Gdańsk, 07.09.2021 r.
ZAPYTANIE OFERTOWE NR LK-016/2021/PWK
Szanowni Państwo,
LOTOS Kolej Sp. z o.o. z siedzibą w Gdańsku 80-716 przy ul. Michałki 25, zarejestrowana w rejestrze przedsiębiorców prowadzonym przez Sąd Rejonowy Gdańsk-Północ w Gdańsku VII Wydział Gospodarczy, KRS 0000135118, kapitał zakładowy 2 000 000 PLN, REGON 1919139022, NIP 583-26-41-717, BDO:000008501, w dalszej części zwana Zamawiającym lub LOTOS Kolej, zaprasza Państwa do udziału w nieograniczonym procesie wyboru kontrahenta:
”Usługa tłumaczeń specjalistycznych pisemnych”
§1. DEFINICJE
Pojęciom użytym w niniejszym Zapytaniu Ofertowym nadaje się następujące znaczenie:
• Postępowanie Zakupowe – postępowanie o udzielenie zamówienia, którego dotyczy niniejsze Zapytanie Ofertowe,
• Zamawiający - LOTOS Kolej sp. z o.o. z siedzibą w Gdańsku 80-716 przy ul. Michałki 25, zarejestrowana w rejestrze przedsiębiorców prowadzonym przez Sąd Rejonowy Gdańsk- Północ w Gdańsku VII Wydział Gospodarczy, KRS 0000135118, kapitał zakładowy 2 000 000 PLN, REGON 1919139022, NIP 583-26-41-717, BDO:000008501,
• Oferent – osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, która uczestniczy w Postępowaniu Zakupowym,
• Platforma Zakupowa – platforma zakupowa Logintrade.Net https://lotos.logintrade.net/
• Umowa – uzgodnienie co najmniej dwóch stron mające na celu obopólne dobro oraz określająca wzajemne obowiązki oraz prawa stron.
§2. POSTANOWIENIA OGÓLNE
Postępowanie Zakupowe prowadzone jest w trybie nieograniczonego postępowania zakupowego na podstawie wewnętrznej procedury Spółki nr KOL.74.01.00.00 wyd. 8 z dnia 11.01.2021 r. dotyczącej zakupu towarów i usług. Procedura dostępna jest w siedzibie Spółki u Szefa Biura Zakupów i Magazynów. W niniejszym postępowaniu nie stosuje się ustawy Prawo zamówień publicznych z dnia 29 stycznia 2004 r. (tekst jednolity ustawy Dz. U.
z 2019 r. poz. 1843), w związku z czym wszystkie informacje przekazane od Oferentów w trakcie postępowania zakupowego będą traktowane jako poufne i nie będą w żaden sposób udostępnianie publicznie.
Postępowanie Zakupowe prowadzone jest w formie elektronicznej za pośrednictwem Platformy Zakupowej.
Postępowanie Zakupowe prowadzone jest w języku polskim. Wszelkie oświadczenia, zawiadomienia i inne dokumenty przygotowywane w drodze realizacji niniejszego postępowania
2
zakupowego sporządzone będą w języku polskim. Dokumenty sporządzone w języku obcym powinny być złożone wraz z tłumaczeniem przysięgłym na język polski. Umowa zostanie sporządzona w języku polskim.
Postępowanie będzie prowadzone w trybie II etapowym:
I etap:
• złożenie oferty merytorycznej oraz wstępnej oferty handlowej,
• wykonanie przez Komisję formalnej i merytorycznej oceny złożonej oferty,
• wykonanie oceny wstępnych warunków handlowych złożonej oferty (dotyczy tylko ofert ważnych, które nie podlegają odrzuceniu),
• zaproszenie do II etapu Oferentów, których oferty spełnią wymagania Zamawiającego i nie podlegają odrzuceniu.
II etap:
• negocjacje,
• złożenie oferty ostatecznej (przeprowadzenie z wybranymi Oferentami negocjacji warunków oferty złożonej w I etapie).
Przed złożeniem oferty wstępnej, Oferent jest zobowiązany do szczegółowego zapoznania się z treścią Zapytania Ofertowego i jej akceptacji w złożonej ofercie.
Postępowanie Zakupowe, którego dotyczy niniejsze Zapytanie Ofertowe, oznaczone jest znakiem LK-016/2021/PWK i zatytułowane jest następująco: ”Usługa tłumaczeń specjalistycznych pisemnych.” Oferenci zobowiązani są do powoływania się na wyżej podaną numerację i tytuł we wszystkich kontaktach z Zamawiającym.
II etap może zostać przeprowadzony w jednej wybranej przez Zamawiającego formie:
• w trakcie bezpośredniego spotkania z Oferentem,
• w trakcie telekonferencji z Oferentem,
• poprzez Platformę Zakupową.
Zamawiający ma prawo skorzystać z jednego lub wszystkich wymienionych sposobów prowadzenia II etapu, o których mowa powyżej. Po przeprowadzonym II etapie, Oferent potwierdza na Platformie Zakupowej, w terminie wskazanym przez Zamawiającego, warunki oferty ostatecznej.
O formie i terminie przeprowadzenia II etapu wybrani Oferenci zostaną poinformowani drogą telefoniczną bądź za pośrednictwem Platformy Zakupowej – z wyjątkiem sytuacji, w której Zamawiający odstąpi od przeprowadzenia II etapu postępowania zakupowego i w takim przypadku Oferta wstępna będzie stanowiła Ofertę ostateczną.
