REGULAMIN KONKURSU OFERT na:
WYBÓR BROKERA UBEZPIECZENIOWEGO DLA SZPITALA WOLSKIEGO W WARSZAWIE
ogłoszonego w dniu 11 września 2012 roku
§1
Postanowienia ogólne
1. Postępowanie jest prowadzone na podstawie niniejszego Regulaminu oraz w oparciu o obowiązujące normy prawne, bez zastosowania ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych.
2. Postanowienia Regulaminu mają zastosowanie do prac Komisji powołanej przez Dyrektora Szpitala Wolskiego w celu przeprowadzenia konkursu na wybór brokera ubezpieczeniowego, świadczącego nieodpłatnie usługi w zakresie pośrednictwa ubezpieczeniowego.
3. Konkurs zapoczątkowany jest poprzez opublikowanie ogłoszenia o konkursie, na stronie internetowej Szpitala pod adresem www.wolski.med.pl oraz wywieszenie treści ogłoszenia na tablicy ogłoszeń.
4. Konkurs ma charakter otwarty.
5. Konkurs przeprowadzony zostanie w dwuetapowym postępowaniu:
1) I etap – ocena ofert pod kątem spełnienia warunków dopuszczających do udziału w konkursie określonych w niniejszym regulaminie,
2) II etap – negocjacje z wykonawcami w celu wyboru oferty najkorzystniejszej i zawarcia umowy.
6. Ogłoszenie o konkursie zostanie podane do publicznej wiadomości na co najmniej 7 dni przed wyznaczonym terminem składania ofert.
§2
Przedmiot konkursu
1. Celem konkursu jest wyłonienie brokera ubezpieczeniowego i powierzenie mu zadań związanych z przedmiotem działań podejmowanych przez Szpital Wolski w Warszawie. Zadania powinny być realizowane w oparciu o ustawę z dnia 22 maja 2003 roku o pośrednictwie ubezpieczeniowym (Dz. U. z 2003 r., nr 124, poz. 1154 z późn. zm.).
2. Do zadań tych będą naleŜały w szczególności:
1) identyfikacja i analiza ryzyka ubezpieczeniowego związanego z działalnością Szpitala,
2) wskazanie ryzyk, od których Szpital Wolski powinien się ubezpieczyć obligatoryjnie, a od których fakultatywnie,
3) analiza aktualnie posiadanych polis oraz przedstawianie propozycji programu ubezpieczeniowego, optymalnie dopasowanego do potrzeb Szpitala Wolskiego,
4) opracowanie koncepcji obsługi ubezpieczeniowej dla Szpitala Wolskiego,
5) informowanie o nowych produktach i usługach ubezpieczeniowych z zakresu transferu ryzyka ubezpieczeniowego,
6) przygotowywanie projektów dokumentacji przetargowej na wybór ubezpieczyciela, na podstawie ustawy Prawo zamówień publicznych oraz merytoryczna ocena złoŜonych ofert, 7) udział w charakterze doradcy w postępowaniach prowadzonych w celu wyłonienia
ubezpieczyciela oraz prowadzenie postępowań na wybór ubezpieczyciela, do których nie ma zastosowania Prawo zamówień publicznych,
8) sprawdzanie poprawności polis wystawionych przez ubezpieczyciela,
9) nadzór nad bieŜącą obsługą ubezpieczeń posiadanych przez Szpital Wolski, w tym kontrola terminów płatności składek ubezpieczeniowych oraz dokonywanie tzw. doubezpieczeń,
10) informowanie Szpitala Wolskiego z wyprzedzeniem o terminach wznowień oraz terminach płatności kolejnych składek,
11) pomoc w przeprowadzaniu w imieniu Szpitala Wolskiego procedur związanych ze zgłaszaniem i likwidacją powstałych szkód, (pomoc w kompletowaniu dokumentów) nadzór nad realizacją procedur odszkodowawczych, prowadzenie negocjacji z ubezpieczycielem aŜ do momentu wypłaty odszkodowania, windykacja roszczeń objętych ochroną ubezpieczeniową,
12) przeprowadzanie dla wybranych pracowników Szpitala Wolskiego bezpłatnego szkolenia w zakresie ubezpieczeń, w szczególności na temat:
a) ochrony oraz obowiązków ubezpieczonego, b) warunków ubezpieczenia bieŜących kontraktów,
c) procedur likwidacji szkód oraz zachowań w przypadku powstania szkód,
d) określenie zakresu przedmiotowego odpowiedzialności cywilnej, jaki powinien spełniać wykonawca w przypadku zapotrzebowania Szpitala Wolskiego, np. budowa, remonty, zakupy.
