OTWARTY KONKURS
OFERT NA ZADANIA PUBLICZNE
WOJEWÓDZTWA ŚLĄSKIEGO W DZIEDZINIE KULTURY
Pamiętaj, że Twój pomysł jest pomysłem na zadanie publiczne, a więc korzyść z jego realizacji kierowana jest do adresatów zadania.
Pamiętaj również, że projekt to nic innego jak określony sposób planowania, organizowania pracy
i osiągania celów.
Pamiętaj, że tworzony przez Ciebie wniosek musi spełniać podstawowy warunek: stanowić odpowiedź na
ogłoszenie o konkursie i umożliwić jego
ocenę według
podanych w ogłoszeniu
kryteriów.
Aby skutecznie wykorzystać aktywność organizacji pozarządowych oraz podmiotów, których celem jest działanie dla dobra innych, a więc wykonywanie zadań publicznych, została uchwalona Ustawa o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie z dnia 24 kwietnia 2003 roku (zwana dalej Ustawą) zobowiązująca władze publiczne do przeznaczania środków finansowych dla tych podmiotów i określająca zasady ich przyznawania, a także reguły wzajemnej współpracy.
Sfera zadań publicznych określona w Ustawie obejmuje wiele obszarów aktywności społecznej w tym kulturę i ochronę dziedzictwa, zlecenie realizacji proponowanego przez uprawnione podmioty zadania publicznego może przybrać formę powierzenia wykonania wraz z udzieleniem dotacji na sfinansowanie realizacji lub (częściej) wsparcia wykonania tego zadania wraz z udzieleniem dotacji na dofinansowanie ich realizacji.
Wspieranie oraz powierzanie, o których mowa powyżej, odbywa się po przeprowadzeniu otwartego konkursu ofert. Aby wziąć w nim udział trzeba wypełnić i złożyć Ofertę Realizacji Zadania Publicznego (dalej Oferta). Wzór Oferty określony został rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 15 grudnia 2010 r. (Dz. U. nr 6 z 2011 r. poz. 25) i obowiązuje w każdej jednostce samorządu terytorialnego (w skrócie jst) tak więc uwagi i komentarze, które znajdziesz w naszym przewodniku mogą Ci się przydać przy aplikowaniu do różnych jst.
Nasz przewodnik skierowany jest do środowisk kulturalnych - zarówno twórców jak i tych, którzy pomagają realizować ich pomysły. Ma pomóc w wypełniani Oferty, unikaniu najczęściej popełnianych błędów. Pamiętaj, że juror oceniał będzie atuty Twojego pomysłu i szanse na jego realizację. Od Ciebie zależy, czy znajdzie wystarczające informacje. Przewodnik będzie Cię prowadził krok po kroku po zawiłościach Oferty. Pamiętaj jednak ze różne jst mogą nieco odmiennie traktować niektóre zapisy i sformułowania dlatego jeżeli nadal masz wątpliwości zadzwoń z pytaniem do osoby obsługującej konkurs lub wyślij do niej e-mail.
2013
PRZEWODNIK
WNIOSEK AKTUALIZACJA ROZLICZENIE
Przewodnik pomagający wypełnić wniosek składa się z trzech części: wprowadzenia (właśnie je czytasz), podstawowych reguł i słownika oraz wniosku z komentarzem pozwalającym na zrozumienie, jakich informacji oczekuje się od Ciebie.
Słownik:
Wniosek/projekt/oferta/zadanie – nazwy te są w przewodniku stosowane zamiennie oznaczając jedno: dokument, nad którym pracujesz w celu uzyskania dofinansowania.
Podmiot – podmioty określone w art. 3 Ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie:
fundacje i stowarzyszenia;
osoby prawne i jednostki organizacyjne działające na podstawie przepisów o stosunku Państwa do Kościoła Katolickiego w Rzeczypospolitej Polskiej, o stosunku Państwa do
innych kościołów i związków wyznaniowych oraz o gwarancjach wolności sumienia i wyznania, jeżeli ich cele statutowe obejmują prowadzenie działalności pożytku
publicznego;
stowarzyszenia jednostek samorządu terytorialnego;
spółdzielnie socjalne;
spółki akcyjne i spółki z ograniczoną odpowiedzialnością oraz kluby sportowe będące spółkami działającymi na podstawie przepisów ustawy z dnia 25 czerwca 2010 r. o sporcie (Dz. U. Nr 127, poz. 857, z późn. zm.), które nie działają w celu osiągnięcia zysku oraz przeznaczają całość dochodu na realizację celów statutowych oraz nie przeznaczają zysku do podziału między swoich udziałowców, akcjonariuszy i pracowników.
Oferta wspólna – oferta składana przez co najmniej dwa podmioty, które dzielą miedzy sobą zadania podejmowane w projekcie.
Inwestycja – każdy zakup powyżej 3500zł brutto zwiększający wartość majątku.
Beneficjent – odbiorca podejmowanych w zadaniu działań – nie mylić z wnioskodawcą
Zadanie publiczne - Zadanie publiczne to każde działanie administracji, które realizuje ona na podstawie ustaw. Realizacja zadania może odbywać się poprzez świadczenie lub zapewnienie wykonania usług na rzecz mieszkańców i innych podmiotów. Zadania związane ze świadczeniem usług mogą być przekazywane organizacjom pozarządowym.
Takim przekazaniem zadania jest powierzenie lub zlecenie realizacji zadania i udzielenie na ten cel dotacji. Katalog zadań publicznych znajdziesz w art. 4 Ustawie z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie.
Do każdego punktu przytoczony jest komentarz tłumaczący treść, która powinna znaleźć się w danym polu.
Zaproponowane w przewodniku rozwiązania i sugestie są owocem doświadczeń osób zajmujących się przygotowywaniem projektów kulturalnych, ich realizacją oraz rozliczaniem. Umożliwiamy Ci dotarcie do wiedzy, którą gromadziliśmy latami.
Niech zawarte tutaj informacje staną się pomocne w przygotowaniu dobrej oferty.
Podstawowe reguły:
Czytaj przypisy! To, że są one napisane małą czcionką, nie oznacza wcale, że nie są istotne. Często w przypisach pojawiają się podpowiedzi i informacje, które ułatwiają Ci wypełnienie danego pola we wniosku.
Wypełnij każde pole we wniosku. Jeśli dane pole Cię nie dotyczy, wpisz w nim ”nie dotyczy”. Wypełniając wniosek pamiętaj o tym, aby nie używać ogólnych stwierdzeń.
Wyzwól swoją kreatywność i nie podchodź do wypełniania wniosku schematycznie.
Powinno Ci zależeć na oryginalności, bo dzięki temu łatwiej będzie zapamiętać Twój wniosek komisji oceniającej.
Pamiętaj o załącznikach, które Cię dotyczą. Są one określone we wzorze oferty.
Jeżeli jst wymaga dodatkowych załączników powinny one być wymienione w ogłoszeniu o konkursie. Nie zapomnij ich załączyć do wniosku!
Zwróć uwagę, że część punktów we wniosku przyporządkowana jest do konkretnych kryteriów oceny określonych w ogłoszeniu o konkursie. Pamiętaj jednak, że treść reszty punktów we wniosku jest również ważna i wpływa na całościową ocenę Twojego wniosku.
opracowanie:
Regionalny Ośrodek Kultury w Katowicach i Wydział Kultury Urzędu Marszałkowskiego Województwa Śląskiego
Katowice 2012
?
!
Jeżeli widzisz symbol:
zwróć uwagę!
oczekuje się od Ciebie informacji!
OFERTA REALIZACJI ZADANIA PUBLICZNEGO
………
Data i miejsce złożenia oferty (wypełnia organ administracji publicznej)
OFERTA/OFERTA WSPÓLNA1)
ORGANIZACJI POZARZĄDOWEJ(-YCH)/PODMIOTU (-ÓW), O KTÓRYM (-YCH) MOWA W ART. 3 UST. 3 USTAWY Z DNIA 24 KWIETNIA 2003 r. O DZIAŁALNOSCI POŻYTKU PUBLICZNEGO
I O WOLONTARIACIE (Dz. U. z 2010 r. Nr 234, poz. 1536)1), REALIZACJI ZADANIA PUBLICZNEGO
.
