1
Dział Autoryzacji Płatności i Sprawozdawczości Wydział Obszarów Wiejskich
Departament Obszarów Wiejskich i Zasobów Naturalnych
Najczęściej pojawiające się błędy
w poddziałaniu 19.2 „Wsparcie na wdrażanie operacji w ramach strategii rozwoju lokalnego
kierowanego przez społeczność” objętego Programem Rozwoju Obszarów Wiejskich
na lata 2014–2020
Operacje z wyłączeniem projektów grantowych
„Europejski Fundusz Rolny na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich: Europa inwestująca w obszary wiejskie”.
Warsztaty organizowane przez Urząd Marszałkowski Województwa Dolnośląskiego. Operacja współfinansowana ze środków Unii Europejskiej w ramach Krajowej Sieci Obszarów Wiejskich Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na
lata 2014-2020. Instytucja Zarządzająca PROW 2014-2020-Minister Rolnictwa i Rozwoju Wsi
UNIA EUROPEJSKA
Brak wersji elektronicznej WoP
WoP sporządzane niezgodnie z instrukcją wypełniania WoP
Brak potwierdzania dokumentów za zgodność z oryginałem / dokumenty nie są prawidłowo potwierdzone za zgodność z oryginałem
Brak aktualizacji danych Beneficjenta (np. numeru rachunku bankowego) w Biurach Powiatowych Agencji Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa
Dokumenty sporządzone w języku obcym nie są przetłumaczone na język polski przez tłumacza przysięgłego
W przypadku robót budowlanych przy zabytku wpisanym do rejestru zabytków brak informacji o konieczności uzyskania pozwolenia Wojewódzkiego Konserwatora
Zabytków właściwego dla miejsca położenia zabytku
Załączniki do wniosku o płatność pierwszej transzy
ZATRUDNIENIE/SAMOZATRUDNIENIE
Brak oświadczenia dotyczącego korzystania w ramach działania 19.2 ,,Wsparcie na wdrażanie operacji w ramach strategii rozwoju lokalnego kierowanego przez społeczność’’ z uprawnienia, o którym mowa w art. 18 ustawy z dnia 6 marca 2018 r.
Prawo przedsiębiorców tzw. ulga na start.
Brak przedłożenia dokumentów (deklaracji ZUS ZZA) potwierdzających zgłoszenie Beneficjenta do ubezpieczenia zdrowotnego.
Przy samozatrudnieniu ( w przypadku gdy nie korzysta z ulgi na start) Beneficjent nie dokonuje zgłoszenia do ubezpieczenia emerytalnego, ubezpieczeń rentowych i ubezpieczenia wypadkowego na podstawie przepisów o systemie ubezpieczeń społecznych z tytułu wykonywania działalności do dnia złożenia wniosku o płatność
pierwszej transzy pomocy.
Złożone deklaracje nie zawierają czytelnej pieczątki wpływu do ZUS lub potwierdzenia o elektronicznej wysyłce formularza do ZUS.
Informacja o numerze rachunku bankowego Beneficjenta
Przedłożone dokumenty, wskazujące numer rachunku bankowego na jaki mają zostać przekazane środki finansowe z tytułu otrzymanej pomocy finansowej nie
wskazują:
- nazwy posiadacza rachunku;
- nazwy banku.
Decyzja środowiskowa, jeżeli jej wydanie jest wymagane odrębnymi przepisami prawa
Beneficjenci nie przedkładają ostatecznej decyzji środowiskowej lub dokumentu potwierdzającego brak konieczności jej wydania.
Zgłoszenie zamiaru wykonania robót budowlanych właściwemu organowi Beneficjenci do wniosków o płatność nie przedkładają Zgłoszenia zamiaru
wykonania robót budowlanych właściwemu organowi wraz z:
- oświadczeniem, że w terminie 21 dni od dnia zgłoszenia zamiaru wykonania robót budowlanych, właściwy organ nie wniósł sprzeciwu
albo
- zaświadczeniem o braku podstaw do wniesienia sprzeciwu wobec zgłoszonego zamiaru wykonania robót budowlanych.
