ii
Summary
HEINEKEN Zoeterwoude is the biggest brewery in Europe, responsible for producing Amstel and Heineken, mainly for the export markets. All the beer, packed at the packaging department is subject to strict food regulations and HEINEKEN has additional requirements to meet the customers‟ expectations. Therefore, Quality Control, which makes sure that only conforming products are delivered, is an important aspect of the packaging process. Quality Control is performed by taking samples with fixed time intervals according to a sample plan. If a sample is nonconforming, all products since the last conforming sample are referred to as a blockade, inhibited from shipment and analyzed to evaluate if products can be released or must be reworked, inspected or destroyed.
HEINEKEN focuses on continuous improvement to prevent blockades from occurring. In the coming years HEINEKEN will decrease its workforce, reduce warehouse capacity and shorten its delivery planning, amplifying a blockade‟s impact. This research will address minimizing the impact of blockades once they occur by focusing on blockade analysis. The goal of this thesis is to examine the process of blockade analysis at the Packaging department and find ways to improve it. The concepts of the Delft Systems Approach are used to analyze and redesign the system accordingly.
The qualitative analysis indicated the first main problem to be function control. The initiating function does not set standards for the executing processes related to blockade analysis. This hinders consistent analysis and wastes labor. Due to this obscurity, each analysis is checked by two people, which adds to the lead times. It was also found was that performance measurement by the evaluating function is inadequate. Only complaints and field observations are used to assess effectiveness. The second main problem was the absence of process control. As a result, there is no structured way to balance the workload and long lead times cause some blockades to delay shipments or to exceed the products‟ expiry date.
The sample plan was identified as the third main problem. In the last 5 years, 88% of all blocked products could be released. When the sample plan was examined, it was found that in the last 5 years, it had remained virtually the same in terms of the types of procedures, sample points, tolerance limits and time intervals. The high released rate indicates that the sample plan is not performing properly and should be evaluated.
The first two main problems, i.e. the lack of function control and process control were considered within the scope of this research. As the sample plan is primarily concerned with blockade detection and not with blockade analysis, this was found to be outside the scope of this research and not elaborated upon any further.
The Innovation model was chosen to set new standards for the system, because it is an iterative conceptual model and has the flexibility to be translated to fit this purpose.
Before redesigning the system, it was evaluated from a strategic perspective, which revealed that blockade analysis is only feasible because the majority of blocked products can be released, thus surpassing the cost of analysis. If release ratios drop, HEINEKEN should reconsider whether blockade analysis is worthwhile.
iii When setting standards for the input filter, it was found that there were no filter standards set for blockades‟ size. Calculations indicated that the costs of analyzing blockades smaller than 5 pallets surpassed the retained products‟ value. Therefore blockades under 5 pallets are ordered to be destroyed, preferably immediately on the packaging lines.
Implementing standards for information gathering, advice formulation and checking of the blockade analysis, revealed that when the nonconformity of a blockade is non-critical, often occurring and can be assessed objectively, decision-making should be standardized and delegated to the employees who perform the analysis, so that lead times can be reduced. Together with the stakeholders of the process 4 types of blockades that met these requirements were standardized according to the Innovation model.
It was also found that taking samples from blocked warehoused products with predetermined intervals will minimize the average required number of samples, but also allow warehouse personnel to anticipate on which pallets are required, so that retrieval is less time-consuming.
A decision model was created to support decision-making when choosing between inspection or destruction of blocked products, based on an estimated nonconformity ratio of these products. For performance measurement and evaluation, lead time measurements are paramount . Together with the stakeholders of the process, lead time measurement was implemented along with targets. Process control is designed to control two aspects of the system; resource allocation and lead time. Balancing and limiting the amount of work in progress for the different resources of the system, will reduce lead times according to Little‟s theorem. Resource allocation will also indicate in an early state when the workload becomes too high so that intervention is required. Lead time control is designed to prevent delayed shipments and exceeding the expiry date. This is achieved by incorporating the required processing time and an added margin. According to these milestones, a blockades‟ priority can be increased and an employee is notified.
