Analiza problemów zarządzania nieruchomościami w świetle przepisów prawnych i rozwiązań informatycznych stosowanych na rynku n\൩eruchomości

Pełen tekst

(1)ANALIZA PROBLEMÓW ZARZDZANIA NIERUCHOMO CIAMI W WIETLE PRZEPISÓW PRAWNYCH I ROZWIZA INFORMATYCZNYCH STOSOWANYCH NA RYNKU NIERUCHOMO CI MIESZKO BOJAR. Streszczenie Celem niniejszej pracy jest odpowied na pytanie, czy i w jakim stopniu podmioty gospodarcze, których przedmiotem działalnoci gospodarczej jest zarzdzanie nieruchomociami, wykorzystuj zintegrowane programy informatyczne w istniejcych uwarunkowaniach prawno-gospodarczych. W pracy przedstawiono uwarunkowania prawne dotyczce zawodu zarzdcy nieruchomoci oraz zasady i priorytety procesu gospodarowania nieruchomociami, które przyczyniaj si do podniesienia jego efektywnoci. Słowa kluczowe: nieruchomo , zarzdzanie, zarzdca nieruchomoci 1. Wprowadzenie Problematyka zarzdzania nieruchomociami wzbudza coraz wiksze zainteresowanie, zarówno gospodarcze, jak i społeczne. Zarzdzanie nieruchomociami to podstawowa czynno. w procesie gospodarowania nieruchomociami. Od jakoci i sprawnoci tej działalnoci zale m.in. stan techniczny i koszty eksploatacji rónych obiektów, co przekłada si bezporednio na rentowno inwestycji w nieruchomoci. W teorii i praktyce gospodarowania nieruchomociami wykształciły si odrbne dyscypliny, które zajmuj si okrelonymi sferami gospodarki nieruchomociami. Nale do nich zarzdzanie nieruchomociami, wycena nieruchomoci, inwestowanie w nieruchomoci oraz obrót nieruchomociami. Aktualnie w Polsce w sferze zarzdzania i administrowania nieruchomociami oraz obsługi nieruchomoci pracuje, jak wynika z danych Głównego Urzdu Statystycznego, ponad 160 tys. osób oraz działa w tym obszarze ponad 20 tys. zarejestrowanych podmiotów gospodarczych. 2. Wybrane aspekty zarzdzania nieruchomociami Zarzdzanie nieruchomociami posiada swoj odrbno i specyfik w porównaniu z innymi systemami zarzdzania, na przykład produkcj dóbr materialnych wynikajc ze szczególnego charakteru nieruchomoci, jako dobra długotrwałego uytkowania. Nieruchomoci stanowi drogie, kapitałochłonne dobro, za okres ich uytkowania trwa najczciej kilkadziesit lat. Ich stan i warto rynkowa zale wic nie tylko od sprawnoci biecego zarzdzania obiektem, lecz równie w duym stopniu od efektywnoci działalnoci konserwacyjnej, remontowej i modernizacyjnej. Zdaniem Gawrona współczesne nowoczesne zarzdzanie nieruchomociami to proces zarzdzania elastycznego, otwartego na zmieniajce si warunki otoczenia i dostosowujcego si do jego zmiennych cech, a jeeli to moliwe, próbujcego oddziaływa na kształt przynajmniej.

(2) 22. Mieszko Bojar Analiza problemów zarzdzania nieruchomociami w wietle przepisów prawnych i rozwiza informatycznych stosowanych na rynku nieruchomoci. najbliszego mikrootoczenia w celu jego jak najlepszego dostosowania do potrzeb i przeznaczenia nieruchomoci[5]. Tradycyjna praktyka zarzdzania nieruchomociami poległa głównie na biernym podejmowaniu nieodzownych i koniecznych dla jej utrzymania czynnoci administracyjnogospodarczych, w tym równie technicznych, takich jak: rejestracja zasobów, zawieranie i ewidencja umów, pobieranie czynszów, kalkulacja kosztów, organizowanie prac remontowych i konserwacyjnych, itp. Charakteryzowała si ona zwykle deniem jedynie do minimalizacji kosztów zwizanych z utrzymaniem okrelonego obiektu w dotychczasowym niepogorszonym stanie. Współczesne podejcie do zarzdzania nieruchomociami jest diametralnie odmienne. Zarzdcom oraz firmom zarzdzajcym nieruchomociami stawia si coraz szersze i trudniejsze do realizacji wymagania. Od podmiotów tych wymaga si osigania podanych efektów uytkowych oraz dochodów w dłuszej perspektywie czasowej. W warunkach gospodarki wolnorynkowej i konkurencji, właciciele nieruchomoci, d do optymalizacji gospodarowania nieruchomociami, powierzajc wszystkie czynnoci z tym zwizane wykwalifikowanym specjalistom. Z tego powodu obecnie zarzdzanie nieruchomociami polega równie na projektowaniu przedsiwzi inwestycyjnych i modernizacyjnych, które wywieraj istotny wpływ na warto nieruchomoci[10]. Wyrónia si dwa zasadnicze podejcia do zarzdzania nieruchomociami. Podejcie statyczne najczciej wystpuje w stosunku do nieruchomoci uytkowanej przez właciciela, która wykorzystywana jest na cele produkcyjne. Wysiłek skierowany jest wówczas głównie na utrzymanie sprawnoci eksploatacyjnej nieruchomoci. Podejcie dynamiczne zakłada konieczno innowacji i kreatywnoci w gospodarowaniu nieruchomoci, a take skoncentrowanie uwagi zarzdcy nie tylko na samym budynku, lecz take na potrzebach jego uytkowników[10͕ s. 16΁. W wyniku transformacji ustrojowej i wprowadzenia zasady społecznej gospodarki rynkowej w Polsce, w sposób znaczcy wzrosło zainteresowanie przedsibiorstw, ale równie indywidualnych włacicieli nieprowadzcych działalnoci gospodarczej, efektywnym wykorzystaniem wszelkich, bdcych w ich dyspozycji zasobów, w tym nieruchomoci. Procesy zachodzce w obszarze zarzdzania nieruchomociami s wynikiem oddziaływania wielu czynników, w tym miedzy innymi globalizacji, rewolucji informatycznej, zmian w technologii wytwarzania czy podnoszenia standardów ycia. Obiekty budowlane s coraz bardziej skomplikowane technologicznie, a ich obsługa wymaga zatrudnienia wyspecjalizowanego personelu. Przemianom tym towarzyszy coraz wiksze przewiadczenie, e zabezpieczenie ulokowanego kapitału wymaga profesjonalnego zarzdzania. Tylko umiejtne zarzdzanie nieruchomociami moe sta si dla właciciela ródłem wzrostu wartoci nieruchomoci, dodatkowym ródłem przychodów finansowych, czy sposobem na przywrócenie płynnoci finansowej [9]. W celu realizacji powyszych planów niezmiernie wane jest wykorzystywanie przez zarzdców nieruchomoci nowoczesnych informatycznych metod i programów wspomagania decyzji oraz długookresowego planowania gospodarki nieruchomociami. Współczesne zarzdzanie nieruchomociami stało si wysoko wyspecjalizowan dziedzin działalnoci, do wykonywania której niezbdna jest wiedza z zakresu ekonomii, finansów, techniki, prawa, jak równie informatyki. Ten stan rzeczy implikuje fakt, i właciciele nieruchomoci zmuszeni s weryfikowa swój czsto przestarzały, nieprzystajcy do aktualnych warunków sposób zorganizowania i zarzdzania nieruchomociami. Coraz powszechniejsze staje.

