Protokół z kontroli realizacji zadania publicznego, z zakresu pomocy społecznej, pod tytułem Kultura szansą dla więźniów samotności i starości

(1)

MIEJSKI OŚRODEK POMOCY SPOŁECZNEJ W KRAKOWIE ul. Józefińska 14, 30-529 Kraków

tel.+48 (12) 616 54 27, fax. +48 (12) 616 54 28 e-mail: do@mops.krakow.pl

www.mops.krakow.pl

1 SW.0811.46.2019.MK

Protokół z kontroli

realizacji zadania publicznego, z zakresu pomocy społecznej, pod tytułem „Kultura szansą dla więźniów samotności i starości”

I. Informacje wstępne

1. Nazwa kontrolowanego zadania:

Powierzenie realizacji zadania publicznego z zakresu pomocy społecznej, w tym pomocy rodzinom i osobom w trudnej sytuacji życiowej oraz wyrównywania szans tych rodzin i osób, pod tytułem „Kultura szansą dla więźniów samotności i starości”.

2. Podmiot realizujący zadanie:

Rzymskokatolicka Parafia pod wezwaniem Najświętszej Maryi Panny z Lourdes w Krakowie.

3. Numer i data zawarcia umowy:

Umowa nr W/I/8/SO/2/2019 z 8.01.2019 r.

4. Kontrolę przeprowadzili pracownicy MOPS w Krakowie:

Aneta Śmietana - Dział Koordynacji Pracy Filii, upoważnienie nr 6/2019 z 7.01.2019 r.

Magdalena Kluba – Sekcja Kontroli Wewnętrznej, upoważnienie nr 13/2018 z 7.01.2019 r.

5. Wyjaśnień na potrzeby kontroli udzielali:

Ks. Piotr Klimczak

6. Okres realizacji zadania objęty kontrolą:

Od 1 stycznia do 30 czerwca 2019 r.

7. Termin i miejsce przeprowadzenia kontroli:

Czynności kontrolne przeprowadzone zostały w miejscu przechowywania dokumentacji tj. ul.

Misjonarska 37 w Krakowie, w dniach 5.09.2019 r. od godz. 14.40 do godz.16.00 oraz 18.09.2019 r. od godz. 9.00 do godz.13.30.

8. Podstawa prawna do przeprowadzania kontroli:

a) Ustawy:

 ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 869)

 ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 351, z późn.

zm.);

 ustawa z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (t. j.

Dz. U. z 2019 r. poz. 688);

 ustawa z dnia 12 marca 2004r. o pomocy społecznej (t.j. Dz. U. z 2018 poz. 1508);

b) Umowa:

 W/I/8/SO/2/2019 z 8.01.2019 r.

(2)

2 9. Rodzaj kontroli:

Kontrola miała charakter planowy – kompleksowy i została przeprowadzona zgodnie z planem kontroli wewnętrznej MOPS na 2019 r.

10. Zakres kontroli:

Ocena prawidłowości realizacji zadań określonych w umowie nr W/I/8/SO/2/2019 z uwzględnieniem następujących kryteriów:

 prawidłowość wykorzystania dofinansowania (zgodność ponoszonych wydatków z kosztorysem),

 prawidłowość prowadzonej dokumentacji finansowo – księgowej,

 prawidłowość prowadzenia dokumentacji dotyczącej osób objętych wsparciem (ewidencja beneficjentów, ewidencja ilościowa podejmowanych działań),

 prawidłowość realizacji obowiązków informacyjnych.

11. Sposób poinformowania Zleceniobiorcy o planowanej kontroli:

Zleceniobiorca został poinformowany o terminie realizacji kontroli pismem SW.0811.46.2019.MK nr kanc. W-27005/19 z dnia 2.08.2019 r., które zostało mu przesłane również za pośrednictwem poczty elektronicznej.

13. Dobór próby:

Analizie podlegała dokumentacja dotycząca działalności na rzecz osób starszych i samotnych, w okresie od 1 stycznia do 30 czerwca 2019 r.

W ramach kontroli realizacji zadania zweryfikowano:

 100 % dokumentów księgowych,

 100 % dokumentów osób objętych wsparciem,

 100% dokumentów dotyczących wywiązania się z obowiązków informacyjnych.

12. Stosowane w protokole skróty:

GMK – Gmina Miejska Kraków;

MOPS, Realizator – Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej w Krakowie;

Parafia, Podmiot, Zleceniobiorca – Rzymskokatolicka Parafia pw. Najświętszej Maryi Panny z Lourdes w Krakowie.