Using the Prevention, Appraisal and Failure (PAF) model, the internal failure cost was calculated. If the lead time could be reduced by 50% and exceeding the expiry date could be prevented, this could potentially have saved 22% on the total internal failure cost in 2012.
In the short term it would be beneficial to destroy small blockades, as this would reduce the workload with 14%. The time savings should be used to implement the other redesign elements.
Finally, it is recommended to analyze blockades from the perspective of the sample plan on the packaging lines. Preventing the occurring of defects, but also the occurrence of blockades that are found to be conforming after analysis is better than optimization of blockade analysis. Therefore the sample plan should be made a dynamic sample plan that incorporates historical data of blockade occurrence. Optimizing the sample plan could reduce the number of blockades and/or save labor expenses.
It is also advisable to investigate the disturbances of blockades further down the supply chain, as the effects of delayed deliveries on the supply chain and the results of these delayed deliveries of HEINEKEN‟s customers due to blockades are currently unknown.
iv
Samenvatting
HEINEKEN Zoeterwoude is de grootste brouwerij van Europa, verantwoordelijk voor het produceren van Amstel en Heineken, voornamelijk bestemd voor de export. Bier is onderhevig aan strikte voedsel- en warenwetgeving en HEINEKEN heeft daarnaast zelf ook eisen met betrekking tot kwaliteitsperceptie. Daarom heeft kwaliteitscontrole, wat waakt voor het leveren van enkel kwalitatief goed product, een belangrijke plaats in het verpakkingsproces. Kwaliteitscontrole wordt gerealiseerd door volgens een keurplan monsters te nemen. Is een monster niet conform de specificaties, dan worden alle producten sinds de laatste monstername gelabeld als een blokkade en geanalyseerd voordat men besluit of ze vrijgegeven kunnen worden of dat herbewerking, inspectie of vernietiging noodzakelijk is.
Om blokkades te voorkomen focust HEINEKEN op methodes om continue te verbeteren. In de toekomst zal HEINEKEN het personeelsbestand verkleinen, opslagcapaciteit en orderduur terugbrengen, wat de nadelige gevolgen van blokkades zal vergroten. Dit onderzoek zal zich richten op het terugbrengen van deze gevolgen door het analyse proces in ogenschouw te nemen. Het doel van deze scriptie is om het analyse proces te onderzoeken en verbetermogelijkheden te lokaliseren. Analyse en herontwerp zullen geschieden volgens de concepten van de Delftse systeemkunde. De eerste bevinding van de kwalitatieve analyse is dat de functiebeheersing ontoereikend is. De initiërende functie is niet in staat werkzame normen voor de uitvoerende processen af te geven, wat nadelig is voor de consistentie en efficiënt gebruik van middelen. Mede hierdoor wordt iedere analyse door twee medewerkers gecontroleerd wat de doorlooptijd verlengd. Tevens worden er onvoldoende prestatie indicatoren geëvalueerd welke indiceren in hoeverre de doelen van het systeem volbracht worden. Enkel consumentenklachten en veld observaties worden gebruikt om de effectiviteit vast te stellen, echter worden andere proces criteria niet gemeten en geëvalueerd.
Een tweede probleem is het ontbreken van procesbeheersing. Er is geen gestructureerde wijze waarop middelen gebalanceerd worden toegewezen aan de werklast en het gebeurt soms dat blokkades de geplande transport- of houdbaarheidsdatum van het product overschrijden.
De derde bevinding, volgens de kwantitatieve analyse is het gebruikte keurplan. Sinds 2008 is 88% van de geblokkeerde producten vrijgegeven, waarbij opgemerkt dient te worden dat het zelden voorkomt dat een blokkade niet conform de eisen van het keurplan gemaakt wordt. Nader onderzoek wees uit dat het keurplan de afgelopen 5 jaar niet is aangepast wat betreft procedures, monsterpunten, toleranties en intervallen. De hoge hoeveelheid vrijgegeven product geeft aan dat aanpassing noodzakelijk is.