(3) 23. Studies & Proceedings of Polish Association for Knowledge Management Nr 49, 2011. si powierzanie tych zada wyspecjalizowanym podmiotom zewntrznym (outsourcing zarzdzania nieruchomociami)[9͕ s. 7–8΁. Zarzdzanie nieruchomociami polega na odpłatnym, profesjonalnym i wykonywanym na zlecenie, takich czynnoci jak: • prowadzenie, kierowanie oraz nadzorowanie biecej obsługi nieruchomoci, • prognozowanie krótko- i długoterminowych celów oraz metod ich realizacji w odniesieniu do utrzymania nieruchomoci w stanie niepogorszonym, jak te pełnym rozwoju danej nieruchomoci, • prowadzenie szeroko rozumianego doradztwa w zakresie zarzdzania nieruchomoci. Mona wyróni dwa zasadnicze podejcia w zarzdzaniu nieruchomociami: zarzdzanie instytucjonalne oraz zarzdzanie funkcjonalne. W podejciu instytucjonalnym ma si na uwadze wszystkie stanowiska i organy w hierarchii organizacyjnej jednostki gospodarczej, którym zostały przekazane kompetencje do podejmowania okrelonych zada iwydawania polece, czyli ogół stanowisk i organów, którym przekazano zadania natury kierowniczej. Z kolei podejcie funkcjonalne nawizuje do tych zada i działa, które s głównie nastawione na kierowanie i zrzdzanie procesem pracy, czyli takich przedsiwzi , które s niezbdne do efektywnego kierowania dan jednostk[8]. W zarzdzaniu nieruchomociami szczególn rol spełniaj funkcje zarzdzania do których zalicza si: • planowanie, • organizowanie, • motywowanie, • kontrolowanie. W szczególnoci funkcja kontrolna w swym zmierzeniu determinuje usystematyzowanie działa, na rzecz uchwalenia norm, reguł i standardów efektywnoci przy planowanych celach, zaprojektowania informacyjnych sprze zwrotnych, porównania rzeczywistej efektywnoci z wyznaczonymi normami, jakie istniej i funkcjonuj w danej jednostce. Dodatkowo funkcja ta ma za priorytet ustalenie uchybie i pomiar ich znaczenia, jak równie podejmowania wszelkich działa koniecznych do ustanowienia takiej sytuacji, aby wszystkie zasoby jednostki zostały wykorzystane najskuteczniej i najbardziej efektywnie do osigania celów dla tej włanie jednostki [8͕ s. 122–124΁. Zgodnie z polskim prawodawstwem do zarzdzanie nieruchomoci uprawnieni s co do zasady samodzielni przedsibiorcy prowadzcy działalno gospodarcz w okrelonej formie organizacyjno-prawnej i pracownicy najemni. Kada jednostka, która prowadzi działalno w zakresie zarzdzania nieruchomociami zobligowana jest prawnie, do wykonywania czynnoci zarzdzania przez osob posiadajc odpowiedni licencj zawodow. Cz tych zada i czynnoci mog realizowa inne osoby, z tym e wyłcznie osoba legitymujca si uprawnieniami prowadzi całkowity nadzór nad tymi zadaniami oraz ponosi całkowit odpowiedzialno za jej rezultaty. Wyjtkiem s sytuacje, w których prawo dopuszcza zarzdzanie nieruchomoci bez licencji, nale do nich:.

