Wstawianie elementów „wewnętrznych”
W ramach programu MS Word można wstawiać do tekstu dokumentu różnego rodzaju elementy, które na potrzeby tego kursu nazywam „wewnętrznymi”, w odróżnieniu od elementów „zewnętrznych”, których źródłem są inne programy.
1. Nagłówek i stopka
Nagłówki i stopki są to teksty, pisane na, odpowiednio, górnym i dolnym marginesie, poza obszarem tekstu (chodzi o to, żeby użytkownik wpisując tekst, ich nie uszkodził). Przykładem nagłówków są często spotykane w górnej części strony tytuły rozdziałów, przykładem stopki są numery stron (opisane oddzielnie w następnym punkcie).
W opisywanej wersji programu MS Word elementy te edytujemy poprzez opcję menu Widok/nagłówek i stopka.
Tekst nagłówka wpisujemy w oknie edycyjnym, które zobaczymy na ekranie. Tekst ten podlega wszelkim omówionym wcześniej zasadom formatowania czcionki i akapitu.
Często wymagane jest, aby nagłówki były oddzielone od reszty tekstu linia poziomą. Linie tę najprościej uzyskać poprzez narzędzie Krawędzie paska narzędzi (wskazane na poniższym przykładzie). Pamiętajmy, że linia ta wstawia się w bieżącej pozycji kursora (w ten sposób wstawiana linia pozioma rozciąga się zawsze od marginesu do marginesu i można jej używać również w tekście w celu oddzielenia od siebie jego fragmentów)
Edycję nagłówka kończymy klikając przycisk Zamknij na pasku narzędzi. Ponowna jego edycja nastąpi po podwójnym kliknięciu na istniejący nagłówek.
Jeżeli chcemy w dokumencie zdefiniować odrębne nagłówki dla stron lewych (najczęściej parzystych) i prawych (najczęściej nieparzystych), klikamy na opisywanym pasku narzędzi na narzędzie i w otwartym wtedy oknie Ustawienia strony zaznaczamy opcję Inne na stronach parzystych i nieparzystych. Po zatwierdzeniu na kolejnych stronach naszego dokumentu znajdziemy wcześniej pisany nagłówek na stronach nieparzystych i puste, czekające na wpis, okno edycji nagłówka na stronach parzystych. W efekcie, po zamknięciu edycji nagłówków, otrzymujemy następujący efekt:
2. Numery stron
Numery stron są, najczęściej, przykładem stopki (bywają też numery stron jako nagłówki). Aby wstawić numer strony, nie trzeba wchodzić do omawianej wcześniej opcji edycji nagłówków i stopek, wystarczy użyć opcji menu Wstaw/Numery stron .
Jeżeli zależy nam na „doformatowaniu” tych numerów, klikamy przycisk Format.
Można np. ustawić numerowanie stron liczbami rzymskimi. Jeżeli nasza publikacja stanowi część np.
większej monografii, jej pierwsza strona może nosić numer 5, co można ustawić w dolnej części tego okna. Pamiętajmy jednak, że w rzeczywistości opcja ta związana jest z numerowaniem stron w obrębie sekcji (o których za moment), co może spowodować nieoczekiwane efekty (np. po stronie 6 może nastąpić 5). Oznacza to, że w przypadku podzielenia dokumentu na sekcje (a nawet obecności w nim kolumn) należy zawsze sprawdzić, czy numeracja stron jest zgodna z naszymi oczekiwaniami. Jeżli nie, trzeba w każdej kolejnej sekcji ustawiać początek numerowania stron (np od strony 6) opcją Rozpocznij od: omawianego okna.
3. Sekcje i inne znaki podziału
Tekst dokumentu można dzielić na różne sposoby. Jednym z nich jest tzw. twarde złamanie strony, czyli przerwanie tekstu w danym miejscu, aby ciąg dalszy zaczynał się od nowej strony – robimy to przy użyciu opcji menu Wstaw/Podział/Podział strony lub za pomocą kombinacji klawiszy Ctrl Enter. W efekcie we wskazanym miejscu wstawia się „znak podziału strony”, zwany też niekiedy „znakiem końca strony”, widoczny na podglądzie znaków ukrytych.
Innym rodzajem podziału dokumentu jest wspomniany wcześniej podział na sekcje. Sekcje, to oddzielone fragmenty dokumentu pozwalające na różnicowanie formatowania układu dokumentu pomiędzy stronami lub w obrębie jednej strony:
Dla każdej sekcji można niezależnie ustawić elementy formatowania:
• marginesy,
• rozmiar lub orientację strony,
• źródło papieru w drukarce,
• obramowania stron,
• wyrównanie pionowe,
• nagłówki i stopki,
• kolumny,
• numerowanie stron,
• numerowanie wierszy,
• przypisy dolne i końcowe.