Oferta wstępna przestaje wiązać Oferenta w momencie złożenia każdej kolejnej oferty, przy czym każda kolejna oferta nie może być mniej korzystna dla Zamawiającego. W przypadku gdy Oferent nie złoży oferty w etapie II albo oferta złożona w etapie II będzie zawierała warunki gorsze dla Zamawiającego niż te, które zostały złożone w ofercie wstępnej, wiążąca dla Zamawiającego będzie oferta wstępna złożona przez Oferenta.
Przed rozpoczęciem II etapu Postępowania Zakupowego, przedstawiciel Oferenta przedstawi stosowne pełnomocnictwo, chyba że umocowanie do działania w imieniu Oferenta
wynika bezpośrednio z odpisu KRS bądź innego rejestru lub stosowne pełnomocnictwa złożono z ofertą.
§3. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
1. Przedmiotem Zamówienia jest wykonywanie specjalistycznych tłumaczeń pisemnych zwykłych oraz przysięgłych, a także ich weryfikacja poprawności tych tłumaczeń, zarówno z języka polskiego na język obcy i z języka obcego na język polski na rzecz Zamawiającego.
Przedmiot Zamówienia składa się z 28 zadań (zadania od 1 do 14 dotyczą tłumaczeń zwykłych, zadania od 15 do 28 dotyczą tłumaczeń przysięgłych). Szczegółowe opisy poszczególnych zadań są zawarte w Formularzu Ofertowym oraz na Platformie Zakupowej.
2. Tłumaczenia dotyczyć będą języków: angielskiego, niemieckiego, białoruskiego, czeskiego, rosyjskiego, słowackiego oraz litewskiego.
3. Zamawiający dopuszcza składanie Ofert częściowych.
4. Tematyka tłumaczeń obejmuje zagadnienia prawne, handlowe, gospodarcze, logistyczne oraz techniczne z branży transportu kolejowego (umowy handlowe, umowy dzierżawy, pisma, procedury, instrukcje, regulaminy, dokumenty techniczne).
5. Dokumenty do przetłumaczenia będą dostarczane Wykonawcy w postaci elektronicznej na adres wskazany przez Wykonawcę oraz w nielicznych przypadkach, kiedy dostarczenie pocztą elektroniczną będzie niemożliwe, w wersji papierowej.
6. W przypadku wysyłania drogą elektroniczną dokumentów do tłumaczenia przysięgłego – uwierzytelniony materiał będzie przesłany zaszyfrowaną wiadomością email, a w drugiej wiadomości email zostanie przesłane hasło.
7. W zamówieniu każdorazowo zostanie określony termin wykonania tłumaczenia.
8. W tłumaczonych dokumentach Wykonawca zobowiązany jest zapewnić jednolitość, spójność i zgodność zastosowanego słownictwa, terminologii specjalistycznej oraz frazeologii, jak również zachowanie spójności terminologicznej z tłumaczonymi lub weryfikowanymi dokumentami.
9. Wykonawca zobowiązany jest zapewnić zgodność zastosowanego słownictwa, terminologii specjalistycznej oraz frazeologii ze słownictwem, terminologią oraz frazeologią stosowaną w polskim, europejskim oraz międzynarodowym systemie prawa lub w dziedzinie, której dotyczy tłumaczony dokument.
10. Wykonawca zobowiązany jest do posiadania wewnętrznego systemu sprawdzania wszystkich tłumaczonych dokumentów (weryfikacja wewnętrzna wykonawcy), pod względem ich zgodności z oryginałem, poprawności gramatyczno-leksykalnej i stylistycznej oraz spójności terminologicznej.
11. Weryfikacja merytoryczna i językowa, polega na porównaniu tłumaczenia dokumentu z dokumentem oryginalnym, z którego nastąpiło tłumaczenie i wprowadzeniu odpowiednich poprawek. Weryfikacja merytoryczna obejmuje sprawdzenie prawidłowego zastosowania terminologii specjalistycznej w dostarczonym tłumaczeniu.
12. Weryfikacja językowa dotyczy sprawdzenia poprawności językowej przetłumaczonego dokumentu a także ujednolicenia stosowanej terminologii (konsekwentne stosowanie tych samych terminów, nazw, wyrażeń, dokładnego cytowania raz przyjętej wersji tytułu, itp.).
13. Przetłumaczone dokumenty, przed przekazaniem Zamawiającemu, powinny być sprawdzone pod względem zgodności terminologicznej, korekty gramatycznej, fleksyjnej, stylistycznej.
14. Do realizacji umowy Wykonawca jest zobowiązany zapewnić tłumaczy specjalizujących się w danej tematyce oraz weryfikatorów danego języka.