(4) 24. Mieszko Bojar Analiza problemów zarzdzania nieruchomociami w wietle przepisów prawnych i rozwiza informatycznych stosowanych na rynku nieruchomoci. • •. •. zarzdzanie własn nieruchomoci, zarzdzanie przez niektóre, powołane do tego instytucje (Agencja Nieruchomoci Rolnych, Agencja Mienia Wojskowego, Wojskowa Agencja Mieszkaniowa, Agencja Budowy i Eksploatacji Autostrad). zarzdzanie nieruchomoci przez wybrany na podstawie przepisów ustawy o własnoci lokali zarzd wspólnoty mieszkaniowej.. 3. Przedmiot zarzdzania nieruchomoci – charakterystyka Zgodnie z definicj zawart w art. 46 Kodeksu cywilnego nieruchomociami s czci powierzchni ziemskiej stanowice odrbny przedmiot własnoci (grunty), jak równie budynki trwale z gruntem zwizane lub czci takich budynków, jeeli na mocy przepisów szczególnych stanowi odrbny od gruntu przedmiot własnoci. Nieruchomo naley do grupy najstarszych poj ekonomicznych i łczy si bezwzgldnie z prawem własnoci. Cech wyróniajc nieruchomo od ruchomoci jest brak moliwoci jej zgubienia, poniewa charakteryzuje j stało zajmowanego miejsca w przestrzeni. Ponadto nieruchomo bdca fragmentem gruntu jest niemoliwa do zniszczenia, przy czym zniszczeniu mog ulec wszystkie znajdujce si na niej budynki i budowle. Z tego powodu zasadniczym elementem pojcia nieruchomoci, jest pewien wycinek powierzchni ziemi. Wyodrbnienie gruntu w nieruchomoci, jako przedmiotu prawa wymaga oznaczenia jej powierzchni zarówno granicami zewntrznymi, poprzez wyodrbnienie fizyczne, jak i okrelenia podmiotu własnoci. Prawo rzymskie hołdowało zasadzie (łac. superficies solo cedit), zgodnie z któr włacicielem wszystkich naniesie na gruncie jest właciciel gruntu. Współczenie zasada ta nie ma ju charakteru bezwzgldnego, taki stan prawy obowizuje równie w Polsce. Jednake zasada ta przetrwała, w pewnym ograniczonym zakresie do czasów teraniejszych, czego przykładem s normy prawne zawarte w art. 191 Kodeksu cywilnego, zgodnie z którym: ,,Własno nieruchomoci rozciga si na rzecz ruchom, która została połczona z nieruchomoci w taki sposób, e stała si jej czci składow". W zalenoci od przyjtego kryterium podziału nieruchomoci, istnieje wiele rodzajów nieruchomoci. Przyjmujc kryterium przedmiotowe, nieruchomoci dziel si na nieruchomoci gruntowe, nieruchomoci budynkowe i nieruchomoci lokalowe. Zgodnie z krajowym prawodawstwem nieruchomo gruntowa, to cz powierzchni ziemskiej stanowica odrbny przedmiot własnoci. Istotnym zagadnieniem zwizanym, z t regulacj jest kwestia zakresu własnoci gruntu oraz zasady jego rozgraniczania. Jak ju wczeniej wspomniano, prawo własnoci nieruchomoci nie jest prawem bezwzgldnym, istnieje wiele aktów normatywnych reglamentujcych to prawo. S to midzy innymi akty regulujce prawo geologiczne i górnicze, prawo wodne oraz prawo lotnicze. Istnieje równie moliwo. całkowitego pozbawienia właciciela jego nieruchomoci, w drodze wywłaszczenia. Biorc ten fakt pod uwag, mona stwierdzi , i własno gruntu rozciga si, w pewnych przewidzianych prawem granicach na przestrze nad i pod jego powierzchni, w zakresie okrelonym równie przez społeczno-gospodarcze przeznaczenie gruntu. Natomiast granice nieruchomoci gruntowej wyznaczaj linie znajdujce si na powierzchni, wyznaczone w zalenoci od okolicznoci umow, której stronami s właciciele gruntów ssiednich albo w postpowaniu rozgraniczeniowym, administracyjnym lub sdowym..

(5) 25. Studies & Proceedings of Polish Association for Knowledge Management Nr 49, 2011. Nieruchomo gruntowa moe by nieruchomoci zabudowan lub niezabudowan. Równie ta zasada nie ma charakteru bezwzgldnego, z tego powodu, e Kodeks cywilny zawiera wyjtki od tak przyjtej regulacji, które dotycz budynków i ich czci. Budynki mona generalnie podzieli na trzy kategorie w zalenoci od stopnia ich zwizania z gruntem. Po pierwsze s to budynki, które nie s trwale z gruntem zwizane i nie stanow jego czci składowej, bdc ruchomociami np. kioski. Po drugie s to budynki trwale z gruntem zwizane, które s jego czci składow i dziel jego los prawny. Po trzecie budynki zwizane z gruntem w sposób trwały, mog na mocy przepisów szczególnych, stanowi odrbne nieruchomoci. Wyraa to zasada stanowica, i budynek trwale zwizany z gruntem lub cz takiego budynku, jeeli na mocy przepisów szczególnych stanowi odrbny od gruntu przedmiot własnoci, to odpowiednio nieruchomo budynkowa lub nieruchomo lokalowa. Regulacje prawne odnoszce si do nieruchomoci budynkowej zawarte s w Kodeksie cywilnym, w czci powiconej uytkowaniu wieczystemu oraz uytkowaniu przez rolnicze spółdzielnie produkcyjne. Według nich budynki i inne urzdzenia wzniesione na gruncie oddanym w wieczyste uytkowanie lub nabyte z tym gruntem, stanowi własno uytkownika wieczystego, dodatkowo prawo uytkowania wieczystego i prawo własnoci budynków i innych urzdze s prawami zwizanymi i mog one by przeniesione tylko łcznie. Z kolei byt nieruchomoci lokalowych okrela ustawa z 25 czerwca 1994 r. o własnoci lokali. Co istotne, nieruchomo lokalowa, moe znajdowa si zarówno w budynku bdcym czci składow nieruchomoci gruntowej, jak i w budynku bdcym odrbn nieruchomoci. Prawem zwizanym z własnoci lokalu jest udział w nieruchomoci wspólnej, któr stanowi grunt i urzdzenia, które nie słu wyłcznie do uytku włacicieli lokali. Ze wzgldu na specyfik i charakter nieruchomoci mona wyróni nastpujce jej cechy, które maj fundamentalny wpływ na zasady i sposoby zarzdzania. Fundamentaln cech nieruchomoci jest stało jej miejsca, wynikajca z faktu, i stanowi ona cz powierzchni ziemi lub jest na stałe z tak powierzchni zwizana i nie mam moliwoci jej przeniesienia. Przy czym dopuszcza si dokonywanie podziału nieruchomoci na czci mniejsze lub łczenia w jedn nieruchomo kilka mniejszych, przy spełnieniu okrelonych wymogów prawnych. Drug cech nieruchomoci jest jej trwało , która wynika z długiego cyklu inwestycyjnego, a take długiego okresu uytkowania i niezniszczalnoci nieruchomoci gruntowej. Trzecia cecha nieruchomoci zwizana jest z moliwoci podniesienia jej wartoci poprzez wybudowanie na niej budynków i budowli. W efekcie dokonania zabudowy warto rynkowa nieruchomoci ronie w zwizku ze wzrostem wartoci uytkowej działki zabudowanej. Cecha wysokiej kapitałochłonnoci wynika wprost z moliwoci podnoszenia wartoci nieruchomoci, co wymaga zgromadzenia znacznego kapitału. Kolejna cecha to powolny zwrot z kapitału, co oznacza, e inwestor nie moe liczy , co do zasady na szybki zysk z inwestycji w nieruchomo , przy czym zysk ten, jest co do zasady pewny. Charakterystycznym wymogiem obligatoryjnym w stosunku do nieruchomoci jest konieczno załoenia ksigi wieczystej dla potwierdzenia prawa własnoci i innych praw dotyczcych nieruchomoci. Nieruchomo nie moe by równie przeniesiona pod warunkiem lub z zastrzeeniem terminu..

