Załącznik nr 2 do Zarządzenia Nr68/2016 Marszałka Województwa Małopolskiego z dnia 26.07. 2016 r.
Instrukcja sporządzania, obiegu, kontroli i archiwizowania
dokumentów księgowych stosowana w Urzędzie Marszałkowskim
Województwa Małopolskiego
§ 1
Postanowienia ogólne
Instrukcja ustala jednolite zasady sporządzania, kontroli, obiegu, przechowywania i archiwizowania dokumentów finansowo-księgowych w Urzędzie Marszałkowskim
Województwa Małopolskiego (dalej zwanym UMWM) oraz określa kompetencje i odpowiedzialność związaną z prawidłowym i rzetelnym opracowaniem dowodów od
momentu ich wystawienia lub wpływu z zewnątrz, aŜ do przekazania ich do archiwum zakładowego UMWM.
1. Instrukcja ma zapewnić prawidłowe zarządzanie i kierowanie UMWM przez zapewnienie pełnych informacji o realizacji zadań wynikających z planu finansowego.
WdroŜenie przyjętych w niej zasad winno sprzyjać sprawnemu funkcjonowaniu jednostki, przez łatwy i szybki dostęp do niezbędnych informacji. Informacje te znajdują się w ewidencji księgowej prowadzonej według zasad określonych w aktach
powszechnie obowiązujących. Ewidencja prowadzona jest na podstawie rzetelnie i prawidłowo sporządzonych dokumentów i stanowi podstawę do sporządzania
wymaganych sprawozdań.
2. Instrukcja została opracowana na podstawie powszechnie obowiązujących przepisów, a w szczególności na podstawie:
1) Ustawy z 5 czerwca 1998r. o samorządzie województwa (t.j. Dz.U. z 2016r., poz. 486),
2) Ustawy z 29 września 1994r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2013 r., poz. 330 z późn.zm.),
3) Ustawy z 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych (t.j. Dz.U. z 2013r., poz. 885 z późn.zm),
4) Ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz.U.
z 2015r., poz. 2164 z późn.zm);
5) aktów wykonawczych do powyŜszych ustaw, oraz innych aktów prawnych, które
powołane są w niniejszej instrukcji oraz wypracowanych i sprawdzonych w praktyce rozwiązań w zakresie organizacji, kontroli i obiegu dokumentów.
3. Instrukcja określa podstawowe zasady obiegu i kontroli dowodów księgowych, a przede wszystkim:
1) rodzaje dowodów księgowych stosowanych w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Małopolskiego, ich elementy i zasady funkcjonowania,
2) sposób i terminy oraz komórki organizacyjne zobowiązane do wystawiania dowodów księgowych i osoby upowaŜnione do podpisywania poszczególnych dowodów księgowych,
3) komórki organizacyjne oraz osoby zobowiązane do sprawdzenia dowodów księgowych pod względem merytorycznym oraz formalno-rachunkowym,
4) sposób postępowania w razie wykrycia w toku kontroli nieprawidłowości w dowodach księgowych lub ujętych w nich operacjach gospodarczych,
5) terminy przekazywania poszczególnych rodzajów dowodów księgowych.
§ 2
Podstawowe zasady sporządzania dowodów księgowych
1. Wszystkie operacje gospodarcze podlegają ewidencji księgowej. Podstawą do
zapisów w tej ewidencji są prawidłowe i rzetelne dowody księgowe. Za prawidłowe i rzetelne dowody księgowe mogą być uznane dokumenty, które spełniają
wymagania określone w obowiązujących przepisach o zasadach prowadzenia rachunkowości i innych przepisach wynikających z obowiązujących ustaw, a stwierdzone w nich fakty dotyczące operacji są zgodne z ich rzeczywistym przebiegiem.
2. Zgodnie z Ustawą o rachunkowości za rzetelne uznaje się dokumenty księgowe, które:
1) stwierdzają fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem,
2) zawierają, (jeŜeli treść dowodu nie została inaczej określona w innych przepisach) co najmniej:
− wiarygodne określenie wystawcy i wskazanie nazw (nazwisk) i adresów stron uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,
− datę dokonania operacji gospodarczej, a gdy dowód został sporządzony w innym dniu, równieŜ datę sporządzenia dowodu,
− określają przedmiot operacji gospodarczej i jej wartość, a jeŜeli przedmiot operacji gospodarczej jest wymieniony w jednostkach naturalnych takŜe określenie ilościowe,
− stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach
rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za
te wskazania,
3) zostały sprawdzone pod względem:
− merytorycznym
− formalno-rachunkowym
oraz na dowód sprawdzenia podpisane przez osoby do tego upowaŜnione; fakt sprawdzenia dowodów powinien być uwidoczniony w jego treści
Dowody księgowe powinny być poddane kontroli przed zrealizowaniem i zaksięgowaniem.
