiącym załącznik nr 1 do umowy oraz w ofertą Wykonawcy, stanowiącą załącznik nr 2 do umowy, łącznie z należnym podatkiem VAT, w wysokości ………….……… zł (słownie: ……….………..zł).

2. Cena obejmuje cenę wykonania przedmiotu zamówienia wraz z należnym podatkiem VAT.

3. Płatność za wykonane prace będzie dokonana przelewem, po odbiorze końcowym przedmiotu umowy (bez uwag), na podstawie prawidłowo wystawionych faktur/rachunków.

Rozliczenie za wykonanie przedmiotu zamówienia nastąpi po wykonaniu przedmiotu zamówienia, w formie bezgotówkowej, przelewem na wskazane konto bankowe Wykonawcy, w ciągu 30 dni od daty otrzymania przez Zamawiającego rachunku/faktury VAT. Rozliczenie usługi nastąpi w oparciu o ceny jednostkowe zawarte w ofercie Wykonawcy oraz ilości jednostek rzeczowych faktycznie wykonanych i potwierdzonych przez Zamawiającego. Protokół odbioru końcowego wykonanego zamówienia (bez uwag) jest podstawą do wystawienia faktury VAT/rachunku.

4. Fakturę/rachunek za wykonanie przedmiotu zamówienia należy wystawić następująco, Nabywca: Miasto Łódź, ul. Piotrkowska 104, 90-926 Łódź, NIP: 7250028902, Odbiorca: Zespół Szkół Samochodowych w Łodzi, 91-335 Łódź, ul. Kilara 3/5 i dostarczyć do Zespołu Szkół Samochodowych w Łodzi z siedzibą przy ul. Kilara 3/5, 91-335 Łódź. Płatnikiem wynagrodzenia jest Zespół Szkół Samochodowych w Łodzi.

5. Wierzytelności przysługujące Wykonawcy wynikające z niniejszej umowy mogą być przedmiotem przelewu wyłącznie za zgodą Zamawiającego.

§ 3

1. Warunkiem zapłaty przez Zamawiającego Wykonawcy należnego wynagrodzenia za przedmiot umowy jest przedstawienie dowodów zapłaty wymagalnego wynagrodzenia Podwykonawcy i dalszemu/dalszym Podwykonawcy/Podwykonawcom, którzy zawarli zaakceptowaną przez Zamawiającego umowę o podwykonawstwo, której przedmiotem są dostawy lub usługi.

2. Niezależnie od zapisów ust. 1 Wykonawca zobowiązany jest załączyć do faktury/rachunku oświadczenie o uczestniczeniu lub nie uczestniczeniu Podwykonawców w wykonaniu przedmiotu zamówienia objętego fakturą/rachunkiem. W przypadku uczestniczenia Podwykonawców w realizacji przedmiotu zamówienia

objętego fakturą/rachunkiem oświadczenie winno zawierać co najmniej dane identyfikujące Podwykonawcę i zakres wykonanego przedmiotu zamówienia.

§ 4

1. W przypadku uchylenia się od obowiązku zapłaty przez Wykonawcę wymagalnego wynagrodzenia Podwykonawcy Zamawiający potrąca kwotę wypłaconego wynagrodzenia z wynagrodzenia należnego Wykonawcy (bez odsetek), nakładając jednocześnie karę umowną, o której mowa w § 5 ust. 2 lit. a tiret ósme.

2. Wynagrodzenie o którym mowa w ust. 1 dotyczy wyłącznie należności powstałych po zaakceptowaniu przez Zamawiającego umowy o podwykonawstwo, której przedmiotem są roboty budowlane lub po przedłożeniu Zamawiającemu poświadczonej za zgodność z oryginałem kopii umowy o podwykonawstwo, której przedmiotem są dostawy lub usługi.