Zgłoszenie powinno być opatrzone pieczątką wpływu do właściwego Starostwa Powiatowego.
W przypadku wysłania zgłoszenia za pomocą placówki pocztowej należy przedłożyć potwierdzenie jego nadania.
Decyzja ostateczna o pozwoleniu na budowę
Beneficjenci do wniosków o płatność nie przedkładają decyzji ostatecznej o pozwoleniu na budowę.
Zgłoszenie zamiaru wykonania robót budowlanych właściwemu organowi Decyzja ostateczna o pozwoleniu na budowę
Wraz ze zgłoszeniem robót budowlanych i decyzją pozwolenia na budowę należy dostarczyć wszystkie załączniki, na podstawie, których zostały wydane ww.
dokumenty.
Zgłoszenie robót budowlanych, decyzja pozwolenia na budowę, decyzja środowiskowa:
- Dokumenty te muszą być ostateczne na etapie I transzy;
- Powinny być „wystawione” na Beneficjenta.
Pozwolenia, zezwolenia i inne decyzje
jeżeli do rozpoczęcia realizacji inwestycji objętych operacją niezbędne jest wydanie innych pozwoleń, zezwoleń, decyzji należy je przedłożyć wraz z wnioskiem o płatność pierwszej
transzy;
- zmiana sposobu użytkowania
brak przedłożenia dokumentu potwierdzającego zgłoszenie zmiany sposobu użytkowania obiektu, w którym jest prowadzona, zarejestrowana działalność gospodarcza (jeśli
dotyczy);
- działalność regulowana
brak udokumentowania lub wyjaśnienia czy działalność Beneficjenta została ujęta w rejestrze działalności regulowanej. Działalność regulowana jest podjęta, jeżeli
przedsiębiorca ją podejmujący spełnia wymagania, które określone zostały w ustawach szczególnych regulujących podstawowe aspekty prowadzenia takiej działalności. Mając na
uwadze powyższe, brak wpisu do właściwego rejestru działalności regulowanej skutkuje niespełnieniem warunku wskazanego w §29 ust. 1 pkt. 1 lit. a rozporządzenia, tzn. nie spełniono wymagań, które określone zostały w ustawach szczególnych regulujących
podstawowe aspekty danej działalności, a zatem nie została podjęta działalność gospodarcza. Tym samym nie jest możliwa wypłata I transzy pomocy,
a w konsekwencji również i II transzy pomocy.
Inne problemy, które wynikają podczas weryfikacji wniosku o płatność I transzy:
- CEIDG wskazuje, na późniejsze rozpoczęcie działalności gospodarczej;
-dokumenty potwierdzające posiadanie tytułu prawnego do nieruchomości, na której realizowana będzie operacja nie są zawarte na okres realizacji operacji oraz co najmniej
do dnia, w którym upłynie 2 lata od dnia wypłaty płatności końcowej;
-dane dotyczące nieruchomości, w której będzie miała miejsce operacja nie odpowiadają danym widniejącym w księdze wieczystej (inny właściciel, inny rodzaj nieruchomości);
-wpisany we wniosku o przyznanie pomocy oraz w Biznesplanie kod PKD podejmowanej działalności nie odpowiada działalności gospodarczej, która podjął Beneficjent;
Pozwolenia, zezwolenia i inne decyzje
VAT
Brak dokonania zarejestrowania Beneficjenta jako podatnika VAT.
W Biznesplanie Beneficjent wskazał, że będzie płatnikiem podatku VAT natomiast weryfikacja statusu Beneficjenta w Portalu Podatkowym wskazuje, iż Beneficjent nie
jest aktywnym płatnikiem.