(6) 26. Mieszko Bojar Analiza problemów zarzdzania nieruchomociami w wietle przepisów prawnych i rozwiza informatycznych stosowanych na rynku nieruchomoci. Kolejn cech nieruchomoci odróniajc j od rzeczy ruchomych, jest szczególna forma przeniesienia własnoci nieruchomoci w formie aktu notarialnego. 3. Podstawy prawne działalnoci zawodowej w zakresie gospodarowania nieruchomociami w Polsce Krajowe ustawodawstwo, wzorem systemów prawnych pastw zachodnich, wprowadza reglamentacj działalnoci zawodowej w aspekcie gospodarowania nieruchomociami, w celu zapewnienia włacicielom nieruchomoci oraz innym podmiotom obrotu nieruchomociami, jak najwyszej jakoci usług wiadczonych na ich rzecz, przez specjalistów poddanych szeroko zakrojonej kontroli ze strony pastwa. Aktem normatywnym odgrywajcym w tym aspekcie najwiksz rol jest ustawa o gospodarce nieruchomociami z 21 sierpnia 1997 r. oraz akty uszczegółowiajce, jak np. rozporzdzenie Ministra Infrastruktury z dnia 15 lutego 2008 roku wsprawie nadawania uprawnie i licencji zawodowych w dziedzinie gospodarowania nieruchomociami. Charakterystyczn cech tych aktów normatywnych jest fakt, i ustawodawca wielokrotnie w nich odwołuje si do zasad ,,prawidłowej gospodarki", podkrelajc w ten sposób wag przepisów zwizanych z prawidłowym gospodarowaniem. Wyrazem realizacji tych zamierze było powołanie i wyodrbnienie przez prawodawc wustawie o gospodarce nieruchomociami z 1997 roku trzech nowych wówczas zawodów. Nale do nich rzeczoznawca majtkowy, porednik w obrocie nieruchomociami i zarzdca nieruchomoci. W celu zapewnienia wysokich standardów usług na zawody te nałoono szereg obowizków, a nadawanie uprawnie i licencji poddano reglamentacji i sformalizowano prawnie. Oprócz obowizku nabycia wiedzy teoretycznej, a take praktycznych umiejtnoci, od których ustawa uzalenia nabycie praw do wykonywania tych zawodów, ustawodawca nałoył na członków tych grup zawodowych szereg obowizków o charakterze zawodowym i etycznym. Ich działania zawodowe w zakresie wiadczonych usług powinny by oparte na rzetelnej, pogłbionej wiedzy i umiejtnoci jej stosowania w praktyce. W zwizku z tym, przedstawiciele tych trzech grup zawodowych s ustawowo zobligowani do cigłego podnoszenia swoich kwalifikacji, poprzez doskonalenie zawodowe[3]͘ W okresie przed wejciem w ycie przepisów ustawy o gospodarce nieruchomociami osoby wykonujce czynnoci z zakresu wyceny nieruchomoci, porednictwa i zarzdzania nieruchomociami nie byli objci pojciem grupy zawodowej. Dopiero pod rzdami powyszego aktu normatywnego nadano im status zawodowy poprzez poddanie ich procedurom kwalifikacyjnym, poprzedzonym uzyskaniem wiedzy teoretycznej, w trakcie studiów wyszych i studiów podyplomowych, a nastpnie obyciem praktyk zawodowych. Organem właciwym dla weryfikacji wiedzy teoretycznej i praktycznej kandydatów jest powołana do tego celu Pastwowa Komisja Kwalifikacyjna[3͕ s.311΁. Ustawa zasadnicza w art. 65 Konstytucji zapewnia wolno wyboru i wykonywania zawodu. Wolno wyboru pracy, jej rodzaju, a take wyboru zawodu została, jeszcze uzupełniona wolnoci wyboru miejsca jej wykonywania. Jest to zasada generalna wysunita na czoło art. 65 Konstytucji RP, od której przewidziano co prawda wyjtki, ale tylko te, które zostały przewidziane w ustawie i mog one dotyczy tylko cile okrelonych przypadków. Dziki takiej regulacji prawnej ustawodawca zagwarantował sobie moliwo reglamentacji, szczególnych rodzajów zawodów wykonywanych w Polsce wanych zarówno z punktu widzenia ekonomicznego, jak.

