Rejestr Wyborców
Instrukcja obsługi programu
© Clanet
1. Wstęp
Rejestr Wyborców jest aplikacją dla systemu Windows, służącą do prowadzenia rejestru osób zamieszkałych na obszarze gminy, którym przysługuje prawo wybierania.
Program umożliwia również sporządzenie różnego rodzaju zestawień i sprawozdań oraz spisów wyborców, zarówno w części A (obywatele Polski) jak i w części B (obcokrajowcy).
2. Prowadzenie rejestru
Dla wygody obsługującego program, baza danych wyborców podzielona jest na kartoteki.
Mamy możliwość przeglądania następujących kartotek:
• Wszyscy (wszystkie osoby znajdujące się w bazie)
• Uprawnieni (osoby posiadające aktualne prawa wyborcze)
• Dopisani – karty zielone
• Dopisani – karty niebieskie
• Skreśleni – karty różowe
• Nieuprawnieni (osoby, które w obsługiwanym rejonie nie mogą głosować)
• Przejściowi – archiwum kart zielonych i różowych
• Nieprzypisani - osoby z adresem nie występującym w geografii wyborczej
• Poprawki – osoby, u których program podczas aktualizacji bazy wykrył jakieś nieprawidłowości i należy je sprawdzić i poprawić ich dane.
Przeglądając zawartość odpowiedniej kartoteki można szybko zlokalizować osobę w rejestrze, wyszukując po nazwisku lub numerze PESEL. Po wyszukaniu osoby możemy przejrzeć jej dane lub dokonać ich korekty. Dodatkowo wybranej osobie można wydrukować pismo lub zaświadczenie.
Ostatnie trzy kolumny zawierają skróty statusów osoby: wyborcy, dopisania i przypisania.
Status wyborcy: UPR – uprawniony, NIE – nieuprawniony Status dopisania: DZU – dopisany z urzędu,
DNW – dopisany na wniosek, SZR - skreślony z rejestru,
SID – skreślony i dopisany (karta zielona na terenie tej samej gminy) UBE – ubezwłasnowolniony
PPP - pozbawiony praw publicznych DDL – dopisany do spisu
SZL – skreślony ze spisu ZOB – zmienił obywatelstwo WYM – wymeldowany ZMA - zmarły
Osoby nieuprawnione (status wyborcy NIE) lub z jakiegoś powodu nieprzypisane do właściwego okręgu i obwodu (status przypisania NIE), nie znajdą się na spisie wyborców.
Kartoteka nieprzypisanych pozwala łatwo wyszukać osoby, które nie zostały poprawnie przydzielone do okręgu i obwodu głosowania. Mogą w niej być byli wyborcy (zmarli lub wymeldowani). Mają oni status NIE-nieuprawniony i ich obecność w tej kartotece nie jest błędem. Jeśli natomiast znajdują się tutaj osoby ze statusem UPR-uprawniony, należy sprawdzić, dlaczego nie zostali przypisani. Powodem może być błędny adres lub niepełna definicja geografii wyborczej.
Kartoteka Poprawki wskazuje osoby, u których podczas aktualizacji bazy program wykrył jakieś nieprawidłowości. Należy je sprawdzić i odpowiednio poprawić ich dane.
Do tej kartoteki mogą trafić następujące przypadki:
• Osoba posiada kartę zieloną i zameldowała się w naszej gminie. Należy wówczas wydrukować zawiadomienie do gminy, w której posiada ona kartę różową (poprzednie miejsce zamieszkania) i zaznaczoną w ten sposób kartę usunąć (przenieść do kartoteki „Przejściowi”
klawiszem „Przenieś”). Program sam automatycznie założy jej kartę „Dopisany z urzędu”
z datą zameldowania.
• Osoba posiada kartę różową i zameldowała się poza naszą gminą. Należy wówczas wydrukować zawiadomienie do gminy, w której posiada ona kartę zieloną i zaznaczoną w ten sposób kartę usunąć (przenieść do kartoteki „Przejściowi” klawiszem „Przenieś”).
• Osoba posiadająca kartę różową zmarła. Należy wówczas wydrukować zawiadomienie do gminy, w której posiada ona kartę zieloną i zaznaczoną w ten sposób kartę usunąć (przenieść do kartoteki „Przejściowi” klawiszem „Przenieś”).