Załączniki do wniosku o płatność drugiej transzy
Informowanie o pomocy otrzymanej z EFRROW niezgodne z Księgą wizualizacji
Brak udokumentowania zapisów biznesplanu np. promocja na stronie internetowej, w radio, portalach społecznościowych
Brak faktur na koszty niekwalifikowalne wskazane w Biznesplanie
1a-1d Dokumenty potwierdzające utworzenie miejsca(c) pracy:
1a) umowy o prace wraz z zakresami czynności…:
Beneficjenci nie przedkładają zakresów obowiązków pracowników.
1b) zgłoszenie do ubezpieczeń ZUS ZUA dla etatów powstałych w wyniku realizacji operacji:
Beneficjenci nie przedkładają zgłoszeń pracowników do ubezpieczeń ZUS ZUA.
1c) deklaracje rozliczeniowe ZUS DRA:
Beneficjenci przedkładają deklaracje, które obejmują okres od zatrudnienia pracownika do dnia złożenia wniosku o płatność.
1d) zaświadczenie o zgłoszeniu i okresach podlegania ubezpieczeniom społecznym:
W przypadku samozatrudnienia Beneficjenci nie przedkładają zaświadczeń o zgłoszeniu i okresach podlegania ubezpieczeniom społecznym. Zaświadczenie wydawane jest na wniosek płatnika składek (US-7) przez właściwą dla miejsca prowadzenia działalności Terenową Jednostkę Organizacyjną ZUS. W uzasadnieniu wniosku należy wskazać jakie rodzaje ubezpieczeń społecznych mają być wpisane w zaświadczeniu.
Dokumenty potwierdzające rzeczową realizację Biznesplanu Dokumenty księgowe:
- Brak drugostronnego opisu dokumentu księgowego
- Do kosztów związanych z operacją zaliczane są wydatki nieuwzględnione w biznesplanie lub w większej ilości
Dokumentacja, dotycząca zakupionego sprzętu:
- Brak dokumentacji potwierdzającej parametry zakupionego sprzętu (np. specyfikacji do dokumentów księgowych, protokołów odbiory, zamówień, wydruków ze stron internetowych);
- Jeśli w ramach wskazanego w Biznesplanie zakresu rzeczowego Beneficjent zakupi kasę fiskalną, to winien wraz z wnioskiem o płatność drugiej transzy przedłożyć dokument potwierdzający jej rejestrację
Dokumenty potwierdzające rzeczową realizację Biznesplanu
Dokumentacja, dotycząca zakupionego sprzętu:
- Brak wyjaśnienia i udokumentowania, czy zakupiony zakres rzeczowy zawiera oznakowanie.
Oznaczenie to powinno zawierać, co najmniej: nazwę i adres producenta oraz jego upoważnionego przedstawiciela (jeżeli taki występuje), określenie maszyny, oznakowanie CE, oznaczenie serii i typu maszyny, numer seryjny (jeśli taki występuje) oraz rok produkcji.
Oświadczenie dotyczące wyodrębnionych kont/ prowadzenia wykazu faktur lub dokumentów równoważnej wartości dowodowej
Brak przedłożenia załącznika wraz z wnioskiem o płatność drugiej transzy wraz z:
- elementami polityki rachunkowości (lub pełnej rachunkowości) i zakładowego planu kont oraz z wydrukami z kont księgowych w ramach prowadzonych ksiąg rachunkowych dla wszystkich transakcji związanych z operacją (w przypadku, gdy Beneficjent prowadzi księgi
rachunkowe) albo
- wykazem faktur w przypadku, gdy nie prowadzi ksiąg rachunkowych
Decyzja ostateczna o pozwoleniu na użytkowanie
Brak klauzuli ostateczności
Protokoły odbioru robót/ montażu/ rozruchu maszyn i urządzeń/ instalacji oprogramowania lub Oświadczenie Beneficjenta o poprawnym wykonaniu ww.
czynności z udziałem środków własnych
Brak przedłożenia dokumentów
Kosztorys różnicowy
Brak załącznika w przypadku zmian stanu faktycznego w stosunku do zaplanowanego zakresu prac w kosztorysie inwestorskim/ofertowym/projekcie
budowlanym/umowie o przyznaniu pomocy.
