Sygnatura akt: CEZAMAT/PU/21/2014 Warszawa, dn r. Zapytanie ofertowe

(1)

CEZAMAT PW Sp. z o.o.

ul. Polna 50 00-644 Warszawa

tel.: (22) 234 71 57; www.cezama.eu NIP 7010346175 REGON 146180411 Kapitał zakładowy 100 000 zł

Wpisana do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000424841

Sygnatura akt: CEZAMAT/PU/21/2014 Warszawa, dn. 6.08.2014 r.

Zapytanie ofertowe

I. Nazwa i adres Zamawiającego:

CEZAMAT PW Sp. z o.o., ul. Polna 50, 00-644 Warszawa.

II. Nazwa przedmiotu zamówienia:

Świadczenie usługi cateringowej podczas uroczystości podpisania i wmurowania aktu erekcyjnego.

III. Opis przedmiotu zamówienia:

1. Wykonawca zobowiązany jest do świadczenia usługi cateringowej podczas uroczystości podpisania i wmurowania aktu erekcyjnego, organizowanej przez CEZAMAT PW Sp. z o.o.

2. Uroczystość odbędzie się w Warszawie, przy ul. Poleczki 19, na terenie budowy, w dniu 10 września 2014 r. od godz. 10.45, do ok. godz. 12.30.

3. Liczba osób biorących udział w uroczystości min. 60, maks. 100 osób.

4. W ramach bufetu samoobsługowego Wykonawca zapewni co najmniej:

1) napoje gorące: kawa, herbata (łącznie co najmniej 300 ml na osobę), dodatki: mleko, cukier, cytryna;

2) wodę: gazowaną i niegazowaną (łącznie co najmniej 500 ml na osobę);

3) soki: 3 rodzaje soków w butelkach o pojemności 250 ml (smak pomarańczowy, czarna porzeczka, jabłkowy), łącznie 250 ml na osobę;

4) ciastka kruche (co najmniej 80 g na osobę);

5) kanapki dekoracyjne (4 sztuki na osobę – łącznie co najmniej 240 g), do wyboru z łososiem, serami twardymi, indykiem wędzonym, szynką, pepperoni itp., podane na pieczywie jasnym (jeden rodzaj) i ciemnym (dwa rodzaje);

6) sałaty i sałatki: co najmniej 3 propozycje (łącznie co najmniej 100 g na osobę);

7) danie główne: co najmniej 4 propozycje łącznie z dwoma dodatkami skrobiowymi (co najmniej 450-500 g na osobę, w tym dodatek mięsny, rybny lub jarski nie mniej niż 150 g);

a) danie główne obejmować będzie potrawy mięsne (dwa rodzaje), rybne (jeden rodzaj), jarskie (jeden rodzaj),

b) jako dodatek skrobiowy należy rozumieć ziemniaki, ryż, kaszę lub makaron;

8) kosz pieczywa mieszanego (bez ograniczeń);

9) deser: co najmniej 100 g na osobę, składający się z co najmniej dwóch rodzajów ciast porcjowanych w ilości 50 g na osobę (typu sernik, szarlotka z wyłączeniem ciast drożdżowych) oraz co najmniej 2 rodzajów deserów podawanych w pucharkach (np. musy) w ilości co najmniej 50 g na osobę.

(2)

5. Wykonawca poda propozycje menu w formularzu stanowiącym Załącznik nr 2 do zapytania ofertowego, na podstawie którego będą wybierane dania. Wykonawca zaproponuje:

1) sałaty i sałatki – co najmniej 10 propozycji do wyboru, 2) danie główne:

- mięsne - co najmniej 8 propozycji do wyboru, - jarskie - co najmniej 5 propozycji do wyboru, - rybne - co najmniej 5 propozycji do wyboru, - ciasta - co najmniej 12 propozycji do wyboru, 3) kanapki - co najmniej 15 propozycji do wyboru.

6. Menu zaoferowane przez Wykonawcę w formularzu Propozycja menu jest wiążące podczas realizacji zamówienia.

7. Wszystkie potrawy muszą być świeżo przygotowane przed uroczystością.

8. Wszystkie potrawy ciepłe powinny zostać podane w naczyniach umożliwiających utrzymanie posiłków w temperaturze, w której zwyczajowo są podawane posiłki ciepłe.

9. Wykonawca odpowiada przed Zamawiającym za jakość podanych potraw i napojów.

10. Wykonawca zobowiązuje się przygotowywać catering zgodnie z powyższymi wymaganiami oraz określonymi w ustawie z dnia 25 sierpnia 2006 r. o bezpieczeństwie żywności i żywienia (Dz. U. z 2010 Nr 136 poz. 914).

