Plan Działań Pomocy Technicznej jest współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego

(1)

w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego

Zapytanie ofertowe ( wartość do 30 000 €)

W związku z realizacją Planu Działań Pomocy Technicznej w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata 2014-2020, Osi Priorytetowej XIII Pomoc Techniczna, Działania 13.1 Pomoc Techniczna, zapraszamy Państwa do złożenia oferty cenowej na organizację spotkania informacyjno-promocyjnego dla beneficjentów i potencjalnych beneficjentów w ramach Regionalnych Inwestycji Terytorialnych Subregionu Północnego

1. Zamawiający: Gmina Miasto Częstochowa, ul. Waszyngtona 5, 42-217 Częstochowa, tel. 34 3707- 791 e-mail: sekretariatrit@czestochowa.um.gov.pl adres strony internetowej: http://bip.czestochowa.pl

2. Przedmiot zamówienia:

Przedmiotem zamówienia jest organizacja spotkania informacyjno- promocyjnego dla 73 uczestników (beneficjentów i potencjalnych beneficjentów) w ramach Regionalnych Inwestycji Terytorialnych Subregionu Północnego obejmująca:

1) Usługę wynajmu sali szkoleniowej wraz z wyposażeniem:

Zapewnienie sali szkoleniowej mieszczącej się w hotelu lub centrum konferencyjno- szkoleniowym według poniższych założeń:

a) obiekt nie może być w trakcie prac remontowych

b) sala szkoleniowa powinna być wyposażona w odpowiedni sprzęt niezbędny do realizacji przedmiotu zamówienia, przy czym zajęcia powinny odbywać się w pomieszczeniu gdzie zapewnione są właściwe warunki BHP i ppoż. oraz zaplecze socjalne, w tym dostęp do WC zaopatrzonego w środki higieniczne

c) sala szkoleniowa powinna być dostępna na wyłączność Zamawiającego przez dwa dni szkolenia zgodnie z załączonym harmonogramem szkolenia. W celu zapewnienia komfortu pracy uczestników szkolenia, obok wskazanej sali nie powinno równocześnie odbywać się żadne inne grupowe wydarzenie, które mogłyby spowodować nadmierne zakłócenie porządku spotkania

d) sala szkoleniowa powinna posiadać okna, być przestronna, odpowiednio oświetlona, wentylowana i klimatyzowana, wyposażona co najmniej w tablicę suchościeralną i tablicę flipchart, projektor multimedialny i ekran do prezentacji multimedialnych oraz bezprzewodowy system nagłośnieniowy

e) sala szkoleniowa oraz restauracja z możliwością zakupu kawy i herbaty powinna znajdować się w tym samym budynku lub budynkach połączonych łącznikami tak, aby

(2)

bez konieczności wychodzenia poza budynek uczestnicy mogli skorzystać ze wszystkich usług wymienionych w założeniach

f) sala szkoleniowa powinna być wyposażona w stoły ustawione w kształcie tzw.

podkowy, aby uczestnicy mieli możliwość robienia notatek podczas zajęć g) Wykonawca zapewni możliwość nieodpłatnego skorzystania z szatni.

2) Usługę restauracyjną

Zapewnienie usługi i obsługi restauracyjnej dla wszystkich uczestników szkolenia, przy czym dla innej ilości uczestników w pierwszym dniu oraz innej w drugim dniu pobytu, tzn.:

- w pierwszym dniu pobytu: obiad i uroczysta kolacja dla 63 uczestników - w drugim dniu pobytu: obiad dla 70-ciu uczestników

Wymaganie Zamawiającego: Menu każdego dnia powinno być zróżnicowane.

Wymagane menu na 1 osobę:

Obiad dwudaniowy z obsługą kelnerską podczas pierwszego i drugiego dnia szkolenia.

Wykonawca powinien zaproponować zestaw obiadowy spośród niżej wymienionych wersji, przy założeniu, że w każdym dniu szkolenia podany jest inny zestaw.

