„Wszystkie wyłączenia jawności w dokumencie, w zakresie danych osobowych dokonano na podstawie art. 5 ust. 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej; jawność wyłączyła Magdalena Kluba Starszy Inspektor Sekcji Kontroli Wewnętrznej Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Krakowie.”
MIEJSKI OŚRODEK POMOCY SPOŁECZNEJ W KRAKOWIE
SW. 0811.6.2018.JS
Protokół z kontroli realizacji zadania polegającego na prowadzeniu w okresie od 1 stycznia 2014 r. do 31 grudnia 2017 r. w lokalu Gminy Miejskiej Kraków placówki opiekuńczo –
wychowawczej typu socjalizacyjnego dla 10 wychowanków na podstawie umowy nr W/I/289/SO/32/2014 z dnia 27.01.2014 r.
I. Informacje wstępne
1.
Nazwa kontrolowanego zadania:Prowadzenie w okresie od 1 stycznia 2014 r. do 31 grudnia 2017 r. w lokalu Gminy Miejskiej Kraków placówki opiekuńczo – wychowawczej typu socjalizacyjnego dla 10 wychowanków.
2.
Numery i daty zawarcia umów:Umowa nr W/I/289/SO/32/2014 z dnia 27.01.2014 r.
3.
Podmiot realizujący zadanie:Towarzystwo Nasz Dom, Al. Zjednoczenia 34, Warszawa.
4.
Kontrolę przeprowadzili pracownicy:Renata Piskor – Dział Pomocy Dzieciom, upoważnienie nr 28/2018 z 16.01.2018 r.
Joanna Spytkowska – Dział Pomocy Dzieciom, upoważnienie nr 30/2018 z 16.01.2018 r.
Justyna Szostek-Stopa – Sekcja Kontroli Wewnętrznej, upoważnienie nr 3/2018 z 16.01.2018r.
5.
Wyjaśnień na potrzeby kontroli udzielała:Pani Katarzyna Lipska – Dyrektor Placówek Opiekuńczo-Wychowawczych i Członek Zarządu Towarzystwa „Nasz Dom”,
Pani Karolina Miller-Salomon - lider wychowawca w POW.
6.
Podstawa prawna do przeprowadzenia kontroli:1) Ustawy:
ustawa z dnia z dnia 9 czerwca 2011 r. o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej (t. j. Dz. U. z 2017 r. poz. 697);
ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t. j. Dz. U. z 2018 r. poz. 395);
ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t. j. Dz. U. z 2017 r. poz. 2077);
ustawa z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (t.
j. Dz. U. z 2018 r. poz. 450);
ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (t. j. Dz. U. 2016. poz.
922).
2) Rozporządzenia:
rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 22 grudnia 2011 r. w sprawie instytucjonalnej pieczy zastępczej (Dz. U. z 2011 Nr 292 poz. 1720)
rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r.
w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz.U. z 2004 Nr 100 poz. 1024).
3) Umowa:
umowa nr W/I/289/SO/33/2014 z dnia 27.01.2014 r.
7.
Rodzaj kontroli:Kontrola miała charakter planowy, kompleksowy i została przeprowadzona zgodnie z planem kontroli wewnętrznej MOPS na 2018 r.
8.
Przedmiot kontroli:Ocena prawidłowości realizacji zadań określonych w umowie nr W/I/289/SO/32/2014 z dnia 27.01.2014 r. z uwzględnieniem następujących kryteriów:
1) prawidłowość wykorzystania dotacji (zgodność ponoszonych wydatków z kosztorysem);
2) prawidłowość prowadzonej dokumentacji finansowo – księgowej;
3) prawidłowość opisu dokumentacji;
4) prawidłowość realizacji obowiązków związanych z ochroną danych osobowych 5) prawidłowość realizacji obowiązków informacyjnych;
6) prawidłowość zatrudniania pracowników w tym ich kwalifikacji zawodowych;
7) prawidłowość prowadzenia dokumentacji uczestników zadania.
9.
Okres realizacji zadania objęty kontrolą:Od 1.01. do 31.12.2017 r.
10.
Termin i miejsce przeprowadzenia kontroli:Czynności kontrolne prowadzone były w dniu 19 (w godzinach 8:00 – 15:00) i 20 marca 2018 r. (w godzinach 8:00 – 14:30) w siedzibie Biura Dyrektora Placówek Opiekuńczo- Wychowawczych Towarzystwa „Nasz Dom” w Krakowie ul. Rondo Mogilskie 1/234, gdzie znajdowały się dokumenty księgowe, kadrowe i pozostałe dokumenty dotyczące realizacji zadania oraz w dniu 20 marca 2018 r. w placówce opiekuńczo-wychowawczej ul. Borkowska 29/44-45 (w godzinach 13:00-15:00). Ostatnie wyjaśnienia Zleceniobiorca przedłożył w dniu 20.04.2018 r.
11.
Sposób powiadomienia Zleceniobiorcy o planowanej kontroli:Zleceniobiorca został poinformowany o terminie realizacji kontroli pismem SW.0811.6.2018.JS nr kanc. W-5391/18 z 2 marca 2018 r., które zostało przekazane za pośrednictwem poczty oraz drogą mailową.
12.
Najważniejsze zasady dotyczące funkcjonowania POW odnoszące się do przedmiotu kontroli:Podstawowe kwestie dotyczące zasad funkcjonowania placówki opiekuńczo-wychowawczej reguluje Ustawa z dnia 9 czerwca 2011 r. o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, a także Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 22 grudnia 2011 r. w sprawie instytucjonalnej pieczy zastępczej. Zasady działania i finansowania placówki opiekuńczo-wychowawczej typu socjalizacyjnego ul.
Borkowska 29/44-45 w Krakowie ujęto w umowie nr W/I/289/SO/33/2014 z dnia 27.01.2014 r. Umowa ta określa między innymi:
liczbę wychowanków;
obowiązki Zleceniobiorcy związane z zatrudnieniem;
źródła, wysokość i zakres finansowania działalności POW;
sposób zabezpieczenia danych osobowych wychowanków.
Rozporządzenie określa między innymi:
liczbę pracowników sprawujących opiekę nad wychowankami;
dokumentację, która powinna być prowadzona dla każdego wychowanka;
obowiązek zapewnienia dziecku:
wyżywienia
dostępu do opieki zdrowotnej,
zaopatrzenia w produkty lecznicze, wyroby medyczne i środki specjalnego przeznaczenia żywieniowego,
dostępu do zajęć wychowawczych,
wyposażenia w: odzież, obuwie, bieliznę, zabawki, środki higieny osobistej,
zaopatrzenie w podręczniki, pomoce i przybory szkolne,
kwotę pieniężną do własnego dysponowania przez dzieci,
dostęp do nauki i pomoc w nauce;
uczestnictwo w zajęciach pozalekcyjnych i rekreacyjno-sportowych;
opłaty za pobyt w bursie lub internacie oraz pokrycie kosztów przejazdu do i z miejsca uzasadnionego pobytu poza placówką.
13.
Skróty stosowane w protokole:MOPS – Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej w Krakowie;
DD – Dział Pomocy Dzieciom;
TND, Podmiot, Zleceniobiorca – Towarzystwo „Nasz Dom”;
Dom – Dom Dla Dzieci Towarzystwa „Nasz Dom”;
POW, Placówka – placówka opiekuńczo-wychowawcza ul. Borkowska 29/44-45;
GMK, Zleceniodawca – Gmina Miejska Kraków.
14.
Dobór próby:Przyjęto, że analizie podlegać będzie dokumentacja dotycząca działalności placówki opiekuńczo – wychowawczej ul. Borkowska 29/44-45, w okresie od 1 stycznia do 31 grudnia 2017 r., w tym:
100% dokumentów księgowych z okresu 1–31 styczeń i 1–31 grudzień 2017 r.;
100% dokumentów pracowników zatrudnionych do realizacji zadania w okresie od 1 stycznia do 31 grudnia 2017 r.;
30% dokumentów osób będących uczestnikami zadania w okresie od 1 stycznia do 31 grudnia 2017 r.;
100% dokumentów dotyczących ochrony danych osobowych w okresie od 1 stycznia do 31 grudnia 2017 r.;
100% dokumentów promujących zadanie z okresu od 1 stycznia do 31 grudnia 2017 r.;
I. Ustalenia kontroli – część merytoryczna
1. Prawidłowość w zakresie zatrudnienia i kwalifikacji kadry POW.
Podczas kontroli ustalono, że w okresie od 1 stycznia 2017 roku do 31 grudnia 2017 roku osoby zatrudnione do pracy z dziećmi posiadały niezbędne kwalifikacje, zgodne z obowiązującymi przepisami, określonymi w art. 97-98 ustawy z dnia 9 czerwca 2011 roku o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej (t. j. Dz. U. z 2017 poz. 697 z późn. zm.).