15. Zamawiający wymaga, aby Oferent dysponował tłumaczem:
4
a) dla każdego z języków określonych w Umowie przy realizacji tłumaczeń zwykłych, który spełnia łącznie poniższe warunki:
• posiada tytuł magistra filologii lub kwalifikacje językowe na poziomie C2 (zgodnie ze skalą biegłości językowej według Europejskiego Systemu Opisu Kształcenia Językowego, a dokument to poświadczający został wydany przez niezależny ośrodek egzaminacyjny),
b) dla każdego z języków określonych w Umowie przy realizacji tłumaczeń przysięgłych, który spełnia łącznie poniższe warunki:
• posiada wpis na listę tłumaczy przysięgłych prowadzoną przez Ministra Sprawiedliwości Rzeczypospolitej Polskiej,
• posiada minimum 3 letni staż zawodowy w zawodzie tłumacza przysięgłego.
16. Oferent w momencie przekazania Zamawiającemu dokumentu po wykonanym tłumaczeniu, przedłoży oświadczenie, zawierające informacje potwierdzające spełnienie wymagań stawianym tłumaczom. Na żądanie Zmawiającego, Oferent przedłoży dokumenty potwierdzające spełnienie przez tłumaczy wyżej określonych warunków.
Wymagania stawiane przy realizacji tłumaczeń zwykłych:
a) tłumaczenie pisemne zawsze składa się z przeprowadzenia usługi tłumaczenia tekstu oraz usługi weryfikacji tego tłumaczenia,
b) jedna strona tłumaczeniowa to 1800 znaków oryginalnego tekstu przekazanego Oferentowi przez Zamawiającego, wpisanych za pomocą edytora tekstu ze spacjami, znakami przestankowymi oraz cyframi z języka polskiego na język obcy lub z języka obcego na język polski,
c) stronę rozpoczętą liczy się jako całą, jeżeli liczba znaków ze spacjami przekroczy liczbę 900. W przypadku, gdy strona tłumaczenia (pojedyncza lub kolejna) w tłumaczonym dokumencie nie przekracza liczby 900 znaków ze spacjami – wynagrodzenie za tłumaczenie takiej strony wynosi ½ stawki zaoferowanej przez Oferenta,
d) Oferent ma obowiązek zachować szatę graficzną tłumaczonych dokumentów zgodnie z oryginałem, uwzględnić w tekstach tłumaczeń wszystkie elementy, takie jak rysunki, wykresy i podpisy, poprzez ich zeskanowanie i załączenie do tekstu w odpowiednim miejscu w formie obiektów graficznych, przy czym wszystkie fragmenty tekstowe tych obiektów mają zostać przetłumaczone lub zweryfikowane,
e) na żądanie Zamawiającego, zawarte w zleceniu tłumaczenia, wykonane tłumaczenie zostanie dostarczone Zamawiającemu także w wersji papierowej i/lub elektronicznej na płycie CD/DVD (zależnie od wymagań Zamawiającego),
f) Zamawiający, w zleceniu tłumaczenia, może również zastrzec, aby dostarczona do siedziby Zamawiającego wersja papierowa tłumaczenia była podpisana i opieczętowana przez tłumacza realizującego zlecenie.
17. Wymagania stawiane przy realizacji tłumaczeń przysięgłych:
a) jedna strona tłumaczeniowa to 1125 znaków ze spacjami. Za znak uważa się wszystkie widoczne znaki drukarskie (litery, znaki przestankowe, cyfry, znaki przeniesieni, itp.) oraz uzasadnione przerwy między nimi. Stronicę rozpoczętą uważa się za całą,
b) tłumaczenie przysięgłe – do 5 stron w ciągu 24 godzin od momentu otrzymania potwierdzenia przyjęcia zlecenia przez Oferenta, albo od momentu przesłania przez Zamawiającego modyfikacji zlecenia,
c) Oferent ma obowiązek zachować szatę graficzną tłumaczonych dokumentów zgodnie z oryginałem, uwzględnić w tekstach tłumaczeń wszystkie elementy, takie jak rysunki, wykresy i podpisy, poprzez ich zeskanowanie i załączenie do tekstu w odpowiednim miejscu w formie obiektów graficznych, przy czym wszystkie fragmenty tekstowe tych obiektów mają zostać przetłumaczone lub zweryfikowane,
d) Oferent każdorazowo dostarczy wykonane tłumaczenie przysięgłe drogą elektroniczną oraz w wersji papierowej na własny koszt do siedziby Zamawiającego w terminie wskazanym w potwierdzeniu przyjęcia zlecenia,
e) za termin realizacji tłumaczenia przysięgłego, Zamawiający uzna termin faktycznego dostarczenia do siedziby Zmawiającego oryginału tłumaczenia z podpisem i pieczęcią tłumacza (2 oryginały tłumaczeń), natomiast wersja elektroniczna będzie służyła wyłącznie do weryfikacji tekstu.
Uwaga! Obowiązkiem Oferenta jest uzyskać wszelkie informacje konieczne do prawidłowego przygotowania Oferty.
§4. TERMIN REALIZACJI PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
Umowa zostanie zawarta na okres 24 miesiące od daty podpisania Umowy.
§5. TRYB SKŁADANIA ZAPYTAŃ DO POSTEPOWANIA ZAKUPOWEGO ORAZ TRYB UDZIELENIA ODPOWIEDZI
1. Oferent może zwrócić się do Zamawiającego o wyjaśnienie treści Przedmiotu Zamówienia w formie pytań przesłanych na Platformie Zakupowej.