4) zostały oznaczone numerem lub w inny sposób umoŜliwiający powiązanie dowodów z zapisami księgowymi dokonanymi na ich podstawie.
§ 3
Kontrola merytoryczna i kontrola formalno-rachunkowa dowodów księgowych
1. Kontrola merytoryczna dowodów księgowych polega na sprawdzeniu rzetelności
operacji, to jest zgodności z obowiązującymi przepisami prawa oraz celowości i gospodarności. Osoba dokonująca kontroli merytorycznej powinna sprawdzić
przede wszystkim, czy:
1) dostawy, roboty, i usługi zostały zrealizowane lub wykonane zgodnie z zamówieniem, umową, zleceniem, względnie innymi ustaleniami,
2) zastosowane ceny jednostkowe, dopłaty, opusty są zgodne z zawartymi umowami, kosztorysami, obowiązującymi cennikami i innymi ustaleniami,
3) zastosowane stawki wynagrodzenia, dodatki do wynagrodzeń są rzetelne, to znaczy zgodne z wykonaną pracą i wynikają z obowiązujących przepisów, a wypłacane świadczenia są uzasadnione,
4) wydatki i zaciągnięte zobowiązania mają pokrycie w zatwierdzonym planie finansowym (uwzględniając dotychczasowe jego wykonanie i zaangaŜowanie).
2. Kontroli merytorycznej w zakresie realizacji operacji gospodarczej dokonują osoby do tego upowaŜnione odrębnym zarządzeniem. W Urzędzie Marszałkowskim Województwa Małopolskiego zadania związane z dysponowaniem środkami finansowymi delegowane są na dyrektorów/pracowników departamentów merytorycznych. Dokonanie sprawdzenia potwierdza się podpisem i umieszczeniem klauzuli „sprawdzono pod względem merytorycznym” – data-podpis.
ZłoŜony podpis na dokumencie księgowym w pozycji „sprawdzono pod względem merytorycznym” potwierdza:
1) terminową realizację operacji w opisie dokumentu lub protokole odbioru, 2) sprawdzenie danych zawartych na fakturze/rachunku/innym dowodzie
księgowym o równowaŜnej wartości dowodowej, ze stanem faktycznym, co do zgodności z zawartą umową, zleceniem,
3) sprawdzenie kompletności dokumentacji,
4) zaklasyfikowanie w opisie dokumentu poniesionego kosztu do właściwej podziałki klasyfikacji budŜetowej, zadania budŜetowego oraz właściwej kategorii wydatku strukturalnego.
3. Kontrola formalno-rachunkowa dowodów księgowych polega na ustaleniu, czy dowody te zostały wystawione w sposób prawidłowy, a zwłaszcza czy dowód księgowy:
1) spełnia wszystkie wymogi określone w niniejszej instrukcji, 2) posiada oznaczenie jednostki, która go wystawiła,
3) wyszczególnia datę operacji oraz posiada niezbędne załączniki, 4) jest wystawiony w sposób czytelny i trwały,
5) jest poprawny pod względem rachunkowym tzn. wszystkie działania arytmetyczne w nich zawarte zostały prawidłowo wykonane,
6) posiada przeliczenie na walutę polską, jeŜeli wystawiony jest w walutach obcych, czy przeliczenia dokonano w sposób prawidłowy,
7) zawiera podpisy osób upowaŜnionych do jego wystawienia, odbioru, kontroli, akceptacji i zatwierdzenia.
4. Sprawdzenia dowodów pod względem formalno-rachunkowym dokonują osoby wskazane odrębnym zarządzeniem. Dokonanie sprawdzenia potwierdza się podpisem i umieszczeniem klauzuli „sprawdzono pod względem formalno- rachunkowym” - data-podpis.
5. Po sprawdzeniu pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym, dowody księgowe podlegają wstępnej kontroli zgodnie z art. 54 ustawy o finansach publicznych, której dokonuje Skarbnik Województwa Małopolskiego, Główny Księgowy UMWM, w zakresie udzielonych im upowaŜnień. lub inne osoby upowaŜnione odrębnym imiennym upowaŜnieniem albo wskazane w Regulaminie Organizacyjnym Urzędu Marszałkowskiego Województwa Małopolskiego.
