Usługi hotelarskie i restauracyjne kod CPC 64 numer CPV ,

(1)

1 Związek Miast Polskich

Ul. Robocza 42 61-517 Poznań

Poznań, 22.03.2013 Zapytanie ofertowe nr 12/2013

Przedmiot zapytania dotyczy usługi hotelarsko – restauracyjnej w ramach realizacji komponentu pn. „Warsztaty zarządzania strategicznego” w ramach projektu EFS POKL 5.2 pn. „Doskonalenie zarządzania usługami publicznymi i rozwojem w jednostkach samorządu lokalnego (gminach i powiatach)”

Podstawa - postępowanie jest prowadzone zgodnie z wymogami stawianymi podmiotom korzystającym ze środków Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, które nie są zobowiązane do stosowania ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo Zamówień Publicznych, ale zobowiązane stosować zasadę konkurencyjności określoną w Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki w latach 2007- 2013, zatwierdzonych przez Ministra Rozwoju Regionalnego w dniu 15.12.2011 i obowiązującymi od 1.01.2012 (Część 3.1.3.1 Wytycznych, Podsekcja 1 – Zasada konkurencyjności; oraz 3.1.4 Sekcja 4 – Zasada efektywnego zarządzania finansami).

Niniejsza oferta jest skierowana do wytypowanych wykonawców. Niniejsza oferta jest skierowana do wytypowanych wykonawców prowadzących usługi hotelarsko-gastronomiczne w centrum Warszawy.

Niniejsze zapytanie ofertowe jest publikowane również na stronie internetowej Zamawiającego (www.zmp.poznan.pl i www.zmp.miasto.biz) w zakładce „zamówienia publiczne”.

Oznaczenie (do określenia przedmiotu zamówienia stosuje się nazwy i kody określone we Wspólnym Słowniku Zamówień, o którym mowa w rozporządzeniu (WE) nr 2195/2002 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 5 listopada 2002 r).

Usługi hotelarskie i restauracyjne – kod CPC 64 numer CPV – 55100000 – 1, 55300000-3

Przedmiotem zapytania ofertowego jest zapewnienie usług hotelarsko – restauracyjnych w następującym zakresie:

I. Opis przedmiotu zapytania ofertowego.

Związek Miast Polskich w związku z organizowanymi warsztatami zarządzania strategicznego dla przedstawicieli jednostek samorządu terytorialnego w ramach realizacji ww. projektu zainteresowany jest usługami hotelowo-gastronomicznymi w Warszawie w maju 2013. Szczegółowe daty są podane poniżej. Cykl szkoleniowy składa się z 7 odrębnych warsztatów, każdy dla ok. 24-32 osób w obiekcie hotelowym posiadającym odpowiednią

(2)

2

ilość dostępnych pokoi, salę konferencyjno-warsztatową, z zapewnieniem usług restauracyjnych wg. poniżej przedstawionych wymagań i terminów:

1. Cykl warsztatów nr 1: Warsztaty planowane są na miesiąc maj 2013 roku - cykl 7 warsztatów (łącznie dla 186 osób w grupach po 24-30 osób) w niżej wymienionych terminach oraz przy wymaganej liczbie uczestników (tj. uczestników):

Lp. Termin planowanych warsztatów w ramach konferencji objętej projektem

Wymagana liczba pokoi jednoosobowych lub do jednoosobowego wykorzystania 1. 7 – 8 maja 2013 roku od wtorku do środy, w godz. od

13:00 pierwszego dnia (obiad) do 14:00 drugiego dnia (obiad)

28 pokoi

2. 8 - 9 maja 2013 roku od środy do czwartku, w godz. od 13:00 pierwszego dnia do 14:00 drugiego dnia

26 pokoi 3. 9 – 10 maja 2013 roku od czwartku do piątku, w godz.

od 13:00 pierwszego dnia do 14:00 drugiego dnia

24 pokoje 4. 20-21 maja 2013 roku od poniedziałku do wtorku, w

godz. 13:00 pierwszego dnia do 14:00 drugiego dnia

26 pokoi 5. 21-22 maja 2013 roku od wtorku do środy, w godz. od

13:00 pierwszego dnia do 14:00 drugiego dnia

26 pokoi 6. 22-23 maja 2013 roku od środy do czwartku, w godz.

26 pokoi 7. 23-24 maja 2013 roku od czwartku do piątku, w godz.