W teczkach osobowych osób zatrudnionych znajdowały się dokumenty potwierdzające wymagane kwalifikacje oraz podpisane przez pracowników oświadczenia, iż dana osoba:
a) nie jest i nie była pozbawiona władzy rodzicielskiej oraz władza rodzicielska nie jest jej zawieszona ani ograniczona;
b) wypełnia obowiązek alimentacyjny – w przypadku, gdy taki obowiązek w stosunku do niej wynika z tytułu egzekucyjnego;
c) nie była skazana prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe.
Zdolność do pracy w placówce opiekuńczo-wychowawczej potwierdzona była zaświadczeniem lekarskim o braku przeciwwskazań do tej pracy. W przypadku jednej osoby zatrudnionej na okres 1 miesiąca brakowało zaświadczenia lekarskiego.
W odniesieniu do zgodności zatrudnienia z informacjami zawartymi w ofercie i umowie realizacji zadania na podstawie przedłożonych dokumentów stwierdza się, iż Zleceniobiorca zatrudniał pracowników zgodnie z założeniami §4 pkt 2 lit. b umowy Nr W/I/289/SO/32/2014 z dnia 27.01.2014 r. w okresie od stycznia do czerwca 2017 r. oraz w okresie od września do grudnia 2017 r. Stwierdzono, że w lipcu 2017 r. w placówce do bezpośredniej opieki nad dziećmi zatrudnieni byli pracownicy w wymiarze 4,5 etatu, natomiast w sierpniu 2017 r. w wymiarze 3,5 etatu.
Zgodnie z wyjaśnieniami Dyrektora podejmowane były intensywne działania mające na celu zatrudnienie pracowników, jednak pomimo ponawianych ogłoszeń w sprawie pracy nie zgłaszały się żadne chętne osoby. Dyrektor w okresie wakacyjnym, kiedy część dzieci była urlopowana połączyła dwie placówki i dyżury zapewniające opiekę nad dziećmi pełnili wspólnie wychowawcy z placówki przy ul. Rucianej i ul. Borkowskiej (Towarzystwo Nasz Dom prowadzi na zlecenie GMK placówkę opiekuńczo-wychowawczą typu socjalizacyjnego, ul.
Ruciana 6a).
Zgodnie z §13 ust. 1 Rozporządzenia w sprawie instytucjonalnej pieczy zastępczej „za właściwą organizację pracy wychowawczej w placówce opiekuńczo-wychowawczej (…) odpowiada dyrektor".
Dyrektor placówki opiekuńczo-wychowawczej w ramach nadzoru: raz w tygodniu spotyka się z wychowawcą - liderem placówki, z którym omawia bieżące sprawy dotyczące funkcjonowania placówki oraz wychowanków, prowadzi notatki z tych rozmów, wizytuje placówki, sprawdza prowadzoną przez wychowawców dokumentację dzieci. Ponadto wprowadzone zostały karty: ewaluacji pracy dla lidera, ewaluacji pracy dla wychowawcy, karta samokontroli wychowawcy, które są sprawdzane przez Dyrektora. W ramach nadzoru Lider danej placówki spotyka się raz w tygodniu na zebraniach z wychowawcami zatrudnionymi w placówce, sporządza protokoły z tych zebrań, konsultuje wychowawców i sporządza stosowne zapisy w karcie konsultacyjnej.
2. Prowadzenie dokumentacji merytorycznej zadania zgodnie z wymogami określonymi w umowie oraz przepisach prawa.
W trakcie kontroli analizie zostały poddane akta osobowe 4 spośród 22 wychowanków (Wyłączenie jawności) którzy przebywali w POW w okresie objętym kontrolą. Wyboru akt osobowych do kontroli dokonano na zasadzie doboru prostego losowego z imiennej listy wychowanków.
Zgodnie z §17 ust. 1 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie instytucjonalnej pieczy zastępczej w placówce opiekuńczo-wychowawczej dla każdego dziecka prowadzi się:
1) Plan pomocy dziecku.
2) Kartę pobytu dziecka, która zawiera w szczególności:
a) opis relacji dziecka z rodzicami i innymi osobami bliskimi dziecku,
b) opis funkcjonowania społecznego dziecka w placówce i poza nią, z uwzględnieniem samowolnego opuszczania placówki,
c) informacje o przebiegu kontaktów placówki ze szkołą, do której dziecko uczęszcza oraz jego nauki szkolnej,
d) opis rozwoju dziecka ze szczególnym uwzględnieniem stanu emocjonalnego i samodzielności dziecka,
e) informacje o stanie zdrowia dziecka, w tym stanie zdrowia psychicznego, f) informacje o lekach podawanych dziecku,
g) informacje o pobytach dziecka w szpitalu, w tym w szpitalu psychiatrycznym,
h) informacje o szczególnych potrzebach dziecka i znaczących dla dziecka wydarzeniach, i) opis współpracy placówki z instytucjami i organizacjami działającymi na rzecz dziecka
i rodziny, w tym z asystentem rodziny.
3) Karty udziału w zajęciach prowadzonych przez psychologa, pedagoga lub osobę prowadzącą terapię, z opisem ich przebiegu, o ile dziecko tego wymaga.
4) Arkusze badań i obserwacji psychologicznych oraz pedagogicznych.
W placówce prowadzone są arkusze badań i obserwacji psychologicznych i pedagogicznych, sporządzane dla każdego z wychowanków indywidualnie, uzupełniane systematycznie.
W wyniku analizy stwierdzono, iż wszystkie akta poddane kontroli zawierają dokumentację, o której mowa w §17 ust. 1 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 22 grudnia 2011 r. w sprawie instytucjonalnej pieczy zastępczej.
Jak stanowi §14 ww. Rozporządzenia, niezwłocznie po przyjęciu dziecka do placówki opiekuńczo-wychowawczej (…) sporządza się diagnozę psychofizyczną dziecka. Diagnoza sporządzana jest przez psychologa i pedagoga. W diagnozie uwzględnia się analizę:
a) mocnych stron dziecka i jego potrzeb w zakresie opiekuńczym, rozwojowym, emocjonalnym oraz społecznym;
b) przyczyn kryzysu w rodzinie oraz wpływu tego kryzysu na rozwój dziecka;
c) relacji dziecka z jego najbliższym otoczeniem oraz osobami ważnymi dla dziecka;
d) rozwoju dziecka.
Analiza dokumentacji wykazała, iż w kontrolowanych aktach znajdują się sporządzone przez wychowawcę oraz psychologa diagnozy psychofizyczne, zawierające informację odnośnie:
mocnych stron dziecka, opisu sytuacji dziecka oraz wskazań do pracy.
Zgodnie z §15 ust. 1 ww. Rozporządzenia, niezwłocznie po sporządzeniu diagnozy, wychowawca kierujący procesem wychowawczym dziecka, we współpracy z asystentem rodziny prowadzącym pracę z rodziną opracowuje plan pomocy dziecku.
Analiza dokumentacji wykazała, iż w przypadku kontrolowanych wychowanków plany pomocy dziecku zostały opracowane. W dwóch przypadkach sporządzono je w terminie wcześniejszym niż data sporządzenia diagnozy psychofizycznej dziecka – dot. wychowanków (Wyłączenie jawności).
Zgodnie z §15 ust. 5 ww. Rozporządzenia, plan pomocy dziecku jest modyfikowany w zależności od zmieniającej się sytuacji dziecka lub jego rodziny, nie rzadziej niż co pół roku - w przypadku dziecka umieszczonego w placówce opiekuńczo-wychowawczej lub w regionalnej placówce opiekuńczo-terapeutycznej.
Na podstawie kontroli akt stwierdzono, iż modyfikacja planów pomocy dziecku w 2017 roku dokonywana była w terminie określonym w przepisach poza jednym przypadkiem – dot. wychowanka (Wyłączenie jawności).
Zgodnie §17 ust. 4 ww. Rozporządzenia, Kartę pobytu dziecka uzupełnia się nie rzadziej niż co 2 miesiące - w przypadku dziecka umieszczonego w pozostałych formach instytucjonalnej pieczy zastępczej.
W odniesieniu do kart pobytu znajdujących się w poddanych kontroli aktach stwierdzono, iż karty uzupełniane są regularnie i zawierają wymagane informacje, zgodne z rozporządzeniem.
Akta wychowanków podzielone są na następujące części :
- Sądy i urzędy – znajdują się tam postanowienia Sądu, skierowania, opinie, pisma, wnioski, akty urodzenia, potwierdzenia zameldowania, decyzje,
- Rodzina – wywiad rodzinny, zgody Sądu na urlopowania, oświadczenia, kontrakty z rodzicami, - Szkoła – dane szkoły i plan lekcji, świadectwa szkolne, inna dokumentacja szkolna,
- Medycyna - wypisy ze szpitala, wyniki badań, itp., - Plan Pomocy Dziecku,
- Diagnoza psychofizyczna,
- Diagnoza Towarzystwa Nasz Dom, - Karta Pobytu Dziecka,
- Arkusz badań i obserwacji psychologicznych i pedagogicznych,
- Karta Udziału w zajęciach prowadzonych przez psychologa, pedagoga z opisem ich przebiegu, o ile dziecko tego wymaga,
- Arkusz obserwacji behawioralnych, - Tabela konsultacji psychologicznych,
- Kontrakty zawarte pomiędzy dzieckiem a wychowawcą, notatki służbowe, plan usamodzielnienia,
- Karta odzieżowa.
