ZARZĄDZENIE NR 305/2021 BURMISTRZA NOWEGO
z dnia 28 października 2021 r.
w sprawie instrukcji kasowej
Na podstawie art. 53 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2021 r. poz. 305, z późn. zm.1)) oraz art. 10 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2021 r.
poz. 217, z późn. zm.2)) zarządzam, co następuje:
§ 1. Wprowadzam się w Urzędzie Gminy w Nowem instrukcję kasową, stanowiącą załącznik do zarządzenia.
§ 2. Zobowiązuje się wszystkich pracowników Urzędu Gminy właściwych merytorycznie, z tytułu powierzonych im obowiązków służbowych związanych z gospodarką kasową, do zapoznania się z instrukcją kasową i przestrzegania w pełni zawartych w niej postanowień.
§ 3. Nadzór i kontrolę nad prawidłowym wykonywaniem zadań określonych w instrukcji kasowej powierza się Głównemu Księgowemu Urzędu Gminy w Nowem.
§ 4. Traci moc Zarządzenie Nr 92/2009 Burmistrza Nowego z dnia 05 czerwca 2009 r. w sprawie instrukcji kasowej.
§ 5. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania i podlega ogłoszeniu na tablicy informacyjnej w Urzędzie Gminy w Nowem oraz w Biuletynie Informacji Publicznej.
Burmistrz Nowego
Czesław Woliński
1) Zmiany do wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2021 r. poz. 1535 i 1773.
Załącznik do Zarządzenia Nr 305/2021 Burmistrza Nowego z dnia 28 października 2021 r.
INSTRUKCJA KASOWA Urzędu Gminy w Nowem
Instrukcja reguluje zasady funkcjonowania gospodarki kasowej w Urzędzie Gminy w Nowem i została opracowana na podstawie ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2021 r. poz. 217, z późn. zm.)
§1
1. Pomieszczenie kasy jest wydzielone, okna pomieszczenia kasy zabezpieczone kratą, okienko kasowe jest kuloodporne, drzwi wejściowe okratowane, pomieszczenie wyposażone jest w urządzenia alarmowe.
Wydzielone stanowisko kasjera uniemożliwia swobodny dostęp do kasy osobom postronnym.
2. Wszelkie uwagi i wątpliwości dotyczące technicznej organizacji kasy, funkcjonowania zabezpieczeń w postaci alarmów, zamków itp. kasjer natychmiast zgłasza na piśmie kierownikowi jednostki.
§2
1. Wartości pieniężne muszą być przechowywane w warunkach zapewniających ochronę przed zniszczeniem, utratą lub zagarnięciem.
2. Wartości pieniężne muszą być przechowywane w warunkach zapewniających należytą ochronę przed zniszczeniem, utratą lub zagarnięciem, gotówka przechowywana jest w kasie metalowej i szafie pancernej.
3. Transport gotówki z banku do jednostki i odwrotnie powinien odbywać się w zależności od wysokości przewożonych kwot, zgodnie z ogólnie obowiązującymi przepisami w tym zakresie.
4. Kasjer zobowiązany jest do zachowywania tajemnicy o terminach i wartościach pieniężnych przechowywanych oraz transportowanych.
§3 1. Kasjerem może być osoba:
- posiadająca wykształcenie minimum średnie,
- niekarana za przestępstwa gospodarcze lub wykroczenia przeciwko prawu - posiadająca nienaganną opinię,
- posiadająca pełna zdolność do czynności prawnych.
2. Kasjer odpowiada za stan gotówki w kasie, funkcjonowanie kasy oraz powierzone mienie.
3. Przejęcie-przekazanie kasy może nastąpić tylko w drodze protokolarnej, w obecności osoby wyznaczonej przez kierownika jednostki.
4. Kasjer przyjmując obowiązki składa pisemną deklarację, że ponosi odpowiedzialność materialną za powierzone mu pieniądze oraz inne wartości. Zobowiązuje się do przestrzegania przepisów w zakresie prowadzenia operacji kasowych i ponosi odpowiedzialność za ich naruszenie.
§4
1. W kasie mogą znajdować się tylko środki pieniężne i papiery wartościowe składające się na : - niezbędny zapas gotówki (pogotowie kasowe) na bieżące wydatki,
- gotówka podjęta z rachunku bankowego na pokrycie określonych rodzajów wydatków, - gotówka pochodząca z bieżących wpłat do kasy,
- gotówka i papiery wartościowe przechowywane w formie depozytu otrzymane od osób prawnych i fizycznych,
- inne wartości pieniężne i druki ścisłego zarachowania.
