1
….……..………, dnia………
(miejscowość)
FORMULARZ OFERTY
na zakup usługi doradczej poniŜej 14 000 euro
l. Nazwa i adres ZAMAWIAJĄCEGO:
Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Katowicach ul. Plebiscytowa 19
40-035 Katowice
II. Nazwa przedmiotu zamówienia:
Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług doradczych w postępowaniu na zakup Zintegrowanego Systemu Informatycznego.
III. Wymagania dotyczące przedmiotu zamówienia:
Zakres i terminy realizacji zamówienia zostały opisane w Załączniku nr 1 do niniejszego zapytania oferty.
Dodatkowych informacji udziela: Zbigniew Naprzał, tel. (32) 6032371.
IV. Wymagania związane z wykonaniem zamówienia:
1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, którzy nadzorowali lub uczestniczyli w procesie minimum 2 wdroŜeń systemów informatycznych. Na potwierdzenie tego faktu wykonawca ma obowiązek przedłoŜyć pisemne referencje wystawione na firmę lub jej pracowników. W przypadku referencji imiennych, wymagane jest dołączenie oświadczenia o aktualnym związku formalnym wskazanych osób z wykonawcą.
2. Z wyłonionym wykonawcą zostanie zawarta pisemna umowa.
3. Zamawiający zastrzega sobie prawo do ograniczenia w części lub całości realizacji przedmiotu zamówienia opisanego w Załączniku nr 1 do niniejszego zapytania oferty.
4. Podstawą dokonania zapłaty będzie potwierdzenie wykonania kaŜdego etapu zamówienia w formie protokołów.
5. Wykonawca jest zobowiązany do udokumentowania realizacji etapu III (zgodnie z Załącznikiem nr 1 do niniejszego formularza oferty).
6. Zapłata za realizację poszczególnych etapów zamówienia nastąpi kaŜdorazowo w formie przelewu na rachunek bankowy Wykonawcy wskazany w fakturze, w terminie 14 dni od daty dostarczenia Zamawiającemu faktury, po potwierdzeniu wykonania usługi.
7. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zamknięcia postępowania bez dokonania wyboru oferty nie podając przyczyny, z zastrzeŜeniem pkt. 8.
8. Zamawiający zamknie postępowanie bez dokonania wyboru, gdy w toku postępowania wpłynie jedna oferta.
9. Zamawiający nie dopuszcza moŜliwości składania oferty wariantowej.
10. Kryterium, którym Zamawiający będzie kierował się przy wyborze oferty: cena.
2
11. W przypadku, gdy w trakcie trwania postępowania wpłyną oferty o tej samej wartości (cenie) Zamawiający zastrzega sobie moŜliwość wezwania wykonawców, którzy złoŜyli te oferty, do złoŜenia ofert dodatkowych.
V. Ofertę naleŜy:
1. ZłoŜyć w formie pisemnej w terminie do dnia 09.02.2012 r. do godz. 12.00 (osobiście, pisemnie - listem, faksem lub e-mailem na adres: a.urbaniec@wfosigw.katowice.pl wraz z równoczesnym przesłaniem wersji papierowej) na kompletnym Formularzu Oferty (wraz z Załącznikiem nr 1; str.1-6),
2. Wraz z ofertą naleŜy:
- złoŜyć odpowiedni dokument uprawniający do wykonania zamówienia (odpis z właściwego rejestru lub zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, koncesji, zezwolenia lub licencji w zakresie objętym zamówieniem) oraz podpisania umowy, NIP i REGON;
- złoŜyć co najmniej 2 pisemne referencje dotyczące realizacji wdroŜeń systemów informatycznych zgodnie z opisem w pkt. IV.1.
- złoŜyć oświadczenie o aktualnym związku formalnym wskazanych osób z wykonawcą (w przypadku referencji imiennych).