13) analiza i monitoring sytuacji ubezpieczyciela(i) udzielającego Szpitalowi Wolskiemu ochrony ubezpieczeniowej.
Przedmiot i zakres obsługi brokerskiej będą integralną częścią umowy, którą Szpital Wolski zawrze z Wykonawcą. Inne niŜ wskazane wyŜej zapisy umowy zostaną ustalone w drodze negocjacji i prac Komisji Konkursowej powołanej przez Zamawiającego i Wykonawcy wyłonionego w konkursie.
§3
Warunki udziału w konkursie
1. W konkursie mogą uczestniczyć wykonawcy, którzy prowadzą zarejestrowaną działalność gospodarczą i posiadają zezwolenie na wykonywanie działalności brokerskiej wydane przez właściwy organ nadzoru oraz są wpisani do rejestru brokerów ubezpieczeniowych.
2. Prowadzą nieprzerwaną działalność brokerską na polskim rynku ubezpieczeniowym od minimum 5 lat (licząc do dnia ogłoszenia konkursu) oraz posiadają siedzibę na terytorium RP.
3. Z udziału w konkursie wykluczone zostaną oferty złoŜone przez konsorcja.
4. Wykonawca winien znajdować się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej nieprzerwane świadczenie usług brokerskich na rzecz Szpitala Wolskiego w okresie trwania umowy. Wykonawca nie moŜe zalegać z opłacaniem podatków, opłat oraz składek na ubezpieczenie zdrowotne i społeczne, nie moŜe znajdować się w stanie likwidacji lub upadłości, ani w sytuacji zagraŜającej wszczęciem procedury likwidacyjnej bądź upadłościowej.
5. Warunkiem udziału w konkursie jest posiadanie ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej, zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 24 czerwca 2005 roku w sprawie obowiązkowego ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej z tytułu wykonywania działalności brokerskiej (Dz. U. z 2005 r., nr 122, poz. 1028) o sumie gwarancyjnej nie mniejszej niŜ 500 000,00 euro.
6. Wykonawca na dzień ogłoszenia konkursu musi dysponować, co najmniej dwoma zatrudnionymi osobami uprawnionymi do wykonywania czynności brokerskich zgodnie z ustawą o pośrednictwie ubezpieczeniowym z dnia 22 maja 2003 r. (Dz. U. z 2003 r., nr 124, poz. 1154) oraz legitymującymi się ukończeniem szkolenia w zakresie ustawy Prawo Zamówień Publicznych, potwierdzone stosownym certyfikatem.
7. Wykonawca w okresie 3 ostatnich lat (licząc do dnia ogłoszenia konkursu) powinien świadczyć usługi brokerskie w zakresie ubezpieczeń majątkowych dla co najmniej trzech jednostek słuŜby zdrowia.
8. Wykonawca w okresie 3 ostatnich lat (licząc od dnia ogłoszenia konkursu) powinien przeprowadzić, co najmniej dziewięć postępowań prowadzonych na podstawie Prawa zamówień publicznych, których efektem był wybór ubezpieczyciela dla jednostki sektora finansów publicznych w zakresie ubezpieczeń majątkowych.
9. Wykonawcy, którzy nie spełnią któregokolwiek z warunków zostaną wykluczeni z udziału w konkursie.
§4
Opis sposobu przygotowania oferty oraz wymagane dokumenty
1. Oferta powinna zawierać oświadczenia Wykonawcy, formularz ofertowy (załącznik nr 1) oraz oświadczenie brokera (załącznik nr 2), zawierający dokumenty wskazane w § 4.
