Rozwój czasopisma naukowego. Poradnik dla redaktorów i wydawców

ROZWÓJ CZASOPISMA NAUKOWEGO

PORADNIK DLA REDAKTORÓW I WYDAWCÓW

EWA A. ROZKOSZ

Publikacja finansowana jest w ramach projektu „Badanie wzorców

doskonałości w nauce i sztuce” w ramach programu Ministra Nauki

i Szkolnictwa Wyższego pod nazwą „DIALOG” w latach 2017-2019.

STRONA PROJEKTU

http://excellence-project.zut.edu.pl

JAK CYTOWAĆ RAPORT

Rozkosz, E. A. (2018). Rozwój czasopisma naukowego:

poradnik dla redaktorów i wydawców. Szczecin:

Zachodniopomorski Uniwersytet Technologiczny w Szczecinie.

DOI: 10.6084/m9.figshare.6244331

Dziękuję Przemysławowi Korytkowskiemu,

Emanuelowi Kulczyckiemu oraz Anecie Drabek

za lekturę i uwagi do pierwszych wersji niniejszego poradnika.

Dziękuję również Grzegorzowi Liśkiewiczowi

za cenne wskazówki do podrozdziału na temat recenzowania.

WPROWADZENIE

ZARZĄDZANIE CZASOPISMEM

a. International Standard Serial Number (ISSN) ...13

b. Digital Object Identifier (DOI) ...15

c. Open Researcher and Contributor ID (ORCID) ... 25

2. Narzędzia wspomagające przepływ pracy ...28

a. Zarządzanie procesem redakcyjnym w systemie informatycznym ...32

b. Zarządzanie procesem redakcyjnym za pomocą arkusza kalkulacyjnego i dysku wirtualnego ...56

3. Narzędzia i metody prezentacji treści ...68

a. Narzędzia do prezentacji treści ...68

b. Adres strony internetowej czasopisma ... 72

c. Zawartość strony internetowej czasopisma ... 73

PRAKTYKI REDAKTORSKIE

2. Etyka publikacyjna i nadużycia w praktyce publikacyjnej ...92

a. Zasady etyki publikacyjnej obowiązujące dla autorów, recenzentów i redaktorów ...92

b. Nadużycia w praktyce publikacyjnej ...95

3. Style cytowań ...99

ANALIZA CYTOWALNOŚCI CZASOPISMA

2. Analiza cytowań w bazie Scopus ...119

3. Analiza cytowań za pomocą Publish or Perish ...129

ANEKS

SPIS TREŚCI

1

2

WPROWADZENIE

1. Układ treści

2. Cel poradnika

Czasopisma naukowe są jednym z głównych kanałów komunikacji w nauce. Początkowo ukazywały się w postaci drukowanych tomów, o które zabiegały instytucje naukowe oraz indywidualni uczeni. Lawinowy wzrost liczby czasopism sprawił, że instytucje zaczęły szukać sposobów wyłaniania tych o największym oddziaływaniu na środowisko naukowe, gdyż instytucje te nie były w stanie zgromadzić wszystkich ukazujących się w danej dziedzinie czasopism. Jednocześnie zmieniało się otoczenie nauki, pojawiły się nowe możliwości zapisu i przesyłania treści (nośniki cyfrowe i Internet), z których skorzystali wydawcy, tworząc czasopisma elektroniczne i hybrydowe, czyli wydawane w postaci papierowej i elektronicznej. Pojawiły się również indeksy cytowań, obejmujące czasopisma spełniające wiele różnych kryteriów. Indeksy cytowań będące częścią takich serwisów jak Scopus czy Web of Science, pełnią kilka funkcji. Po pierwsze, ułatwiają uczonym dotarcie do artykułów i czasopism, nie tylko po słowach kluczowych, ale także dzięki powiązaniom między cytującymi i cytowanymi obiektami (autorami, artykułami, czasopismami). Po drugie, pokazują, jakie artykuły i czasopisma cieszą się największym uznaniem w środowisku naukowym. Po trzecie, wspierają ewaluację nauki. Pełnią jeszcze jedną ważną funkcję – podnoszą standardy redakcyjne i wydawnicze czasopism naukowych. Prezentowany poradnik pokazuje kierunek rozwoju, w którym zmierzać powinny czasopisma aspirujące do znalezienia się w takich indeksach.

UKŁAD TREŚCI

Poradnik składa się z wprowadzenia i trzech części. We wprowadzeniu przedstawiam podstawowe obowiązki wydawców czasopism naukowych. W pierwszej części omawiam sposób zarządzania czasopismem. W drugiej przedstawiam dobre praktyki redaktorskie. W trzeciej części pokazuję, w jaki sposób i dlaczego przeprowadzać analizę cytowalności czasopisma naukowego.

W poradniku zastosowałam ikony dla wyróżnienia specyficznych fragmentów tekstu. Wszystkie ikony pochodzą z serwisu Noun Project.

WPROWADZENIE

Ikona stosowana dla wyróżnienia stron internetowych.

Creative Stall. Magnifier. Pobrane z Noun Project (licencja: Creative Commons uznanie autorstwa).

Ikona stosowana dla wyróżnienia odsyłaczy do fragmentów poradnika.

César Santos. Bookmark. Pobrane z Noun Project (licencja: Creative Commons uznanie autorstwa).

Ikona stosowana dla wyróżnienia lektur, czyli wykorzystanych lub zalecanych źródeł.

Ralf Schmitzer. Book. Pobrane z Noun Project (licencja: Creative Commons uznanie autorstwa).

Ikona stosowana dla wyróżnienia uwag do tekstu.

Zlatko Najdenovski. Exclamation Mark. Pobrane z Noun Project (licencja: Creative Commons uznanie autorstwa).

Ikona stosowana dla wyróżnienia momentu oczekiwania na odpowiedź w opisie procesu redakcyjnego.

Kid. Time. Pobrane z Noun Project (licencja: Creative Commons uznanie autorstwa).

Przy niektórych pojęciach podałam ich odpowiedniki w języku angielskim, aby ułatwić czytelnikom odnalezienie dodatkowych informacji w anglojęzycznych źródłach na temat praktyk wydawniczych i redakcyjnych.

CEL PORADNIKA

Poradnik jest adresowany do redaktorów i wydawców, którzy planują rozwój istniejącego już czasopisma naukowego. Jego celem jest zwiększenie profesjonalizacji pracy w czasopiśmie i wprowadzenie procedur, które sprawią, że czasopismo będzie wydawane zgodnie z obecnie obowiązującymi trendami. W poradniku zawarte zostały wskazówki dla redaktorów i wydawców, które pomogą im w zbudowaniu strategii rozwoju czasopisma i jej realizacji.

Poradnik może przyczynić się do:

1. Usprawnienia pracy zespołu redakcyjnego dzięki wdrożeniu narzędzi i metod zarządzania obiegiem tekstu od jego zgłoszenia do publikacji.

2. Zwiększenia profesjonalizacji zespołu redakcyjnego dzięki wdrożeniu transparentnych zasad w czasopiśmie.

3. Usprawnienia procesu decyzji w sytuacjach wykrycia nadużyć w praktykach publikacyjnych.

4. Zwiększenia szans na zaindeksowanie czasopisma w międzynarodowych bazach bibliograficznych dzięki zmianom w praktykach redakcyjnych oraz w sposobie udostępniania treści czasopisma na stronie internetowej.

5. Zwiększenia atrakcyjności czasopisma naukowego dzięki jego zaindeksowaniu w międzynarodowych bazach bibliometrycznych.

6. Zwiększenia szans na cytowania dzięki podniesieniu widoczności czasopisma. 7. Zwiększenia wiedzy redakcji o wpływie czasopisma na środowisko naukowe dzięki

poznaniu metod analizy cytowań.

Publikacja stanowi kontynuację i uzupełnienie do wcześniej wydanych poradników dla redakcji i wydawców polskich czasopism, autorstwa Emanuela Kulczyckiego (z 2013 roku) i Anety Drabek (z 2018 roku):

Kulczycki, E. (2013). Otwarte czasopisma: zakładanie

czasopism naukowych oraz transformacja czasopism zamkniętych. Toruń: Stowarzyszenie EBIB.

http://hdl.handle.net/10593/7853

Drabek, A. (2018). Indeksowanie czasopism w referencyjnych

bazach danych: poradnik dla wydawców czasopism.

Poznań: Scholarly Communication Research Group, Adam Mickiewicz University.

http://doi.org/10.6084/M9.FIGSHARE.5683972

W poradniku Emanuela Kulczyckiego opisany został proces tworzenia nowego czasopisma oraz wydawania go w otwartym dostępie (ang. open access). W poradniku Anety Drabek natomiast przedstawione zostały zasady indeksowania czasopism w bazach bibliograficznych i bibliometrycznych (indeksach cytowań). Niniejsza publikacja skupia większą uwagę na technologicznych aspektach funkcjonowania czasopisma.

Wszystkie czasopisma naukowe powinny spełnić określone obowiązki. Sposób ich spełnienia został szczegółowo zaprezentowany w poradnikach Kulczyckiego i Drabek. W niniejszym poradniku prezentuję obowiązki czasopism w dużym skrócie.

OBOWIĄZKI WYNIKAJĄCE Z FAKTU, ŻE CZASOPISMO NAUKOWE JEST TYTUŁEM PRASOWYM

Czasopismo naukowe jest tytułem prasowym, dlatego musi funkcjonować zgodnie z przepisami Ustawy z dnia 26 stycznia 1984 r. Prawo prasowe (Dz. U. 1984, nr 5, poz. 24, ze zm.) oraz Rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 9 lipca 1990 r. w sprawie rejestru dzienników i czasopism (Dz. U. 1990, nr 46, poz. 275), co oznacza, że:

1. Zostało zarejestrowane w sądzie okręgowym właściwym dla siedziby wydawcy, a tym samym wpisane do rejestru dzienników i czasopism.

