Wrocław, 29.10.2015r.
Wr-418-225-16/2015
ZAPYTANIE OFERTOWE
Państwowa Inspekcja Pracy – Okręgowy Inspektorat Pracy we Wrocławiu z siedzibą przy ul. Zielonego Dębu 22, 51-621 Wrocław zwraca się z prośbą o składanie ofert w postępowaniu dotyczącym udzielenia zamówienia, którego wartość nie przekracza równowartości kwoty określonej w art. 4 pkt. 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004r – Prawo Zamówień Publicznych (Dz. U z 2010r Nr 113 poz. 759 ze zmian.) na:
„Usługę sprzątania i utrzymania czystości w oparciu o własne środki czystości w Państwowej Inspekcji Pracy Okręgowym Inspektoracie Pracy we Wrocławiu,
ul. Zielonego Dębu 22”.
1. Nazwa i adres Zamawiającego:
Państwowa Inspekcja Pracy Okręgowy Inspektorat Pracy we Wrocławiu ul. Zielonego Dębu 22, 51-621 Wrocław
tel. (71) 3710430, fax. (71)3710492 REGON: 000870480, NIP: 8991060176
Adres strony internetowej: www.wroclaw.pip.gov.pl Godziny urzędowania: poniedziałek – piątek 7.30-15.30 2. Przedmiot zamówienia:
Usługa sprzątania i utrzymanie czystości w oparciu o własne środki czystości w Państwowej Inspekcji Pracy Okręgowym Inspektoracie Pracy we Wrocławiu ul. Zielonego Dębu 22, 51-621 Wrocław.
1) Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia stanowi załącznik nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego.
2) Wykonawca zobowiązany jest do utrzymywania stałego kontaktu z osobą upoważnioną przez Zamawiającego.
3) Zaleca się dokonanie wizji lokalnej w obiekcie, celem zapoznania się z zakresem prac i czynności wchodzących w obowiązki Wykonawcy.
4) Budynek Państwowej Inspekcji Pracy posiada bezpośrednią ochronę fizyczną. Pokoje zamykane są na klucze pozostawiane na portierni.
5) Ze względu na zachowanie poufności informacji, z którymi pracownicy sprzątający mogą mieć styczność w związku z wykonywaniem prac, część zamówienia dotycząca utrzymania w czystości wewnętrznej części budynku nie może być powierzona podwykonawcom.
6) Zamawiający nie dopuszcza możliwości złożenia oferty przewidującej odmienny niż określony przez niego sposób wykonania zamówienia (oferty wariantowej).
7) Zamawiający nie przewiduje zawarcia umowy ramowej.
8) W przypadku usług takich jak np. mycie okien, Wykonawca zobowiązany będzie do uzgodnienia z Zamawiającym terminów ich realizacji, z odpowiednim wyprzedzeniem czasowym.
9) Zamawiający dopuszcza wykonywanie zadań okresowych np. takich jak mycie okien po godz. 20:30 i w dni wolne od pracy, po wcześniejszym każdorazowym uzgodnieniu terminu z upoważnionym pracownikiem Państwowej Inspekcji Pracy.
Wykonawca zobowiązany jest zapewnić:
1) Niezbędną ilość osób wykonujących usługę tak, aby przebiegała ona sprawnie i dokładnie.
2) Stosowanie przy wykonywaniu usługi tylko środków spełniające wymogi:
- najwyższej jakości,
- powinny być stosowane zgodnie z ich przeznaczeniem i właściwymi normami,
3) Dostarczenie Zamawiającemu karty produktów (środków czystości stosowanych do sprzątania).
4) Dostarczanie środków czystości w oryginalnych opakowaniach producenta umożliwiających Zamawiającemu ich identyfikację i przydatność.
5) Przez osoby świadczące usługę sprzątania i utrzymania czystości:
- zachowania tajemnicy służbowej ( dotyczy wszelkich informacji uzyskanych w związku z wykonywaniem usługi),
- sprawdzenie poprawności zamknięcia wszystkich okien oraz sprawdzenie czy odbiorniki elektryczne włączone do sieci nie zagrażają bezpieczeństwu p. poż.,
- pobieranie i zdawanie przez osoby sprzątające kluczy do sprzątania pomieszczeń z portierni, wpisywanie tego faktu do książki pobieranych kluczy,
- otwieranie tylko tych pomieszczeń, które są aktualnie sprzątane,
6) Wykonawca zobowiązany jest do przeszkolenia własnych pracowników w zakresie bhp, ppoż. i odpowiedniego zabezpieczenia pracowników w środki ochrony osobistej.
Zamawiający informuje, że:
1) Przekazanie obiektu do sprzątania odbędzie się w dniu 31.12.2015r., przy udziale Komisji składającej się z :
a) Kierownika Sekcji Organizacji lub wskazanego pracownika Sekcji Organizacji,
b) Przedstawiciela Wykonawcy.
2) Koszt niezbędnej energii elektrycznej i wody użytej do realizacji przedmiotu zamówienia pokryje Zamawiający.