30 pokoi

W ramach usługi w tym terminie wymagane jest zapewnienie:

a) w/w liczby pokoi jednoosobowych, lub dwuosobowych do jednoosobowego wykorzystania;

b) zapewnienie usługi gastronomicznej obejmującej 2 obiady i kolację dla uczestników w ramach każdego z warsztatów;

c) wyżywienie dla uczestników projektu – śniadanie (w ramach usługi hotelowej), 2 obiady dwudaniowe z daniami mięsnymi, napojami (woda/kawa/herbata) i deserem, kolacja zasiadana przy wspólnym stole, na ciepło (danie mięsne) z przystawką, deserem i napojami zimnymi oraz ciepłymi (kawa/herbata), 2 przerwy kawowe – obejmujące kawę/herbatę, zimne napoje i 3 rodzaje kruchych ciasteczek. Prosimy także o przedstawienie jako załącznika do ofert przykładowego menu za kwoty, które Państwo przyjmiecie do obliczeń dla celów przygotowania oferty w części dot. usług gastronomicznych.

d) Każdy z 7 warsztatów rozpoczynać się będzie obiadem (godz 13.00) i będzie trwać do kolacji ok. godz 19:00, a drugiego dnia od godz 9:00 do obiadu (godz 14:00).

e) zapewnienie 1 sali konferencyjno-warsztatowej dla w/w liczby osób, z rzutnikiem multimedialnym, w ustawieniu „przy oddzielnych stolikach” po 4 osoby.

f) parking dla min 12 samochodów, którymi przyjadą uczestnicy i organizatorzy.

g) bezpłatny szybki internet w pokojach hotelowych i na sali konferencyjno- warsztatowej. W przypadku sali konferencyjnej sieć internetowa (kablowa lub Wi-Fi) musi pozwolić na swobodną równoczesną komunikację 10-12 komputerów typu laptop z internetem, ponieważ będzie to konieczne do pracy warsztatowej. Szybkość łącza na Sali konf-warsztatowej musi wynosić co najmniej 4 Mb/s. Może to być łącze bezprzewodowe lub przygotowane łącze przewodowe.

(3)

3

Oferta została skierowana do wybranej grupy hoteli w centrum Warszawy, o odpowiednim akceptowalnym standardzie jakościowym i wyposażeniu, zlokalizowanych nie dalej niż 5 km w linii prostej od ścisłego centrum Warszawy (rozumianego jako Dworzec Centralny PKP) dostępnych komunikacją miejską (nie więcej niż jedna przesiadka) i położonych na lewy brzegu Wisły dla zapewnienia dogodnej komunikacji dla uczestników.

II. Wytyczne dla uczestnika zapytania ofertowego.

Oferta powinna zawierać informacje:

1. oświadczenie o dostępności w/w liczby pokoi hotelowych i jednej sali konferencyjno- warsztatowej – w wymaganych terminach

2. o cenie świadczonych usług w Państwa hotelu:

a) usługa hotelarska – ceny jednostkowe za pokoje jednoosobowe lub dwuosobowe do jednoosobowego wykorzystania.

b) usługa udostępnienia sali warsztatowo-konferencyjnej z rzutnikiem multimedialnym na potrzeby przeprowadzenia w ww. 7 warsztatów – cena za 1 warsztat.

3. o dostępności usług dodatkowych wymaganych, w tym:

c) parking dla min 12 samochodów, którymi przyjadą uczestnicy i organizatorzy.

d) dostępność bezpłatnego szybkiego szerokopasmowego internetu w pokojach hotelowych i na sali konferencyjno-warsztatowej (muszą być min 4 MB)

4. oświadczenie o braku powiązań kapitałowych lub osobowych z Zamawiającym (zał 2) III. Zasady współpracy, które będą zwarte umowie.

1. Wszystkie usługi będą realizowane na podstawie umowy pisemnej.

2. Za usługi gastronomiczne i wynajem sali płaci organizator warsztatów – Związek Miast Polskich. Przewiduje się możliwość przedpłaty do 50% wartości zamówionej usługi gastronomicznej i Sali - mając na względzie pełną dyspozycyjność wykonawcy dla realizacji zamówienia. Łączna cena tej usługi będzie stanowiła cenę umowy.

3. Płatność za usługi hotelowe będzie realizowana indywidualnie przez poszczególnych uczestników – na miejscu lub poprzez przedpłatę lub na podstawie zamówienia na warunkach określonych przez hotel. Hotel dokonuje wstępnej rezerwacji, a uczestnicy będą zawiadomieni przez zamawiającego, że muszą dokonać potwierdzenia rezerwacji pokoi bezpośrednio w kontakcie z recepcją hotelu – na zasadach jakie określi hotel.