...
(rodzaj zadania publicznego2))
...
(tytuł zadania publicznego)
w okresie od ... do ...
.
W tym miejscu należy wybrać odpowiednią opcję. Jeśli oferta składana jest wspólnie z innym podmiotem, należy wybrać OFERTA WSPÓLNA. W przypadku gdy wniosek składany jest tylko przez jeden podmiot wybierz OFERTA.
Tytuł wniosku to nazwa Twojego projektu będąca często zaniedbywanym elementem przygotowania projektu. Staraj się unikać sztampowych, wyeksploatowanych haseł, szczególnie w odniesieniu do nowo podejmowanych przedsięwzięć. W przypadku cyklicznych imprez, mających kilkuletnią tradycję, zmiana nazwy projektu nie jest dobrym pomysłem, bowiem nazwa jest już zakorzeniona w świadomości odbiorców. Pamiętaj, że musisz starać się, aby Twój wniosek był oryginalny. Aby taki był, zacznij dbać o to już na samym początku, właśnie w tym miejscu.
Postaraj się, aby tytuł wniosku był magnesem przyciągającym potencjalnych odbiorców Twoich działań oraz zachęcał do zaznajomienia się z dalszą częścią wniosku przez komisję oceniającą. Zauważ, że nazwa projektu wskazana w tym punkcie pojawia się również w umowie o dofinansowania zadania.
Jeżeli zmienisz ją w trakcie projektu – musisz aneksować umowę.
W tym miejscu określ przedział czasowy całego przedsięwzięcia. Zwróć uwagę na terminy rozstrzygnięć konkursu, ujęte w ogłoszeniu o konkursie. To ważne dlatego, że dopiero po tym terminie następuje podpisanie umowy na realizację zadania. To z kolei wiąże się z możliwością wydatkowania środków z dofinansowania dopiero od momentu podpisania umowy. Natomiast środki stanowiące Twój wkład własny mogą być wydawane przed podpisaniem umowy. Ważna jest również data zakończenia realizacji zadania. Określając przedział czasowy projektu pamiętaj, aby ująć w nim nie tylko rzeczywisty czas realizacji zadania, ale także etap przygotowania i podsumowania projektu.
!
Wybierz status Twojego podmiotu. Patrz słownik.
?
Patrz słownik.
W FORMIE
POWIERZENIA REALIZACJI ZADANIA PUBLICZNEGO/WSPIERANIA REALIZACJI ZADANIA PUBLICZNEGO 1)
PRZEZ
...
(organ administracji publicznej)
składana na podstawie przepisów działu II rozdziału 2 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r.
o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie
I. Dane oferenta/oferentów1)3)
1) nazwa: ...
2) forma prawna:4)
( ) stowarzyszenie ( ) fundacja
( ) kościelna osoba prawna ( ) kościelna jednostka organizacyjna ( ) spółdzielnia socjalna ( ) inna………
3) numer w Krajowym Rejestrze Sądowym, w innym rejestrze lub ewidencji:5)
4) data wpisu, rejestracji lub utworzenia:6) ...
Zwróć uwagę na tytuł ogłoszenia konkursu. Jeżeli jest to konkurs na powierzenie realizacji zadania – dotacja wynosi 100%. Jeżeli na wsparcie realizacji zadania z ogłoszenia o konkursie dowiesz się na jaką dotację procentowo lub kwotowo możesz liczyć.
Tu wpisz nazwę jednostki samorządu terytorialnego, która ogłosiła konkurs.
Jeśli wniosek dotyczy tylko jednego podmiotu wybierz - „Dane oferenta”. W przypadku oferty wspólnej każdy z oferentów przedstawia swoje dane. Kolejni oferenci dołączają właściwe pola – wybierz „Dane oferentów”. W celu uniknięcia nieporozumień oraz bałaganu wypełnij pola od 1 do 13 dla pierwszego podmiotu a następnie analogicznie dla kolejnych
Podaj nazwę oferenta.
Wybierz odpowiednią formę lub wpisz inną.
Wskaż numer oraz nazwę właściwego rejestru lub ewidencji.
Wskaż datę powstania organizacji lub podmiotu.
5) nr NIP: ... nr REGON: ...
6) adres:
miejscowość: ... ul.: ...
dzielnica lub inna jednostka pomocnicza:7) ………..
gmina: ... powiat:8) ...
województwo: ...
kod pocztowy: ……… poczta: ………...
7) tel.: ... faks: ...
e-mail: ... http:// ...
8) numer rachunku bankowego: ………...
nazwa banku: ………...
9) nazwiska i imiona osób upoważnionych do reprezentowania oferenta/oferentów1): a) ………...
b) ………..…...
c) ……….….
10) nazwa, adres i telefon kontaktowy jednostki organizacyjnej bezpośrednio wykonującej zadanie, o którym mowa w ofercie:9)
...
11) osoba upoważniona do składania wyjaśnień dotyczących oferty (imię i nazwisko oraz nr telefonu kontaktowego)
Wpisz dane osoby, która posiada największą wiedzę nt. działań podejmowanych w projekcie. Zauważ, że nie zawsze będzie to osoba zarządzając podmiotem składającym ofertę. Niech znajdą się tutaj dane koordynatora całego projektu, którego wiedza o projekcie jest kompleksowa. Przydatne jest podanie numeru komórkowego koordynatora.
Podaj dane oferenta
Podaj dane osób, które są wykazane w KRS-ie lub innym właściwym rejestrze lub które posiadają stosowne pełnomocnictwa/upoważnienia do składania podpisów w imieniu oferenta. Nie zapomnij dołączyć tych pełnomocnictw/upoważnień do wniosku jako załącznik.
Wpisz dane jednostki, która w rzeczywistości wykonuje zadanie (np. oddział terenowy stowarzyszenia ogólnopolskiego).
12) przedmiot działalności pożytku publicznego:
a) działalność nieodpłatna pożytku publicznego
b) działalność odpłatna pożytku publicznego
13) jeżeli oferent /oferenci1) prowadzi/prowadzą1) działalność gospodarczą:
a) numer wpisu do rejestru przedsiębiorców ………..
b) przedmiot działalności gospodarczej
II. Informacja o sposobie reprezentacji oferentów wobec organu administracji publicznej wraz z przytoczeniem podstawy prawnej10)
III. Szczegółowy zakres rzeczowy zadania publicznego proponowanego do realizacji 1. Krótka charakterystyka zadania publicznego
Wskaż zgodnie ze statutem działalność, za którą podmiot składający ofertę nie pobiera
wynagrodzenia.
Wskaż zgodnie ze statutem działalność, za którą podmiot składający ofertę pobiera wynagrodzenie lub osiąga inne przychody ze sprzedaży towarów i usług.
Wskaż zgodnie ze statutem przedmiot działalności gospodarczej oferenta/ów zgodnie z zapisami dokumentach organizacyjnych np. statut.
Ten punkt wypełniasz tylko w przypadku oferty wspólnej. Musisz w tym miejscu uściślić na podstawie jakich dokumentów będą reprezentowani oferenci np. statut, pełnomocnictwo, umowa o współpracy itp.
Bardzo ważne miejsce we wniosku. Spróbuj w tym miejscu opisać swój projekt w kilku zdaniach i przekonać że wart jest zainteresowania. Przeczytaj tytuły następnych punktów, aby uniknąć powtarzania się, że nie wspominając o przeklejaniu całych fragmentów. Zasygnalizuj do kogo adresowany jest projekt (rozwiń ten wątek w pkt 3).
?
2. Opis potrzeb wskazujących na konieczność wykonania zadania publicznego, opis ich przyczyn oraz skutków
Wskazanie zgodności projektu ze Strategią Rozwoju Kultury w Województwie Śląskim na lata 2006 – 2020: wpisać właściwe pole/pola strategiczne i kierunki działań określone w Strategii.
3. Opis grup adresatów zadania publicznego
Ten punkt znajdziesz tylko we wniosku do konkursu ogłaszanego przez Województwo Śląskie.