Najczęściej sekcje pokrywają się z rozdziałami – w wielu książkach naukowych można zauważyć, że każdy rozdział ma własną numerację przypisów. Podziału na sekcje dokonujemy przy pomocy opcji menu Wstaw/Podział/ Następna strona (pozostałe sposoby podziału dokumentu na sekcje nie są zalecane). W efekcie, podobnie jak w przypadku wstawiania „znaku podziału strony”, dalszy tekst rozpocznie się od nowej strony, jednak tym razem będzie to już jednocześnie nowa sekcja.
Opcja Wstaw/Podział/Podział kolumny umożliwia ustalenie miejsca, w którym ma zakończyć się kolumna pierwsza tekście wielokolumnowym – domyślnie kolumny są dzielone „symetrycznie”, aby miały podobną wysokość. Po wstawieniu tego rodzaju podziału możemy np. uzyskać taki efekt:
4. Pola
Pola są to elementy tekstu, które podlegają aktualizacji (automatycznej bądź wymuszonej poprzez kliknięcie w tym miejscu prawym klawiszem myszy i wybranie opcji Aktualizuj pole). To, że dany tekst jest polem, poznajemy o tym, że po jego kliknięciu (bądź nawet bez – zależy od ustawień edytora) podświetla się on na szaro. Przykładem pola był omawiany już wcześniej automatyczny spis treści, innym przykładem może być data wstawiona przy pomocy opcji menu Wstaw/Data i godzina przy zaznaczonej opcji Aktualizuj automatycznie:
Po kliknięciu na nią prawym klawiszem myszy i wybraniu opcji Przełącz kody pól zobaczymy
„prawdziwy” wygląd pola, który MS Word interpretuje jako polecenie wyświetlenia bieżącej godziny:
Edycja pola umożliwia np. dostosowanie sposobu wyświetlania do naszych potrzeb. Np. po zmianie powyższego kodu na:
i po kliknięciu opcji Aktualizuj pole zobaczymy:
Program MS Word daje nam do dyspozycji dziesiątki pól, które niejednokrotnie umożliwiają uzyskanie efektów teoretycznie w tym programie niemożliwych do osiągnięcia. Dostęp do biblioteki pól zapewnia opcja menu Wstaw/pole.
5. Symbole
Przy pomocy opcji menu Wstaw/Symbol można do dokumentu wstawiać symbole, niedostępne z poziomu klawiatury…
…jak również różne znaki specjalne (niektóre omówione zostały już wcześniej):
Dla niektórych z przedstawionych symboli i znaków istnieją (podane obok nich) skróty klawiaturowe, dla większości nie. Jeżeli często używamy jakiegoś symbolu, dla którego skrót taki nie istnieje, można ustalić własny skrót, klikając przycisk Klawisz skrótu. W podanym poniżej przykładzie w celu wstawiania litery greckiej δ definiujemy skrót prawy Alt d. W tym celu w tablicy symboli wybieramy interesującą nas literę δ i wciskamy przycisk Klawisz skrótu. Otwiera się okno przypisania:
Wciskamy na klawiaturze kombinację klawiszy, którą chcemy wywoływać nasz symbol (prawy Alt d – pamiętajmy, że prawy Alt jest w rzeczywistości kombinacja klawiszy Alt i Ctrl). Wybrana kombinacja pojawia się w oknie Naciśnij nowy klawisz skrótu, natomiast w oknie Aktualnie przypisany do:
powinna się pojawić informacja, czy ta kombinacja nie jest już używana. Najlepiej, jeśli widzimy tam napis [nie przypisany]. Jeżeli kombinacja ta jest już używana, musimy się zdecydować, czy chcemy zmienić jej przeznaczenie, czy też wybrać inną kombinację. Po zdecydowaniu się wciskamy przycisk Przypisz i od tej pory zawsze w każdym tekście prawy Alt d wywoła nam symbol δ.
6. Przypisy
Niekiedy zachodzi konieczność wyjaśnienia terminów występujących w tekście, bądź też podania źródła informacji. Dokonuje się tego przy pomocy przypisów.
W omawianej wersji programu MS Word przypisy uzyskuje się poprzez ustawienie kursora bezpośrednio za objaśnianym wyrazem a następnym wejściu do opcji menu Wstaw/Odwołanie /Przypis dolny.
W miejscu tym zostaje wstawiony indeks przypisu, natomiast sam przypis znajduje się w miejscu, wskazanym w opcji Lokalizacja, w podanym przykładzie na dole strony, tuż nad marginesem. Oprócz przypisów dolnych możliwe jest tworzenie również przypisów końcowych, znajdujących się na końcu całego dokumentu, bądź też na końcu rozdziałów, wcześniej określonych jako sekcje.
Usunięcie przypisu polega na zaznaczeniu jego indeksu i skasowaniu przy pomocy klawisza Delete.
