Dariusz Milewski
Sprawozdanie z konferencji
naukowej "Znaczenie dokumentacji i
archiwum w działalności szkoły
wyższej", Koszalin 27-28 kwietnia
2006 r.
Saeculum Christianum : pismo historyczno-społeczne 13/2, 301-305
2006
Saeculum C hristianum
13 (2006) n r 2
DARIUSZ MILEWSKI
SPRAWOZDANIE Z KONFERENCJI NAUKOWEJ
ZNACZENIE DOKUMENTACJI I ARCHIW UM W DZIAłALNOŚCI SZKOŁY WYŻ SZEJ, KOSZALIN, 27-28 KWIETNIA 2006 R.
„Znaczenie dokumentacji i archiwum w działalności szkoły wyższej” stały się tem a tem naukowej konferencji archiwalnej, zorganizowanej dniach 27-28 kwietnia 2006 r. w Koszalinie. Pomysłodawcą oraz gospodarzem konferencji była Politechnika K oszaliń ska, zaś bezpośrednim i organizatorami Biuro Rektora, Archiwum oraz Wydział E kon o mii i Zarządzania Politechniki Koszalińskiej. Obrady konferencji przebiegały w sali se nackiej głównego gmachu Politechniki przy ul. Śniadeckich 2. Uczestniczyło w nich bli sko 30 osób z archiwów różnych szkół wyższych, przeważnie zachodniej i północnej Pol ski. Archiwum Uniwersytetu Kardynała Stefana Wyszyńskiego w Warszawie reprezen tował mgr Dariusz Milewski. Zaproponowana tematyka objęła opisanie i porównanie dokumentacji, wytwarzanej w szkołach wyższych, ze szczególnym uwzględnieniem mało znanej, specyficznej dokumentacji szkół technicznych. M iało to na celu nie tylko zazna jom ienie uczestników konferencji z różnorodnością typów dokumentacji, wytwarzanej przez szkoły wyższe, ale również ze sposobami jej archiwizacji.
K onferencję otworzył w dniu 27 kw ietnia o godz. 9 prorektor ds. studenckich, or ganizacji i rozwoju Politechniki K oszalińskiej, prof. M ichał Jasiulewicz. N astępnie głos zabrał prof. Bogusław Polak, były dziekan W ydziału Ekonom ii i Zarządzania P o litechniki Koszalińskiej. Przedstawił on najpierw dzieje uczelni. Starania o utworzenie szkoły wyższej w K oszalinie podejm ow ano m.in. na fali ożywienia życia sp ołeczn o-p o litycznego w 1956 r., jednak dopiero działalność społeczn ego kom itetu budowy W yż szej Szkoły Inżynierskiej od 1967 r. przyniosła pożądany skutek. R ozporządzenie R a dy M inistrów z 8 czerwca 1968 r. utworzyło W yższą Szkołę Inżynierską w K oszalinie, której pierwszym rektorem został doc. Jerzy Sm oleński z Gdańska. Archiwum nowo powstałej uczelni w eszło w skład D ziału G ospodarczego i zajmowało się w pierwszej kolejności zabezp ieczeniem dokum entacji personalnej - pracowników i studentów - oraz finansowej. Dokum entacja składowana była początkowo w jednym z pom iesz czeń dom u studenckiego, w złych warunkach. Prelegent zwrócił uwagę, że jest to zwy kły los wszystkich archiwów w Polsce.
Jako kolejny głos zabrał mgr Adam Frydrysiak z Wydziału Ekonom ii i Zarządzania Politechniki Koszalińskiej. Tematem jego wystąpienia były Podstawy prawne obiegu d o kumentacji oraz jej zabezpieczania. Prelegent om ów ił ustawodawstwo, dotyczące
doku-m entacji i archiw ów szkół wyższych, a tak że w ew nętrzne nordoku-m atyw y k ancelaryjne P oli techniki Koszalińskiej. Scharakteryzow ał rów nież ak ta studenckie n a podstaw ie ro z p o rząd zen ia M in istra E du k acji N arodow ej z 20 w rześnia 2000 r. w spraw ie doku m en tacji przebiegu studiów (Dz. U . 2000, n r 81, poz. 907) o raz zreferow ał ro zp o rząd zen ie M in i stra K ultury z 15 lutego 2005 r. w spraw ie w arunków przechow yw ania d okum entacji osobow ej i płacow ej pracodaw ców (Dz. U. 2005, n r 32, poz. 284), w skazując n a d o w ar tościow anie tej d o k u m en tacji p rzez m in istra poprzez określen ie w ro zp o rząd zen iu sp o sobu jej przechowywania.