• Osoba posiadająca kartę różową zmieniła swoje dane (nazwisko, imię itp). Należy wówczas wydrukować zawiadomienie do gminy, w której posiada ona kartę zieloną i zmienione dane skorygować na karcie różowej. Po poprawieniu danych należy nacisnąć klawisz „Odznacz”, żeby już nie pokazywała się w kartotece „Poprawki” (znacznik ten nie jest usuwany automatycznie).
• Osoba posiada późniejszą datę zameldowania niż datę decyzji (nie dotyczy osób ubezwłasnowolnionych lub pozbawionych praw). Należy sprawdzić z jakiego powodu jest taka nieprawidłowość i ją odpowiednio skorygować. Po poprawieniu danych należy nacisnąć klawisz „Odznacz”, żeby już nie pokazywała się w kartotece „Poprawki” (znacznik ten nie jest usuwany automatycznie).
2.1. Zasilanie i aktualizacja bazy wyborców
Baza rejestru wyborców jest zasilana danymi z Lokalnego Rejestru Mieszkańców, istnieje również możliwość ręcznego dopisywanie i skreślanie wyborców dla kart zielonych, różowych i niebieskich.
2.1.1. Automatyczne zasilanie i aktualizacja danych.
Automatyczna aktualizacja danych w Rejestrze Wyborców danymi zawartymi w Lokalnym Rejestrze Mieszkańców, następuje po wybraniu z menu Rejestr polecenia Aktualizacja.
Aktualizacja musi być zainicjowana przez operatora, nie wykonuje się samoczynnie!
Typ aktualizacji zależy należy ustawić w zależności od potrzeb. Wyróżniamy kilka rodzajów Aktualizacji:
Aktualizacja okresowa najczęściej wykonywana, aktualizująca dane wyborców zgodnie ze stanem w Rejestrze Mieszkańców,
Oczyszczenie rejestru aktualizacja kasująca z bazy wszystkich nieuprawnionych wyborców (oprócz kart różowych),
Zakończenie wyborów aktualizacja przywracająca stan sprzed wyborów, usuwa dopisanych do spisu i przywraca skreślonych ze spisu,
Oczyszczanie spisu aktualizacja kasująca drugą linijkę uwag, w której wpisuje się adnotacje przeznaczone do wydruku na spisie,
Usunięcie zamiejscowych aktualizacja usuwająca wyborców ze statusem mieszkańca „Z” - zamiejscowy. Są to osoby dopisane do bazy na potrzeby wyborów lokalnych, np. do Izb Rolniczych
Poniżej opisana została Aktualizacja okresowa, która jest najważniejszą i najczęściej używaną aktualizacją.
Przy Aktualizacji okresowej datę należy ustawić na dzień, dla którego chcemy analizować stan rejestru. Nie musi to być data aktualna, może być wcześniejsza (np. koniec miesiąca albo kwartału). Wówczas osoby zameldowane lub kończące 18 lat po tej dacie, zostaną pominięte.
Nie należy ustawiać daty wcześniejszej niż data proponowana przez system (czyli data poprzedniej aktualizacji). Ustawienie daty wcześniejszej niż ostatnia może spowodować pewne niedokładności stanu bazy.
Osoby znajdujące się w Lokalnym Rejestrze Mieszkańców, które do wybranego dnia włącznie ukończyły 18 lat, zostaną dopisane do rejestru ze statusem Uprawniony (UPR) / Dopisany z urzędu (DZU). Dotyczy to tylko Polaków zameldowanych na stałe.
Jednocześnie osoby które się wymeldowały lub zmarły zostaną odpowiednio oznaczone jako Nieuprawniony (NIE).
Program dokona też automatycznej korekty danych podstawowych (nazwisko, imię) i ewentualnie adresowych na podstawie wpisu w ewidencji ludności.
UWAGA: W przypadku osób dopisanych na własny wniosek program uaktualnia tylko dane podstawowe, nie ruszając adresów. Nie aktualizuje również statusu takiej osoby. Jeśli dla takiej osoby ulegają zmianie dane adresowe, program umieszcza ją w kartotece Poprawki, dając operatorowi możliwość podjęcia odpowiedniej decyzji. Likwidacja karty zielonej musi być wykonana ręcznie.