Wszelkie działania podjęte w projekcie muszą mieć związek ze Strategią Rozwoju Kultury Województwa Śląskiego 2006-2020 i wpisywać się w jej założenia. Zapoznaj się z tym dokumentem. W szczególności zwróć uwagę na pola strategiczne i kierunki działań, do których Twój wniosek powinien się odnosić. Strategię znajdziesz tutaj:
www.regionalneobserwatoriumkultury.pl/dokumenty-strategiczne.html
Projekt, który przygotowujesz, musi odpowiadać potrzebom społecznym! Innymi słowy wszelkie działania podjęte w projekcie podejmujesz dla ludzi, a nie dla samej idei zrealizowania zadania. Zdiagnozuj sytuację, którą obecnie zastajesz w kontekście Twojego pomysłu. Przemyśl jakie są problemy ich przyczyny i skutki.
Pomyśl, jaki problem chcesz rozwiązać przez realizację projektu? Mając takie informacje postaraj się dopasować działania w projekcie tak, aby skutecznie rozwiązać dany problem, odpowiadając na potrzeby i oczekiwania. Pozwoli to rozpocząć proces zmiany Twojego najbliższego otoczenia, regionu. Jeśli określisz potrzeby będziesz mógł wyznaczyć cele projektu.
Pamiętaj, że w tym miejscu definiujesz zasięg zadania. To ważne, ponieważ jeśli składasz wniosek do swojej gminy to jej mieszkańcy powinni odnieść pożytek z Twojego projektu, jeśli do Województwa – beneficjentami nie może być tylko lokalna społeczność; projekt musi mieć zasięg ponadlokalny.
!
?
!
!
4. Uzasadnienie potrzeby dofinansowania z dotacji inwestycji związanych z realizacją zadania publicznego, w szczególności ze wskazaniem, w jaki sposób przyczyni się to do podwyższenia standardu realizacji zadania.11)
5. Informacja, czy w ciągu ostatnich 5 lat oferent/oferenci1) otrzymał/otrzymali1) dotację na dofinansowanie inwestycji związanych z realizacją zadania publicznego z podaniem inwestycji, które zostały dofinansowane, organu który udzielił dofinansowania oraz daty otrzymania dotacji .11)
6. Zakładane cele realizacji zadania publicznego oraz sposób ich realizacji
7. Miejsce realizacji zadania publicznego Dotyczy tylko wniosków inwestycyjnych.
Wskaż zakupy inwestycyjne (przewyższające wartość 3500 brutto/rzecz) związane z realizowanym zadaniem. Pamiętaj, że decydując się na zakup inwestycyjny w Twoim projekcie powinieneś uzasadnić, dlaczego warto sfinansować z dotacji ten zakup. Przekonaj komisję oceniająca, że zakup jest niezbędny do realizacji projektu.
Wypełnij tylko jeśli ubiegasz się o dofinansowanie inwestycji.
Działania, które w ramach zadania podejmiesz muszą czemuś służyć, dążyć do pożądanego efektu. Na tym właśnie polega formułowanie celów.
W pkt. 2 wniosku zanalizowałeś potrzeby środowiska do którego adresujesz projekt. Teraz określ główny cel zadania odpowiadając na problem, który zdiagnozowałeś.
Pamiętaj, że cel musi być jasno i czytelnie sformułowany - nie tylko dla Ciebie! Unikaj rozwlekłego formułowania celów. Dodatkowo możesz określić cele pośrednie zadania.
Musisz jednak pamiętać, że muszą być one ściśle powiązane z celem głównym i bezpośrednio wpływać na jego realizację. W tym punkcie powinieneś także określić sposób realizacji celów, czyli za pomocą jakich działań/instrumentów ujętych we wniosku (ewentualnie wyników tych działań) uda Ci się zakładane cele zrealizować.
W tym miejscu określ miejsce/miejsca, w których będzie realizowane zadanie.
Informacje odnoszą się do wszystkich miejsc, w których pojawią się działania w ramach projektu.
?
8. Opis poszczególnych działań w zakresie realizacji zadania publicznego12)
9. Harmonogram13)
Zadanie publiczne realizowane w okresie od……… do………
Poszczególne działania w zakresie realizowanego zadania
publicznego14)
Terminy realizacji poszczególnych działań
Oferent lub inny podmiot odpowiedzialny za działanie w zakresie realizowanego zadania publicznego
Powyżej określiłeś cel/cele swojego zadania wskazując zarazem działania zmierzające do ich realizacji. Tutaj Twoim zadaniem jest opisanie tych działań. Każde działanie podjęte w projekcie powinno zostać ujęte w tym miejscu. Ważne! Wszystko co tutaj napiszesz powinno być spójne z dwoma innymi polami wniosku tj. harmonogramem i kosztorysem. Niedopuszczalna jest sytuacja, w której przewidujesz jakieś działania wpisując je w tym polu, równocześnie nie uwzględniając ich w kosztorysie i/lub w harmonogramie. To błąd logiczny, który wpłynie na ocenę Twojego wniosku. Opisując działania postaraj się zrobić to szczegółowo. Natomiast w kosztorysie i harmonogramie ogranicz się tylko do hasłowego ich przedstawienia. Dane tu ujęte są oceniane z perspektywy merytorycznej i organizacyjnej, Twój atut to oryginalne działania, atrakcyjnie przekazywane treści, czynny udział beneficjentów projektu.
W tym miejscu podaj terminy rozpoczęcia i zakończenia konkretnych działań w projekcie. Staraj się, aby działania w projekcie logicznie po sobie następowały i zazębiały ze sobą. Unikaj sytuacji, w której w czasie trwania projektu pojawiają się luki czasowe .
W tym miejscu określ daty realizacji zadania. Pamiętaj, aby przedział czasowy był spójny z tym wskazanym na stronie tytułowej wniosku. Zwróć uwagę na to, aby w harmonogramie ująć 3 fazy zadania. Etap przygotowawczy (działania przygotowujące rzeczywistą realizację zadania), etap realizacji (działania związane z realizacją zadania) oraz etap podsumowania (działania związane z podsumowaniem – rozliczeniem i ewaluacją projektu). Pamiętaj, że końcowe rozliczenie projektu musi być złożone w terminie, który zostanie określony w umowie.
Wpisuj w tym miejscu działania ujęte w pkt. 8 wniosku. Pamiętaj, że wszystkie działania powinny być zgodne z tymi zapisanymi w
kosztorysie. Sugerujemy, abyś zaplanował działania na poszczególne miesiące
Wskaż jaki podmiot odpowiedzialny jest za realizację konkretnego działania w projekcie. Wiedz, że może być to zarówno
podmiot składający ofertę lub współorganizator.
!
10. Zakładane rezultaty realizacji zadania publicznego15)
IV. Kalkulacja przewidywanych kosztów realizacji zadania publicznego
1. Kosztorys ze względu na rodzaj kosztów:
Lp. Rodzaj kosztów16)
Ilość jednostek Koszt jednostkowy (w zł) Rodzaj miary Koszt całkowity (w zł)
z tego do pokrycia z
wnioskowanej dotacji (w zł)
z tego z finansowych środków własnych, środków
z innych źródeł , w tym wpłat i opłat adresatów zadania publicznego17) (w zł)
Koszt do pokrycia z wkładu osobowego, w tym pracy społecznej członków
i świadczeń wolontariuszy (w zł)
W tym miejscu opisz zakładane rezultaty zadania publicznego. Zastanów się, czy będą one trwałe oraz w jakim stopniu realizacja zadania przyczyni się do rozwiązania problemu społecznego lub złagodzi jego negatywne skutki. Jako rezultat zadania potraktuj każde dobro, które powstanie przy realizacji zadania. Wykaż rezultaty
„miękkie” np. wzrost świadomości społecznej na jakiś temat oraz „twarde” np. liczba koncertów, publikacji itp.
W tym miejscu oceniane są efekty Twoich działań i sposób ich rozpowszechniania – to ważne kryterium merytoryczne.
Rodzaj kosztów to grupowanie kosztów powiązanych z działaniami w projekcie. Przy formułowaniu kosztów unikaj rozdzielania ich rodzajów na drobne pozycje w kosztorysie, a wiec grupuj koszty: wynagrodzenia, materiały biurowe, wyżywienie itp. Zauważ, że w kosztorysie wskazujesz tylko koszty kwalifikowane, które są określone w ogłoszeniu o konkursie. W ogłoszeniu zwróć również uwagę na koszty, których nie możesz sfinansować z dotacji. Te same koszty możesz jednak ująć jako element Twojego wkładu własnego. Wszelkie koszty, które uwzględnisz w kosztorysie muszą być autentyczne, rynkowe. Unikaj podawania kwot na konkretne pozycje w kosztorysie, które przewyższają obowiązujące powszechnie stawki.