Z o sta tn im w y stąp ien iem p rz e d przerw ą w y stąpiła m gr Sylwia B rzechw a, k iero w n ik B iu ra R e k to ra P o litec h n ik i K oszalińskiej. T em atem w y stąp ien ia były A k ta o zn a
czeniu trwałym (kat. , , A ’), ich charakterystyka i znaczenie dla praw idłow ego fu n k c jo n o w ania uczelni. P re le g e n tk a p rz ed staw iła z a d a n ia B iu ra R e k to ra , z któ ry m i w iąże się
w ytw arzanie o k reślonych rodzajów d o k u m en tacji, a z a te m o b słu g a o rg a n ó w k o leg ial nych (S e n a tu , kom isji sen ack ich ), w ydaw anie zarząd zeń , o b słu g a uroczystości, w sp ó ł p ra c a z o rg an izacjam i krajow ym i i zagranicznym i. O m ó w io n a z o sta ła rów nież te c h n iczn a stro n a p rzekazyw ania akt d o archiw um uczelni - zg o d n ie z in stru k cją k a n c e la ryjną, m a się to odbyw ać po 2 lata ch , p o d czas gdy faktycznie zaległości sięgają dwóch k a d en cji rek to rsk ich . W y stąpienie z am k n ęło o m ów ienie w d ra ża n ia w życie instrukcji k an celary jn ej, w prow adzonej z arz ą d z en ie m n r 13/2005 re k to ra P o litech n ik i K o szaliń skiej z 30 m aja 2005 r.
Po półgodzinnej przerw ie, o godz. 11 d r Ja n u sz B artoszew ski z A rchiw um P olitech niki Koszalińskiej wznow ił obrady. Jak o pierw sza głos za b ra ła m gr A n n a D om alanus z A rchiw um U niw ersytetu im. A d am a M ickiew icza w Poznaniu. T em atem w ystąpienia było M iejsce dokum entacji studenckiej w archiwum uczelnianym . D o k u m en ta cja stu d e n c k a stanow i z reguły około 80% zasobu archiw um uczelnianego. P releg en tk a sc h a ra k te ryzow ała j ą n a przykładzie A rchiw um U A M . W skład d o k u m en tacji studenckiej w ch o dzą nie tylko teczki studenckie, ale też w szelkiego ro d zaju po m o ce ew idencyjne - księgi im m atrykulacyjne i eksm atrykulacyjne, z astą p io n e z czasem przez album studentów , k a rto tek i i dzienniki stu d e n ta , w reszcie zbiorcze p ro to k o ły egzam inacyjne i księgi dy plomów . P releg en tk a p rzedstaw iła też album y m agistrów , b ęd ące swego rodzaju p o łą czeniem album u i d ziennika stu d en ta, o becnie już nie prow adzone. D o k u m en tację stu d en ck ą stanow ią rów nież ak ta dyscyplinarne, ak ta organizacji m łodzieżow ych - w przy p ad k u U A M bo g ate do 1939 r. - zdjęcia i w reszcie indyw idualne teczki studentów . Po om ów ieniu zaw artości teczki studenckiej, p re le g en tk a zajęła się p ro b lem em w ykorzy stan ia akt studenckich, w skazując trzy głów ne cele, którym m ogą służyć te akta: sprawy adm inistracyjne, ogólne b a d an ia naukow e o ra z poszukiw ania genealogiczne. W dalszej części w ystąpienia przedstaw ione zostały przepisy praw ne, dotyczące d o k u m en tacji stu denckiej, łącznie z najnow szym ro z p o rzą d zen iem M in istra E dukacji N arodow ej i S p o r tu z d n ia 18 lipca 2005 r. w spraw ie doku m en tacji p rzebiegu studiów (Dz. U . 2005, nr 149, poz. 1233). N a zakończenie m gr A. D o m alan u s om ów iła perspektyw y z m ian w d o k u m en tacji studenckiej, zw iązane z inform atyzacją d ziekanatów i przechow yw aniem d o ku m en tó w w form ie elektronicznej. W ym aga to nie tylko tw orzenia nowych k o m p u te ro
wych baz danych w archiw ach, ale i o dejścia o d p o strzeg a n ia archiwów jak o składnic s ta rych dokum entów : archiw a powinny m ieć czynny u dział w k ształtow aniu d okum entacji już w dziekanatach.