13. Najważniejsze zasady dotyczące działalności na rzecz osób starszych i samotnych, odnoszące się do przedmiotu kontroli:

Zgodnie z pkt. 2 i 6 oferty stanowiącej integralną część umowy nr W/I/8/SO/2/2019, Zleceniobiorca zobowiązał się podjąć działania, w stosunku do min. 20 osób starszych i samotnych, zamieszkałych na terenie dzielnicy V Krowodrza, polegające na:

a) pomocy w sprzątaniu mieszkań u min. 1 osoby/tydzień;

b) wykonywaniu u osób starszych i samotnych min. 6 drobnych remontów/napraw,

c) odwiedzaniu osób starszych w ich domach (min. 10 os./2x w m-cu) oraz towarzyszeniu podczas spacerów i wyjść kulturalnych (min. 3 os./1x w m-cu);

d) dbaniu o aktywność osób starszych m.in. zorganizowanie min. 1 seansu filmowego dla min.

4 os., organizacji biblioteczki audiobooków i zbiorów muzyki, organizacji min 10 warsztatów np. z obsługi komputerów/tabletu/Internetu/audiobooka, MP4, nauki języków obcych;

e) udzielaniu pomocy w zarejestrowaniu wizyty i dojściu do lekarzy;

(3)

3 f) zachęcaniu osób do aktywnego spędzania czasu poprzez warsztaty rehabilitacyjne dla min.

6 osób i zdrowego odżywiania dla min. 4 osób;

g) zorganizowaniu min. 5 prezentacji/warsztatów/pogadanek dla dzieci i młodzieży w celu uwrażliwiania na sytuację seniorów w ich środowiskach oraz zachęcania do angażowania się w niesieniu pomocy ludziom starszym i samotnym;

h) sfinansowaniu w ramach zadania:

 środków czystości, sprzętu do sprzątania oraz rzeczy niezbędnych do przeprowadzenia remontów i napraw,

 projektora multimedialnego, ekranu na stojaku, głośników, audiobooków/mp4, filmów, laptopa,

 kosztów związanych z wyjściami kulturalnymi np. bilety do kina, teatru, kawiarni,

 rzeczy niezbędnych do przeprowadzenia ćwiczeń rehabilitacyjnych u osób starszych i samotnych,

 rzeczy niezbędnych do rozwoju zainteresowań osób starszych i samotnych w związku z organizacją dla nich warsztatów.

Zgodnie z zasadami dokumentowania realizacji zadania określonymi przez Realizatora, Pomiot ma obowiązek:

 prowadzić dla każdego beneficjenta - Karty osoby objętej działaniami w ramach zadania publicznego „Kultura szansą dla więźniów samotności i starości”.

 ewidencjonować wykonane działania dotyczące pomocy osobom samotnym i starszym z terenu dzielnicy V.

II. Ustalenia kontroli – część merytoryczna

1. Weryfikacja dokumentacji merytorycznej dotyczącej prowadzonego zadania publicznego.

Podczas kontroli Zleceniobiorca udostępnił dokumentację dotyczącą wszystkich osób, które korzystały z pomocy w ramach realizowanego zadania w I półroczu 2019 r.

Zleceniodawca w celu dokumentowania podejmowanych działań prowadzi:

a) zestawienia zbiorcze dotyczące poszczególnych osób, w którym są zamieszczone następujące informacje: imię, nazwisko, adres zamieszkania, opis trudnej sytuacji osoby, wykaz wolontariuszy, którzy odwiedzają osobę, wykaz podejmowanych działań w kolejnych miesiącach uzupełniony na podstawie kart osoby objętej działaniami w ramach zadania publicznego „Kultura szansą dla więźniów samotności i starości”,

b) karty osoby objętej działaniami w ramach zadania publicznego „Kultura szansą dla więźniów samotności i starości”, na której odnotowane są wszelkie podejmowane działania np. sprzątanie, spacery, warsztaty żywieniowe itp., które zostały przeprowadzone u danej osoby, spotkania wolontariuszy z podopiecznymi są potwierdzane podpisem; ze względu na przyporządkowanie kilku wolontariuszy do jednej osoby każdy z wolontariuszy prowadzi odrębną kartę podejmowanych działań u osoby,

c) wykaz wydawanych wolontariuszom środków czystości niezbędnych do sprzątania u danej osoby,

d) ewidencję wydawania środków czystości oraz udostępniania przechowywanego w magazynie sprzętu do przeprowadzania remontów/napraw u beneficjentów zadania oraz kartę wypożyczenia sprzętu multimedialnego.

