ZAPYTANIE OFERTOWEna usługę farmaceutyczną polegającąna sporządzaniu mieszanin do żywienia pozajelitowego

Sosnowiec, dnia 12.11.2019 r.

ZO / 10 / 2019

ZAPYTANIE OFERTOWE na usługę farmaceutyczną polegającą

na sporządzaniu mieszanin do żywienia pozajelitowego

I. NAZWA I ADRES ZAMAWIAJĄCEGO:

Centrum Pediatrii im. Jana Pawła II w Sosnowcu Sp. z o.o.

ul. G. Zapolskiej 3 41-218 Sosnowiec

II. TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA:

Do niniejszego postępowania nie stosuje się przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku - Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2019 r., poz. 1843).

III. PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

1. Przedmiotem zamówienia jest usługa farmaceutyczna polegająca na sporządzaniu mieszanin do żywienia pozajelitowego dla noworodków i niemowląt wraz z ich dostawą w postaci worków do wskazanych miejsc przez Zamawiającego.

2. Ilości podane w „Formularzu asortymentowo – cenowym” załącznik nr 2 są ilościami orientacyjnymi i niewiążącymi. Zamawiający będzie realizował usługę w ramach potrzeb oddziałów szpitalnych w wartości zawartej umowy.

Warunki realizacji zamówienia, do zapewnienia których zobowiązany jest Wykonawca:

1. Wykonywane mieszaniny muszą spełniać wymagania farmakopealne dla mieszanin do żywienia pozajelitowego.

2. Mieszaniny do żywienia pozajelitowego wykonane zostaną zgodnie z przepisami ustawy z dnia 6 września 2001 r. - Prawo Farmaceutyczne (Dz. U. z 2019 r., poz. 959 z późn. zm.) oraz zgodnie z obowiązującymi standardami i zaleceniami polskich i europejskich Towarzystw Żywienia Pozajelitowego i Dojelitowego.

3. Warunki w jakich sporządzane są mieszaniny do żywienia pozajelitowego odpowiadają wymaganiom Dobrej Praktyki Wytwarzania (GMP), a w szczególności:

a. Wykonawca prowadzi monitoring zapylenia miejsca sporządzenia mieszanin żywienia pozajelitowego co najmniej 1x/godzinę w trakcie sporządzania mieszanin zgodnie ze standardami Polskiego Towarzystwa Farmaceutycznego w tym zakresie i udostępni wyniki pomiarów na wezwanie Zamawiającego,

b. Wykonawca prowadzi monitoring mikrobiologiczny mieszanin żywienia pozajelitowego co najmniej poprzez zastosowanie testów posiewowych wykonywanych przez akredytowane laboratorium mikrobiologiczne co najmniej jeden raz na dzień sporządzania i udostępni wyniki tych badań na wezwanie Zamawiającego,

c. Wykonawca posiada system pomiarowy do ciągłego monitoringu i rejestracji parametrów środowiskowych komory sporządzania, co najmniej w zakresie pomiarów temperatury, wilgotności, naświetlenia i promieniowania UV.

d. Wykonawca prowadzi stały monitoring parametrów środowiskowych miejsc tymczasowego przechowywania mieszanin (lodówki), co najmniej w zakresie stałych pomiarów temperatury, wilgotności, naświetlenia i promieniowania UV. Wykonawca zobowiązany jest, na wniosek Zamawiającego, do poddania się audytowi Zamawiającego w zakresie posiadania i funkcjonowania stałego systemu monitoringu miejsc przechowywania mieszanin przed przystąpieniem do realizacji zmówienia,

e. Wykonawca przygotowuje mieszaniny żywienia pozajelitowego w workach UV stabilnych i/lub strzykawkach UV stabilnych.

4. Wykonawca zapewni Zamawiającemu dostęp do aplikacji on-line umożliwiającej wystawianie recept i składanie zamówienia bezpośrednio do pracowni żywieniowej. Aplikacja winna liczyć i wizualizować podstawowe parametry stabilności zamawianej mieszaniny takie jak współczynnik alfa, współczynnik CAN, współczynnik precypitacji, osmolarność, informując lekarza wystawiającego receptę o możliwym przekroczeniu zalecanego poziomu parametrów.

5. Wykonywane mieszaniny muszą posiadać odpowiednią, udokumentowaną stabilność (fizyczną, chemiczną, mikrobiologiczną).

6. Mieszaniny do żywienia pozajelitowego wykonywane będą przez przeszkolony w tym celu personel Apteki Wykonawcy.

7. Wykonawca sporządza mieszaniny do żywienia pozajelitowego, wykonane na podstawie indywidualnych recept, a Zamawiający nabywa mieszaniny do żywienia pozajelitowego wraz z ich dostawą do wskazanych oddziałów Zamawiającego.