2. Dane czasopisma zgłoszone do rejestru dzienników i czasopism są aktualne: tytuł, nazwa wydawcy, siedziba i adres redakcji oraz wydawcy, dane redaktora naczelnego, częstotliwość ukazywania się.

3. Posiada stały tytuł.

4. Ukazuje się w określonych odstępach czasu, nie częściej niż raz w tygodniu oraz nie rzadziej niż raz w roku.

5. Każdy zeszyt zawiera datę i oznaczenie numeru.

Zasady i sposób zgłoszenia czasopisma do rejestru sądowego zostały opisane w poradniku Emanuela Kulczyckiego: http://hdl.handle.net/10593/7853

OBOWIĄZKI WYNIKAJĄCE Z FAKTU, ŻE CZASOPISMO NAUKOWE JEST WYDAWNICTWEM CIĄGŁYM, A SIEDZIBA JEGO WYDAWCY MIEŚCI SIĘ W POLSCE

Czasopismo naukowe posiada numer ISSN, a wydawca działa zgodnie z Ustawą z dnia 7 listopada 1996 r. o obowiązkowych egzemplarzach bibliotecznych (Dz. U. 1996, nr 152, poz. 722) oraz Rozporządzeniem Ministra Kultury i Sztuki z dnia 6 marca 1997 r. w sprawie wykazu bibliotek uprawnionych do otrzymywania egzemplarzy obowiązkowych poszczególnych rodzajów publikacji oraz zasad i trybu ich przekazywania (Dz. U. 1997, nr 29, poz. 161), co oznacza, że:

1. Czasopismo posiada numer ISSN przydzielony do każdego nośnika czasopisma (np. wersji drukowanej, online).

2. Wydawca regularnie przekazuje uprawnionym bibliotekom (wskazanym w Ustawie i Rozporządzeniu) egzemplarze obowiązkowe niezwłocznie po ich opublikowaniu: Bibliotece Narodowej do 5 dni od publikacji, a pozostałym uprawnionym bibliotekom do 14 dni od publikacji.

PODSTAWOWE OBOWIĄZKI

3. W przypadku czasopisma elektronicznego wydawca przekazuje plik z nowym numerem czasopisma do Repozytorium Cyfrowego BN do 5 dni od publikacji.

Zasady i sposób uzyskania numerów ISSN opisane zostały na stronie 13. Zasady i sposób przekazywania egzemplarza obowiązkowego:

http://bn.org.pl/dla-wydawcow/egzemplarz-obowiazkowy

Funkcjonujące poprawnie czasopismo posiada odrębny numer ISSN dla każdego typu nośnika, na którym się ukazuje. Na podstawie przekazanego egzemplarza obowiązkowego Biblioteka Narodowa sporządza lub aktualizuje opis bibliograficzny czasopisma, a także odnotowuje informacje o kolejnych opublikowanych numerach. Podstawowe dane o czasopiśmie są dostępne w „Bibliografii Wydawnictw Ciągłych”, będącej częścią Bibliografii Narodowej. Natomiast informacja o kolejnych opublikowanych numerach dostępna jest w Katalogu Biblioteki Narodowej. Dlatego „Bibliografia Wydawnictw Ciągłych” może być źródłem informacji o tytułach i częstotliwości wydawanych aktualnie czasopism naukowych. Katalog Biblioteki Narodowej natomiast może stanowić źródło informacji o numerach czasopisma, które ukazały się i zostały zgodnie z obowiązującymi przepisami o egzemplarzu obowiązkowym przekazane do Biblioteki Narodowej.

Lektury

Kulczycki, E. (2013). Otwarte czasopisma: zakładanie czasopism naukowych oraz

transformacja czasopism zamkniętych. Toruń: Stowarzyszenie EBIB.

Pobrane z: http://hdl.handle.net/10593/7853

Drabek, A. (2018). Indeksowanie czasopism w referencyjnych bazach danych: poradnik

dla wydawców czasopism. Poznań: Scholarly Communication Research Group,

1

ZARZĄDZANIE CZASOPISMEM

1. Identyfikatory w pracy czasopisma

2. Narzędzia wspomagające przepływ pracy

3. Narzędzia i metody prezentacji treści

1/1

IDENTYFIKATORY

W PRACY CZASOPISMA

International Standard Serial Number – ISSN Digital Object Identifier – DOI

Open Researcher and Contributor ID – ORCID

Czasopisma naukowe korzystają z różnych identyfikatorów, których rolą jest oznaczenie obiektu (np. czasopisma, artykułu lub autora) unikalnym ciągiem znaków. Sposób nadawania identyfikatorów jest określany przez odpowiednią organizację (np. Międzynarodowe Centrum ISSN). Może ona samodzielnie zarządzać procesem przydzielania identyfikatorów lub przekazywać uprawnienia innym podmiotom. Na przykład, sposób przyznawania identyfikatorów ISSN określa Międzynarodowe Centrum ISSN z siedzibą w Paryżu. Jednak same identyfikatory są przydzielane wydawcom przez uprawnione do tego jednostki – krajowe ośrodki ISSN.

Najważniejszą cechą identyfikatorów jest ich niepowtarzalność. Na przykład, identyfikator DOI może być przydzielony tylko do jednego artykułu. Dlatego identyfikatory – poprzez swoją unikatowość – rozwiązują problem rozróżniania podobnych obiektów. Dwa czasopisma o bardzo podobnych tytułach można rozróżnić na podstawie ISSN, dwa artykuły o takim samym tytule na podstawie DOI, a dwóch autorów o identycznym imieniu i nazwisku na podstawie ORCID. Na przykład czasopisma „Asian Affairs” oraz „Asian Affairs: An American Review” mają bardzo podobne tytuły, ale posiadają unikalne ISSN, co pozwala na ich jednoznaczną identyfikację.

Organizacje zarządzające procesem nadawania identyfikatorów lub je przyznające przechowują identyfikatory wraz z danymi bibliograficznymi obiektu. Identyfikatory są również przechowywane w systemach do zarządzania procesem wydawniczym oraz udostępniane na stronach internetowych czasopism, w bibliograficznych bazach danych oraz w plikach z artykułami. Ich stosowanie upowszechniło się na naukowym rynku wydawniczym i stało się wyznacznikiem profesjonalizmu wydawcy. W dalszej części poradnika omawiam trzy najczęściej stosowane w czasopismach identyfikatory: ISSN, DOI, ORCID. Wdrożenie tych identyfikatorów przynosi wydawcom następujące korzyści:

• Jednoznaczna identyfikacja czasopisma (ISSN) lub artykułu (DOI) w bazach bibliograficznych i bibliometrycznych.

• Poprawne skatalogowanie czasopisma przez biblioteki (ISSN).

• Spełnienie wymogów baz bibliograficznych i bibliometrycznych (ISSN, DOI). • Poprawna wymiana metadanych czasopisma między różnymi bazami (ISSN, DOI). • Poprawne zliczanie cytowań (DOI).

• Możliwość stosowania narzędzi altmetrycznych do śledzenia społecznego wpływu artykułów (DOI).

• Możliwość uwierzytelniania, czyli sprawdzania tożsamości (w tym miejsca zatrudnienia) oraz dorobku publikacyjnego autorów i recenzentów (ORCID).

INTERNATIONAL STANDARD SERIAL NUMBER (ISSN)

Podstawowym identyfikatorem, o który powinien zadbać wydawca czasopisma, jest Międzynarodowy Znormalizowany Numer Wydawnictw Ciągłych (International Standard Serial Number), nazywany w skrócie numerem ISSN. ISSN składa się z ośmiu cyfr, przy czym w niektórych identyfikatorach na ostatnim miejscu może występować litera X (zapisana majuskułą). Poprawnie zaprezentowany numer składa się z prefiksu ISSN, spacji oraz dwóch grup elementów (cyfr) połączonych łącznikiem:

ISSN 1507-7888

ISSN powiązany jest z tytułem czasopisma oraz jego nośnikiem. To oznacza, że jedno czasopismo wydawane na różnych nośnikach powinno posiadać odrębny ISSN dla każdej postaci (np. drukowanej, online, CD-ROM). W przypadku czasopisma online, którego zawartość udostępniana jest w różnych formatach (np. PDF, HTML), nie ma potrzeby występowania o dodatkowe numery ISSN dla każdego formatu pliku, co oznacza, że format pliku nie jest tym samym, co typ nośnika.

Aby odróżnić numery przyznane dla różnych nośników, na których ukazuje się czasopismo, dodaje się do prefiksu („ISSN”) informacje o typie nośnika. Oto przykłady zapisu numeru ISSN dla wersji online:

ISSN 1588-2861 (online) ISSN online 1588-2861 Wersja online: ISSN 1588-2861

eISSN 1588-2861 e-ISSN 1588-2861

W przypadku wersji drukowanej przyjęła się praktyka niestosowania specjalnych wyróżnień w numerze ISSN. Niemniej użycie takiego wyróżnienia nie jest błędem. Oto przykłady zapisu numeru ISSN dla wersji drukowanej:

ISSN 0138-9130 ISSN 0138-9130 (print)

ISSN print 0138-9130

Wersja drukowana: ISSN 0138-9130

Informacje o nadanych numerach ISSN powinny zostać zamieszczone w każdym numerze czasopisma, przede wszystkim na okładce oraz na stronie redakcyjnej. W przypadku wersji online, dobrym miejscem na umiejscowienie numerów ISSN jest stopka strony oraz podstrona z informacjami o czasopiśmie.

Dobrą praktyką jest zamieszczanie wszystkich nadanych czasopismu numerów ISSN w każdej wersji. Oznacza to, że w przypadku czasopisma hybrydowego, ukazującego się w wersji drukowanej i internetowej, w obu wersjach będą opublikowane dwa numery ISSN: dla wersji drukowanej i online.