3. Zamawiający przed dokonaniem bezpośredniej zapłaty wynagrodzenia Podwykonawcy lub dalszemu Podwykonawcy poinformuje wykonawcę o możliwości zgłoszenia pisemnych uwag dotyczących zasadności bezpośredniej zapłaty wynagrodzenia wyżej wymienionym podmiotom w terminie 7 dni od dnia doręczenia wyżej wymienionych informacji.

4. W przypadku zgłoszenia przez Wykonawcę uwag, o których mowa w ust. 3 Zamawiający może:

1) nie dokonać bezpośredniej zapłaty wynagrodzenia Podwykonawcy lub dalszemu Podwykonawcy, jeżeli Wykonawca wykaże niezasadność takiej zapłaty albo

2) złożyć do depozytu sądowego kwotę potrzebną na pokrycie wynagrodzenia Podwykonawcy lub dalszego Podwykonawcy w przypadku istnienia zasadniczej wątpliwości Zamawiającego co do wysokości należnej zapłaty lub podmiotu, któremu płatność się należy albo

3) dokonać bezpośredniej zapłaty wynagrodzenia Podwykonawcy lub dalszemu Podwykonawcy, jeżeli Podwykonawca lub dalszy Podwykonawca wykaże zasadność takiej zapłaty.

5. Konieczność wielokrotnego dokonywania bezpośredniej zapłaty Podwykonawcy lub dalszemu Podwykonawcy, o których mowa w ust. 3, lub konieczność dokonania bezpośrednich zapłat na sumę większą niż 5% wartości umowy może stanowić podstawę do odstąpienia od umowy przez Zamawiającego.

6. Termin zapłaty wynagrodzenia podwykonawcy za wykonane roboty nie może być późniejszy niż termin zapłaty Wykonawcy przez Zamawiającego za te roboty, określony w umowie.

7. Wszelkie koszty, w tym odsetki za zwłokę, które w związku z brakiem terminowej zapłaty na rzecz Podwykonawcy poniesie Zamawiający obciążają Wykonawcę.

§5

1. Strony postanawiają, że obowiązującą formą odszkodowania za niewykonanie lub nienależyte wykonanie umowy są kary umowne.

2. Wykonawca jest zobowiązany do zapłaty Zamawiającemu kar umownych w następujących wypadkach i wysokościach:

a. za zwłokę w wykonaniu przedmiotu zamówienia w wysokości 50,00 zł za każdy dzień zwłoki licząc od dnia umownego terminu wykonania zamówienia,

b. za odstąpienie od umowy przez Wykonawcę lub Zamawiającego z przyczyn, za które ponosi odpowiedzialność Wykonawca, jeśli Wykonawca nie wykona przedmiotu zamówienia w terminie wskazanym w § 1 ust. 2 w wysokości 10% wynagrodzenia określonego w § 2 ust. 1.

c. za nie przedłożenie do zaakceptowania projektu umowy o podwykonawstwo, której przedmiotem są roboty budowlane lub projektu jej zmiany w wysokości 0,5% wynagrodzenia brutto, określonego w § 2 ust. 1,

d. za nieprzedłożenie poświadczonej za zgodność z oryginałem kopii umowy o podwykonawstwo, której przedmiotem są roboty budowlane lub jej zmiany - w wysokości 0,5% wynagrodzenia brutto, określonego w § 2 ust. 1,

e. za nieprzedłożenie poświadczonej za zgodność z oryginałem kopii umowy o podwykonawstwo, której przedmiotem usługi, dostawy lub jej zmiany - w wysokości 0,5% wynagrodzenia brutto, określonego w § 2 ust. 1,

f. za brak zapłaty lub nieterminowej zapłaty wynagrodzenia należnego Podwykonawcy w wysokości 0,5 % wynagrodzenia brutto należnego Podwykonawcy,

g. za brak zmiany umowy o podwykonawstwo w zakresie terminu zapłaty w przypadku gdyby termin zapłaty był dłuższy niż 30 dni - w wysokości 0,5% wynagrodzenia brutto, określonego w § 2 ust. 1, 3. Kary umowne zostaną potrącone z wynagrodzenia należnego Wykonawcy po uprzednim powiadomieniu o przyczynach i podstawach jej naliczania.