8. Podstawą do wykonania mieszaniny do żywienia pozajelitowego będzie wystawiona przez Zamawiającego recepta, uzupełniona imienną pieczątką i podpisem osoby zlecającej, zawierająca następujące informacje:

- imię i nazwisko pacjenta lub imię i nazwisko matki z oznaczeniem płci i kolejności urodzenia (w przypadku bliźniąt),

- wiek pacjenta lub data urodzenia pacjenta, - masa ciała pacjenta,

- skład mieszaniny pozajelitowej (podany w mililitrach). Zamawiający będzie podawał skład mieszaniny, według sporządzonej przez Wykonawcę listy produktów stanowiącej załącznik nr 1 do umowy ,,Wykaz preparatów do sporządzania worków do żywienia pozajelitowego”

(przedmiotowy wykaz sporządza Wykonawca), - czas podania,

- szybkość podania mieszaniny oraz objętość całkowita worka.

9. Dostawa mieszanin odbywać się będzie do godziny 14-tej w dniu zlecenia na podstawie przesłanej recepty, o której mowa w ust. 8.

10. Recepty muszą być przesyłane do Wykonawcy do godziny 10-tej każdego dnia na adres e-mail...awaryjnie pod numer faxu ...

11. Recepty przesłane po godzinie 10-tej realizowane będą w dniu następnym.

12. Zamawiający zobowiązuje się do przekazania oryginałów recept z danego dnia w chwili odbioru wykonanych mieszanin

13. W trudnych do przewidzenia sytuacjach, po uzgodnieniu telefonicznym z Wykonawcą i za jego zgodą, recepta przesłana po godz. 10-tej będzie zrealizowana w tym samym dniu (dostawa na cito).

14. Wykonawca zobowiązuje się do codziennych dostaw worków do żywienia pozajelitowego, w tym w niedziele, święta i inne dni ustawowo wolne od pracy. Mieszaniny będą dostarczane bezpośrednio na poszczególne oddziały codziennie do godziny 14-tej, z powiadomieniem Apteki szpitalnej o fakcie dostarczenia i przekazania osobie upoważnionej na poszczególnym oddziale.

Upoważniona osoba personelu medycznego odbiera dostawę za potwierdzeniem pisemnym.

Dostawy odbywać się będą profesjonalnym transportem, zapewniającym odpowiednie warunki do przewozu sporządzonych mieszanin, w temperaturze od +2C do + 8C (zgodnie z warunkami określonymi w Rozporządzeniu Ministra Zdrowia z dnia 19 marca 2015 r. w sprawie Wymagań Dobrej Praktyki Dystrybucyjnej - Dz. U. z 2017 r., poz. 509 z późn.zm.).

15. Wykonawca zobowiązany jest do kontrolowania sterylności worków dostarczanych do Zamawiającego.

16. Wykonawca zobowiązany jest dostarczyć worki do żywienia na każdy Oddział w osobnym pojemniku.

17. Wykonawca gwarantuje, że mieszaniny będą precyzyjnie oznakowane pod względem terminu ważności, z podaniem daty sporządzenia oraz daty przydatności do użycia. Przez podanie daty rozumie się wskazanie godziny, dnia, miesiąca i roku.

18. W przypadku stwierdzenia braków ilościowych, wad jakościowych lub błędów w identyfikacji mieszanin Zamawiający niezwłocznie powiadomi o tym Wykonawcę (faksem lub e-mailem) opisując dokładnie stwierdzoną niezgodność. Wykonawca zobowiązany jest dostarczyć pozbawiony wad przedmiot zamówienia w ciągu 4 godzin od momentu przesłania reklamacji.

19. Odpowiedzialność za szkodę wyrządzoną z powodu niewłaściwie przygotowanej i transportowanej mieszaniny ponosi Wykonawca.

20. Wykonawca, z którym zostanie zawarta umowa zostanie zgłoszony do Inspektora Ochrony Danych Osobowych. W celu zagwarantowania ochrony danych osobowych, z którymi Wykonawca będzie miał kontakt w trakcie wykonywania przedmiotowej usługi, Wykonawca podpisze również dokumenty stanowiące załącznik nr 4 i 5 do niniejszego zapytania.

21. Całkowitą wartość za przedmiot zamówienia Wykonawca przedstawia w „Formularzu ofertowym” stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszego zapytania. Wartości należy podać dwóch dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.

22. Ilość worków mieszaniny żywieniowej wskazana jest w formularzu asortymentowo-cenowym (załącznik nr 2 do Zapytania ofertowego), mają one charakter szacunkowy i nie stanowią ze strony Zamawiającego zobowiązania do zakupu worków w podanych ilościach. Zmniejszenie ilości worków nie stanowi zmiany umowy. Wykonawcy nie przysługuje żadne roszczenie względem Zamawiającego w przypadku, gdy szacunkowe ilości worków nie zostaną w pełni wykorzystane – Zamawiający zapłaci Wykonawcy wyłącznie za dostawy faktycznie wykonane.