(7) 27. Studies & Proceedings of Polish Association for Knowledge Management Nr 49, 2011. i społecznego, co słuy ma podwyszeniu jakoci usług wykonywanych przez ich przedstawicieli. Do tego stanowiska przychylił si równie Trybunał Konstytucyjny np. w orzeczeniu TK 27 marca 2008 r., SK 17/05 Dz. U. Nr 58 poz. 358. W tym miejscu naley dokona prawnej charakterystyki pojcia zarzdzania nieruchomoci i analizy przepisów legislacyjnych jej dotyczcych. Definicj zarzdzania nieruchomociami wprowadza art. 185 ustawy z 27.8.1997 r. o gospodarce nieruchomociami. Dodatkowo normy prawne zawarte, w tym akcie normatywnym precyzuj, czym powinien si kierowa zarzdca nieruchomoci przy wykonywaniu swoich obowizków oraz jakie cele powinien stawia sobie jako priorytet. W rozumieniu niniejszej ustawy: 1. Zarzdzanie nieruchomoci polega na podejmowaniu decyzji i dokonywaniu czynnoci majcych na celu w szczególnoci: – zapewnienie właciwej gospodarki ekonomiczno- finansowej nieruchomoci, – zapewnienie bezpieczestwa uytkowania i właciwej eksploatacji nieruchomoci, – zapewnienie właciwej gospodarki energetycznej w rozumieniu Prawa energetycznego, – biece administrowanie nieruchomoci, – utrzymanie nieruchomoci w stanie niepogorszonym zgodnie z jej przeznaczeniem, – uzasadnione inwestowanie w nieruchomo . 1.1. Dodatkowo kady zarzdca nieruchomoci moe wykonywa opracowania i ekspertyzy oraz doradztwo w zakresie zarzdzania nieruchomociami. 1.2. Zarzdca nieruchomoci wykonuje czynnoci, o których mowa powyej, osobicie lub przy pomocy innych osób wykonujcych czynnoci pomocnicze i działajcych pod jego bezporednim nadzorem, ponoszc za skutki ich czynnoci odpowiedzialno zawodow okrelon w ustawie. 1.3. W przypadku zdarze lub zagroe ycia lub zdrowia ludzi, bezpieczestwa mienia bd rodowiska, o których mowa w przepisach prawa budowlanego, zarzdca nieruchomoci jest władny podejmowa decyzje i wykonywa czynnoci wykraczajce poza zakres czynnoci przedstawiony powyej, majce na celu zapobieenie tej szkodzie. Podstaw prawn regulujc prawa i obowizki zarówno zarzdcy nieruchomoci lub przedsibiorcy, jak i właciciela, wspólnoty mieszkaniowej albo innej osoby lub jednostki organizacyjnej, której przysługuje prawo do nieruchomoci, ze skutkiem prawnym bezporednio dla tej osoby lub jednostki organizacyjnej, stanowi zawarta pomidzy nimi umowa. Taka umowa o zarzdzanie nieruchomoci, zgodnie z wymogami prawa musi zosta sporzdzona na pimie, pod rygorem niewanoci. W myl ustawy o gospodarce nieruchomociami z 1997 roku, zarzdzanie nieruchomoci wymaga uzyskania licencji. Ponadto, zarzdca jest zobowizany do stosowania standardów i przepisów zawodowych, a przy podejmowaniu decyzji musi kierowa si etyk zawodow i wykonywa swoje obowizki z naleyt starannoci. Art. 187 tego aktu prawnego okrela warunki, jakie musi spełnia osoba ubiegajca si o licencj zawodow zarzdcy nieruchomoci. W myl wspomnianego przepisu musi to by osoba fizyczna, która: • posiada pełn zdolno do czynnoci prawnych, • nie była karana za przestpstwa przeciwko mieniu, dokumentom, za przestpstwa gospodarcze, za fałszowanie pienidzy, papierów wartociowych, znaków urzdowych, za składanie fałszywych zezna oraz za przestpstwa skarbowe, • posiada wysze wykształcenie,.

(8) 28. Mieszko Bojar Analiza problemów zarzdzania nieruchomociami w wietle przepisów prawnych i rozwiza informatycznych stosowanych na rynku nieruchomoci. ukoczyła studia podyplomowe w zakresie zarzdzania nieruchomociami, wymóg ten nie dotyczy osoby, która ukoczyła studia wysze, których program uwzgldnia minimalne wymogi programowe dla studiów podyplomowych w zakresie zarzdzania nieruchomociami, co zawiadcza dana uczelnia wysza, • odbyła praktyk zawodow w zakresie zarzdzania nieruchomociami. Osoba nieposiadajca obywatelstwa polskiego moe otrzyma licencj zawodow zarzdcy nieruchomoci po spełnieniu warunków, którym podlegaj obywatele polscy oraz po wykazaniu si biegł znajomoci jzyka polskiego. Wszyscy kandydaci zobowizani s moc przepisów prawa do odbycia co najmniej szeciomiesicznej praktyki zawodowej. W jej trakcie naley odby. nie mniej ni 200 godzin szkoleniowych, podczas których realizowany jest program praktyk zgodnie z rozporzdzeniem Ministra Infrastruktury z dn. 15.02.2008 r. w sprawie nadawania uprawnie i licencji zawodowych (Dz.U. Nr 31, poz. 189 ze zm.;). Ponadto kandydat na zarzdc nieruchomoci w ramach praktyk wykonuje m.in. nastpujce czynnoci: • samodzielnie sporzdza plan zarzdzania nieruchomoci, • zapoznaje si ze sposobem korzystania z rejestrów i ewidencji prowadzonych przez sdy, gminy oraz starostów, • zapoznaje si z formami organizacyjno-prawnymi, w ramach których zarzdca nieruchomoci moe prowadzi działalno zawodow zarzdzania nieruchomociami oraz z organizacj i metodami ich pracy, • zapoznaje si ze zwyczajowymi czynnociami zarzdcy nieruchomoci przed podpisaniem umowy, w tym: a) dokonuje ogldzin nieruchomoci oraz jej otoczenia, ocenia jej stan techniczny, potrzeby w zakresie remontów i konserwacji, b) przygotowuje projekt umowy o zarzdzanie nieruchomoci, • zapoznaje si ze sprawozdawczoci sporzdzan przez zarzdc nieruchomoci, Po odbyciu w ten sposób zorganizowanej praktyki zawodowej kandydat na zarzdc składa do Ministra Infrastruktury wniosek o nadanie licencji zawodowej wraz z wymaganymi dokumentami. Postpowanie kwalifikacyjne jest jednoetapowe i obywa si w cigu jednego dnia. Minister Infrastruktury prowadzi centralny rejestr zarzdców nieruchomoci, w którym ewidencjonowani s zarzdcy z nadanymi uprawnieniami. Rejestry dostpne s równie na stronach internetowych ministerstwa, a ich aktualizacja odbywa si na koniec kadego miesica. Zdobycie licencji zawodowej nie zwalnia zarzdcy nieruchomoci z obowizku stałego podnoszenia swoich kwalifikacji. Oznacza to, e musi on uczestniczy w kursach specjalistycznych, szkoleniach lub seminariach z zakresu gospodarowania nieruchomociami i rynku nieruchomoci, których programy odpowiadaj wymogom Ministra Infrastruktury, zawartym rozporzdzeniu z dn. 30.07. 2010 r. w sprawie stałego doskonalenia zawodowego przez rzeczoznawców majtkowych, poredników w obrocie nieruchomociami oraz zarzdców nieruchomoci (Dz.U. Nr 140, poz. 945). Na dzie dzisiejszy zarzdca ma obowizek uczestniczenia w co najmniej 24 godzinach szkoleniowych w cigu roku kalendarzowego, w dowolnie wybranej formie. Szkolenia musz by. wpisane na list zatwierdzon przez ministerstwo i musz spełnia okrelone kryteria. Kolejnym wymogiem majcym na celu zwikszenie wiarygodno zarzdców nieruchomoci na rynku jest obligatoryjno posiadania ubezpieczenia od odpowiedzialnoci cywilnej, podobnie jak w przypadku niektórych zawodów prawniczych. Minimalna suma gwarancyjna polisy OC powinna wy•.

