ROZLICZENIA ROCZNE JEDNOSTEK

(1)

ROZLICZENIA ROCZNE JEDNOSTEK

INSTRUKCJA DO SPEŁNIENIA WYMOGÓW PRAWIDŁOWEGO ROZLICZENIA ROCZNEGO JEDNOSTKI

Uwaga! Wszędzie gdzie jest mowa o komendancie jednostki mamy na myśli także opiekuna drużyny ustanowionego dla komendanta nie będącego instruktorem. Wszędzie gdzie jest mowa o kwatermistrzu jednostki mamy na myśli także inną osobę funkcyjną jednostki w przypadku gdy

(2)

Spis treści

I. Książka Finansowa 3

1. Zebranie wszystkich gotówkowych dowodów księgowych jednostki (wpływy, wydatki); 3 2. Potwierdzenie przez komendanta i kwatermistrza jednostki sprawdzenia pod względem merytorycznym, formalnym i

rachunkowym na każdym dowodzie księgowym; 3

3. Opisanie merytoryczne wydatku na każdym dowodzie księgowym; 4

4. Przybicie pieczęci jednostki na każdym dowodzie księgowym; 4

5. Wpisanie do książki finansowej w ziher wszystkich gotówkowych dowodów księgowych jednostki (wpływy, wydatki); 4 6. Wydrukowanie i podpisanie przez komendanta i kwatermistrza jednostki książki finansowej za 2020 rok z zihera. 4

II. Książka Bankowa 5

1. Wydruk wyciągów bankowych z całego roku dla konta jednostki; 5

2. Zebranie wszystkich przelewowych dowodów księgowych jednostki (wpływy, wydatki); 5 3. Potwierdzenie przez komendanta i kwatermistrza jednostki sprawdzenia pod względem merytorycznym, formalnym i

rachunkowym na każdym dowodzie księgowym; 5

4. Opisanie merytoryczne wydatku na każdym dowodzie księgowym; 6

5. Przybicie pieczęci jednostki na każdym dowodzie księgowym; 6

6. Wpisanie do książki finansowej w ziher wszystkich bezgotówkowych dowodów księgowych jednostki (wpływy, wydatki);6 7. Wydrukowanie i podpisanie przez komendanta i kwatermistrza jednostki książki bankowej za 2020 rok z zihera. 6

III. Książka inwentarzowa 7

1. Zebranie wszystkich dokumentów jednostki dotyczących posiadanego majątku/inwentarza (przychody, rozchody); 7 2. Wpisanie do książki inwentarzowej w ziher wszystkich przychodów i rozchodów majątku w 2020 roku; 7 3. Wydrukowanie i podpisanie przez komendanta i kwatermistrza jednostki książki inwentarzowej za 2020 rok z zihera. 7

IV. Rozliczenie 8

8 8 8 8 8 8 9 1. Wpięcie w skoroszyt spisu z natury wraz z książką inwentarzową za 2020 rok;

2. Wpięcie w skoroszyt Książki finansowej za 2020 rok wraz z dowodami księgowymi;

3. Wpięcie w skoroszyt Książki bankowej za 2020 rok wraz z dowodami księgowymi;

4. Wpięcie w skoroszyt wydrukowanego z zihera i podpisanego przez komendanta i kwatermistrza jednostki Raportu finansowego za 2020 rok;

5. Stawienie się na jeden z dyżurów Zarządu Okręgu przez komendanta lub kwatermistrza jednostki w celu przekazania kompletnej dokumentacji jednostki za rok 2020

6. Przedstawienie podczas wizyty na dyżurze Zarządu Okręgu posiadanych według stanu książki finansowej jednostki na dzień31.12.2020 środków finansowych w gotówce w celu dokonania ich inwentaryzacji;

7. Przedstawienie podczas wizyty na dyżurze Zarządu Okręgu listy potwierdzeń opłacenia przez jednostkę wymaganych składek członkowskich za rok 2020

8. Potwierdzenie przez komendanta jednostki rocznej obiegówki jednostki wydawanej przez Zarząd Okręgu w momencie

składania rozliczenia. 9

(3)