23. Należność wynikająca z prawidłowo wystawionej faktury uregulowana będzie przelewem w terminie do 30 dni od daty otrzymania faktury przez Zamawiającego. Należność przekazywana będzie na rachunek bankowy Wykonawcy wskazany w treści faktury.

24.

Wykonawca ma obowiązek niezwłocznego wskazania Zamawiającemu rachunku bankowego, który jest zgodny z rachunkiem bankowym przypisanym mu w wykazie podmiotów zarejestrowanych jako podatnicy VAT, w tym podmiotów których rejestracja jako podatników VAT została przywrócona, prowadzonym przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej zgodnie z art. 96b ustawy o podatku od towarów i usług.

25. W przypadku zmiany rachunku bankowego lub wykreślenia wskazanego w pkt. 24 rachunku bankowego Wykonawcy z wykazu jest on zobowiązany do poinformowania o tym fakcie Zamawiającego w terminie 1 dnia od momentu zaistnienia zmiany. Informacja winna zawierać nowy numer rachunku bankowego umieszczony w wykazie na który mają zostać dokonane płatności, i być podpisana przez osoby upoważnione do reprezentowania Wykonawcy oraz w pierwszej kolejności przekazana Zamawiającemu drogą elektroniczną (na adres poczty elektronicznej: sekretariat@centrum-pediatrii.com.pl), a następnie w oryginale do siedziby Zamawiającego. Informacja o której mowa powyżej stanowi podstawę do sporządzenia przez Zamawiającego aneksu do umowy w zakresie zmiany rachunku bankowego. W przypadku poinformowania Zamawiającego o zmianie rachunku bankowego, jego wykreślenia lub stwierdzenia przez Zamawiającego wykreślenia

wskazanego w pkt. 24 rachunku bankowego Wykonawcy z wykazu, płatność wymagalna zostaje zawieszona do dnia wskazania przez Wykonawcę innego rachunku, który znajduje się w wykazie, o którym mowa w pkt 24.

26. W przypadku zawieszenia terminu płatności faktury zgodnie z pkt 25, który został określony zgodnie z niniejszą umową, Wykonawcy nie będzie przysługiwało prawo do naliczania dodatkowych opłat, kar, rekompensat, ani nie będzie naliczał odsetek za powstałą zwłokę w zapłacie faktury.

27. W przypadku, jeżeli Zamawiający dokona wpłaty na rachunek bankowy Wykonawcy

wskazany w umowie, a rachunek ten na dzień zlecenia przelewu nie będzie ujęty w wykazie, o którym mowa w pkt 24 Wykonawca zobowiązany będzie do zapłaty na rzecz Zamawiającego kary umownej w wysokości równowartości sankcji jaka zostanie nałożona przez Urząd Skarbowy wobec Zamawiającego wraz z należnymi odsetkami lub równowartości podatku dochodowego od osób prawnych jaki Zamawiający zapłaci do Urzędu skarbowego z tytułu okoliczności wynikających z powyższych punktów, albo szkody jaką Zamawiający poniesie z tego tytułu.

28. Wykonawca zobowiązany jest do zapoznania się ze wzorem umowy (załącznik nr 3), który stanowi integralną część niniejszego Zapytania.

III. TERMIN WYKONYWANIA ZAMÓWIENIA:

1. Termin wykonania przedmiotu zamówienia: od dnia 01.12.2019 r. do 31.12.2020 r. lub do wcześniejszego wykorzystania ilości wskazanej w formularzu asortymentowo-cenowym (zał. nr 2 do Zapytania ofertowego).

2. W przypadku niewykorzystania przedmiotowej ilości w okresie trwania umowy wskazanym w ust. 1, umowa ulega przedłużeniu do czasu wykorzystania ilości wskazanej w formularzu asortymentowo-cenowym (zał. nr 2 do Zapytania ofertowego).

IV. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY:

1. Każdy Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę.

2. Oferta oraz wszystkie załączniki muszą być podpisane przez osoby upoważnione do reprezentowania Wykonawcy.

3. Upoważnienie osób podpisujących ofertę do jej podpisania musi bezpośrednio wynikać z dokumentów dołączonych do oferty (oryginał lub kopia pełnomocnictwa wystawionego przez osoby upoważnione, aktualny wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej lub odpis z rejestru przedsiębiorców KRS).

4. Wzory dokumentów dołączonych do niniejszego zapytania powinny zostać wypełnione przez Wykonawcę i dołączone do oferty.