6. Zatwierdzenia dokumentów do wypłaty dokonuje Marszałek Województwa Małopolskiego lub osoba upowaŜniona.
7. Dokumenty, co do których przepisy Instrukcji przewidują obowiązek akceptacji i zatwierdzania, a w szczególności wszystkie dokumenty dotyczące wydatków i stanowiące dyspozycję środkami pienięŜnymi podpisują:
- Marszałek Województwa Małopolskiego (operacje o wartości powyŜej 500 tys. zł.), - Sekretarz Województwa lub osoba upowaŜniona (operacje o wartości do 500 tys.
zł. oraz listy płac niezaleŜnie od kwoty),
UpowaŜnionymi do wykonywania dyspozycji środkami pienięŜnymi są:
- Skarbnik Województwa Małopolskiego, Zastępca Dyrektora Departamentu BudŜetu i Finansów, Zastępca Dyrektora Departamentu BudŜetu i Finansów Główny Księgowy UMWM, a w zakresie opłat za korzystanie ze środowiska wynikających z ustawy z dnia 27 kwietnia 2001r. prawo ochrony środowiska, opłaty produktowej wynikającej z ustawy z dnia 11 maja 2001r. o obowiązkach przedsiębiorców w zakresie gospodarowania niektórymi odpadami oraz o opłacie produktowej, opłaty za substancje kontrolowane wynikającej z ustawy z dnia 20 kwietnia 2004r. substancjach zuboŜających warstwę ozonową oraz kar pienięŜnych wynikających z art. 79c ustawy z dnia 27 kwietnia 2001r. o odpadach, ustawy z dnia 24 kwietnia 2009r. o bateriach i akumulatorach oraz ustawy z dnia 13 czerwca 2013r. o gospodarce opakowaniami i odpadami opakowaniowymi, Dyrektor Departamentu Środowiska, Zastępca Dyrektora Departamentu Środowiska lub inni pracownicy w zakresie udzielonych im upowaŜnień.
Kartę wzorów podpisów osób upowaŜnionych do kontroli i zatwierdzania dowodów księgowych stanowi załącznik nr 1 do instrukcji.
8. Podstawą księgowań są dowody źródłowe (dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej):
1) zewnętrzne obce – otrzymane od kontrahentów,
2) zewnętrzne własne – przekazane w oryginale kontrahentom, 3) wewnętrzne – dotyczące operacji wewnątrz jednostki,
4) zbiorcze – słuŜące dokonaniu łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione i załączone do dowodu,
5) korygujące poprzednie dowody – w szczególności faktury korygujące i noty korygujące - dowody obce lub zewnętrzne własne, oraz wewnętrzne dowody
„Polecenia księgowania”, słuŜące do sprostowania zapisów księgowych, lub storn,
6) rozliczeniowe – ujmujące juŜ dokonane zapisy według nowych kryteriów
klasyfikacyjnych, lub dokumentujące wszelkiego typu przeksięgowania
o charakterze technicznym, np. otwarcie ksiąg, przeniesienia między ewidencjami, przeksięgowania w końcu roku, itp.
9. Dowód własny, który nie otrzymał akceptacji merytorycznej lub formalno- rachunkowej celem poprawy, (w zaleŜności od rodzaju nieprawidłowości) podlega:
1) anulowaniu i ponownemu wystawieniu, lub 2) uzupełnieniu treści, lub
3) korekcie błędnych zapisów.
10. Dowód obcy, który nie otrzymał akceptacji merytorycznej lub formalno-rachunkowej celem poprawy, (w zaleŜności od rodzaju nieprawidłowości) podlega:
1) zwrotowi wystawcy lub 2) korekcie błędnych zapisów.
11. W przypadku uzasadnionego braku moŜliwości uzyskiwania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych, Marszałek Województwa Małopolskiego lub osoba upowaŜniona moŜe zezwolić na udokumentowanie operacji gospodarczej za pomocą księgowych dokumentów zastępczych, w szczególności w formie oświadczeń sporządzonych przez osoby dokonujące tych operacji, lub dowodów wystawionych
na te osoby. MoŜliwość takiego udokumentowania dopuszcza art.20 ust.4 ustawy o rachunkowości.
Dokument ten powinien zawierać:
1) określenie stron dokonujących operacji, 2) opis operacji i jej wartość,
3) datę dokonania operacji i datę sporządzenia dowodu, 4) przedmiot i wartość operacji gospodarczej,
5) podpis wystawcy dowodu - osoby, która bezpośrednio dokonała wydatku, lub innej czynności stanowiącej operację gospodarczą,
6) przy zakupie – rodzaj nabytych składników majątkowych, ich ilość i cenę jednostkową, a w pozostałych przypadkach – cel dokonania wydatku.
Nie moŜe to dotyczyć operacji gospodarczych, których przedmiotem są zakupy
opodatkowane podatkiem od towarów i usług, jak równieŜ operacji finansowych z funduszy zewnętrznych.
W przypadku jednoczesnej zapłaty dowodu księgowego w ramach dwóch i więcej źródeł finansowania dopuszcza się zaksięgowanie części kosztów i częściowej zapłaty na podstawie kserokopii faktur potwierdzonych za zgodność z oryginałem po przeprowadzonej kontroli formalno-rachunkowej, wówczas taki dokument dla celów księgowych ma moc oryginału. Jednocześnie w celu spełnienia wymogów programów unijnych dopuszcza się obijanie oryginału faktury (dostarczonego przez wystawcę) pieczęcią „Przedstawiono do refundacji w ramach projektu/programu” z jednoczesnym wskazaniem kwot podlegających rozliczeniu w ramach danego projektu/programu.