(9) 29. Studies & Proceedings of Polish Association for Knowledge Management Nr 49, 2011. nosi równowarto w złotych 50 000 euro w odniesieniu do jednego zdarzenia oraz wszystkich zdarze. W celu kontroli i eliminacji negatywnych działa zarzdców prawodawca w ustawie o gospodarce nieruchomociami przewidział system kar dyscyplinarnych, któremu podlegaj przedstawiciele tego zawodu. Do sankcji tych nale m. in.: • upomnienie, • nagana, • zawieszenie licencji zawodowej na okres od szeciu miesicy do roku, • pozbawienie licencji zawodowej z moliwoci ubiegania si o ponowne jej nadanie po upływie trzech lat od dnia jej pozbawienia. Powysze wymogi formalne i proceduralne wskazuj na fakt, i droga do uzyskania tytułu zarzdcy nieruchomoci jest długa i wie si z koniecznoci zdobycia właciwych kwalifikacji i licencji. Zastosowanie licznych warunków ma na wzgldzie wyłonienie odpowiednich kandydatów, których wiedza i postawa oraz uczciwo daj gwarancj rzetelnoci wykonywanych zada, co przekłada si na zwikszenie pewno obrotu gospodarczego w kraju. Od decyzji zarzdcy zaley nie tylko bezpieczestwo mienia, czsto znacznej wartoci, ale take bezpieczestwo i ycie ludzi [7]. 4. Zintegrowane systemy informatyczne wspomagajce zarzdzanie nieruchomociami Biorc pod uwag ilo powyszych regulacji prawnych dotyczcych zarzdców nieruchomoci, ich szczegółowo i wag nakładanych przez nie obowizków wzgldem zarzdców, dochodzimy do wniosku, e bez zastosowania nowoczesnych metod informatycznych, wykonywanie tego zawodu w warunkach obecnej konkurencji jest trudne do realizacji. Złoono. czynnoci zarzdczych, a take ilo przetwarzanych informacji powoduje, e w dzisiejszych warunkach zdecydowana wikszo zarzdców korzysta z zintegrowanych systemów informatycznych, których zastosowanie przynosi korzyci w postaci obnienia kosztów pracy, zwikszenia wydajnoci i efektywnoci pracowników, a take zminimalizowania ryzyka popełnienia błdów i podniesienia skutecznoci zarzdzania. Programy komputerowe od wielu lat wykorzystywane s przez firmy działajce w brany zarzdzania nieruchomociami. W pocztkowej fazie rozwizania informatyczne w tej dziedzinie były nieskomplikowane i obsługiwały wycinek pracy zarzdcy. Obecnie firmy informatyczne, we współpracy ze rodowiskiem zarzdców, tworz systemy coraz bardziej skomplikowane i o coraz wikszych moliwociach funkcjonalnych (Zintegrowane Systemy Informatyczne). Zintegrowany System Informatyczny (ZIS), to aplikacja zbudowana z modułów odpowiadajcych za realizacj jego poszczególnych funkcji, korzystajcych z jednej bazy danych. Oznacza to, i wszelkie wprowadzane w dowolnym module systemu informacje trafiaj do bazy danych, skd bez koniecznoci przesyłania, kopiowania, przenoszenia, z uwzgldnieniem uprawnie nadawanych poszczególnym uytkownikom, dostpne s we wszystkich modułach systemu zintegrowanego. Aktualnie zintegrowane systemy informatyczne zbudowane s z kilkunastu lub kilkudziesiciu modułów funkcyjnych [1]. Zintegrowana baza danych zlokalizowana jest najczciej na serwerze, centralnym komputerze ZSI. To tutaj gromadzone s wszystkie niezbdne do oblicze, tworzenia sprawozda, raportów i wykresów dane. Baza tego typu powinna zawiera m.in. dane: • ewidencyjne o zasobach materialnych: budynkach, lokalach itp..

