I.2601.3.2021 Załącznik nr 1
OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA I. Przedmiot zamówienia
1. Zaprojektowanie, wykonanie i wdrożenie oprogramowania do obsługi finansowej Wydziału Administracyjno-Gospodarczego w Urzędzie Miasta Opola zwanego dalej Programem.
2. Świadczenie usługi gwarancji oraz usługi wsparcia technicznego w okresie umowy.
3. Świadczenie usługi projektowania i wdrażania dodatkowej funkcjonalności (nieokreślonej w przedmiocie zamówienia) w okresie umowy w ramach „budżetu zmian”. „Budżet zmian” zostaje określony na 100 roboczogodzin do wykorzystania w okresie umowy.
W tym:
zakup Programu i dostarczenie licencji uprawniających do jego użytkowania
wdrożenie Programu, migracja danych, szkolenia
dostarczenie dokumentacji opisującej elementy funkcjonalne, elementy wdrożenia i konfiguracji Programu
świadczenie usług serwisu powdrożeniowego i asysty technicznej.
Okres realizacji przedmiotu umowy na zakup i wdrożenie Programu:
zaprojektowanie, dostawa i wdrożenie do dnia 15 grudnia 2021.
świadczenie usług gwarancji, serwisu powdrożeniowego i asysty technicznej oraz projektowania i wdrażania dodatkowej funkcjonalności w ramach „budżetu zmian” do 31 grudnia 2022 r.
Kryteria wyboru najkorzystniejszej oferty stanowią:
cena zaprojektowania, dostawy i wdrożenia – 50 %
cena 100 roboczogodzin w ramach „budżetu zmian” – 20 %
termin realizacji – 10 %
szacunkowy koszt umów serwisowych i asysty technicznej w roku 2023 (jako szacunkowy koszt utrzymania Programu w okresie powdrożeniowym) – 20 %.
II. Zakup Programu i dostarczenie licencji uprawniającej do jego użytkowania 1. Cechy funkcjonalne Programu
1) obsługa rejestru wydatków
2) obsługa rejestru rezerwacji środków
3) obsługa rejestru planu wydatków (określany jako rejestr wymiany) a) służy do bieżącej kontroli stanu lub przekroczenia planu wydatków
b) rejestr pokazuje stan realizacji planu wg budżetu (kolor czerwony w komórce ozn.
przekroczenie planu)
c) zmiana w rejestrze wydatków od razu jest widoczna w rejestrze planu wydatków (rejestrze wymiany)
d) zawiera informację o wpisie w rejestrze rezerwacji (już zanim wpłyną dokumenty do osoby merytorycznej)
e) uwzglednia zdarzenia
zawarcie umowy z harmonogramem do umowy (numer umowy wg Centralnego Rejestru Umów CRU) - wg nr numeru CRU odbywa się skanowanie rejestru wydatków i rejestru rezerwacji
wpis faktury do rejestru wydatków
wydatki na wniosek (w ramach umowy)
wypłaty z umow zleceń (wg rej wydatkow i harmonogramu do umowy zlecenia) f) w cyklach miesięcznych (na koniec miesiąca) prowadzi się porównanie zgodności realizacji
wydatków wg rejestru planu wydatków (rejestru wymiany) z danymi FK
Widok syntetyczny
4) obsługa rejestru zamówień publicznych
5) obsługa rejestru harmonogramów
6) obsługa rejestru umów cywilnoprawnych
7) obsługa rejestru sprawozdań do Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych
8) obsługa słowników:
a) słownik lokalizacji (budynków Urzędu Miasta Opola) b) słownik kont
c) słownik typów dokumentów d) słownik użytkowników
e) inne słowniki które okażą się niezbędne do prawidłowego funckjonowania Programu;
9) dołączanie plików zewnętrzych (skany dokumentów, wzory dokumentów, inne) do pozycji rejestrów
10) prowadzenie rejestrów odbywać się będzie w rocznych okresach rozliczeniowych od 1go stycznia do 31go grudnia
11) kluczowym wymaganiem jest by Program umożliwiał pracę na przełomie lat tzn. rejestracja danych w miesiącach zmiany roku grudzień / styczeń odbywać się będzie równolegle do starego roku oraz do nowego roku
12) rejestrowanie zmian danych przechowywanych w Programie dokonywanych przez użytkowników i udostępnianie historii tych zmian.
