Załącznik nr 2
do zarządzenia Burmistrza Miasta nr 0050.119.2014
z dnia 04.08..2014r.
REGULAMIN UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ,
KTÓRYCH WARTOŚĆ NETTO NIE PRZEKRACZA WYRAŻONEJ W ZŁOTYCH RÓWNOWARTOŚCI KWOTY 30.000 EURO W URZĘDZIE MIASTA KOŚCIERZYNA
§ 1
1. Wydatki, których wartość szacunkowa nie przekracza w danym roku budżetowym równowartości kwoty 30.000 euro dokonywane są z pominięciem trybów postępowania określonych w ustawie z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych, zwanych dalej „ustawą”.
2. Wydatki, o których mowa w ust. 1 powinny być dokonywane w sposób celowy i oszczędny, gwarantujący terminową realizację zadań, z zachowaniem zasady należytej staranności i uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów.
3. W przypadku, jeśli warunki dofinansowania projektów współfinansowanych ze środków funduszy europejskich lub innych funduszy przewidują odmienne lub bardziej rygorystyczne zasady udzielania zamówień o szacunkowej wartości nie przekraczającej kwoty 30.000 EURO, należy stosować wytyczne właściwe dla tych programów operacyjnych i mechanizmów finansowych, w ramach których realizowane są te projekty.
4. Średni kurs złotego w stosunku do euro stanowiący podstawę przeliczania wartości wydatków określa się zgodnie z postanowieniami rozporządzenia wydanego na podstawie art. 35 ust. 3 ustawy.
1. Podstawą ustalenia wartości szacunkowej wydatku jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy, § 2 ustalone z należytą starannością bez podatku od towarów i usług.
2. Wartość każdorazowego zamówienia oblicza się zgodnie z art. 32 ust.1 oraz art. 33-34 ustawy.
3. Przed ustaleniem wartości szacunkowej wydatku należy ustalić czy tożsame zamówienie nie jest realizowane w drodze umowy o udzielenie zamówienia publicznego w trybie ustawy.
4. Jeżeli w trakcie roku budżetowego, po dokonaniu wydatku określonego rodzaju, nastąpiła zmiana w budżecie Urzędu Miasta Kościerzyna powodująca zwiększenie środków finansowych na tego rodzaju wydatki, podstawą do ustalenia wartości szacunkowej wydatku jest wysokość kwoty, o którą dokonano zwiększenia w planie finansowym wydatków danego rodzaju.
§ 3
1. Procedura udzielania zamówień, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30.000 euro rozpoczyna się od złożenia „Wniosku o udzielenie zamówienia i o zaangażowanie środków budżetowych Urzędu Miasta Kościerzyna obciążających plan finansowy wydatków na 20…r.”, którego wzór stanowi załącznik nr 1 do niniejszego regulaminu.
2. Do złożenia wniosku o udzielenia zamówienia uprawnieni są Naczelnicy Wydziałów/Zastępcy naczelników/osoby upoważnione przez Burmistrza.
§ 4
1. Wniosek zweryfikowany pod względem merytorycznym i kątem spełniania wymogów z § 1 niniejszego regulaminu przez naczelnika wydziału/osobę upoważnioną podlega zatwierdzeniu pod względem budżetu przez Skarbnika lub Głównego Księgowego a następnie akceptacji przez Burmistrza Miasta lub osobę przez niego upoważnioną.
2. Po zatwierdzeniu wniosku wydział prowadzący może przystąpić do przeprowadzenia postępowania mającego wyłonić wykonawcę zamówienia.
§ 5
1. Dla zamówień o wartości szacunkowej do kwoty 5.000 euro netto po zatwierdzeniu wniosku o udzielenie zamówienia wydział prowadzący przystępuje do jego realizacji, udzielając zamówienia w formie pisemnej w postaci zlecenia lub umowy.
Potwierdzeniem wykonania jest faktura opisana przez Naczelnika Wydziału/Zastępcę Naczelnika Wydziału/osobę upoważnioną przez Burmistrza.