2.1.2. Ręczne uzupełnianie rejestru wyborców
Zgodnie z zasadami prowadzenia rejestru, program oferuje możliwość dopisania osoby do rejestru na wniosek (karty zielone lub niebieskie) lub skreślenie jej z rejestru.
Dopisanie karty (zielonej, niebieskiej) na wniosek
Jeżeli kartę zieloną lub niebieską zakładamy dla osoby znajdującej się w Rejestrze Mieszkańców (osoba taka posiada meldunek czasowy), możemy użyć funkcji Dopisanie na wniosek. Po jej wybraniu pojawi nam się lista wszystkich osób zameldowanych na czasowo oraz obcokrajowców.
Na liście tej możemy wyszukać odpowiednią osobę i wskazać do dopisania. Wówczas wszystkie dane osobowe do karty zielonej lub niebieskiej zostaną wypełnione automatycznie, do ręcznego wypełnienia pozostaną tylko dane w zakładce Rejestr Wyborców (data i sygnatura decyzji).
Osoby, których nie mamy w Rejestrze Mieszkańców musimy dopisać samodzielnie. W tym celu należy wejść do Kartoteki Dopisani na wniosek i wybrać przycisk Dodaj. Następnie należy wypełnić formularz z danymi dopisywanej osoby.
Statusy dopisywanego wyborcy ustawiamy na UPR/DNW.
Dopisując dane osoby w rejestrze należy podać jej numer PESEL, imiona, nazwisko i datę urodzenia. Dla cudzoziemców należy także podać kod obywatelstwa.
W danych dodatkowych obowiązkowe jest imię ojca, a w przypadku cudzoziemców także słowny opis rodzaju dokumentu tożsamości oraz jego seria i numer (wymagane w części B spisu).
W zakładce Adresy trzeba wpisać adres zameldowania stałego (aktualny, lub ostatni jeśli aktualnego brak), adres głosowania (równoważny z adresem zamieszkania na terenie gminy) – zgodnie z artykułem 12 Ordynacji wyborczej.
UWAGA: Adres głosowania jest adresem zameldowania dla osób dopisanych z urzędu, albo adresem wskazanym w złożonym wniosku dla osób dopisanych. Pod tym adresem osoba zostanie ujęta w spisie wyborców.
W ostatniej zakładce należy podać dane decyzji: właściwą datę, sygnaturę i organ rejestrujący – zgodnie ze złożonym wnioskiem.
Dla osób dopisanych z urzędu karty są zakładane automatycznie podczas funkcji Aktualizacja, a dane są wypełniane automatycznie.
Skreślenie z rejestru
Skreślenie z rejestru polega na wybraniu osoby w odpowiedniej kartotece i zmianie jej danych przy pomocy funkcji Edytuj. Status wyborcy powinien być ustawiony na NIE – nieuprawniony, natomiast status dopisania, odpowiednio do zaistniałej sytuacji (PPP - pozbawiony praw publicznych, UBE - ubezwłasnowolniony, SZR – skreślony z rejestru na wniosek).
Dla osób skreślonych na wniosek (SZR) ważny jest adres zameldowania, bo po nim następuje przyporządkowanie danego wyborcy do obwodu i okręgu wyborczego (wyłącznie do celów statystycznych). Dla pozostałych kart różowych – (UBE), (PPP) ważny jest adres zamieszkania.
W ostatniej zakładce należy podać dane decyzji: właściwą datę, sygnaturę i organ rejestrujący – zgodnie ze złożonym wnioskiem.
Uwaga! W przypadku osoby nigdzie nie zameldowanej, ale mającej ostatni adres w danej gminie należy dokonać skreślenia z rejestru, jeśli ta osoba dopisze się gdzieś na wniosek. Wówczas dopisujemy tę osobę do Rejestru ze statusami (NIE) i (SZR), a w adresie zameldowania wpisujemy ostatni adres zameldowania. Jest to konieczne dla ujęcia tej osoby w sprawozdaniach statystycznych.