I. Książka Finansowa

1. Zebranie wszystkich gotówkowych dowodów księgowych jednostki (wpływy, wydatki);

Wszystkie dokumenty księgowe dokumentujące gotówkowy obrót finansowy w jednostce – zarówno wpływy jak i wydatki – muszą być zapisane w książce finansowej jednostki. Po wszelkich weryfikacjach dokumentów i ujęciu ich w internetowej wersji książki finansowej każdy dowód oznaczamy liczbą odpowiadająca numerowi pozycji z internetowej książki finansowej (kolejną od najstarszych do najświeższych) umieszczając ją na czerwono w prawym górnym rogu tego dokumentu. Dokumenty dziurkujemy i wpinamy do skoroszytu w kolejności wskazanej przez numerację z książki finansowej w sposób narastający (najmniejszy numer na spodzie a największy na wierzchu). Każdy dokument gotówkowy powinien posiadać w swej treści adnotację o tym, że zapłata została dokonana w gotówce. Jeśli tego nie posiada to uważany będzie za opłacony tylko wraz z dodatkowym potwierdzeniem opłaty za niego w formie gotówkowej (KP sprzedawcy, potwierdzenie pobrania pocztowego/kurierskiego, potwierdzenie płatności w kasie pocztowej/bankowej). Dopuszczalnymi formami dokumentów źródłowych w obrocie gotówkowym są:

Wpływy gotówkowe – dokument KP, dokument KW, oświadczenie o przychodzie z akcji zarobkowej, potwierdzenie wypłaty z konta jednostki

Wydatki gotówkowe – faktura, rachunek, bilet, polisa

Wydatki gotówkowe wewnątrzorganizacyjne – delegacja, dokument KP, dokument KW, potwierdzenie wpłaty na konto jednostki

2. Potwierdzenie przez komendanta i kwatermistrza jednostki sprawdzenia pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym na każdym dowodzie księgowym;

Każdy dokument źródłowy powinien zostać sprawdzony przez komendanta i kwatermistrza jednostki na poprawność pod względem:

- merytorycznym – to znaczy czy treść na nim wpisana jest zgodna z rzeczywistym zdarzeniem i czy wydatek ten jest uzasadniony w świetle potrzeb jednostki;

- formalnym – czy prawidłowe są dane sprzedającego/kupującego, data, sposób zapłaty;

- rachunkowym – czy wyliczenia zawarte na tym dokumencie nie zawierają błędów (dotyczy głównie dokumentów wypisanych ręcznie).

Potwierdzenie powyższego następuje poprzez podpis komendanta i kwatermistrza jednostki pod sformułowaniem „Sprawdzono pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym”. W związku z dużą powtarzalnością tej czynności zaleca się wyrobienie i przystawianie pieczątki z tymże tekstem.

W przypadku stwierdzenia braku zasadności merytorycznej dokumentu nie może on stanowić podstawy do rozliczenia i nie można go umieszczać w dokumentacji finansowej jednostki.

(4)

wystawiona. Pozostałe dwie kopie przekazujemy wystawcy tego dokumentu głównego, który zawierał błędy.

Sprzedawca jedną z nich zostawia sobie a drugą po podpisaniu odsyła nam. Wtedy tę podpisaną kopię podpinamy pod oryginalny dokument (fakturę) usuwając spod niej jednocześnie tę wcześniejszą kopię bez podpisu sprzedawcy.

3. Opisanie merytoryczne wydatku na każdym dowodzie księgowym;

Każdy dokument potwierdzający wydatek powinien posiadać na odwrotnej stronie adnotację o merytorycznym uzasadnieniu poniesienia danego kosztu. Adnotacja ta zazwyczaj ma postać sformułowania

„Materiał wykorzystano do celów programowych podczas np. biwaku” czy „Usługa wykonana na potrzeby odnowienia harcówki” itp. Pod tą deklaracją podpisują się komendant i kwatermistrz jednostki.

4. Przybicie pieczęci jednostki na każdym dowodzie księgowym;

Każdy dokument potwierdzający wydatek powinien posiadać na odwrotnej stronie przybitą pieczęć jednostki, która jednoznacznie kwalifikuje dany koszt pod rozliczenie konkretnej jednostki – drużyny, szczepu, hufca.

