Wyższa Szkoła Bankowa w Toruniu ul. Młodzieżowa 31a
87-100 Toruń www.wsb.pl/torun
Toruń, 18.10.2013 r.
ZAPYTANIE OFERTOWE nr 22/WSB/JAK/2013
dot. wypracowania, dostawy i wdrożenia oprogramowania wspierającego obsługę zainteresowanych i kandydatów na studia wyższe oraz podyplomowe (CRM Kandydaci) w WSB Toruń oraz przeszkolenie pracowników WSB Toruń z obsługi ww. oprogramowania
Wyższa Szkoła Bankowa w Toruniu w ramach projektu „Nowa jakość kształcenia i zarządzania w Wyższej Szkole Bankowej w Toruniu” (umowa nr UDA-POKL.04.01.01.-00-168/11) współfinansowanego przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego ze środków Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki w ramach Poddziałania 4.1.1, przesyła zapytanie ofertowe z poszukiwaniem wykonawcy usługi.
I. Postanowienia ogólne
1. Niniejsze postępowanie nie podlega przepisom ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2007 r. Nr 223, poz. 1655 z późn. zm.).
2. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany treści niniejszego zapytania przed upływem terminu składania ofert. Jeżeli zmiany będą mogły mieć wpływ na treść składanych w postępowaniu ofert, Zamawiający przedłuży termin składania ofert. Dokonane zmiany przekazuje się niezwłocznie wszystkim oferentom, do których zostało wystosowane
zaproszenie ofertowe i jest ono dla nich wiążące. O dokonanych zmianach informuje się także na stronie internetowej Wyższej Szkoły Bankowej w Toruniu.
3. Zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia postępowania na każdym jego etapie, bez podania przyczyn.
4. Po wyborze Wykonawcy Zamawiający podejmuje negocjacje w celu odpowiedniego uszczegółowienia i uzgodnienia sposobu wykonania zamówienia.
5. Niniejsze zapytanie ofertowe nie stanowi zobowiązania Wyższej Szkoły Bankowej w Toruniu do zawarcia umowy.
6. W ramach niniejszego zapytania Zamawiający nie dopuszcza złożenia ofert cząstkowych.
II. Przedmiot zamówienia
1. Przedmiotem zamówienia jest wypracowanie, dostawa i wdrożenie oprogramowania wspierającego obsługę zainteresowanych i kandydatów na studia wyższe i podyplomowe w WSB Toruń oraz przeszkolenie pracowników WSB Toruń z obsługi ww. oprogramowania.
Okres realizacji zamówienia: od 15.11.2013 do 30.06.2014.
Kod zamówienia według Wspólnego Słownika Zamówień:
48000000-8 - Pakiety oprogramowania i systemy informatyczne 79632000-3 - Szkolenie pracowników
2. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia:
ETAP 1: WYPRACOWANIE I WDROŻENIE OPROGRAMOWANIA:
A. Wypracowanie oprogramowania obejmuje:
1) udział pracowników Wykonawcy oddelegowanych do realizacji zadania w minimum 3 spotkaniach w miejscu wskazanym przez Zamawiającego z pracownikami wskazanymi przez Zamawiającego. Celem spotkań będzie:
• zapoznanie Wykonawcy z filozofią działania systemu wspierającego rejestrację kandydatów na studia wyższe i podyplomowe
• zapoznanie Wykonawcy ze specyficznymi potrzebami Zamawiającego w zakresie:
modułu do zarządzania kontaktami/przyjętymi, ze szkołami średnimi, modułu do zarządzania telemarketingiem oraz pozostałych modułów niezbędnych do poprawnego i w pełni funkcjonalnego działania systemu
• wypracowanie przez Zamawiającego projektu funkcjonalnego we współpracy z Wykonawcą
2) opracowaniu przez Wykonawcę: projektu technicznego i graficznego systemu CRM Kandydaci oraz dostarczenie go do akceptacji Zamawiającego w ciągu 4 tygodni od podpisania umowy o realizację usługi
3) po uzyskaniu akceptacji projektu technicznego i graficznego przez Zamawiającego, wypracowanie przez Wykonawcę w ciągu 8 tygodni oprogramowania spełniającego wymogi określone niżej w punktach -a)-h) oraz posiadającego wszystkie funkcjonalności określone niżej w punktach 1-26.