(4)

4 W toku kontroli ustalono, że w I półroczu 2019 roku:

1) Wsparciem zostało objętych 18 osób, jedna z tych osób zmarła (w skali roku Zleceniobiorca wskazał w ofercie objęcie wsparciem min. 20 osób).

2) Wszystkie wskazane osoby zamieszkiwały na terenie Dzielnicy V Krowodrza - weryfikacja na podstawie podanych adresów zamieszkania osób korzystających ze wsparcia.

3) Nie zostały zorganizowanie warsztaty i pogadanki dla dzieci i młodzieży w celu uwrażliwiania na sytuację seniorów oraz nie zorganizowano wyjść kulturalnych.

4) Nie zakupiono:

 audiobooków i filmów, a co za tym idzie nie zorganizowano biblioteczki audiobooków i zbiorów muzyki,

 sprzętu potrzebnego do prowadzenia warsztatów rehabilitacyjnych.

5) Zakres rzeczowy zadania został zrealizowany w minimalnym stopniu przez podejmowanie następujących działań:

 pomoc w cotygodniowym sprzątaniu mieszkań (min. 1 osoba/tydzień),

 przedświąteczne porządki, mycie okien (min. 4 osoby w okresie marzec-kwiecień),

 wykonanie drobnych remontów i napraw: w I półroczu został wykonany 1 remont i 3 drobne naprawy (w skali roku min. 6),

 udzielanie pomocy w zarejestrowaniu wizyty u lekarza, warsztaty rehabilitacyjne ( w skali roku min. dla 6 osób, w I półroczu przeprowadzono warsztaty dla 4 osób),

 zorganizowanie seansów filmowych u podopiecznych (styczeń 1 raz u 1 osoby, luty i kwiecień 3 razy u 2 osób, marzec 3 razy u 3 osób, maj 6 razy u 4 osób, czerwiec 7 razy u 5 osób)

 przeprowadzenie warsztatów żywieniowych (w skali roku min. dla 4 osób, w I półroczu przeprowadzono warsztaty u większej liczby osób, niż zaplanowano w ofercie),

6) Nie osiągnięto w styczniu i lutym wskaźnika odwiedzin min. 10 osób/2x w miesiącu. W trakcie kontroli Zleceniobiorca wyjaśnił, że było to związane z rozpoczęciem realizacji zadania.

7) W lutym 2019 roku towarzyszono podczas spacerów 2 zamiast 3 osobom. Podmiot w złożonym sprawozdaniu wyjaśnił, iż wskaźnik nie został osiągnięty ze względu na odwołanie spaceru z powodu pogorszenia pogody oraz złego samopoczucia podopiecznych.

Przy analizie zakresu rzeczowego uwzględniano, że realizacja zadania odbywa się w okresie od 1 stycznia 2019 r. do 31 grudnia 2019 r. Zleceniobiorca potwierdził ustnie, że w II półroczu 2019 r. planuje podejmować działania zgodnie ze złożoną ofertą.

2. Obowiązki informacyjne.

Kontrolowany podmiot, zgodnie z zawartą umową, zobowiązany jest do informowania, że

„Projekt jest finansowany ze środków Gminy Miejskiej Kraków”. Informacja na ten temat oraz logo Zleceniodawcy powinna znaleźć się we wszystkich materiałach, publikacjach, informacjach dla mediów, ogłoszeniach oraz wystąpieniach publicznych dotyczących realizowanego zadania publicznego.

Wymagane oznaczenie znajduje się na budynku, w którym realizowane jest zadanie oraz w środku na drzwiach. Ponadto informacja o finansowaniu projektu ze środków Gminy Miejskiej Kraków znajdowała się na zakupionym sprzęcie. Informacja ta zawiera aktualnie obowiązujące logo Miasta Kraków. Zleceniobiorca zapewnił, że informacja o realizacji zadania i sposobie finansowania pojawiła się wielokrotnie podczas ogłoszeń parafialnych. Na stronie parafii nie

(5)

5 znaleziono informacji o realizacji zadania, ani aktywnego odnośnika do portalu internetowego www.krakow.pl i www.ngo.krakow.pl.

III. Ustalenia kontroli w części finansowej

1. Prowadzenie dokumentacji finansowo – księgowej.

Podmiot dysponuje rachunkiem w Banku PKO S.A. o numerze 04 1240 1431 1111 0000 1045 8488 z dnia 29.08.1996 roku, na który zgodnie z umową nr W/I/8/SO/2/2019 przekazywane są środki finansowe na realizację zadnia.