Pamiętaj też o relacji nakład/rezultat. Nie formułuj kosztorysu projektu w sposób zaburzający stosunek nakładów do rezultatów projektu. Innymi słowy projekt nie może być drogi, jeśli jego efekty dotyczą małej liczby osób lub rozwiązują mało istotny problem społeczny. Staraj się zoptymalizować finansowane wymagania projektu.
!
Ilość jednostek – wskaż ilość jednostek konkretnej miary.
Koszt całkowity to suma pozycji z budżetu: kwota sfinansowana z dotacji, innych źródeł i wkładu osobowego.
Równocześnie to iloczyn pozycji ilość jednostek, koszt jednostkowy, rodzaj miary (nie dotyczy rodzaju miary typu:
pula, komplet).
Koszt jednostkowy – wskaż koszt 1 jednostki np. 15
zł.
Wskaż, koszt który w ramach konkretnej pozycji w budżecie pokryty jest w części lub całości z wkładu osobowego (praca wolontariuszy) albo praca społeczna podmiotu za którą nie pobiera się wynagrodzenia.
Rodzaj miary – wpisz w tym miejscu do czego odnosi się dana jednostka np.
godzina. Może się zdarzyć sytuacja, w której trudno będzie Ci określić np. rodzaj miary. W tej sytuacji możesz zastosować pojęcie „pula”, „komplet”, usługa".
Wyjaśnij co się składa na to ogólne stwierdzenie w punkcie dotyczącym uwag mających znaczenie przy ocenie kosztorysu.
Wskaż, jaka kwota z konkretnej pozycji budżetu sfinansowana będzie z dotacji.
!
Wskaż, jaka kwota z konkretnej pozycji kosztorysu sfinansowana jest innych źródeł.
Unikaj sytuacji, w których posługujesz się w ofercie raz użytymi stwierdzeniami w różnych jej miejscach.
Każde pole, które wypełniasz w ofercie - szczególnie te o charakterze merytorycznym - różni się od siebie. Należy wpisywać tam informację, które są od Ciebie wymagane, a nie te które Ty chcesz przekazać.
I Koszty
merytoryczne18) po stronie …(nazwa Oferenta)19): 1) .……..
2) ……..
II Koszty obsługi20) zadania
publicznego, w tym koszty
administracyjne po stronie …(nazwa Oferenta)19) : 1) .……..
2) ……..
III Inne koszty, w tym koszty
wyposażenia i promocji po stronie
… (nazwa Oferenta)19) : 1) ……..
2) ……..
IV Ogółem:
2. Przewidywane źródła finansowania zadania publicznego 1 Wnioskowana kwota dotacji
……… zł ……..%
2 Środki finansowe własne17)
……… zł ……..%
3
Środki finansowe z innych źródeł ogółem (środki finansowe wymienione w pkt. 3.1-3.3)
……… zł ……..%
W tym polu wpisz koszty bezpośrednio związane z celem realizowanego działania. Wpisz nazwę podmiotu, który składa ofertę. W przypadku, kiedy oferentów jest więcej (oferta wspólna) koszty merytoryczne musisz uwzględnić w podziale na wszystkich oferentów.
W tym polu wpisz koszty związane z obsługą administracyjną projektu, kosztami związanymi z działaniami nadzorczymi i kontrolnymi w projekcie, jak również obsługą finansową i prawną. Pamiętaj, że w przypadku Województwa Śląskiego
te koszty mogą stanowić nie więcej niż 10% wartości pozostałych kosztów kwalifikowanych w projekcie.
Tutaj wpisujesz wszystkie inne koszty związane z realizacją projektu, a nie mieszczące się w rodzajach kosztów wspomnianych powyżej.
Pamiętaj, że Twój wniosek oceniany jest także pod względem finansowym. Badana jest zasadność przedstawionych kosztów (powiązanie z realizacją celu projektu), wysokość deklarowanych środków własnych i pozyskanych z innych źródeł (czym więcej tym lepiej). W kosztorysie nie ujmuj zasobów rzeczowych otrzymanych nieodpłatnie.
Komisja zwraca też uwagę na rzetelność sporządzenia kosztorysu.
Wpisz kwotę dofinansowania, o która się ubiegasz. Przeczytaj w ogłoszeniu o konkursie, na jakie dofinansowani możesz liczyć.
Wpisz kwotę, która stanowi Twoje środki finansowe na przeprowadzenie zadania. Są to źródła uzyskiwane z własnej działalności bez wszelkich dotacji czy sponsorów. Obok określ poziom procentowy tych środków.
Określ, jaką kwotę udało bądź uda Ci się pozyskać w innych źródeł.
Obok określ poziom procentowy tych środków.
!
IV, pkt 1, poz. 4 tabeli = IV, pkt 2, poz. 5 tabeli
Jeżeli deklarujesz pobieranie opłat w ramach prowadzonych działań, pamiętaj, aby potwierdzenie tych informacji znalazło się w kosztorysie.
3.1 wpłaty i opłaty adresatów zadania publicznego17)
……… zł
……..%
3.2 środki finansowe z innych źródeł publicznych (w szczególności: dotacje z budżetu państwa lub budżetu jednostki samorządu terytorialnego,
funduszy celowych, środki z funduszy strukturalnych)17) ……… zł
……..%
3.3 pozostałe17)
……… zł ……..%
4 Wkład osobowy (w tym świadczenia wolontariuszy i praca społeczna członków)
……… zł ……..%
5 Ogółem (środki wymienione w pkt 1- 4) ……… zł 100%
3. Finansowe środki z innych źródeł publicznych21)
Nazwa organu administracji publicznej lub innej jednostki sektora finansów publicznych
Kwota środków
(w zł) Informacja o tym, czy wniosek (oferta) o przyznanie środków został (-a) rozpatrzony(-a) pozytywnie, czy też nie został(-a) jeszcze rozpatrzony(-a)
Termin rozpatrzenia – w przypadku
wniosków (ofert) nierozpatrzonych do czasu złożenia niniejszej oferty
TAK/NIE1) TAK/NIE1) Uwagi, które mogą mieć znaczenie przy ocenie kosztorysu:
Jeżeli w pkt. 3 wskazałeś dodatkowe źródła finansowania zadania pochodzące z sektora publicznego - poniżej określ dokładnie z jakich miejsc udało Ci się uzyskać wsparcie finansowane lub podaj miejsca, gdzie oczekujesz na rozstrzygnięcie konkursów dotacyjnych. Podaj ponadto kwoty (potencjalnych) dofinansowań, określ czy oferta, która składałeś została już rozstrzygnięta. Jeżeli nie, w odpowiedniej tabeli podaj termin planowanego rozpatrzenia ofert.
Jaką część kosztów w kosztorysie stanowi wkład osobowy w projekcie. Określ poziom procentowy tych kosztów.
W tym miejscu opisz, czego nie mogłeś ująć w kosztorysie natomiast twoim zdaniem jest to istotne przy jego ocenie. Przykładem może być wkład rzeczowy, który będzie wykorzystywany w projekcie np.
drukarki, sprzęt audio-video. Innymi słowy możesz tu wykazać swoją skuteczność w pozyskiwaniu sprzętu, usług i innych elementów związanych ze sprawnym przeprowadzeniem Twojego projektu. Tutaj uzasadnij wysokość kosztów odbiegających od stawek rynkowych.
Sumę wpisz w pkt. 3 tejże tabeli.
Wskaż kwotę, jaką zamierzasz pobrać od uczestników w ramach działań podjętych w projekcie. Obok określ poziom procentowy tych środków. Pamiętaj, że jeśli zamierzasz pobierać opłaty w projekcie, musisz wskazać to w pkt. 12b niniejszego wniosku (musisz prowadzić działalność odpłatną).
Wskaż pozostałe środki, którymi dysponujesz w ramach realizacji zadania, a nie zostały ujęte one w punktach 3.1 i 3.2. np. sponsorzy, partnerzy.