Z k olejnym re fe ra te m , pt. D o ku m e n ta cja naukow o-badaw cza i je j znaczenie, w y stą p iła m gr M iro sław a M arkiew icz, k iero w n ik D ziału N au k i i W sp ó łp racy z G o sp o d ark ą . P o litech n ik a K o szalińska p ro w ad zi b a d a n ia n au k o w e w z ak resie budow nictw a, g e o d e zji i k a rto g rafii. Są to b a d a n ia p odstaw ow e (teo re ty c z n e i ek sp e ry m e n ta ln e d la z d o b y cia now ej w iedzy), sto so w an e (służące z asto so w an iu w iedzy w p rak ty ce) i rozw ojow e (w ykonyw anie lub d o sk o n a len ie m ateriałó w , u rz ąd z eń , m e to d itp .) D ziałaln o ść n a ukow a P o litech n ik i po z o staw ia specyficzny rodzaj d o k u m en ta cji naukow o-badaw czej, nie spotykanej w u czeln iach o p ro filu hum anistycznym . D o k u m e n ta c ja ta, o p ró cz p u blikacji naukow ych, o b ejm u je sp raw o zd an ia z prow ad zo n y ch b a d a ń i ich wyników o raz ro zw iązan ia tech n iczn e, po w stałe w tra k c ie b a d a ń (p a te n ty ). W D ziale N auki i W sp ó łp racy z G o s p o d a rk ą g ro m ad z o n a je s t d o k u m en ta cja z z ak re su b a d a ń n a u k o wych (w tym np. z a d a n ia badaw cze i p ro jek ty finansow e), rozw oju k ad ry naukow ej, w spółpracy zagranicznej o ra z w ynalazczości i p aten tó w . C h arak tery sty k a tej d o k u m en tacji zakończyła w ystąpienie.
Zam ykający pierw szy dzień o b ra d re fe ra t wygłosił m gr A ndrzej Jab ło ń sk i z działu n ad zo ru w A rchiw um Państw ow ym w Szczecinie. T em atem w ystąpienia był Stosunek
w ładz Uniwersytetu Szczecińskiego do dokum entacji i archiwum. P releg en t przedstaw ił
powyższą kw estię n a tle innych uczelni, których archiw a p odlegają k o n tro li A rchiw um Państw ow ego w Szczecinie, skupiając się n a sposobie archiw izacji p rac dyplomowych. Są o n e rozproszone, znajdując się w archiw ach, b ibliotekach głównych b ąd ź b ib lio te k ach wydziałowych szkół wyższych. Przykładow o, w P olitechnice Szczecińskiej arch i w um grom adzi całość akt studenckich, ale bez p rac dyplom ow ych, k tó re zn ajd u ją się w b ibliotekach wydziałowych, częściowo w form ie elektronicznej. W Pom orskiej A k a d e m ii M edycznej funkcjonują archiw a d ziekanatów - w archiw um głównym przechow yw a n e są ak ta stu d en tó w skreślonych. A k ad em ia M o rsk a w Szczecinie zgrom adziła całość p rac w b ibliotece głównej, podczas gdy w A k ad em ii Rolniczej są one rozproszone m ię dzy b ib lio tek ą głów ną, gdzie w chodzą do działu zbiorów specjalnych, archiw um i W y działem E konom iki. W reszcie w U niw ersytecie Szczecińskim p race dyplom ow e g ro m a dzone są w b ibliotekach wydziałowych i instytutow ych o raz w archiw um uczelnianym , przy czym do archiw um trafiają a k ta d o p iero o d 2001 r. B iblioteka głów na grom adzi tyl ko p race doktorskie, aczkolw iek nie o bejm uje p rac z dw óch w ydziałów ekonom icznych, k tó re przechow ują je w b ibliotekach wydziałowych. Ogólny stan zasobu p ra c dyplo m o wych je s t zły - nie m a wszystkich p rac w archiw um , a są też b rak i w b ibliotekach w ydzia łowych. N ie w ypracow ano żadnych stan d ard ó w postęp o w an ia z p racam i dyplomowymi, co ob ecn ie skutkuje negatyw nie n a stan ich przechow yw ania w uczelni.