Zgodnie z §17 ust. 5 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 22 grudnia 2011 r. w sprawie instytucjonalnej pieczy zastępczej w placówce opiekuńczo – wychowawczej (…) prowadzi się ewidencję dzieci, która zawiera następujące informacje:
imię i nazwisko dziecka,
datę i miejsce urodzenia dziecka,
adres ostatniego zamieszkania dziecka,
aktualny adres zamieszkania rodziców dziecka lub jego opiekunów prawnych.
Podczas kontroli stwierdzono, iż Zleceniobiorca prowadzi dokument „Księga ewidencji wychowanków”, który zawierał wskazane powyżej informacje.
Zgodnie z ustawą z dnia 9 czerwca 2011 r. o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej (t. j. Dz. U. z 2017 r. poz. 697) dyrektor placówki opiekuńczo-wychowawczej w terminie 18 miesięcy od dnia umieszczenia dziecka w pieczy zastępczej składa do właściwego sądu wniosek wraz z uzasadnieniem o wszczęcie z urzędu postępowania o wydanie zarządzeń wobec dziecka celem zbadania zaistnienia warunków umożliwiających jego powrót do
rodziny albo umieszczenia go w rodzinie przysposabiającej. Do wniosku dyrektor placówki opiekuńczo-wychowawczej dołącza opinię gminy lub podmiotu prowadzącego pracę z rodziną.
Ustalono, że w 2017 r. Dyrektor nie występowała do Sądu z ww. wnioskiem, gdyż okres pobytu w pieczy dzieci nie przekroczył 18 miesięcy lub małoletni mieli uregulowaną sytuację.
Zgodnie z art. 138 ustawy z dnia 9 czerwca 2011 r. o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej (t. j. Dz. U. z 2017 r. poz. 697) zespół dokonuje okresowej oceny sytuacji dziecka w miarę potrzeb, nie rzadziej niż co pół roku, a w przypadku dziecka w wieku poniżej 3 lat nie rzadziej niż co trzy miesiące.
Analiza dokumentacji wykazała, że zespoły odbywały się zgodnie z ustawą nie rzadziej niż raz na pół roku.
Zgodnie z §18 ust. 1 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 22 grudnia 2011 r. w sprawie instytucjonalnej pieczy zastępczej (Dz. U. z 2011 r. nr 292 poz. 1720) dziecku umieszczonemu w placówce opiekuńczo-wychowawczej albo w regionalnej placówce opiekuńczo-terapeutycznej zapewnia się: kwotę pieniężną do własnego dysponowania przez dzieci od 5 roku życia, której wysokość, nie niższą niż 1% i nie wyższą niż 8% kwoty odpowiadającej kwocie, o której mowa w art. 80 ust. 1 pkt 2 ustawy, ustala co miesiąc dyrektor placówki opiekuńczo-wychowawczej albo regionalnej placówki opiekuńczo-terapeutycznej.
W placówce obowiązuje regulamin otrzymywania kieszonkowego, które ustalone jest w wysokości 30 zł miesięcznie. Może ono być zwiększone o 10 zł za wykonanie dodatkowych prac na rzecz społeczności. Wychowankowie potwierdzają zapoznanie się z regulaminem podpisem. Ponadto prowadzone są miesięczne listy wypłaty kieszonkowego, a fakt otrzymania kieszonkowego wychowankowie potwierdzają podpisem.
Zgodnie z §18 ust. 3 ww. Rozporządzenia wychowankom zapewniono:
pokoje mieszkalne nie większe niż 5–osobowe, właściwie oświetlone, których powierzchnia zapewnia przechowywanie rzeczy osobistych i swobodne korzystanie z wyposażenia,
łazienkę z miejscem do prania i suszenia rzeczy osobistych i toalety,
miejsce do nauki,
miejsce do przygotowywania posiłków, zapewniające odpowiednie warunki do przechowywania i obróbki żywności,
wspólną przestrzeń mieszkalną, stanowiącą miejsce spotkań i wypoczynku.
Zgodnie z §12 ust. 2 ww. Rozporządzenia, osoby pracujące z dzieckiem, sprawujące opiekę w godzinach nocnych w placówce opiekuńczo – wychowawczej są obowiązane co najmniej trzykrotnie w ciągu nocy przeprowadzić obchód.
Podczas kontroli zapoznano się z kartami „Obchód nocny”, w którym odnotowywane są obchody nocne. Fakt dokonywania obchodów odnotowywany jest trzy razy w ciągu nocy (między godziną 22.00 a 6.00) przez wychowawcę pełniącego dyżur nocny.
3. Obowiązki informacyjne Zleceniobiorcy
Podczas weryfikacji informacji na temat działań związanych z realizacją obowiązków informacyjnych zgodnie z §7 umowy W/I/289/SO/32/2014 z dnia 27.01.2014 r. nakładającym obowiązek informowania, iż zadanie finansowane jest ze środków Gminy Miejskiej Kraków ustalono, że logo Zleceniodawcy nie zostało umieszczone na środkach trwałych, ponieważ w kontrolowanej placówce na dzień kontroli nie występują środki trwałe zakupione z dotacji.
Montaż mebli kuchennych jest w trakcie realizacji.
Na stronie internetowej Zleceniobiorcy znajduje się logo Zleceniodawcy wraz z odnośnikiem do strony www.krakow.pl, informacja o treści: „Projekt jest finansowany ze środków Gminy Miejskiej Kraków” oraz odnośnik do strony www.ngo.krakow.pl. Ponadto informacja o źródłach finansowania znajduje się też w Placówce.
III. Ustalenia kontroli – część finansowa
1.
Prowadzenie dokumentacji finansowo-księgowej.Zgodnie z KRS: oświadczenie woli w sprawach majątkowych Towarzystwa składają dwie osoby:
przewodniczący oraz jeden z członków zarządu głównego lub wiceprzewodniczący oraz jeden z członków zarządu głównego lub przewodniczący i wiceprzewodniczący. Do ważności innych pism i dokumentów wymagane są podpisy osób upoważnionych przez Zarząd główny do działania w danym zakresie.
Pani Katarzyna Lipska, pełniąca funkcję Dyrektora Domu dla Dzieci, otrzymała w dniu 2.01.2017 r. pełnomocnictwo do występowania w imieniu Towarzystwa we wszystkich sprawach: organizacyjnych, prawnych, finansowych, kontaktach z MOPS i Urzędem Wojewódzkim, innymi urzędami, bankami, sądami dotyczących m.in. Domu dla Dzieci TND na ul. Borkowskiej 29/44. Pełnomocnictwo jest ważne do odwołania i zostało podpisane przez Przewodniczącą oraz Wiceprzewodniczącego Zarządu.
W toku kontroli okazano następującą dokumentację:
Statut Placówki Opiekuńczo – Wychowawczej Dom Dla Dzieci Towarzystwa ”Nasz Dom” w Krakowie, podpisany w sierpniu 2012 r. przez ówczesnego Przewodniczącego i vice Przewodniczącą Zarządu oraz Dyrektora.
Regulamin Organizacyjny, określający szczegółowe zadania i organizację Domu Dla Dzieci Towarzystwa Nasz Dom w Krakowie ul. Borkowska 29/44-45 m. in.: organizację pracy Domu, rodzaj dokumentacji prowadzonej przez Dom, specyfikę, formy i zakres sprawowanej opieki oraz prawa i obowiązki wychowanków. Dokument z 1.09.2016 r. został opatrzony podpisem Dyrektora.
Politykę Rachunkowości Domu Dla Dzieci Towarzystwa Nasz Dom Oddział w Krakowie Organizacji Pożytku Publicznego, z siedzibą ul. Rondo Mogilskie 1/236; podpisaną przez Dyrektora Katarzynę Lipską, brak daty. Zgodnie z załącznikiem do Polityki Rachunkowości Domu dla Dzieci Towarzystwa Nasz Dom, ul. Borkowska 29/44-45 Kraków, Dyrektor upoważniła do podpisywania i zatwierdzania faktur księgową p. (Wyłączenie jawności) i lidera domu p. Karolinę Miller-Salomon (brak daty).
Plan kont Domu dla Dzieci Towarzystwa Nasz Dom – Ewidencja analityczna. Rok obrotowy 2017, wydruk z dnia 1.01.2017 r. podpisany przez Dyrektora.