2. Oferenci mogą składać pytania wyłącznie na Platformie Zakupowej w terminie do 13.09.2021 r. do godz. 20:00.
3. Na pytania, które wpłyną na Platformie Zakupowej w terminie podanym w § 5 ust. 2, Przewodniczący lub Sekretarz Komisji udzieli odpowiedzi za pośrednictwem Platformy Zakupowej. Treść wszystkich zapytań wraz z udzielonymi wyjaśnieniami Zamawiający opublikuje na Platformie Zakupowej bez ujawniania źródła zapytania.
4. Odpowiedzi na zadane zapytania zostaną opublikowane na Platformie Zakupowej do wglądu wszystkich Oferentów do dnia 14.09.2021 r. do godz. 17:00.
5. Pytania, które wpłyną na Platformie Zakupowej po terminie podanym w § 5 ust. 2, nie będę rozpatrywane oraz uwzględnianie w Postępowaniu Zakupowym.
6. Pytania, które wpłyną do Zamawiającego inną drogą niż na Platformie Zakupowej, nie będą rozpatrywane oraz uwzględnianie w Postępowaniu Zakupowym.
§6. MIEJSCE, TERMIN I TRYB SKŁADANIA OFERT
1. Oferent zainteresowany udziałem w niniejszym Postępowaniu Zakupowym proszony jest o złożenie oferty wyłącznie na Platformie Zakupowej do dnia 16.09.2021 r. do godz. 10:00.
2. Przed upływem terminu składania oferty, Oferent ma możliwość zmienić lub wycofać ofertę.
Zmiana oferty jest jednoznaczna z wycofaniem uprzednio złożonej oferty. Zmiana lub wycofanie oferty po upływie terminu składania ofert jest nieskuteczne.
3. Oferta powinna zostać złożona w 2-óch częściach na Platformie Zakupowej:
• w części merytorycznej Oferent powinien załączyć wszystkie dokumenty wymagane Zapytaniem Ofertowym wskazane w § 8 ust. 11,
• w części handlowej Oferent wyłącznie wypełnia miejsca w tabeli na Platformie Zakupowej.
6
§7. OPIS SPOSOBU OBLICZENIA CENY OFERTY
1. Ceny zaoferowane w ofercie muszą być ustalona według zasad określonych w Zapytaniu Ofertowym.
2. Ceny zaoferowane w ofercie powinny obejmować całkowity koszt Przedmiotu Zamówienia, w tym również wszystkie koszty świadczeń Oferenta wynikających ze wzoru umowy stanowiącego Załącznik nr 2 do Zapytania Ofertowego.
3. Wolumen określony w Formularzu Ofertowym stanowiącym Załącznik nr 1 do Zapytania Ofertowego oraz w § 3 ust. 1 niniejszego dokumentu, został oszacowany na potrzeby obliczenia ceny oferty oraz maksymalnej wartości wynagrodzenia Oferenta w zakresie realizacji Umowy. Wolumen określony w Formularzu Ofertowym stanowiącym Załącznik nr 1 do Zapytania Ofertowego nie stanowi zobowiązania Zamawiającego do zlecenia, w ramach zawartej Umowy, dostawy w zakresie przedmiotowego wolumenu, a Oferent nie może wnosić roszczeń z tytułu niewyczerpania w trakcie realizacji Umowy maksymalnej kwoty wynagrodzenia Oferenta.
4. Wymienione wartości cenowe w ofercie należy podać w zaokrągleniu do dwóch miejsc po przecinku przy zachowaniu matematycznej zasady zaokrąglania liczb tj. końcówki poniżej 0,5 grosza pomija się, a końcówki 0,5 grosza i wyższe zaokrągla się do 1 grosza.
5. Oferent w przedstawionej ofercie winien zaoferować cenę kompletną, jednoznaczną i ostatecznie wyrażoną w złotych polskich (PLN).
6. Oferent zobowiązany jest do wpisywania cen netto (bez podatku VAT).
7. Oferent winien uwzględnić w cenie oferty wszystkie poniesione koszty związane z realizacją Przedmiotu Zamówienia, które mają wpływ na cenę oferty.
8. Obowiązkiem Oferenta jest dokonanie wyceny wszystkich bądź wybranych pozycji cenowych w Formularzu Ofertowym oraz pozycji cenowych na Platformie Zakupowej, dla których Oferent chce złożyć ofertę.
§8. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY
1. Oferent zobowiązany jest zapoznać się z informacjami zawartymi w Zapytaniu Ofertowym i dołączonej do niego dokumentacji i na ich podstawie przygotować ofertę.
2. Oferent składa ofertę wyłącznie poprzez Platformę Zakupową. Oferty przesłane drogą elektroniczną (e-mail) bądź drogą kurierską (wersja papierowa) lub złożone osobiście (wersja papierowa) nie będą rozpatrywane.
3. Zamawiający dopuszcza składanie ofert częściowych.
4. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych ani w żaden inny sposób odbiegających funkcjonalnie i jakościowo od Przedmiotu Zamówienia.
5. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert uwzględniających produkty inne, niż te podane w Formularzu Ofertowym stanowiącym Załącznik nr 1 do Zapytania Ofertowego.
6. Oferta powinna zostać sporządzona na Formularzu Ofertowym sporządzonym zgodnie ze wzorem zawartym w Załączniku nr 1 do Zapytania Ofertowego. Zapisy Formularza Ofertowego nie podlegają modyfikacji i winny być podpisane przez osoby upoważnione do reprezentowania Oferenta zgodnie z § 8 ust. 12 i 13. Dla ważności oferty należy wypełnić wszystkie punkty wskazane w Formularzu Ofertowym.