Wymogi dot. oprogramowania CRM Kandydaci:
a) Oprogramowanie powinno wspierać proces związany z obsługą zainteresowanych i kandydatów na studia.
b) Oprogramowanie będzie docelowo wykorzystywane przez pracowników Biura Informacji i Rekrutacji, Działu Marketingu oraz kadrę zarządzającą WSB w Toruniu.
c) Oprogramowanie musi mieć możliwość zintegrowania z bazą studentów prowadzoną w systemie Experia - wewnętrznym systemie zarządzania uczelnią. Komunikacja powinna się odbywać za pomocą sterownika ODBC.
d) Wymagania techniczne oprogramowania:
a. system operacyjny Linux;
b. baza danych PostgreSQL;
c. powinna istnieć możliwość uruchomienia aplikacji klienckiej zarówno w trybie tekstowym, jak i graficznym.
e) Oprogramowanie powinno stanowić zintegrowany system pomocy dla pracowników obsługujących proces zapisywania na studia.
f) Oprogramowanie powinno mieć przejrzysty i czytelny (ergonomiczny) interfejs użytkownika oraz łatwy w obsłudze system nawigacji.
g) Oprogramowanie powinno zawierać system uprawnień pozwalający na administrowanie poszczególnymi grupami użytkowników oparty na bazie danych.
h) Oprogramowanie powinno zawierać następujące moduły:
a. Integracja zapisu przez Internet dostępnego na stronie www.wsb.pl/torun z systemem rejestracji zainteresowanych i kandydatów na studia (CRM Kandydaci) b. Rejestracja zainteresowanego studiami w sposób stacjonarny
c. Baza danych określająca status: zainteresowany, kandydat, przyjęty d. Przenoszenie kandydatów do systemu dziekanatowego
e. Szkoły średnie, umożliwiający zarządzanie kontaktami z nimi f. Telemarketing
g. Importowanie i eksportowanie danych h. Generowanie statystyk
i. Raportowanie j. Wydruki
Minimalny zakres funkcjonalności w module "Integracja zapisu przez Internet z systemem rejestracji zainteresowanych i kandydatów na studia":
1. Automatyczna możliwość przenoszenia danych wprowadzonych przez zainteresowanego studiami w systemie zapisu przez Internet dostępnego na stronie www.wsb.pl/torun w docelowym systemie takich jak:
o wybór rodzaju studiów, specjalności oraz trybu studiowania zarówno przez kandydata, jak i pracownika uczelni
o dane osobowe (imię, nazwisko, pesel, numer dokumentu tożsamości – dowód osobisty lub paszport, adres zamieszkania, rodzaj ukończonej szkoły, dane o zakładzie pracy (przez kandydata i pracownika uczelni)
o informacja o wyrażeniu lub nie zgody na przetwarzanie danych osobowych zgodnie z wymogami Głównego Inspektoratu Danych Osobowych przez kandydata
Minimalny zakres funkcjonalności w module "Rejestracja w sposób stacjonarny":
2. możliwość wprowadzenia danych zainteresowanych przez pracownika biura rekrutacji z opcjami, które są zaprezentowane w module Integracja zapisu przez Internet dostępnego na stronie www.wsb.pl/torun z systemem rejestracji zainteresowanych i kandydatów na studia (CRM Kandydaci)
3. możliwość sprawdzenia poprawności danych i ostateczną rejestrację kandydata 4. automatyczną komunikację z zainteresowanym drogą elektroniczną z potwierdzeniem
dokonania zapisu i wysłaniem dokumentów rekrutacyjnych
5. możliwość definiowania pól do wypełniania przez pracownika uczelni (nazwa kierunku, specjalności, przypisanie trybu do danego rodzaju studiów)
Minimalny zakres funkcjonalności w module "Baza danych określająca status ":
6. możliwość nadawania statusów: zainteresowany, kandydat, przyjęty oraz rezygnacja zgodnie z poniższymi definicjami:
o zainteresowany: osoba, która jest zainteresowana ofertą WSB w Toruniu, a której dane osobowe znajdują się w bazie danych, ale jeszcze nie podjęła działań, aby zapisać się na studia
o kandydat: osoba, która zapisała się przez Internet lub w Biurze Informacji i Rekrutacji na studia wyższe/ podyplomowe WSB w Toruniu
o przyjęty: osoba, która decyzją dziekana została przyjęta na studia wyższe/
podyplomowe w WSB w Toruniu
o rezygnacja: osoba, która zrezygnowała ze studiów wyższych/ podyplomowych w WSB w Toruniu
7. informacje o dacie zapisu na studia oraz zmiany statusu
8. możliwość zapisywania przy danej osobie działań marketingowych i sprzedażowych, które zostały podjęte – historia kontaktu z daną osobą
9. możliwość wyszukiwania zainteresowanego studiami po wpisaniu określonych parametrów 10. tworzenie list kandydatów, przyjętych, zainteresowanych i rezygnacji
11. tworzenie zaawansowanych raportów z działań rekrutacyjnych
Minimalny zakres funkcjonalności w module: "Przenoszenia kandydatów do systemu dziekanatowego" posiadanego przez Uczelnię:
12. możliwość poprzez nadanie odpowiedniego statusu przenoszenia kandydatów z systemu CRM Kandydaci do bazy studentów prowadzona w systemie Experia (wewnętrznym systemie zarządzania uczelnią) w sposób zautomatyzowany, za pomocą wyboru określonej funkcji.