W tym miejscu wskazujesz środki, o które się ubiegasz na planowane zadanie. Obok określ poziom procentowy tych środków.
IV, pkt 1, poz. 4 tabeli = IV, pkt 2, poz. 5 tabeli
V. Inne wybrane informacje dotyczące zadania publicznego
1. Zasoby kadrowe przewidywane do wykorzystania przy realizacji zadania publicznego22)
2. Zasoby rzeczowe oferenta/oferentów1) przewidywane do wykorzystania przy realizacji zadania23)
3. Dotychczasowe doświadczenia w realizacji zadań publicznych podobnego rodzaju (ze wskazaniem, które z tych zadań realizowane były we współpracy z administracją publiczną).
4. Informacja, czy oferent/oferenci1) przewiduje(-ą) zlecać realizację zadania publicznego w trybie, o którym mowa w art. 16 ust. 7 ustawy dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie.
W tym punkcie podaj kwalifikacje osób, które będą zaangażowane przy realizacji zadania.
Do tej kategorii należą też wolontariusze. Nie zaniedbuj tej części wniosku. Jednym z istotnych elementów oceny wniosku jest to, kto tak naprawdę podejmie się realizacji zadań w projekcie. Jeśli to tylko możliwe wskaż fachowców z imienia i nazwiska oraz ich dziedziny.
Pamiętaj, że osoby oceniające wniosek znają kadrę sektora kultury. Czym więcej dasz im argumentów potwierdzających kompetencje osób działających w planowanym zadaniu, tym większą ilość punktów uzyskasz – to kryterium organizacyjne oceny wniosku.
Wskaż wszystkie elementy rzeczowe, które będą wykorzystywane w ramach realizacji zadania.
Możesz wskazać: sprzęt biurowy, lokal itp. Ujęcie tych danych ma znaczenie przy ocenie organizacyjnej projektu.
Podaj dotychczasowe doświadczenie podmiotu składającego ofertę w zakresie podejmowania działań kulturalnych. Skup się na najważniejszych projektach, mających najsilniejszy oddźwięk społeczny. Nie wklejaj w tym miejscu sprawozdań z działalności podmiotu, który reprezentujesz. Zauważ, że treści które zamieścisz w tym polu wpływają także na ocenę organizacyjną projektu. Jeśli korzystałeś już ze wsparcia samorządu do którego składasz ofertę, oceniana będzie terminowość i wykonanie zadania oraz sposób i jakość rozliczenia otrzymanych środków.
Jeżeli zamierzasz zlecić część lub całość zadania merytorycznego innym organizacjom pozarządowym, które nie są stronami umowy, napisz o tym tutaj. Jeśli zdecydujesz się na taki krok pamiętaj, że musisz zachować jawność i uczciwą konkurencję wybierając podwykonawcę w projekcie.
?
?
!
Oświadczam (-y), że:
1) proponowane zadanie publiczne w całości mieści się w zakresie działalności pożytku publicznego oferenta/oferentów1);
2) w ramach składanej oferty przewidujemy pobieranie/niepobieranie1) opłat od adresatów zadania;
3) oferent/oferenci1) jest/są1) związany(-ni) niniejszą ofertą do dnia ...; -
4) w zakresie związanym z otwartym konkursem ofert, w tym z gromadzeniem, przetwarzaniem i przekazywaniem danych osobowych, a także wprowadzaniem ich do systemów informatycznych, osoby, których te dane dotyczą, złożyły stosowne oświadczenia zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926, z późn. zm.);
5) oferent/oferenci1) składający niniejszą ofertę nie zalega (-ją)/zalega(-ją)1) z opłacaniem należności z tytułu zobowiązań podatkowych/składek na ubezpieczenia społeczne1);
6) dane określone w części I niniejszej oferty są zgodne z Krajowym Rejestrem Sądowym/właściwą ewidencją1);
7) wszystkie podane w ofercie oraz załącznikach informacje są zgodne z aktualnym stanem prawnym i faktycznym.
……….
……….
……….
(podpis osoby upoważnionej lub podpisy osób upoważnionych do składania oświadczeń woli w imieniu
oferenta/oferentów1)
Data……….
Załączniki:
1. Kopia aktualnego odpisu z Krajowego Rejestru Sądowego, innego rejestru lub ewidencji24)
2. W przypadku wyboru innego sposobu reprezentacji podmiotów składających ofertę wspólną niż wynikający z Krajowego Rejestru Sądowego lub innego właściwego rejestru - dokument potwierdzający upoważnienie do działania w imieniu oferenta(-ów).
Skup się jeszcze przez chwilę. W poniższych oświadczeniach skreśl lub wypełnij odpowiednie stwierdzenia zgodnie ze stanem faktycznym. Brak skreśleń będzie błędem formalnym odrzucającym Twój wniosek.
Wskaż datę zakończenia realizacji zadania.
Przeczytaj uważnie ogłoszenie o konkursie.
Są ta zawarte informacje o dodatkowych załącznikach dla poszczególnych zadań.
Czytelny podpis i pieczęć.
Poświadczenie złożenia oferty25)
Adnotacje urzędowe25)
1) Niepotrzebne skreślić.
2) Rodzajem zadania jest jedno lub więcej zadań publicznych określonych w art. 4 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie.
3) Każdy z oferentów składających ofertę wspólną przedstawia swoje dane. Kolejni oferenci dołączają właściwe pola.
4)Forma prawna oznacza formę działalności organizacji pozarządowej, podmiotu, jednostki organizacyjnej określoną na podstawie obowiązujących przepisów, w szczególności stowarzyszenie i fundacje, osoby prawne i jednostki organizacyjne działające na podstawie przepisów o stosunku Państwa do Kościoła Katolickiego w Rzeczypospolitej Polskiej, o stosunku Państwa do innych kościołów i związków wyznaniowych oraz o gwarancjach wolności sumienia i wyznania, jeżeli ich cele statutowe obejmują prowadzenie działalności pożytku publicznego, uczniowskie kluby sportowe, ochotnicze straże pożarne oraz inne. Należy zaznaczyć odpowiednią formę lub wpisać inną.
5) Podać nazwę właściwego rejestru lub ewidencji.
6) W zależności od tego, w jaki sposób organizacja lub podmiot powstał.
7) Osiedle, sołectwo lub inna jednostka pomocnicza. Wypełnienie nie obowiązkowe. Należy wypełnić jeżeli zadanie publiczne proponowane do realizacji ma być realizowane w obrębie danej jednostki.
8) Nie wypełniać w przypadku miasta stołecznego Warszawy.
9) Dotyczy oddziałów terenowych, placówek i innych jednostek organizacyjnych oferenta. Należy wypełnić jeśli zadanie ma być realizowane w obrębie danej jednostki organizacyjnej.
10) Należy określić czy podstawą są zasady określone w statucie, pełnomocnictwo, prokura czy też inna podstawa.
Dotyczy tylko oferty wspólnej.
11) Wypełnić tylko w przypadku ubiegania się o dofinansowanie inwestycji.
12) Opis musi być spójny z harmonogramem i kosztorysem. W przypadku oferty wspólnej – należy wskazać dokładny podział działań w ramach realizacji zadania publicznego między składającymi ofertę wspólną.
13) W harmonogramie należy podać terminy rozpoczęcia i zakończenia poszczególnych działań oraz liczbowe określenie skali działań planowanych przy realizacji zadania publicznego (tzn. miar adekwatnych dla danego zadania publicznego, np. liczba świadczeń udzielanych tygodniowo, miesięcznie, liczba adresatów).
14)Opis zgodny z kosztorysem.
15)Należy opisać zakładane rezultaty zadania publicznego – czy będą trwałe oraz w jakim stopniu realizacja zadania przyczyni się do rozwiązania problemu społecznego lub złagodzi jego negatywne skutki.
16) Należy uwzględnić wszystkie planowane koszty, w szczególności zakupu usług, zakupu rzeczy, wynagrodzeń.
17) Dotyczy jedynie wspierania zadania publicznego.
18) Należy wpisać koszty bezpośrednio związane z celem realizowanego zadania publicznego.
19) W przypadku oferty wspólnej kolejni oferenci dołączają do tabeli informację o swoich kosztach.