Zmiana miejsca głosowania
Dla osób, które zakładają kartę zieloną na terenie tej samej gminy, zakładane są równocześnie karty zielona i różowa. Czynność ta polega na wybraniu osoby w odpowiedniej kartotece i zmianie jej danych przy pomocy funkcji Edytuj. Status wyborcy powinien być ustawiony na UPR - uprawniony, natomiast status dopisania na SID – skreślony i dopisany.
W danych adresowych należy w adresie zamieszkania wpisać adres, pod którym osoba ta będzie głosować, adres zameldowania powinien być taki, jak adres stałego zameldowania.
W ostatniej zakładce należy podać w dane decyzji: datę, sygnaturę i organ rejestrujący – zgodnie z wnioskiem.
Uwaga! W przypadku osoby nigdzie nie zameldowanej, ale mającej ostatni adres w gminie, po wystąpieniu przez nią o dopisanie do rejestru, należy również założyć jej w ten sposób kartę, wpisując w adres zameldowania ostatni adres, pod którym była zameldowana. Jest to konieczne dla ujęcia tej osoby w sprawozdaniach statystycznych.
Usuwanie kart zielonych/niebieskich/różowych
Usuwanie kart nie założonych z urzędu musi być wykonane ręcznie. W tym celu, po odnalezieniu odpowiedniej osoby (polecamy wyszukiwanie w odpowiedniej kartotece kart zielonych/niebieskich/różowych) ustawiamy kursor na pozycji tej osoby i wybieramy przycisk Przenieś. Karta zostanie przeniesiona do archiwum, a przy następnej aktualizacji bazy, zostanie założona karta z urzędu w zależności od aktualnego zamieszkania wyborcy.
Karty założone na wniosek usuwa się w związku z przemeldowaniem (wówczas taka karta pojawi się w kartotece Poprawki i tam można ją usunąć) lub po uzyskaniu takiej informacji od wyborcy lub z gminy, w której znajduje się bliźniacza karta.
Dopisanie do spisu
W czasie niektórych wyborów jest możliwość głosowania w innym miejscu niż to wynika z umiejscowienia danych wyborcy w odpowiednim rejestrze. Odbywa się to na wniosek wyborcy o dopisanie do spisu (na czas tylko tych jednych wyborów). Dopisanie do spisu wykonywane jest podobnie jak dopisanie do rejestru, jednak z uwzględnieniem innych parametrów.
W tym celu wybieramy przycisk Dodaj i wypełniamy formularz z danymi dopisywanej osoby.
Statusy wyborcy ustawiamy na UPR/DDL
Dopisując dane osoby w rejestrze należy podać jej numer PESEL, imiona, nazwisko i datę urodzenia.
W danych dodatkowych obowiązkowe jest imię ojca.
W zakładce Adresy trzeba wpisać adres zameldowania stałego (aktualny, lub ostatni jeśli aktualnego brak) i adres głosowania (zamieszkania). Pod tym adresem osoba zostanie ujęta w spisie wyborców.
W ostatniej zakładce należy podać właściwą datę, sygnaturę i organ rejestrujący – zgodnie ze złożonym wnioskiem.
Skreślenie ze spisu
W czasie niektórych wyborów jest możliwość głosowania w innym miejscu niż to wynika z umiejscowienia danych wyborcy w odpowiednim rejestrze. Odbywa się to na wniosek wyborcy w momencie dopisania do spisu w innej gminie lub po pobraniu odpowiedniego zaświadczenia o prawie do głosowania w dowolnym miejscu (na czas tylko tych jednych wyborów).
Skreślenie ze spisu wykonywane jest podobnie jak skreślenie z rejestru, jednak z uwzględnieniem innych parametrów.
Skreślenie ze spisu polega na wybraniu osoby w odpowiedniej kartotece i przy pomocy korekty odpowiednia zmiana statusu. Status wyborcy powinien być ustawiony na NIE – nieuprawniony, natomiast status dopisania na SZL – Skreślony ze spisu.
W danych adresowych nie należy niczego zmieniać.
W ostatniej zakładce należy podać właściwą datę, sygnaturę i organ rejestrujący – zgodnie ze złożonym wnioskiem.
