Regulamin konkursu na wybór brokera ubezpieczeniowego dla 18 podmiotów leczniczych, dla których podmiotem tworzącym jest Województwo Lubelskie

(1)

Regulamin konkursu na wybór brokera ubezpieczeniowego dla 18 podmiotów leczniczych, dla których podmiotem tworzącym jest Województwo Lubelskie

Regulamin konkursu na wybór brokera ubezpieczeniowego dla 18 podmiotów leczniczych,

dla których podmiotem tworzącym jest Województwo Lubelskie WYZNACZONY ZAMAWIAJĄCY:

Województwo Lubelskie ul. Artura Grottgera 4

20-029 Lublin Ilekroć w Regulaminie jest mowa o:

1. Zamawiającym – należy przez to rozumieć Województwo Lubelskie, które zostało wyznaczone do przeprowadzenia konkursu;

2. Podmiocie leczniczym – jeden z 18 podmiotów leczniczych, dla których podmiotem tworzącym jest Województwo Lubelskie, których wykaz stanowi załącznik do niniejszego regulaminu;

§ 1.

Warunki stawiane oferentom dopuszczające do udziału w konkursie 1. W postępowaniu mogą wziąć udział Wykonawcy, którzy spełniają poniższe warunki:

1) Prowadzą zarejestrowaną działalność gospodarczą i posiadają aktualne zezwolenie

na wykonywanie działalności brokerskiej wydane przez organ nadzoru oraz są wpisani do rejestru brokerów ubezpieczeniowych – w celu wykazania spełniania warunku należy złożyć wraz z ofertą kserokopię poświadczoną za zgodność z oryginałem zezwolenia, o którym mowa powyżej;

2) Doświadczenie na rynku — okres nieprzerwanego prowadzenia działalności brokerskiej jako spółka prawa handlowego – minimum 3 lata – w celu wykazania spełniania warunku Oferent złoży oświadczenie w ofercie (doświadczenie stanowi jedno z kryteriów oceny ofert opisanych w § 4 Regulaminu);

3) Liczba przeprowadzonych postępowań o udzielenie zamówienia publicznego na ubezpieczenie mienia i odpowiedzialności cywilnej zakładów opieki zdrowotnej udzielających świadczeń w trybie lecznictwa zamkniętego zakończonych podpisaniem umowy ubezpieczenia, w trybie ustawy Prawo zamówień publicznych dla jednostek sektora finansów publicznych, w ciągu ostatnich 3 lat – minimum 10 postępowań – w celu wykazania spełniania warunku Oferent złoży wraz z ofertą wykaz przeprowadzonych postepowań na załączniku nr 3 do Regulaminu;

4) Posiadają ważną polisę OC z tytułu prowadzenia działalności brokerskiej zgodnie z zapisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 maja 2018 r. w sprawie obowiązkowego ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej z tytułu wykonywania działalności brokerskiej wraz z potwierdzeniem zapłaty składki lub bieżącej raty składki.

2. Oferenci, którzy nie spełniają któregokolwiek z warunków, zostaną wykluczeni z udziału w konkursie.

§ 2.

Przedmiot i zakres zamawianych usług brokerskich

1. Zakres świadczonych usług przez brokera ubezpieczeniowego na rzecz 18 podmiotów leczniczych, dla których podmiotem tworzącym jest Województwo Lubelskie będzie obejmował w szczególności:

1) opracowanie w wyznaczonym przez Zamawiającego terminie Programu ubezpieczeniowego optymalnie dopasowanego do potrzeb podmiotów leczniczych, a następnie jego wdrożenie;

2) identyfikacja, analiza i ocena ryzyka ubezpieczeniowego związanego z działalnością podmiotów leczniczych;

3) wskazanie ryzyk, od których podmioty lecznicze powinny się ubezpieczyć bezwzględnie-obligatoryjnie, a od których dobrowolnie-fakultatywnie z uwzględnieniem

(2)

rekomendacji sposobów ubezpieczenia, alternatywnych form zabezpieczenia ryzyk ubezpieczeniowych (ich ewentualnego transferu), propozycji reasekuracji ryzyk ubezpieczeniowych;