VI. Tryb postępowania: ZAPYTANIE OFERTOWE
Udzielenie zamówienia publicznego na podstawie ustawy z dnia 29 stycznia 2004 Prawo zamówień publicznych, zgodnie z Art 4. ust. 8. (ustawy nie stosuje się zamówień i konkursów, których wartość nie przekracza wyraŜonej w złotych równowartości kwoty 14 000 euro) oraz Regulaminu Udzielania Zamówień Publicznych w Wojewódzkim Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Katowicach.
VII. Nazwa i adres WYKONAWCY NIP ...
………
(pieczęć Wykonawcy) 1. Oferuję wykonanie przedmiotu zamówienia za:
a) Etap I:
- cena netto: ……….. zł, - cena brutto: ………. zł, - podatek VAT: ………. zł.
b) Etap II:
- cena netto: ……….. zł, - cena brutto: ………. zł, - podatek VAT: ………. zł.
c) Etap III:
- cena netto: ……….. zł, - cena brutto: ………. zł, - podatek VAT: ………. zł.
3
Łączny koszt za wykonanie przedmiotu zamówienia (etap I-III):
cena netto: ... zł
słownie netto: ... zł cena brutto: ... zł
słownie brutto: ... zł podatek VAT: ... zł
słownie podatek VAT: ... zł 2. Deklaruję ponadto:
a) ………..……….…….,
b) ……….
3. Oświadczam, Ŝe:
- po zapoznaniu się z opisem przedmiotu zamówienia nie wnosimy do niego zastrzeŜeń,
- w razie wybrania naszej oferty zobowiązujemy się do realizacji zamówienia oraz podpisania umowy, na warunkach określonych w formularzu oferty.
4. Załącznikami do niniejszego formularza stanowiącymi integralną część oferty są:
a) odpis z właściwego rejestru lub zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, koncesji, zezwolenia lub licencji w zakresie objętym zamówieniem;
b) NIP;
c) REGON;
d) pisemne referencje (ilość i opis): ………..
………...
e) oświadczenie o aktualnym związku formalnym wskazanych osób z wykonawcą (w przypadku referencji imiennych);
f) ……….
……….dnia ……….roku
... ...
(pieczęć Wykonawcy) (podpis osoby uprawnionej)
4
Załącznik nr 1
do Formularza Oferty na zakup usługi doradczej poniŜej 14 000 euro
SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
ETAP I (termin realizacji: do 31.03.2012 r.)
Opis etapu: analiza funkcjonalna potrzeb WFOŚiGW w Katowicach w zakresie określenia niezbędnej funkcjonalności modułów informatycznych przeznaczonych do obsługi :
1. Finansów, księgowości i kosztów – moduł zwany dalej FKK;
2. Kadr oraz rachuby płac – moduł zwany dalej KPP;
3. Zarządzania zasobami osobowymi – moduł zwany dalej HR;
4. Integracji z obecnie eksploatowanym Zintegrowanym Systemem Informatycznym tworzącym platformę elektronicznej obsługi i przetwarzania wniosków dotyczących dofinansowania ze środków Wojewódzkiego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej z siedzibą w Katowicach będzie zwanym dalej ZSI.
Cel etapu: Opracowanie niezbędnych dokumentów do określenia potrzeb WFOŚiGW w Katowicach oraz rozpoczęcia postępowania przetargowego.
Zakres merytoryczny etapu obejmuje świadczenie co najmniej następujących usług :
1. Wykonanie analizy funkcjonalnej w poszczególnych komórkach organizacyjnych które będą objęte nowymi modułami FKK, KPP i HR.
2. W oparciu o analizę funkcjonalną zostanie opracowana specyfikacja techniczna oraz funkcjonalna dotycząca modułów informatycznych FKK, KPP i HR oraz integracji z ZSI. W specyfikacji wymagań zostaną dokładnie opisane najistotniejsze funkcje, które powinny być realizowane przez wymienione moduły.
3. Opracowanie zapisów merytorycznych i formalnych do dokumentacji przetargu oraz zapisów merytoryczny dotyczących warunków formalnych i biznesowych wykonania dostawy i wdroŜenia modułów FKK, KPP i HR wraz z obsługą serwisową. Obejmuje to takŜe udostępnieniem kodu źródłowego dla WFOŚiGW w Katowicach.