2. Formularz ofertowy, oświadczenia Wykonawcy oraz regulamin konkursu są dostępne na stronie internetowej szpitala: www.wolski.med.pl. Oferta powinna zostać złoŜona w oryginale i musi być podpisana przez osobę uprawnioną do reprezentowania Wykonawcy.
3. W przypadku, gdy ofertę składa pełnomocnik, jego pełnomocnictwo do podpisania oferty powinno być złoŜone wraz z ofertą, chyba, Ŝe prawo do reprezentowania Wykonawcy wynika z dokumentów rejestrowych. Pełnomocnictwo powinno mieć formę oryginału lub kopii potwierdzonej za zgodność z oryginałem i podpisanej przez Wykonawcę.
4. Do oferty naleŜy załączyć:
a) aktualny odpis z właściwego rejestru, wystawiony nie wcześniej niŜ 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert,
b) potwierdzoną za zgodność z oryginałem kopię zezwolenia na prowadzenie działalności brokerskiej,
c) oświadczenie o prowadzeniu nieprzerwanie – od co najmniej 5 lat – działalności brokerskiej na polskim rynku brokerskim,
d) kopię polisy ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej z tytułu prowadzenia działalności brokerskiej odpowiadającej wymogom rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie obowiązkowego ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej z tytułu wykonywania działalności brokerskiej,
e) kopie bilansu i rachunku zysków i strat za rok 2011 lub równowaŜne w przypadku prowadzenia działalności gospodarczej,
f) zaświadczenie z właściwego oddziału Zakładu Ubezpieczeń Społecznych o niezaleganiu z opłacaniem składek z tytułu ubezpieczeń społecznych,
g) zaświadczenie z właściwego Urzędu Skarbowego o braku zaległości podatkowych wystawione nie wcześniej niŜ 3 miesiące przed upływem składania ofert,
h) wykaz podmiotów sektora finansów publicznych z ostatnich trzech lat, dla których broker świadczył usługę brokerską, wraz z rekomendacją lub referencjami od tych podmiotów, i) oświadczenie o liczbie postępowań o zamówienie publiczne, w roli biegłego lub członka
komisji, w zakresie ubezpieczeń sektora finansów publicznych w okresie ostatnich trzech lat w trybie ustawy Prawo zamówień publicznych,
j) oświadczenie o liczbie posiadanych w obsłudze jednostek i spółek zobligowanych do korzystania z procedury Prawa zamówień publicznych.
5. Dany podmiot moŜe złoŜyć tylko jedną ofertę. Wymagane dokumenty powinny być złoŜone w trwale zamkniętym opakowaniu (np. kopercie), uniemoŜliwiającym bezśladowe otwarcie i zapoznanie się z treścią oferty przed upływem terminu otwarcia ofert. Na opakowaniu naleŜy umieścić informację:
„Konkurs na wybór brokera ubezpieczeniowego
nie otwierać przed terminem otwarcia ofert, tj. 19 września 2012 roku do godz. 10:30”
6. Oferta wraz z załącznikami powinna być złoŜona w formie uniemoŜliwiającej jej samoistną dekompletację (bez udziału osób trzecich) oraz uniemoŜliwiającej zmianę jej zawartości bez widocznych śladów naruszenia. Strony oferty powinny być ponumerowane i parafowane przez uprawnioną osobę. Wszelkie poprawki naniesione w ofercie powinny być parafowane oraz oznaczone datą ich dokonania.
7. Opakowanie powinno równieŜ być opatrzone pieczęcią firmową Wykonawcy (lub opisem w przypadku jej braku), zawierającą co najmniej nazwę i adres.
8. W przypadku, gdy złoŜone dokumenty zawierają informacje, stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów o nieuczciwej konkurencji, Wykonawca powinien nie później niŜ w terminie składania ofert, w sposób nie budzący wątpliwości zastrzec, które informacje stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa.