Komunikacja powinna się odbywać za pomocą sterownika ODBC.
Minimalny zakres funkcjonalności w module: "Szkoły średnie umożliwiający zarządzanie kontaktami z nimi":
13. możliwość wprowadzania danych teleadresowych szkół średnich wraz z przypisaniem danych osobowych osób kontaktowych
14. funkcja dodawania, usuwania i edytowania danych szkoły
15. kalendarz wizyt, za pomocą którego można określić datę spotkania, czas jego trwania oraz osoby odpowiedzialne za jego realizację
16. wyszukiwanie danych szkoły po nazwie
17. określanie statusu wizyty w wybranej szkole średniej: przed wizytą, w trakcie, wizyta zakończona
Minimalny zakres funkcjonalności w module: " Telemarketing":
18. dodawanie, usuwanie i edytowanie informacji przy zainteresowanych, kandydatach i przyjętych o przeprowadzonym telemarketingu
19. historia rozmów telefonicznych
20. możliwość zamieszczania notatek o przeprowadzonej rozmowie telefonicznej Minimalny zakres funkcjonalności w module: "Importowanie i eksportowanie danych":
21. możliwość importowania i eksportowania danych z zewnętrznych baz danych, pozyskiwanych z różnych źródeł. Zakładane jest, że bazy zewnętrzne będą przygotowane w postaci pliku
tekstowego rozdzielanego średnikami/przecinkami/tabulacjami (do wyboru w momencie wczytywania). Po wczytaniu takiego pliku dane powinny zostać wyświetlone w roboczym oknie, w którym można będzie wyselekcjonować wiersze do przeniesienia
22. eksportowanie danych do plików w formacie PDF i EXCEL Minimalny zakres funkcjonalności w module: " Raportowanie":
23. raporty dzienne określające: cele rekrutacyjne, liczbę kandydatów i liczbę przyjętych na dany dzień, stopień realizacji celu, tygodniowe przyrost kandydatów i przyjętych
24. podział danych ilościowych na klienta indywidualnego i instytucjonalnego (tj. instytucję delegującą pracowników na studia)
25. dostępność raportów w wersji stacjonarnej i online Minimalny zakres funkcjonalności w module: " Wydruki":
26. tworzenie wydruków na podstawie danych zawartych w systemie CRM Kandydaci . B. Dostawa i wdrożenie rozumiane jest jako:
a) instalacja testowej wersji poszczególnych modułów oprogramowania na platformie sprzętowo-systemowej wskazanej przez Zamawiającego we współpracy z osobą wyznaczoną przez Zamawiającego, wersja testowa CRM Kandydaci musi być zintegrowana z bazą studentów prowadzoną w systemie Experia.
b) przetestowanie systemu w okresie 2 tygodni od jego przekazania Zamawiającemu minimum 2-osobowy zespół oddelegowany do realizacji zadania przez Wykonawcę w oparciu o kryteria wskazane przez Zamawiającego dla każdego z obszarów w zakresie funkcjonalności (zgodnie z projektem funkcjonalnym).
c) ustalenie dostępów dla wszystkich pracowników WSB Toruń wskazanych przez Zamawiającego zróżnicowane ze względu na przypisane role.