2. Przed realizacją wydatków, których wartość zamówienia zawiera się w przedziale od 5.000 euro netto do 10.000 euro netto należy dokonać analizy rynku poprzez rozeznanie cenowe np. telefoniczne lub drogą elektroniczną.
Wydział prowadzący sporządza notatkę służbową na tę okoliczność.
Po wyborze wykonawcy zamówienia należy udzielić drogą pisemną poprzez zawarcie umowy.
3. Przed realizacją wydatków, których wartość zamówienia przekracza 10.000 euro ale nie stanowi więcej niż równowartość kwoty 30.000 euro należy dokonać analizy rynku w drodze zapytania ofertowego. Jest ono kierowane do wykonawców w formie pisemnej w postaci „Zaproszenia do złożenia propozycji cenowej”
z określeniem terminu i miejsca składania ofert – „Propozycji cenowej” przez wykonawcę.
Wzór „Zaproszenia do złożenia propozycji cenowej” oraz wzór „Propozycji cenowej” wykonawcy stanowią odpowiednio załączniki nr 2 i nr 3 do niniejszego regulaminu.
Po wyborze wykonawcy zamówienia należy udzielić drogą pisemną poprzez zawarcie umowy.
4. Zapytania/zaproszenia należy kierować do co najmniej trzech wykonawców, chyba że wykonanie przedmiotu zamówienia oferuje mniejsza liczba wykonawców.
5. W szczególnych wypadkach, uzasadnionych pilną potrzebą realizacji zamówienia, przy zamówieniach przekraczających kwotę 5 000 euro netto, można odstąpić od procedury opisanej w ust. 2, 3 i ust. 4 po uzyskaniu zgody Burmistrza Miasta.
§ 6
1. Zamówienia udziela się wykonawcy, który złożył najkorzystniejszą ofertę.
2. Za najkorzystniejszą uważa się ofertę z najniższą ceną lub przedstawiającą najkorzystniejszy bilans ceny i innych wymagań opisanych we wniosku o udzielenie zamówienia.
3. Wydział sporządza protokół zamówienia w przypadku, gdy szacowana wartość przedmiotu zamówienia przekracza kwotę 5.000 euro netto. Wzór „Protokołu zamówienia” stanowi załącznik nr 4 do niniejszego regulaminu.
4. Protokół zamówienia wraz z załącznikami (tj. notatką służbową/zaproszeniami do złożenia propozycji cenowej i propozycjami cenowymi złożonymi przez wykonawców) przedstawia się kierownikowi jednostki celem zatwierdzenia wyników postępowania i podpisania zlecenia/umowy z wybranym wykonawcą.
5. Protokół zamówienia po podpisaniu i zatwierdzeniu powinien znajdować się w wydziale prowadzącym, zaś na fakturach zamieszcza się pisemną informację: zakupu/usługę/robotę budowlaną dokonano/wykonano zgodnie z Zarządzeniem Burmistrza Miasta Nr ……….. z dnia ………….. r.
6. Wydział prowadzi rejestr wydatków, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości 30.000 euro wg wzoru stanowiącego załącznik nr 5 do niniejszego zamówienia.
7. Naczelnik Wydziału prowadzącego odpowiada za prowadzenie rejestru wydatków do kwoty 30.000 euro w ramach posiadanych uprawnień do dysponowania środkami finansowymi odpowiedniego działu i rodzaju klasyfikacji wydatków.
§ 7
1. Kontrola zgodności zapotrzebowań z planem finansowym/budżetem Zamawiającego spoczywa na Skarbniku/Głównym Księgowym.
2. Faktura wystawiona przez wybranego Wykonawcę za realizację zamówienia na podstawie zamówienia / zlecenia / umowy podlega potwierdzeniu zgodności formalnoprawnej przez Naczelnika Wydziału/Zastępcę Naczelnika/osobę upoważnioną i zostaje przekazana do Wydziału Finansowego.
