Sygnatura akt: CEZAMAT/PU/09/2014 Warszawa, dn r. Zapytanie ofertowe

(1)

CEZAMAT PW Sp. z o.o.

ul. Polna 50 00-644 Warszawa

tel.: (22) 234 71 57; www.cezama.eu NIP 7010346175 REGON 146180411 Kapitał zakładowy 100 000 zł

Wpisana do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000424841

Sygnatura akt: CEZAMAT/PU/09/2014 Warszawa, dn. 4.04.2014 r.

Zapytanie ofertowe

I. Nazwa i adres Zamawiającego:

CEZAMAT PW Sp. z o.o., ul. Polna 50, 00-644 Warszawa.

II. Nazwa przedmiotu zamówienia:

Dostawa materiałów eksploatacyjnych do drukarki OKI C 711 dla CEZAMAT PW Sp. z o.o.

Zamówienie jest udzielane w ramach realizacji projektu Centrum Zaawansowanych Materiałów i Technologii współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka.

III. Opis przedmiotu zamówienia:

1. Przedmiotem zamówienia jest dostawa materiałów eksploatacyjnych do drukarki OKI C 711 dla CEZAMAT PW Sp. z o.o.

2. Termin realizacji zamówienia: 7 dni od dnia zawarcia umowy.

3. Miejsce dostarczenia przedmiotu zamówienia: filia CEZAMAT PW Sp. z o.o., ul. Koszykowa 75, Gmach Instytutu Mikroelektroniki i Optoelektroniki Politechniki Warszawskiej, pokój 337 (3. piętro), 00-662 Warszawa.

4. Zamawiający wymaga dostarczenia następujących materiałów eksploatacyjnych:

1) bęben żółty – 2 szt., 2) bęben niebieski – 2 szt., 3) bęben czerwony – 2 szt., 4) bęben czarny – 2 szt., 5) toner żółty – 2 szt., 6) toner niebieski – 2 szt., 7) toner czerwony – 2 szt., 8) toner czarny – 2 szt.

5. Zamawiający wymaga dostarczenia produktów, których zainstalowanie i eksploatacja nie będzie skutkować utratą przez Zamawiającego uprawnień wynikających z gwarancji jakości udzielonej przez producenta urządzenia. W przypadku utraty uprawnień wynikających z gwarancji jakości udzielonej przez producenta urządzenia spowodowanej dostarczeniem produktu niespełniającego wymagań Zamawiającego, Wykonawca zobowiązany będzie usuwać wady i usterki urządzenia do upływu okresu gwarancji jakości na warunkach nie gorszych od określonych w gwarancji jakości udzielonej przez producenta urządzenia.

(2)

IV. Wymagania związane z wykonaniem:

W ramach realizacji przedmiotowego zamówienia do obowiązków Wykonawcy należało będzie:

Sposób realizacji przedmiotowego zamówienia określają istotne postanowienia umowy, zawarte w części V zapytania ofertowego.

V. Istotne postanowienia umowy:

§ 1

Przedmiot umowy

1. Przedmiotem umowy jest dostawa materiałów eksploatacyjnych do drukarki OKI C 711 dla CEZAMAT PW Sp. z o.o., zwanym dalej materiałami eksploatacyjnymi.

2. Wykonawca zobowiązuje się zrealizować przedmiot umowy zgodnie z opisem przedmiotu zamówienia, zawartym w części III zapytania ofertowego.

3. Wykonawca oświadcza, że przed złożeniem oferty Zamawiającemu zapoznał się ze wszystkimi warunkami, które są niezbędne do wykonania przez niego niniejszej umowy, bez konieczności ponoszenia przez Zamawiającego jakichkolwiek dodatkowych kosztów.

§ 2

Termin i miejsce realizacji umowy

1. Wykonawca zobowiązuje się wykonać zamówienie w terminie nie dłuższym niż 7 dni od dnia zawarcia umowy.

2. Wykonawca zobowiązany jest do dostarczenia przedmiotu umowy do filii CEZAMAT PW Sp. z o.o., ul. Koszykowa 75, Gmach Instytutu Mikroelektroniki i Optoelektroniki Politechniki Warszawskiej, pokój 337 (3. piętro), 00-662 Warszawa.

§ 3

Warunki i zasady realizacji przedmiotu umowy, reklamacja oraz gwarancja jakości 1. Wykonawca zobowiązuje się wykonywać przedmiot umowy z należytą starannością.