2. Wysokość pogotowia kasowego ustala kierownik jednostki.
3. Niezbędny zapas gotówki w miarę wykorzystania powinien być uzupełniony do ustalonej wysokości.
4. Gotówkę wpłaconą do kasy należy w tym samym dniu odprowadzać na rachunek bieżący prowadzony w banku obsługującym budżet Gminy Nowe.
5. Stan gotówki w kasie nie może przekraczać kwoty pogotowia kasowego ustalonego przez kierownika jednostki. Po przekroczeniu tego stanu kasjer odprowadza nadwyżkę środków pieniężnych na rachunek bankowy, nie później niż na koniec dnia, w którym nastąpiło przekroczenie stanu.
6. Podjęta z rachunku bankowego gotówka na pokrycie określonych rodzajowo wydatków powinna być przeznaczona na cel określony przy jej podjęciu. Gotówki tej nie wlicza się do ustalonej wielkości zapasu- pogotowia kasowego. Niewypłacone kwoty kasjer odprowadza na rachunek bankowy nie rzadziej niż na koniec każdego dnia.
7. Kasa nie może przyjmować lub wypłacać gotówki w przypadku, gdy stroną transakcji, z której wynika
płatność, jest inny przedsiębiorca oraz gdy jednorazowa wartość transakcji bez względu na liczbę wynikających z niej płatności, nie przekracza równowartości 15.000 zł.
§5 1. Do druków ścisłego zarachowania zalicza się:
1) czeki gotówkowe, 2) licencje TAXI, 3) druki opłaty targowej.
2. Ewidencja druków ścisłego zarachowania polega na:
1) przyjęciu druków ścisłego zarachowania w momencie ich otrzymania,
2) bieżącym wpisaniu przychodu lub rozchodu oraz stanu druków w księdze druków ścisłego zarachowania.
3. Osobą odpowiedzialną za prawidłową gospodarkę, ewidencję i zabezpieczenie druków ścisłego zarachowania jest kasjer.
4. Kierownik jednostki jest zobowiązany umożliwić pracownikowi odpowiedzialnemu za gospodarkę
przed kradzieżą lub zniszczeniem.
§6
1. Wszystkie operacje kasowe muszą być udokumentowane dowodami kasowymi:
- dokumentami źródłowymi takimi jak: lista płac, wnioski o wypłatę zaliczek, rozliczenia zaliczek, faktury zakupu, dowody wpłat na rachunki bankowe, pokwitowania wpłat itp.
2. Listę dokumentów, na podstawie których dokonywane są operacje kasowe, szczegółowe wymagania jakie powinny one spełniać, listę osób uprawnionych do kontroli i zatwierdzania tych dokumentów określa instrukcja obiegu dokumentów księgowych.
3. Wpłaty gotówkowe dokonuje się na podstawie dowodów kasowych Pokwitowanie. Muszą one być podpisane przez kasjera przyjmującego gotówkę oraz zawierać numer dowodu KP, datę wpłaty, tytuł dokonanej wpłaty oraz kwotę wpłaty wypisaną cyframi i słownie.
4. Dowody kasowe wystawiane są przez kasjera poprzez program kasowy w 2 egzemplarzach, z których oryginał jest pokwitowaniem dla wpłacającego, a kopia pozostaje w księgowości.
§7
1. Wypłata gotówki z kasy może być zrealizowana na podstawie źródłowych dowodów kasowych uzasadniających wypłatę, tj.:
- faktur VAT wystawionych przez kontrahentów,
- list płac dotyczących wynagrodzeń, innych wypłat pieniężnych, premii oraz nagród,
- dowodów z dokonanych wpłat na własne rachunki bankowe potwierdzonych stemplem bankowym, - rachunków wystawionych przez kontrahentów,
- not księgowych.
2. Dowody kasowe powinny zostać przed dokonaniem wypłaty gotówki sprawdzone pod względem
merytorycznym i formalno-rachunkowym oraz zatwierdzone do wypłaty przez uprawnione osoby. Pracownicy zobowiązani do wykonywania tych czynności zamieszczają na dowodach kasowych swój podpis.