4. Przygotowanie dokumentów wymaganych przez PZP w celu przeprowadzenia postępowania przetargowego, w szczególności opis przedmiotu zamówienia, warunki udziału w postępowaniu, kryteria oceny ofert, projekt umowy.
5. W oparciu o specyfikację wymagań technicznych i funkcjonalnych dla modułów zostanie opracowane ogłoszenie o zamówieniu wymagane przez ustawę PZP.
6. W ramach etapu zostanie wykonane nielimitowane doradztwo merytoryczne na przygotowania specyfikacji funkcjonalnej modułów oraz na rzecz procedury przetargowej ogłoszonej przez WFOŚiGW w Katowicach. Przy czym doradztwo świadczone będzie w siedzibie WFOŚiGW w Katowicach a dodatkowo w przypadku wystąpienia potrzeb drogą telefoniczną oraz pocztą elektroniczną.
7. Wykonanie wsparcia prawnego polegającego na opracowaniu umów w aspekcie zabezpieczania interesu WFOŚiGW w Katowicach oraz udzielania wskazówek odnośnie moŜliwości potencjalnych działań prawnych.
5 ETAP II (termin realizacji: do 31.05.2012 r.)
Opis etapu: Wykonanie usługi doradczej w trakcie procedury przetargowej dotyczącej wyboru dostawcy modułów FKK, KPP, HR oraz ich integracji z ZSI.
Cel etapu: zapewnienie korzystnego dla WFOŚiGW w Katowicach przebiegu postępowania przetargowego.
Zakres merytoryczny etapu obejmuje świadczenie co najmniej następujących usług :
1. Etap zostanie szczegółowo rozpisany na zadania, które zostaną zrealizowane w ramach tego etapu, po podjęciu przez WFOŚiGW w Katowicach decyzji o wszczęciu postępowania na dostawę systemu informatycznego.
2. JednakŜe przyjmuje się, Ŝe :
a) Zadania etapu drugiego zostaną w ten sposób rozpisane, aby zapewniły pełne wsparcie w przeprowadzeniu przetargu, którego efektem będzie wyłonienie najkorzystniejszej dla WFOŚiGW w Katowicach oferty.
b) Zakres zadań niniejszego etapu będzie obejmował opracowanie niezbędnych dokumentów związanych z wybraną procedurą przetargową, odpowiedzi na zapytania od wykonawców, ocena złoŜonych ofert, przeprowadzenie ewentualnych prezentacji.
W ramach etapu zostanie wykonane:
1. Nielimitowane doradztwo merytoryczne na rzecz przygotowania specyfikacji funkcjonalnej modułów oraz na rzecz procedury przetargowej ogłoszonej przez WFOŚiGW w Katowicach. Przy czym doradztwo świadczone będzie w siedzibie WFOŚiGW w Katowicach a dodatkowo w przypadku wystąpienia potrzeb drogą telefoniczną oraz pocztą elektroniczną.
2. Wykonanie wsparcia prawnego polegającego na analizie ofert oraz dokumentów przetargowych w aspekcie zabezpieczania interesu WFOŚiGW w Katowicach oraz udzielania wskazówek odnośnie moŜliwości potencjalnych działań prawnych.
ETAP III (termin realizacji: do 31.12.2012 r.)
Opis etapu: Nadzór nad realizacją umowy z wybranym dostawcą oraz stały audyt wdroŜenia modułów FKK, KPP, HR wraz z ich integracją z ZSI.
Cel etapu: zapewnienie niezbędnej jakości dostawy i wdroŜenia modułów oraz i zgodności merytorycznej z udzielonym dostawcy zamówieniem.
Zakres merytoryczny etapu obejmuje świadczenie co najmniej następujących usług :
1. BieŜąca kontrola merytoryczna przebiegu wszelkich prac szkoleniowych i wdroŜeniowych w aspekcie formalnym i merytorycznym.
2. BieŜąca kontrola merytoryczna przebiegu wszelkich prac serwisowych oraz treści raportów lub notatek z wizyt konsultantów i pracowników firm zewnętrznych w aspekcie formalnym i merytorycznym.