Inne dokumenty potwierdzające osiągnięcie celów i pozostałych wskaźników realizacji operacji
Brak dokumentów
Zgłoszenie zmiany sposobu użytkowania brak przedłożenia:
- Zaświadczenia wydanego przez właściwy organ, ze nie wniósł sprzeciwu wobec zgłoszonego zamiaru zmiany postepowania lub
- Oświadczenia Beneficjenta, że w terminie 30 dni od dnia zgłoszenia zamiaru sposobu użytkowania, właściwy organ nie wniósł sprzeciwu
Zakup pojazdu
- Dokument potwierdzający dopuszczenie pojazdu do ruchu oraz dokument potwierdzający zawarcie umowy obowiązkowego ubezpieczenia
odpowiedzialności cywilnej,
- Karta pojazdu, dowód rejestracyjny, książka gwarancyjna, świadectwo homologacji
Najczęściej pojawiające się błędy
Operacje w ramach poddziałania 19.2 z wyłączeniem projektów grantowych oraz operacji w zakresie
podejmowania działalności gospodarczej
Brak wersji elektronicznej WoP
WoP nie są sporządzane zgodnie z instrukcją wypełniania WoP
Informowanie o pomocy otrzymanej z EFRROW od dnia zawarcia umowy o przyznaniu pomocy - Strona internetowa, Tablica/plakat/bilbord
Rozpoczęcie realizacji operacji przed podpisaniem umowy o przyznaniu pomocy
Zapłata gotówką za transakcje przekraczające jeden tysiąc złotych
Dokumenty księgowe:
- Brak adnotacji ,,Przedstawiono do refundacji…’’ na pierwszej stronie dokumentu księgowego;
- Brak drugostronnego opisu dokumentu księgowego;
- Na drugostronnym opisie dokumentów księgowych brak wskazania numeru konta/kodu lub numeru z wykazu faktur, potwierdzających wywiązanie się Beneficjenta z prowadzenia wydzielonej księgowości;
- Brak informacji z jakich środków opłacono fakturę na dzień dokonania zapłaty np. środki własne, dotacja.
Załącznik nr 2
Dowody zapłaty
1) Nieprawidłowy nr faktury lub dokumentu o równoważnej wartości dowodowej w tytule przelewu (oświadczenie wykonawcy o otrzymaniu zapłaty),
2) Brak pieczątki banku lub informacji o elektronicznym wygenerowaniu dowodu zapłaty
Formularz WoP – wskaźniki zatrudnienia
1.3 Stan zatrudnienia na potrzeby oceny realizacji wskaźnika utworzone miejsca pracy W polu należy podać planowaną do utworzenia liczbę miejsc pracy określoną w umowie
1.3.1 Wartość momentu bazowego stanu zatrudnienia określona w umowie o przyznaniu pomocy
W polu należy podać wartość momentu bazowego stanu zatrudnienia określonego w umowie 1.3.2 Aktualny stan zatrudnienia:
W polu należy podać aktualny stan zatrudnienia (tj. miejsca posiadane i nowo utworzone ) wynikające z pola 1.3.2.1 albo 1.3.2.2
1.3.2.1 Średnia arytmetyczna stanu zatrudnienia z okresu 12 miesięcy wliczając miesiąc złożenia wniosku o płatność (w przeliczeniu na pełne etaty)
1.3.2.2
Stan zatrudnienia w miesiącu złożenia wniosku o płatność (w przeliczeniu na pełne etaty)
W polu należy wpisać stan zatrudnienia osiągnięty przez Beneficjenta w miesiącu złożenia Wniosku
(udokumentowany moment bazowy za miesiąc poprzedzający złożenie wniosku oraz udokumentowane nowe miejsca pracy
Uwaga: moment bazowy musi zostać osiągnięty na
dzień składania WoP
Dokumenty potwierdzające utworzenie/utrzymanie miejsc pracy/poniesienie kosztów zatrudnienia