12. W przypadku dowodów księgowych wyraŜonych w walutach obcych przyjmuje się zasadę, Ŝe zobowiązania wycenia się według średniego kursu NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień wystawienia faktury lub innego dowodu księgowego, z kolei kasowe ujęcie wydatku następuje po kursie faktycznie
zastosowanym przez bank. Natomiast do wyceny kosztów delegacji zagranicznych, przedpłat, stosuje się kurs z dnia wypłacenia zaliczki. Występujące róŜnice kursowe są ujmowane odpowiednio w kosztach lub przychodach finansowych. W przypadku, kiedy pracownik nie otrzymał zaliczki na delegację zagraniczną, koszty wyceniane są według kursu z dnia rozliczenia delegacji.
13. Dowody księgowe powinny być wystawione w sposób staranny, czytelny, trwały i rzetelny, to jest zgodnie z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej,
powinny być kompletne i zawierać wszystkie dane wymagane przepisami i wynikające z operacji, które dokumentują, powinny być wolne od błędów rachunkowych, opatrzone numerem kolejnym według przyjętych w UMWM zasad numerowania dowodów księgowych.
14. Błędy w dowodach księgowych mogą być poprawiane wyłącznie przez skreślenie błędnej treści lub kwoty z utrzymaniem czytelności skreślonych wyraŜeń lub liczb, wpisanie treści poprawnej i daty poprawki oraz złoŜenie podpisu osoby do tego upowaŜnionej. Nie moŜna poprawiać pojedynczych liter lub cyfr. Korekt dokonuje się jednocześnie na wszystkich egzemplarzach dokumentu. Nie moŜna w ten sposób poprawiać dokumentów stanowiących wydruk odzwierciedlający elektroniczny zapis
księgowy – w tym przypadku naleŜy dokonać korekty poprzez wprowadzenie w księgach rachunkowych zapisów korygujących.
Zasady te nie mają zastosowania do:
1) dowodów, dla których obowiązuje ustalony właściwymi przepisami zakazuje dokonywania jakichkolwiek poprawek – w takich przypadkach popełnione błędy poprawia się przez anulowanie dowodów zawierających błędy i wystawienie prawidłowych dowodów (np. kasowych dowodów przychodowych lub zastępczych dowodów wpłaty czeków gotówkowych),
2) dowodów obcych, które mogą być poprawiane tylko przez wystawienie i przesłanie kontrahentowi dowodu korygującego,
3) dowodów własnych zewnętrznych przesłanych uprzednio kontrahentowi, które mogą być poprawiane tylko przez wystawienie dowodu korygującego.
§ 4
Obieg dokumentów księgowych
1. Obieg dowodów księgowych rozpoczyna się od chwili ich sporządzenia albo wpływu do Urzędu Marszałkowskiego Województwa Małopolskiego, następnie obejmuje ich sprawdzenie pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym przez osoby do tego upowaŜnione, zadekretowanie, zaksięgowanie i włączenie do zbiorów dokumentacji księgowej.
2. Ustala się następujące ogólne zasady obiegu dotyczące wszystkich typów dokumentów :
1) KaŜdy dokument zewnętrzny wpływający do UMWM przechodzi przez Dziennik Podawczy Urzędu lub punkt kancelaryjny właściwego departamentu merytorycznego i tam zostaje opatrzony stemplem wpływu. Proces rozliczania
dowodów księgowych w postaci faktur/rachunków/innych dokumentów księgowych o równowaŜnej treści dowodowej dzieli się na dwa etapy:
a) Pierwszy z nich odbywa się w poszczególnych departamentach merytorycznych realizujących zadania budŜetowe i polega na odebraniu przedmiotu umowy oraz odpowiednim opisaniu dowodu księgowego.
Zakończeniem tego etapu jest przekazanie zatwierdzonego pod względem merytorycznym dokumentu do Departamentu BudŜetu i Finansów. Prawidłowy opis dokumentu, potwierdzającego dokonanie wydatku, powinien zawierać:
wpisaną klasyfikację budŜetową, w szczegółowości dział, rozdział, paragraf, zadanie budŜetowe, numer umowy, w przypadku zamówień publicznych sposób udzielenia zamówienia oraz określenie klasyfikacji wydatku strukturalnego, a w przypadku środków europejskich oraz innych funduszy zagranicznych dodatkowe elementy opisu wynikające z odrębnych uregulowań w tym zakresie. Do dokumentu naleŜy dołączyć: kserokopię umowy potwierdzoną za zgodność z oryginałem (w przypadku umowy rozliczanej fakturami częściowymi, umowę przedkłada się do pierwszej faktury, natomiast pozostałe faktury winy zawierać informację na ten temat), protokół odbioru przedmiotu umowy, potwierdzenie zgłoszenia do ZUS dla umów zawieranych z osobami fizycznymi, załącznik budŜetowy lub inne dokumenty niezbędne dla prawidłowego rozliczenia. Komplet dokumentów przedkładanych do rozliczenia powinien zostać przekazany do Departamentu BudŜetu i Finansów nie później niŜ 15 dni przed datą płatności w przypadku terminu zapłaty określonego na 30 dni od daty dostarczenia do Urzędu Marszałkowskiego Województwa Małopolskiego poprawnie sporządzonej faktury (rachunku) i odpowiednio nie później niŜ 10 i 7 dni przed datą płatności w przypadku terminów zapłaty 21 i 14 dniowych. b) W ramach drugiego etapu w Departamencie BudŜetu i Finansów dokonuje się weryfikacji przekazanej dokumentacji. W przypadku stwierdzenia błędów lub uchybień dokonuje się ich zwrotu do departamentów merytorycznych celem poprawy.