PRZYZNAWANIE ISSN

Zasady przyznawania numeru ISSN ustala Międzynarodowe Centrum ISSN (ISSN International Centre) z siedzibą w Paryżu, a sam identyfikator przydziela krajowy ośrodek właściwy dla siedziby wydawcy. Polscy wydawcy powinni występować o nadanie identyfikatora do Narodowego Ośrodka ISSN będącego agendą Biblioteki Narodowej.

Strona internetowa Narodowego Ośrodka ISSN: http://www.bn.org.pl/programy-i-uslugi/issn/

Wydawca powinien pobrać ze strony internetowej wniosek i po wypełnieniu przesłać go wraz z wymaganymi materiałami do Narodowego Ośrodka ISSN w następujących sytuacjach:

1. Założenie nowego czasopisma.

2. Zapoczątkowanie wydawania czasopisma na nowym nośniku (np. czasopismo drukowane zaczyna ukazywać się również w formie elektronicznej).

3. Zmiana tytułu czasopisma. 4. Zmiana wydawcy czasopisma.

5. Zawieszenie lub zamknięcie czasopisma.

W przypadku uruchomienia nowej wersji czasopismo otrzymuje dodatkowy numer ISSN, powiązany z tą wersją. W przypadku zmiany tytułu czasopisma, wszystkie nadane numery ISSN (dla poszczególnych wersji) ulegają zmianie. Natomiast w przypadku zmiany wydawcy, numery ISSN nie ulegają zmianie.

Warto podkreślić, że wydawca, który uruchamia wersję online czasopisma ukazującego się dotychczas wyłącznie w wersji drukowanej, nie występuje do Narodowego Ośrodka ISSN o przyznanie eISSN, gdyż taki identyfikator nie istnieje. eISSN jest jedynie sposobem prezentacji numeru ISSN przyznanego czasopismu ukazującemu się na nośniku „online”. Wydawca powinien wypełnić taki sam wniosek, jakim posługuje się przy pozyskiwaniu numeru ISSN dla wersji papierowej, podając w odpowiedzi na pytanie o postać fizyczną: „online”.

W przypadku, gdy czasopismo wydawane jest na wielu nośnikach i tym samym posiada wiele wersji (np. drukowaną i online), Narodowy Ośrodek ISSN wyznacza pierwszy powiązany z tytułem czasopisma ISSN jako wiążący (ISSN-L). Wydawcy zwykle nie umieszczają w czasopiśmie odrębnej informacji o ISSN-L, lecz muszą mieć świadomość istnienia takiego oznaczenia, gdy zgłaszają czasopismo do zaindeksowania w bazach danych.

Numery ISSN są przyznawane nieodpłatnie. Narodowy Ośrodek ISSN przekazuje je do Rejestru ISSN wraz z tytułami i dodatkowymi informacjami o czasopismach. Dzięki temu informacja o czasopiśmie staje się dostępna dla międzynarodowej publiczności. Zawartość Rejestru ISSN można przeglądać za pośrednictwem Portalu ISSN.

DIGITAL OBJECT IDENTIFIER (DOI)

Kolejnym identyfikatorem używanym przez czasopisma ukazujące się online jest identyfikator obiektu cyfrowego DOI (Digital Object Identifier). DOI może zostać przydzielony różnym obiektom cyfrowym: czasopismu, numerowi czasopisma, artykułowi, tabeli lub rysunkowi zawartym w artykule, a nawet załączonemu do artykułu zbiorowi surowych danych. Jednak najczęściej identyfikator używany jest do oznaczania artykułów. DOI jest powiązany z adresem internetowym obiektu, czyli URL. Mówi się, że numer DOI jest stały lub permanentny, co oznacza, że rozwiązuje problem zmian w adresach internetowych. Jeżeli adres internetowy obiektu (np. adres artykułu) ulega zmianie, wydawca zgłasza ten fakt organizacji rejestrującej DOI, zapewniając tym samym stabilny dostęp do strony z artykułem za pośrednictwem DOI. Identyfikator używany jest do rozpoznawania elementów cytowań, a w następstwie łączenia publikacji cytujących z publikacjami cytowanymi. Z tego powodu jego używanie jest rekomendowane przez serwisy bibliometryczne (np. Web of Science, Scopus). Pozwala również śledzić aktywność wokół obiektu (np. artykułu) w mediach społecznościowych. Dlatego jest kluczowy dla serwisów altmetrycznych (np. Altmetric).

DOI składa się z dwóch elementów – prefiksu i sufiksu, oddzielonych od siebie kreską ukośną. Prefiks składa się z ciągu cyfr i kropki. Jest przydzielany instytucji wydającej czasopismo (np. uczelni, samodzielnej oficynie wydawniczej) i zawsze rozpoczyna się od „10”. Sufiks powiązany jest z bezpośrednio z obiektem i może składać się z następujących znaków alfanumerycznych: „a–z”, „A–Z”, „0–9”, „-._;()/”. Kształt sufiksu ustala wydawca. Poniżej znajduje się przykład DOI artykułu opublikowanego w czasopiśmie „Polish Archives of Internal Medicine”.

10.20452 – prefiks przydzielony Towarzystwu Internistów Polskich

pamw.3403 – sufiks ustalony dla artykułu pt.: Bright and dark sides of evidence-based medicine Lektury

ISSN InterNational Centre. (2015, styczeń). ISSN Manual. Pobrane z:

Identyfikator poprzedzony „https://doi.org/” tworzy DOI URL, czyli adres kierujący do strony internetowej z obiektem, do którego przydzielony jest identyfikator. Poniższy przykład pokazuje DOI URL artykułu z czasopisma „Polish Archives of Internal Medicine” oraz adres internetowy artykułu, powiązany z DOI.

Wydawca może umieścić przy obiekcie: (1) podlinkowany DOI, czyli sam identyfikator poprzedzony akronimem „doi” i dwukropkiem lub (2) podlinkowany DOI URL czyli adres internetowy zawierający identyfikator:

doi: 10.20452/pamw.3403 DOI: 10.20452/pamw.3403 https://doi.org/10.20452/pamw.3403

Identyfikator powinien zostać zamieszczony w widocznym miejscu obiektu cyfrowego. W przypadku artykułów dobrą praktyką jest zamieszczenie DOI na stronie internetowej z danymi o artykule (ang. landing page), a także w pliku z artykułem. Lokalizacja identyfikatora zależy od rozwiązań technicznych przyjętych przez wydawcę. Jednak nadrzędną zasadą jest możliwość jego łatwego odnalezienia przez czytelnika. Dlatego warto rozważyć umieszczenie identyfikatora blisko nazwy obiektu (np. tytułu artykułu).

PRZYDZIELANIE DOI

Zasady przydzielania DOI ustala Międzynarodowa Fundacja DOI (International DOI Foundation) z siedzibą w Oksfordzie. Rejestrowaniem samych identyfikatorów zajmują się upoważnione agencje (ang. registration agencies), które charakteryzują się różnym zasięgiem geograficznym i rodzajem obsługiwanych obiektów. Na przykład agencja Multilingual European DOI Registration Agency (mEDRA) specjalizuje się w różnych obiektach cyfrowych, Crossref w obsłudze czasopism naukowych z dowolnego regionu świata, Japan Link Center w obsłudze czasopism naukowych z Japonii, a DataCite w obsłudze zbiorów danych. Mimo specjalizacji niektóre agencje świadczą szerszy zakres usług. Na przykład DataCite rejestruje również identyfikatory czasopism, artykułów oraz innych publikacji naukowych.

W chwili powstawania niniejszego poradnika Poznańskie Centrum Superkomputerowo-Sieciowe (PCSS) pracuje nad uruchomieniem usługi rejestrowania DOI. Świadczenie tych usług będzie możliwe, dzięki temu, że macierzysty Instytut stał się członkiem agencji DataCite. Szczegółowe informacje na temat usługi znajdują się na stronie internetowej: http://doi.fbc.net.pl

Mimo że rejestracja DOI dla czasopism naukowych jest możliwa w różnych agencjach, to jednak najbardziej pożądana jest współpraca z agencjami wyspecjalizowanymi w obsłudze tego rodzaju publikacji. Takie agencje oferują dodatkowe usługi. Najbardziej znaną na świecie organizacją obsługującą czasopisma naukowe jest Crossref. Dlatego w dalszej części poradnika ograniczę się do przedstawienia zasad współpracy polskiego wydawcy z tą właśnie agencją.

Strona internetowa Crossref: http://crossref.org

REJESTRACJA WYDAWCY W CROSSREF

Crossref (właśc. The Publishers International Linking Association, Inc. [PILA]) jest amerykańską organizacją non-profit. Polscy wydawcy zainteresowani obsługą DOI przez tę agencję muszą aplikować o członkostwo w Crossref. W tym celu powinni zapoznać się z informacjami dla nowych członków i wypełnić formularz aplikacji dostępny na stronie internetowej. Na podany w formularzu aplikacji adres e-mail wydawca otrzymuje umowę członkowską, którą uzupełnia, podpisuje i zeskanowaną odsyła. W odpowiedzi uzyskuje nadany przez Crossref unikalny identyfikator wydawcy (prefiks DOI), a także login i hasło niezbędne do przesyłania metadanych obiektów, którym nadawane są DOI.