§6

1. Wykonawca najpóźniej do 30 dni roboczych od dnia podpisania umowy, jednak nie później niż przed rozpoczęciem rekrutacji dla potrzeb wykonania niniejszej umowy, podpisze umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych w imieniu i na rzecz Zamawiającego.

2. Niepodpisanie umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych w imieniu i na rzecz Zamawiającego o której mowa w § 6 ust. 1 przez Wykonawcę stanowi podstawę odstąpienia od realizacji niniejszej umowy przez Zamawiającego z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy.

§7

Zmiana postanowień niniejszej umowy może nastąpić wyłącznie w formie pisemnej, pod rygorem nieważności.

§8

W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową zastosowanie mają przepisy kodeksu cywilnego oraz inne aktualnie obowiązujące przepisy prawa.

§9

Spory wynikłe z realizacji niniejszej umowy strony poddają rozstrzygnięciu Sądu Powszechnego, właściwego dla siedziby Zamawiającego.

§10

Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron.

Załącznik nr 1 – Opis przedmiotu zamówienia;

Załącznik nr 2 – Oferta Wykonawcy;

Zamawiający: Wykonawca:

Załącznik nr 5 do zaproszenia wzór umowy dotyczący przetwarzania danych osobowych

Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych

zawarta w dniu …………

(zwana dalej „Umową”)

pomiędzy: Miastem Łódź, ul. Piotrkowska 104, 90-926 Łódź NIP 7250028902 - Zespołem Szkół Samochodowych w Łodzi, ul. Kilara 3/5, 91-335 Łódź reprezentowanym przez Dyrektora Zespołu Szkół Samochodowych w Łodzi – Andrzeja Żelasko, działającego na podstawie pełnomocnictwa udzielonego zarządzeniem Nr 7106/VII/17 Prezydenta Miasta Łodzi z dnia 19 października 2017 r. w sprawie udzielenia pełnomocnictwa dyrektorom szkół i placówek oświatowych prowadzonych przez Miasto Łódź, zwanym w dalszej części umowy „Powierzającym”

a

………

zwany w dalszej części umowy „Przetwarzającym ” reprezentowana przez:

………..

§ 1

Powierzenie przetwarzania danych osobowych

1. Powierzający jako administrator danych, w związku z zawartą w dniu umową nr ………..

(zwaną w dalszej części Umową odrębną) powierza Przetwarzającemu, jako podmiotowi przetwarzającemu, w trybie art. 28 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) - RPEiR(UE) (zwanego w dalszej części „Rozporządzeniem”) dane osobowe do przetwarzania, na zasadach, w celu, charakterze i zakresie określonych w niniejszej Umowie.

2. Przetwarzający zobowiązuje się przetwarzać powierzone mu dane osobowe zgodnie z niniejszą umową, zasadami ochrony danych osobowych wynikającymi z przepisów prawa, w tym w szczególności wynikającymi z Rozporządzenia.

3. Przetwarzający oświadcza, iż stosuje środki bezpieczeństwa spełniające wymogi Rozporządzenia.

4. Przetwarzający oświadcza, że wyznaczył inspektora ochrony danych, którym jest ………..

5. Przetwarzający przetwarza powierzone dane osobowe wyłącznie na polecenie Zamawiającego.

§2

Zakres i cel przetwarzania danych

1. Przetwarzający będzie przetwarzał, powierzone na podstawie umowy dane zwykłe i wrażliwe osób następujących kategorii: pracowników administratora, klientów administratora.

2. Powierzone przez Powierzającego dane osobowe będą przetwarzane przez Przetwarzającego wyłącznie w celu realizacji Umowy odrębnej.