(10) 30. Mieszko Bojar Analiza problemów zarzdzania nieruchomociami w wietle przepisów prawnych i rozwiza informatycznych stosowanych na rynku nieruchomoci. • ewidencje osobowe, • miary, czyli dane opisujce lokale, składniki płac, stopy amortyzacji i umorze itp., • mapy geodezyjne, teksty wysłanych pism itp., • kartoteki: magazynowe, rodków trwałych, płac itp. ZSI umoliwia szybkie, profesjonalne i prawidłowe wykonywanie najwaniejszej czynnoci zarzdzania zasobami mieszkaniowymi i lokalami uytkowymi, czyli obliczania wysokoci opłat za lokale dziki moliwoci zmieniania składników opłat, zastosowania automatycznego kalendarza, automatycznego obliczania wysokoci dodatków mieszkaniowych, wielkoci przypisu. Z jednej strony pozwala to na ustalenie właciwych przychodów, które decyduj o płynnoci finansowej firmy zarzdzajcej, z drugiej strony nieprawidłowe ustalenie wysokoci opłat jest najczstsz przyczyn konfliktów pomidzy pracownikami firmy zarzdzajcej a włacicielami bd lokatorami. Kolejn funkcj ZSI jest obliczanie rzeczywistych kosztów korzystania z mediów. Mediami s te składniki opłat za lokale, które dotycz dostaw lub usług niezbdnych do uytkowania lokalu, a poniewa koszty z nimi zwizane stanowi od 50% do 70% ogólnych kosztów eksploatacji lokali, dlatego bez dobrego sytemu obliczeniowego prawidłowe rozliczenie mediów jest bardzo trudne i czasochłonne. Najnowsze ZSI umoliwiaj obliczanie kosztów mediów i tworzenie prognoz na kolejne okresy rozliczeniowe, wielkoci pobieranych zaliczek, ewidencjonowanie baz urzdze pomiarowych, ksigowanie rzeczywistego zuycia mediów po dokonaniu rozliczenia[1]. Firmy, których przedmiotem działalnoci gospodarczej jest zarzdzanie nieruchomociami, jak równie pojedynczy zarzdcy, korzystajc z ZSI oferowanych na rynku, mog uywa. zaawansowanych aplikacji wspomagajcych proces windykacyjny. Windykacja zaległych nalenoci za uytkowane lokale jest bardzo wanym elementem skutecznego gospodarowania nieruchomociami. Obecnie ZSI umoliwia przeszukiwanie bazy danych według załoonego kryterium windykacyjnego, np. liczby miesicy zadłuenia lub kwoty zadłuenia. Pozwala równie na wygenerowanie pisma o okrelonej treci w postpowaniu upominawczym wzalenoci od stopnia windykacyjnego. Ponadto ZSI oferuje moliwo przeprowadzenia procedury windykacyjnej z podziałem na zadłuenia wyliczone dla poszczególnych składników opłat za lokale, np. oddzielnie remonty, media, eksploatacja, itp., jak równie ewidencjonowanie poszczególnych kroków upominawczych, tak aby powstała historia procedury z datami poszczególnych kroków i odnotowaniem reakcji dłunika. ZSI pozwala automatycznie nalicza. zgodnie z ustawowymi regulacjami odsetki od długów [1͕ s. 45–47΁. W przypadku fiaska podjtego postpowania windykacyjnego sprawa kierowana jest do sdu. Na tym etapie ZSI wspiera zarzdc w czterech płaszczyznach: • ewidencyjnej, gdzie system odnotowuje poszczególne fazy postpowania procesowego, np. daty pozwu, wyroku pierwsze instancji, apelacji itp., • dokumentacyjnej, poprzez emisj historii procedury upominawczej oraz dokumentów koniecznych do prowadzenia procesu sdowego przez edytowalne formularze, • ksigowej, poprzez ksigowanie wyroków sdowych na podstawie schematów ksigowych, rozdzielajcych na poszczególne konta ksigowe pozycje wyroku sdowego dotyczce kwoty głównej pozwu, kosztów zastpstwa procesowego i kosztów sdowych oraz obliczanie odsetek,.