2. Zamawiający wymaga, by materiały eksploatacyjne (produkty) były fabrycznie nowe, posiadały oryginalne fabryczne, zamknięte opakowania oraz by nie użyto do ich produkcji składników uprzednio eksploatowanych, uzupełnianych bądź przerabianych, wcześniej eksploatowanych bądź uzupełnianych. Dostarczone przez Wykonawcę materiały eksploatacyjne muszą być dopuszczone do stosowania przez producenta urządzeń eksploatowanych przez Zamawiającego.

3. Wykonawca na własny koszt zobowiązuje się do odbioru, wraz z ewentualnymi kosztami przesyłki, pustych, zużytych opakowań po materiałach eksploatacyjnych i poddania ich recyklingowi lub utylizacji zgodnie z ustawą o odpadach z dn. 27.04.2001 r. (Dz. U. Nr 62 poz. 628 z późniejszymi zmianami).

Odbiór przez Wykonawcę pustych opakowań nastąpi z miejsca siedziby CEZAMAT PW Sp. z o.o.

po telefonicznym uzgodnieniu terminu. Wykonawca przekaże Zamawiającemu protokół przyjęcia zużytych materiałów eksploatacyjnych oraz protokół przekazania odpadów do utylizacji.

(3)

4. Wykonawca zobowiązany jest powiadomić Zamawiającego z jednodniowym wyprzedzeniem o planowanym terminie dostawy.

5. Wykonawca ponosi odpowiedzialność za przedmiot umowy do chwili przekazania Zamawiającemu materiałów eksploatacyjnych na podstawie protokołu odbioru.

6. Po realizacji dostawy Strony podpiszą protokół odbioru przedmiotu umowy.

7. Wykonawca zobowiązany jest dostarczyć wraz z materiałami eksploatacyjnymi protokół odbioru zawierający:

1) nazwę i adres Wykonawcy,

2) rodzaj dostarczonego asortymentu wraz z podaniem symbolu katalogowego, 3) liczbę jednostek.

8. Wykonawca zobowiązany jest umieścić na każdym opakowaniu informację o nazwie produktu, symbolu katalogowym, jednostce miary i liczbie jednostek oraz nazwie producenta.

9. Odbiór ilościowy wraz ze sprawdzeniem pod względem kompletności i zgodności z umową nastąpi u Zamawiającego w dniu dostarczenia przedmiotu umowy i będzie potwierdzony protokołem odbioru, którego kopia zostanie przekazana niezwłocznie Wykonawcy.

10. W przypadku ujawnienia jakichkolwiek niewłaściwości w dostarczonym przedmiocie umowy odbiór materiałów eksploatacyjnych nastąpi po ich usunięciu przez Wykonawcę. Datę podpisania protokołu odbioru (bez zastrzeżeń) uważa się za dzień dostawy przedmiotu umowy.

11. Zamawiający ma obowiązek zawiadomić Wykonawcę o wadzie najpóźniej w terminie 1 miesiąca od daty jej wykrycia – faksem lub pisemnie na adres Wykonawcy.

12. Termin usuwania wady rozpoczyna się z dniem zawiadomienia Wykonawcy o wadzie, a kończy z dniem przekazania przedmiotu umowy wolnego od wad upoważnionemu przedstawicielowi Zamawiającego.

13. Wykonawca jest odpowiedzialny z tytułu gwarancji jakości za wady przedmiotu umowy w okresie 12 miesięcy od daty podpisania przez Zamawiającego protokołu odbioru.

14. W okresie trwania gwarancji jakości Wykonawca zobowiązuje się do dokonania na własny koszt:

1) wymiany wadliwego produktu na wolny od wad w ciągu 3 dni roboczych od daty otrzymania informacji o wadliwym produkcie;

2) naprawy urządzenia, do którego zainstalowano produkt w autoryzowanym serwisie producenta urządzenia lub wymiany urządzenia, jeżeli jego uszkodzenie zostało spowodowane bezpośrednio przez użycie dostarczonego przez Wykonawcę produktu;

3) pokrycia kosztów naprawy urządzenia, do którego zainstalowano przedmiot umowy, a w przypadku takiej konieczności – zleconej przez Zamawiającego również kosztów ekspertyzy rzeczoznawcy;

4) Wykonawca na czas naprawy udostępni urządzenie wielofunkcyjne o parametrach nie gorszych niż urządzenie, które znajduje się w serwisie.