Statut Towarzystwa „Nasz Dom” z 29.06.2009 r. oraz Statut Towarzystwa Nasz Dom z dnia 14.11.1991 r. po zmianach dokonanych w latach 2001 – 2014; Tekst zmieniony i ujednolicony (dokument nie opatrzony żadnym podpisem) – zgodnie z treścią do kompetencji Zarządu należy m. in. zatrudnianie pracowników Towarzystwa, wyznaczanie i odwoływanie dyrektorów placówek oraz udzielanie dyrektorom (…) pełnomocnictw do podejmowania decyzji i reprezentowania Towarzystwa w sprawach należących do ich kompetencji, a mieszczących się w kompetencji Zarządu, udzielanie pełnomocnictw członkom Zarządu i innym osobom.
Standardy merytoryczne i organizacyjne Domów dla dzieci Towarzystwa Nasz Dom;
Aneks nr 4/2015 z dnia 21.07.2015 r., do umowy kompleksowej nr 38 1240 4719 1111 0000 5181 2797 Pakietu Mój Biznes Dynamiczny z dnia 26.09.2002 r., zawarty pomiędzy Bankiem PKO S.A. a Domem Dla Dzieci Towarzystwa „Nasz Dom” w Krakowie przy ul.Borkowskiej 29/44, dot. wydania karty debetowej dla K. Lipska do rachunku o nr 64 1240 4719 1111 0010 6397 8714. Aneks został podpisany przez Dyrektora.
Aneks nr 1/2015 z dnia 18.03.2015 r. do umowy kompleksowej nr 38 1240 4719 1111 0000 5181 2797 Pakietu Mój Biznes Dynamiczny zawarty pomiędzy Bankiem PKO S.A. a Domem Dla Dzieci Towarzystwa „Nasz Dom” podpisany przez Dyrektor Katarzynę Lipską oraz Aneks nr 1/2015 z dnia 2.02.2015 r. dot. wydania karty debetowej dla Karoliny Miller (brak podpisu).Stwierdzono:
a) Towarzystwo dysponowało rachunkiem w Banku PKO S.A. o numerze: 38 1240 4719 1111 0000 5181 2797, na który przekazywana była dotacja w ramach umowy nr W/I/289/SO/32/2014.
b) Podmiot prowadzi wyodrębnioną dokumentację finansowo-księgową i ewidencję księgową kontrolowanego zadania.
2. Prawidłowość wykorzystania dotacji
Rozliczenie dotacji od 1 stycznia do 31 grudnia 2017 r.
kwota dotacji przekazana w ww. okresie wynosiła: 404 968,80 zł;
kwota dotacji rozliczona w sprawozdaniu za ww. okres wyniosła: 400 988,09 zł;
(niewykorzystana dotacja w kwocie 3 980,71 zł została zwrócona 15.01.2018 r.).
Kontrolującym okazano następujące dokumenty i aneksy:
Umowę o świadczenie usług telekomunikacyjnych nr 80758187 zawartą w dniu 15.01.2014 r. pomiędzy Domem dla Dzieci Towarzystwa „Nasz Dom”, a T-MOBILE. S.A. dot. nr tel.600 828 290, podpisaną przez Dyrektor Katarzynę Lipską. (obowiązywała do 15.01.2016 r.
z możliwością przedłużenia na czas nieoznaczony w przypadku braku dyspozycji do jej rozwiązania);
Umowę o świadczenie usług telekomunikacyjnych nr TEL000088415417, zawartą w dniu 13.01.2014 r. pomiędzy Domem dla Dzieci Towarzystwa „Nasz Dom”, a Orange Polska S.A., dot. telefonów stacjonarnych 12 264 20 49, zawarta na 24 m-ce i automatycznie przedłużona na kolejne w przyp. braku dyspozycji jej rozwiązania, podpisany przez Dyrektor Katarzynę Lipską;
Umowę kompleksową nr 4275/PP/2013 z dnia 1.01.2013 r. dot. sprzedaży energii elektrycznej, zawarta na czas nieokreślony z Tauron Sprzedaż Sp. z o.o., podpisany przez Dyrektora;
Aneks nr 4 do umowy użyczenia nr B/U/4/MOPS/2014 z dnia 4.12.2006 r. zawarty pomiędzy GMK a Towarzystwem Nasz Dom dot. użyczenia lokali mieszkalnych nr 44 o pow.80,17 m2 i 45 o pow. 47,10 m2 (łączna pow. 127,27 m2), obowiązujący do 31.12.2017 r., podpisany przez Przewodniczącą i Członka Zarządu TND.
Zgodnie z programem kontroli weryfikacją objęto wszystkie dokumenty księgowe wykazane w sprawozdaniu z realizacji zadania w ramach umowy W/I/289/SO/32/2014, które opłacone zostały w okresie od 1 do 31 stycznia oraz od 1 do 31 grudnia 2017 r. W ramach profesjonalnego osądu kontrolujących, zweryfikowano dodatkowo dokumenty wskazane w sprawozdaniu rocznym za 2017 rok jako wystawione i zapłacone w 2016 i 2018 roku.
Dodatkowo przedłożono kontrolującym:
- raporty kasowe za 2017 rok;
- wyciągi z rachunku bankowego prowadzonego w związku z kontrolowanym zadaniem za 2017 rok oraz z dwóch rachunków pomocniczych.
W toku kontroli ustalono:
1) W sprawozdaniu rocznym za 2017 rok złożonym do MOPS przez TND stwierdzono błędy:
a) nieprawidłowe lub skrócone numery dokumentów księgowych;
Lp. Numer dokumentu księgowego wskazany w
sprawozdaniu
Nr pozycji w
sprawozdaniu Faktyczny nr dokumentu księgowego
1 FV nr 17/4 6 FVKL/17/4
2 FV 1578/02869/01/17/01 11 FP1578/02869/01/17/01 3 FV 1578/02868/01/17/01 12 FP1578/02868/01/17/01 4 FV nr 1578000170108-
006360 14 FP1578000170108-006360
5 FV 1578/02887/01/17/01 16 FP1578/02887/01/17/01 6 FV 1578/02902/01/17/01 17 FP1578/02902/01/17/01 7 FV 1578/01423/01/17/02 24 FP1578/01423/01/17/02 8 FV 1578/02944/01/17/01 30 FP1578/02944/01/17/01
9 FV/1687/102/2017 39 FV/1686/102/2017
11 FV 1578/02995/01/17/01 44 FP1578/02995/01/17/01 12 FV 1578/03004/01/17/01 47 FP1578/03004/01/17/01 13 FV 1578/03011/01/17/01 56 FP1578/03011/01/17/01
14 FV 14-01-17 70 FV 00014-01-17-FVZ
15 FV 23-01-17 71 FV 00023-01-17-FVZ
16 FV 28-01-17 72 FV 00028-01-17-FVZ
17 FV 1578/00359/12/17/02 960 FP1578/00359/12/17/02 18 FV 1578/00358/12/17/02 963 FP1578/00358/12/17/02
19 FV 0385/F000498/2017 967 001096/17
20 FV 1578/02540/12/17/01 968 FP1578/02540/12/17/01 21 FV 1578/02547/12/17/01 969 FP1578/02547/12/17/01 22 FV 1578/02548/12/17/01 971 FP1578/02548/12/17/01 23 FV 1578/02567/12/17/01 976 FP1578/02567/12/17/01 24 FV 1578/02560/12/17/01 978 FP1578/02560/12/17/01
25 FV 1700103230041 981 FA1700103230041
26 FV 78301407/12/17 991 478301407/12/17
27 FV 1700144210203 1006 FA1700144210203
28 FV310 1008 FV310/FVKFZ
29 FV 33408/2017/0135 1024 FV FAK/33408/2017/0135
30 FV 17/12/12 1027 FV RA-BOKBS/17/12/12
31 FV 17/12/11 1028 FV RA-BOKBS/17/12/11
32 Nota 3238 1029 GIFT-3238
33 FV040/12/17 1031 FV/WB/040/12/17
34 FV 17/12/201 1033 FV 17/12/2017
35 FV 23605/2017/1860 1043 FV FA/23605/2017/1860 36 FV 9737/2017/7761 1056 FV FA9737/2017/7761 37 FV/343463/102/2017 1061 FV/34463/102/2017
38 FV 216/12/2017 1066 FV FADET/216/12/2017
39 FV 0566/2567/207/S 1068 FV 0566/2567/2017/S 40 FV 1156/642/2017 1071 FV 1156/F000642/2017 41 FV 14596/2017/2761 1074 FV FA/14596/2017/2761 42 Nota nr 17/12/40 1079 Nota nr N_MOS G/MOSG/17/12/40 43 Nota nr 17/12/63 1080 Nota nr N_MOS G/MOSG/17/12/63
44 FV nr 103303525 1081 FV nr 1033035252
45 FV 0385/F000498/2017 1087 3312063*9*17*3*5 46 FV 0385/F000498/2017 1090 10103059/P390/2017 47 FV 2017/1501813 1091 FV elC1/2017/1501813 48 FV 2017/1501809 1092 FV elC1/2017/1501809 49 FV 52289651/008/17 1093 FV F0052289651/008/17
50 FV 029/2017/181373 1094 029_2017_181373
51 FV 1700144620155 1095 FV FA1700144620155 52 FV 33601217004267 1100 FV F0033601217004267700 53 FV 78063/17/12 1105 FV FS-78063/17/LME1/12
b) nieprawidłowe daty wystawienia dokumentów księgowych;
Lp.