11. Wykonawca dostarczy wodę mineralną gazowaną i niegazowaną w butelkach o pojemności 500 ml.

12. Wykonawca powinien zapewnić odpowiednią liczbę naczyń takich, jak filiżanki, łyżki, talerzyki do ciasta, szklanki do wody i soków, jak również sztućce, w tym do deserów.

13. Wykonawca odpowiada przed Zamawiającym za porządek, estetykę i czystość pomieszczenia, w którym będzie podany posiłek.

14. Wykonawca zapewni serwetki i dekorację stołów.

15. Wykonawca zapewni obsługę kelnerską (co najmniej 2 kelnerów) – odpowiednią liczbę osób dbających o bieżące uzupełnianie napojów, dań, sztućców, serwetek oraz sprzątanie pozostawionych naczyń.

16. Wykonawca zapewni niezbędne wyposażenie, w tym wysokie stoły umożliwiające jedzenie w pozycji stojącej, stoły niezbędne do przygotowania i podania posiłku, naczynia, sztućce, obrusy.

17. Wszystkie naczynia, sztućce oraz stoły mają być czyste, estetyczne i nieuszkodzone. Zamawiający nie dopuszcza użycia naczyń ani sztućców plastikowych. Obrusy z tkaniny muszą być czyste bez widocznych plam.

18. Wykonawca ponosi koszty dowozu posiłków i napojów, wyposażenia oraz obsługi kelnerskiej wymaganych przez Zamawiającego.

(3)

19. Wykonawca po zakończeniu uroczystości doprowadzi miejsce świadczenia usługi do stanu sprzed rozpoczęcia jej świadczenia (w szczególności odbierze naczynia i sztućce oraz inne materiały będące własnością Wykonawcy, wykorzystane w trakcie świadczenia usługi).

20. Wykonawca zapewni plastikowe pojemniki na pozostałą po spotkaniu żywność.

21. Zamawiający, ze względu na specyfikę zamówienia, zastrzega sobie prawo do zmniejszenia lub zwiększenia ilości zamawianych posiłków i napojów w ramach świadczonego cateringu, przy niezwiększonej wartości całego zamówienia.

22. Zamawiający określi ostateczną liczbę uczestników nie później niż na 7 dni przed planowanym terminem uroczystości.

23. Zamawiający określi wymaganą liczbę dań jarskich, o których mowa w pkt. 4 OPZ, nie później niż na 7 dni przed planowanym terminem konferencji.

24. Zamawiający informuje, że miejsce świadczenia usługi zlokalizowane jest na placu budowy Laboratorium Centralnego. Wstęp jakichkolwiek osób na teren budowy wymaga uprzedniej akceptacji Generalnego Wykonawcy Laboratorium Centralnego. W związku z powyższym na co najmniej 3 dni przed wykonaniem usługi, Wykonawca zobowiązany jest przedłożyć Zamawiającemu listę osób skierowanych przez Wykonawcę do realizacji usługi.

25. Zamówienie realizowane jest w ramach projektu Centrum Zaawansowanych Materiałów i Technologii, współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka.

IV. Wymagania związane z wykonaniem:

W ramach realizacji przedmiotowego zamówienia do obowiązków Wykonawcy należało będzie:

Sposób realizacji przedmiotowego zamówienia określają istotne postanowienia umowy, zawarte w części V zapytania ofertowego.

V. Istotne postanowienia umowy:

§ 1

Przedmiot umowy

1. Przedmiotem umowy jest świadczenie usługi cateringowej podczas uroczystości podpisania i wmurowania aktu erekcyjnego, zwanym dalej cateringiem.

2. Wykonawca zobowiązuje się zrealizować przedmiot umowy zgodnie z opisem przedmiotu zamówienia, stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszej umowy.

3. Wykonawca oświadcza, że przed złożeniem oferty Zamawiającemu zapoznał się ze wszystkimi warunkami, które są niezbędne do wykonania przez niego niniejszej umowy, bez konieczności ponoszenia przez Zamawiającego jakichkolwiek dodatkowych kosztów.

(4)

§ 2

Termin i miejsce realizacji umowy

1. Wykonawca zobowiązuje się wykonywać zamówienie w dniu 10 września 2014 r..

2. Wykonawca zobowiązany jest do realizacji przedmiotu zamówienia w Warszawie, przy ul. Poleczki 19.

§ 3

Warunki i zasady realizacji przedmiotu umowy 1. Wykonawca zobowiązuje się wykonywać przedmiot umowy z należytą starannością.