15. W przypadku kiedy przedmiotem umowy będą równoważne produkty, gdy w trakcie realizacji umowy Zamawiający stwierdzi, że wydajność, jakość lub niezawodność dostarczonych produktów

(4)

niekorzystnie odbiega od parametrów produktu oryginalnego lub jeśli produkt lub urządzenie, do którego jest zainstalowany, nie sygnalizuje we właściwy sposób stanu zużycia, Wykonawca na żądanie Zamawiającego winien oferowany produkt – którego żądanie dotyczy – wymienić na produkt spełniający wymagania Zamawiającego (fabrycznie nowe, w oryginalnym fabrycznie zamkniętym opakowaniu, do których produkcji nie użyto składników uprzednio eksploatowanych, uzupełnianych bądź przerabianych, wcześniej eksploatowanych bądź uzupełnianych) bez zmiany ceny.

16. Wykonawca zobowiązany jest do niezwłocznego rozpatrywania reklamacji jakościowych zgłaszanych przez Zamawiającego, nie później jednak, niż w terminie 7 dni kalendarzowych od dnia zgłoszenia.

W przypadku braku odpowiedzi na reklamację uznaje się, że została ona uwzględniona.

17. W przypadku uwzględnienia reklamacji, Wykonawca zobowiązuje się do wymiany wadliwych produktów na wolne od wad w terminie 3 roboczych dni od dnia uwzględnienia reklamacji.

18. W przypadku odmowy uwzględnienia reklamacji, Wykonawca zawiadamia o tym fakcie Zamawiającego na piśmie, podając szczegółowe uzasadnienie swojej decyzji.

19. Koszt odbioru wadliwych produktów obciąża Wykonawcę.

20. Zamawiający wymaga dostarczenia produktów, których zainstalowanie i eksploatacja nie będzie skutkować utratą przez Zamawiającego uprawnień wynikających z gwarancji jakości udzielonej przez producenta urządzenia. W przypadku utraty uprawnień wynikających z gwarancji jakości udzielonej przez producenta urządzenia spowodowanej dostarczeniem produktu niespełniającego wymagań Zamawiającego, Wykonawca zobowiązany będzie usuwać wady i usterki urządzenia do upływu okresu gwarancji jakości na warunkach nie gorszych od określonych w gwarancji jakości udzielonej przez producenta urządzenia.

21. W każdym przypadku Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za tę część zamówienia, którą powierza Podwykonawcom.

22. Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za niewykonanie lub nienależyte wykonanie obowiązków określonych niniejszą umową, w tym również za szkody wyrządzone przez osoby przez niego upoważnione, osoby działające w jego imieniu lub/i na rzecz Wykonawcy.

§ 4

Wynagrodzenie i warunki płatności

1. Wykonawca zrealizuje niniejszą umowę za cenę netto ... zł (słownie: ... złotych).

2. Do ceny, o której mowa w ust. 1 Wykonawca doliczy …% VAT w kwocie .... zł (słownie złotych:……...).

3. Po doliczeniu podatku VAT, o którym mowa w ust. 2, cena całkowita umowy wynosi ……… zł (słownie: ……….…... złotych).

4. Po podpisaniu przez Strony protokołu odbioru bez zastrzeżeń Wykonawca wystawi fakturę VAT.

5. Wynagrodzenie za wykonanie i dostarczenie materiałów eksploatacyjnych, będących przedmiotem

(5)

umowy zostanie zapłacone na podstawie prawidłowo wystawionej i dostarczonej przez Wykonawcę faktury VAT, po prawidłowym zrealizowaniu przedmiotu umowy, o którym mowa w § 1 ust. 1.

6. Podstawą do wystawienia faktury VAT będzie podpisany bez zastrzeżeń przez Zamawiającego protokół odbioru. Przedmiot umowy musi być zgodny z charakterystyką zawartą w opisie przedmiotu zamówienia, nie może zostać dostarczony w stanie uszkodzonym.

7. Faktura VAT za zakup i dostarczenie przedmiotu umowy wystawiona będzie na adres: CEZAMAT PW Sp. z o.o., ul. Polna 50, 00-644 Warszawa, NIP: 701-034-61-75, REGON: 146180411, oraz dostarczona zostanie na adres: CEZAMAT PW Sp. z o.o., ul. Polna 50, 00-644 Warszawa, pok. 503, 5 piętro.

8. Zamawiający zapłaci Wykonawcy należność, o której mowa w ust. 3 przelewem na rachunek bankowy Wykonawcy wskazany na fakturze VAT. Za dzień zapłaty strony ustalają dzień, w którym Zamawiający wydał swojemu bankowi polecenie przelewu należności na rachunek bankowy Wykonawcy.

9. Należność Wykonawcy z tytułu realizacji przedmiotu niniejszej umowy będzie płatna w ciągu 14 dni od dnia dostarczenia prawidłowo wystawionej faktury VAT zgodnie z ust. 6 i 7.