Nr pozycji w sprawozdaniu
rocznym za 2017
Numer dokumentu księgowego wskazany w sprawozdaniu
Data wystawienia
dokumentu księgowego wskazana w sprawozdaniu
Faktyczna data wystawienia
dokumentu księgowego
1 15 FV nr 0741/F000017/2017 09.01.2017 11.01.2017 2 26 FV nr FP1578/02922/01/17/01 12.01.2016 12.01.2017 3 35 FV nr 1310/F000016/2017 17.01.2017 18.01.2017
4 48 FV 1310/F000035/2017 23.01.2017 24.01.2017
5 68 7/01/17/K 31.01.2017 brak daty na
dokumencie, podany jedynie miesiąc
6 69 8/01/17/D 30.01.2017 31.01.2017
7 543 FV nr 1033019729 22.06.2016 22.06.2017
8 627 FV/51324/112/2017 08.07.2018 08.07.2017
9 662 FV 35/2017/107010 19.08.2018 19.08.2017
10 1077 5/12/17/K 28.12.2017 brak daty na
dokumencie, podany jedynie miesiąc
11 1079 Nota nr 17/12/40 28.12.2017 01.12.2017
12 1080 Nota nr 17/12/63 28.12.2017 13.12.2017
13 1082 Lista płac 12 31.12.2017 22.12.2017
14 1083 Lista płac 12 30.11.2017 22.12.2017
15 1084 Lista płac 12 30.11.2017 22.12.2017
16 1102 FV U/06/30028310/0491217R/P 22.12.2017 21.12.2017
17 1104 FV 1001720214 28.12.2017 29.12.2017
c) nieprawidłowe daty zapłaty dokumentów księgowych.
Lp.
Pozycja w sprawozdaniu
rocznym za 2017
Numer dokumentu księgowego Data zapłaty wskazana w
sprawozdaniu Faktyczna data zapłaty 1 26 FV nr FP1578/02922/01/17/01 12.01.2016 12.01.2017
2 80 Wyciąg bankowy nr 1 31.01.2017
opłaty bankowe z konta głównego i dwóch kont pomocniczych ponoszone były
w styczniu 2017 w dniach 17, 19 i 31
3 543 FV nr 1033019729 22.06.2016 22.06.2017
4 627 FV/51324/112/2017 08.07.2018 08.07.2017
5 662 FV 35/2017/107010 19.08.2018 19.08.2017
6 1035 FV/000155/1712/2147020 14.12.2017 12.12.2017
7 1083 Lista płac 12 31.12.2017
wypłata dla pracowników 22.12.2017, przekazanie pochodnych od wynagrodzeń
28.12.2017
8 1084 Lista płac 12 31.12.2017
wypłata dla pracowników 22.12.2017, przekazanie pochodnych od wynagrodzeń
9 1091 FV elC1/2017/1501813 10.12.2017 07.12.2017 10 1092 FV elC1/2017/1501809 10.12.2017 07.12.2017
11 1107 Wyciąg bankowy nr 12 31.12.2017
opłaty bankowe z konta głównego i dwóch kont pomocniczych ponoszone były
w grudniu 2017 w dniach: 14, 20, 28 i 31
2) Kwotę niekwalifikowalną w łącznej wysokości 191,32 zł, na którą składają się:
a) dwa paragony fiskalne za przejazdy taksówką, co do których TND nie przedstawiło dokumentów księgowych zawierających wymagane elementy wymienione w art. 21.
ust.1 ustawy o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r., jak również nie spełniały one wymogów §3 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 grudnia 2013 r. w sprawie wystawiania faktur. Były to:
- 5/01/17/B z dnia 27.01.2017 r. na kwotę 25,00 zł wskazany w pozycji nr 58 sprawozdania rocznego za 2017 rok (przejechana odległość 9,9 km) – karta kontroli nr 1;
- 6/01/17/B z dnia 31.01.2017 r. na kwotę 17,00 zł wskazany w pozycji nr 65 sprawozdania rocznego za 2017 rok (przejechana odległość 2,6 km) – karta kontroli nr 2.
W dniu 3.04.2018 r. dyrektor Placówek p. Katarzyna Lipska wyjaśniła, iż: rozliczyłam wystawione paragony, ponieważ taksówkarz odmówił wydania wychowawcy rachunku.
W polityce rachunkowości Domu Dla Dzieci Towarzystwa „Nasz Dom” TND widnieje zapis dotyczący obiegu dokumentów w organizacji:
1. Dokumentem finansowo-księgowym jest każdy dokument stwierdzający dokonanie lub rozpoczęcie operacji gospodarczej i podlegający ewidencji księgowej.
Dokumenty te stanowią podstawowe uzasadnienie zapisów księgowych.
2. Prawidłowy dokument finansowo-księgowy powinien zawierać co najmniej:
- określenie stron (nazwy, NIP, adresy) dokonujących operacji gospodarczej, - opis operacji gospodarczej oraz wartość, jeśli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,
- datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inna datą – także datę sporządzenia dowodu,
- opis wystawcy dowodu lub osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów.
Zgodnie z §3 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 grudnia 2013 r. w sprawie wystawiania faktur, za fakturę VAT uznaje się bilety jednorazowe uprawniające do przejazdu na odległość nie mniejszą niż 50 km, wydawane przez podatników uprawnionych do świadczenia usług polegających na przewozie osób m.in. kolejami czy taborem samochodowym. Bilet taki musi zawierać następujące dane:
numer i datę wystawienia,
imię i nazwisko lub nazwę podatnika,
numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku,
informacje pozwalające na identyfikację rodzaju usługi,
kwotę podatku,
kwotę należności ogółem.
W związku z tym, że dokumenty przedstawione jako podstawa do rozliczenia wydatku nie zawierają elementów niezbędnych do uznania ich za dowody księgowe, wydatek w kwocie 42,00 zł został, w toku kontroli, uznany za poniesiony w nadmiernej wysokości i winien zostać zwrócony.
b) dokument o nr 8/01/17/D z 30.01.2017 r. na kwotę 119,00 zł, wskazany w pozycji nr 69 sprawozdania rocznego za 2017 rok – karta kontroli nr 3.
W trakcie kontroli jako dokument potwierdzający poniesienie tego wydatku tj.
kosztów usługi gastronomicznej okazano PK 4/01 z 31.01.2017 r. oraz oświadczenie lidera domu z 31.01.2017 r., opatrzone również pieczęcią i podpisem Dyrektora
Domów. Z treści oświadczenia wynika, iż lider opłacił usługę za pośrednictwem karty służbowej i zostawił paragon prosząc o wydanie faktury, a mimo kilkukrotnych próśb i przypomnień odmówiono wydania faktury z uwagi na brak paragonu. Żaden ze wskazanych dokumentów nie był opatrzony ww. numerem. W odpowiedzi na pytanie kontrolującej w dniu 11.04.2018 r. p. Katarzyna Lipska wyjaśniła, iż nadany numer omyłkowo nie został wpisany oraz przesłała skan PK 4/01 z uzupełnionym brakiem. Na podstawie wyciągu bankowego opatrzonego nr WB/P1 ustalono, iż w dniu 30.01.2017 r. nastąpiła płatność w kwocie 119,00 zł na rzecz Malborskiego Ogrodu.
Z uwagi na przytoczone w ppkt a zapisy obowiązującej w Towarzystwie Nasz Dom polityki rachunkowości dot. elementów, które winien zawierać prawidłowy dowód księgowy, a przede wszystkim z uwagi na brak zapisów zezwalających na udokumentowanie operacji gospodarczych za pomocą księgowych dowodów zastępczych w przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych dokument przedstawiony jako podstawa do rozliczenia wydatku nie może zostać uznany za dowód księgowy. W związku z powyższym kwota 119,00 zł stanowi dotację pobraną w nadmiernej wysokości i winna zostać zwrócona Zleceniodawcy.
c) faktura VAT nr 520394571217 z dnia 21.12.2017 r. za usługi telekomunikacyjne wystawiona przez T-Mobile Polska S.A. na łączną kwotę 48,01 zł (poz. 1101 w sprawozdaniu rocznym za 2017 r.).
Z treści faktury wynika, iż obejmuje ona m.in. koszty naliczone z góry za okres od 21.12.2017 r. do 20.01.2018 r. Z przesłanego w dniu 3.04.2018 r. skanu załącznika do dokumentu wynika, iż kwota brutto rozliczona za ww. okres wyniosła 46,99 zł (faktura wraz z załącznikiem stanowi kartę kontroli nr 4). A zatem część kosztów w kwocie 30,32 zł dotyczyła roku 2018 (46,99 : 31 x 20), a więc okresu po upływie obowiązywania umowy nr W/I/289/SO/33/2014. Zgodnie z §2 ust. 1 ww. umowy termin realizacji zadania publicznego został ustalony od dnia 1.01.2014 r. do dnia 31.12.2017 r. W związku z powyższym wydatkowanie środków z dotacji na pokrycie zobowiązań dotyczących 2018 roku należy uznać za wykorzystanie ich niezgodnie z celem na jaki zostały przyznane. A zatem kwota 30,32 zł stanowi dotację wykorzystaną niezgodnie z przeznaczeniem i powinna zostać zwrócona Zleceniodawcy.