2. Raportowanie
1) Raport - Sprawozdanie do prezesa UZP (Urzędu Zamówień Publicznych) 2) REJESTR WYDATKÓW:
a) raport – Tabelaryczne zestawienie poziomu zaangażowania środków budżetowych - 2021 rok
b) raport – Tabelaryczne zestawienie wykonania budżetu - 2021 rok
c) oprócz tworzenia ww. raportów konieczne będzie również generowanie raportów z wydatków na danym paragrafie lub koncie (jeśli konto istnieje), gdzie będzie można wybierać kontrahenta, numer umowy, datę umowy, numer faktury, datę faktury, przedmiot zamówienia.
3) REJESTR REZERWACJI ŚRODKÓW FINANSOWYCH:
a) raport – Tabelaryczne zestawienie poziomu zaangażowania środków budżetowych - 2021 rok
4) zapisywanie wyników raportów i zestawień do plików w formatach obsługiwanych przez oprogramowanie biurowe – PDF, CSV, XLS/XLSX.
3. Użytkownikami Programu będą pracownicy Zamawiającego korzystający z imiennych kont dostępowych
1) dostarczone licencje będą umożliwiać użytkowanie Programu pracownikom komórek organizacyjnych:
a) Wydział Administracyjno-Gospodarczy – 34, w tym:
REJESTR WYDATKÓW: 5 osób (2 operatorów oraz Naczelnik Wydziału, Z-ca Naczelnika Wydziału, Kierownik Referatu Administracyjnego)
REJESTR WYMIANY: 5 osób (2 operatorów, Naczelnik Wydziału, Z-ca Naczelnika Wydziału, Kierownik Referatu Administracyjnego)
REJESTR HARMONOGRAMÓW: 5 osób (2 operatorów, Naczelnik Wydziału, Z-ca Naczelnika Wydziału, Kierownik Referatu Administracyjnego)
REJESTR UMÓW CYWILNO-PRAWNYCH: 5 osób (2 operatorów, Naczelnik Wydziału, Z-ca Naczelnika Wydziału, Kierownik Referatu Administracyjnego)
REJESTR ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH: 5 osób (2 operatorów, Naczelnik Wydziału, Z-ca Naczelnika Wydziału, Kierownik Referatu Administracyjnego)
REJESTR REZERWACJI: 34 osoby (wszyscy merytoryczni pracownicy Wydziału AG) b) Wydział Informatyki (administratorzy pierwszego poziomu) – 6 osób,
2) uwierzytelnienie dostępu użytkowników do Programu odbywać się będzie na podstawie nazwy użytkownika i hasła przy zachowaniu Polityki Bezpieczeństwa Zamawiającego przy zapewnieniu w szczególności:
możliwości określania terminu ważności konta dostępowego
wymuszanie konieczności okresowej zmiany hasła przez użytkowników
możliwości samodzielnego odzyskania hasła przez użytkownika,
3) Program umożliwi przypisywanie odpowiedniego poziomu uprawnień użytkownikom, zapewniając wymaganą funkcjonalność merytoryczną według ról określonych na etapie wdrożenia Programu,
4) Program umożliwi zarządzanie dostępem i uprawnieniami użytkowników za pomocą panelu administracyjnego przez administratorów pierwszego poziomu, którzy nie mogą mieć dostępu do funkcji Programu przeznaczonych dla użytkowników merytorycznych.
4. Nabycie praw do Programu będzie miało charakter licencjonowania na poniższych zasadach:
1) licencjobiorcą wszystkich licencji będzie Miasto Opole, 2) wystawione licencje muszą być bezterminowe,
3) licencje pozwolą na użytkowanie Programu zgodnie z przepisami prawa,
4) licencja nie może ograniczać prawa licencjobiorcy do przeniesienia Programu na inny serwer, rozdzielenia funkcji serwera (osobny serwer bazy danych, osobny serwer aplikacji, osobny serwer plików),
5) licencja bez ograniczenia ilości komputerów na których można używać Programu
6) licencja nie może w żaden sposób ograniczać sposobu pracy użytkowników końcowych (np.
praca w sieci LAN, praca zdalna poprzez Internet), użytkownik może pracować w dowolny dostępny technologicznie sposób.