10. W przypadku zgłoszenia przez Zamawiającego wad dostarczonych przez Wykonawcę materiałów eksploatacyjnych przy ich odbiorze, płatność będzie odroczona, aż do dnia usunięcia wad przez Wykonawcę i / lub wymiany wadliwego towaru na nowy.

11. Faktura VAT powinna zawierać dodatkowo:

1) nazwę przedmiotu zamówienia, 2) numer umowy,

3) informację: Projekt Centrum Zaawansowanych Materiałów i Technologii, 4) numer konta Wykonawcy,

5) termin płatności zgodnie z postanowieniami ust. 9.

12. Wszelkie rozliczenia pomiędzy Zamawiającym, a Wykonawcą będą dokonywane w złotych polskich.

13. Przy zleceniu Podwykonawcy wykonania części zamówienia, koszty usług zleconych pokrywa Wykonawca.

§ 5

Nadzór nad prawidłowym wykonaniem umowy 1. Osobami odpowiedzialnymi za prawidłową realizację niniejszej umowy są:

1) ze strony Wykonawcy będzie Pan(i) …..………..

numer telefonu ……… adres e-mail ……….;

2) ze strony Zamawiającego będzie Pan(i) ……….…….……

numer telefonu ………. adres e-mail ……….……..……

2. Wymiana przez Strony bieżących informacji związanych z wykonaniem umowy może być dokonywana w każdej powszechnie przyjętej formie, w szczególności za pośrednictwem faksu, poczty

(6)

elektronicznej oraz telefonicznie, poprzez bezpośredni kontakt w siedzibie Zamawiającego lub Wykonawcy.

3. Zmiana osób, o których mowa w ust. 1 pkt 1 i 2 nie stanowi zmiany umowy i wymaga jedynie pisemnego oświadczenia złożonego drugiej stronie.

§ 6

Wypowiedzenie i odstąpienie od umowy

1. Zamawiający ma prawo wypowiedzenia umowy ze skutkiem natychmiastowym w przypadku:

1) zajęcia majątku Wykonawcy w stopniu uniemożliwiającym mu wykonanie umowy;

2) trzykrotnego istotnego naruszenia warunków niniejszej umowy przez Wykonawcę;

3) nieprzystąpienia przez Wykonawcę do wykonania niniejszej umowy, o ile bezczynność Wykonawcy trwa powyżej 3 dni;

4) zwłoki Wykonawcy w realizacji postanowień niniejszej umowy przekraczającej 5 dni.

2. Wykonawca ma obowiązek w terminie 48 godzin zawiadomić Zamawiającego o zaistnieniu zdarzenia opisanego w ust. 1 pkt 1.

§ 7 Kary umowne

1. Wykonawca zobowiązany jest zapłacić Zamawiającemu kary umowne, o których mowa w pkt. 1)-3) bez względu na to, czy szkoda faktycznie zaistniała:

1) w razie wypowiedzenia niniejszej umowy przez Zamawiającego z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy, Wykonawca zobowiązany jest do zapłaty kary umownej w wysokości 10%

wynagrodzenia, o którym mowa w § 4 ust. 3 niniejszej umowy;

2) z tytułu zwłoki w wykonywaniu przez Wykonawcę przedmiotu niniejszej umowy, Wykonawca zobowiązany jest do zapłaty kary umownej w wysokości 0,25% wynagrodzenia, o którym mowa w § 4 ust. 3 niniejszej umowy za każdy dzień zwłoki w stosunku do terminów określonych w niniejszej umowie lub na jej podstawie;

3) w wysokości 1% wynagrodzenia, o którym mowa w § 4 ust. 3 niniejszej umowy za każdy inny przypadek niż określone w pkt. 1 i 2 przypadki niewykonania lub nienależytego wykonania niniejszej umowy, w szczególności za dostawę produktów niezgodnych z opisem przedmiotu zamówienia lub dostarczonego w niewłaściwej liczbie, w niewłaściwym wymiarze, w przypadku nieuwzględnienia wcześniej zgłoszonej reklamacji.

2. Określone w ust. 1 kary umowne mogą być naliczane niezależnie od siebie. Zamawiający może dochodzić na zasadach ogólnych odszkodowania przewyższającego wysokość kary umownej.

3. Wykonawca wyraża zgodę na potrącenie przez Zamawiającego kar umownych z przysługującego Wykonawcy wynagrodzenia, o którym mowa w § 4 ust. 3 niniejszej umowy.