Poprawione i kompletne dowody księgowe winny być przekazane do Departamentu BudŜetu i Finansów w czasie umoŜliwiającym ich terminową zapłatę, nie krótszym jednak niŜ na 3 dni robocze przed upływem terminu płatności wynikającym z zaciągniętego zobowiązania. Następnie, bez zbędnej zwłoki dokumenty są zatwierdzane pod względem formalno-rachunkowym, potwierdzane w zakresie przeprowadzenia kontroli wstępnej oraz zatwierdzane do ujęcia w księgach rachunkowych i do wypłaty.
3. W przypadku realizacji programów wspieranych środkami funduszy zagranicznych celem zapewnienia prawidłowego sposobu rozliczania tych projektów dopuszcza się stosowanie odmiennych zasad obiegu dokumentów niŜ opisane w niniejszej Instrukcji. W takich przypadkach obowiązują zasady określone w zatwierdzonych podręcznikach procedur i innych zarządzeniach wewnętrznych regulujących szczególne zasady obiegu dokumentów związanych z realizacją projektów.
4. Szczegółowe zasady dotyczące sporządzania, terminów przekazywania, kontroli i zatwierdzania dokumentów finansowo-księgowych określa załącznik nr 2 do
Instrukcji stanowiący jej integralną część.
§ 5
Gospodarka finansowa w jednostce
1. Marszałek Województwa Małopolskiego jako kierownik jednostki sektora finansów publicznych jest odpowiedzialny za całość gospodarki finansowej, w tym za właściwe dysponowanie środkami określonymi w planie finansowym jednostki.
2. Obowiązki w zakresie :
1) prowadzenia rachunkowości budŜetu Województwa Małopolskiego, 2) wykonywania dyspozycji środkami pienięŜnymi,
3) dokonywania wstępnej kontroli: zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym, kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych
wykonuje Skarbnik Województwa Małopolskiego na podstawie pisemnego upowaŜnienia.
3. Obowiązki w zakresie :
1) prowadzenia rachunkowości Urzędu Marszałkowskiego Województwa Małopolskiego,
2) wykonywania dyspozycji środkami pienięŜnymi,
3) dokonywania wstępnej kontroli: zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym, kompletności i rzetelności dokumentów
dotyczących operacji gospodarczych i finansowych
wykonuje Główny Księgowy Urzędu Marszałkowskiego Województwa Małopolskiego na podstawie pisemnego upowaŜnienia.
4. Obowiązki w zakresie gospodarki finansowej Marszałek Województwa Małopolskiego moŜe powierzyć takŜe innym pracownikom na podstawie odrębnego imiennego upowaŜnienia albo wskazania w Regulaminie Organizacyjnym Urzędu Marszałkowskiego Województwa Małopolskiego.
5. Dowodem dokonania przez Skarbnika Województwa Małopolskiego lub Głównego Księgowego UMWM wstępnej kontroli jest jego podpis złoŜony na dotyczących danej operacji dokumentach lub ich zbiorczym zestawieniu. ZłoŜenie podpisu przez Skarbnika Województwa Małopolskiego, Głównego Księgowego UMWM na dokumencie obok podpisu pracownika właściwego rzeczowo oznacza, Ŝe:
1) nie zgłasza zastrzeŜeń do przedstawionej przez właściwych rzeczowo pracowników oceny prawidłowości tej operacji i jej zgodności z prawem,
2) nie zgłasza zastrzeŜeń do kompletności oraz formalno-rachunkowej rzetelności i prawidłowości dokumentów dotyczących tej operacji,
3) zobowiązania wynikające z operacji mieszczą się w planie finansowym jednostki.
6. Skarbnik Województwa Małopolskiego lub Główny Księgowy UMWM w razie ujawnienia nieprawidłowości, zwraca dokument właściwemu merytorycznie departamentowi, celem dokonania odpowiednich poprawek lub zmian. W razie nie usunięcia nieprawidłowości odmawia jego podpisania.