7) licencja nie może ograniczać prawa licencjobiorcy do wykonania kopii bezpieczeństwa Programu w ilości, którą uzna za stosowną,
8) licencja nie może ograniczać prawa licencjobiorcy do instalacji i użytkowania Programu na serwerach zapasowych uruchamianych w przypadku awarii serwerów podstawowych,
9) licencja nie może ograniczać prawa licencjobiorcy do korzystania z Programu na dowolnym komputerze klienckim (licencja nie może być przypisana do komputera lub urządzenia).
III. Usługi wdrożeniowe
1. Preferowanym scenariuszem wdrożenia Programu jest instalacja w infrastrukturze Zamawiającego.
2. Wymaganym modelem wdrożenia jest „cienki klient” z dostępem przez przeglądarkę internetową.
3. Program będzie wykorzystywać skalowalny interfejs graficzny zapewniający ergonomiczne użytkowanie Programu na stanowiskach wyposażonych w ekrany o dużych rozdzielczościach FullHD i 4K, umożliwiający dostosowanie obrazu do indywidualnych potrzeb użytkownika (w tym wielkość czcionek, widoczność i dostępność aktywnych elementów wyświetlanego obrazu).
4. Na etapie składania oferty Wykonawca określa wymogi techniczne wdrożenia Programu z zapewnieniem zgodności technologicznej z infrastrukturą informatyczną Zamawiającego:
1) wirtualizacja VMware (vSphere) Version: 6.7.0,
2) domena wewnętrzna Windows Server 2016 Active Directory z poziomem funkcjonalności Windows Server 2008 R2,
3) oprogramowanie Microsoft Windows 10 Professional na stanowiskach użytkowników Programu,
4) Zamawiający preferuje uwierzytelnienie użytkowników mechanizmami Windows Server Active Directory, z wykorzystaniem mechanizmu pojedynczego logowania „Single Sign-On” (SSO).
5. Zamawiający oszacuje własne możliwości technologiczne wdrożenia Programu i spełnienia wymogów przedstawionych w ofercie i jednocześnie zastrzega sobie prawo odrzucenia oferty w przypadku gdy wymogi oferty nie będą możliwe do spełnienia.
6. Zamawiający dopuszcza wdrożenie Programu w infrastrukturze informatycznej Wykonawcy z zastrzeżeniem zachowania następujących warunków w całym okresie użytkowania Programu:
1) Zamawiający jest właścicielem danych wprowadzanych do Programu i przechowywanych w infrastrukturze informatycznej Wykonawcy,
2) Wykonawca jest odpowiedzialny za bezpieczeństwo powierzonych i przechowywanych danych w jego zasobach,
3) w celu zapewnienia ochrony danych osobowych przechowywanych w infrastrukturze Wykonawcy strony zawierają umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych o treści zgodnej z polityką bezpieczeństwa informacji Zamawiającego,
4) dane wprowadzane do Programu przechowywane będą na terenie Unii Europejskiej z zagwarantowaniem ochrony danych osobowych zgodnie z zapisami umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych (PPDO) – treść umowy PPDO jest załącznikiem do zapytania ofertowego,
5) Wykonawca na etapie składania oferty wskazuje miejsce (lokalizację geograficzną) przechowywania danych wprowadzanych do Programu,
6) na żądanie Zamawiającego Wykonawca przekaże kopię danych wprowadzanych do Programu przez personel Zamawiającego w jednym z formatów danych określonych w załączniku nr 2
rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 12 kwietnia 2012 r. „w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych”, 7) na żądanie Zamawiającego Wykonawca nieodpłatnie przekaże Program z danymi gotowy do
instalacji (lub wykona instalację na rzecz Zamawiającego) w infrastrukturze wskazanej przez Zamawiającego wraz z dokumentacją umożliwiającą samodzielną instalację Programu przez Zamawiającego.
7. W przypadku scenariusza wdrożenia Programu poza infrastrukturą informatyczną Zamawiającego, Wykonawca dołącza do oferty opis warunków użytkowania Programu w infrastrukturze Wykonawcy które zostaną włączone do treści umowy na zakup i wdrożenie Programu.