Powyższa cena jaką zaoferuje w przetargu hotel będzie obowiązywała uczestników (wszyscy są przedstawicielami jednostek samorządu terytorialnego), z tym, że uczestnicy mają prawo - dokonując indywidualnego potwierdzenia i przedpłaty – wybrać, na polecenie służbowe swoich przełożonych, nocleg w pokojach dwuosobowych i hotel składając niniejszą ofertę wyraża na to zgodę.

4. Zamawiający rezerwuje sobie możliwość anulacji całości zamówienia na konkretną sesję warsztatową (lub sesje) lub zmianę jej/ich terminu (w miarę możliwości hotelu), ale nie później niż na 20 dni przed rozpoczęciem danego warsztatu (nr od 1 do 7).

5. Zamawiający rezerwuje sobie prawo do zmiany wielkości zamówienia na konkretny warsztat (do 25% liczby osób) na 3 dni przed realizacją usługi gastronomicznej.

(4)

4 IV. Wybór Wykonawcy.

1. Przesłane przez Państwa informację będą brane pod uwagę przy wyborze najkorzystniejszej oferty spełniającej wyżej opisane warunki oraz proponowane ceny z tyt. świadczonych usług.

100 pkt - maksymalna ilość punktów przyznanych danej ofercie za część A i B i C przy czym:

Część (A) – max 40 pkt - cena noclegu (podstawa wyliczenia dla jednej osoby za 1 dobę:

nocleg + śniadanie)

cena najniższa

liczba punktów oferty ocenianej = --- x 40pkt cena oferty ocenianej

Część (B) – max 50 pkt - cena wyżywienia (podstawa wyliczenia dla jednej osoby na 1 warsztat)

cena najniższa

Część (C) – max 10 pkt - cena wynajmu Sali konferencyjno-warsztatowej z dostępnością szerokopasmowego internetu min 2 MB (podstawa wyliczenia – wynajem na 1 warsztat)

cena najniższa

4. Oferta przedstawiająca najkorzystniejsze warunki cenowe oraz spełniająca wszystkie wymagane warunki opisane w zapytaniu ofertowym (dotyczące dyspozycyjności w zakresie terminów świadczenia usług) zostanie uznana za najkorzystniejszą, według przyjętych wyżej wskaźników oceny ofert.

5. Zamawiający może odstąpić od podpisania umowy bez podania przyczyny.

V. Termin i miejsce złożenia oferty na realizację ww. usług.

Oferta powinna odpowiadać w pełni na zapytanie ofertowe, powinna określać Wykonawcę oraz wskazywać osobę do kontaktu – zgodnie z formularzem stanowiącym załącznik do niniejszego zapytania ofertowego.

Pisemne oferty prosimy przesyłać w ciągu 10 dni roboczych - do 8 kwietnia 2013 do godz.

16:00 na adres Biura ZMP (kopia oferty może być przesłana faksem i ten fakt będzie liczony jako spełnienie warunku dotrzymania terminu).

Wszystkich dodatkowych informacji na temat zapytania ofertowego udziela:

Sylwia Kluczyńska tel. 61/633 50 57; ew. Alicja Grenda 61/633 50 55, lub w formie elektronicznej na adres: sylwiak@zmp.poznan.pl

Z poważaniem

Tomasz Potkański, Kierownik Projektu

(5)

5

Załącznik do zapytania ofertowego

Nazwa oferenta/pieczęć

Data:

FORMULARZ OFERTY

Związek Miast Polskich Ul. Robocza 42

61-517 Poznań

Nawiązując do zapytania ofertowego z dnia 22.03.2013 na wykonanie usług hotelarsko – restauracyjnych w ramach realizacji komponentu pn. „Warsztaty zarządzania strategicznego”

w ramach realizacji projektu EFS POKL 5.2 pn. „Doskonalenie zarządzania usługami publicznymi i rozwojem w jednostkach samorządu lokalnego (gminach i powiatach)”

oferujemy wykonanie zamówienia - zgodnie z wymogami opisanymi w zapytaniu na następujących warunkach:

Dane składającego ofertę

2.1. Pełna nazwa………

2.2. Forma prawna ………

2.3. nr NIP ……….