Usuwanie znaczników dopisania i skreślenia ze spisu
Po wykonaniu funkcji Aktualizacja z parametrem Zakończenie wyborów znaczniki dopisania i skreślenia ze spisu automatycznie są usuwane i wyborcy otrzymują swoje poprzednie statusy.
Najczęściej jednak ta funkcja nie jest wykonywana ponieważ dopisywanie i skreślanie ze spisu prowadzone być powinno w specjalnie założonej na czas wyborów bazie (patrz punkt 6). Baza ta po zakończeniu wyborów przenoszona jest do archiwum i nie ma potrzeby dalszego jej aktualizowania.
3. Geografia wyborcza
Wyborcy powinni być przypisani do odpowiednich obwodów i okręgów wyborczych. Pozwala to na drukowanie spisu wyborców oraz na tworzenie sprawozdań.
Definicja geografii polega na opisaniu okręgów, obwodów i modułów wyborczych.
3.1. Obwód wyborczy
Przez obwód wyborczy rozumiemy obszar zamieszkały przez ludzi głosujących w tym samym miejscu (lokalu wyborczym). Taki podział pozwala nam na wydruk spisu wyborców dla danej komisji wyborczej.
Przy definiowaniu obwodu, w polu Opis podajemy numer obwodu, najlepiej wpisując „Obwód głosowania nr_____„. W przypadku gdy obwodów jest więcej niż 9, należy przed każdym jednocyfrowym numerem umieszczać dwie spacje – inaczej sortowanie w podglądzie nie będzie działać poprawnie. W polu Miasto można podać, odmienioną do miejscownika, nazwę miejscowości w której się znajduje.
Powyższe opisy mają znaczenia na niektórych wzorach spisów wyborców, gdzie program będzie w stanie sam wypełnić nimi niezbędne pola w nagłówku. Opisy można w dowolnym momencie edytować, więc nie ma obaw, że raz wpisany będzie potem generował zły opis na wydruku.
Pozostałe rubryki są informacyjne, nie mają znaczenia przy wydruku spisów.
3.2. Okręg wyborczy
Przez okręg wyborczy rozumiemy obszar zamieszkały przez ludzi głosujących na tych samych kandydatów. Taki podział pozwala nam na wydruk spisu wyborców dla danej komisji wyborczej.
Przy definiowaniu okręgu, w polu Opis podajemy numer okręgu, najlepiej wpisując „Okręg wyborczy nr_____„. W przypadku gdy okręgów jest więcej niż 9, należy przed każdym jednocyfrowym numerem umieszczać dwie spacje – inaczej sortowanie w podglądzie nie będzie działać poprawnie.
Powyższe opisy mają znaczenia na niektórych wzorach spisów wyborców, gdzie program będzie w stanie sam wypełnić nimi niezbędne pola w nagłówku. Opisy można w dowolnym momencie edytować, więc nie ma obaw, że raz wpisany będzie potem generował zły opis na wydruku.
Pozostałe rubryki są informacyjne, nie mają znaczenia przy wydruku spisów.
3.3. Moduł wyborczy
Przez moduł wyborczy rozumiemy obszar, który możemy jednoznacznie opisać w definicji wyborczej. Moduł może należeć tylko do jednego obwodu i okręgu. W zależności od podziału może to być cała miejscowość, cała ulica, lub jej część. Przed ich wpisaniem należy bardzo dobrze rozpoznać jak została zorganizowana geografia wyborcza. Przeanalizować rozpiskę adresów przypisanych do poszczególnych obwodów i okręgów. Każdy z nich wpisać jako moduł wyborczy.
1. Przede wszystkim należy uzupełnić kod terytorialny i nazwę miejscowości (pilnując podziału na miasto i gminę – jeśli taki jest).
2. Jeśli moduł ma obejmować wszystkie ulice w danej miejscowości to należy zaznaczyć pole Wszystkie ulice.
3. Jeśli w danej miejscowości ulice należą do różnych obwodów/okręgów, każda ulica musi być zdefiniowana w osobnym module. Wybieramy wówczas Wybrana ulica i wpisujemy jej nazwę (można wybrać z listy dostępnych).