7. Ponadto Oferent jest zobligowany do wypełnienia tabeli na Platformie Zakupowej.
W przypadku braku zbieżności pomiędzy wartościami wpisanymi w tabeli na Platformie
Zakupowej z wartościami wpisanymi w Formularzu Ofertowym, wiążąca dla Zamawiającego jest treść Formularza Ofertowego.
8. Każda strona Oferty, na która składają się wszystkie wymagane dokumenty opisane w Zapytaniu Ofertowym, musi być podpisana przez osobę (osoby) uprawnioną (e) do reprezentowania firmy w obrocie prawnym zgodnie z postanowieniami właściwego rejestru, zaświadczenia z ewidencji działalności gospodarczej lub posiadającą pełnomocnictwo załączone do oferty w formie oryginału lub kopii potwierdzonej własnoręcznym podpisem przez wyżej opisaną (e) osobę (osoby) z dopiskiem: „za zgodność z oryginałem”. Brak podpisów na Formularzu Ofertowym skutkować będzie odrzuceniem oferty.
9. Wszelkie zmiany w treści oferty (przekreślenia, poprawki, dopiski), w których Oferent dokonał poprawek muszą być parafowane przez osoby upoważnione do reprezentowania Oferenta zgodnie z § 8 ust. 12 i 13.
10. Koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty spoczywają na Oferencie.
11. Oferta kompletna powinna zawierać następujące dokumenty:
• Formularz Ofertowy wypełniony i podpisany przez osobę upoważnioną do reprezentowania Oferenta,
• Pełnomocnictwo do podpisywania oferty, jeżeli uprawnienie do reprezentacji Oferenta nie wynika z dokumentów rejestrowych przedsiębiorstwa. Treść pełnomocnictwa musi jednoznacznie określać czynności, do wykonywania których pełnomocnik jest upoważniony. W przypadku, gdyby pełnomocnictwa udzieliła osoba inna niż uprawniona z mocy prawa lub umowy spółki do reprezentowania Oferenta, należy dołączyć do oferty również pełnomocnictwo do dokonania tej czynności,
• Aktualny odpis z Krajowego Rejestru Sądowego lub zaświadczenie o wpisie do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Dopuszczalne jest złożenie przez Oferenta wydruku z KRS (https://ems.ms.gov.pl/) lub CEIDG (https://prod.ceidg.gov.pl/ceidg.cms.engine/) w formie, której obowiązujące przepisy prawa nadają walor dokumentu oryginalnego,
• Aktualne zaświadczenie właściwego naczelnika Urzędu Skarbowego potwierdzające, że Oferent nie zalega z opłacaniem podatków (wystawione nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania Ofert). W przypadku braku zaświadczenia, Zamawiający dopuszcza złożenie przez Oferenta pisemnego oświadczenia, w którym potwierdzi on powyższą informację,
• Aktualne zaświadczenie właściwego oddziału Zakładu Ubezpieczeń Społecznych potwierdzające, że Oferent nie zalega z opłacaniem opłat i składek na ubezpieczenie zdrowotne lub społeczne (wystawione nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składnia Ofert). W przypadku braku zaświadczenia, Zamawiający dopuszcza złożenie przez Oferenta pisemnego oświadczenia, w którym potwierdzi on powyższe informacje.
12. Dokumenty i oświadczenia, o których mowa w ust. 11 powyżej, sporządzone zgodnie z Zapytaniem Ofertowym, należy złożyć wyłącznie poprzez Platformę Zakupową w terminie określonym w § 6 ust. 1 w formie elektronicznego dokumentu opatrzonego kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez osobę lub osoby uprawnione do reprezentowania Oferenta, z zastrzeżeniem ust. 13. Kopia pełnomocnictwa musi być potwierdzona za zgodność z oryginałem przez notariusza w formie elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym notariusza.
13. Zamawiający dopuszcza złożenie dokumentów, o których mowa w ust. 12 w formie skanów (bez kwalifikowanego podpisu elektronicznego). W takim przypadku Oferent, którego oferta
8
zostanie wybrana jako najkorzystniejsza, w terminie wyznaczonym przez Zamawiającego, nie krótszym niż 5 dni od zawiadomienia o wyborze oferty, jest obowiązany – pod rygorem odrzucenia oferty – do uzupełnienia oryginałów dokumentów lub kopii potwierdzonych za zgodność z oryginałem w formie papierowej (na adres: LOTOS Kolej sp. z o.o., ul. Michałki 25, 80-716 Gdańsk) lub elektronicznej podpisanej kwalifikowanym podpisem elektronicznym poprzez Platformę Zakupową.
§9. KRYTERIA OCENY OFERTY
1. Ustala się następujące kryteria oceny oferty:
Cena – waga 100% (wartość wyrażona w PLN netto),
2. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która w II etapie postępowania, w wyniku przeprowadzonej oceny ofert ostatecznych uzyska najwyższa liczbę punktów. W przypadku braku możliwości wybrania oferty najkorzystniejszej, z uwagi na to, że dwie lub więcej ofert będą przedstawiać taki sam bilans punktów, Zamawiający wezwie Oferentów do złożenia oferty dodatkowej, przy założeniu że cena oferty dodatkowej nie może być wyższa niż cena ostateczna zaoferowana na etapie negocjacji.