Strona internetowa z informacją dla nowych członków oraz formularzem aplikacji: https://www.crossref.org/membership/

Zarejestrowani wydawcy ponoszą dwa rodzaje kosztów wynikających z członkostwa i rejestracji DOI:

1. Roczną opłatę za członkostwo (annual fee) uzależnioną od wielkości przychodów za działalność wydawniczą.

2. Opłatę za każdy zarejestrowany DOI (content registration fee) uzależnioną od typu obiektu (np. artykuł, rozdział), tego czy obiekt odnosi się do bieżącej publikacji (np. nowego artykułu) czy publikacji archiwalnej (np. artykułu sprzed ponad 2 lat), a także od liczby rejestrowanych kwartalnie identyfikatorów (przeliczając na czasopismo lub książkę pod redakcją).

Strona internetowa z informacją o wysokości opłat w Crossref: https://www.crossref.org/fees/

Umowa członkowska zobowiązuje wydawców przede wszystkim do:

1. Deponowania w Crossref metadanych obiektów (np. artykułów), którym wydawca nadał DOI, tuż po ich publikacji online.

2. Publikacji online DOI przy obiekcie, któremu został nadany (np. artykule). 3. Bieżącego regulowania opłat (członkowskiej oraz za zarejestrowane DOI).

TWORZENIE I DEPONOWANIE DOI W CROSSREF

Wydawca nie otrzymuje pakietu identyfikatorów DOI po przyjęciu w poczet członków Crossref. Musi sam je zbudować i nadać obiektom, a dopiero potem zdeponować DOI w serwisie Crossref. Do budowy DOI wykorzystuje przyznany mu identyfikator wydawcy, który staje się prefiksem każdego DOI. Następnie ustala kształt sufiksu. W celu uniknięcia błędu polegającego na ustaleniu dwóch takich samych sufiksów dla różnych obiektów, wydawca musi opracować metodykę tworzenia sufiksów. Poniżej przedstawiam przykłady metodyk tworzenia sufiksów dla artykułów.

Przykład 1

Wydawca czasopisma „Wrocławski Rocznik Historii Mówionej” wykorzystuje Open Journal Systems do zarządzania procesem wydawniczym. System automatycznie przydziela wewnętrzny identyfikator OJS każdemu artykułowi. Wydawca wykorzystuje do tworzenia sufiksu DOI: inicjał tytułu czasopisma, wewnętrzny identyfikator OJS artykułu oraz kropkę. DOI: 10.26774/wrhm.145

Przykład 2

Wydawca czasopisma „Rocznik Przekładoznawczy” wykorzystuje do tworzenia sufiksu DOI: inicjał tytułu czasopisma, rok publikacji, numer artykułu w roczniku oraz kropkę.

Przykład 3

Wydawca czasopisma „European Journal for Research on the Education and Learning of Adults” wykorzystuje do tworzenia sufiksu DOI: skrót tytułu czasopisma, issn, identyfikator artykułu w czasopiśmie.

DOI: 10.3384/rela.2000-7426.rela9096

Wydawca ustala strukturę DOI przed opublikowaniem obiektu. Dobrą praktyką jest ustalenie kształtu wszystkich identyfikatorów artykułów w numerze czasopisma przed jego składem. Na etapie składu identyfikatory powinny zostać dodane do artykułów, a przy publikacji online umieszczone na stronach internetowych z informacjami o poszczególnych artykułach. Dopiero po opublikowaniu numeru wydawca powinien zdeponować DOI wszystkich artykułów z tego numeru w Crossref.

Deponowanie DOI polega na przesłaniu do serwisu Crossref metadanych obejmujących: DOI oraz inne dane bibliograficzne obiektu (np. artykułu). Może być ono realizowane na dwa sposoby:

1. Ręczne zdeponowanie DOI:

Wydawca wprowadza DOI oraz inne dane bibliograficzne obiektu do Crossref za pośrednictwem formularza online (webDeposit).

Formularz online (webDeposit):

https://apps.crossref.org/webDeposit/

2. Zdeponowanie DOI poprzez przesłanie metadanych zapisanych w pliku w formacie XML:

Wydawca przygotowuje plik XML zgodny ze schematem opracowanym przez Crossref. Jeżeli korzysta z systemu do zarządzania procesem wydawniczym (np. Open Journal Systems) zazwyczaj może przy jego pomocy wygenerować plik XML posiadający pożądaną strukturę (zgodny ze schematem). Jeden plik XML obejmuje najczęściej metadane wszystkich artykułów z opublikowanego numeru czasopisma. Przygotowany plik XML wydawca przesyła do Crossref za pośrednictwem panelu użytkownika.

Przykładowe kody XML dla artykułu, zbioru surowych danych oraz komponentu artykułu znajdują się w aneksie.

Schemat pliku XML opracowany przez Crossref:

https://support.crossref.org/hc/en-us/articles/214169586-Metadata-deposit-schema

Panel użytkownika Crossref: https://doi.crossref.org/

Bez względu na wybrany sposób przekazania danych, identyfikator staje się aktywny tuż po zdeponowaniu w Crossref. Oznacza to, że DOI URL przekierowuje na stronę internetową obiektu (np. artykułu), a DOI jest widoczny w wyszukiwarce Crossref wraz z danymi bibliograficznymi obiektu.

Wyszukiwarka Crossref: https://search.crossref.org

DEPONOWANIE BIBLIOGRAFII ZAŁĄCZNIKOWYCH W CROSSREF

Wydawcy będący członkami Crossref są zachęcani, aby po nadaniu swoim publikacjom DOI, umieszczać w serwisie Crossref również ich bibliografie załącznikowe. Dzięki temu możliwe jest dostarczanie przez Crossref usługi Cited-By, która pozwala na wyświetlanie na stronie z informacjami o artykule liczby cytowań. Liczba ta jest automatycznie ustalana na podstawie danych z bibliografii załącznikowych dostarczanych przez redakcje czasopism do Crossref.

Przed zdeponowaniem bibliografii załącznikowych konieczne jest ich uzupełnienie o DOI publikacji (pozycji bibliograficznych), które taki identyfikator posiadają. Działanie to stało się standardem w prestiżowych czasopismach naukowych (np. „Nature”, „Science”, „Lancet”). Crossref rekomenduje, aby wykorzystać następujący sposób prezentacji: (1) wyświetlać DOI URL przy każdej pozycji bibliograficznej lub (2) umieszczać przy każdej pozycji bibliograficznej tekst „Crossref” wraz z linkiem do DOI URL. Pierwszy ze sposobów sprawdzi się w czasopismach wydawanych zarówno na nośniku papierowym, jak i online, natomiast drugi ze sposobów jest właściwy dla czasopism ukazujących się wyłącznie online.

1 sposób:

Bibliografia

Brzeziński, J. M. (2017). O poprawianiu (ale też i o psuciu) systemu przeprowadzania awansów naukowych w Polsce w latach 1990-2017. Nauka i Szkolnictwo Wyższe, 2, 147–172. http://doi.org/10.14746/nisw.2017.2.7

2 sposób:

Bibliografia

Brzeziński, J. M. (2017). O poprawianiu (ale też i o psuciu) systemu przeprowadzania awansów naukowych w Polsce w latach 1990-2017. Nauka i Szkolnictwo Wyższe, 2, 147–172. Crossref

Uzupełnianie opisów publikacji w bibliografii załącznikowej o ich DOI lub sprawdzanie ich poprawności jest procesem czasochłonnym. W realizacji tego zadania wspomaga wydawcę specjalne narzędzie dostępne na stronie Crossref – formularz Simple Text Query. Do

formularza wkleja się bibliografię załącznikową artykułu, a po kliknięciu Submit uzyskuje

tę samą bibliografię uzupełnioną o DOI URL umieszczonych w bibliografii publikacji. Taką bibliografię załącznikową można wykorzystać przy przygotowaniu artykułu do publikacji, a po opublikowaniu i zarejestrowaniu jego DOI, ponownie za pomocą formularza Simple Text Query przesłać bibliografię załącznikową do serwisu Crossref.

Formularz Simple Text Query: https://apps.crossref.org/simpleTextQuery

Poniżej przedstawiam kolejne kroki przesyłania bibliografii załącznikowej artykułu do Crossref za pomocą formularza Simple Text Query, na przykładzie czasopisma „Wrocławski

Rocznik Historii Mówionej” wydawanego przez Ośrodek „Pamięć i Przyszłość”.

Krok 1

Przygotuj bibliografię załącznikową. Każdy z opisów oddziel pustym wierszem. Upewnij się, że żaden z opisów nie jest przełamany. Otwórz stronę z formularzem Simple Text Query

i wklej do niego pełną bibliografię załącznikową. W oknie Registered email wpisz adres

e-mail, na który chcesz otrzymać powiadomienie o pomyślnym przeprowadzeniu operacji. Kliknij Submit.

Krok 2

W rezultacie otrzymasz ekran z bibliografią załącznikową uzupełnioną o DOI URL umieszczonych w bibliografii publikacji, które posiadają identyfikator.

Krok 3

Przejdź do dolnej części ekranu i kliknij Deposit. Ponownie wpisz adres e-mail, na który

chcesz otrzymać powiadomienie o pomyślnym przeprowadzeniu operacji, podaj login i hasło użytkownika Crossref. W polu Parent DOI wpisz DOI artykułu, którego bibliografię

załącznikową przesyłasz do Crossref. Kliknij Deposit.

Krok 4

Jeżeli operacja przebiegła pomyślnie zobaczysz ekran z poniższą informacją, a także otrzymasz dwie wiadomości e-mail.

Krok 5

Aby dodać bibliografię załącznikową kolejnego artykułu kliknij Reset, a następnie postępuj

zgodnie z opisem przedstawionym w kroku 1.