4. Jeśli ulica w całości należy do tego samego obwodu/okręgu, wybieramy pozycję Wszystkie numery.
5. Jeśli ulica jest podzielona pomiędzy różne obwody/okręgi, każdy zakres numeracji musi być wprowadzony jako osobny moduł. Wówczas po wpisaniu nazwy ulicy wybieramy Wybrany zakres i wpisujemy odpowiedni zakres numerów. Uwaga! Podając granice numeracji, należy szczególnie zwrócić uwagę na numerację z literami. Jeśli graniczny numer ma literkę, np. 4c, należy wpisać również tę literkę. Wpisanie jako granicy numeracji cyfry 4 spowoduje, że numery 4a, 4b, 4c nie zostaną wzięte pod uwagę.
6. Dodatkowo można określić czy tylko numery parzyste, czy nieparzyste.
7. Definicję modułu należy zakończyć podając okręg i obwód do którego dany moduł powinien zostać przydzielony.
8. Pojedyncze budynki i ulice podzielone na zakresy należy wpisywać jako osobne moduły.
UWAGA: Typowymi błędami przy określaniu modułu są:
- pomylenie kodu gminy i miasta
- użycie niewłaściwej lub nieaktualnej nazwy ulicy - pominięcie lub nieobjęcie niektórych numerów domów
Dla kontroli można sobie wydrukować wprowadzoną geografię wyborczą przy pomocy funkcji Wykazy->Geografia.
3.4. Przypisanie
Do celów wyborczych i statystycznych wyborcy powinni być podzieleni według obwodów i okręgów wyborczych. Do tego celu służy funkcja Przypisanie. Znajduje się ona w menu Definicje.
Uruchomienie tej funkcji spowoduje przypisanie każdego uprawnionego wyborcy do odpowiedniego okręgu i obwodu wyborczego.
Do celów statystycznych często też potrzebne jest przypisanie do kręgów i obwodów wszystkich aktualnych mieszkańców gminy (niezależnie od wieku i uprawnień wyborczych). Aby podczas przypisania również nieuprawnieni do głosowania mieszkańcy (niepełnoletni, ubezwłasnowolnieni itp.) zostali podzieleni na obwody/okręgi należy w parametrach przypisania zaznaczyć pole Uwzględnij całą ewidencję ludności . Pole Uwzględnij obcokrajowców spowoduje przypisanie do obwodów/okręgów również osoby z obcym obywatelstwem (tylko zameldowanych na stałe).
Uwaga! Przypisanie pokazuje stan na dzień ustawiony w parametrach funkcji Aktualizacja. Dlatego jeśli ta data jest inna niż dzisiejsza, nie należy porównywać tego z wykazem osób zameldowanych na stałe w module Wykazy.
Uwzględnienie całej ewidencji jest drugim, dodatkowym etapem operacji przypisania i dwukrotnie wydłuża czas przetwarzania, dlatego jeśli nie ma potrzeby zliczania mieszkańców, można tę opcję pominąć.
Podczas przypisania mogą wystąpić następujące błędy:
– adres głosowania należy do więcej niż jednego okręgu czy obwodu – żaden moduł nie obejmuje danego adresu głosowania
Pierwszy z w/w błędów zostanie zasygnalizowany podczas przypisania (które zostanie w tym momencie przerwane). Należy, posiłkując się informacjami o błędzie, wyszukać i poprawić definicje modułów wyborczych (ten sam adres przypisany do dwóch różnych modułów).
Drugi błąd to zwykle błędny adres osoby lub jego brak w geografii wyborczej. Osoby uprawnione do głosowania, ale nieprzypisane, można wyszukać w funkcji:
Rejestr->Kartoteki->Nieprzypisani.
Dlatego zalecamy po wykonaniu Przypisania, sprawdzić zawartość tej kartoteki.
Nieprzypisanych mieszkańców można odnaleźć, wykonując funkcję Wykazy->Mieszkańcy.
3.5. Lokalizacja
Funkcja Lokalizacja ułatwia nam odszukanie do jakiego obwodu wyborczego należy wskazany adres. Po wypełnieniu tabelki adresem i naciśnięciu klawisza Szukaj program pokaże nam moduł adresowy i obwód głosowania. Jeśli nie pokaże się nic, oznacza to, że ten adres nie jest przypisany do żadnego obwodu.