3. Ocena każdej oferty niepodlegającej odrzuceniu zostanie obliczona według następującego wzoru
Ci = CMIN
X 100 CBAD
gdzie:
Ci – ilość punktów uzyskanych według kryterium Cena,
CMIN – najniższa zaoferowana cena netto spośród ofert niepodlegających odrzuceniu, CBAD – zaoferowana cena netto badanej oferty,
100 – waga dla kryterium Cena.
Zamawiający dokona oceny indywidualnie dla każdej pozycji. Oferta, w której cena będzie najniższa, uzyska 100 punktów. Każda kolejna oferta uzyska proporcjonalnie mniej punktów, według powyższego wzoru.
§10. Informacje o sposobie porozumiewania się Oferenta z Zamawiającym w sprawach związanych z Postępowaniem Zakupowym
1. W niniejszym Postępowaniu Zakupowym dokumenty oraz niezbędne informacje Zamawiający przekazuje Oferentom wyłącznie za pośrednictwem Platformy Zakupowej.
2. Osobą uprawnioną do porozumiewania się z Oferentami jest:
Pani Agnieszka Kalicka nr tel. kom. + 48 799 035 873
e-mail: agnieszka.kalicka@lotoskolej.pl
§11. Informacje o sposobie porozumiewania się Oferenta z Zamawiającym w sprawach technicznych związanych z obsługą Platformy Zakupowej
1. W sprawie problemów technicznych związanych z obsługą Platformy Zakupowej należy skontaktować się z:
Pani Agnieszka Kalicka
nr tel. kom. + 48 799 035 873
e-mail: agnieszka.kalicka@lotoskolej.pl
bądź osobami obsługującymi Helpdesk Platformy Zakupowej:
nr tel. stacjonarnego +48 71 787 35 34 e-mail: helpdesk@logintrade.net
2. W sytuacjach awaryjnych, w szczególności w przypadku nie działania Platformy Zakupowej, Oferent powinien niezwłocznie powiadomić Panią Agnieszkę Kalicką o zakresie awarii telefonicznie lub elektronicznie na adres e-mail.
3. Limit objętości wszystkich dodanych plików na Platformie Zakupowej wynosi maksymalnie 50 MB.
4. Za datę przekazania oferty, zapytań, zawiadomień, dokumentów elektronicznych, oświadczeń lub elektronicznych kopii dokumentów lub oświadczeń oraz innych informacji przyjmuje się datę ich przekazania na Platformie Zakupowej.
5. W celu zapewnienia sprawnego funkcjonowania Platformy Zakupowej, należy zapoznać się z Wymaganiami technicznymi niezbędnymi do obsługi narzędzia, znajdującymi się na stronie: https://lotos.logintrade.net/PlatformaZakupowa,wymaganiatechniczne.html
§12. TERMIN ZWIAZANIA OFERTĄ
Oferent jest związany ofertą przez okres 60 dni. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert.
Oferent samodzielnie lub na wniosek Zamawiającego może przedłużyć termin związania ofertę.
§13. ZASTRZEŻENIA ZAMAWIAJĄCEGO
Zamawiający informuje, że:
• Oferent ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i przesłaniem Oferty.
Zamawiający w żadnym wypadku nie odpowiada i nie może być pociągnięty do odpowiedzialności z tytułu tych kosztów, niezależnie od przebiegu czy wyniku postępowania,
• zastrzega sobie możliwość dokonania zmian lub odwołania warunków zawartych w niniejszym Zapytaniu Ofertowym przed terminem składania ofert. W przypadku wprowadzenia zmian Zamawiający przekaże informację o zmianach wszystkim Oferentom zaproszonym do udziału w Postępowaniu Zakupowym. Każda zmiana staje sią wiążąca od chwili przekazania informacji o jej dokonaniu,
• zastrzega sobie prawo do unieważnienia Postępowania Zakupowego na każdym jego etapie (w tym również po wyborze oferty) bez podania przyczyny;
• zastrzega sobie możliwość odstąpienia od przeprowadzenia II etapu postępowania zakupowego i zakwalifikowania oferty wstępnej złożonej w I etapie postępowania zakupowego jako oferty ostatecznej,
• zastrzega sobie prawo do wezwania Oferenta do uzupełnienia lub wyjaśnienia wymaganych dokumentów (uzupełnienie nie dotyczy oferty), w przypadku gdy są niekompletne, zawierają błędy lub budzą wskazane przez Zamawiającego wątpliwości,
• zastrzega sobie prawo do wezwania Oferenta do wyjaśnień dotyczących treści złożonej oferty podczas etapu badania i oceny oferty,
10
• zastrzega sobie prawo do odrzucenia oferty, która zawiera rażąco niską cenę w stosunku do ceny oszacowanej dla realizacji Przedmiotu Zamówienia,
• zastrzega sobie prawo do odrzucenia oferty, która zawiera rażąco wysoką cenę w stosunku do ceny oszacowanej dla realizacji Przedmiotu Zamówienia,
• zastrzega sobie prawo do odrzucenia oferty, której przyjęcie naruszałoby istotny interes bezpieczeństwa Zamawiającego,