Bibliografie załącznikowe artykułów można przekazać do Crossref również za pomocą innych narzędzi opisanych na stronie usługi Reference Linking:

Informacje o usłudze Reference Linking:

https://www.crossref.org/services/reference-linking/

DODATKOWE USŁUGI W CROSSREF

Serwis Crossref udostępnia wiele usług, oprócz rejestracji DOI obiektów i rejestracji bibliografii załącznikowych. W poradniku przedstawiłam najważniejsze usługi do wdrożenia na pierwszym etapie rozwoju technologicznego czasopisma. W kolejnych etapach warto rozważyć rozszerzenie pakietu wykorzystywanych usług Crossref, w szczególności o usługi:

1. Cited-By – specjalny skrypt dodawany do kodu źródłowego strony internetowej z informacjami o artykule. Pozwala wyświetlić aktualną informację o publikacjach cytujących ten artykuł, wygenerowaną na podstawie danych (bibliografii załącznikowych) przesyłanych przez wydawców do serwisu Crossref. Ta usługa nie wiąże się z dodatkową opłatą roczną (nie wymaga podpisania dodatkowej umowy między wydawnictwem a Crossref) i nie wymaga uiszczania opłaty za obiekty, do których dodany jest przycisk.

2. Crossmark – specjalny skrypt dodawany do kodu źródłowego strony internetowej z informacjami o artykule. Pozwala wyświetlić przycisk, który po naciśnięciu sprawdza, czy dostępna wersja artykułu jest aktualna i czy był on aktualizowany. Ta usługa nie wiąże się z dodatkową opłatą roczną (nie wymaga podpisania dodatkowej umowy między wydawnictwem a Crossref), ale wymaga uiszczenia opłaty za każdy obiekt, do którego zostanie dodany przycisk – w praktyce każdy artykuł opublikowany w czasopiśmie.

3. Similarity Check – sprawdzanie tekstów pod kątem ich podobieństwa do wcześniej opublikowanych tekstów. Wspomaga wykrywanie plagiatów i autoplagiatów wśród artykułów zgłoszonych do czasopisma. Ta usługa wiąże się z dodatkową opłatą roczną (wymaga podpisania dodatkowej umowy między wydawnictwem a Crossref), a także opłatą za każdy sprawdzony tekst.

ZAKRES METADANYCH PRZESYŁANYCH DO AGENCJI DEPONUJĄCEJ

Redakcje powinny podjąć decyzję, jakim obiektom nadawać będzie DOI oraz jaki zakres metadanych będzie przesyłać do agencji deponującej. Poniższy schemat pokazuje trzy warianty.

Wariant 1 zakłada, że w czasopiśmie identyfikatory DOI nadawane są wszystkim artykułom. To oznacza, że redakcja czasopisma dostarcza do agencji deponującej szczegółowe metadane artykułu (np. tytuł artykułu i czasopisma, dane autorów) wraz z utworzonym identyfikatorem. Ten wariant powinien być wdrożony we wszystkich czasopismach naukowych, które chcą spełniać obowiązujące obecnie standardy wydawnicze.

Wariant 2 jest rozszerzony o czynność przekazywania oprócz metadanych artykułów także ich bibliografii załącznikowych i dotyczy klientów Crossref. Ten wariant powinien być wdrożony we wszystkich czasopismach, które chcą wykorzystywać usługę Cited-By i wyświetlać na stronach informacyjnych poszczególnych artykułów informację o aktualnej liczbie cytowań.

Wariant 3 przewiduje, że w czasopiśmie identyfikatory DOI nadawane są artykułom, składnikom artykułów (np. tabelom, rysunkom) oraz zbiorom surowych danych. Opcjonalnie w wariancie 3 redakcje mogą nie nadawać identyfikatorów DOI zbiorom surowych danych, ale pozyskać od autorów i umieścić w artykule DOI (lub inny identyfikator) z repozytorium surowych danych (np. Figshare, Zenodo). Dobrym przykładem takiego działania jest PlosOne. Ten wariant (nadawanie DOI składnikom artykułów) powinien być wdrożony przede wszystkim w czasopismach naukowych publikujących wyniki badań empirycznych, dla których mogą być udostępniane surowe dane oraz w których artykułach często znajdują się tabele i rysunki. Dzięki zastosowaniu wariantu 3 czasopismo będzie mogło śledzić nie tylko cytowania artykułów, ale także ich komponentów (tzw. nanopublikacji). Udostępniając surowe dane zwiększy również wykorzystanie treści i zachęci odbiorców do replikowania badań naukowych, których wyniki publikowane są na łamach czasopisma.

Zasady przekazywania surowych danych w czasopiśmie PlosOne: http://journals.plos.org/plosone/s/data-availability

Lektury

International DOI Foundation. (2016, 17 października). DOI Handbook. Pobrane z: http://www.doi.org/hb.html

OPEN RESEARCHER AND CONTRIBUTOR ID (ORCID)

Kolejnym rekomendowanym identyfikatorem jest Otwarty identyfikator naukowca (Open Researcher and Contributor ID [ORCID]). Identyfikator pozwala jednoznacznie rozpoznać autora publikacji naukowej, sprawdzić jego afiliację i dorobek publikacyjny. Jest to szczególnie istotne w przypadku autorów, którzy zmienili nazwisko, posiadają popularne nazwisko lub których nazwisko posiada wiele pisowni (np. z uwagi na obecność znaków diakrytycznych). Redakcja czasopisma powinna pozyskiwać identyfikator ORCID od wszystkich autorów (nie tylko od autora korespondencyjnego) i umieszczać go w artykułach tych autorów, przy nazwisku lub afiliacji. Dzięki temu nie będzie wątpliwości, kim jest autor danego artykułu. Czytelnicy będą mogli to sprawdzić odwiedzając profil autora, do którego prowadzi identyfikator. Redakcja powinna również pozyskiwać identyfikator ORCID od recenzentów, co pozwoli jej na sprawdzenie uwierzytelnionych danych o osiągnięciach naukowych recenzentów oraz powiązanych z nimi instytucjach.

Nazwa ORCID wskazuje wprost na „identyfikator”, jednak zaleca się, aby używać określeń: ORCID ID lub identyfikator ORCID. Identyfikator składa się z 16 cyfr, podzielonych na 4-cyfrowe segmenty oddzielone łącznikiem:

0000-XXXX-XXXX-XXXX

Identyfikator ORCID jest przechowywany wraz z danymi autora w rekordzie ORCID (ORCID Record). Jeden rekord zawiera dane jednego autora, w tym jego publikacji. Rekord można wyszukać i obejrzeć na stronie internetowej organizacji ORCID.

Strona organizacji ORCID: https://orcid.org

Identyfikator poprzedzony „https://orcid.org/” tworzy adres kierujący do strony internetowej z rekordem ORCID. Poniższy przykład pokazuje identyfikator ORCID oraz adres rekordu osoby z tym identyfikatorem.

PRZYZNAWANIE IDENTYFIKATORA ORCID

Zasady przyznawania identyfikatora ORICD ustala organizacja non-profit ORCID. Organizacja ta przyznaje identyfikatory nieodpłatnie wszystkim osobom, które zarejestrują się na jej stronie internetowej.

INTEGRACJA CZASOPISM Z ORCID API

Czasopisma posiadające systemy informatyczne mogą zostać połączone (zintegrowane) z systemem identyfikatorów ORCID. Pozwala na to usługa ORCID API. Integracja oznacza, że autor przy zakładaniu konta w systemie informatycznym czasopisma (celem przesłania artykułu do publikacji) może powiązać to konto ze swoim identyfikatorem ORCID lub nie zakładać konta, a logować się do systemu informatycznego czasopisma za pomocą loginu i hasła do profilu ORCID. W przypadku systemów wymagających powiązania konta z identyfikatorem, autor ma do dyspozycji przycisk ORCID (ORCID badge), który po kliknięciu uruchamia okno autoryzacji. Po autoryzacji wszystkie artykuły tego autora opublikowane w czasopiśmie mają dodany identyfikator ORCID do metadanych. Jeżeli wydawca wysyła takie metadane do Crossref to mogą być one automatycznie pobrane z Crossref do rekordu ORCID takiego autora. Ponadto połączenie systemu informatycznego czasopisma z systemem identyfikatorów ORCID daje pewność, co do tożsamości autorów, gdyż tworzy uwierzytelnione połączenie z ich profilami ORCID.

Wydawnictwa zainteresowane integracją swoich czasopism z ORCID API muszą posiadać odpowiedni system informatyczny – tj. system do zarządzania procesem wydawniczym oferujący taką funkcjonalność (np. Open Journal Systems w wersji 3.0 lub nowszej).

Informacja o systemach informatycznych pozwalających na integracje czasopism z ORCID API: https://members.orcid.org/api/vendors/publisher-tools

Aby zintegrować czasopismo z identyfikatorami ORCID wydawca musi skorzystać z oferowanej na stronie internetowej ORCID usługi Member API lub Public API. Poniżej przedstawiam wymogi i zobowiązania, które wiążą się z tymi dwoma usługami.

Wydawca będący uczelnią, instytutem badawczym lub firmą powinien skorzystać z Member API. Jest to usługa dostępna wyłącznie dla członków ORCID, dlatego wymaga podpisania umowy i uiszczania opłaty członkowskiej. Dane uwierzytelniające (identyfikator klienta oraz tajny klucz klienta), jakie wydawca uzyska od ORCID pozwolą na integrację jednej instancji systemu informatycznego z ORCID API w przypadku wersji podstawowej (Basic Member API) lub pięciu instancji w przypadku wersji premium (Premium Member API). Przy czym jedna instancja systemu może zawierać wiele czasopism.

Informacje dla nowych członków ORCID: https://orcid.org/about/membership Informacje na temat Member API: https://members.orcid.org/api/member-api-credentials-check-list

Wydawca będący osobą fizyczną może skorzystać z Public API. Jest to opcja dostępna dla każdej osoby posiadającej identyfikator ORCID. Nie wymaga podpisywania dodatkowych umów i jest nieodpłatna. Dane uwierzytelniające pobiera się ze strony internetowej ORCID. Po zalogowaniu się wystarczy z górnego menu wybrać zakładkę Developer Tools i wypełnić formularz aplikacji, wpisując dane instancji systemu informatycznego. Jedna instancja systemu może zawierać wiele czasopism.