Parafia N.M.P. z Lourdes ul. Misjonarska 37 w Krakwie, w dniu 28.12.2018 r., otworzyła wyodrębniony rachunek bankowy pod nazwą „Projekt a Paulo” o numerze 87 1240 4650 1111 0010 8738 7514 na realizację projektu pt.: „Kultura szansą dla więźniów samotności i starości”

realizowanym w 2019 roku. Okazano stosowne zaświadczenie z dnia 28.12.2018 r. wydane przez Bank PKO S.A.

Zgodnie z okazanym zaświadczeniem z dnia 30.08.2019 r. ekonom parafii pw. N.M.P z Lourdes w Krakowie „wyłączenie jawności w dokumencie, w zakresie danych osobowych, dokonano na podstawie art. 5 ust. 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej; jawność wyłączyła Magdalena Kluba Starszy Inspektor Sekcji Kontroli Wewnętrznej Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Krakowie”, z konta o numerze 04 1240 1431 1111 0000 1045 8488 przelał środki dotacji z GMK Wydział Finansowy na konto o numerze 87 1240 4650 1111 0010 8738 7514 w trzech transzach:

dn. 17.01.2019 r. – 35 320,00 zł dn. 22.07.2019 r. – 12 680,00 zł dn. 22.07.2019 r. – 22 640,00 zł

Zaświadczenie zostało podpisane przez Ekonoma Parafii.

W trakcie kontroli Podmiot okazał:

a) potwierdzenie dowodu nabycia uprawnień organu kościelnej osoby prawnej przez ks. Jacka Kuziela, dla Rzymskokatolickiej Parafii pod wezwaniem Najświętszej Maryi Panny z Lourdes w Krakowie.

b) pełnomocnictwo z dnia 19.12.2018 r. wydane przez ks. Proboszcza Jacka Kuziela działającego jako uprawniony do reprezentacji Rzymskokatolickiej Parafii pw. NMP z Lourdes w Krakowie, które upoważnia ks. Piotra Klimczak do reprezentowania podmiotu i zaciągania zobowiązań finansowych związanych z realizacją projektu pt. „Kultura szansą dla więźniów samotności i starości”.

Rzymskokatolicka Parafia pw. NMP z Lourdes w Krakowie jest Kościelną Osobą Prawną, która prowadzi nieodpłatną działalność pożytku publicznego ale nie jest organizacją pożytku publicznego.

Zgodnie z art. 2 ust. 4 ustawy o rachunkowości Kościelne osoby prawne nieprowadzące działalności gospodarczej prowadzą rachunkowość zgodnie z przepisami wewnętrznymi tych osób.

W wyniku analizy dokumentów stwierdzono:

1) Parafia nie prowadzi ksiąg rachunkowych, nie tworzy zakładowego planu kont.

2) W celu realizacji zadania pt. „Kultura szansą dla więźniów samotności i starości”, osoby koordynujące zadanie, w programie Excel sporządzają miesięczne zestawienia zakupionych towarów lub usług, w których wyszczególniona jest nazwa zakupionego towaru/usługi, wartość brutto, nr faktury, data dokumentu oraz kategoria wg. pozycji kosztorysowej.

(6)

6 2. Wykorzystanie dofinansowania.

Dokumentacja księgowa wskazuje, że środki przeznaczone na realizację zadania w ramach dofinansowania Gminy Miejskiej Kraków zostały wydatkowane zgodnie z przedstawionym przez Parafię rozliczeniem kosztów zadania pt. „Kultura szansą dla więźniów samotności i starości” za okres od 1 stycznia do 30 czerwca 2019 roku. Środki finansowe GMK zostały przeznaczone m. in. na zakup laptopa z oprogramowaniem, projektora multimedialnego, odtwarzacze MP3, środków czystości, narzędzi do sprzątania oraz narzędzi i materiałów budowlanych.

Umowa nr W/I/8/SO/2/2019 z 8.01.2019 roku jest umową o powierzenie realizacji zadania, a na jego wykonanie były planowane na 2019 rok środki finansowe w wysokości: 70 640,00 zł.

Kwota dotacji rozliczona w sprawozdaniu za okres od 1 stycznia do 30 czerwca 2019 r. wynosiła:

18 220,43 zł, co stanowiło 52% środków przekazanych na realizację zadania w pierwszym półroczu 2019 roku.