3) Osoby świadczące usługę w imieniu Wykonawcy zobowiązane są znać przepisy BHP oraz przepisy dotyczące ochrony zdrowia i ochrony p.poż. Osoby te zostaną ponadto zapoznane z przepisami BHP i p.poż. obowiązującymi na terenie PIP we Wrocławiu i zostaną zobowiązane do ich przestrzegania.
4) Wykonawca zobowiązany jest zapewnić do realizowania usługi, zgodnie z przedmiotem niniejszego zamówienia, w niezbędnych ilościach i o odpowiednich parametrach użytkowych: kompletny niezbędny sprzęt, urządzenia i środki.
Ocena jakości prac:
W trakcie realizacji umowy pracownicy obiektu na bieżąco (drogą elektroniczną) zgłaszają do wyznaczonego pracownika Sekcji Organizacji uwagi na temat realizacji umowy. Wykonawca będzie zapoznawany ze wszystkimi uwagami.
Po zakończeniu miesiąca upoważniony pracownik Sekcji Organizacji przesyła drogą elektroniczną ocenę jakości realizowanej usługi sprzątania w budynku. Stwierdzone w ocenach nieprawidłowości będą podstawą do naliczenia kar umownych.
Zamawiający przy ocenie jakości będzie brał pod uwagę również sposób realizacji koncepcji nadzoru nad jakością sprzątania załączoną do oferty Wykonawcy.
3.Termin i sposób złożenia oferty:
Oferta ma zawierać:
- wypełniony załącznik nr 2 „formularz ofertowy”;
- oświadczenie wykonawcy stanowiące załącznik nr 3 ; - oświadczenie wykonawcy załącznik nr 4;
- parafowany wzór umowy;
- aktualny wypis z Krajowego Rejestru Sądowego lub wpis do Ewidencji Działalności Gospodarczej wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania Ofert;
- referencje firmy w wykonywaniu usługi sprzątania w urzędach, firmach prywatnych lub w innych instytucjach.
Oferta powinna zostać dostarczona w zamkniętej kopercie opisanej: „Usługa sprzątania i utrzymania czystości w oparciu o własne środki czystości w Państwowej Inspekcji Pracy Okręgowym Inspektoracie Pracy we Wrocławiu, ul. Zielonego Dębu 22”.
do dnia 16 listopada 2015r. do godziny 12:00 do siedziby
Okręgowego Inspektoratu Pracy we Wrocławiu ul. Zielonego Dębu 22, 51-21 Wrocław
II Piętro – Sekretariat pok. 201
Na kopercie powinien być zamieszczony adres i nazwa Wykonawcy.
4. Kryterium oceny ofert:
Z ofert, które zostaną nadesłane i będą spełniały wymogi, do realizacji zamówienia zostanie wybrana oferta najkorzystniejsza cenowo ( cena brutto będzie najniższa).
Cena oferty musi zawierać wszystkie koszty związane z realizacją przedmiotu zamówienia i zostać podana w PLN z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.
6.Termin realizacji zamówienia:
Realizacja zamówienia 12 miesięcy, tj. od 04.01.2016r. – 31.12.2016r.
7. Zasady odrzucania ofert:
Zamawiający odrzuci ofertę, jeśli jej treść nie będzie odpowiadała treści zapytania ofertowego, z zastrzeżeniem poprawienia w ofercie omyłki polegającej na niezgodności oferty z zapytaniem, nie powodującego istotnych zmian w treści oferty, chyba że Wykonawca w terminie 3 dni nie zgodzi się na poprawienie takiej omyłki. Ponadto zamawiający poprawi w ofercie oczywiste omyłki pisarskie, oczywiste omyłki rachunkowe z uwzględnieniem konsekwencji rachunkowych dokonanych poprawek.
Zamawiający wezwie Wykonawcę do uzupełnienia w określonym terminie dokumentów, oświadczeń, pełnomocnictw, których nie złożył lub które zawierają błędy, chyba że mimo tego oferta Wykonawcy podlega odrzuceniu lub konieczne jest unieważnienie postępowania.
8. Odwołanie ofert:
Zamawiający może odwołać postępowanie o udzielenie zamówienia w każdym czasie bez podania przyczyn, a Wykonawcy nie przysługują wobec Zamawiającego w takim przypadku żadne roszczenia.
9.Pozostałe informacje:
Okres związania ofertą: 30 dni, a w przypadku wyboru oferty – do czasu rozliczenia przedmiotu zamówienia.
Dodatkowych informacji udziela:
Anita Mroczyńska – Kierownik Sekcji Organizacji tel: 71/371 04 82, fax:71/371 04 92, email: anita.mroczynska@wroclaw.pip.gov.pl.;
Piotr Jakobsche – tel. /71/371 04 82, fax. 71/371 04 92, email:
piotr.jakobsche@wroclaw.pip.gov.pl
Załączniki:
1) Nr 1 Opis przedmiotu zamówienia 2) Nr 2 Formularz oferty
3) Nr 3 i nr 4 Oświadczenie Wykonawcy 4) Nr 5 Wzór umowy
Zatwierdził