Po zintegrowaniu instancji systemu informatycznego czasopism z ORCID API, system będzie: (1) zbierał identyfikatory autorów, (2) wyświetlał identyfikatory w systemie przy metadanych z publikacją, (3) tworzył połączenie pomiędzy opublikowanymi pracami a rekordami ORCID ich autorów, (4) generował metadane artykułów obejmujące również identyfikator ORCID.

Zaleca się, aby czasopisma wyświetlały identyfikator autora na jeden z trzech sposobów, jako: (1) podlinkowaną ikonę identyfikatora wraz z podlinkowanym adresem strony internetowej rekordu ORCID, (2) podlinkowany adres strony internetowej rekordu ORCID, (3) podlinkowaną ikonę identyfikatora.

1. https://orcid.org/0000-XXXX-XXXX-XXXX 2. https://orcid.org/0000-XXXX-XXXX-XXXX 3.

Zasady prezentacji identyfikatora ORCID:

https://orcid.org/content/journal-article-display-guidelines

Identyfikator ORCID powinien zostać zamieszczony w widocznym miejscu artykułu, blisko danych autora, do którego jest przydzielony. Dobrą praktyką jest zamieszczenie identyfikatora zarówno na stronie internetowej z danymi o artykule (ang. landing page), jak i w pliku z artykułem.

Wdrożenie przedstawionych identyfikatorów pozwala włączyć czasopismo w szeroki obieg treści naukowych. Przede wszystkim pozwala poprawnie łączyć zawartość czasopisma z bazami danych. Przyczynia się do poprawnego wyszukiwania i indeksowania artykułów i autorów. Dlatego identyfikatory nie są dodatkiem, ale podstawą właściwego działania czasopisma naukowego w systemach do komunikacji naukowej.

Lektury

1/2

NARZĘDZIA WSPOMAGAJĄCE

PRZEPŁYW PRACY

Zarządzanie procesem redakcyjnym może się odbywać za pomocą systemu informatycznego, arkusza kalkulacyjnego lub dysku wirtualnego.

Przepływ pracy w czasopiśmie naukowym określa sekwencję czynności wykonywanych przez redaktorów, autorów i recenzentów, od momentu zgłoszenia artykułu do jego publikacji lub odrzucenia.

NARZĘDZIA DO ZARZĄDZANIA PRZEPŁYWEM PRACY

Zaawansowane technologicznie czasopisma używają systemów informatycznych wspomagających zarządzanie przepływem pracy. Jest to rodzaj systemów zarządzania treścią (ang. Content Management System [CMS]), wyspecjalizowanych do obsługi obiegu treści. Ze względu na dostępne funkcjonalności wyróżnić można dwa rodzaje systemów:

1. Do zarządzania całym czasopismem (ang. Journal Management Systems), w tym zarządzania procesem redakcyjnym i prezentacją treści na stronie internetowej czasopisma, np.: Open Journal Systems.

2. Do zarządzania samym procesem redakcyjnym (ang. Editorial Management Systems), np.: Editorial Manager [Aries Systems], eJPress, Evise, ScholarOne Manuscripts. Systemy te są otwarte i nieodpłatne (np. Open Journal Systems) lub komercyjne (np. Editorial Manager [Aries Systems], eJPress, Evise, ScholarOne Manuscripts). Korzystanie z systemów otwartych wymaga instalacji oprogramowania na serwerze wydawcy lub na serwerze hostingowym, z którego korzysta wydawca. Natomiast korzystanie z systemów komercyjnych odbywa się najczęściej w chmurze – nie wymaga więc przeprowadzania instalacji systemu. Istnieją również systemy utworzone na potrzeby indywidualnych wydawców, z których nie mogą korzystać inni wydawcy nawet za opłatą. Czasopisma wdrażające systemy pozwalające na zarządzenie procesem redakcyjnym muszą dokonać rewizji dotychczasowego przepływu pracy. Jest to niezbędne do właściwej konfiguracji systemu. W wielu przypadkach wymagane są zmiany w sposobie działania redakcji, które pozwolą usprawnić przepływ pracy i wykorzystać potencjał wdrażanego systemu.

Redakcja nieposiadająca systemu informatycznego może zarządzać przepływem pracy również przy pomocy innych narzędzi. Do tego celu może wykorzystać arkusz kalkulacyjny i dysk wirtualny – np. arkusz kalkulacyjny programu MS Excel oraz dysk wirtualny Dropbox.

SCHEMATY PRZEPŁYWU PRACY

Dobrą praktyką jest zbudowanie przez redakcję graficznego schematu przepływu pracy. Poniżej przedstawiam schemat pokazujący kolejne grupy czynności w ramach obiegu artykułu, od jego zgłoszenia do publikacji:

Przedstawiony schemat obejmuje czynności w ramach obiegu artykułu. Każdy zgłoszony artykuł ma swój własny obieg. Oznacza to, że w tym samym czasie jeden artykuł może być na etapie recenzji, drugi na etapie rewizji (wprowadzania poprawek i udzielania odpowiedzi na uwagi recenzentów), a trzeci w korekcie. Redakcja potrzebuje więc narzędzi do zarządzania przepływem pracy.

Pełny schemat, uwzględniający różne warianty postępowania, może być bardzo złożony. Dlatego najczęściej schematy przepływu pracy odnoszą się do grup czynności (np. oceny i rewizji) lub prezentują czynności realizowane w czasopiśmie z określonej perspektywy (np. redaktora, autora lub recenzenta). To pozwala lepiej zrozumieć proces, a niekiedy podjąć decyzję, co do sposobu postępowania redakcji.

Poniżej przedstawiam trzy schematy z różnymi wariantami obiegu artykułu (Seng, n.d.) z uwzględnieniem lub bez uwzględnienia udziału redaktora prowadzącego w czasopiśmie korzystającym z systemu informatycznego do zarządzania procesem redakcyjnym.

Schematy pokazujące różne warianty postepowania mogą służyć do podjęcia decyzji, co do sposobu pracy w redakcji danego czasopisma. Analiza schematów pozwala rozpoznać uczestników procesu (użytkowników systemu) oraz opisać sekwencję czynności. Taka analiza pozwala również na sporządzanie alternatywnych sekwencji czynności, np. realizowanych w czasopismach niekorzystających z systemów informatycznych.

Użytkownicy: schematy uwzględniają użytkowników systemu o czterech lub pięciu rolach,

1. Autora.

2. Osobę wyznaczoną do odbierania zgłoszeń (np. sekretarza redakcji). 3. Recenzenta.

4. Redaktora naczelnego.

5. Redaktora prowadzącego (tylko w 2. i 3. schemacie), czyli redaktora posiadającego dostęp wyłącznie do informacji o obiegu przydzielonych mu artykułów.

Sekwencja czynności (w systemie do zarządzania procesem wydawniczym): obieg

rozpoczyna się od zgłoszenia artykułu do czasopisma przez autora za pośrednictwem systemu. Osoba wyznaczona do odbierania zgłoszeń otrzymuje na skrzynkę e-mail powiadomienie (przesłane automatycznie przez system) o nowym zgłoszeniu. Przechodzi do systemu i sprawdza, czy artykuł został poprawnie zgłoszony, tj. czy wszystkie elementy zostały poprawnie i w komplecie przesłane do systemu przez autora. Najczęściej na tym etapie sprawdza tekst za pomocą narzędzia antyplagiatowego. Następnie osoba wyznaczona do odbierania zgłoszeń przydziela artykuł do redaktora naczelnego, który dzięki temu ma nadzór nad dalszym obiegiem artykułu. W wielu czasopismach redaktor naczelny przekazuje nadzór nad obiegiem artykułu redaktorowi prowadzącemu (zob. 2. i 3. schemat). O przydzieleniu artykułu redaktorzy dowiadują się drogą mailową, lecz sam artykuł i inne elementy zgłoszenia (np. załączony do artykułu „List do redakcji”) pobierają z systemu. Schematy nie pokazują szczegółowych działań redaktorów, w szczególności wstępnej oceny artykułu przed jego przekazaniem do recenzentów. Zgodnie ze schematem 1. wyboru recenzentów i przesłania do nich prośby o wykonanie recenzji dokonuje redaktor naczelny. Natomiast zgodnie ze schematem 2. i 3. czynności te należą do redaktora prowadzącego, przy czym wybór recenzentów powinien być zaaprobowany przez redaktora naczelnego. Następnie recenzenci dokonują oceny artykułu, której wyniki zapisują w formularzu recenzji dostępnym w systemie. Schematy pomijają proces rewizji tekstu. Z etapu recenzji przechodzą do etapu decyzji o przyjęciu lub odrzuceniu artykułu do publikacji. W przypadku schematu 1. decyzję tę podejmuje redaktor naczelny. Zgodnie ze schematem 2. decyzję podejmuje redaktor prowadzący. Natomiast zgodnie ze schematem 3. decyzja leży po stronie redaktora naczelnego, który uwzględnia rekomendację – o przyjęciu lub odrzucenia artykułu – przedstawioną przez redaktora prowadzącego.