• zastrzega sobie prawo do odrzucenia oferty (zarówno wstępnej, jak i ostatecznej), jeżeli jest ona niezgodna z przepisami prawa lub nie odpowiada treści Zapytania Ofertowego, lub została złożona po upływie terminu na składanie ofert,
• Oferent może złożyć wyłączenie jedną ofertę, złożenie więcej niż jednej oferty spowoduje odrzucenie wszystkich ofert złożonych przez Oferenta,
• jeżeli Oferent zamierza korzystać z podwykonawców, zobowiązany jest do wskazania w Formularzu Oferty merytorycznej listy podwykonawców oraz zakresu prac podzlecanych,
• Oferent odpowiada za działania i zaniechania swoich podwykonawców w takim samym zakresie jak za własne działania i zaniechania,
• w przypadku składania przez Oferenta wraz z ofertą informacji/dokumentów stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa, Oferent zobowiązany jest złożyć wraz z ofertą wyjaśnienia dotyczące tajemnicy przedsiębiorstwa,
• Oferentom nie przysługują żadne roszczenia z tytułu zamknięcia postępowania na każdym jego etapie bez podania przyczyny,
• zastrzega sobie prawo do przyjęcia całości lub części oferty,
• zastrzega sobie prawo, że po złożeniu ofert nastąpi ich ocena według ustalonych kryteriów Zamawiającego oraz wybranie Oferenta lub Oferentów, z którymi będą prowadzone dalsze negocjacje,
• wybór Oferenta/ów do dalszych negocjacji nie stanowi przyjęcia oferty ani rozstrzygnięcia postępowania w rozumieniu Kodeksu Cywilnego,
• niniejsze Zapytanie Ofertowe nie stanowi oferty w rozumieniu Kodeksu cywilnego, w wyniku której dochodzi do wyboru Oferenta,
• w zakresie nieuregulowanym w Zapytaniu Ofertowym stosuje się przepisy Kodeksu cywilnego, za wyłączeniem art. 661 § 1-3 KC w przypadku ofert przesyłanych za pośrednictwem poczty elektronicznej,
• wszelkie informacje przedstawione w niniejszym dokumencie przeznaczone są wyłącznie do celów przygotowania oferty i w żadnym wypadku nie powinny być wykorzystywane w inny sposób,
• złożenie oferty wiąże się z akceptacją wszystkich załączników, które zostały ujęte w Zapytaniu Ofertowym,
• w przypadku uwag i pytań do treści Zapytania Ofertowego i jego załączników, a w szczególności do treści projektu Umowy, Oferent jest zobligowany do zadania wszelkich zapytań na Platformie Zakupowej w terminie wyznaczonym w Zapytaniu Ofertowym,
• umowa na wykonanie Przedmiotu Zamówienia zostanie zawarta z wybranym Oferentem pod warunkiem uzyskania przez Zamawiającego wszelkich zgód korporacyjnych stosownych organów,
• przed zawarciem umowy z wybranym Oferentem, który w drodze procesu wyboru kontrahenta zostanie wybrany przez Zarząd LOTOS Kolej, zostanie on poddany weryfikacji przez Grupę LOTOS S.A. na podstawie procedury nr GLS.74.07.00.00.
W przypadku pozytywnej weryfikacji i spełnienia wszystkich wymagań zgodnie z wyżej przytoczoną procedurą, Zamawiający podpisze umowę z wybranym Oferentem,
• Zamawiający nie przewiduje możliwości udzielenia zaliczki na poczet realizacji Przedmiotu Zamówienia.
§14. POZOSTAŁE POSTANOWIENIA ORAZ KLAUZULE
1. Złożenie oferty wstępnej w Postępowaniu Zakupowym jest jednoznaczne z akceptacją treści wzoru Umowy, stanowiącego Załącznik nr 2 do Zapytania Ofertowego. Oferent ma możliwość podjęcia negocjacji zapisów Umowy jedynie w trakcie realizacji II etapu postępowania, do którego Oferent zostanie zakwalifikowany.
2. W drodze Postępowania Zakupowego zostanie wyłoniony Oferent bądź Oferenci, który/- rzy zaproponuje/-ją najkorzystniejsze warunki. Z Oferentem/Oferentami zostanie podpisana umowa pod warunkiem uzyskania przez Zamawiającego (w zależności od przedmiotu i wartości umowy) wymaganych zgód korporacyjnych wskazanych w Akcie Zawiązania Spółki z Ograniczoną Odpowiedzialnością.
3. Zamawiający ma prawo do wyłonienia kilku Oferentów, z którymi zostanie podpisana Umowa w ramach niniejszego Postępowania Zakupowego.
4. O wyborze najkorzystniejszych ofert Zamawiający niezwłocznie zawiadomi wszystkich Oferentów, którzy złożyli oferty nie podlegające odrzuceniu, wskazując nazwę firm, której ofertę wybrano.
5. W przypadku, gdy Oferent, którego oferta została wybrana uchyla się od zawarcia umowy, Zamawiającemu przysługuje prawo wyboru oferty najkorzystniejszej spośród pozostałych ofert bez przeprowadzania ich ponownej oceny, chyba, że Postępowanie Zakupowe zostanie unieważnione.