5. Wpisanie do książki finansowej w ziher wszystkich gotówkowych dowodów księgowych jednostki (wpływy, wydatki);

W zakładce ZIHER / Książka finansowa należy wpisywać wszystkie operacje finansowe jednostki dokonane gotówkowo. Przy wpisywaniu każdej pozycji należy rodzaj wpływu lub wydatku zakwalifikować do określonej kolumny rodzajowej. Bezwzględną podstawę wpisu dokumentu finansowego do książki finansowej stanowi jej prawidłowość pod względem merytorycznym. Dodatkowo każdy dokument powinien być prawidłowy pod względem formalnym i rachunkowym lub jako załącznik posiadać notę korygującą ewentualne nieprawidłowości.

Każda jednostka posiada swoje konto w internetowej aplikacji rozliczeniowej ZIHER (http://ziher.zhr.pl) a dostęp do niego powinien posiadać jej komendant. W razie zagubienia hasła dostępowego można je odzyskać podczas próby logowania w oparciu o adres email podany podczas rejestracji konta. W przypadku zmiany adresu email konieczne jest skontaktowanie się z przewodniczącym Zarządu Okręgu (piotr.malewski@zhr.pl) w celu odnotowania zmian i wygenerowania nowego hasła.

6. Wydrukowanie i podpisanie przez komendanta i kwatermistrza jednostki książki finansowej za 2020 rok z zihera.

Po zweryfikowaniu i wpisaniu wszystkich gotówkowych dokumentów finansowych do książki finansowej w internetowej aplikacji rozliczeniowej należy dokonać jej wydruku. Wydruk robimy nawet wtedy gdy nie było w ciągu roku żadnej gotówkowej operacji finansowej w jednostce. Dokonujemy tego poprzez przycisk „Drukuj”

umieszczony w lewym górnym rogu zakładki ZIHER / książka finansowa. W ten sposób wygeneruje się plik PDF, który należy wydrukować. Pod wydrukiem, w celu potwierdzenia jego zgodności ze stanem faktycznym, powinien podpisać się komendant i kwatermistrz jednostki. Potwierdzony wydruk dziurkujemy i wpinamy do skoroszytu na wierzchu książki finansowej za 2020 rok.

(5)

II. Książka Bankowa

1. Wydruk wyciągów bankowych z całego roku dla konta jednostki;

Wyciągi z konta bankowego jednostki z całego roku stanowią podstawę rozliczenia książki bankowej, są również potwierdzeniem każdej operacji dokonanej na koncie, która powinna mieć swoje odniesienie w konkretnych zapisach w książce bankowej.

2. Zebranie wszystkich przelewowych dowodów księgowych jednostki (wpływy, wydatki);

Wszystkie dokumenty księgowe dokumentujące bezgotówkowy obrót finansowy w jednostce – zarówno wpływy jak i wydatki – muszą być zapisane w książce bankowej jednostki. Po wszelkich weryfikacjach dokumentów i ujęciu ich w internetowej wersji książki bankowej każdy taki dowód oznaczamy liczbą odpowiadająca numerowi pozycji z internetowej książki bankowej umieszczając ją na czerwono w prawym górnym rogu tego dokumentu. Dokumenty dziurkujemy i wpinamy do skoroszytu w kolejności wskazanej przez numerację z książki bankowej w sposób narastający (najmniejszy numer na spodzie a największy na wierzchu).

Każdy dokument bezgotówkowy powinien posiadać w swej treści adnotację o tym, że cała kwota została już uiszczona. Jeśli tego nie posiada to uważany będzie za opłacony tylko wraz z dodatkowym potwierdzeniem opłaty za niego w formie przelewowej (potwierdzenie przelewu z konta jednostki). Dopuszczalnymi formami dokumentów źródłowych w obrocie bezgotówkowym są:

Wpływy bezgotówkowe – potwierdzenie przelewu na konto jednostki, wyciąg z konta jednostki;

Wydatki bezgotówkowe – faktura, rachunek, bilet, polisa;

Wydatki bezgotówkowe wewnątrzorganizacyjne – delegacja, potwierdzenie przelewu z konta jednostki, wyciąg z konta jednostki.

3. Potwierdzenie przez komendanta i kwatermistrza jednostki sprawdzenia pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym na każdym dowodzie księgowym;

Każdy dokument źródłowy powinien zostać sprawdzony przez komendanta i kwatermistrza jednostki na poprawność pod względem:

- merytorycznym – to znaczy czy treść na nim wpisana jest zgodna z rzeczywistym zdarzeniem i czy wydatek ten jest uzasadniony w świetle potrzeb jednostki;

- formalnym – czy prawidłowe są dane sprzedającego/kupującego, data, sposób zapłaty;

- rachunkowym – czy wyliczenia zawarte na tym dokumencie nie zawierają błędów (dotyczy głównie dokumentów wypisanych ręcznie).