4) opracowanie i przygotowanie kompletnego opisu przedmiotu zamówienia oraz pozostałej dokumentacji przetargowej, niezbędnej do przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia celem wyboru ubezpieczyciela Zamawiającego (w zakresie wszystkich ryzyk) - zgodnie z ustawą Prawo Zamówień Publicznych i/lub wewnętrznymi regulaminami podmiotów;

5) opracowanie warunków udziału w postępowaniu, warunków szczególnych ubezpieczenia korzystnych dla Zamawiającego, wykazu dokumentów, które muszą być dołączone do oferty, kryteriów oceny ofert i ich wagę oraz przedstawienie tych dokumentów do akceptacji Dyrektorom poszczególnych podmiotów leczniczych;

6) przeprowadzenie negocjacji z ubezpieczycielami biorącymi udział w postępowaniu.

7) udzielanie w porozumieniu z podmiotami leczniczymi odpowiedzi na pytania i przygotowanie ewentualnych wyjaśnień dotyczących merytorycznej strony dokumentacji przetargowej w trakcie procedury wyboru ubezpieczyciela, dokonanie sprawdzenia i oceny spełniania przez wykonawców warunków udziału w postępowaniu oraz merytorycznej oceny ofert i zgodności oferty z ogłoszeniem i SIWZ oraz udzielenie rekomendacji w zakresie wyboru najkorzystniejszej oferty;

8) sporządzenie wezwań i wyjaśnień dotyczących ofert wadliwych i niekompletnych;

9) przygotowanie projektów umów ubezpieczenia;

10) sprawdzenie i zbadanie złożonych ofert, w szczególności pod kątem spełnienia warunków udziału w postępowaniu i zgodności oferty z ogłoszeniem i SIWZ;

11) merytoryczne i formalne oceny ofert złożonych w postępowaniu o udzielenie zamówienia;

12) przygotowanie i zawarcie w imieniu poszczególnych podmiotów leczniczych umowy/umów ubezpieczenia z ubezpieczycielem wybranym po przeprowadzeniu postępowania o udzielenie zamówienia;

13) przygotowanie zawiadomienia w zakresie wyboru najkorzystniejszej oferty;

14) udział Oferenta w pracach komisji przetargowej w charakterze biegłego lub członka komisji powołanej dla przeprowadzenia postępowania o zamówienie publiczne;

15) przygotowania protokołu ZP-PN wraz z załącznikami;

16) wsparcie przy zawieraniu umów ubezpieczenia z wybranym w wyniku postępowania ubezpieczycielem, przygotowanie wszelkich dokumentów ubezpieczeniowych i prowadzenie korespondencji z ubezpieczycielami na etapie przygotowania-zawarcia- realizacji umowy, sprawdzanie poprawności umów ubezpieczeniowych i polis wystawionych przez ubezpieczyciela;

17) nadzór nad bieżącą obsługą ubezpieczeń zawartych przez Zamawiającego, w tym kontrola terminów płatności składek ubezpieczeniowych oraz dokonywanie tzw.

do ubezpieczeń. Informowanie Dyrektorów podmiotów leczniczych z wyprzedzeniem o terminach wznowień oraz terminach płatności kolejnych składek;

18) współpraca z Dyrektorami podmiotów leczniczych w zakresie ubezpieczania nowych zakresów działalności medycznej lub w przypadku dokonania zakupu sprzętu medycznego podlegającego ubezpieczeniu;

19) przegląd i ewentualne opracowanie procedur związanych ze zgłaszaniem powstałych szkód i zdarzeń;

20) przeprowadzanie w imieniu podmiotów leczniczych procedur związanych ze zgłaszaniem powstałych szkód, nadzór nad realizacją procedur i postępowań odszkodowawczych, prowadzenie negocjacji z ubezpieczycielami, aż do momentu wypłaty odszkodowania, windykacja roszczeń objętych ochroną ubezpieczeniową, w tym również reprezentowanie podmiotu leczniczego w sprawach spornych przed ubezpieczycielami i innymi osobami trzecimi w ścisłej współpracy z podmiotem leczniczym, w szczególności działem prawnym podmiotu leczniczego (zgłoszenia

(3)

szkód, kontrola dokumentacji szkodowej, pomoc w formułowaniu i dochodzeniu roszczeń, raporty szkodowe i inne czynności niezbędne w tym zakresie);