4. Wykazy i zliczanie
4.1. Rejestry
Funkcje wykazów umożliwiają wydrukowanie zawartości poszczególnych kartotek wyborców:
karty zielone, karty niebieskie i karty różowe. Wygenerowany wykaz można od razu wydrukować.
Dodatkowo mamy opcję Stan rejestru, gdzie możemy uzyskać podsumowanie danych poszczególnych rejestrów w układzie, jaki wymagany jest do okresowych sprawozdań.
Wykaz Mieszkańcy pokazuje listę osób zameldowanych na stałe, znajdujących się w Rejestrze Mieszkańców, ale z powodu błędu w adresie lub źle zdefiniowanej geografii wyborczej, nie przypisanych do żadnego obwodu/okręgu. Wykaz ten należy wykonywać po wykonaniu funkcji Przypisanie z parametrem Uwzględnij całą ewidencję ludności.
4.2. Geografia
Wykaz ten pozwala na wydrukowanie wszystkich definicji obwodów i okręgów w wybranym układzie.
4.3. Zliczanie
Zliczanie pozwala na podanie ilościowe wyborców i mieszkańców w poszczególnych okręgach i obwodach.
W zależności od potrzeb można wybrać, czy zliczanie będzie po obwodach, okręgach, modułach czy ich kombinacji. Następnym parametrem jest, w jakiej kartotece wyborców (lub mieszkańców) będzie wykonywane zliczenie.
Warunkiem poprawnego zliczenia jest aktualizacja rejestru na dzień zliczenia oraz wykonanie przypisania (w szczególności do zliczenia mieszkańców / meldunków stałych należy w przypisaniu
uwzględnić całą ewidencję ludności).
5. Wydruki spisów / list wyborczych
Spis wyborców uprawnionych do głosowania można wydrukować w postaci dostosowanej do wymogów formalnych PKW, ogłaszanych przed wyborami. W tym celu, po wybraniu właściwej opcji w menu Wydruki, należy wskazać plik z wzorem spisu. Po załadowaniu wzoru zostanie odblokowany przycisk umożliwiający przejście do podglądu i wydruku.
Standardowym podejściem jest wydruk po obwodach wyborczych, jako że spisy są składane do obwodowych komisji w celu weryfikacji tożsamości głosujących. W przypadkach szczególnych można wybrać inny podział wydruku.
W podglądzie należy ustawić prawidłowy rozmiar papieru i jego orientację, oraz – jeśli zachodzi taka potrzeba – skonfigurować ustawienia drukarki. Przyciski opisane A4 i A3 w lewej części paska narzędzi przestawiają wielkość czcionki na wydruku, dostosowując ją do formatu papieru.
6. Sporządzanie spisu wyborców w systemie informatycznym
6.1. Przygotowanie bazy dla prowadzenie spisu wyborców w systemie informatycznym
Zgodnie z wprowadzonymi 10 lipca 2014 roku zmianami w Rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji w sprawie spisu wyborców, gmina sporządza spis wyborców w systemie informatycznym 3 tygodnie przed terminem wyborów, a jego wydruk może być wykonany w dowolnym terminie, nie później jednak niż 2 dni przed terminem wyborów.
Poniżej przedstawiamy instrukcję jak przygotować bazę w celu poprawnego wykonania takiego spisu.
1. Skopiować cały katalog RW2 i nazwać go np. SPIS2.
2. Jeżeli baza RejWy2.fdb znajduje się w podkatalogu BAZY, w katalogu SPIS2, zmienić jej nazwę na Spis.fdb, jeżeli jest poza katalogiem RW2, skopiować ją w tym miejscu, gdzie się znajduje i również zmienić jej nazwę na Spis.fdb.
3. W katalogu Spis2 zmienić nazwę exe-ka z Rejwy2.exe na SPIS2.exe i pliku Rejwy2.ini na SPIS2.ini
4. W katalogu SPIS2 poddać edycji plik SPIS2.ini. W sekcji RW2 ustawić ścieżkę do bazy Spis.fdb, np.: DB=127.0.0.1:c:\baza\Spis.fdb
5. Zrobić skrót do pliku Spis2.exe w katalogu SPIS2 i nazwać go odpowiednio do wyborów, np.:
„Spis Wyborców do Wyborów Prezydenta”.