Integralną cześć regulaminu stanowią załączniki:
Załącznik Nr 1 – Wniosek o udzielenie zamówienia i o zaangażowanie środków budżetowych Urzędu Miasta Kościerzyna obciążających plan finansowy wydatków na 20…..r.
Załącznik Nr 2 – Zaproszenie do złożenia propozycji cenowej Załącznik Nr 3 – Propozycja cenowa
Załącznik Nr 4 – Protokół zamówienia
Załącznik Nr 5 – Rejestr wydatków do 30.000 euro
URZĄD MIASTA KOŚCIERZYNA
załącznik nr 1………
... ……….………
(wnioskodawca) (miejscowość data)
WNIOSEK NR ……/wydział
o udzielenie zamówienia i zaangażowanie środków budżetowych obciążających plan finansowy wydatków na 20…r.
1. Przedmiot zamówienia:
- roboty budowlane □
- dostawa □
- usługa □
na:……….
……….
CPV - ……….
2. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia:
………
………
3. Szacunkowa wartość zamówienia: …………..….. zł (netto), ………zł (brutto), ……….….euro 4. Inne wymagania zamawiającego (jeśli dotyczy):
- termin wykonania zamówienia: ……….., - okres gwarancji: ………..,
- inne: ………
5. Wydatek będzie realizowany na podstawie art. 4 pkt ….. ustawy Prawo zamówień publicznych.
………..
(Naczelnik/ Zastępca Naczelnika Wydziału osoba upoważniona przez Burmistrza)
6. Kwota w budżecie przeznaczona na realizację zamówienia wynika Dział ………… Rozdział ……… § ………
………
(Skarbnik/Główny Księgowy)
Wyrażam zgodę / nie wyrażam zgody na przygotowanie i przeprowadzenie procedury zamówienia publicznego.
………..
(Burmistrz Miasta)
załącznik nr 2
... , dnia ... 20... r.
... /20...
……….
……….
.………
(nazwa podmiotu, do którego kierowane jest zaproszenie)
Burmistrz Miasta Kościerzyna z siedzibą w Kościerzynie, ul. 3 Maja 9A ZAPRASZA
do złożenia propozycji cenowej na zadanie pn.:
………..
1. Opis przedmiotu zamówienia:
……….
……….
……….
2. Wymagany termin realizacji przedmiotu zamówienia: do dnia ……….
3. Przy wyborze propozycji do realizacji zamawiający będzie się kierował kryterium:
cena - 100%. (jeżeli będą miały zastosowanie inne kryteria to należy podać jakie) 4. Wykonawca składając propozycje cenową, składa następujące dokumenty:
l) Formularz propozycji wg załączonego wzoru,
2) kserokopie aktualnego wpisu do właściwego rejestru, uprawniającego zleceniobiorcę do występowania
w obrocie prawnym (potwierdzoną za zgodność z oryginałem przez zleceniobiorcę), 3) oświadczenie Wykonawcy, że spełnia następujące warunki:
a) posiada uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek
takich uprawnień,
b) posiada niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponuje potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do
wykonania zamówienia,
c) znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia, d) nie podlega wykluczeniu z postępowania o udzielenie zamówienia.
5. Opis sposobu obliczenia ceny w składanej propozycji cenowej:
W cenę propozycji należy wliczyć:
a) wartość usługi/dostawy/roboty budowlanej określonej w oparciu o przedmiot zamówienia, b) obowiązujący podatek od towarów i usług VAT.
Cena podana przez Wykonawcę za świadczoną usługę/dostawę/robotę budowlaną jest obowiązująca przez okres ważności umowy i nie będzie podlegała waloryzacji w okresie jej trwania. Zamawiający wybierze propozycję odpowiadającą wszystkim postawionym przez niego wymogom i o najniższej cenie.