Alternatywna sekwencja czynności (bez systemu do zarządzania procesem wydawniczym): obieg rozpoczyna się od zgłoszenia nowego artykułu poprzez przesłanie

przez autora plików zgłoszenia na podany na stronie internetowej czasopisma adres e-mail. Osoba odpowiedzialna za odbieranie zgłoszeń odbiera wiadomość, a następnie sprawdza zgłoszenie, w tym sprawdza artykuł za pomocą narzędzia antyplagiatowego. Następnie przesyła drogą mailową pliki zgłoszenia do redaktora naczelnego, co jest równoznaczne z „przydzieleniem artykułu do redaktora”. Redaktor naczelny samodzielnie zajmuje się obiegiem artykułu lub przesyła go – również drogą mailową – do redaktora prowadzącego. Pozostałe zasady postępowania pozostają niezmienne, tyle że realizowane są poza systemem informatycznym. Na przykład, recenzje nie będą wprowadzane do systemu, a przesyłane do redaktora również drogą mailową. To co jest istotną różnicą – pomiędzy procesem realizowanym bez wykorzystania systemu a z wykorzystaniem systemu – to konieczność ręcznego odnotowywania (np. w dokumencie Excel), na jakim etapie obiegu znajduje się artykuł i jakie są rekomendacje/decyzje uczestników procesu

ZARZĄDZANIE PROCESEM REDAKCYJNYM W SYSTEMIE INFORMATYCZNYM

(np. rekomendacja recenzenta o przyjęciu tekstu po wprowadzeniu poprawek) oraz archiwizowania otrzymywanych plików (np. zgłoszonego artykułu, recenzji, poprawionego artykułu).

W dalszej części poradnika przechodzę do narzędzi do zarządzania przepływem pracy w czasopiśmie, prezentuję sposób zarządzania zadaniami na przykładzie Open Journals Systems oraz przy wykorzystaniu programu MS Excel i dysku wirtualnego Dropbox. Opisy przepływu pracy dostosowałam do słownictwa używanego w Open Journal Systems. Z tego powodu zdecydowałam się, aby w opisach tych zastąpić pojęcie „zgłoszonego artykułu” – „zgłoszonym tekstem”. Wszystkie nazwy ról i funkcji wyróżniłam w tekście.

W tej części prezentuję sposób zarządzania procesem redakcyjnym w systemie, na przykładzie OJS w wersji 3.1 ze zaktualizowanym tłumaczeniem. Wybrałam OJS, gdyż to system, który jest wolny czyli dostępny nieodpłatnie, a jego kod źródłowy dystrybuowany jest w sposób otwarty, co pozwala lepiej poznać jego budowę. Przy wyborze nie kierowałam się oceną systemu. Moim celem nie było więc wyróżnienie OJS jako najlepszego rozwiązania informatycznego dla czasopism, ale zastosowanie oprogramowania dystrybuowanego na otwartej licencji do przedstawienia sposobu pracy redakcji, która korzysta z zaawansowanych technologicznie rozwiązań.

PODSTAWOWE INFORMACJE O OJS

OJS można pobrać ze strony Public Knowledge Project (PKP) – organizacji non-profit rozwijającej system. Podstawowym językiem systemu jest angielski. Istnieje możliwość instalacji systemu w innym języku lub uzyskanie platformy dwujęzycznej, a nawet wielojęzycznej. To wszystko dzięki pracy wolontariuszy ze społeczności użytkowników systemu. Wśród kilkudziesięciu plików z tłumaczeniami systemu znajduje się paczka dla języka polskiego. Pliki językowe zwykle wymagają drobnej korekty. Może ją przeprowadzić użytkownik z wysokimi uprawnieniami (np. administratora czasopisma) w nowo zainstalowanym systemie, dzięki wbudowanej wtyczce. Konieczność wprowadzania korekt do tłumaczeń wynika z tego, że OJS nieustannie się rozwija, a tym samym w systemie pojawiają się nowe elementy. Tymczasem społeczność użytkowników OJS, przygotowująca pliki tłumaczeniowe, pracuje na udostępnionej publicznie wersji systemu. Przekazane pliki tłumaczeniowe są udostępniane przez PKP wraz z kolejną wersją OJS, dlatego nie obejmują nowych lub zmienionych elementów systemu.

Szczegółowe informacje na temat instalacji i zasad korzystania z systemu znajdują się w jego dokumentacji oraz w kursach online dostępnych w ramach serwisu PKP School.

Pliki instalacyjne Open Journal Systems: https://pkp.sfu.ca/ojs/ojs_download/ Zaktualizowane tłumaczenie dla Open Journal Systems w wersji 3.1 (autorzy: Łukasz Szmigiel, Ewa A. Rozkosz): https://forum.pkp.sfu.ca/t/polish-translation-for-ojs-3-1/39820/1

Dokumentacja Open Journal Systems: https://pkp.sfu.ca/ojs/ojs_download/ Serwis PKP School: http://pkpschool.sfu.ca

Zainstalowany na serwerze OJS to tzw. instancja systemu. Jedna instancja może odpowiadać platformie wydawniczej dla jednego czasopisma lub platformie wydawniczej dla wielu czasopism. Dlatego w procesie instalacji systemu kluczowa jest decyzja o tym, czy system ma służyć jednemu czy wielu czasopismom naukowym. W dalszej części pisząc o instancji systemu posługiwać będę się określeniem platforma wydawnicza. Każda platforma składa się ze strony internetowej, pozwalającej na prezentację treści czasopisma, a także z panelu roboczego, który pozwala na konfigurację systemu oraz zarządzanie przepływem pracy. Poniżej przedstawiam widok strony internetowej oraz panel roboczy, stanowiące część platformy wydawniczej czasopisma „Kwartalnik Testowy”:

Strona internetowa czasopisma w OJS

Panel roboczy w OJS

OJS pozwala dostosować platformę wydawniczą do potrzeb danego czasopisma. Dostosowanie to ma wiele wymiarów, obejmuje wygląd i elementy strony internetowej, jej zawartość, a także przepływ pracy w systemie. Jednak dostosowanie odbywa się w ramach schematów narzuconych przez twórców OJS.

ROLE W SYSTEMIE

Zadania realizowane w OJS powiązane są z rolami, jakie pełnią w systemie użytkownicy. Role określają zakres uprawnień użytkowników. Nie są do końca tożsame z funkcjami pełnionymi przez osoby w czasopiśmie. To oznacza, że sekretarz redakcji może mieć

rolę redaktora czasopisma. Jeden użytkownik może posiadać kilka ról (np. autora

i recenzenta). W OJS istnieje zestaw predefiniowanych ról związanych z określonym

poziomem uprawnień, które można edytować adekwatnie do potrzeb. Poniżej przedstawiam wykaz podstawowych ról zdefiniowanych w systemie:

Rola Zadania

Czytelnik

Uzyskiwanie informacji o nowych numerach czasopisma. W czasopismach darmowych, ale o ograniczonym dostępie: uzyskiwanie dostępu do treści czasopisma po zalogowaniu. W czasopismach komercyjnych: uzyskiwanie dostępu do treści czasopisma po zalogowaniu dzięki wykupionej subskrypcji.

Autor Zgłoszenie tekstu do redakcji czasopisma. Przesłanie odpowiedzi na _{uwag redaktorów i recenzentów (rewizja tekstu).}

Recenzent Wykonanie recenzji.

Redaktor czasopisma / Administrator czasopisma

Zarządzanie częścią platformy wydawniczej danego czasopisma. Zmiana ustawień platformy i edycja strony internetowej czasopisma. Przydzielanie zgłoszonych tekstów redaktorom. Nadzór nad recenzją tekstu. Nadzór nad redakcją tekstu. Tworzenie i publikowanie numerów czasopisma. Przesyłanie archiwalnych numerów na platformę. Nadawanie uprawnień użytkownikom.

Redaktor gościnny Nadzór nad recenzją tekstu. Opcjonalnie: podejmowanie decyzji o przyjęciu lub odrzuceniu tekstu do publikacji. Nadzór nad redakcją tekstu.

Redaktor działu

Nadzór nad recenzją tekstu. Opcjonalnie: podejmowanie decyzji o przyjęciu lub odrzuceniu tekstu do publikacji. Nadzór nad redakcją tekstu. Jeżeli redaktor działu jest powiązany z określonym działem w czasopiśmie, wówczas może również przydzielać zgłoszone do tego działu teksty redaktorom.

Korektor Korekta językowa tekstu.

Składacz Przygotowanie plików przeznaczonych do publikacji, najczęściej pliki PDF z artykułami do zamieszczenia na stronie oraz plik PDF z numerem czasopisma do wydruku.

Korektor pliku do publikacji Przeczytanie końcowej wersji artykułu po składzie (w pliku PDF). _{Zadanie to często realizują redaktorzy czasopisma.} Administrator strony Zarządzanie platformą wydawniczą dla wszystkich czasopism. Tworzenie nowych i usuwanie istniejących czasopism na platformie

wydawniczej.

Na etapie konfiguracji systemu warto dodać do przedstawionego wykazu rolę redaktora prowadzącego (Associate editor) o poziomie uprawnień redaktora działu (Guest editor).

Poniżej przedstawiam, w jaki sposób wypełnić formularz dla takiej roli w systemie dla czasopisma, w którym: (1) redaktor przydziela teksty redaktorom prowadzącym (lub sobie), (2) następnie redaktorzy prowadzący prowadzą nadzór nad recenzją i odnotowują w systemie decyzję o przyjęciu lub odrzuceniu tekstów do publikacji. Redaktor prowadzący

choć nadzoruje przydzielone mu teksty, nie ma dostępu do dokumentów (tekstów, recenzji, poprawionych wersji tekstów) ze wszystkich zgłoszeń.

DOSTOSOWANIE USTAWIEŃ

OJS daje wiele możliwości w zakresie przepływu pracy. Można stworzyć różne warianty sekwencji czynności, które będą możliwe do zaimplementowania w systemie. W tej części poradnika przedstawiam przykładowy przepływ pracy w OJS w zakresie obiegu tekstu – od zgłoszenia do przyjęcia tekstu do publikacji lub jego odrzucenia. Poniżej przedstawiam przyjęte założenia oraz sposób dostosowania do nich platformy wydawniczej (ustawień danego czasopisma).