2. Wykonawca zobowiązuje się przygotowywać catering zgodnie z wymogami określonymi w opisie przedmiotu zamówią, stanowiącym załącznik nr 1 do umowy oraz w ustawie z dnia 25 sierpnia 2006 r.

o bezpieczeństwie żywności i żywienia (Dz. U. z 2010 Nr 136 poz. 914).

3. Wykonawca odpowiada przed Zamawiającym za jakość podanych przekąsek i dań.

4. Wykonawca w ramach realizacji umowy dostarczy niezbędne wyposażenie, w tym niezbędne naczynia i sztućce. Wyklucza się naczynia i sztućce jednorazowego użytku.

5. Wszystkie naczynia oraz sztućce muszą być czyste, estetyczne i nieuszkodzone.

6. Zamawiający wymaga serwetek oraz dekoracji na stołach.

7. Po realizacji usługi, tj. po świadczeniu cateringu podczas uroczystości organizowanej przez Zamawiającego, Strony podpiszą protokół odbioru. Przedmiot umowy musi być zgodny z charakterystyką zawartą w opisie przedmiotu zamówienia.

8. Wykonawca jest zobowiązany na żądanie Zamawiającego niezwłocznie udostępnić do wglądu wszelkie informacje i dokumenty mające związek z realizacją umowy.

9. W każdym przypadku Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za tę część przedmiotu zamówienia, którą powierza Podwykonawcom.

10. Zlecenie wykonania części zamówienia Podwykonawcy nie wpływa na zmianę treści zobowiązań Wykonawcy wobec Zamawiającego za wykonanie tej części zamówienia. Wykonawca ponosi odpowiedzialność za działania, zaniechania, uchybienia i zaniedbania Podwykonawcy i jego pracowników, tak jakby to były działania, zaniechania, uchybienia i zaniedbania jego własne lub jego własnych pracowników lub przedstawicieli.

11. Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za niewykonanie lub nienależyte wykonanie obowiązków określonych umową, w tym również za szkody wyrządzone przez osoby przez niego oddelegowane i osoby działające w imieniu lub na rzecz Wykonawcy.

§ 4

Wynagrodzenie i warunki płatności

1. Cena jednostkowa brutto za bufet samoobsługowy przewidziany dla jednej osoby wynosi...zł (słownie: ... złotych).

2. Wysokość wynagrodzenia za wykonanie usługi cateringowej stanowi sumę iloczynu liczby osób uczestniczących w uroczystości i ceny jednostkowej brutto za bufet samoobsługowy przewidziany

(5)

dla jednej osoby, o której mowa w ust. 1.

3. Całkowita wartość wynagrodzenia za wykonanie zamówienia nie może przekroczyć kwoty brutto podanej w ofercie tj. ……….. zł (słownie: ...), w tym:

1) kwota netto …… zł (słownie złotych:……..) i należny 8% podatek VAT w wysokości ... zł, 2) kwota netto ..…. zł (słownie złotych……..) i należny 23% podatek VAT w wysokości ... zł.

4. Po podpisaniu przez Strony protokołu odbioru, o którym mowa w § 3 ust. 7, bez zastrzeżeń, Wykonawca wystawi fakturę VAT.

5. Wynagrodzenie za realizację cateringu, będącego przedmiotem umowy, zostanie zapłacone na podstawie prawidłowo wystawionej i dostarczonej przez Wykonawcę faktury VAT, po prawidłowym zrealizowaniu przedmiotu umowy, o którym mowa w § 1.

6. Faktura VAT za realizację przedmiotu umowy wystawiona będzie na adres: CEZAMAT PW Sp. z o.o., ul. Polna 50, 00-644 Warszawa, NIP: 701-034-61-75, REGON: 146180411, oraz dostarczona zostanie na adres: CEZAMAT PW Sp. z o.o., ul. Polna 50, 00-644 Warszawa, pok. 503, 5 piętro.

7. Zamawiający zapłaci Wykonawcy należność, o której mowa w ust. 2 przelewem na rachunek bankowy Wykonawcy wskazany na fakturze VAT. Za dzień zapłaty strony ustalają dzień, w którym Zamawiający wydał swojemu bankowi polecenie przelewu należności na rachunek bankowy Wykonawcy.

8. Należność Wykonawcy z tytułu realizacji części przedmiotu niniejszej umowy będzie płatna w ciągu 14 dni od dnia dostarczenia prawidłowo wystawionej faktury VAT zgodnie z ust. 5 i 6.