6. Miejsce i termin złożenia propozycji cenowej:
Propozycje cenową należy złożyć w terminie do dnia ... 20... r., do godz. ... w zaklejonej kopercie w siedzibie zamawiającego, tj. budynek Urzędu Miasta w Kościerzynie, ul. 3 Maja 9, pok. ……
Na kopercie należy umieścić nazwę i adres zamawiającego, nazwę i adres wykonawcy oraz napis:
Propozycja cenowa na zadanie pn.:
………
Propozycje cenowe, które wpłyną po w/w terminie nie będą rozpatrywane.
7. Wydział prowadzący - Wydział ………..…….., osoba uprawniona do kontaktów z wykonawcami :
……….., tel. ………
8. Inne:
………...
………..
(Burmistrz Miasta)
W załączeniu:
1. Wzór druku dla ,,propozycji cenowej".
2. Projekt umowy.
3. ………. (inne w zależności od przedmiotu zamówienia)
Załącznik nr 3
……… ……….
(pieczątka wykonawcy, nazwa, adres) (miejscowość, data)
tel. ... fax. ...
...
ul. ...
...
Burmistrz Miasta Kościerzyna
PROPOZYCJA CENOWA
Odpowiadając na zaproszenie do złożenia propozycji cenowej na zadanie pn.:……….
………
…..
1. Oferuję wykonanie usługi/dostawy/roboty budowlanej będącej przedmiotem zamówienia, zgodnie z wymogami opisu przedmiotu zamówienia, za kwotę w wysokości:
netto: ... zł (słownie: ... )
podatek VAT ... % tj. ... zł (słownie:... ) brutto: ... zł (słownie: ... )
2. Wymagany termin realizacji umowy: do dnia ……... 20... r.
3. Oświadczam, że zawarte w „zaproszeniu do złożenia propozycji cenowej" warunki umowy akceptuję i zobowiązuję się w przypadku przyjęcia mojej propozycji do zawarcia umowy na ww. warunkach.
4. Załącznikami do propozycji są: dokumenty i załączniki wymienione w pkt 4 zaproszenia.
5. Oświadczam, że kwota zaoferowana w pkt 1 jest ceną ryczałtową i obejmuje wykonanie całości przedmiotu
zamówienia, łącznie z ryzykiem i odpowiedzialnością za prawidłowe oszacowanie wszystkich kosztów.
………..
(podpis i pieczątka wykonawcy)
załącznik nr 4
……….
wydział prowadzący
PROTOKÓŁ
zamówienia, którego wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30.000 euro
1. Przedmiot zamówienia:
- roboty budowlane
□
- dostawa
□
- usługa
□
na: ………
……….
CPV - ………
2. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia: ………
………
3. Rozeznanie rynku:
a) zapytanie skierowano do: ………..
………..
………..
b) zapytanie skierowano: faksem, *mailem, *telefonicznie, *listownie, *osobiście (właściwe podkreślić) c) odpowiedź na zapytanie otrzymano od: ………..
………..
4. Wybór „oferty":
a) wybrano „ofertę": ……….
b) przy uwzględnieniu następujących wymagań/kryteriów: ………....
Uzasadnienie wyboru: ………...
……….
5. W załączeniu:
1. notatka służbowa z analizy rynku / skierowane zaproszenia do złożenia propozycji cenowej 2. propozycje cenowe złożone przez wykonawców
……….
(Naczelnik/ Zastępca Naczelnika Wydziału/
osoba upoważniona przez Burmistrza)
ZATWIERDZAM WYNIKI PRZEPROWADZONEGO POSTĘPOWANIA
……….
Burmistrz Miasta
Załącznik nr 5
……….
WYDZIAŁ PROWADZĄCY
REJESTR WYDATKÓW DO 30.000 EURO (art. 4 pkt ….. ustawy Prawo zamówień publicznych)
L.P. NUMER ZAMÓWIENIA
PODSTAWA PRAWNA
PZP
OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
CPV NAZWA
WYKONAWCY
WARTOŚĆ
ZAMÓWIENIA DATA ZAWARCIA UMOWY/ZLECENIA NETTO BRUTTO