De eerste twee bevindingen, een tekort aan functie- en procesbeheersing vallen binnen het probleemgebied van dit onderzoek. De derde bevinding die betrekking heeft op het keurplan is vooral gerelateerd aan de detectie van blokkades en zal dus niet verder behandeld worden.
Het Innovatiemodel is een iteratief conceptueel model, wat flexibel is zodat het kan worden gebruikt om standaarden voor het systeem te definiëren.
v Voorafgaand aan het herontwerp is het systeem vanuit een strategisch perspectief geëvalueerd. De bijdrage van het analyseren van blokkades aan de omgeving berust op het feit dat de opbrengsten van blokkades opwegen tegen de offers, veroorzaakt door het hoge percentage vrijgegeven product. Bij een significante verandering van deze verhouding moet blokkade analyse worden heroverwogen. De normen van het invoerfilter bevatten geen eisen t.o.v. de grootte van blokkades. Berekeningen gaven aan dat de analyse kosten van blokkades kleiner dan 5 pallets hoger zijn dan de opbrengsten. Het advies is om blokkades kleiner dan 5 pallets te vernietigen en dit besluit op de lijn zelf te nemen. Tijdens het vaststellen van normen voor informatievergaring, advisering en het uitvoerende filter, werd gevonden dat door deze processen te standaardiseren, de controlerende functie deels gedelegeerd kan worden naar personeel verantwoordelijk voor het maken van de analyses, wat gunstig zou zijn voor de doorlooptijden. In samenspraak met de belanghebbenden van het proces is de analyse van 4 typen blokkades gestandardiseerd en geïmplementeerd.
Door het bemonsteren van opgeslagen blokkades volgens vaste procedures te laten verlopen is te voorspellen welke pallets hiervoor nodig zijn en kan het magazijnpersoneel de pallets apart zetten, waardoor het bemonsteren van blokkades minder tijdrovend wordt. Daarnaast is berekend hoe dit proces zo efficiënt mogelijk kan verlopen m.b.t. de intervallen.
Om de juiste beslissing te nemen ten aanzien van het inspecteren of storten van een blokkade is een beslismodel gemaakt wat, op grond van het geschatte defectpercentage aangeeft welke voorkeur verdient.
Om prestatie evaluatie te verbeteren is het vooral belangrijk om doorlooptijd meting toe te voegen. In samenspraak met de belanghebbenden zijn prestatie indicatoren opgesteld en geïmplementeerd. Procesbeheersing is ontworpen om twee aspecten van het systeem te beheersen; de doorlooptijd en werklastbeheersing. Door de werklast te balanceren, kan volgens de theorie van Little de doorlooptijd beheerst worden. Hierdoor is men tevens in staat om tijdig te signaleren dat het systeem de hoeveelheid werk niet aan kan. Doorlooptijdbeheersing is bedoeld om te voorkomen dat blokkades hun lever- en houdbaarheidsdatum overschrijden. Dit wordt bereikt door het geven van prioriteiten die rekening houden met de procestijden en marges waarbinnen de analyse plaats kan vinden.
Middels het Preventie, Acceptatie en Faal (PAF) model zijn de interne faalkosten van blokkades berekend. Een doorlooptijdreductie van 50% in combinatie met het voorkomen van overschrijding van de houdbaarheidsdatum levert in 2012 een potentiele besparing van 22% van de totale kosten op. Op de korte termijn is het wenselijk om kleine blokkades te vernietigen en één uitvoer filter te gebruiken. De werklast vermindert hierdoor met 14% en de vrijgekomen tijd kan gebruikt worden om de overige elementen van het herontwerp te implementeren.
Het is aanbevolen om het keurplan te herzien. Hierdoor kan het aantal blokkades sterk worden teruggebracht en of kan er veel arbeidsbesparing op de verpakkingslijnen worden gerealiseerd. Het voorkomen van blokkades is gunstiger dan het optimaliseren van blokkade analyse. Het is mede aan te raden ook te onderzoeken wat de effecten zijn van blokkades verderop in de keten. Momenteel is onduidelijk wat de gevolgen zijn van verlate leveringen voor de keten en uiteindelijk de klanten.