9. Faktura VAT powinna zawierać dodatkowo:

1) nazwę przedmiotu zamówienia, 2) numer umowy,

3) informację: Projekt Centrum Zaawansowanych Materiałów i Technologii, 4) numer konta Wykonawcy,

5) termin płatności zgodnie z postanowieniami ust. 8, 6) kod CPV: 55500000-5.

10. Wszelkie rozliczenia pomiędzy Zamawiającym, a Wykonawcą będą dokonywane w złotych polskich.

11. Przy zleceniu Podwykonawcy wykonania części zamówienia, koszty usług zleconych pokrywa Wykonawca.

§ 5

Nadzór nad prawidłowym wykonaniem umowy 1. Osobami odpowiedzialnymi za prawidłową realizację niniejszej umowy są:

1) ze strony Wykonawcy będzie Pan(i) …..………..

numer telefonu ……… adres e-mail ……….;

2) ze strony Zamawiającego będzie Pan(i) ……….…….……

numer telefonu ………. adres e-mail ……….……..……

(6)

2. Wymiana przez Strony bieżących informacji związanych z wykonaniem umowy może być dokonywana w każdej powszechnie przyjętej formie, w szczególności za pośrednictwem faksu, poczty elektronicznej oraz telefonicznie, poprzez bezpośredni kontakt w siedzibie Zamawiającego lub Wykonawcy.

3. Zmiana osób, o których mowa w ust. 1 pkt 1 i 2 nie stanowi zmiany umowy i wymaga jedynie pisemnego oświadczenia złożonego drugiej stronie.

§ 6

Wypowiedzenie i odstąpienie od umowy

1. Zamawiający ma prawo wypowiedzenia umowy ze skutkiem natychmiastowym w przypadku nienależytego wykonania umowy przez Wykonawcę, a w szczególności w razie 0,5-godzinnej zwłoki w wykonywaniu przedmiotu umowy, wobec terminów określonych w umowie lub wyznaczonych przez Zamawiającego na jej podstawie lub w przypadku niezrealizowania innych zobowiązań określonych w opisie przedmiotu zamówią, stanowiącym załącznik nr 1 do umowy.

2. Zamawiający ma prawo wypowiedzenia umowy ze skutkiem natychmiastowym w przypadku:

1) zajęcia majątku Wykonawcy w stopniu uniemożliwiającym mu wykonanie umowy;

2) nieprzystąpienia przez Wykonawcę do wykonania postanowień umowy;

3) nienależytego wykonania umowy.

3. Wykonawca ma obowiązek niezwłocznie tj. w terminie 48 godzin zawiadomić Zamawiającego o zaistnieniu zdarzenia opisanego w ust. 2 pkt 1.

§ 7 Kary umowne

1. Wykonawca zobowiązany jest zapłacić Zamawiającemu kary umowne, o których mowa w pkt. 1)-3) bez względu na to, czy szkoda faktycznie zaistniała:

1) w razie wypowiedzenia niniejszej umowy przez Zamawiającego z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy, Wykonawca zobowiązany jest do zapłaty kary umownej w wysokości 20%

wynagrodzenia, o którym mowa w § 4 ust. 3 niniejszej umowy;

2) z tytułu zwłoki w wykonywaniu przez Wykonawcę przedmiotu niniejszej umowy, Wykonawca zobowiązany jest do zapłaty kary umownej w wysokości 20% wynagrodzenia, o którym mowa w § 4 ust. 3 niniejszej umowy, w stosunku do terminów określonych w niniejszej umowie lub na jej podstawie;

3) w wysokości 15% wynagrodzenia, o którym mowa w § 4 ust. 3 niniejszej umowy za każdy inny przypadek niż określone w pkt. 1 i 2 przypadki niewykonania lub nienależytego wykonania niniejszej umowy, w szczególności za dostarczenie przekąsek, dań lub napojów niezgodnych z opisem przedmiotu zamówienia lub dostarczonych w niewłaściwej ilości, w niewłaściwej formie.

2. Określone w ust. 1 kary umowne mogą być naliczane niezależnie od siebie. Zamawiający może dochodzić na zasadach ogólnych odszkodowania przewyższającego wysokość kary umownej.

3. Wykonawca wyraża zgodę na potrącenie przez Zamawiającego kar umownych z przysługującego

(7)

Wykonawcy wynagrodzenia, o którym mowa w § 4 ust. 3 niniejszej umowy.