O odmowie podpisania dokumentu i ich przyczynach Skarbnik Województwa Małopolskiego lub Główny Księgowy UMWM zawiadamia pisemnie Marszałka Województwa Małopolskiego.
Marszałek Województwa Małopolskiego moŜe wstrzymać realizację
zakwestionowanej operacji albo wydać w formie pisemnej polecenie jej realizacji.
W celu realizacji swoich zadań Skarbnik Województwa Małopolskiego lub Główny Księgowy UMWM ma prawo:
- Ŝądać od pracowników udzielania w formie ustnej lub pisemnej niezbędnych informacji i wyjaśnień, jak równieŜ udostępnienia do wglądu wyliczeń będących źródłem tych informacji i wyjaśnień,
- wnioskować do Marszałka o określenie trybu, według którego mają być wykonywane przez pracowników czynności niezbędne do zapewnienia prawidłowości gospodarki finansowej oraz ewidencji księgowej, kalkulacji kosztów i sprawozdawczości finansowej.
§ 6
Dowody kasowe
1. Szczegółowe zasady gospodarki kasowej reguluje obowiązująca instrukcja kasowa stosowana w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Małopolskiego, która określa między innymi zasady sporządzania i postępowania z dowodami kasowymi.
Zapis operacji gotówkowych w kasie UMWM dokonywany jest przy wykorzystaniu programu finansowo-księgowego, który narzuca automatycznie numerację raportu kasowego „RK” oraz dowodom wpłaty „KP” i wypłaty „KW”.
2. Przez dowody kasowe rozumie się te dowody, które stanowią podstawę do wypłacenia gotówki z kasy lub dowód przyjęcia gotówki do kasy przez kasjera, a takŜe wtórne dowody księgowe wystawione na ich podstawie. W obrocie kasowym występują następujące dokumenty:
- własne:
1) raport kasowy „RK” (sporządzany w 1 egz.) 2) dowód wpłaty „KP” (sporządzany w 2 egz.) 3) dowód wypłaty KW (sporządzany w 2 egz.) - źródłowe:
4) wniosek o zaliczkę – 1 egz.,
5) rachunek kosztów podróŜy – 1 egz., 6) rozliczenie zaliczki – 1 egz.,
7) czek gotówkowy – 1 egz. oraz potwierdzenie realizacji czeku gotówkowego – 1 egz.,
8) bankowy dowód wpłaty – 2 egz.,
9) dowody zakupu – faktury, rachunki – 1 egz., 10) listy płac, listy wypłat, listy nagród i premii – 1 egz..
3. W przypadku realizacji czeku gotówkowego stosuje się dowód – „potwierdzenie realizacji czeku gotówkowego”, a w przypadku wpłaty gotówki z kasy na rachunek bankowy jednostki (odprowadzenie gotówki) – „bankowy dowód wpłaty”. Dowody te są potwierdzane przez bank realizujący operację.
4. Wpłaty gotówki są dokonywane wyłącznie na podstawie dowodów wpłaty („KP”) natomiast wypłata gotówki z kasy moŜe nastąpić na podstawie źródłowych dowodów uzasadniających wypłatę. Przy wypłacie gotówki osobom nieznanym kasjer zobowiązany jest zaŜądać okazania dowodu osobistego, wpisać na rozchodowym dowodzie kasowym numer, datę określenie wystawcy dokumentu.
UpowaŜnienie winno być dołączone do rozchodowego dowodu kasowego („KW”).
Wszystkie dowody kasowe dotyczące wypłaty i wpłaty gotówki, dokonywane w danym dniu, naleŜy ująć w raporcie kasowym z danego dnia (dzienny raport
kasowy).
5. Dowód wpłaty KP "Kasa przyjmie" – wystawia się podczas dokonywania wpłaty pieniędzy do kasy w dwóch egzemplarzach, z których jeden (oryginał) otrzymuje wpłacający, drugi (kopia) stanowi załącznik do raportu kasowego.
6. Dowód wypłaty KW "Kasa wypłaci" - jest to dokument zastępczy przy wypłacie gotówki z kasy, w przypadku gdy wypłata jest dokonywana na podstawie źródłowych dowodów kasowych.
7. Raport kasowy - słuŜy do udokumentowania operacji kasowych. Do raportu wprowadza się wszystkie dowody kasowe dotyczące wpłat i wypłat gotówki w danym dniu. Raport kasowy sporządzany jest przez osobę przyjmującą wpłaty lub dokonującą wypłat. BieŜący numer raportu kasowego ustala się z zachowaniem ciągłości numeracji w ramach roku sprawozdawczego. Poszczególne dowody kasowe ewidencjonowane w raporcie kasowym podlegają chronologicznej i systematycznej ewidencji w kolejności ich realizacji, przy czym w rubryce "treść"
określa się rodzaj operacji gotówkowej, a w rubryce "dowód" - rodzaj dowodu. Kwoty operacji gotówkowych w zaleŜności od ich rodzaju wpisuje się do rubryki "przychody"
lub "rozchody". Na ostatniej stronie raportu kasowego sumuje się wszystkie przychody i rozchody. Raport kasowy wraz z kompletem dowodów kasjer przekazuje upowaŜnionej osobie celem przeprowadzenia kontroli formalno- rachunkowej, a następnie Głównemu Księgowemu UMWM lub osobie upowaŜnionej, który na znak kontroli składa na nim podpis.