21) analiza wszystkich wskazanych przez podmiot leczniczy aktualnie posiadanych polis ubezpieczeniowych, w tym w zakresie pracowniczego grupowego ubezpieczenia na życie;

22) nieodpłatne szkolenia dla pracowników podmiotów leczniczych dotyczące funkcjonowania pakietu ubezpieczeń, ryzyk odpowiedzialności, obowiązków ubezpieczonego, procedur likwidacji szkód oraz zachowań w przypadku powstania szkód (minimum 5 szkoleń w ciągu roku);

23) doradztwo dotyczące redukcji skutków poszczególnych szkód;

24) opracowanie i wdrożenie Programu poprawy jakości i zarządzania ryzykiem oraz przeprowadzanie cyklicznych audytów i szkoleń w tym zakresie. Program poprawy jakości i zarządzania ryzykiem służyć ma w szczególności poprawie bezpieczeństwa pacjentów, jakości udzielanych świadczeń oraz minimalizacji ryzyka wystąpienia roszczeń będących skutkiem błędów medycznych i/lub zdarzeń medycznych i/lub zdarzeń niepożądanych oraz załączenie wykazu tematycznego szkoleń dla personelu medycznego i niemedycznego np.: z zakresu zamówień publicznych, reżimów odpowiedzialności w procesie udzielania świadczeń medycznych itp. (Każdy podmiot leczniczy wybierze z wykazu max. 5 szkoleń na rok);

2. Oferent zawrze oddzieleni umowy z każdym z 18 podmiotów leczniczych na okres do dnia 31 grudnia 2023 r., od dnia w którym ewentualna poprzednia umowa oświadczenie usług brokerskich wygaśnie bądź ulegnie rozwiązaniu.

§ 3.

Dokumenty, jakie należy dołączyć do oferty

1. Oświadczenie o spełnianiu wszystkich warunków wymaganych określonych w niniejszym regulaminie konkursu.

2. Numer KRS lub CEIDG - dotyczy warunku 1.

3. Pozwolenie na prowadzenie działalności brokerskiej oraz zaświadczenie o wpisie do rejestru brokerów ubezpieczeniowych - dotyczy warunku 1.

4. Kopię polisy obowiązkowego ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej z tytułu prowadzenia działalności brokerskiej zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie obowiązkowego ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej z tytułu wykonywania działalności brokerskiej oraz jeśli Wykonawca posiada: kopię polisy dobrowolnego ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej z tytułu prowadzenia działalności brokerskiej na terenie RP - dotyczy warunku 5.

5. Oświadczenie o prowadzeniu nieprzerwanie - od co najmniej 3 lat - działalności brokerskiej na polskim rynku ubezpieczeniowym - dotyczy warunku 3. (oświadczenie składane w ofercie)

6. Wykaz przeprowadzonych, w ciągu ostatnich 3 lat, postępowań dla jednostek sektora finansów publicznych zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych (minimum 10) - dotyczy warunku 3.

7. Wykaz osób posiadających zdany egzamin brokerski (załącznik nr 4)

8. Pełnomocnictwo do reprezentowania w postępowaniu albo do reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy.

9. Wypełniony formularz ofertowy stanowiący załącznik nr 1 do ogłoszenia.

Wszystkie dokumenty i oświadczenia muszą zostać przedłożone w formie oryginału lub kopii potwierdzonej za zgodność z oryginałem i podpisane przez osoby upoważnione do reprezentowania Wykonawców. W przypadku konsorcjum dokumenty i oświadczenia składające się na ofertę powinny być podpisane przez Pełnomocnika.

Przedłożone dokumenty/oświadczenia muszą być aktualne na dzień ogłoszenia konkursu.

Każda strona oferty oraz wymagane załączniki do oferty muszą być opatrzone podpisem osoby upoważnionej do reprezentowania Wykonawcy/Konsorcjum.

(4)

Oceniane będą jedynie oferty zawierające komplet dokumentów.

§ 4.

Kryteria oceny ofert

Spośród złożonych ofert zostanie wybrana ta, która otrzyma największą liczbę punktów.

Maksymalna liczba punktów do uzyskania: 100 pkt. Zamawiający, w toku badania ofert, może zażądać udzielenia wyjaśnień przez wybranych oferentów co do treści złożonej przez nich oferty.