9. Wykonawca moŜe zmienić lub wycofać ofertę przed upływem terminu składania ofert. Obie czynności wymagają formy pisemnej. Kopertę zawierającą zmienioną ofertę naleŜy opatrzyć napisem „Zmiana”. Pisemne oświadczenie o wycofaniu oferty naleŜy dostarczyć do siedziby urzędu w opisanej jak oferta kopercie, z napisem „Wycofane”. Oferty wycofane nie będą rozpatrywane. Wykonawca ponosi wszystkie koszty związane z przygotowaniem i złoŜeniem oferty.
10. Szpital Wolski nie zwraca wykonawcom dokumentów złoŜonych wraz z ofertą oraz zastrzega sobie moŜliwość ich weryfikacji.
11. Termin związania ofertą wynosi 30 dni od daty otwarcia ofert.
12. Szpital Wolski moŜe wezwać Wykonawcę do złoŜenia wyjaśnień dotyczących złoŜonej oferty oraz uzupełnienia brakujących dokumentów w wyznaczonym terminie.
§5
Sposób wyboru wykonawcy 1. Wyboru oferty dokona Komisja Konkursowa.
2. Komisja Konkursowa dokona analizy ofert pod względem poprawności ich sporządzenia oraz zgodności z niniejszym Regulaminem.
3. Komisja Konkursowa przeprowadzi negocjacje z wykonawcami, których oferta spełni wymagane warunki.
4. Po zbadaniu ofert i zakończonych negocjacjach komisja sporządza protokół z przeprowadzonego postępowania.
5. Protokół z przebiegu prac komisji powinien zawierać co najmniej:
a) datę i miejsce otwarcia ofert,
b) imiona i nazwiska członków komisji konkursowej z podaniem ich funkcji,
c) imiona i nazwiska lub nazwy wykonawców, którzy złoŜyli swoje oferty, wraz z ich adresami, d) informacje wynikające z przedstawionych dokumentów oraz oświadczeń,
e) informacje o najkorzystniejszej ofercie wraz z podaniem nazwy i adresu wybranego podmiotu, f) podpisy członków komisji konkursowej.
6. Informacja o wynikach konkursu zostanie przesłana pocztą elektroniczną wszystkim wykonawcom.
§6
Miejsce i termin składania ofert
1. Termin składania ofert upływa w dniu 19 września 2012 roku do godz. 10:00. Oferty w zamkniętych opakowaniach naleŜy złoŜyć w Kancelarii Szpitala Wolskiego – Pawilon nr 2 w siedzibie Szpitala.
2. Otwarcie ofert odbędzie się w dniu 19 września 2012 roku do godz. 10:30. w Sali konferencyjnej Szpitala Wolskiego w Warszawie.
3. Analizy złoŜonych ofert pod względem formalnym dokona Komisja Konkursowa powołana zarządzeniem Dyrektora Szpitala. Pracami komisji kieruje przewodniczący Komisji.
4. Oferty złoŜone po terminie zostaną zwrócone wykonawcom bez otwierania.
§8
Etap II – negocjacje prowadzone według poniŜszych zasad
1. Do negocjacji zostaną zaproszeni wykonawcy, którzy spełnia wymagania formalne Zamawiającego.
2. O wynikach oceny ofert oraz miejscu i terminie negocjacji wykonawcy zostaną powiadomieni pisemnie niezwłocznie po dokonaniu oceny ofert.
3. Negocjacje przeprowadzi Komisja Konkursowa.
4. Negocjacje są prowadzone osobno i maja charakter poufny.
5. Wykonawcy są zobowiązani do przedstawienia:
a) koncepcji obsługi ubezpieczeniowej Szpitala Wolskiego, b) koncepcji procesu likwidacji szkód,
c) koncepcji organizacji szkoleń z zakresu ubezpieczeń z proponowana listą szkoleń, d) projektu umowy.
6. Za kaŜdy ppkt w pkt 5 moŜna uzyskać maksymalnie 25 punktów. Oferta, która uzyska maksymalną liczbę punktów, tj. 100, zostanie uznana za najkorzystniejszą.
§ 9
Istotne postanowienia umowy
1. Szczegółowy zakres obowiązków brokera zostanie ujęty w umowie jaką Szpital Wolski zawrze z wykonawcą, który wygra konkurs.