3) W placówce opiekuńczo wychowawczej wydatki ponoszone były zarówno w formie gotówkowej, jak i bezgotówkowej (przelewem lub kartą płatniczą). Wszystkie znalazły odzwierciedlenie w raportach kasowych lub wyciągach bankowych.
4) Podstawą do rozliczeń gotówkowych były oryginały dokumentów księgowych (faktury, rachunki), jak również pisemne potwierdzenia odbioru gotówki (m.in. na wycieczki i warsztaty, na przedstawienia teatralne, na zdjęcia klasowe) podpisane przez nauczycieli/
wychowawców szkolnych. W rozliczeniu finansowym uwzględniono powyższe dokumenty nie będące dokumentami księgowymi tj. potwierdzenia wydane przez nauczycieli dotyczące wpłaty gotówki w związku z uczęszczaniem dziecka do szkoły. Uznając specyfikę poniesionych wydatków, mimo braku stosownych zapisów w polityce rachunkowości Towarzystwa Nasz Dom, należy uznać rozliczenie tych dokumentów za poprawne.
W sprawie dokumentu nr 1/12/17/D z dnia 1.12.2017 r. potwierdzającego wpłatę 800,00 zł za obóz sportowy dla jednej z wychowanek, zawierającego pieczęć Uczniowskiego Klubu Sportowego Krakowiak ’85, kontrolujący zwrócili się z prośbą do TND o podanie przyczyny braku możliwości wystawienia przez ww. klub. W odpowiedzi z dnia 3.04.2018 r. p. Katarzyna Lipska wskazała: dokument ten został wystawiony na wychowankę (…), która jest uczennicą szkoły sportowej, klub z którym wyjechała na wakacje należy do szkoły czyli był to wyjazd organizowany przez szkołę, a szkoła nie wystawia faktur, za wszelkie dokonane wpłaty
5) Opłaty przelewem były ponoszone z subkonta o nr 63 1240 4719 1111 0010 3636 1765 Domu Dla Dzieci TND jak również z konta głównego nr 38 1240 4719 1111 0000 5181 2797. Lider Domu bezpośrednio realizowała płatności kartą płatniczą lub dokonywała wypłat w bankomacie (na zakupy opłacane gotówką). Podstawą rozliczeń wydatków były faktury VAT.
6) Jako dokument księgowy potwierdzający poniesienie wydatków na opłaty bankowe w sprawozdaniu wskazywano jeden wyciąg bankowy, a jako datę zapłaty podawano ostatni dzień danego miesiąca. W kontrolowanej próbie wysokość wydatku stanowiła sumę opłat bankowych dotyczących trzech kont tj. głównego, pomocniczego oraz konta przeznaczonego na wpływ zobowiązań alimentacyjnych od rodziców wychowanków wynikającą z trzech WB. Opłaty ponoszone były w różnych terminach.
7) Faktura nr FP1578/00359/12/17/02 z dnia 8.11.2017 r. za wykonanie szafy biurowej na kwotę 800,00 zł była obarczona błędami formalnymi – w jej treści wskazano nieprawidłową informację o sposobie zapłaty gotówką w terminie 7 dni tj. do 15.11.2017 r. Przedłożony wyciąg bankowy potwierdził, iż płatności dokonano przelewem z konta bankowego w dniu 11.12.2017 r., a zatem po terminie wskazanym na dokumencie.
8) Faktury VAT: nr elC1/2017/1501809 z dnia 10.12.2017 r. na kwotę 300,00 zł oraz elC1/2017/1501813 z dnia 10.12.2017 r. na kwotę 150,00 zł dotyczyły usługi transportu kolejowego dla dwóch osób. Z opisu wynika, iż były to koszty przejazdu na szkolenie dla lidera domu oraz dyrektora dwóch placówek opiekuńczo-wychowawczych prowadzonych przez TND. W związku z faktem, iż całość kosztów z obydwóch dokumentów została rozliczona w ramach kontrolowanej umowy poproszono o uzasadnienie. W odpowiedzi z dnia 3.04.2018 r. p. Katarzyna Lipska wskazała: wyjazd ten dotyczył tylko domu przy ul.
Borkowskiej, oprócz spotkania szkoleniowego odbyło się spotkanie z przewodniczącą Towarzystwa Nasz Dom, na którym został omówiony i podsumowany rok 2017, stąd też w spotkaniu brały udział lider i dyrektor placówki.
3. Wynagrodzenia pracowników oraz ryczałt samochodowy.
Analizie podlegały wynagrodzenia wypłacone za miesiące: styczeń i grudzień 2017 roku.
Koszty wynagrodzeń ujęte zostały w kosztorysie zadania, w dwóch kategoriach: w kategorii I.2 koszty merytoryczne – wynagrodzenia i pochodne oraz w kategorii II.1 koszty obsługi zadania publicznego, w tym koszty administracyjne po stronie TND – księgowo-administracyjne.
Kontrolującym okazano:
a. Regulamin wynagradzania pracowników zatrudnionych w Domach Dla Dzieci Towarzystwa Nasz Dom wraz załącznikami:
- nr 1 - Regulaminem premiowania pracowników zatrudnionych w Domach Dla Dzieci Towarzystwa „Nasz Dom”;
- nr 2 - zasadami wypłaty odpraw emerytalnych i rentowych pracownikom zatrudnionym w Domu Dla Dzieci Towarzystwa „Nasz Dom”;
- nr 3 – awansem zawodowym (przedłożona tabela zawierała w tytule 2014 r).
Regulamin został podpisany przez Dyrektor Katarzynę Lipską, brak daty.
b. Rekrutacja i awans zawodowy wychowawców Domów dla Dzieci Towarzystwa Nasz Dom stanowiący Aneks E do Standardów Organizacyjnych i Merytorycznych Domów dla Dzieci TND, podpis: Lipska)
c. listy płac za miesiąc: styczeń i grudzień 2017 r.
d. umowy zlecenia zawierane na okres jednego miesiąca wraz z rachunkiem za m-c styczeń i grudzień 2017 r. (sporządzane na jednym druku) dla wykonania czynności: rozliczenia z ZUS, sporządzenie listy płac i zestawienia rachunków,
e. wyciągi bankowe potwierdzające poniesienie wydatków związanych z wypłatą wynagrodzeń pracownikom oraz zapłatą zobowiązań do ZUS i US.
f. umowę używania samochodu pracownika do celów służbowych z dnia 2.01.2017 r. zawartą z p.
(Wyłączenie jawności) bezterminowo, wyznaczającą stawkę za 1 km przebiegu w wys. 0,8358 zł bez podania limitu;
g. umowę używania samochodu pracownika do celów służbowych zawartą z p. (Wyłączenie jawności) bezterminowo, nie opatrzoną żadną datą, ze stawką analogiczną do wskazanej powyżej.
Analiza dokumentacji wykazała, co następuje:
1)
Zleceniobiorca zatrudniał łącznie 17 osób do realizacji zadania w 2017 r., w tym 16 osób w ramach umowy o pracę, a 1 w ramach umowy zlecenia; w 2017 roku stosunek pracy ustał w odniesieniu do 7 osób;2)
W sprawozdaniu z realizacji zadania jako podstawę poniesienia wydatku wskazywano listy płac, również w odniesieniu do zawartych umów-zleceń; listy płac nie są ewidencjonowane;3)
Na podstawie wyciągów z rachunku bankowego ustalono, że wynagrodzenia za miesiące podlegające kontroli zostały przekazane przelewem na rachunki bankowe pracowników terminowo tj. do ostatniego dnia każdego miesiąca i w kwotach wynikających z list płac;4)
Na listach płac znajdowały się łączne kwoty brutto nie wskazujące na wysokość dodatków przysługujących do wynagrodzenia zasadniczego;W dniu 11.04.2018 r. przesłano na prośbę kontrolującej skany dokumentów stanowiących podstawę ustalenia wysokości tej kwoty. Były to ręczne rozliczenia opatrzone podpisem i pieczęcią księgowej p. (Wyłączenie jawności) Szczegółowa analiza wykazała, iż:
- w grudniu 2017 r. wypłacono 3 pracownikom ryczałt samochodowy, mimo iż w trakcie kontroli przedłożono umowy z 2 pracownikami;
- brak jakiegokolwiek dokumentu wskazującego, iż Dyrektor placówek decyduje o wysokości przyznanej premii uznaniowej, mimo takich zapisów w przedłożonym regulaminie wynagradzania;
- kwota dodatku funkcyjnego wypłacona w grudniu 2017 r. dla lidera domu była wyższa niż maksymalna kwota tego dodatku określona w regulaminie wynagradzania;
- brak określenia na przesłanym rozliczeniu, co stanowi przyznaną Dyrektorowi domu dodatkową kwotę pieniężną na liście płac za grudzień 2017 r;
- zaokrąglenia „w górę” dodatków za pracę w godzinach nocnych do pełnych złotych dokonane były niezgodnie z regułami matematycznymi w m-cu styczniu 2017 r.;
- w rozliczeniu listy płac za grudzień 2017 r. w przypadku dwóch pracowników wystąpiły nieznaczne różnice w kwocie dodatku za pracę w godzinach nocnych i dodatku za pracę w godzinach nadliczbowych (w każdym przypadku na liście wypłat umieszczono kwoty niższe niż wynikające z przesłanego rozliczenia).