Kryteria oceny ofert:

1. Kryterium I – Doświadczenie na rynku (max 30 pkt)

1) Doświadczenie na rynku, tj. okres działalności brokerskiej w miesiącach, licząc od pierwszego pełnego miesiąca otrzymania zezwolenia do miesiąca, w którym ogłoszono niniejszy konkurs, potwierdzone kserokopią zezwolenia organu nadzoru na prowadzenie działalności brokerskiej i wypisem z właściwego organu rejestrowego.

2) Liczba punktów w powyższym kryterium liczona będzie według wzoru:

Okres działalności Oferenta składającego ofertę badaną

A = ___________________________________________________________ x 30 pkt

Najdłuższy okres działalności spośród Oferentów

3) Kryterium zostanie obliczone na podstawie informacji zawartej w zezwoleniu organu nadzoru na prowadzenie działalności brokerskiej i wypisem z właściwego organu rejestrowego

2. Kryterium II - Liczba osób posiadających zdany egzamin brokerski (max 5 pkt)

1) Liczba osób posiadających zdany egzamin brokerski, którymi dysponuje Oferent na dzień złożenia oferty, potwierdzone wykazem i zaświadczeniami:

Liczba osób posiadających zdany egzamin brokerski zatrudnionych u Oferenta

B = _________________________________________________________________________________ x 5 pkt

Największa liczba osób posiadających zdany egzamin brokerski spośród Oferentów

3) Kryterium zostanie obliczone na podstawie oświadczenia zawartego w formularzu oferty i załącznika nr 4

3. Kryterium nr III - Liczba szkód zlikwidowanych w latach 2016-2018 (max 10 pkt) 1) Liczba szkód zlikwidowanych w latach 2016-2018 związanych z roszczeniami

z zakresu OC medycznego w placówkach lecznictwa zamkniętego.

Liczba szkód zlikwidowanych w latach 2016-2018 przez Oferenta

C = ___________________________________________________________________________ x 10 pkt

Największa liczba szkód zlikwidowanych w latach 2016-2018 spośród Oferentów

3) Kryterium zostanie obliczone na podstawie informacji zawartej w oświadczeniu złożonym w ofercie stanowiącej załącznik nr 1 do Regulaminu

4. Kryterium nr IV Liczba szkoleń dla placówek lecznictwa zamkniętego (max 10 pkt) 1) Liczba szkoleń dla placówek lecznictwa zamkniętego przeprowadzonych w latach

2016-2018.

Liczba szkoleń przeprowadzonych przez Oferenta

D = ____________________________________________________________________ x 10 pkt

Największa liczba szkoleń spośród Oferentów

(5)

3) Kryterium zostanie obliczone na podstawie informacji zawartej w oświadczeniu złożonym w ofercie stanowiącej załącznik nr 1 do Regulaminu.

5. Kryterium nr V Liczba zakładów opieki zdrowotnej udzielających świadczeń w trybie lecznictwa zamkniętego na dzień składania oferty (max 5 pkt)

1) Liczba zakładów opieki zdrowotnej udzielających świadczeń w trybie lecznictwa zamkniętego, z którymi Oferent ma, na dzień składania ofert, podpisaną umowę na wykonywanie czynności brokerskich.

Liczba obsługiwanych zakładów opieki zdrowotnej udzielających świadczeń w trybie lecznictwa zamkniętego przez firmę składającą badaną ofertę

E= ________________________________________________________________ x 5 pkt

Największa liczba obsługiwanych zakładów opieki zdrowotnej udzielających świadczeń w trybie lecznictwa zamkniętego spośród firm składających ofertę

3) Kryterium zostanie obliczone na podstawie informacji zawartej w oświadczeniu złożonym w ofercie stanowiącej załącznik nr 1 do Regulaminu

6. Kryterium nr VI Wysokość sumy gwarancyjnej (max 30 pkt)

1) Wysokość sumy gwarancyjnej w przeliczeniu na PLN według pierwszego kursu ogłoszonego przez NBP w 2019 roku, w ramach ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej z tytułu prowadzenia działalności brokerskiej

Wysokość sumy gwarancyjnej w przeliczeniu na PLN w ramach ubezpieczenia odpowiedzialności z tytułu prowadzenia działalności brokerskiej zawartej przez firmę składającą badaną ofertę

F = ____________________________________________________________________ x 30 pkt

Najwyższa wysokość sumy gwarancyjnej w przeliczeniu na PLN w ramach ubezpieczenia odpowiedzialności z tytułu prowadzenia działalności brokerskiej spośród firm składających ofertę

3) Powyższe kryterium zostanie obliczone na podstawie załączonej kopii polisy OC brokera.