5. Do oferty należy dołączyć:

a. formularz ofertowy – zał. nr 1,

b. formularz asortymentowo-cenowy – zał. nr 2;

c. wykaz preparatów (lista produktów) do sporządzania worków do żywienia pozajelitowego;

d. stosowne pełnomocnictwo (jeśli dotyczy);

V. OFERTĘ NALEŻY ZŁOŻYĆ (jednym z poniższych sposobów):

1. drogą elektroniczną na adres e-mail: dag@centrum-pediatrii.com.pl w postaci zeskanowanego dokumentu,

2. pocztą na adres Centrum Pediatrii im. Jana Pawła II w Sosnowcu Sp. z o.o., ul. G. Zapolskiej 3, 41-218 Sosnowiec,

3. osobiście w Centrum Pediatrii im. Jana Pawła II w Sosnowcu Sp. z o.o., ul. G. Zapolskiej 3, 41-218 Sosnowiec (Dział Administracyjno-Prawny pokój 0,35).

Jeśli zapytanie ofertowe zostanie złożone pocztą lub osobiście kopertę należy opatrzyć dokładną nazwą i adresem Wykonawcy oraz zaadresować i opisać wg poniższego wzoru:

Centrum Pediatrii im. Jana Pawła II w Sosnowcu Sp. z o.o.

ul. G. Zapolskiej 3, 41-218 Sosnowiec

na sporządzaniu mieszanin do żywienia pozajelitowego. – ZO/10/2019”

VI. TERMIN ZŁOŻENIA OFERT:

Ofertę należy złożyć do dnia 20.11.2019 r. do godziny 09.00.

VII. OSOBA UPOWAŻNIONA DO POROZUMIEWANIA SIĘ Z WYKONAWCAMI:

Monika Osińska-Bieczek, tel. 32/ 720 77 60, dag@centrum-pediatrii.com.pl.

VIII. KRYTERIUM OCENT OFERT:

Spośród ofert spełniających wymogi Zamawiającego zostanie wybrana oferta najkorzystniejsza cenowo na podstawie przedstawionych cen jednostkowych. Wartość brutto całego zamówienia - 100%.

Zamawiający zastrzega sobie prawo poprawienia w złożonej ofercie oczywistych omyłek o ile poprawka nie zmienia istotnie treści oferty. Informacja o poprawieniu omyłki zostanie niezwłocznie przekazana oferentowi celem akceptacji. W przypadku omyłek rachunkowych w kilku ofertach, Zamawiający może dokonać poprawy omyłki rachunkowej wyłącznie w ofercie wygrywającej, pod warunkiem, że ewentualna poprawa ofert z pozostałych miejsc nie spowodowałaby zmiany kolejności w rankingu. Dopiero w momencie uchylenia się wygrywającego Wykonawcy od zawarcia umowy lub odstąpienia przez niego od umowy, przed dokonaniem ewentualnego wyboru Wykonawcy będącego na kolejnym miejscu rankingowym, Zamawiający dokonuje poprawy jego omyłek rachunkowych.

VIII. INFORMACJA DOTYCZĄCA WYBORU NAJKORZYSTNIEJSZEJ OFERTY:

1. O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi:

- Oferenta wygrywającego: drogą elektroniczną;

- pozostałych Oferentów: drogą elektroniczną.

Zamawiający zamieści również informację na stronie internetowej znajdującej się pod adresem:

www.centrum-pediatrii.com.pl

2. Jeśli Wykonawca, którego oferta została wybrana będzie uchylał się od zawarcia umowy, Zamawiający wybierze ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert, bez przeprowadzenia ich ponownej oceny.

IX. UWAGI KOŃCOWE:

1. Zamawiającemu przysługuje prawo zamknięcia niniejszego zapytania ofertowego, z uzasadnionych przyczyn, bez wybrania którejkolwiek z ofert.

2. Zamawiający zastrzega sobie prawo do skontaktowania się z oferentami w celu uzupełnienia lub doprecyzowania ofert.

3. Zgodnie z obowiązującą u Zamawiającego Instrukcją udzielania zamówień publicznych poniżej 30.000 euro, warunkiem ważności przeprowadzonego postępowania jest złożenie minimum dwóch ważnych ofert. W szczególnych przypadkach wynikających ze specyfiki zamówienia lub rozeznania rynku dopuszcza się jako wystarczającą do dokonania wyboru jedną ważną ofertę.

4. W przypadku, gdy najtańsza oferta przewyższa kwotę jaka Zamawiający zamierza przeznaczyć na realizacje zamówienia Zamawiający zastrzega sobie możliwość przeprowadzenia negocjacji.

X. WYKAZ ZAŁĄCZNIKÓW:

1. Załącznik nr 1 - wzór formularza ofertowego,

2. Załącznik nr 2 – wzór formularza asortymentowo-cenowego;

3. Załącznik nr 3 – wzór umowy z załącznikami,

4. Załącznik nr 4 – umowa o powierzeniu przetwarzania danych, 5. Załącznik nr 5 – klauzula informacyjna