§3

Obowiązki podmiotu przetwarzającego

1. Przetwarzający zobowiązuje się, przy przetwarzaniu powierzonych danych osobowych, do ich zabezpieczenia poprzez stosowanie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych zapewniających adekwatny stopień bezpieczeństwa odpowiadający ryzyku związanym z przetwarzaniem danych osobowych, o których mowa w art. 32 Rozporządzenia.

2. Przetwarzający zobowiązuje się dołożyć należytej staranności przy przetwarzaniu powierzonych danych osobowych.

3. Przetwarzający zobowiązuje się do nadania upoważnień do przetwarzania danych osobowych wszystkim osobom, które będą przetwarzały powierzone dane w celu realizacji niniejszej umowy.

4. Przetwarzający zobowiązuje się zapewnić zachowanie w tajemnicy, (o której mowa w art. 28 ust 3 pkt b Rozporządzenia) przetwarzanych danych przez osoby, które upoważnia do przetwarzania danych osobowych w celu realizacji niniejszej umowy, zarówno w trakcie zatrudnienia ich w podmiocie przetwarzającym, jak i po jego ustaniu.

5. Przetwarzający po zakończeniu świadczenia usług związanych z przetwarzaniem danych osobowych zwraca Powierzającemu wszelkie dane osobowe oraz usuwa wszelkie ich istniejące kopie, chyba że prawo Unii lub prawo państwa członkowskiego nakazują przechowywanie danych osobowych.

6. Przetwarzający w miarę możliwości pomaga Powierzającemu w niezbędnym zakresie wywiązywać się z obowiązków w art. 32-36 Rozporządzenia, a jeżeli charakter przetwarzania tego wymaga zapewnia odpowiednie środki techniczne i organizacyjne w wywiązywaniu się z obowiązku odpowiadania na

żądania osoby, której dane dotyczą w zakresie wykonywania jej praw określonych w rozdziale III Rozporządzenia.

7. Przetwarzający niezwłocznie zawiadamia Powierzającego nie później niż w terminie 24 godzin od stwierdzenia naruszenia ochrony danych osobowych, o którym mowa w art. 4 pkt 12 Rozporządzenia o wszelkich przypadkach naruszenia ochrony danych osobowych, a w szczególności naruszenia bezpieczeństwa prowadzącego do przypadkowego lub niezgodnego z prawem zniszczenia, utracenia, zmodyfikowania, nieuprawnionego dostępu do danych osobowych przesyłanych, przechowywanych lub w inny sposób przetwarzanych oraz przekazuje informacje niezbędne do spełnienia obowiązków, o których mowa w art. 33 Rozporządzenia.

8. Przetwarzający zobowiązuje się do udzielenia Powierzającemu, na każde żądanie, informacji na temat przetwarzanych danych osobowych, o których mowa w niniejszej umowie, a w szczególności niezwłocznego przekazywania informacji o każdym przypadku naruszenia przez niego i osoby przez niego upoważnione do przetwarzania danych osobowych obowiązków dotyczących ochrony danych osobowych.

9. Przetwarzający zobowiązuje się informować Powierzającego o wszelkich występujących w związku z realizacją Umowy odrębnej i umowy powierzenia naruszeniach zasad ochrony danych osobowych.

§4 Prawo kontroli

1. Powierzający zgodnie z art. 28 ust. 3 pkt h) Rozporządzenia ma prawo kontroli, czy środki zastosowane przez Przetwarzającego przy przetwarzaniu i zabezpieczeniu powierzonych danych osobowych spełniają postanowienia umowy.

2. Przetwarzający umożliwi Powierzającemu lub podmiotom przez niego upoważnionym, w miejscach, w których są przetwarzane powierzone dane osobowe, dokonywanie kontroli (audytu, inspekcji) zgodności przetwarzania powierzonych danych osobowych z obowiązującymi przepisami o ochronie danych osobowych oraz umową. Zawiadomienie o zamiarze przeprowadzenia kontroli powinno być przekazane podmiotowi kontrolowanemu co najmniej 7 dni przed rozpoczęciem kontroli (audytu, inspekcji). W przypadku powzięcia przez Powierzającego wiadomości o rażącym naruszeniu przez Przetwarzającego obowiązków wynikających z przepisów o ochronie danych osobowych lub umowy, Przetwarzający umożliwi Powierzającemu lub podmiotom przez niego upoważnionym dokonanie niezapowiedzianej kontroli (audytu, inspekcji) ww. określonym celu.