Potwierdzenie powyższego następuje poprzez podpis komendanta i kwatermistrza jednostki pod sformułowaniem „Sprawdzono pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym”. W związku z dużą

(6)

W przypadku ujawnienia błędów na dokumencie w zakresie formalnym lub rachunkowym należy podjąć próbę jego poprawienia przez wystawcę a jeśli to nie jest możliwe to należy sporządzić do niego notę korygującą. W nocie oznaczamy błędne zapisy z faktury oraz ich poprawne brzmienie a sam dokument sporządzamy w trzech kopiach. Jedną kopię podłączamy pod oryginalną fakturę tak by wiedzieć, że nota do niej została już wystawiona. Pozostałe dwie kopie przekazujemy wystawcy tego dokumentu głównego, który zawierał błędy.

Sprzedawca jedną z nich zostawia sobie a drugą po podpisaniu odsyła nam. Wtedy tę podpisaną kopię podpinamy pod oryginalny dokument (fakturę) usuwając spod niej jednocześnie tę wcześniejszą kopię bez podpisu sprzedawcy.

4. Opisanie merytoryczne wydatku na każdym dowodzie księgowym;

Każdy dokument potwierdzający wydatek powinien posiadać na odwrotnej stronie adnotację o merytorycznym uzasadnieniu poniesienia danego kosztu. Adnotacja ta zazwyczaj ma postać sformułowania

„Materiał wykorzystano do celów programowych podczas np. biwaku” czy „Usługa wykonana na potrzeby odnowienia harcówki” itp. Pod tą deklaracją podpisują się komendant i kwatermistrz jednostki.

5. Przybicie pieczęci jednostki na każdym dowodzie księgowym;

Każdy dokument potwierdzający wydatek powinien posiadać na odwrotnej stronie przybitą pieczęć jednostki, która jednoznacznie kwalifikuje dany koszt pod rozliczenie konkretnej jednostki.

6. Wpisanie do książki finansowej w ziher wszystkich bezgotówkowych dowodów księgowych jednostki (wpływy, wydatki);

W zakładce ZIHER / Książka bankowa należy wpisywać wszystkie operacje finansowe jednostki dokonane bezgotówkowo. Przy wpisywaniu każdej pozycji należy rodzaj wpływu lub wydatku zakwalifikować do określonej kolumny rodzajowej. Bezwzględną podstawę wpisu dokumentu finansowego do książki bankowej stanowi jego prawidłowość pod względem merytorycznym. Dodatkowo każdy dokument powinien być prawidłowy pod względem formalnym i rachunkowym lub jako załącznik posiadać notę korygującą.

7. Wydrukowanie i podpisanie przez komendanta i kwatermistrza jednostki książki bankowej za 2020 rok z zihera.

Po zweryfikowaniu i wpisaniu wszystkich bezgotówkowych dokumentów finansowych do książki bankowej w internetowej aplikacji rozliczeniowej należy dokonać jej wydruku. Wydruk robimy nawet wtedy gdy nie było w ciągu roku żadnej bezgotówkowej operacji finansowej w jednostce. Dokonujemy tego poprzez przycisk

„Drukuj” umieszczony w lewym górnym rogu zakładki ZIHER / książka bankowa. W ten sposób wygeneruje się plik PDF, który należy wydrukować. Pod wydrukiem, w celu potwierdzenia jego zgodności ze stanem faktycznym, powinien podpisać się komendant i kwatermistrz jednostki. Potwierdzony wydruk dziurkujemy i wpinamy do skoroszytu na wierzchu książki bankowej za 2020 rok.

(7)

III. Książka inwentarzowa

1. Zebranie wszystkich dokumentów jednostki dotyczących posiadanego majątku/inwentarza (przychody, rozchody);

Na majątek jednostki podlegający ewidencji składają się: środki trwałe (przedmioty o wartości jednostkowej powyżej 3500zł), przedmioty o okresie zużycie dłuższym niż 12 miesięcy oraz noclegowy sprzęt obozowy np.

materace, kanadyjki, namioty (każdy taki sprzęt bez minimalnej wartości). Wszystkie dokumenty dotyczące przychodów lub rozchodów takiego majątku w jednostce, w tym ewentualny spis z natury składników majątku jednostki, muszą być ujawnione jako kopie w rocznej książce inwentarzowej jednostki. Dokumenty dziurkujemy i wpinamy do skoroszytu w kolejności chronologicznej (najstarszy dokument na spodzie a najświeższy na wierzchu).