W ten sposób mamy przygotowaną bazę dla prowadzenia spisu wyborców w systemie informatycznym. W tym systemie należy wykonywać opisywane dalej czynności.
6.2. Prowadzenie spisu wyborców w systemie informatycznym
Poniżej zostaną opisane kolejne czynności, które należy wykonywać, by poprawnie prowadzić spis w systemie informatycznym. Należy pamiętać, że tylko wykonywanie operacji zgodnie z podaną instrukcją zapewni prawidłowe prowadzenie spisu wyborców.
Wszystkie poniżej opisane operacje należy wykonywać na bazie SPIS.
Krok1: Pierwszą aktualizację bazy SPIS wykonać z rodzajem operacji Aktualizacja okresowa i z datą dnia wyborów.
Krok2: Wykonać funkcję Przypisanie.
Po takim przygotowaniu bazy spisu należy wykonywać codzienną jej aktualizację w następujący sposób:
1. Aby dopisać na wniosek, należy wejść do kartoteki wyborców, odnaleźć osobę w bazie i przy pomocy funkcji Edycja zmienić jej statusy na Dopisany na wniosek lub Dopisany do listy (w zależności od tego, czy dana osoba dopisuje się do RW czy tylko jednorazowo, na czas aktualnych wyborów). Następnie należy wpisać odpowiednie adresy i informacje o dacie i sygnaturze decyzji. Jeżeli osoby nie ma w bazie wyborców, należy ją dopisać funkcją Dodaj i ustawić jej dane jak powyżej.
2. Aby skreślić osobę na wniosek lub z powodu pozbawienia praw czy ubezwłasnowolnienia należy wejść do kartoteki wyborców, odnaleźć osobę w bazie i przy pomocy funkcji Edycja zmienić jej statusy na Wykreślony i odpowiednio do sytuacji status wykreślenia (Skreślony z rejestru, Ubezwłasnowolniony, Skreślony z listy, Pozbawiony praw, itp.).
Następnie należy wpisać odpowiednie adresy i informacje o dacie i sygnaturze decyzji.
W drugiej linijce pola „Uwagi” wpisać odpowiednią treść, która później zostanie wydrukowana na spisie.
3. Zmiany wynikające z ruchu ludności (zameldowanie, wymeldowanie, zgon) będą się dokonywać automatycznie po wykonaniu operacji Aktualizacja z rodzajem operacji Aktualizacja spisu. Aktualizację taką należy wykonywać codziennie. W przypadku, gdyby ktoś nie chciał wykonywać aktualizacji automatycznej z bazy E+, może osoby meldujące się i wymeldowujące, bądź zmarłe, wprowadzać do bazy ręcznie. Dokonuje się wówczas tych zmian w identyczny sposób, jak osób dopisanych lub skreślonych na wniosek. Przy aktualizacji ręcznej należy konsekwentnie wszystkie zmiany wykonywać ręcznie i nie robić aktualizacji automatycznej.
Uwaga! Po wykonaniu zmian w spisie (ręcznie lub automatycznie) należy wykonać funkcję Przypisanie. Dopiero wówczas dopisane osoby znajdą się w odpowiednim miejscu na wydruku.
Przypisanie nie musi być wykonywane po każdej aktualizacji (ale może), musi natomiast być wykonane przed wydrukiem spisu!
Po wydrukowaniu spisów (musi to nastąpić nie później niż 2 dni przed wyborami) również wszystkie zmiany muszą być nanoszone do spisu w systemie informatycznym w opisany powyżej sposób.
6.3. Zakończenie wyborów
Uwaga! Wszystkie karty zielone i różowe wprowadzane do bazy Spis w czasie wyborczym należy prowadzić również w module wyborczym używanym na bieżąco, poza okresem wyborczym (moduł RW2 z bazą Rejwy2.fdb).
Po zakończeniu wyborów baza Spis powinna zostać zarchiwizowana, a Rejestr Wyborców powinien być nadal prowadzony przy pomocy modułu RW2.