8. Wprowadzenie danych początkowych do Programu zostanie przeprowadzone przez Wykonawcę na podstawie zbiorów danych znajdujących się w zasobach Zamawiającego, przechowywanych w formie plików XLSX progamu EXCEL.
9. Wykonawca przeprowadzi szkolenia dla personelu Zamawiającego w zakresie odpowiednim do przydzielonych dostępów i ról związanych z osbługą Programu:
użytkownicy rejestrujący dane – wydział Administracyjno-Gospodarczy,
użytkownicy przeglądający dane – wydział Administracyjno-Gospodarczy,
administratorzy pierwszego poziomu – wydział Informatyki,
administratorzy drugiego poziomu – wydział Administracyjno-Gospodarczy.
10. Wskazany w ofercie plan szkoleń zostanie przeniesiony do przedmiotu umowy na zakup i wdrożenie Programu.
IV. Dostarczenie dokumentacji opisującej elementy funkcjonalne, elementy wdrożenia i konfiguracji Programu.
Wykonawca dostarczy dokumentację Programu zawierającą conajmniej:
1) instrukcję administratora 2) instrukcję użytkownika
3) specyfikację i krótki opis najważniejszych instrukcji, procedur jakie są niezbędne do konfiguracji i zarządzania Programem
4) opis procedur i narzędzi do tworzenia kopii zapasowych Programu z danymi i ich odtwarzania po awarii.
V. Świadczenie usług serwisu powdrożeniowego i asysty technicznej
1. Wykonawca będzie odpowiadać za poprawność działania Programu pod względem technicznym.
2. Wykonawca będzie świadczyć usługi serwisu powdrożeniowego i asysty technicznej w okresie conajmniej od daty podpisania protokołu odbioru do 31 grudnia 2022.
3. Wykonawca będzie dostarczać nieodpłatnie aktualizacje Programu wynikające z potrzeby dostosowania do zmian przepisów prawnych.
4. Wykonawca będzie przyjmować zgłoszenia serwisowe od Zamawiającego w formie:
1) korespondencji email wysyłanej na adres poczty elektronicznej Wykonawcy wskazany w umowie na zakup i wdrożenie Programu,
2) wpisu zgłoszenia w aplikacji typu helpdesk / servicedesk, udostępnionej Zamawiającemu przez Wykonawcę o adresie sieciowym określonym w umowie na zakup i wdrożenie Programu,
3) zgłoszenia telefonicznego na numer określony w umowie na zakup i wdrożenie Programu – telefoniczna forma kontaktu jest wymagana.
5. Wykonawca będzie udzielać pomoc i gwarantować dostęp do konsultacji dla użytkowników Programu w godzinach pracy Wykonawcy określonych w ofercie do zamówienia.
6. Wykonawca będzie zobowiązany przekazywać Zamawiającemu informacje o zmianach wprowadzanych do Programu: dotyczy zmiany konfiguracji, funkcjonalności, pojemności Programu, zasad licencjonowania komponentów oprogramowania wchodzących w skład Programu, innych zmian wpływających na dostępność Programu oraz właściwości użytkowe.
7. Zgodnie z polityką bezpieczeństwa Zamawiającego nie udostępnia się Wykonawcy stanowisk użytkowników Programu w zdalnym połączeniu.
8. Zamawiający umożliwi zdalny dostęp VPN do serwerów na których będzie zainstalowany Program (poszczególne jego komponenty) na następujących warunkach:
1) podstawą udzielenia zdalego dostępu jest podpisanie przez Zamawiającego i Wykonawcę umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych – załącznik 3 do ogłoszenia zapytania ofertowego,
2) Wykonawca będzie stosować procedurę zdalnego dostępu do serwera wskazaną przez Zamawiającego, zgodną z polityką bezpieczeństwa Zamawiającego która zostanie opisana w treści umowy na zakup i wdrożenie Programu,
3) Wykonawca będzie wykorzystywać zaakceptowane przez Zamawiającego narzędzia do przejęcia kontroli nad serwerem.
9. Dodatkowe warunki świadczenia usług serwisu powdrożeniowego i asysty technicznej wskazane w ofercie zostaną dołączone do opisu przedmiotu umowy po zaakceptowaniu przez Zamawiającego.