I wersja

zupa krem z podgrzybków po nicejsku,

zrazy schabowe duszone w cebulce z pęczakiem i buraczkami na ciepło, sok owocowy (200 ml/os.),

deser np. ciasto lub lody (1porcja/1os.),

kawa z ekspresu ciśnieniowego oraz do wyboru herbata: czarna, owocowa, zielona, mleko do kawy, cukier, cytryna

II wersja

krem szpinakowo- pomidorowy z chipsami z boczku,

pierś z kurczaka w sosie borowikowo-pieczarkowym z makaronem penne, sok owocowy (200 ml/os.),

deser, np. ciasto lub lody (1porcja/1os.),

kawa z ekspresu ciśnieniowego oraz o wyboru herbata: czarna, owocowa, zielona, mleko do kawy, cukier, cytryna

III wersja

(3)

juk ułański–schabowe, kieszonki z pieczarkami i ziemniaczkami zapiekanymi z boczkiem oraz zestawem surówek,

sok owocowy (200 ml/os.)

IV wersja

zupa z pora po włosku,

sznycelki z kurczaka podane z zapiekanką makaronową, warzywami i mozzarellą, sok owocowy (200 ml/os.),

V wersja

krem z zielonego groszku,

dorsz pieczony z ziemniakami i zapiekanymi szparagami, sok owocowy (200 ml/os.),

Uroczysta kolacja

I-wsze danie:

filet z kurczaka pieczonego z chrupiąca skórką z ziemniakami, brukselką i boczkiem z puree kasztanowym

II-gie danie:

barszczyk czerwony z pasztecikiem Zimna płyta, min:

kolorowe galantyny z kurczaka, karczek pieczony, schab nadziewany śliwką i morelą, tymbaliki drobiowe, roladki naleśnikowe z różnymi farszami, krążki cebulowe z dipem, śliwka w bekonie, sałatka pieczarkowa, sałatka jarzynowa,

śledź tatarski, śledź tradycyjny z cebulką, jajka nadziewane pastami, warzywa świeże i marynowane, ciasta własnego wypieku, pieczywo

Napoje ( bez ograniczeń):

zimne (soki naturalne, woda gazowana i niegazowana) gorące (kawa, herbata)

3) Zamawiający nie dopuszcza stosowania jednorazowych: naczyń, sztućców, obrusów.

4) Zamawiający zastrzega sobie, aby obiady i kolacja były podane w pomieszczeniu zarezerwowanym wyłącznie dla uczestników danego szkolenia lub w pomieszczeniu z wyraźnie wyodrębnionym dla nich obszarem. Wykonawca usługi powinien zapewnić

(4)

obsługę kelnerską, rozstawienie i bieżącą wymianę naczyń, dbałość o estetykę miejsca podawania wyżywienia, a także usuwanie i utylizację odpadów i śmieci.

Dodatkowe wymagania Zamawiającego

a) Wykonawca zapewnia wszystkim uczestnikom szkolenia bezpłatne miejsca parkingowych w bezpośredniej odległości od hotelu/centrum szkoleniowego na czas pobytu.

b) Wykonawca zapewnia możliwość wykupu przez uczestników 1-go noclegu wraz ze śniadaniem w podanym terminie - przy założeniu, że miejsca noclegowe spełniają następujące kryteria:

- nocleg powinien być zapewniony na terenie obiektu, w którym zorganizowane będzie szkolenie.

- nocleg powinien być zapewniony w pokojach z pełnym węzłem sanitarnym w następującej ilości:

- 11 pokoi dwu-osobowych,

- 22 pokoi dwu-osobowych do pojedynczego wykorzystania

Z uwagi na zaplanowany budżet Zamawiającego cena pokoi nie może przekroczyć : - dwu-osobowego 210,00 zł. brutto

- dwu-osobowego do pojedynczego wykorzystania 170,00zł. brutto

c) Wykonawca zapewnia możliwość zakupu przez uczestników spotkania (w tym samym budynku, w którym odbywać się będą zajęcia) kawy i herbaty podczas przerw w zajęciach.