4. W przypadku naliczenia kar umownych, o których mowa w ust. 1, Zamawiający poinformuje Wykonawcę za pośrednictwem faksu na nr ... potwierdzonego drogą pocztową, o przyczynach naliczenia i wysokości kary umownej oraz obciąży Wykonawcę karą i potrąci ją

(7)

z wynagrodzenia, o którym mowa w § 4 ust. 3 niniejszej umowy przy zapłacie faktury VAT wystawionej zgodnie z § 4 niniejszej umowy, bądź w przypadku naliczenia kary umownej w sytuacji, gdy Wykonawca nie jest jeszcze uprawniony do wystawienia faktury VAT – Wykonawca będzie zobowiązany do zapłaty kary umownej na podstawie noty obciążeniowej wystawionej przez Zamawiającego. W przypadku dokonania potrącenia, Wykonawcy zostanie doręczona nota obciążeniowa wystawiona przez Zamawiającego. Jeżeli kwota kar umownych przewyższy należne wynagrodzenie, Wykonawca zapłaci Zamawiającemu kwotę przewyższającą w terminie 7 dni od otrzymania wezwania do zapłaty. Zamawiający poinformuje Wykonawcę na piśmie, o fakcie pomniejszenia wynagrodzenia Wykonawcy, w związku z powstaniem obowiązku zapłaty kar umownych.

§ 8

Postanowienia końcowe

1. W razie sporu związanego z realizacją niniejszej umowy, Strony będą dążyć do jego polubownego rozstrzygnięcia, a w przypadku braku porozumienia Strony poddadzą spór pod rozstrzygnięcie sądu powszechnego właściwego dla siedziby Zamawiającego.

2. W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową, zastosowanie mają w szczególności przepisy ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny.

3. Zmiana postanowień warunków umowy może nastąpić w następujących przypadkach:

1) w części dotyczącej sposobów realizacji poszczególnych czynności opisanych w umowie w przypadku konieczności dostosowania tych zapisów do aktualnych standardów rynkowych lub regulacyjnych wymaganych dla prawidłowego i akceptowalnego poziomu świadczonej dostawy;

2) w zakresie aktualizacji danych Wykonawcy poprzez zmianę w szczególności: nazwy przedsiębiorstwa, adresu siedziby, formy prawnej Wykonawcy;

3) w przypadku zmiany obowiązujących przepisów prawa odnoszących się do niniejszego zamówienia;

4) w zakresie terminu w przypadku wystąpienia siły wyższej, przez co rozumie się katastrofalne działania przyrody (np. niezwykłe mrozy), akty władzy ustawodawczej i wykonawczej (np. wywłaszczenie) oraz niektóre zaburzenia życia zbiorowego (np. zamieszki uliczne) z wyłączeniem protestów pracowniczych, powodującej konieczność zmiany pierwotnych warunków realizacji dostawy przewidzianej w opisie przedmiotu zamówienia, gdy realizacja dostawy na dotychczasowych warunkach uniemożliwiałaby dotrzymanie przez Wykonawcę istotnych postanowień umowy, pomimo dołożenia przez Wykonawcę wszelkich starań;

5) w przypadku zaistnienia okoliczności, z przyczyn obiektywnych niezależnych od Stron niniejszej umowy, powodujących konieczność zmiany pierwotnych warunków realizacji dostawy przewidzianej w załączniku nr 1 do niniejszej umowy, gdy dalsza realizacja dostaw na dotychczasowych warunkach uniemożliwiałaby dotrzymanie przez Wykonawcę istotnych warunków postanowień niniejszej umowy, pomimo dołożenia przez Wykonawcę wszelkich starań.

(8)

4. Wszelkie zmiany niniejszej umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.

5. Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, jeden dla Zamawiającego i jeden dla Wykonawcy.

VI. Przy wyborze oferty do realizacji Zamawiający będzie się kierował kryterium:

1. Cena – 100%,

VII. Ofertę należy złożyć w formie pisemnej pocztą elektroniczną na adres: m.czarnecka@cezamat.eu, w terminie do dnia 9 kwietnia 2014 r. do godziny 12⁰⁰ na „Formularzu oferty”. W przypadku braku możliwości realizacji zamówienia Zamawiający również zwraca się z prośbą o informację pocztą elektroniczną. Decyduje data wpływu oferty do Zamawiającego.

VIII. Osobą uprawnioną do kontaktów z Wykonawcami z ramienia Zamawiającego jest: Marika Czarnecka, tel.: 22 234 7157, fax: 22 234 7153, e-mail: m.czarnecka@cezamat.eu.

Mariusz Wielec /-/

Prezes Zarządu CEZAMAT PW Sp. z o.o.

Jacek Kossut /-/

Wiceprezes Zarządu ds.

Organizacji i Współpracy Zewnętrznej CEZAMAT PW Sp. z o.o.