d) zapewnienie przez Wykonawcę konsultacji dot. wdrażanego oprogramowania świadczonych pracownikom WSB wskazanym przez Zamawiającego polegających na: wyjaśnianiu wątpliwości drogą telefoniczną i mailową w terminie nie krótszym niż 3 dni robocze od momentu uzyskania zapytania od przedstawiciela Zamawiającego.
e) walidacja - wdrożenie poprawek wynikających z testowania oprogramowania we wszystkich zakresach wskazanych przez Zamawiającego w określonym czasie, który będzie ustalony przy poszczególnych przypadkach przez Zamawiającego i Wykonawcę.
f) Start Produktywny – instalacja finalnej wersji oprogramowania na platformie sprzętowo- systemowej wskazanej przez Zamawiającego we współpracy z osobą wyznaczoną przez Zamawiającego. Rozpoczęcie wykorzystywania przez Zamawiającego oprogramowania w warunkach rzeczywistej działalności operacyjnej.
g) okres stabilizacji - ostatni etap wdrożenia oprogramowania trwający począwszy od Startu Produktywnego do zakończenia Wdrożenia. W ramach tego etapu Wykonawca będzie nadzorował działanie oprogramowania, usuwał stwierdzone w tym okresie wady i braki w okresie nie krótszym niż 10 dni roboczych od momentu zgłoszenia wady przez przedstawiciela Zamawiającego, a Zamawiający prowadzić będzie testy oprogramowania.
h) świadczenie gwarancyjnej opieki serwisowej związanej z pomocą w rozwiązywaniu problemów i usuwaniu usterek przez co najmniej 6. miesięcy liczonych od momentu etapu zakończenia okresu stabilizacji.
ETAP 2: PRZESZKOLENIE PRACOWNIKÓW:
Etap ten obejmuje przeszkolenie pracowników wskazanych przez Zamawiającego:
• 5 pracowników merytorycznych: z zakresu obsługi merytorycznej oprogramowania (liczba godzin szkolenia: 16)
• 2 pracowników zajmujących się obsługą informatyczną: w zakresie obsługi technicznej oprogramowania (liczba godzin szkolenia: 16)
Szkolenie zostanie przeprowadzone we współpracy ze Specjalistą ds. Modelu Zarządzania Jakością, który będzie prezentował wymogi Modelu Zarządzania Jakością wdrażanego w instytucji Zamawiającego.
III. Szczegóły zamówienia
1. Termin realizacji zamówienia: 15.11.2013- 30.06.2014.
2. Wykonawca akceptuje formę płatności – przelew.
IV. Kryteria dostępu
1. Zamawiający wyklucza z postępowania podmioty powiązane z nim osobowo lub kapitałowo.
Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w jego imieniu czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na:
a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej;
b) posiadaniu co najmniej 10 % udziałów lub akcji;
c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika;
d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.
2. Zamawiający dopuszcza składanie ofert przez oferentów spełniających poniższe wymagania:
a) warunek posiadania wiedzy i doświadczenia: udokumentowanie realizacji przez Wykonawcę minimum trzech wdrożeń związanych ze stworzeniem oprogramowania służącego do zarządzania relacjami z klientem przy wykorzystaniu elementów systemów CRM
b) warunek przynależności przez Wykonawcę do polskiej lub międzynarodowej organizacji zrzeszającej firmy zajmujące się realizacją projektów z dziedziny tworzenia pozytywnego User Experience
c) warunek dysponowania odpowiednim potencjałem osobowym zdolnym do realizacji zamówienia: Wykonawca oddeleguje do realizacji zamówienia zespół, którego członkowie posiadają doświadczenie w minimum trzech wdrożeniach związanym ze stworzeniem oprogramowania służącego do zarządzania relacjami z klientem przy wykorzystaniu elementów systemów CRM
d) warunek przekazania przez Wykonawcę praw autorskich do projektu (funkcjonalnego, graficznego i kodu źródłowego) na własność Zamawiającego.
V. Kryteria wyboru ofert:
1. Od oferentów wymagane jest spełnienie wszystkich wskazanych kryteriów dostępu.
Niespełnienie chociażby jednego z tych warunków powoduje odrzucenie złożonej oferty.
2. Zamawiający udzieli zamówienia oferentowi, który uzyska najwyższą liczbę punktów. Jeżeli kilku oferentów uzyska taką samą liczbę punktów i sytuacja ta uniemożliwi wybranie tylko jednego Wykonawcy, Zamawiający będzie podejmował negocjacje cenowe.