W związku z powyższym kontrolujący ponownie zwrócili się z prośbą o wyjaśnienia. W odpowiedzi w dniu 20.04.2018 r. P. Katarzyna Lipska przesłała aneksy do regulaminu wynagradzania, umowę z p. (Wyłączenie jawności) dot. używania osobowego samochodu pracownika do celów służbowych, tabelę premii uznaniowej stanowiącej podstawę przygotowania listy płac w m-cu grudniu 2017 r., „kilometrówki” dot. pracowników, którym wypłacono ryczałt samochodowy oraz dodatkowe wyjaśnienia. Na podstawie ww.
dokumentacji ustalono:
a) w dniu 17.10.2017 r. spisano umowę używania osobowego samochodu pracownika do celów służbowych z p. (Wyłączenie jawności) w treści której nie wskazano okresu jej obowiązywania, natomiast stawkę określono jako zgodnie z przepisami;
b) wszystkie zawarte umowy używania osobowego samochodu pracownika do celów służbowych wskazują na sposób liczenia wysokości ryczałtu dla pracownika określony w Rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 22 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. z 2002 r. nr 27, poz. 271 z poźn. zm.) tj. jako iloczyn stawki za 1 km przebiegu i wyznaczonego przez pracodawcę miesięcznego limitu przebiegu kilometrów. Przesłane
„kilometrówki 2017” dla trzech pracowników, a także rozliczenie do listy płac za grudzień 2017 r. potwierdzają, iż zwrot kosztów używania pojazdów do celów służbowych nie jest
Stawka dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm³ (dotyczy wszystkich trzech samochodów użytkowanych w celach służbowych przez pracowników POW) nie może być wyższa niż 0,8358 zł zgodnie z §2 Rozporządzenia Ministra Transportu z dnia 23 października 2007 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. z 2007 r. nr 201 poz.1462). Taka też stawka widnieje we wszystkich umowach.
Ewidencja przebiegu pojazdu (zgodnie z art. 23 ust. 5 i 7 updof oraz art. 16 ust. 5 updop) powinna zawierać:
nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu,
numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika,
kolejny numer wpisu,
datę i cel wyjazdu,
opis trasy (skąd - dokąd),
liczbę faktycznie przejechanych kilometrów,
stawkę za 1 kilometr przebiegu,
kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 kilometr przebiegu,
podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.
Przedłożone „kilometrówki” nie zawierały adresu zamieszkania osoby używającej pojazdu, nr rejestracyjnego pojazdu i pojemności silnika, rubryka lp. pozostawała nieuzupełniona. W przypadku dwóch pracowników wskazano w dokumencie stawkę za 1 km przebiegu 0,84 zł, a więc w wysokości wyższej niż maksymalna określona w przepisach prawa, jak również niezgodnej z określoną w zawartych umowach.
Dokumenty stanowią karty kontroli nr 5 i 6. W przesłanym aneksie do regulaminu wynagradzania określono, iż kwotę ryczałtu za używanie samochodu do celów służbowych zaokrągla się do pełnych złotych, ale po ustaleniu jej wysokości. Różnice pomiędzy kwotą rozliczoną przez podmiot jako wydatek w sprawozdaniu, a maksymalną możliwą do rozliczenia przedstawia poniższa tabela.
pracownik
suma kilometrów wynikająca z kilometrówki
stawka wskazana w
umowac h
kwota ryczałtu (km x stawka)
kwota zaokrąglona zgodnie z regułami
matematycznymi
kwota ryczałtu z listy płac za XII.2017 r.
różnic a do zwrotu
Wyłączeni e jawności
464,3
0,8358
388,06194 388 390 2,00
699,9 584,97642 585 585 0,00
696,5 582,1347 582 585 3,00
suma 1555 1560 5,00
Z uwagi na jednoznacznie ustalony w wyniku kontroli fakt pobrania dotacji w nadmiernej wysokości, wynikający z wydatkowania środków na zwrot kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych przez pracowników niezgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, kwota w wysokości 5,00 zł (1560 zł – 1555 zł) wykazana w ramach pozycji nr 1082 sprawozdania rocznego za 2017 rok winna zostać zwrócona Zleceniodawcy.
c) kwota dodatku funkcyjnego wypłacona w grudniu 2017 r. dla lidera domu stanowiła maksymalną wysokość tego dodatku określoną w przesłanym aneksie do regulaminu wynagradzania;
d) wysokość premii uznaniowej dla pracowników w m-cu grudniu 2017 r. określona została w tabeli, dokument został zatwierdzony przez Dyrektor placówek; natomiast ustalenie wysokości premii uznaniowej dla Dyrektora nastąpiło w drodze akceptacji
przez Przewodniczącą Zarządu pisemnej prośby p. Katarzyny Lipskiej z dnia 20.12.2017 r. Wysokość premii wahała się w przedziale od 450 zł do 2200 zł brutto;
Ponadto na podstawie przesłanej tabeli oraz udzielonych przez podmiot wyjaśnień ustalono, iż przyznana Dyrektorowi dodatkowa kwota pieniężna stanowiła premię uznaniową;
e) zgodnie z §13 ust. 3 przesłanego Aneksu do regulaminu wynagradzania obowiązującego od 1.01.2017 r.: Kwotę dodatkowych składników wynagrodzenia tj.
dodatek nocny, urlop wypoczynkowy, godziny nadliczbowe oraz ryczałt za używanie samochodu do celów służbowych, po ustaleniu jej wysokości zaokrągla się do pełnych złotych.
Dokument nie precyzuje w jaki sposób dokonuje się zaokrągleń. Przesłane rozliczenia wskazują, iż przy wyliczaniu dodatku za pracę w godzinach nocnych i nadliczbowych zastosowano:
- na liście płac za styczeń 2017 r. zaokrąglenia w górę niezgodne z regułami matematycznymi (poza jednym wyjątkiem),
- na liście płac za grudzień 2017 r. zaokrąglenia w dół zgodne z regułami matematycznymi.
f) w odniesieniu do dwóch pracowników, w stosunku do których na liście płac za grudzień 2017 r. umieszczono kwoty niższe niż wynikające z przesłanego rozliczenia złożono następujące wyjaśnienia: Omyłkowo u pani (Wyłączenie jawności) pomniejszono premię za godziny nadliczbowe zamiast premię uznaniową, co wynika z tabeli przesłanych premii.
Omyłkowo ujęto złą kwotę u pani (Wyłączenie jawności).
5)
Wysokość wynagrodzeń wraz z kosztami pracodawcy dla wszystkich osób zatrudnionych na stanowisku wychowawcy w 2017 r. była zgodnie z §4 pkt 2 ppkt a kontrolowanej umowy nie niższa niż 3500 zł w przeliczeniu na pełny etat.6)
Na rachunkach do umów-zleceń brak informacji o wymiarze czasu poświęcanego na realizację zadań w ramach tych umów. Wykonanie pracy zgodnie z rachunkiem potwierdzała Dyrektor Katarzyna Lipska. Osoba otrzymująca wynagrodzenie z tytułu umowy zlecenia potwierdzała fakt otrzymania środków własnoręcznym podpisem na umowie stanowiącej jednocześnie rachunek, daty wystawienia rachunków pokrywały się z datami wypłaty wynagrodzenia.7)
Przelew pochodnych od wynagrodzeń za grudzień 2017 r. do ZUS i US nastąpił 28.12.2017 r., za listopad 2017 r. – 11.12.2017 r., a więc w terminach zgodnych z określonymi w regulacjach prawnych obowiązujących w tym zakresie.4.