4. W przypadku naliczenia kar umownych, o których mowa w ust. 1, Zamawiający poinformuje Wykonawcę za pośrednictwem faksu na nr ... potwierdzonego drogą pocztową, o przyczynach naliczenia i wysokości kary umownej oraz obciąży Wykonawcę karą i potrąci ją z wynagrodzenia, o którym mowa w § 4 ust. 3 niniejszej umowy przy zapłacie faktury VAT wystawionej zgodnie z § 4 niniejszej umowy, bądź w przypadku naliczenia kary umownej w sytuacji, gdy Wykonawca nie jest jeszcze uprawniony do wystawienia faktury VAT – Wykonawca będzie zobowiązany do zapłaty kary umownej na podstawie noty obciążeniowej wystawionej przez Zamawiającego. W przypadku dokonania potrącenia, Wykonawcy zostanie doręczona nota obciążeniowa wystawiona przez Zamawiającego. Jeżeli kwota kar umownych przewyższy należne wynagrodzenie, Wykonawca zapłaci Zamawiającemu kwotę przewyższającą w terminie 7 dni od otrzymania wezwania do zapłaty. Zamawiający poinformuje Wykonawcę na piśmie, o fakcie pomniejszenia wynagrodzenia Wykonawcy, w związku z powstaniem obowiązku zapłaty kar umownych.

§ 9

Postanowienia końcowe

1. W razie sporu związanego z realizacją niniejszej umowy, Strony będą dążyć do jego polubownego rozstrzygnięcia, a w przypadku braku porozumienia Strony poddadzą spór pod rozstrzygnięcie sądu powszechnego właściwego dla siedziby Zamawiającego.

2. W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową, zastosowanie mają w szczególności przepisy ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny.

3. Zmiana postanowień warunków umowy może nastąpić w następujących przypadkach:

1) w części dotyczącej sposobów realizacji poszczególnych czynności opisanych w umowie w przypadku konieczności dostosowania tych zapisów do aktualnych standardów rynkowych lub regulacyjnych wymaganych dla prawidłowego i akceptowalnego poziomu świadczonej dostawy;

2) w zakresie aktualizacji danych Wykonawcy poprzez zmianę w szczególności: nazwy przedsiębiorstwa, adresu siedziby, formy prawnej Wykonawcy;

3) w przypadku zmiany obowiązujących przepisów prawa odnoszących się do niniejszego zamówienia;

4) w zakresie terminu, w przypadku wystąpienia siły wyższej, przez co rozumie się katastrofalne działania przyrody (np. niezwykłe mrozy), akty władzy ustawodawczej i wykonawczej (np. wywłaszczenie) oraz niektóre zaburzenia życia zbiorowego (np. zamieszki uliczne) z wyłączeniem protestów pracowniczych, powodującej konieczność zmiany pierwotnych warunków realizacji usługi przewidzianej w opisie przedmiotu zamówienia, gdy realizacja usługi na dotychczasowych warunkach uniemożliwiałaby dotrzymanie przez Wykonawcę istotnych postanowień umowy, pomimo dołożenia przez Wykonawcę wszelkich starań;

5) w przypadku zaistnienia okoliczności, z przyczyn obiektywnych niezależnych od Stron

(8)

niniejszej umowy, powodujących konieczność zmiany pierwotnych warunków realizacji usługi przewidzianej w załączniku nr 1 do niniejszej umowy, gdy dalsza realizacja usługi na dotychczasowych warunkach uniemożliwiałaby dotrzymanie przez Wykonawcę istotnych warunków postanowień niniejszej umowy, pomimo dołożenia przez Wykonawcę wszelkich starań.

4. Wszelkie zmiany niniejszej umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.

5. Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, jeden dla Zamawiającego i jeden dla Wykonawcy.

VI. Przy wyborze oferty do realizacji Zamawiający będzie się kierował kryterium:

1. Cena – 100%,

VII. Ofertę należy złożyć w formie pisemnej pocztą elektroniczną na adres: m.czarnecka@cezamat.eu, w terminie do dnia 8 sierpnia 2014 r. do godziny 14⁰⁰ na „Formularzu oferty”. W przypadku braku możliwości realizacji zamówienia Zamawiający również zwraca się z prośbą o informację pocztą elektroniczną. Decyduje data wpływu oferty do Zamawiającego.

VIII. Osobą uprawnioną do kontaktów z Wykonawcami z ramienia Zamawiającego jest: Marika Czarnecka, tel.: 22 234 7157, fax: 22 234 7153, e-mail: m.czarnecka@cezamat.eu.

Mariusz Wielec /-/

Prezes Zarządu CEZAMAT PW Sp. z o.o.

Jacek Kossut /-/

Wiceprezes Zarządu ds.

Organizacji i Współpracy Zewnętrznej CEZAMAT PW Sp. z o.o.