6. Ocena ofert dokonywana będzie przez Komisję powołaną przez Zamawiającego. Prace komisji przebiegać będą według zasad określonych w procedurze nr KOL.74.01.00.00 wyd.
8 z dnia 11.01.2021 r. dotyczącej zakupu towarów i usług, dostępnej w siedzibie LOTOS Kolej u Szefa Biura Zakupów i Magazynów w Gdańsku przy ul. Michałki 25.
7. Zamawiający dba o poszanowanie praw człowieka w ramach całego łańcucha wartości prezentowanych w prowadzonej działalności gospodarczej. W duchu społecznej odpowiedzialności za całość życia zbiorowego oraz w trosce o wspólne dobro Spółka podejmuje działania związane z dbałością o przestrzeganie praw i przepisów w prowadzonej działalności, w tym międzynarodowych zasad uwzględniających koncepcję Społecznej Odpowiedzialności Biznesu (CSR). Spółka podejmuje działania związane z kształtowaniem właściwych relacji gospodarczych oraz społecznych.
8. Zamawiający oświadcza, że przestrzega obowiązujących przepisów prawa dotyczących szeroko rozumianej ochrony środowiska, w szczególności, w zakresie uzyskania niezbędnych zezwoleń, dokonania zgłoszeń i składania informacji oraz respektowania ograniczeń korzystania ze środowiska, w tym, w szczególności wynikających z należytej gospodarki odpadami. Ponadto Zamawiający oświadcza, że działa w sposób zrównoważony i podejmuje działania ograniczające negatywny wpływ własnej działalności na środowisko naturalne.
9. Zamawiający oświadcza, iż zobowiązuje się zachować najwyższą staranność w zakresie wymaganym dla prowadzonej działalności gospodarczej oraz podejmować działania zmierzające do unikania konfliktu interesów.
10. Z treścią Kodeksu etyki Grupy Kapitałowej LOTOS można się zapoznać na stronie www.odpowiedzialny.lotos.pl.
11. Zgodnie z art. 13 i 14 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych zwane dalej „RODO”), Zamawiający informuje, iż:
12
a) administratorem danych osobowych przekazywanych przez Oferentów w niniejszym postępowaniu jest Zamawiający, tj. LOTOS Kolej sp. z o.o. z siedzibą przy ul. Michałki 25, 80-716 Gdańsk,
b) u Zamawiającego został wyznaczony Inspektor ochrony danych, z którym można się skontaktować poprzez e-mail iod@lotoskolej.pl lub pisemnie na adres LOTOS Kolej sp.
z o.o. ul. Michałki 25, 80-716 Gdańsk z dopiskiem „Inspektor ochrony danych”,
c) zebrane dane osobowe będą przetwarzane w celu prowadzenia Postępowania Zakupowego oraz ewentualnych dalszych działań zmierzających do zawarcia umowy, jak też w zakresie nazwy firmy podmiotu, który wygrał wyżej wymienione postępowanie, d) podstawą prawną przetwarzania przez Zamawiającego danych osobowych w celach
wskazanych powyżej jest:
• podjęcie działań w celu zawarcia i wykonywania umowy w przypadku wyboru oferty, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. b RODO,
• podjęcie działań związanych z Postepowaniem Zakupowym o udzielenie zamówienia zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. c RODO wynikających m.in. z przepisów kodeksu cywilnego,
• prawnie uzasadniony interes Zamawiającego, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f RODO związany z transparentnością działań w Postępowaniu Zakupowym jak też ewentualnym dochodzeniem lub odpieraniem roszczeń związanych z tym procesem, e) dane osobowe mogą być udostępnione spółkom Grupy Kapitałowej LOTOS. Ponadto,
dane mogą być przekazywane podmiotom przetwarzającym dane osobowe na zlecenie Zamawiającego, w tym m.in. obsługującym systemy informatyczne wykorzystywane na potrzeby realizacji Postępowania Zakupowego, przy czym takie podmioty przetwarzają dane na podstawie umowy z Zamawiającym i wyłącznie zgodnie z jej poleceniami. Dane mogą być także udostępniane podmiotom uprawnionym na podstawie prawa,
f) dane przetwarzane będą przez czas trwania Postępowania Zakupowego związanego z wyborem oferty, a po jego zakończeniu przez czas obowiązywania ewentualnej umowy oraz prawnej możliwości dochodzenia roszczeń z jej tytułu lub roszczeń związanych z Postępowaniem Zakupowym,
g) Oferent ma prawo dostępu do treści swoich danych oraz prawo ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania. W zakresie, w jakim podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest przesłanka prawnie uzasadnionego interesu Zamawiającego, przysługuje Oferentowi prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania tych danych,
h) przysługuje również Oferentowi prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w przypadku uznania, iż przetwarzanie danych osobowych przez Zamawiającego narusza przepisy o ochronie danych osobowych,
i) podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednakże odmowa ich podania może skutkować odrzuceniem oferty z przyczyn formalnych i brakiem możliwości wzięcia udziału w Postępowaniu Zakupowym,
j) dane osobowe nie będą profilowane i nie będą służyły zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji.
§15. WYKAZ ZAŁĄCZNIKÓW DO ZAPYTANIA OFERTOWEGO
Załącznik nr 1 – Wzór Formularza Ofertowego, Załącznik nr 2 – Wzór Umowy,