1. Powiadomienia o nowych zgłoszeniach

Założenia:

• Sekretarz redakcji odbiera informacje o zgłoszeniu nowego tekstu i po sprawdzeniu

przydziela do niego redaktora prowadzącego.

Ustawienia:

Wpisz dane sekretarza redakcji jako głównej osoby do kontaktu. Zaznacz pole:

„Wyślij kopię do głównej osoby kontaktowej wskazanej na stronie czasopisma”, aby system automatycznie powiadamiał główną osobę do kontaktu o zgłoszonych tekstach.

OJS: PANEL ROBOCZY -> USTAWIENIA -> OBIEG -> ZGŁOSZENIA

2. Wprowadzenie redaktora prowadzącego

Założenia:

• Redaktor prowadzący prowadzi nadzór nad recenzją tekstu w systemie i odnotowuje

w systemie decyzję o przyjęciu lub odrzuceniu tekstu do publikacji (decyzja jest najczęściej konsultowana z redaktorem naczelnym).

Ustawienia:

Dodaj do wykazu ról redaktora prowadzącego nie zaznaczając pola „Ta rola

pozwala jedynie na przedstawienie rekomendacji decyzji po recenzji, która wymaga autoryzacji redaktora, aby została zapisana jako końcowa decyzja”.

3. Podwójna ślepa recenzja

Założenia:

• Recenzja ma charakter podwójnie ślepy.

• Recenzenci posiadają konta w systemie, ale nie muszą logować się do systemu.

Otrzymują zaproszenie do wykonania recenzji wraz z pełnym tekstem. • Czasopismo wykorzystuje formularz recenzji.

Zaznacz pole „Wyświetl link do »Zapewnienie ślepej recenzji«” w ustawieniach recenzji, aby system automatycznie wyświetlał autorom i redaktorom przypomnienie o konieczności anonimizacji tekstu.

Zaznacz pole „Włącz dostęp do recenzji po jednym kliknięciu” w ustawieniach dostępu dla recenzentów, aby redaktorzy prowadzący mogli wysyłać z poziomu systemu prośbę

o wykonanie recenzji zawierającą specjalny link do strony recenzji (z pełnym tekstem i formularzem recenzji). Specjalny link sprawia, że recenzent nie musi logować się

w systemie, aby zapoznać się z tekstem i wypełnić formularz recenzji.

OJS: PANEL ROBOCZY -> USTAWIENIA -> OBIEG -> RECENZJE

Utwórz formularz recenzji.

OJS: PANEL ROBOCZY -> USTAWIENIA -> OBIEG -> RECENZJE -> UTWÓRZ FORMULARZ RECENZJI

Kliknij „Utwórz formularz recenzji”, aby zainicjować tworzenie formularza. Dodaj nazwę formularza widoczną tylko dla redaktorów oraz opcjonalnie opis widoczny dla recenzentów. Kliknij „Zapisz”.

Kliknij „Utwórz nowy element”, aby dodać nowe pole w formularzu recenzji (pytanie).

Wypełnij pole „Element” poprzez wprowadzenie pytania lub opisu pola w formularzu. Wybierz rodzaj elementu. Zaznacz pole „Dołączony do wiadomości autor”, jeżeli informacja podana w tym polu przez recenzenta ma być widoczna dla autora. Zaznacz pole „Recenzenci

są zobowiązani do wypełnienia pozycji”, jeżeli pytanie/pole ma być obligatoryjne. Dodaj pozycje w opcjach odpowiedzi, jeżeli jako rodzaj elementu wybrałeś pytanie z odpowiedzią do wyboru. Kliknij „Zapisz”, aby zakończyć dodawanie elementu formularza. Powtórz czynność dla każdego elementu w formularzu recenzji.

W dalszej części przedstawiam obieg tekstu z perspektywy trzech ról: autora, recenzenta

i redaktora prowadzącego. Wszystkie czynności, za wyjątkiem rejestracji, realizowane są

w panelu roboczym:

OJS: PANEL ROBOCZY -> ZGŁOSZENIA

PRZEPŁYW PRACY Z PERSPEKTYWY AUTORA

Wymagana rola: autor (rola automatycznie nadawana użytkownikom platformy

wydawniczej).

1. Założenie konta

Autor nieposiadający konta na platformie wydawniczej rejestruje się, czyli zakłada konto.

W tym celu klika „Zarejestruj” na stronie internetowej czasopisma.

Następnie autor wypełnia formularz rejestracji zawierający zgodę na przetwarzanie danych

osobowych.

Po założeniu konta autor może edytować profil, dodając dodatkowe informacje o sobie.

Na przykład może dodać identyfikator ORCID (o ile platforma wydawnicza jest powiązana z systemem ORCID). W prawym górnym rogu strony internetowej/panelu roboczego najeżdża kursorem na nazwę użytkownika, a następnie klika „Wyświetl profil”, aby przejść do edycji w profilu.

2. Zgłoszenie tekstu

Autor posiadający już konto klika na stronie internetowej „Zgłoś tekst” w bocznym menu

lub z górnego menu wybiera „Zgłoszenia”. System wyświetla: (1) listę kontrolną z kryteriami, jakie musi spełniać tekst, (2) zasady dotyczące formatowania tekstu oraz (3) politykę prywatności.

Autor klika „Zgłoś nowy tekst”, aby przejść do formularza zgłoszenia.

Zgłoszenie nowego tekstu składa się z pięciu kroków odzwierciedlonych w formularzu zgłoszenia.

W pierwszym kroku autor zaznacza wszystkie pola listy kontrolnej („Wymagania wobec

zgłaszanego tekstu”). W polu „Wiadomość dla redaktora” może opcjonalnie zamieścić „List do redakcji” (tzw. cover letter). Po wypełnieniu pierwszej części autor klika „Zapisz

W drugim kroku autor przesyła plik z tekstem oraz ewentualnie dodatkowe pliki (np. plik ze

zbiorem surowych danych). Klika „Prześlij plik”, aby wywołać formularz przesyłania pliku. Następnie wybiera element artykułu (czyli typ przesyłanego pliku), klika „Prześlij plik”, aby wybrać lokalizację pliku na swoim dysku, a następnie potwierdza poprawność przesłanych danych klikając „Kontynuuj”. Po przesłaniu wszystkich plików klika „Zapisz i kontynuuj” w formularzu zgłoszenia.

W trzecim kroku autor wprowadza metadane zgłaszanego tekstu, w tym tytuł, abstrakt,

dane wszystkich autorów, słowa kluczowe, a także inne metadane, jakich wymaga redakcja czasopisma. Następnie klika „Zapisz i kontynuuj”.

W czwartym kroku autor klika „Zakończ proces zgłaszania tekstu”, aby ukończyć proces

zgłaszania tekstu i przesłać go na platformę czasopisma.

W piątym kroku system wyświetla komunikat informujący autora o wysłaniu zgłoszenia.

Po wylogowaniu się i ponownym zalogowaniu do systemu autor będzie automatycznie

przekierowany do części panelu roboczego z listą zgłoszonych tekstów. Tutaj może śledzić, na jakim etapie znajduje się jego zgłoszenie.

3. Przesłanie poprawek (pierwsza runda recenzji)

Autor otrzymuje wiadomość e-mail z powiadomieniem o decyzji redakcji w sprawie tekstu.

Wiadomość zawiera recenzje. W dalszej części omawianego przypadku omawiam sytuacje, gdy redaktor wymaga poprawek i ponownej recenzji.

Autor przygotowuje poprawioną wersję tekstu oraz odpowiedź na recenzje. Po zalogowaniu

się na platformę i przejściu do miejsca ze zgłoszeniem (1) przesyła plik z poprawioną wersją tekstu oraz (2) dodaje nową dyskusję, (3) w której dziękuje redakcji za nadesłane recenzje oraz (4) do której załącza plik z odpowiedzią na recenzje. Na końcu (5) klika „Ok”, aby przesłać wiadomość z dyskusji do redaktora prowadzącego.

Autor oczekuje na decyzję redakcji w sprawie tekstu.

4. Przesłanie poprawek (druga runda recenzji)

Autor otrzymuje wiadomość e-mail z powiadomieniem o decyzji redakcji w sprawie tekstu.

Wiadomość zawiera recenzje. Autor postępuje w taki sam sposób, jak przy pierwszej

rundzie recenzji, aż uzyska decyzję o akceptacji lub odrzuceniu tekstu.

Na tym kończą się czynności autora związane z obiegiem tekstu od zgłoszenia do akceptacji

lub odrzucenia. System umożliwia również nadzór nad procesem korekty i składu, dlatego

autor może być poproszony dodatkowo o przesłanie na platformę tekstu z zaakceptowaną

korektą oraz sprawdzenie tekstu po składzie (pliku PDF).

PRZEPŁYW PRACY Z PERSPEKTYWY SEKRETARZA REDAKCJI

Wymagana rola: redaktor czasopisma (rola nadawana użytkownikom platformy

wydawniczej przez administratora czasopisma lub innego redaktora czasopisma) +

osoba wskazana podczas konfiguracji czasopisma na platformie jako główna osoba do kontaktu.

1. Sprawdzenie tekstu i przydzielenie redaktora

Sekretarz redakcji otrzymuje wiadomość e-mail z powiadomieniem o nowym zgłoszeniu.

Wiadomość zawiera link, który po kliknięciu otwiera panel roboczy w miejscu z nowym zgłoszeniem.

Sekretarz redakcji sprawdza poprawność zgłoszenia, tj. czy tekst został przygotowany

zgodnie z jasno komunikowanymi na stronie internetowej czasopisma wytycznymi dla autorów. Ponadto sprawdza (1) czy zostały załączone poprawne pliki i (2) czy wprowadzone do formularza metadane są poprawne, a następnie (3) klika „Przypisz”, aby przydzielić