Śniadanie powinno być serwowane na szwedzkim stole:

- dwa dania na gorąco,

- wędliny, świeże warzywa, ser żółty, ser biały, ser pleśniowy, dżem, miód, twarożek na słodko, twarożek na słono z rzodkiewką, sałatka, ciasto własnego wypieku, jogurty, mieszane pieczywo,

- kawa, herbata, soki naturalne, woda naturalna

Ponadto goście hotelowi powinni mieć możliwość bezpłatnego skorzystania z następujących usług/atrakcji mieszczących się w obiekcie tj.:

- kortów tenisowych, - sali bilardowej

- sauny fińskiej i tureckiej wewnętrznej, - sauny zewnętrznej,

- jacuzzi,

- bali japońskiej, - chaty solnej

3. Termin realizacji zamówienia:

(5)

Realizacja przedmiotu zamówienia: 23-24 maja 2016 r. zgodnie z przedłożonym przez Zamawiającego harmonogramem stanowiącym załącznik nr 4 do Zapytania ofertowego

Zamawiający dopuszcza możliwość przesunięcia terminu realizacji zamówienia, jeśli wystąpią obiektywne okoliczności niezależne od Wykonawcy lub Zamawiającego

uniemożliwiające wykonanie usługi i jednocześnie wydłużenia okresu realizacji usługi o czas trwania tych okoliczności, jednak nie później niż do 30.06.2016 r.

4. Warunki udziału w postępowaniu:

W postępowaniu mogą brać udział Wykonawcy, którzy udokumentują wykonanie usługi, tj. zrealizowanie podobnej usługi w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert (wskazanego w zapytaniu ofertowym), a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie - co najmniej pięciu usług odpowiadających przedmiotowi niniejszego zamówienia, tj. usług obejmujących organizację min. dwudniowego szkolenia/konferencji dla grupy min 50 osób obejmującej co najmniej: wynajem sali konferencyjnej, usługę restauracyjną i hotelową.

Udokumentowaniem warunku będzie wykaz zawierający: przedmiot, jego wartość, daty wykonania i nazwy odbiorców. Wykaz należy załączyć do przedstawionej oferty zgodnie z załącznikiem nr 2 do niniejszego zapytania.

5. Kryteria wyboru oferty:

Kryterium wyboru oferty najkorzystniejszej będzie całkowita cena ryczałtowa brutto – 100%.

Cena powinna być podana za kompleksową organizację spotkania (w tym: ilość wszystkich uczestników ale bez noclegów)

Oferty oceniane będą według wzoru

Cn X 100% = P Cb

Gdzie:

Cn – cena najniższa;

Cb – cena oferty badanej;

P – całkowita liczba punktów.

Oferta, która uzyska najwyższą liczbę punktów zostanie uznana za ofertę najkorzystniejszą.

b) Cenę oferty należy podać w formie ryczałtu na formularzu ofertowym, stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszego zapytania

Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. nr 16, poz. 93, z późniejszymi zmianami) ten rodzaj wynagrodzenia określa w art. 632 następująco:

(6)

§ 1. Jeżeli strony umówiły się o wynagrodzenie ryczałtowe, przyjmujący zamówienie nie może żądać podwyższenia wynagrodzenia, chociażby w czasie zawarcia umowy nie można było przewidzieć rozmiaru lub kosztów prac.

§ 2. Jeżeli jednak wskutek zmiany stosunków, której nie można było przewidzieć, wykonanie dzieła groziłoby przyjmującemu zamówienie rażącą stratą, sąd może podwyższyć ryczałt lub rozwiązać umowę.

W związku z powyższym cena oferty musi zawierać wszelkie koszty niezbędne do realizacji zamówienia.

6. Składanie ofert:

Ofertę cenową należy złożyć do dnia 6 maja 2016 r. do godziny 11:00 w formie:

 pisemnej, w Urzędzie Miasta Częstochowy, ul. Waszyngtona 5, 42-217 Częstochowa, pok. nr 113

lub

 elektronicznej, na adres sekretariatrit@czestochowa.um.gov.pl

7. Osoba uprawniona do kontaktów z Wykonawcami:

Grzegorz Barański, tel. 34/370 77 99, e-mail:gbaranski@czestochowa.um.gov.pl

8. Informacja w sprawie umowy:

Z Wykonawcą, który złoży najkorzystniejszą ofertę, zostanie podpisana umowa, której wzór stanowi załącznik nr 3 do niniejszego zapytania.

Załączniki do zapytania ofertowego:

1. Wzór formularza ofertowego.

2. Wykaz wykonanych usług.

3. Wzór umowy.

4. Harmonogram spotkania informacyjno-promocyjnego.

Załączniki do zapytania dostępne są na stronie internetowej http://bip.czestochowa.pl.