§ 7
Dowody bankowe
1. Przez dokumenty bankowe rozumie się takie dowody, którymi dokonuje się dyspozycji środkami na rachunku bankowym, lub które potwierdzają dokonanie operacji na rachunkach bankowych, a zwłaszcza:
1) bankowy dowód wpłaty,
2) czek gotówkowy, 3) polecenie przelewu,
4) wyciąg z rachunku bankowego.
2. Bankowy dowód wpłaty.
Bankowy dowód wpłaty stosowany jest przy wpłatach gotówki na rachunki własne lub obce do banku. Dowód wpłaty wypełnia się w dwóch egzemplarzach. Na dowodzie bank umieszcza potwierdzenie przyjęcia gotówki. Bankowe dowody
wpłaty są dokumentami pomocniczymi, nie wymagającymi akceptacji i zatwierdzenia, ujmowanymi w raporcie kasowym jako rozchód gotówki. MoŜna
takŜe stosować potwierdzenia wystawione przez bank.
3. Czek gotówkowy.
Czek gotówkowy jest drukiem ścisłego zarachowania, który ewidencjonuje się po pobraniu z banku i przechowuje w sejfie w kasie UMWM. Czeki wystawiane są na wydawanych przez bank blankietach zawierających nazwę banku i numer rachunku bankowego. Czek wypełnia kasjer lub upowaŜniony pracownik w jednym egzemplarzu, zgodnie z obowiązującą w tym zakresie instrukcją bankową. Czeki wypełnia się atramentem, długopisem lub pismem maszynowym. Treści czeku nie
moŜna przerabiać, wycierać ani usuwać w inny sposób. W razie pomyłki w wypisywaniu czeku (kwot, nazwisk itp.), czek anuluje się przez przekreślenie i umieszczenie adnotacji „ANULOWANO” wraz z datą i podpisem osoby, która go
anulowała. Anulowany czek pozostaje w dyspozycji kasjera w księdze druków ścisłego zarachowania i jest likwidowany. Prawidłowo wypełniony druk jest podpisywany przez osoby do tego upowaŜnione zgodnie z kartą wzorów podpisów złoŜoną w banku, który prowadzi obsługę rachunku. W przypadku czeków, na podstawie których kasjer dokonuje pobrania gotówki do kasy, bank wystawia dokument „potwierdzenie realizacji czeku gotówkowego”, który nie wymaga zatwierdzenia, i stanowi załącznik (dokument pomocniczy) do raportu kasowego.
Dowodem księgowym jest wyciąg bankowy, potwierdzający wypłatę gotówki z banku oraz raport kasowy dokumentujący zaewidencjonowanie pobranej gotówki
w kasie. Po otrzymaniu wyciągu bankowego suma podjęta czekiem, wynikająca z tego wyciągu, podlega sprawdzeniu z kwotą ujętą w dowodzie stanowiącym
podstawę wypłaty gotówki.
4. Polecenie przelewu.
Podstawą wystawienia polecenia przelewu powinien być dokument źródłowy stanowiący o zobowiązaniu i obowiązku zapłaty, lub inny właściwy dowód księgowy, zastępczy lub źródłowy, z wyjątkiem:
1) przypadków gdy podstawą dokonania przelewu są przepisy prawa – w tych przypadkach na poleceniu wskazuje się tytuł prawny do wypłaty środków, 2) gdy przelewu dokonuje się w celu przeniesienia środków pomiędzy
właściwymi rachunkami (np. odprowadzenie dochodów na rachunek organu, refundacje, prowizje itp.),
3) zapłaty faktur i rachunków, które traktowane są jako samodzielne dokumenty podlegające zapłacie.
Polecenie przelewu sporządzane jest elektronicznie w systemie bankowości internetowej (wdroŜonej zgodnie z Umową o prowadzeniu rachunków bankowych) przez upowaŜnionych pracowników na podstawie zatwierdzonych do zapłaty dokumentów. Polecenie przelewu podpisują osoby upowaŜnione, wyszczególnione w karcie wzorów podpisów złoŜonej w banku.
5. Wyciąg bankowy.
Wyciągi bankowe obejmują wszystkie operacje pienięŜne dokonywane za pośrednictwem banku, zarówno w obrocie gotówkowym jak i bezgotówkowym.