Opis dokumentów księgowychZweryfikowane dokumenty księgowe za wyjątkiem list wypłat i wyciągów bankowych zawierały w opisie następujące elementy:
data sprzedaży (wykonania usługi) – wybiórczo, nie na każdym dokumencie;
kwota ……… zł;
informacja dotycząca powodu poniesienia kosztu np.: art. papiernicze, za telefon z I.2017, artykuły spożywcze, czynsz za mieszkanie;
kategoria kosztorysowa;
pieczęć: Dom Dla Dzieci Towarzystwa Nasz Dom 30-438 Kraków, ul. Borkowska 29/44 Regon… NIP…;
parafa (brak możliwości identyfikacji) lub podpis K. Lipska;
pieczęć: Wydatkowano na realizację zadnia zgodnie z umową numer W/I/289/SO/32/2014 z dotacji (kwota w zł) z TND……... Stwierdzam celowość dokonanego wydatku. Zatwierdzam pod względem merytorycznym, formalno- rachunkowym. ………(parafa – brak możliwości identyfikacji lub podpis K. Lipska);
pieczęć z dekretacją księgową (Wn, Ma, Kwota, pod datą….., podpis…. – parafa) lub ręczna dekretacja z parafą sporządzającego, ale bez daty.
Na przodzie dokumentu znajdował się nr z Dziennika np. 1/I/17.
W wyniku analizy opisu dokumentów stwierdzono:
1) Informacja na temat przeznaczenia zakupionych towarów została sporządzona na przeważającej większości dokumentów w sposób ogólny i lakoniczny, niepozwalający na jednoznaczne stwierdzenie którego wychowanka dotyczy, czy kto jest użytkownikiem usługi (np. kto skorzystał z usługi gastronomicznej, kto otrzymał prezent, dla kogo zakupiono odzież).
W związku z powyższym w dniu 28.03.2018 r. kontrolujący zwrócili się do Towarzystwa Nasz Dom z prośbą o wyjaśnienia w sprawie następujących faktur:
a) GIFT-3238 z dnia 13.12.2017 r. za zakup kart podarunkowych na łączną kwotę 2600,00 zł, w tym 10 kart po 200 zł i 6 kart po 100 zł.
b) FS-78063/17/LME1/12 z dnia 28.12.2017 r. za zakup aparatu telefonicznego na kwotę 349,00 zł.
W piśmie z dnia 3.04.2017 r. p. Katarzyna Lipska wyjaśniła w odniesieniu do dokumentu wskazanego w ppkt a: zostały zakupione bony podarunkowe do wykorzystania we wszystkich sklepach galerii Bronowice w ramach prezentu świątecznego dla wychowanków /dzieci nie otrzymały żadnych innych prezentów tylko bony, za które mogły sobie kupić prezent według własnego uznania/ oraz w odniesieniu do dokumentu wskazanego w ppkt b: z aparatu telefonicznego korzysta lider domu (…).
2) W poszczególnych dokumentach księgowych kontroli pod względem merytorycznym i pod względem formalno-rachunkowym dokonywała jedna osoba.
3) Dekretacja księgowa nanoszona ręcznie nie zawierała daty (wskazania miesiąca), o której mowa w art.21 ustawy o rachunkowości.
4) Wyciągi bankowe zawierały z kolei przy każdej pozycji dekretację wskazującą numery kont księgowych, również w odniesieniu do opłat bankowych, dla których stanowiły podstawę do rozliczenia wydatku.
5) Okazane listy płac nie zostały opatrzone opisem księgowym (brak wskazania pozycji kosztorysowej, dekretacji księgowej), brak podpisów w miejscu zatwierdził, brak potwierdzenia dokonania kontroli merytorycznej i formalno-rachunkowej. Dodatkowo lista płac za styczeń 2017 r. nie zawierała nawet podpisu osoby sporządzającej.
6) Incydentalnie tj. na 4 dokumentach księgowych poprawa błędów dokonywana była niezgodnie z art. 22 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości - dokonano skreśleń i nadpisywania, brakowało daty dokonania poprawy oraz podpisu osoby dokonującej zmiany lub użyto korektora.
7) W dokumentacji znajdowały się faktury, które nie stanowiły podstawy do rozliczenia wydatku i nie zostały wykazane w sprawozdaniu (np. środki za czynsz nie zostały wydatkowane z uwagi na nadpłatę), a jednak zawierały one analogiczny opis jak wskazany powyżej, z którego wynikało wydatkowanie środków w ramach kontrolowanej umowy.
5. Realizacja obowiązków związanych z ochroną danych osobowych.
W trakcie kontroli okazano: Politykę bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych oraz Instrukcję zarządzania systemem informatycznym dla Domu dla dzieci Towarzystwa Nasz Dom w Krakowie ul. Borkowska, wraz z 8 załącznikami, brak podpisu, brak daty. Polityka określa m.in.
sposób i zakres udostępniania i przetwarzania danych osobowych, zawiera również wzory:
upoważnień, ewidencji wydanych upoważnień, oświadczenia pracownika o zaznajomieniu z treścią polityki. W odpowiedzi na pytanie kontrolujących p. Katarzyna Lipska w dniu 11.04.2018 r. poinformowała, iż polityka bezpieczeństwa obowiązuje w od 1.01.2015 r.
W dokumentacji znajdują się:
załącznik nr 3 do Polityki bezpieczeństwa Wykaz osób, które zostały zapoznane z Polityką bezpieczeństwa systemów informatycznych przetwarzania danych osobowych w Domach dla Dzieci TND w Krakowie przeznaczonej dla osób zatrudnionych przy przetwarzaniu tych danych.
Lista zawierała imię, nazwisko, stanowisko i podpis 9 pracowników TND (użycie korektora), którzy potwierdzili przyjęcie do wiadomości i stosowania zapisów Polityki bezpieczeństwa;
załącznik nr 4 do Polityki bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych w Domach dla Dzieci TND w Krakowie – Upoważnienie do przetwarzania danych osobowych, podpisywane przez Katarzynę Lipską; wszystkie wydane bezterminowo i dot. zbioru podopieczni i opiekunowie; ewidencjonowane np. 1/2017
załącznik nr 5 – Wzór oświadczenia potwierdzającego uzyskanie od administratora danych informacji, o których mowa w art. 24 ustawy; z treści wynika, iż poinformowano pracownika o przetwarzaniu przez TND danych pracowników;
zobowiązania do przestrzegania tajemnicy służbowej (podpisywane przez pracowników bez daty);
załącznik nr 7A tj. Lista osób upoważnionych do dostępu do pokoju wychowawców, w których przechowywane są dane osobowe w Domach dla Dzieci TND w Krakowie – na liście 8 osób, data od uzupełniona tylko w 3 pozycjach, data do w każdym przypadku na czas nieokreślony.
Na podstawie szczegółowej analizy stwierdzono:
1)
Zapisy polityki bezpieczeństwa nie są spójne w zakresie obowiązujących załączników – w treści wspomniano o załącznikach, których numeracja nie pokrywa się ze spisem treści umieszczonym na początku dokumentu. Dodatkowo w załączniku dot. obszarów przetwarzania danych osobowych nie uaktualniono adresu biura.2)
W dokumentacji przedstawionej podczas kontroli brak było ewidencji wydanych upoważnień, a także brakowało upoważnień dla 4 pracowników zatrudnionych w 2017 roku. Dodatkowo w 2 okazanych upoważnieniach brakowało daty, a jedno z upoważnień wydano rok po nawiązaniu stosunku pracy. W dniu 11.04.2018 r. dosłano skany brakujących upoważnień.3)
Na liście osób uprawnionych do dostępu do pokoju wychowawców nie umieszczono 8 pracowników wykonujących obowiązki na tym stanowisku w 2017 roku. W mailu z dnia 11.04.2017 r. Dyrektor placówki wyjaśniła, że od początku wprowadzenia GIODA istniała lista wszystkich osób w wersji elektronicznej, a do kontroli została udostępniona wersja, która powstała tylko z niektórymi pracownikami. Dosłano również brakujący dokument, z którego wynika, iż wszyscy wychowawcy znajdowali się na liście uprawionych do dostępu do pokoju.4)
Na liście osób, które potwierdziły zapoznanie się z zapisami obowiązującej polityki bezpieczeństwa nie figurowało 7 pracowników zatrudnionych w 2017 roku.5)
Upoważnienia do przetwarzania danych osobowych wydawane były na czas nieokreślony.W związku z brakiem uregulowania tej kwestii w polityce bezpieczeństwa wystąpiono do Dyrektora domów pełniącego z prośbą o wyjaśnienie, jaki jest tryb postępowania w sytuacji ustania zatrudnienia i utraty uprawnień do przetwarzania danych osobowych. W odpowiedzi w dniu 11.04.2018 r. P. Katarzyna Lipska wskazała, iż dyrektor sporządza listę osób, którzy nie są już pracownikami.
6)
Na załączniku nr 5 do polityki bezpieczeństwa w dwóch przypadkach brakowało podpisu pracownika.7)
Dokumentacja zawierająca dane osobowe przechowywana jest w zamykanej na klucz szafie, a dostęp do systemu informatycznego wymaga podania haseł i jest zabezpieczony programem chroniącym przed nieuprawnionym dostępem.Na tym protokół zakończono.
Zastrzeżenia do treści protokołu Kontrolowany może wnieść w terminie 14 dni od daty jego otrzymania.
Protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach.
Data sporządzenia protokołu: 17.05.2018 Data otrzymania protokołu: 28.05.2018