3. Punkty można uzyskać za:
a. Opis koncepcji systemu CRM Kandydaci zgodny z minimalnym zakresem funkcjonalności określonym powyżej w punkcie 2. Koncepcja zostanie oceniona niezależnie przez 3 ekspertów Zamawiającego, będących jednocześnie członkami Komisji Oceny Ofert, tj.:
- Specjalistę ds. wdrożenia systemu obsługi kandydatów, studentów i organizacji dydaktyki
- Specjalistę ds. Modelu Zarządzania Wiedzą - Specjalistę ds. Modelu Zarządzania Jakością
Każdy z ww. ekspertów przydzieli ocenianej ofercie maksymalnie po 10 punktów. W ocenie będą brane pod uwagę: innowacyjność zaproponowanych rozwiązań (4 punkty), dostosowanie systemu do potrzeb niepublicznej uczelni wyższej (3 punkty), oparcie systemu o dobre praktyki stosowane na zagranicznych uczelniach wyższych (3 punkty).
Ocena zostanie dokonana niezależnie zgodnie z kartą oceny stanowiącą Załącznik nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego. Łączna liczba punktów dla każdej koncepcji będzie sumą punktów przyznanych przez każdego eksperta (każda koncepcja może uzyskać maksymalnie 30 punktów).
b. Termin realizacji zamówienia (rozumiany jako etap wypracowania oprogramowania i etap dostawy i wdrożenia oprogramowania zgodnie z opisem zamieszczonych wyżej w punkcie 2) liczony w dniach roboczych (rozumianych jako pełnych 8h pracy) od momentu podpisania umowy o realizację usługi (maksymalnie 30 punktów). Punkty przyznane poszczególnym ofertom za kryterium będą obliczane w następujący sposób:
- pozyskana oferta o najniższej liczbie dni roboczych otrzymuje maksymalną liczbę punktów. Cena ta staje się ceną bazową dla oceny pozostałych ofert,
- punkty przyznawane każdej ofercie o większej liczbie dni roboczych będą wyliczane według poniższego wzoru:
P = DN / D * PM, gdzie:
P – liczba przyznanych punktów za liczbę dni, zaokrąglona do pełnych jedności D – oferowana liczba dni (wyższa od bazowej liczby dni)
DN – bazowa liczba dni (najniższa)
PM – maksymalna możliwa do uzyskania liczba punktów.
c. Cenę brutto za dostawę i wdrożenie oprogramowania wspierającego zarządzanie zainteresowanymi i kandydatami na studia wyższe i podyplomowe (etap 1) oraz przeszkolenie pracowników Zamawiającego z obsługi ww. oprogramowania (etap 2) (maksymalnie 40 punktów). Cena oferty powinna obejmować wszystkie koszty, jakie poniesie Wykonawca przy realizacji zamówienia. Kryteria cenowe będą rozpatrywane na podstawie ceny brutto (tj. z VAT). Punkty przyznane poszczególnym ofertom za kryterium cenowe będą obliczane w następujący sposób:
- pozyskana oferta o najniższej cenie otrzymuje maksymalną liczbę punktów. Cena ta staje się ceną bazową dla oceny pozostałych ofert,
- punkty przyznawane każdej ofercie o cenie wyższej będą wyliczane według poniższego wzoru:
P = CN / C * PM, gdzie:
P – liczba przyznanych punktów za cenę, zaokrąglona do pełnych jedności C – cena oferowana (wyższa od ceny bazowej)
CN – cena bazowa (najniższa)
PM – maksymalna możliwa do uzyskania liczba punktów.
4. Zamawiający poinformuje o wyniku postępowania wszystkich Oferentów, którzy złożą ofertę w postępowaniu.
VI. Istotne informacje dotyczące przebiegu postępowania.
1. W toku dokonywania oceny złożonych ofert Zamawiający może żądać udzielenia przez Oferentów wyjaśnień dotyczących treści złożonych przez nich ofert.
2. Zaproszenie do negocjacji nie oznacza przyjęcia przez Zamawiającego oferty Oferenta.
3. Zamawiający nie ponosi żadnej odpowiedzialności ani jakichkolwiek kosztów związanych z przygotowaniem oferty przez Oferenta, a w szczególności związanych z przystąpieniem do procesu ofertowego, przygotowaniem i złożeniem oferty, negocjacji, przygotowaniami do zawarcia umowy.