3. Szczegóły obiegu dokumentów kasowych, na podstawie których dokonywane są wypłaty, oraz wykaz osób uprawnionych do kontroli i zatwierdzania tych dokumentów są zawarte w instrukcji obiegu dokumentów księgowych.
4. Odbiorca gotówki kwituje odbiór swoim podpisem. Otrzymaną gotówkę odbiorca powinien przeliczyć w obecności kasjera.
5. Przy wypłacie gotówki, osobom nieznanym kasjerowi osobiście, kasjer zobowiązany jest zażądać okazania dowodu osobistego lub innego dokumentu stwierdzającego tożsamość odbiorcy gotówki.
6. Jeżeli wypłata następuje na podstawie upoważnienia wystawionego przez osobę wymienioną w rozchodowym dowodzie kasowym, w dowodzie tym należy zaznaczyć, że wypłaty dokonano osobie upoważnionej.
Upoważnienie powinno być przechowywane wraz z dokumentem rozchodowym.
§8
1. Przychody i rozchody gotówki w kolejnych dniach kasjer wpisuje bieżąco w Raporcie Kasowym. Zapisy w Raporcie Kasowym powinny być dokonywane w ujęciu chronologicznym w dniu, w którym nastąpiły przychód i rozchód.
2. Zrealizowane dowody obrotu kasowego powinny być oznaczone przez wpisanie na nich daty, numeru i pozycji raportu kasowego, pod którą przychody i rozchody zastały wpisane.
3. Raporty Kasowe są sporządzane za każdy dzień roboczy.
4. Wypełnienie Raportu Kasowego następuje komputerowo.
5. Raport Kasowy zamyka się poprzez sumowanie wpłat i wypłat gotówkowych oraz obliczenie stanu końcowego. Podpisany przez kasjera oryginał raportu z dowodami kasowymi, kasjer przekazuje za pokwitowaniem do działu Finansowo Księgowego. Kopia raportu pozostaje w kasie.
6. Niedopuszczalne jest dokonywanie w raportach kasowych przeróbek. Wszelkie błędy mogą być poprawione przez skreślenie błędnej treści lub kwoty z zachowaniem czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb i wpisanie treści poprawionej. Każda poprawa wymaga podpisu osoby dokonującej poprawy, wpisania daty dokonania korekty.
§9
1. Inwentaryzację środków pieniężnych przeprowadza się na drodze spisu z natury metodą pełną.
2. Skład zespołu spisowego określa kierownik jednostki.
3. Inwentaryzacja w kasie powinna być dokonywana co najmniej:
- na dzień kończący rok, - przy zmianie kasjera,
a także innych przypadkach przewidzianych prawem.
4. Na dzień zmiany osoby odpowiedzialnej materialnie można nie przeprowadzać inwentaryzacji składników majątkowych, jeżeli zmiana następuje na krótki czas (np. choroba, urlop).
5. Inwentaryzacja może być przeprowadzona także w dowolnym innym niezapowiedzianym terminie zgodnie z decyzją kierownika jednostki oraz w sytuacjach losowych.
6. Przed rozpoczęciem spisu z natury zespół spisowy pobiera od osób materialnie odpowiedzialnych
oświadczenia wstępne o stanie zabezpieczenia majątku i ujęciu w ewidencji wszystkich operacji gospodarczych a także o uzgodnieniu tej ewidencji z księgowością.
7. Rozchód gotówki z kasy nieudokumentowany rozchodowymi dowodami kasowymi a także fałszywe banknoty i monety ujawnione w kasie stanowią niedobór kasowy i obciążają kasjera.
8. Gotówka w kasie nieudokumentowana przychodowymi dowodami kasowymi stanowi nadwyżkę kasową.
9. Kontrolę kasy przeprowadza się nie rzadziej niż 1 raz na kwartał.
10. Osobą upoważnioną do kontroli kasy jest Główna Księgowa Urzędu Gminy w Nowem lub Skarbnik Gminy Nowe.
11. Traci moc zarządzenie Burmistrza Gminy Nowe nr 92/2009 z dnia 05.06.2009r.- Instrukcja Kasowa.
§10
1. W kwestiach nieuregulowanych niniejszą instrukcją stosuje się inne przepisy wewnętrzne oraz ogólne przepisy prawa.