20) Należy wpisać koszty związane z obsługą i administracją realizowanego zadania, które związane są z wykonywaniem działań o charakterze administracyjnym, nadzorczym i kontrolnym, w tym obsługą finansową
i prawną projektu.
21) Wypełnienie fakultatywne – umożliwia zawarcie w umowie postanowienia, o którym mowa w § 16 ramowego wzoru umowy, stanowiącego załącznik nr 2 do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia
……...… w sprawie wzoru oferty i ramowego wzoru umowy dotyczących realizacji zadania publicznego oraz wzoru sprawozdania z wykonania tego zadania. Dotyczy jedynie oferty wspierania realizacji zadania publicznego.
22) Informacje o kwalifikacjach osób, które będą zatrudnione przy realizacji zadania publicznego, oraz o kwalifikacjach wolontariuszy. W przypadku oferty wspólnej należy przyporządkować zasoby kadrowe do dysponujących nimi oferentów.
23)Np. lokal, sprzęt, materiały. W przypadku oferty wspólnej należy przyporządkować zasoby rzeczowe do dysponujących nimi oferentów.
24) Odpis musi być zgodny z aktualnym stanem faktycznym i prawnym, niezależnie od tego, kiedy został wydany.
25) Wypełnia organ administracji publicznej.
POWODZENIA !
OFERTA WNIOSEK - AKTUALIZACJA
Załącznik nr 2 do Regulaminu
WZÓR
...
(dane organizacji pozarządowej / podmiotu)
...
(nazwa realizowanego zadania)
...
( nr rachunku bankowego )
...
(miejsce realizacji zadania)
1. Gratulujemy – otrzymałeś dotację. Twoim kolejnym krokiem jest uważne przeczytanie wstępu do wyników konkursu zamieszczonego wraz z ogłoszeniem wyników. Teraz musisz wypełnić aktualizację kosztorysu i harmonogramu. Na podstawie tego zaktualizowanego dokumentu Wydział Kultury przygotuje umowę pomiędzy Urzędem Marszałkowskim a Twoją organizacją. Teraz wejdź na stronę http://ngo.slaskie.pl/ i z zakładki po lewej stronie wybierz: Procedura -> Dokumenty i pobierz „Wzór harmonogramu i kosztorysu realizacji zadania”. Pamiętaj, że przy jakichkolwiek wątpliwościach przy wypełnianiu kolejnych dokumentów, skontaktuj się z Wydziałem Kultury.
Teraz kilka ważnych informacji, które pozwolą Ci poprawnie skonstruować kosztorys i harmonogram, co później ułatwi Ci bezproblemowe rozliczenie zadania.
Pieniądze pochodzące z dotacji możesz wydawać od chwili złożenia zaktualizowanego harmonogramu i kosztorysu – od tego dnia obowiązuje umowa. Zwróć uwagę, że przed tym terminem nie możesz zawierać umów, dokonywać zakupów czy otrzymywać rachunków/faktur na koszty, które sfinansujesz z dotacji (np. jeśli przewidujesz w swoim zadaniu zatrudnienie instruktora to umowa z nim powinna być zawarta najwcześniej w dniu złożenia aktualizacji). Dotacja zostaje przelana na konto najczęściej w dwóch transzach. Pierwsza do 21 dni od rejestracji umowy w biurze prawnym UM, druga po akceptacji rozliczenia całej dotacji przez UM. Pamiętaj jednak, że od momentu złożenia aktualizacji do zarejestrowania tej umowy musi ona zostać podpisana przez przedstawicieli zarówno Twojej organizacji jak i Urzędu Marszałkowskiego. Przygotowanie i podpisanie umowy w UM zajmuje co najmniej tydzień. Później musisz zebrać podpisy pod umową w swojej organizacji. Oznacza to, że od złożenia aktualizacji do przekazania pierwszej transzy mogą minąć 3 tygodnie. Ważne! Przy wyborze terminu składania zaktualizowanego harmonogramu i kosztorysu uwzględnij to, że pieniądze otrzymasz później.
Wysokość pierwszej transzy warto skonsultować telefonicznie z pracownikami Wydziału Kultury. Druga transza zostanie przelana po zaakceptowaniu poprawnego rozliczenia. Zauważ, że rozliczając się z całego zadania, kwotę drugiej transzy musisz wyłożyć z własnych środków.
Aktualizację harmonogramu i kosztorysu złóż w 3 egzemplarzach w Kancelarii ogólnej UM pokój 164, ul. Ligonia 46. Każdy egzemplarz musi być podpisany przez osoby upoważnione - zgodnie z zapisami KRS.
Uważnie przeczytaj umowę dotacyjną. Szczególną uwagę zwróć na:
a) termin rozliczenia – jest on nieprzekraczalny. Jeżeli w trakcie realizacji zadania stanie się coś co uniemożliwi złożenie rozliczenia w tym terminie, skontaktuj się wcześniej z Wydziałem Kultury. Możliwe jest zawarcie aneksu do umowy.
b) zaktualizowany kosztorys/harmonogram jest załącznikiem, częścią umowy, co oznacza, że zobowiązujesz się ponieść wszystkie zawarte w nim koszty zadania. Zmiany w załącznikach są dopuszczalne wyłącznie w wyjątkowych sytuacjach.W wypadku zmian w kosztorysie skontaktuj się z Wydziałem Kultury. W uzasadnionych przypadkach możliwe jest zawarcie aneksu. Nie możesz dokonywać zmian bez informowania Wydziału Kultury za wyjątkiem poniższych przykładów:
- rozliczając zadanie możesz zmieniać wysokość kosztów z dotacji pod warunkiem, że dany koszt nie zwiększy się o więcej niż 20%
- zwróć uwagę, że we wszystkich materiałach promocyjnych i na trwałych środkach sfinansowanych z dotacji (np.
katalog, książka) musi pojawić się logo Województwa Śląskiego oraz informacja o współfinansowaniu zadania przez województwo śląskie. Logo województwa śląskiego jest do pobrania ze strony: slaskie.pl/logo
O wszystkich zmianach w Twojej organizacji (adres, statut, zarząd itp.) natychmiast informuj Wydział Kultury.
Dane organizacji – wpisz adres, nazwę, NIP itd.
Nr rachunku bankowego – sprawdź uważnie ten numer, aby zgadzał z dokumentami np. KRS.
Nazwa zadania musi być identyczna jak w ofercie. Nie może zostać zmieniona w trakcie realizacji zadania.
HARMONOGRAM I KOSZTORYS
HARMONOGRAM
Zadanie publiczne realizowane od...do...
Poszczególne działania w zakresie realizowanego zadania publicznego
( opis zgodny z kosztorysem )
Terminy realizacji poszczegolnych działań
Oferent lub inny podmiot odpowiedzialny za działanie w zakresie realizowanego zadania
publicznego
OPIS POSZCZEGÓLNYCH DZIAŁAŃ *
KOSZTORYS
Na podstawie tej daty Wydział Kultury wyznaczy termin złożenia rozliczenia.
Jeśli opis działań w stosunku do złożonej oferty nie zmienił się wpisz „bez zmian”.
Jeżeli nie zrealizujesz jakiegoś elementu zadania lub zrealizujesz więcej opisz w tym miejscu zmiany w stosunku do oferty.
Do kosztorysu wpisujesz wszystkie koszty, które poniesiesz w trakcie realizacji zadania. Pamiętaj, że na wszystkie te koszty musisz posiadać faktury, rachunki, umowy partnerskie, umowy dotacyjne z innymi instytucjami. Jeżeli planujesz skorzystać z pracy wolontariuszy wpisz w rodzaj kosztów czym będą się zajmować (np. koordynacja, obsługa techniczna).
Do kosztorysu nie wpisujesz kwot zawyżonych.
W kosztorysie wpisujesz tylko koszty, które są w zaksięgowane w Twojej organizacji. Tzn. w tym miejscu nie wpisujesz np. nieodpłatnego użyczenia sali lub sprzętu.
Jeśli zakres działań, ich terminów i realizatorów w stosunku do złożonej oferty nie zmienił się możesz przekleić treść zapisów z oferty.