2.4. nr REGON………..

2.5. dokładny adres: miejscowość………..……….. ul………...

2.6. województwo……….

2.7. tel. ……….

2.8. faks ………...

2.9. e – mail:……….

2.10. nazwa banku i numer rachunku ………

………

2.11. nazwiska i imiona osób upoważnionych do podpisywania umowy o wykonanie zadania………

1. Potwierdzamy dostępność w/w liczby pokoi hotelowych i jednej sali konferencyjno- warsztatowej – w wymaganych standardzie i terminach w ramach cyklu 7 warsztatów.

2. Cena usługi (do wyboru najkorzystniejszej oferty) – cena brutto:

Część (A) – cena noclegu (podstawa wyliczenia dla jednej osoby: nocleg + śniadanie) - …………zł Część (B) – cena wyżywienia (podstawa wyliczenia dla jednej osoby na 1 warsztat) - ………. zł

Część (C) – cena wynajmu Sali konferencyjno-warsztatowej (podstawa wyliczenia – wynajem na 1 warsztat) –

………. zł

(6)

6

3. Łączna cena oferty dla ZMP biorąc pod uwagę cenę wyżywienia (cz.B) i wynajmu Sali konferencyjno-warsztatowej (cz.C), przy założeniu, że usługa będzie dotyczyć 186 osób:

Cena netto ………zł

Wysokości podatku VAT w % ………., a wartość podatku VAT ………zł

Cena brutto ………zł Słownie: ……….

Osobą (osobami) do kontaktów z Zamawiającym odpowiedzialną za wykonanie zobowiązań umowy jest / są:

1. ... tel. kontaktowy, faks: ...

zakres odpowiedzialności ...

2. ... tel. kontaktowy, faks: ...

zakres odpowiedzialności ...

Oświadczenie dotyczące postanowień zapytania ofertowego.

1. Oświadczamy, że zapoznaliśmy się z treścią zapytania, nie wnosimy żadnych zastrzeżeń oraz uzyskaliśmy niezbędne informacje do przygotowania oferty.

2. Oferowany przez nas zakres świadczenia spełnia warunki / wymagania opisane w zapytaniu.

3. Zobowiązujemy się do zapewnienia w zakresie dyspozycyjności - usług opisanych w zapytaniu w terminie ustalonym przez Zamawiającego oraz w sposób zgodny z warunkami / wymaganiami organizacyjnymi określonymi w niniejszym zapytaniu, w tym szczególnie dostępu do szerokopasmowego internetu dla 10-12 komputerów na Sali konferencyjnej przez łącze o wysokiej szybkości (min 4 MB).

Na potwierdzenie spełnienia wymagań do oferty załączam ewentualne dodatkowe informacje dotyczące przedmiotowego zapytania:

...

____________________________________________

Imię i nazwisko / podpis osoby (osób) uprawnionych do reprezentowania Oferenta

(7)

7 Nazwa oferenta/pieczęć

OŚWIADCZENIE O BRAKU POWIĄZAŃ KAPITAŁOWYCH LUB OSOBOWYCH POMIĘDZY PODMIOTEM SKŁĄDAJĄCYM OFERTĘ A ZAMAWIAJĄCYM -

ZWIĄZKIEM MIAST POLSKICH W POZNANIU, UL. ROBOCZA 42

Niniejszym, zgodnie z wymogiem obowiązującym w Wytycznych Ministerstwa Rozwoju

Regionalnego ds. kwalifikowalności wydatków w POKL z dnia 15.12.2011, oświadczam, nie istnieją powiązania kapitałowe między naszą firmą a Zamawiającym, tj. Związkiem Miast Polskich z siedzibą w Poznaniu ul. Robocza 46A (kod pocztowy 61-517), NIP 778-10-05-845, ani nie mają miejsca moje powiązania osobowe z osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy (tj. Tomaszem Potkanskim, Alicją Grendą, Sylwią Kluczyńska, Joanną Ludwiczak), w szczególności polegające na:

a) Uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki osobowej lub cywilnej b) Posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji

c) Pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta lub pełnomocnika

d) Pozostawaniu w związku małżeńskim, stosunku powinowactwa lub pokrewieństwa w linii prostej, powinowactwa lub pokrewieństwa w linii bocznej do drugiego stopnia, lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli

Data: ………

………

Podpis osoby mającej uprawnienia do

reprezentowania wykonawcy [członka zarządu, kierownika jednostki, itp.]