3a) Umowy o pracę lub spółdzielcze umowy o pracę wraz z zakresami czynności (dla etatów powstałych w wyniku realizacji operacji)
- Umowy zawierane na stanowiska niewskazane w biznesplanie,
- Zakres obowiązków z umowy o pracę nie wskazuje obowiązków z biznesplanu, - Brak dokumentów potwierdzających zatrudnienie osoby z grupy defaworyzowanej, - Umowy zawierane na krótszy okres czasu, w związku z powyższym Beneficjent jest
informowany o konieczności utrzymania etatu do 3 lat od wypłaty płatności końcowej, Zgodnie z interpretacją osoba z grupy defaworyzowanej musi zostać zatrudniona
z obszaru LGD
Dokumenty potwierdzające utworzenie/utrzymanie miejsc pracy/poniesienie kosztów zatrudnienia
Załącznik nr 3c Deklaracje rozliczeniowe ZUS DRA (wraz z ZUS RCA (RCX), ZUS RSA, ZUS RZA)
Kopie deklaracji ZUS DRA wraz z załącznikami powinny obejmować:
w przypadku sezonowego zatrudnienia pracowników - okres 12 miesięcy przyjmując na koniec tego okresu miesiąc poprzedzający miesiąc, który w którym składany jest wniosek o płatność końcową;
w pozostałych przypadkach – najbardziej aktualną deklarację rozliczeniową ZUS DRA, tj. najczęściej będzie to deklaracja obejmująca miesiąc poprzedzający miesiąc złożenia wniosku o płatność końcową.
W ramach akceptowanych sposobów uwierzytelniania dokumentów zgłoszeniowych do ubezpieczeń ZUS ZUA oraz deklaracji rozliczeniowych ZUS DRA wraz z załącznikami mogą być: w przypadku „wersji papierowych” – pieczątka wpływu do ZUS, a w przypadku wersji elektronicznej – kod kreskowy lub elektroniczne potwierdzenie.
Dokumenty potwierdzające utworzenie/utrzymanie miejsc pracy/poniesienie kosztów zatrudnienia
Załącznik nr 3d Listy płac:
Brak przedłożenia list płac z wyszczególnieniem wszystkich składników wynagrodzenia i kwot pobranych z tytułu opłaconych składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne oraz
składek na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, oraz zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych.
Załącznik nr 3e Dokumenty potwierdzające poniesienie wszystkich składników wynagrodzenia:
Brak przedłożenia dokumentów potwierdzających poniesienie wszystkich składników wynagrodzenia i kwot pobranych z tytułu opłaconych składek na ubezpieczenie społeczne
i zdrowotne oraz składek na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych oraz zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych.
W przypadku, gdy Beneficjent dokonywał przelewów zbiorczych za poszczególne składki ZUS oraz za zaliczki na podatek dochodowy, należy wyszczególnić jakie kwoty wchodzą
w skład ogólnej kwoty przelewu.
Protokoły odbioru
Brak możliwości weryfikacji wykonanego zakresu rzeczowo – finansowego na podstawie protokołów odbioru.
Wyprzedzające finansowanie
Konto, na które zostały przekazane środki z tytułu wyprzedzającego finansowania/zaliczki:
- służy wyłącznie do obsługi wyprzedzającego finansowania/zaliczki;
- nie zasilamy tego konta środkami własnymi – wyjątek: prowizje pobierane przez bank;
- nie opłacamy z tego konta kosztów niekwalifikowalnych np. VAT.
Dziękuję za uwagę
32