2. Koszty czynności wynikających z umowy wybrany podmiot będzie pokrywał z środków własnych, a jego wynagrodzenie stanowić będzie prowizja wypłacana przez ubezpieczyciela.
3. Umowa z wybranym Brokerem zostanie zawarta na czas określony – 36 miesięcy. MoŜliwość wypowiedzenia przysługiwać będzie obu Stronom, a okres wypowiedzenia wynosić będzie 3 miesiące.
4. W przypadku raŜącego naruszenia zapisów umowy przez którąkolwiek ze Stron, drugiej Stronie będzie przysługiwało prawo do wypowiedzenia umowy w trybie natychmiastowym, bez okresu wypowiedzenia.
5. Wszelkie zmiany w umowie będą dokonywane w formie pisemnej, pod rygorem niewaŜności umowy.
6. W sprawach nieuregulowanych w umowie będą miały zastosowanie przepisy Kodeksu cywilnego oraz ustawy z dnia 22 maja 2003 r. o pośrednictwie ubezpieczeniowym (Dz. U. Nr 124, poz. 1151 z późn. zm.).
§10
Postanowienia końcowe
1. W przypadku, gdy konkurs nie zostanie zakończony zawarciem umowy z powodu uchylania się wybranego podmiotu od podpisania umowy w wyznaczonym terminie przez okres dłuŜszy niŜ 7 dni, Szpital Wolski niezwłocznie przystąpi do rozmów z tym Wykonawcą, który uzyskał następną w kolejności ilość punktów i podczas negocjacji podtrzymywał chęć zawarcia umowy.
2. Szpital Wolski zastrzega sobie moŜliwość zamknięcia konkursu bez wyboru oferty oraz moŜliwość odwołania lub zmiany jego warunków bez podania przyczyn.
3. W zakresie spraw, których rozwiązanie nie jest moŜliwe przy zastosowaniu Regulaminu, zastosowanie mają przepisy kodeksu cywilnego.
4. W przypadku wątpliwości związanych z zapisami Regulaminu, wykonawca moŜe zwrócić się z pytaniami na piśmie, przesyłając je pocztą lub faksem na numer 22 38-94-922 lub e-mailem na adres: zamowieniapubliczne@wolski.med.pl. Odpowiedzi zostaną udzielone w formie pisemnej za pomocą poczty elektronicznej.
5. Osobą upowaŜnioną do kontaktów z zainteresowanymi jest Julita Skonieczna – tel. 22 38-94-808, kom. 600-833-980.
Załączniki:
1) Załącznik nr 1 – formularz ofertowy 2) Załącznik nr 2 – oświadczenie brokera
Sporządził: Julita Skonieczna
Załącznik nr 1
FORMULARZ OFERTOWY/OCENY
Konkurs ofert na wybór brokera ubezpieczeniowego dla
Szpitala Wolskiego im. dr Anny Gostyńskiej, Samodzielnego Publicznego Zakładu Opieki Zdrowotnej
1. Nazwa Wykonawcy ...
(wpisać zarejestrowaną nazwę firmy)
2. Siedziba Wykonawcy ...
3. Zarejestrowany ...
4. NIP ...; REGON ...
5. Tel./fax ...
6. e-mail ...; www. ... (jeŜeli posiada);
7. województwo ...; powiat ...;
8. Imię i nazwisko osoby upowaŜnionej do reprezentowania firmy: ...
………...(imię i nazwisko) 9. Oświadczamy, Ŝe wyraŜamy chęć uczestnictwa w konkursie na wybór brokera
ubezpieczeniowego świadczącego nieodpłatnie usługi pośrednictwa ubezpieczeniowego zgodnie z ustawą z dnia 22 maja 2003 r. o pośrednictwie ubezpieczeniowym (Dz. U. Nr 124, poz. 1154 z późn. zm.) przeprowadzonego w terminach i na warunkach określonych w Regulaminie Konkursu.