3. Wsparcie w nadzorze i rozliczaniu finansowym usług świadczonych przez wykonawców zewnętrznych wdroŜenia (raportowanie celem akceptacji wyznaczonemu pracownikowi WFOŚiGW w Katowicach)
4. Audyt na koniec kaŜdego etapu wdroŜenia (zgodnie z przyjętym i zaakceptowany w umowie z dostawcą harmonogramem wdroŜenia).
6
5. W przypadku odstępstw od przedmiotu umowy przygotowane zostaną protokoły rozbieŜności w oparciu, o które dostawca będzie zobligowany do dokonania niezbędnych poprawek. Po zgłoszeniu przez dostawcę systemu gotowości do dokonania końcowego odbioru wdroŜenia, Wykonawca przeprowadzi audyt końcowy wdroŜenia.
6. Udział w zarządzaniu relacjami z dostawcami modułów informatycznych a w tym egzekwowanie naleŜnych WFOŚiGW w Katowicach usług wdroŜeniowych i serwisowych.
7. Analizowanie i uzasadnianie formalne błędów modułów informatycznych wdraŜanych w WFOŚiGW w Katowicach, które następnie będą zgłaszane do właściwych komórek dostawców wg reguł i procedur zapisanych w umowach z dostawcami oraz egzekwowanie związanych z tym usług.
8. Udział i współpraca z dostawcami oprogramowania dla WFOŚiGW w Katowicach w zakresie instalacji, modyfikacji oprogramowania uŜytkowego i biznesowego wraz z jego danymi wg umów zawartych z dostawcami.
9. Zgłaszanie stwierdzonych potrzeb wykonania modyfikacji oprogramowania modułów FKK, KPP, HR oraz ich integracji z ZSI do Kierownika WdroŜenia ze strony WFOŚiGW w Katowicach.
10. Udział w instalacji oraz ocena merytoryczna w aspekcie interesu WFOŚiGW w Katowicach dostarczonych modyfikacji oprogramowania modułów.
11. Wspomaganie komórek organizacyjnych WFOŚiGW w Katowicach poprzez udział analityczny w definiowaniu potrzeb sprawozdań, raportów i analiz za pomocą wdraŜanego oprogramowania uŜytkowego i biznesowego.
12. Miesięczne raportowanie (do 5 tego dnia następnego miesiąca) do Kierownika Projektu ze strony WFOŚiGW w Katowicach o stwierdzonych zagroŜeniach związanych z przebiegiem wdroŜenia modułów oraz proponowanie sposobów bądź wariantów ich eliminacji.
13. Monitorowanie i ocena stanu zaawansowania i funkcjonowania integracji poszczególnych systemów wdraŜanych modułów
14. Świadczenie usługi Hot Line – polegającej na bieŜącym konsultowaniu, doradztwie w zakresie występujących problemów wdroŜeniowych w WFOŚiGW w Katowicach.
Wyniki prac etapu III winny być przedstawione w formie pisemnej i przekazane do dyspozycji Zamawiającego. Obejmują one m.in.:
1. Okresowy raport stanu wdroŜenia systemu: lista celów do osiągnięcia oraz wytyczne dla zespołu wdroŜeniowego WFOŚiGW w Katowicach w zakresie udziału w projekcie (organizacja pracy, obowiązki, kompetencje, zagroŜenia itp.)
2. Notatki z posiedzeń Komitetu Sterującego kierującego wdroŜeniem modułów informatycznych
3. BieŜące notatki przedstawiające pojawiające się zagroŜenia i szanse dla procesu wdroŜenia wraz ze wskazaniem potencjalnych kierunków dalszych działań.
4. Protokoły z audytów, przedstawiające zgodności lub/i rozbieŜności pomiędzy stanem faktycznym wykonanych prac wdroŜeniowych przez ich wykonawcę, w ramach danego etapu wdroŜenia systemu, a stanem poŜądanym przedstawionym w kontrakcie.
5. Protokół z audytu końcowego odbioru systemu informatycznego.