(11) 31. Studies & Proceedings of Polish Association for Knowledge Management Nr 49, 2011. egzekucyjnej poprzez analizowanie, czy dłunik wykonał swoje zobowizanie, a jeeli nie, kieruje spraw do kancelarii komorniczej. Bardzo przydatn funkcj ZSI oferowanych na rynku jest raportowanie. Dziki wbudowanym generatorom raportów specjalnych, moliwe jest tworzenie niemal nieograniczonej liczby raportów w rónych postaciach. Generatory te pozwalaj na przetwarzanie danych w postaci cyfrowej na wykresy oraz modele płaskie i przestrzenne. Zarzdcy odpowiadaj równie za proces inwestycyjny i remontowy nieruchomoci, który równie wspierany jest przez ZSI. Jeeli zaistnieje konieczno naprawy uszkodzonego elementu wyposaenia, system informatyczny jest wstanie wygenerowa zlecenie naprawy, zawierajcy opis merytoryczny i szacowane koszty, na które zablokuje w budecie remontowym odpowiednie rodki do zapłaty za wykonanie zlecenia. ZSI jest w stanie równie zapewni kontrol okresów gwarancyjnych, analizowa usterkowo zatrudnionych wykonawców oraz sprawdzi czy zlecone prace objte s okresami gwarancyjnymi. Moe dodatkowo obliczy nakłady remontowe na okrelon nieruchomo i porówna je z zaplanowanymi przychodami na wydatki remontowe. ZSI czuwa równie nad terminow wymian lub legalizacj urzdze pomiarowych[1 s. 54–55΁. ZSI wyposaone s ponadto w zautomatyzowane moduły finansowo-ksigowe. W modelu zintegrowanym zdecydowana wikszo danych spływa w sposób biecy do centralnej bazy danych. Rola modułu finansowo-ksigowego jest zatem syntezujca, a jednoczenie wynikowa. Podstawowa jego funkcja polega na obliczaniu miesicznych lub kwartalnych rozlicze z fiskusem. Druga funkcja polega na ustaleniu wyniku finansowego, bez którego niemoliwe jest prowadzenie prawidłowej działalnoci gospodarczej. ZSI umoliwia realizacj nastpujcych zada: • ustalenie stanu finansów oraz przychodów i kosztów na dowolny dzie roku obrotowego, • ustalenie zobowiza podatkowych w zakresie podatku dochodowego i podatku od towarów i usług, • generowanie sprawozda rocznych i miesicznych zgodnie z obowizujcymi przepisami, • automatyczne ksigowanie schematycznych, powtarzalnych operacji ksigowych. Jednym z popularnych, oferowanych na rynku programów informatycznych wspomagajcych zarzdzanie nieruchomociami, jest program ,,Tristan". Składa si m.in. z takich modułów jak CRM (ang. Customer Relationship Management – zarzdzanie relacjami z klientami), który umoliwia szczegółowe ewidencjonowanie wszystkich zdarze dotyczcych kontaktów z klientami firmy. Kady kontakt z klientem mona bardzo dokładnie opisa , definiujc zdarzenie powizane, doda odpowiednie powiadomienia dla uytkowników systemu o zbliajcym si terminie zdarzenia, a take doda do zdarzenia zewntrzne pliki graficzne czy te dokumenty w formacie ".pdf"[11]. Dziki zastosowaniu modułu CRM moliwe jest funkcjonalne i sprawne zorganizowanie kontaktów z klientami (ekr. 1). Moduł umowy wykorzystywany jest do rejestracji umów najmu midzy wynajmujcym anajemc. Posiada bardzo rozbudowany system opisu umowy, pozwala szybko i łatwo wprowadzi wszystkie wymagane warunki umowy wraz z wszystkimi moliwymi załcznikami. Ponadto umoliwia w rozbudowany sposób tworzenie aneksów do umów pozwalajcych modyfikowa parametry umowy na zadane okresy. Moduł generuje raz w miesicu propozycje obcie faktur na podstawie czynszów, kosztów eksploatacyjnych, mediów i powierzchni •.

(12) 32. Mieszko Bojar Analiza problemów zarzdzania nieruchomociami w wietle przepisów prawnych i rozwiza informatycznych stosowanych na rynku nieruchomoci. wynajmowanej zawartej w umowie[11] (ekr. 2). To tylko niektóre zasygnalizowane ułatwienia do zarzdzania nieruchomociami oferowane w ramach oprogramowania TRISTAN. . Rysunek 1. Rejestracja zdarze dotyczcych klientów w podsystemie CRM

(13) ródło: Opracowanie na podstawie systemu TRISTAN..

(14) 33 Studies & Proceedings of Polish Association for Knowledge Management Nr 49, 2011. Rysunek 2. Obliczanie kosztów zwizanych z umow najmu lokalu

(15) ródło: Opracowanie na podstawie systemu TRISTAN. 5. Podsumowanie W warunkach komplikujcych si modeli biznesu w Gospodarce Opartej na Wiedzy skuteczne i sprawne zarzdzanie nieruchomociami jawi si jako jeden z kluczowych czynników sukcesu przedsibiorstw z uwagi na newralgiczne znaczenie kosztów stałych generowanych wwyniku utrzymywania nieruchomoci. Dlatego te opisane i scharakteryzowane rozwizania prawne oraz informatyczne s tak istotne dla uzyskania przewag konkurencyjnych przez podmioty gospodarcze w turbulentnym i wysoce konkurencyjnym otoczeniu..

(16) 34. Mieszko Bojar Analiza problemów zarzdzania nieruchomociami w wietle przepisów prawnych i rozwiza informatycznych stosowanych na rynku nieruchomoci. Bibliografia [1] T. Bkiewicz, R. Kawecki, M, Szczudełek, Informatyka w zarzdzaniu, BZN, Pozna 2006. [2] G. Bieniek, S. Rudnicki, Nieruchomoci - problematyka prawna, LexisNexis Wydawnictwo Prawnicze Sp. z o.o., Warszawa 2011. [3] R, Doganowski, Gospodarowanie nieruchomociami, Pastwowa Wysza Szkoła Zawodowa 2010. [4] I. Fory, Zarzdzanie nieruchomociami komercyjnymi, POLTEX, 2008. [5] H. Gawron, Podstawy zarzdzania nieruchomociami, Wydawnictwo. Uniwersytetu. Ekonomicznego w Poznaniu, Pozna 2010. [6] M. Horoszko, Gospodarowanie nieruchomociami – komemtarz C.H. Beck, Warszawa 2008. [7] B. Joca, Zarzdzanie nieruchomociami komercyjnymi, C.H. Beck, Warszawa 2011. [8] R. Niemczyk, Gospodarka i obrót nieruchomociami, Difin, Warszawa 2009. [9] M. Rymarzak, Zarzdzanie nieruchomociami w Polsce, CeDeWu, Warszawa 2009. [10] A. liwiski, Zarzdzanie nieruchomociami, Podstawy wiedzy i praktyki gospodarowanie nieruchomociami, A.W. ,,Plecet", Warszawa 2000. [11] http://tron.net.pl/oferta_tristan.xml/. [12] http://www.zarzadcy.com.pl/. REAL ESTATE'S MANAGEMENT PROBLEM ANALYSIS IN A VIEW OF LEGAL REGULATIONS AND COMPUTING SOLUTIONS APPLIED ON THE REAL ESTATE'S MARKET Summary The goal of the paper is answer the question whether and to what extent business objects, which a business subject is real estate's management, used integrated management information systems under legal and economical circumstances. In the paper legal regulations concerning profession of property managers and also rules and priorities of managing with real estate's which affected it's efficiency growth, were presented. Keywords: real estate, management, property manager. Mieszko Bojar Wydział Zarzdzania Uniwersytet Technologiczno-Przyrodniczy w Bydgoszczy e-mail: bojar.utp@gmail.com.

(17)