W ystąpienie mgr. A. Jabłońskiego zakończyło m erytoryczną część o b ra d pierw szego d n ia konferencji. Po p o łu d n iu uczestnicy udali się do M ielna, właściw e obrady w znow io no zaś d n ia n astęp n eg o , 28 kw ietnia, o godz. 9. Przew odnictw o o b ra d o b jął prof. B o g u sław Polak, zaś z pierw szym re fe ra te m w ystąpił d r Ja n u sz B artoszew ski z A rchiw um P o
litechniki K oszalińskiej. T em atem w ystąpienia było Znaczenie archiwum w prawidłowym
zabezpieczaniu dokum entacji wytwarzanej w Politechnice Koszalińskiej. P releg en t p rz e d
staw ił najpierw b azę lokalow ą archiw um , k tó re o becnie dysponuje dw om a niedużym i pom ieszczeniam i piwnicznymi. Przedstaw ił też plan budow y c en tru m inform acyjnego, w którym przew idziano dodatkow e pom ieszczenia dla archiw um . N astęp n ie p releg en t om ów ił zasób archiw um , traktow any - m im o p rzekształcenia Wyższej Szkoły Inżynier skiej w P olitechnikę K oszalińską w 1996 r. - jak o zesp ó ł złożony, w brew sugestiom A r chiw um Państw ow ego w K oszalinie, zalecającego w yodrębnienie akt W SI w odręb n y z e spół. A rchiw um o bejm uje ak ta z lat 1968-2003, przew ażnie ak ta k ate g o rii B, w tym w iększość akt studenckich B E 50. S p o ra ilość d o k u m en tacji finansowej jest b rak o w an a n a bieżąco. P ośród d okum entacji archiw alnej (a k ta kat. A ) przew ażają ak ta z B iu ra R e k torskiego. P releg en t om ów ił sposób przekazyw ania akt do archiw um , w skazując na znaczne luki, dotyczące zwłaszcza początkow ego o k re su dziejów uczelni. N a zak o ń cze nie w ystąpienia d r J. B artoszew ski przedstaw ił funkcje archiw um w uczelni, a więc k ształtow anie narastająceg o zasobu archiw alnego poprzez u dział w przygotow aniu i w d rażan iu norm atyw ów kancelaryjnych, o pracow anie d o k u m en tacji w archiw um oraz u d o stęp n ian ie akt. D odajm y, że w ystąpieniu tow arzyszyła p rezen tacja wybranych teczek archiw alnych, ilu stru jąca sposób o pracow ania i z abezpieczenia akt.
K olejny re fe ra t d r J. B artoszew ski pośw ięcił norm atyw om kancelaryjnym , obow iązu jącym w P olitechnice Koszalińskiej. P re leg en t przedstaw ił dzieje kształtow ania się w spółczesnych przepisów kancelaryjnych, łącznie z w prow adzeniem w Polsce i w uczel niach polskich bezdziennikow ego system u kancelaryjnego, o p arteg o n a w ykazie akt. W Wyższej Szkole Inżynierskiej obowiązywał system dziennikow y - p race n ad n ap isa niem i w prow adzeniem w życie norm atyw ów , opartych n a system ie bezdziennikow ym p o d jął d r J. B artoszew ski w 1979 r. O pracow ane p rzezeń przepisy zostały ponow nie zm odyfikow ane w 2005 r., kiedy to nap isan o nowy wykaz akt. P releg e n t p o dkreślił tru d ności w zaprow adzeniu now ego system u - n iek tó re k om órki organizacyjne uczelni n a dal stosują dziennik podawczy.
Po w y stąpieniu dr. J. B artoszew skiego uczestnicy k o n fe re n c ji u d ali się n a zw iedza n ie archiw um w ydziałow ego W ydziału E k o n o m ii i Z a rz ą d z a n ia P o litech n ik i K o szaliń skiej przy ul. K w iatkow skiego, po czym p o w ró co n o n a salę o b ra d , gdzie o godz. 11.30 głos z a b ra ł m g r S ław om ir M ia ra, d y re k to r A rchiw um P aństw ow ego w K oszalinie. Te m ate m w y stąp ien ia była O cena działalności archiwów uczelnianych d o ko n a n a p rzez A r
chiw um Państwowe w Koszalinie. P re leg e n t ro zp o czął o d o m ó w ien ia obow iązującej
ustaw y archiw alnej, w skazując n a p o trze b ę w p ro w ad z en ia p rzepisów egzekucyjnych, k tó re um ożliw iłyby w pływ anie n a sytuację archiw ów w Polsce. N astę p n ie w skazał na d o b rą o b sa d ę archiw ów u czelnianych, gdzie z reguły p ra c u ją archiw iści, d o b rz e przy gotow ani do w ykonyw ania zaw odu - o d ró ż n ia to ko rzy stn ie archiw a u czeln ian e o d a r chiw ów zakładow ych. Z ap o w ied ział też d o k o n a n ie analizy sytuacji w szystkich a rch i wów szkół wyższych w Polsce.