W ostatniej kolumnie poniższej tabeli wyceń pracę wolontariuszy wpisując kwotę jaką musiałbyś zapłacić jeżeli pobieraliby oni wynagrodzenie (weź pod uwagę
obowiązujące stawki rynkowe). Na etapie rozliczenia pozycje, których sfinansowanie zadeklarujesz ze środków własnych nie mogą zostać pokryte przez pracę wolontariuszy.
!
1. KOSZTY KWALIFIKOWANE ZE WZGLĘDU NA RODZAJ:
Lp.
Rodzaj kosztów
( wszystkie planowane koszty, w szczególności zakupu usług, zakupu
rzeczy, wynagrodzeń) Ilość jednostek Koszt jednostkowy ( w zł ) Rodzaj miary
Koszt całkowity
( w zł )
z tego do pokrycia z przyznanej dotacji ( w zł )
z tego z finansowanych
środków własnych, środków z innych źródeł, w tym wpłat i opłat
adresatów zadania publicznego
( w zł )
Koszt do pokrycia z
wkładu osobowego, w
tym pracy społecznej członków i świadczeń wolontariuszy
( w zł ) I Koszty merytoryczne
po stronie
...
...
( nazwa oferenta** )
1)...
2)...
3)...
4)...
5)...
Często zdarzy się, że otrzymasz kwotę dofinansowania niższą, od tej, o którą wnioskowałeś. Jeśli się tak stanie możesz proporcjonalnie zmniejszyć cały budżet zadania. Jeżeli masz problem z finansowaniem całego zakresu zadania z okrojonych środków, skontaktuj się z Wydziałem Kultury, aby uzgodnić z jakich elementów możesz zrezygnować.
Twoim zadaniem w tym miejscu jest określenie pozycji do sfinansowania z dotacji z puli tych pozycji, które zostały ujęte w ofercie. W wyjątkowych sytuacjach możesz ubiegać się o sfinansowanie innych kosztów, ale taka decyzja musi zostać zaakceptowana pisemnie. Trzeba z odpowiednim wyprzedzeniem
skonsultować taki zamiar z Wydziałem Kultury.
Pamiętaj, aby dostosować pozycje w kosztorysie do przyznanej kwoty dofinansowania.
Zauważ, że wszystkie dane, które zostaną ujęte w kosztorysie są wiążące – tzn będziesz musiał się z poniższych zapisów rozliczyć. Staraj się przygotować ten dokument starannie i rzetelnie, dzięki temu unikniesz konieczności składania korekt. Przed złożeniem tego dokumentu sprawdź czy tabelki są czytelnie wypełnione.
Jeśli w trakcie zadania nastąpią jakieś zmiany w budżecie, skontaktuj się z Wydziałem Kultury (przed terminem rozliczenia, bo wtedy można dokonać ewentualnych zmian w umowie).
II Koszty obsługi zadania publicznego,
w tym koszty administracyjne po stronie
...
...
( nazwa oferenta**)
1)...
2)...
3)...
4)...
5)...
III Inne koszty, w tym koszty wyposażenia i promocji po stronie ...
...
( nazwa oferenta**)
1)...
2)...
3)...
4)...
5)...
IV Ogółem:
1. PRZEWIDYWANE ŹRÓDŁA FINANSOWANIA ZADANIA PUBLICZNEGO
1
Przyznana kwota dotacji
...zł ...%
2
Środki finansowe własne
...zł ...%
3 Środki finansowe z innych źródeł ogółem ( środki finansowe wymienione w pkt 3.1-3.3)
...zł ...%
3.1 wpłaty i opłaty adresatów zadania publicznego
...zł ...%
3.2
środki finansowe z innych źródeł publicznych ( w szczególności: dotacje z budżetu państwa lub budżetu jednostki samorządu terytorialnego,
funduszy celowych, środki z funduszy strukturalnych ) ...zł ...%
3.3
pozostałe
...zł ...%
Po uzupełnieniu powyższej tabelki wydrukuj ją i sprawdź czy jest ona czytelna.
Nie zapomnij o wypełnieniu tych pól.
Nie zapomnij o wypełnieniu tych pól.
Nie zapomnij o wypełnieniu tych pól.
Wymień środki z innych konkursów (miasto, MKiDN itp.)
Wszystkie środki finansowe w ramach zadania muszą być zaksięgowane w Twojej organizacji.
Deklarowane źródła finansowania są wiążące. Jeżeli w wyniku ważnych sytuacji musisz wprowadzić zmiany, należy wcześniej skontaktować się z Wydziałem Kultury.
Jeżeli partner w projekcie pokrywa część kosztów z własnych środków
(faktury/rachunki wystawiane na partnera) niezbędnym załącznikiem do umowy jest umowa partnerska, która określa podział zadań i kosztów. Np.
„partner zobowiązuję się do pokrycia konkretnego kosztu w kwocie nie mniejszej niż 2 000 zł”. Cała reszta środków musi przejść przez Wasze konto i zostać zewidencjonowana przez Waszą księgowość.
Środki pokrywane przez partnerów na podstawie umowy.
!
Środki partnerów i sponsorów
Wyłącznie środki własne Twojej organizacji (składki, darowizny, odpis 1%)
Upewnij się, że na koszty całkowite składają się 3 kolumny.
4
Wkład osobowy ( w tym świadczenia wolontariuszy i praca spoleczna członków )
...zł ...%
5
Ogółem ( środki wymienione w pkt 1 – 4 )
...zł
100 %
SPORZĄDZONO DNIA
: ...
...
IMIĘ I NAZWISKO SPORZĄDZAJĄCEGO, NR TELEFONU
Oświadczam/my że:
1) reprezentowany przeze mnie podmiot nie będzie/będzie*** rozliczał podatku/podatek*** VAT za usługi lub dostawy opłacone z dotacji przyznanej z budżetu Samorządu Województwa Śląskiego, dlatego kosztorys został wykonany w kosztach netto/brutto***,
2) odpis dokumentu stanowiącego o podstawie działalności organizacji pozarządowej/podmiotu załączony do oferty jest/nie jest*** zgodny ze stanem faktycznym i prawnym w dniu podpisania umowy****.
... ...
OSOBA ODPOWIEDZIALNA ZA FINANSE (pieczęć, podpis)
(w przypadku braku pieczęci czytelny podpis)
OSOBA/OSOBY UPOWAŻNIONA/UPOWAŻNIONE DO REPREZENTACJI ORGANIZACJI
POZARZĄDOWEJ/ PODMIOTU (pieczęć, podpis)
(w przypadku braku pieczęci czytelny podpis)
* - wypełnić w przypadku zmiany opisu w stosunku do oferty w części III pkt 8. W przypadku braku zmian wpisać „BEZ ZMIAN”,
** - w przypadku oferty wspólnej kolejni oferenci dołączają do tabeli informację o swoich kosztach,
*** - niepotrzebne skreślić,
**** - jeżeli w okresie od złożenia oferty do dnia podpisania umowy zaszły zmiany w stanie faktycznym i prawnym, podmiot zobowiązny jest poinformować w formie dodatkowego oświadczenia o zakresie zmian oraz przedłożyć stosowne dokumenty.
Uważnie przeczytaj poniższe oświadczenia i odpowiednio skreśl.
Jeżeli będziesz odzyskiwać podatek VAT z Urzędu Skarbowego to pozycje finansowane z dotacji wpisz w kwotach netto.
Zakreśl czy załączony do oferty KRS jest nadal aktualny. Jeżeli nie jest dołącz aktualny odpis.
Wpisz kontakt do osoby, która wie najwięcej o zadaniu. W umowie ta osoba będzie wskazana jako osoba do kontaktu. Wpisz tutaj numer telefonu tej osoby wraz z adresem mailowym.
Osoby, które podpiszą się w tym miejscu pojawią się również w umowie jako osoby reprezentujące podmiot, który otrzymał dofinansowanie. Sugeruje się, aby były to osoby dyspozycyjne a zarazem dobrze znające charakter zadania.
Pamiętaj, żeby podpisy w tym miejscu były czytelne!
ROZLICZENIE PRZYZNANEJ DOTACJI -
Załącznik nr 3 do Regulaminu
WZÓR
...
(dane organizacji pozarządowej / podmiotu)
...
(nazwa realizowanego zadania)
...
(nr rachunku bankowego)
...
(miejsce realizacji zadania)
...