3. Prawidłowość rozliczeń finansowych.

Zgodnie z programem kontroli weryfikacją objęto wszystkie dokumenty księgowe, z okresu od 1 stycznia do 30 czerwca 2019 roku.

Kontrolującym okazano:

a) oryginały dokumentów księgowych - faktury, wykazane w sprawozdaniu z realizacji zadania za I półrocze 2019 roku,

b) potwierdzenia poniesienia kosztów: wyciągi bankowe.

W wyniku przeprowadzonej analizy dokumentacji stwierdzono:

1) Opis dokumentacji księgowej wskazuje, że środki przeznaczone na realizację zadania w ramach dofinansowania Gminy Miejskiej Kraków zostały wydatkowane zgodnie z przedstawionym, przez Parafię rozliczeniem kosztów zadania pt. „Kultura szansą dla więźniów samotności i starości” za okres od 1 stycznia do 30 czerwca 2019 roku.

2) Na wszystkich skontrolowanych dowodach księgowych widnieje opis, jaka kwota w została pokryta ze środków Gminy Miejskiej Kraków w ramach umowy nr W/I/8/SO/2/2019, z jakiej pozycji kosztorysowej oraz czego dotyczył zakup. Pod opisem widnieje podpis osoby go sporządzającej, pieczątka Parafii i podpis koordynatora zadania.

3) Zobowiązania finansowe regulowane były przelewami oraz kartą płatniczą. Wszystkie wydatki w kontrolowanej próbie zostały faktycznie poniesione.

4) W sprawozdaniu za okres 1 stycznia do 30 czerwca 2019 roku złożonym przez Parafię do MOPS stwierdzono:

a. nieprawidłowy numer dokumentu księgowego:

Lp. Nr lp. w sprawozdaniu za 2019

Numer dokumentu księgowego wskazany w sprawozdaniu

Prawidłowy numer dokumentu księgowego

1 7 AUC/029/2019/10595 AUC/029/2019/19884

b. nieprawidłową wartość całkowitą faktury/rachunku:

Lp.

Nr lp. w sprawozdaniu

za 2019

Wartość całkowita faktury/rachunku

Faktyczna wartość całkowita faktury/rachunku

1 1 3330823166 34,19 1968,79

(7)

7

2 2 AUC/029/2019/10595 77,75 579,81

3 4 AUC/029/2019/19884 540,76 929,62

4 5 3330823166 1 934,60 1968,79

5 6 AUC/029/2019/10595 502,06 579,81

6 7 AUC/029/2019/19884 147,77 929,62

7 8 84812/8019/2019 977,94 1335,84

8 27 84812/8019/2019 357,90 1335,84

9 28 AUC/029/2019/19884 210,11 929,62

10 29 AUC/029/2019/19884 30,98 929,62

c. błędną datę wystawienia dokumentu:

Lp.

za 2019

Data wystawienia dokumentu księgowego

Faktyczna data wystawienia

dokumentu

1 26 60191/8019/2019 08.05.2019 10.05.2019

d. błędne daty zapłaty w następujących przypadkach:

Lp.

za 2019

Numer dokumentu księgowego

wskazany w sprawozdaniu Data zapłaty Faktyczna data zapłaty

1 9 FN-321000/2019/03/00926 05.03.2019 04.03.2019

2 12 604/H/05 27.05.2019 24.05.2019

3 13 CW/2019/02/49669 22.02.2019 21.02.2019

4 16 FS-866/3/2019/KRA2 11.03.2019 4.03.2019

5 17 FS-18952/19/AVPL1/02 22.02.2019 21.02.2019

6 19 0091/02/2019/u 22.02.2019 21.02.2019

7 21 FAV/366988 27.05.2019 24.05.2019

8 26 60191/8019/2019 08.05.2019 10.05.2019

5) W opisie pięciu dokumentów błędnie podano formę zapłaty „zapłacono gotówką”, w momencie gdy płatność była dokonywana kartą płatniczą.

Na tym protokół zakończono.

Zastrzeżenia do treści protokołu Kontrolowany może wnieść w terminie 14 dni od daty jego otrzymania.

Protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach.

(8)

8 Data sporządzenia protokołu: 04.10.2019 r.

Data otrzymania protokołu: 15.10.2019 r.

Data podpisania protokołu: 21.10.2019 r.

Wniesienia zastrzeżeń do treści protokołu: ...

Kontrolujący: Kontrolowany:

Inspektor Ks. Piotr Klimczak CM mgr Aneta Śmietana

Starszy Inspektor Magdalena Kluba