4. Zamawiający nie jest zobowiązany do uzasadnienia swojej decyzji w przypadku odrzucenia oferty.
VII. Sposób przygotowania oferty:
1. Ofertę należy sporządzić w języku polskim na formularzu stanowiącym Załącznik nr 1.
2. Do oferty należy dołączyć:
a. Dokumenty potwierdzające spełnienie kryteriów dostępu:
a. Wykaz wykonanych przez Wykonawcę wdrożeń związanych ze stworzeniem oprogramowania służącego do zarządzania relacjami z klientem przy wykorzystaniu elementów systemów CRM w ciągu ostatnich 4 lat kalendarzowych, z podaniem przedmiotu i daty wykonania (w treści oferty) oraz dokumenty potwierdzające ich realizację (kopie umów lub faktur)
b. Oświadczenie Wykonawcy o oddelegowaniu do realizacji zamówienia zespołu, którego członkowie posiadają doświadczenie w minimum jednym wdrożeniu związanym ze stworzeniem oprogramowania służącego do zarządzania relacjami z klientem przy wykorzystaniu elementów systemów CRM (w treści oferty).
Zamawiający ma prawo zażądać od oferentów dokumentów potwierdzających spełnienie warunku posiadania doświadczenia (CV członków zespołu).
c. oświadczenie o przynależności przez Wykonawcę do polskiej lub międzynarodowej organizacji zrzeszającej firmy zajmujące się realizacją projektów z dziedziny tworzenia pozytywnego User Experience (w treści oferty) oraz dokumenty potwierdzające przynależność (kopie certyfikatu/
zaświadczenia)
d. oświadczenie o przekazaniu praw autorskich do projektu (funkcjonalnego, graficznego i kodu źródłowego) na własność Zamawiającego (w treści oferty).
3. Miejsce i sposób złożenia oferty: podpisaną przez osobę/osoby upoważnione do reprezentowania Oferenta ofertę należy:
• przesłać pocztą (Wyższa Szkoła Bankowa w Toruniu, Biuro Projektów, ul. Dekerta 26- 28, 87-100 Toruń, pokój 252) w odpowiednio oznaczonej kopercie (tj. zawierającej nr postępowania i datę otwarcia ofert); Uwaga! decyduje data dostarczenia dokumentacji do siedziby Zamawiającego lub złożyć w siedzibie Zamawiającego (Wyższa Szkoła Bankowa w Toruniu, Kancelaria, ul. Dekerta 26-28, 87-100 Toruń, pokój 260) lub
• skan podpisanej oferty wysłać mailem na adres przemyslaw.krzeminski@wsb.torun.pl lub
• skan podpisanej oferty wysłać faxem na nr +48 56 66 09 207
Ocenie będą podlegać tylko oferty poprawne formalnie tj.: sporządzone w języku polskim oraz złożone na formularzu ofertowym będącym załącznikiem nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego i dostarczone we wskazanym niżej terminie.
4. Termin złożenia oferty w siedzibie Zamawiającego: do dnia 5 listopada 2013 r. do godziny 16.00. Oferty, które zostaną złożone po tym terminie nie będą rozpatrywane.
5. Osoba uprawniona do porozumiewania się z Oferentami: Przemysław Krzemiński e-mail:
przemyslaw.krzeminski@wsb.torun.pl. Zamawiający będzie odpowiadał na pytania tylko zadane w formie pisemnej za pomocą maila.
Oferent zobowiązuje się do traktowania wszelkich informacji wynikających z niniejszego zapytania ofertowego jako poufne.
Załącznik 1. Wzór formularza oferty
FORMULARZ OFERTY do ZAPYTANIA OFERTOWEGO nr 22/WSB/JAK/2013
Oferta stanowi odpowiedź na zapytanie ofertowe z dnia 18.10.2013 r. w ramach projektu „Nowa jakość kształcenia i zarządzania w Wyższej Szkole Bankowej w Toruniu” (umowa nr UDA- POKL.04.01.01.-00-168/11) i dotyczy dostawy i wdrożenia oprogramowania wspierającego obsługę zainteresowanych i kandydatów na studia wyższe oraz podyplomowe (CRM Kandydaci) w WSB Toruń.