7. Zamawiający uzna za najkorzystniejszą ofertę, która spełni wszystkie wymagania określone w niniejszym regulaminie oraz uzyska największą liczbę punktów za ww.

kryteria (ust. 1 - 6, gdzie max. liczba punktów możliwa do uzyskania wynosi: 100 pkt.).

§ 5.

Miejsce i termin składania ofert

1. Ofertę należy dostarczyć w zamkniętej kopercie z dopiskiem: „Konkurs na brokera ubezpieczeniowego dla 18 podmiotów leczniczych, dla których podmiotem tworzącym jest Województwo Lubelskie" na adres: Urząd Marszałkowski Województwa Lubelskiego, ul.

Artura Grottgera 4, 20-029 Lublin, w terminie do dnia 14 listopada 2019 r. do godz.

15:00.

2. Oferty złożone po terminie nie będą brane pod uwagę.

3. W przypadku nieprawidłowego zaadresowania koperty, Zamawiający nie bierze odpowiedzialności za złe skierowanie przesyłki lub jej przedterminowe otwarcie. Oferta taka nie weźmie udziału w konkursie.

4. O wynikach konkursu Oferenci zostaną poinformowani w formie pisemnej.

(6)

§ 6.

Sposób pracy Komisji konkursowej

1. Wybór wykonawcy zostanie dokonany przez komisję konkursową powołaną przez Zamawiającego.

2. Komisja bada czy Wykonawcy, którzy złożyli oferty spełniają warunki udziału w postępowaniu, a następnie przyznaje punkty, zgodnie z kryteriami określonymi w § 4, ofertom, które nie podlegają odrzuceniu.

3. Komisja może wezwać Wykonawcę do złożenia wyjaśnień lub oświadczeń i dokumentów w wyznaczonym przez siebie czasie. Wyjaśnienia nie mogą zmieniać treści złożonej oferty.

4. W przypadku uzyskania jednakowej liczby punktów przez przynajmniej 2 oferty, Zamawiający wezwie tych Wykonawców do złożenia ofert dodatkowych, w których zostanie określone dodatkowe kryterium związane z prowadzoną działalnością i przedmiotem konkursu.

5. Prace komicji konkursowej dokumentowane będą protokołem.

6. Prace komisji konkursowej kończą się w momencie podpisania umowy lub unieważnienia postępowania.

§ 7.

Postanowienia końcowe

1. Zamawiający zastrzega sobie prawo do dokonania zmiany warunków konkursu z możliwością jednoczesnego przedłużenia terminu, unieważnienia lub odstąpienia od konkursu bez podania przyczyn.

2. Zamawiający zastrzega sobie prawo sprawdzenia podanych w ofercie informacji.

3. Jeżeli Oferent, którego oferta została wybrana, uchyla się od zawarcia umowy, Zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert.

4. Zamawiający informuje, że:

1) z tytułu odrzucenia oferty nie przysługują Oferentowi żadne roszczenia,

2) Zamawiający nie zwraca Oferentowi dokumentów przedłożonych w ramach Konkursu;

3) koszt przygotowania i złożenia oferty ponosi Oferent.

5. Zamawiający informuje, że:

1) nie będzie udzielał brokerom szczegółowych, innych niż ogólnie dostępnych informacji związanych z funkcjonowaniem podmiotów leczniczych,

2) oferta niespełniająca wymogów formalnych określonych w Regulaminie zostanie odrzucona.

6. Umowy z brokerem wybranym w konkursie zostaną podpisane przez każdy z podmiotów leczniczych oddzielnie.

7. Osoby do kontaktu: Wojciech Dziurda - tel. 81 441 66 36 - mail.

wojciech.dziurda@lubelskie.pl

Załączniki do regulaminu:

Załącznik nr 1 - Wzór oferty

Załącznik nr 2 – Wykaz podmiotów

Załącznik nr 3 – Wykaz postępowań przetargowych Załącznik nr 4 – Wykaz osób

Załącznik nr 5 – Wzór umowy