(kwota dotacji przyznanej z budżetu samorządu Województwa Śląskiego)
Ważne informacje ułatwiające uzupełnienie danych.
1. W tabeli 1 wypisujesz tylko i wyłącznie faktury/rachunki opłacone z dotacji. Pamiętaj, że wystawione faktury/rachunki pokrywane z dotacji muszą być wystawione na Twoją organizację.
2. Daty sprzedaży, wystawienia faktur oraz rachunków nie mogą być wcześniejsze niż data zawarcia umowy z Urzędem Marszałkowskim i nie późniejsze niż termin rozliczenia dotacji.
3. Faktury opisuj zgodnie z wzorem podanym na stronie slaskie.ngo.pl
4. Przy rozliczeniu dotacji przedstawiasz oryginały umów, rachunków i faktur finansowanych z dotacji (do wglądu) oraz kopie potwierdzone za zgodność z oryginałem (identyczne – kopiowanie dwustronne, bez ręcznych dopisków itp.) dla Wydziały Kultury.
5. Jeżeli z dotacji pokrywasz rachunki do umów cywilnoprawnych: zleceń/dzieło, pamiętaj, że składki ZUS i inne podatki muszą zostać opłacone najpóźniej w dniu złożenia rozliczenia dotacji.
6. Jeżeli wystawca faktury/rachunku nieprecyzyjnie określił zakup usługi/materiałów – w opisie faktury/rachunku wskaż, jakiej pozycji z kosztorysu dotyczy.
7. Opisu faktury/rachunku należy dokonać na jego odwrocie.
8. Jeżeli wiesz, że nie zdążysz z rozliczeniem dotacji w wyznaczonym terminie, niezwłocznie skontaktuj się z Wydziałem Kultury. Rozliczenie po terminie jest podstawą do zwrotu dotacji.
9. Pomiędzy pozycjami finansowanymi z dotacji możesz wykonywać przesunięcia do 20% kosztu pozycji bez zgody Wydziału Kultury. Jeśli przesunięcia miałyby okazać się większe zwróć się z pisemną, uzasadnioną prośbą bezpośrednio do Wydziału Kultury.
10. Na etapie rozliczenia procentowy udział dotacji w zadaniu może się zwiększyć maksymalnie o 5%.
11. Możesz dokonywać przesunięć między pozycjami w budżecie finansowanymi z Twoich środków pod warunkiem, że wartość zadania nie zmniejszy się (poza powyższą sytuacją).
12. Kwotę odsetek bankowych uzyskanych z dotacji dolicz do kwoty dotacji i przeznacz na zadania lub zwróć w ciągu 15 dni od terminu zakończenia zadania określonego w umowie, na konto, z którego wpłynęła dotacja. (Jeśli dotacja wyniosła 10 000 zł a odsetki 2,45 zł to kwotą do rozliczenia będzie 10 002,45 zł)
13. Jeżeli wiesz, że między złożeniem rozliczenia a sprawozdaniem mogą nastąpić znaczące zmiany w budżecie – skontaktuj się z Wydziałem Kultury przed złożeniem rozliczenia.
14. Jeżeli z dotacji finansujesz nagrody, do rozliczenia dołącz protokół z posiedzenia jury i listę odbiorców nagród.
ROZLICZENIE PRZYZNANEJ DOTACJI
Zadanie publiczne realizowane od...do...
1.PRZYZNANĄ DOTACJĘ WYDATKOWANO NA:
Lp.
Numer dokumentu księgowego
Numer pozycji kosztorysu
(zgodnie z częścią II.1
rozliczenie ze względu na rodzaj kosztów)
Wystawca dokumentu księgowego
Data wystawienia
dokumentu księgowego
Data zapłaty
Nazwa kosztu
Kwota (zł)
Z tego ze środkow pochodzących
z dotacji (zł)
Ogółem:
Do rozliczenia należy dołączyć (do wglądu) opisane oryginały: faktur VAT, rachunków wystawionych na jednostkę bezpośrednio realizującą zadanie, umów zlecenia lub o dzieło, potwierdzonych list odbioru nagród, protokołów jury itd.
2.KOSZTY KWALIFIKOWANE ZE WZGLĘDU NA RODZAJ:
Lp.
Rodzaj kosztów
(wszystkie poniesione koszty, w szczególności zakupu usług, zakupu
rzeczy, wynagrodzeń) Ilość jednostek Koszt jednostkowy (w zł) Rodzaj miary
Koszt całkowity
(w zł)
z tego do pokrycia z wnioskowanej
dotacji (w zł)
z tego z finansowanych
środków własnych, środków z innych źródeł, w
tym wpłat i opłat adresatów
zadania publicznego
(w zł)
Koszt do pokrycia z wkładu osobowego, w tym pracy społecznej członków i świadczeń wolontariuszy
(w zł)
I Koszty merytoryczne**
po stronie
...
...
(nazwa oferenta*)
1)...
2)...
3)...
W tym miejscu wpisujesz: numer faktury/
rachunku do umowy nr …/…/ z dnia ../../..
Znajdź koszt pokryty daną fakturą/rachunkiem w kosztorysie projektu i wpisz numer pozycji w której się znajduje.
.
4)...
5)...
II Koszty obsługi*** zadania publicznego,
w tym koszty administracyjne po stronie
...
...
(nazwa oferenta*)
1)...
2)...
3)...
4)...
5)...
III Inne koszty, w tym koszty wyposażenia i promocji po stronie ...
...
(nazwa oferenta*)
1)...
2)...
3)...
4)...
5)...
IV Ogółem:
*-w przypadku oferty wspólnej kolejni oferenci dołączają do tabeli informację o swoich kosztach
**- koszty bezpośredniozwiązane z celem realizowanego zadania publicznego
***-koszty związane z obsługą i administracją realizowanego zadania , które związane są z wykonywaniem działań o charakterze administracyjnym, nadzorczym
i kontrolnym, w tym obsługa finansową i prawną projektu
3. ŹRÓDŁA FINANSOWANIA ZADANIA PUBLICZNEGO
1 Kwota dotacji
...zł ...%
2 Środki finansowe własne
...zł ...%
3 Środki finansowe z innych źródeł ogółem (środki finansowe wymienione w pkt 3.1-3.3)
...zł ...%
3.1 wpłaty i opłaty adresatów zadania publicznego
...zł ...%
3.2
środki finansowe z innych źródeł publicznych (w szczególności: dotacje z budżetu państwa lub budżetu jednostki samorządu terytorialnego,
funduszy celowych, środki z funduszy strukturalnych) ...zł ...%
3.3 pozostałe
...zł ...%
4 Wkład osobowy (w tym świadczenia wolontariuszy i praca spoleczna członków)
...zł ...%
Pamiętaj, że w tych polach rozliczasz faktycznie poniesione wydatki. W razie jakichkolwiek wątpliwości skontaktuj się z Wydziałem Kultury.
SPORZĄDZONO DNIA
: ...
...
IMIĘ I NAZWISKO OSOBY SPORZĄDZAJĄCEJ, NR TELEFONU
Oświadczam/my że:
1) procentowy udział dotacji w całkowitym koszcie zadania publicznego uległ/nie uległ*
zwiększeniu o ponad 5% w stosunku do harmonogramu/kosztorysu realizacji zadania,
2) odsetki bankowe od kwoty przyznanej dotacji wyniosły ... zł,
3) reprezentowany przeze mnie podmiot nie będzie/będzie* rozliczał podatku/podatek* VAT za usługi lub dostawy opłacone z przyznanej dotacji, dlatego rozliczenie zostało wykonane w kwotach netto/brutto*,
4) przy wydatkowaniu środków budżetowych Samorządu Województwa Śląskiego stosowane były zasady ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo o zamówieniach publicznych (Dz.U.
Nr 113 z 2010 r. poz. 759).
...
...
OSOBA ODPOWIEDZIALNA ZA FINANSE (pięczęć, podpis)
(w przypadku braku pieczęci czytelny podpis)
OSOBA U/OSOBY UPOWAŻNIONA/UPOWAŻNIONIE DO REPREZENTACJI ORGANIZACJI POZARZĄDOWEJ / PODMIOTU
(pieczęć, podpis)
(w przypadku braku pieczęci czytelny podpis)
* - niepotrzebne skreślić.