Po w ystąpieniu m gr S. M iary przystąpiono do dyskusji. D r H a n n a K rajew ska, d yrek to r A rchiw um Polskiej A k ad em ii N au k w W arszawie, zw róciła uwagę n a konieczność
o dróżnienia, także w nazew nictw ie, archiw ów uczelnianych o d archiwów zakładow ych, co w ynika ze specyfiki akt, w ytw arzanych przez szkoły wyższe. P oruszyła też p ro b lem a r chiwizacji dok u m en tó w elektronicznych o raz spuścizn po pracow nikach naukow ych, k tó re trafiają często do przypadkow ych osób. W skazała także n a niską św iadom ość a r chiw alną w społeczeństw ie, k tó ra skutkuje n ied o c en ian ie m archiwów, p ro p o n u jąc w p ro w adzenie inform acji o archiw ach do szkół. Z w róciła rów nież uw agę n a fakt, że po 1945 r. nie w ybudow ano w Polsce ani jed n eg o archiw um . Jak o je d e n ze sposobów z m ia ny tej sytuacji w skazała konieczność ustaw icznych szkoleń archiwistów, aby m ogli oni stać się p a rtn e ram i dla w ładz, tak że uczelnianych.
D r W anda M róz, d y rek to r A rchiw um Szkoły Głów nej H andlow ej w W arszawie, n a w iązując do wypow iedzi d r H. Krajew skiej, p rzedstaw iła kw estię organizow ania w arsz tatów archiw alnych jak o form y dokształcan ia archiwistów. W skazała też n a w ysoką p o zycję zaw odu archiwisty w E u ro p ie Z ach o d n iej, om aw iając działalność szkoły archiw al nej w M arb u rg u , kształcącej wysokiej klasy specjalistów.
M gr S ław om ir M ia ra zw rócił uw agę n a k onieczność zachow ania przez archiw a szkół wyższych autonom ii, zarów no w ew nętrznej - w uczelniach, gdzie archiw a pow inny być osobnym i k o m ó rk am i organizacyjnym i - ja k i zew nętrznej, co pow inno znaleźć wyraz w nowej ustaw ie archiw alnej. W skazał też n a tru d n o ści m ate rialn e w rozw oju archiwów, k tó re otrzym ują znikom e do tacje n a inwestycje - przykładem tego stan u rzeczy jest przedłużający się re m o n t budynku A rchiw um Państw ow ego w K oszalinie. O dbija się to rów nież n a słabym upo sażen iu archiw istów polskich, zwłaszcza w p o ró w n an iu z archiw i stam i z E u ro p y Z achodniej.
N a tragiczny nieraz los archiwów i archiw aliów polskich, k tó re niszczeją b ezp o w ro t nie z pow odu bezm yślności b ąd ź z an ied b an ia, zw rócił uw agę prof. B. Polak. L ekcew aże nie i obojętn o ść d la archiwaliów, będących pam ięcią n a ro d u , p rz ek ład ają się n a sto su n ek do archiw ów i ich pracow ników w całym k raju, co negatyw nie o d ró żn ia Polskę od krajów E u ro p y Z achodniej.
O koło godziny 12.30 dyskusja d obiegła końca. D r J. B artoszew ski podziękow ał wszystkim za przybycie, po czym p ro re k to r prof. M. Jasiulew icz ogłosił zam knięcie o b rad. W yraził przy tym n adzieję n a kontynuację w spółpracy, zainicjow anej tą k o nferencją i szersze w łączenie się archiw ów szkół technicznych w p race archiw istów uniw ersytec kich. W ten sposób koszalińska k o n feren cja archiwów szkół wyższych d obiegła końca.