W przypadku przychodu dokumentem zazwyczaj jest dokument przyjęcia na stan wraz z kopią faktury lub sama kopia faktury zakupowej ale może też zdarzyć się protokół przekazania między jednostkami, umowa darowizny, umowa barterowa itp. W przypadku rozchodu najczęściej spotyka się protokół kasacji, protokół kradzieży, fakturę sprzedaży, protokół przekazania między jednostkami. Dla poświadczenia rzetelności w/w dokumentów powinny one być potwierdzone przez podpisy dwóch osób – komendanta i kwatermistrza jednostki.

2. Wpisanie do książki inwentarzowej w ziher wszystkich przychodów i rozchodów majątku w 2020 roku;

W zakładce ZIHER / książka inwentarzowa należy wpisywać wszystkie operacje związane z majątkiem jednostki (przychody i rozchody). Kopie dokumentów źródłowych (faktury, protokoły kasacji, przekazania itd.) znajdują się w skoroszycie rocznej książki inwentarzowej.

3. Wydrukowanie i podpisanie przez komendanta i kwatermistrza jednostki książki inwentarzowej za 2020 rok z zihera.

Po zweryfikowaniu i wpisaniu wszystkich dokumentów dotyczących majątku jednostki do książki inwentarzowej w internetowej aplikacji rozliczeniowej należy dokonać jej wydruku. Wydruk robimy nawet wtedy gdy nie było w ciągu roku żadnej operacji związanej z majątkiem jednostki. Dokonujemy tego poprzez przycisk „Drukuj” umieszczony w lewym górnym rogu zakładki ZIHER / książka inwentarzowa. W ten sposób wygeneruje się plik PDF, który należy wydrukować. Pod wydrukiem, w celu potwierdzenia jego zgodności ze stanem faktycznym, powinien podpisać się komendant i kwatermistrz jednostki. Potwierdzony wydruk dziurkujemy i wpinamy do skoroszytu na wierzchu książki inwentarzowej za 2020 rok.

(8)

IV. Rozliczenie

1. Wpięcie w skoroszyt spisu z natury wraz z książką inwentarzową za 2020 rok;

2. Wpięcie w skoroszyt Książki finansowej za 2020 rok wraz z dowodami księgowymi;

3. Wpięcie w skoroszyt Książki bankowej za 2020 rok wraz z dowodami księgowymi;

Zebraną dokumentację wpinamy po kolei (najpierw spis, następnie książka finansowa itd.) do segregatora / skoroszytu / wąsów zgodnie z opisanymi we wcześniejszych częściach zasadami. Każdą kolejną książkę wyraźnie oddzielamy od pozostałych części dokumentacji, co czyni całość przejrzystą i wygodną do sprawdzenia.

4. Wpięcie w skoroszyt wydrukowanego z zihera i podpisanego przez komendanta i kwatermistrza jednostki Raportu finansowego za 2020 rok;

Po dokonaniu wszystkich wpisów w internetowej aplikacji rozliczeniowej należy dokonać wydruku Raportu finansowego. Wydruk robimy nawet wtedy gdy nie było w ciągu roku żadnych operacji finansowych w jednostce. Dokonujemy tego poprzez przycisk „Drukuj” umieszczony w prawym górnym rogu zakładki ZIHER / Sprawozdanie finansowe. W ten sposób wygeneruje się plik PDF, który należy wydrukować. Pod wydrukiem, w celu potwierdzenia jego zgodności ze stanem faktycznym, powinien podpisać się komendant i kwatermistrz jednostki. Potwierdzony wydruk dziurkujemy i umieszczamy na wierzchu kompletu dokumentacji rocznej przekazywanej do rozliczenia w Zarządzie Okręgu.