1. Dane oferenta:
a. Nazwa: ………..
b. Adres siedziby: ………
c. NIP: ...
d. Osoba uprawniona do kontaktowania się z Oferentem (imię i nazwisko, telefon, mail):
imię i nazwisko: ………
telefon: ………
adres e-mail: ………
2. Oświadczam, iż:
Kryterium dostępu (wypełnia Oferent)
Spełnienie kryterium (TAK/NIE) (wypełnia Oferent) a) Firma, którą reprezentuję, realizowała co najmniej trzykrotnie wdrożenia
związane ze stworzeniem oprogramowania służącego do zarządzania relacjami z klientem przy wykorzystaniu elementów systemów CRM w ciągu ostatnich 4 lat kalendarzowych (2010, 2011, 2012, 2013).
Wdrożenie 1: (wypełnia Oferent)
a) przedmiot wdrożenia: ...
...
...
b) data wykonania: ...
_____
Wdrożenie 2: (wypełnia Oferent)
a) przedmiot wdrożenia: ...
...
...
b) data wykonania: ...
____
Wdrożenie 3: (wypełnia Oferent)
a) przedmiot wdrożenia: ...
...
...
b) data wykonania: ...
Załączam potwierdzające wykonanie tych usług (łącznie ... stron dokumentów).
b) Do realizacji zamówienia oddeleguję zespół, którego członkowie posiadają doświadczenie w minimum trzech wdrożeniach związanym ze stworzeniem oprogramowania służącego do zarządzania relacjami z klientem przy wykorzystaniu elementów systemów CRM.
c) Firma, którą reprezentuje należy do organizacji zrzeszającej firmy zajmujące się realizacją projektów z dziedziny tworzenia pozytywnego User Experience o nazwie ………
Załączam dokument potwierdzający przynależność …………....
d) Po wdrożeniu oprogramowania u Zamawiającego prawa autorskie do oprogramowanie zostaną przekazane na własność Zamawiającego
3. Do oferty załączam opisaną koncepcję systemu CRM Kandydaci (razem .... stron).
4. Oferuję wykonanie przedmiotu zamówienia zgodnie z następującymi parametrami:
Kryterium wyboru ofert Wartość
b) Liczba dni roboczych, w ciągu których zostanie zrealizowane zamówienie. Termin realizacji zamówienia rozumiany jest jako etap wypracowania oprogramowania oraz etap dostawy i wdrożenia oprogramowania u Zamawiającego (etap 1) zgodnie z opisem zamieszczonym w zapytaniu ofertowym nr 22/WSB/JAK/2013 z dnia 18.10.2013 r.
... dni roboczych Słownie: ...
... dni roboczych
c) Cena brutto za dostawę i wdrożenie oprogramowania wspierającego obsługę zainteresowanych i kandydatów na studia wyższe oraz podyplomowe w WSB Toruń (etap 1) zgodnie ze specyfikacją określoną w zapytaniu ofertowym nr 22/WSB/JAK/2013 z dnia 18.10.2013 r. oraz przeszkolenie pracowników Zamawiającego z obsługi ww. oprogramowania (etap 2)
………. PLN brutto
Słownie: ...
...
... PLN brutto
5. Oświadczam, że zapoznałem się z opisem przedmiotu zamówienia i nie wnoszę do niego zastrzeżeń.
6. Oświadczam, iż wszystkie informacje przedstawione w ofercie są prawdziwe. Przyjmuję do wiadomości, że w przypadku poświadczenia przeze mnie nieprawdy, oferta zostanie odrzucona.
7. Niniejszym oświadczam, iż nie jestem powiązany/(-a) kapitałowo ani osobowo z Zamawiającym.
Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w jego imieniu czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na:
• uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej;
• posiadaniu co najmniej 10 % udziałów lub akcji;
• pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika;
• pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.
…………...., dn. ………… ...
Podpis i pieczęć osoby uprawnionej
Załącznik nr 2
Karta oceny koncepcji systemu CRM Kandydaci
Imię i nazwisko oceniającego: ...
L.p. Kryterium Przyznana liczba punktów
Uzasadnienie
1. Innowacyjność 2. Dostosowanie do
potrzeb uczelni niepublicznej 3. Wykorzystanie
dobrych praktyk zagranicznych uczelni
RAZEM
...
(czytelny podpis)