3. Kontrolerzy Powierzającego lub podmiotu przez niego upoważnionego, mają prawo do:

1) wstępu, w godzinach pracy Przetwarzającego, za okazaniem imiennego upoważnienia, do pomieszczeń, w których przetwarzane są powierzone dane osobowe;

2) żądania złożenia pisemnych lub ustnych wyjaśnień przez osoby upoważnione do przetwarzania danych osobowych w zakresie niezbędnym do ustalenia stanu faktycznego;

3) wglądu do wszelkich dokumentów i danych mających bezpośredni związek z przedmiotem kontroli oraz sporządzania ich kopii;

4) przeprowadzenia oględzin urządzeń, nośników oraz systemu informatycznego służącego do przetwarzania danych osobowych.

4. Przetwarzający zobowiązuje się zastosować zalecenia dotyczące poprawy jakości zabezpieczenia danych osobowych oraz ich sposobu przetwarzania sporządzone w wyniku przeprowadzonej kontroli (audytu, inspekcji).

5. Przetwarzający udostępnia Powierzającemu wszelkie informacje niezbędne do wykazania spełnienia obowiązków określonych w art. 28 Rozporządzenia.

§5

Dalsze powierzenie danych do przetwarzania

1. Przetwarzający przyjmuje do wiadomości zakaz dalszego powierzania przetwarzania danych osobowych bez pisemnej zgody Powierzającego.

§ 6

Odpowiedzialność Przetwarzającego

1. Przetwarzający jest odpowiedzialny za udostępnienie lub wykorzystanie danych osobowych niezgodnie z treścią umowy, a w szczególności za udostępnienie powierzonych do przetwarzania danych osobowych osobom nieupoważnionym.

2. Przetwarzający zobowiązuje się do niezwłocznego poinformowania Powierzającego o jakimkolwiek postępowaniu, w szczególności administracyjnym lub sądowym, dotyczącym

przetwarzania przez Przetwarzającego danych osobowych określonych w umowie, o jakiejkolwiek decyzji administracyjnej lub orzeczeniu dotyczącym przetwarzania tych danych, skierowanych do Przetwarzającego, a także o wszelkich planowanych, o ile są wiadome, lub realizowanych kontrolach i inspekcjach dotyczących przetwarzania u Przetwarzającego tych danych osobowych, w szczególności prowadzonych przez inspektorów upoważnionych organ nadzoru.

§7

Czas obowiązywania umowy 1. Niniejsza umowa zostaje zawarta na czas trwania Umowy odrębnej.

§8

Zasady zachowania poufności

1. Przetwarzający zobowiązuje się do zachowania w tajemnicy wszelkich informacji, danych, materiałów, dokumentów i danych osobowych otrzymanych od Powierzającego i od współpracujących z nim osób oraz danych uzyskanych w jakikolwiek inny sposób, zamierzony czy przypadkowy w formie ustnej, pisemnej lub elektronicznej („dane poufne”).

2. Przetwarzający oświadcza, że w związku ze zobowiązaniem do zachowania w tajemnicy danych poufnych nie będą one wykorzystywane, ujawniane ani udostępniane bez pisemnej zgody Powierzającego w innym celu niż wykonanie Umowy, chyba że konieczność ujawnienia posiadanych informacji wynika z obowiązujących przepisów prawa.

§9

Postanowienia końcowe

1. Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron.

2. W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową mają zastosowanie obowiązujące przepisy prawa, w szczególności Kodeksu cywilnego oraz Rozporządzenia.

……….. ………..

Powierzający Przetwarzający