5. Stawienie się na jeden z dyżurów Zarządu Okręgu przez komendanta lub kwatermistrza jednostki w celu przekazania kompletnej dokumentacji jednostki za rok 2020

Każda jednostka musi przekazać swoją roczną dokumentację finansową bezpośrednio na dyżurze Zarządu Okręgu. Osobą uprawnioną do przekazania dokumentacji w imieniu jednostki jest jej komendant lub kwatermistrz. Podczas przyjęcia dokumentacji osoby odpowiedzialne z ramienia Zarządu Okręgu zweryfikują ją wstępnie w celu określenia jej kompletności i prawidłowości. Dla sprawności obsługi oraz ze względu na ograniczone możliwości czasowe Zarządu Okręgu dla każdej jednostki rezerwuje się wstępnie 15 minut na złożenie dokumentacji.

W związku z powyższym prosimy o maksymalnie kompletne przygotowanie rozliczeń tak by móc zmieścić się w tym czasie i nie blokować terminów innym jednostkom. Jeśli jakaś jednostka ma coś do uzupełnienia, poprawienia itp. to proszona jest o zrobienie tego poza „stanowiskiem przyjęcia” a w przypadku konieczności skorzystania z pomocy należy robić to u osób nie obsługujących w danej chwili innych jednostek. Rezerwacji terminów podczas wymienionych poniżej dyżurów można dokonać poprzez wpisanie numeru WLP swojej jednostki w odpowiednim miejscu terminarza.

6. Przedstawienie podczas wizyty na dyżurze Zarządu Okręgu posiadanych według stanu książki finansowej jednostki na dzień 31.12.2020 środków finansowych w gotówce w celu dokonania ich inwentaryzacji;

Podczas składania dokumentacji jednostki należy okazać osobom odpowiedzialnym z ramienia Zarządu Okręgu zasobu gotówkowego jednostki (kasa) według stanu na 31.12.2020 w celu dokonania jego inwentaryzacji. Stan gotówki w kasie jednostki na dzień 31.12.2020 musi być zgodny z saldem końcowym za rok 2020 w okazanej książce finansowej jednostki. Dla uproszczenia procedury zaleca się każdej jednostce wpłacenie wszystkich

(9)

posiadanych środków gotówkowych na konto jednostki przed 31.12.2020. Wyeliminuje to konieczność liczenia pieniędzy.

7. Przedstawienie podczas wizyty na dyżurze Zarządu Okręgu listy potwierdzeń opłacenia przez jednostkę wymaganych składek członkowskich za rok 2020

Aby zamknąć rok z wynikiem pozytywnym każda jednostka musi mieć opłacone w całości wymagane składki członkowskie za rok 2020. Każda jednostka powinna przygotować listę potwierdzeń (z dowodów zawartych w rozliczeniu rocznym) opłacenia składek członkowskich swojej jednostki za rok 2020. Lista powinna być oznaczona nazwą oraz numerem WLP jednostki.

Na liście tej, dla podsumowania każdego kwartału, roku muszą znaleźć się następujące dane: numer kwartału, kwota wpłacona, data wpłaty, sposób dokonania wpłaty (przelew bankowy, przekaz pocztowy) oraz status jednostki w danym kwartale (regulaminowa czy próbna). Pod całym zestawieniem powinna znaleźć się sumaryczna wysokość wpłaconej kwoty za cały rok 2020. W/w listę potwierdzeń należy okazać osobom odpowiedzialnym z ramienia Zarządu Okręgu podczas składania rocznej dokumentacji jednostki.

8. Potwierdzenie przez komendanta jednostki rocznej obiegówki jednostki wydawanej przez Zarząd Okręgu w momencie składania rozliczenia.

Po przyjęciu i sprawdzeniu złożonej przez jednostkę rocznej dokumentacji Zarząd Okręgu wystawi dla każdej jednostki dokument potwierdzający stan rozliczeń za rok 2020. Dokument ten, posiadający formę

„obiegówki”, będzie dla obu stron (jednostki oraz Zarządu Okręgu) potwierdzeniem stanu rozliczenia jednostki z Zarządem Okręgu za rok 2020 w zakresie poziomu wypełnienia wymagań organizacyjno- finansowych nałożonych na tą jednostkę.

Dokument ten po podpisaniu przez obie strony (komendant jednostki i uprawniony przedstawiciel Zarządu Okręgu) może być wykorzystywany przez obie strony jako dowód w przypadku ewentualnych mogących wystąpić w latach następnych niejasności wynikających z braku dostępu do danych źródłowych.