10. UpowaŜniamy ... (imię i nazwisko) do reprezentowania brokera w konkursie (w załączeniu stosowane pełnomocnictwo).
11. UpowaŜniamy uprawnionych przedstawicieli Zamawiającego (Komisję Konkursową) do podjęcia działań mających na celu sprawdzenie oświadczeń, dokumentów i przedłoŜonych informacji oraz do wyjaśnienia ewentualnych wątpliwości, które mogłyby się pojawić w związku ze złoŜonymi w trakcie konkursu informacjami. Dla tych celów upowaŜniamy ...
(imię i nazwisko) do dostarczenia stosowanej informacji uznanej przez zamawiającego za konieczną i wymaganą w celu sprawdzenia oświadczeń i informacji zawartych w naszej ofercie.
12. Suma gwarancyjna w ramach ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej z tytułu prowadzenia działalności brokerskiej wynosi (potwierdzone kserokopią polisy):
………...
13. Doświadczenie na rynku – okres działalności firmy wynosi – w tym okres działalności brokerskiej w formie spółki prawa handlowego (potwierdzone kserokopią zezwolenia organu nadzoru na prowadzenie działalności brokerskiej i wypisem z właściwego organu rejestrowego):
………...
14. Kadra – liczba zatrudnionych pracowników posiadających zdany egzamin brokerski oraz szkolenie z zakresu Prawa zamówień publicznych (potwierdzone wykazem i zaświadczeniami):
………...
16. Liczba samodzielnie przeprowadzonych przez Wykonawcę postępowań o udzielenie zamówienia publicznego na usługi ubezpieczeniowe na podstawie ustawy z Prawo zamówień publicznych w okresie ostatnich trzech lat (potwierdzone wykazem wraz z danymi teleadresowymi jednostek):
………...
17. Liczba samodzielnie przeprowadzonych postępowań na wybór ubezpieczyciela przeprowadzonych zgodnie z ustawą Prawo Zamówień Publicznych (potwierdzone wykazem wraz z danymi teleadresowymi jednostek oraz kserokopią pełnej dokumentacji jednego samodzielnie przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego):
………...
…..………...
21. Koncepcja zgodnie z wymaganiami § 8 ust. 5 pkt a-d:
………...
Załącznik nr 2
OŚWIADCZENIE
Składając ofertę w konkursie na wybór brokera ubezpieczeniowego dla Szpitala Wolskiego świadczącego nieodpłatnie usługi pośrednictwa ubezpieczeniowego, zgodnie z ustawą z dnia 22 maja
2003 r. o pośrednictwie ubezpieczeniowym (Dz. U. Nr 124, poz. 1154 z późn. zm.), oświadczamy, Ŝe:
1. Dysponujemy niezbędną wiedzą i doświadczeniem, a takŜe potencjałem ekonomicznym i technicznym oraz pracownikami zdolnymi do wykonania zamówienia.
2. Zapoznaliśmy się ze szczegółowymi warunkami konkursu zawartymi w Regulaminie konkursu i przyjmujemy je bez zastrzeŜeń.
3. Posiadamy wszystkie informacje niezbędne do przygotowania oferty i wykonania zamówienia w określonym czasie.
4. Jesteśmy związani ofertą do terminu waŜności oferty wskazanego w Regulaminie konkursu.
5. W przypadku wyboru złoŜonej przez nas oferty zobowiązujemy się do zawarcia umowy na warunkach określonych w Regulaminie konkursu, a umowa zawierać będzie postanowienia zawarte w niniejszym Regulaminie oraz w złoŜonej w postępowaniu ofercie.
6. Wszystkie informacje i oświadczenia zamieszczone w ofercie oraz załącznikach są rzetelne, kompletne i prawdziwe w kaŜdym szczególe.
7. Załącznikami do niniejszej oferty, stanowiącymi jej integralną część, są:
1) ...
2) ...
3) ...
4) ...
5) ...
6) ...
7) ...
8) ...
9) ...
10) ...
11) ...
12) ...
13) ...
14) ...
15) ...
16) ...
Niniejszą ofertę składamy na ... kolejno ponumerowanych stronach.
... ...
(miejscowość, data) (podpis/y i pieczęć osoby/osób
upowaŜnionej/ych do występowania w imieniu wykonawcy)