Wyciągi z rachunków bankowych wraz z dowodami źródłowymi pobiera z banku kasjer. Wyznaczeni pracownicy zespołów właściwych ds. księgowości są obowiązani sprawdzić pobrane dokumenty pod względem ciągłości sald.
Otrzymany wyciąg podlega równieŜ sprawdzeniu z dokumentami źródłowymi – jeŜeli występują. W przypadku stwierdzenia niezgodności w wyciągu bankowym, pracownik w ramach posiadanych upowaŜnień lub Dyrektor Departamentu BudŜetu i Finansów powinien niezwłocznie, pisemnie dokonać niezbędnych wyjaśnień z bankiem obsługującym rachunek. Kontroli podlegają równieŜ wszystkie załączniki będące odzwierciedleniem dokonanych zapisów księgowych na rachunku bankowym, jednocześnie wyciąg z rachunku bankowego odzwierciedla stan środków pienięŜnych jednostki. Do wyciągu w formie załączników dołącza się te polecenia przelewu (i inne dokumenty pomocnicze), które nie podlegają rejestracji w innych zbiorach dokumentów księgowych jako odrębne dowody księgowe, a które stanowią dyspozycję wydatkowania środków, lub są powiązane z tą dyspozycją. W przypadku obciąŜeń rachunków bankowych z tytułu opłat i prowizji bankowych do wyciągu bankowego nie sporządza się dodatkowych dowodów księgowych. Sprawdzeniu podlega zasadność pobrania opłaty lub prowizji, to jest zgodność z umową obsługi bankowej. Za dowody księgowe uznaje się równieŜ, przesłane drogą elektroniczną, a następnie drukowane wyciągi bankowe, dokumentujące operacje bankowe. Wyciąg bankowy sporządzony na podstawie art. 7 ustawy prawo bankowe nie wymaga podpisu ani stempla. Przy realizacji projektów ze środków zewnętrznych, jeŜeli wytyczne dotyczące realizacji projektu tak wskazują, tworzone są odrębne rachunki bankowe do ich obsługi.
Dekretacja wyciągów bankowych, oddzielnie dla kaŜdego dnia, generowana jest przez system finansowo-księgowy w formie odrębnego dokumentu WB, (stanowiącego integralną część wyciągu), sporządzanego przez pracownika właściwego zespołu ds. księgowości, zatwierdzanego przez Skarbnika Województwa Małopolskiego, Głównego Księgowego UMWM lub osobę upowaŜnioną.
§ 8
Rozliczeniowe dowody księgowe
1. Rozliczeniowymi dowodami księgowymi są:
1) nota księgowa,
2) polecenie księgowania.
2. Nota księgowa
Nota księgowa to uniwersalny dowód księgowy, słuŜący dokumentowaniu rozrachunków wzajemnych między Województwem Małopolskim, a obcymi podmiotami zewnętrznymi, dla których nie przewidziano innego sposobu dokumentacji, w szczególności rozrachunków nie podlegających fakturowaniu (np.
kary umowne). MoŜliwe jest wystawienie dwóch rodzajów not księgowych:
1) noty obciąŜeniowe – własne lub obce zewnętrzne dowody księgowe, wskazujące na występowanie naleŜności Województwa Małopolskiego od osoby trzeciej wskazanej w wystawionej lub otrzymanej nocie z określonego tytułu,
2) noty uznaniowe – własne lub obce zewnętrzne dowody księgowe, wskazujące na występowanie zobowiązania Województwa Małopolskiego wobec osoby trzeciej wskazanej w otrzymanej lub wystawionej nocie z określonego tytułu.
Nota księgowa zawiera podstawowe elementy dowodu księgowego, podlega sprawdzeniu pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym.
Szczególnym rodzajem noty jest nota odsetkowa z naliczeniem naleŜnych odsetek, którą moŜna stosować w przypadkach, gdy odsetki nie są objęte innymi dokumentami np. upomnieniem lub wezwaniem do zapłaty.
3. Polecenie księgowania („PK”)
Polecenie księgowania (symbol „PK lub równowaŜne dokumenty generowane przez system księgowy) to ogólny, wewnętrzny, wtórny dowód księgowy mający zastosowanie do udokumentowania zapisów księgowych, które stanowią:
4) przeniesienie danych księgowych z ewidencji analitycznej do syntetycznej, oraz pomiędzy wyodrębnionymi jednostkami księgowymi, w tym kompensaty wewnętrzne,
5) dokonanie w księgach rachunkowych przeniesień i zmian klasyfikacji,
6) dokonanie róŜnego rodzaju przeksięgowań o charakterze technicznym i formalnym, wymaganych przez przepisy i metodologię dokonywania
zapisów księgowych,
7) dokonanie w księgach rachunkowych storn i korekt błędnych zapisów,
8) operacje gospodarcze nieudokumentowane odrębnymi dowodami księgowymi, lub udokumentowane dowodami nie będącymi samodzielnymi dowodami księgowymi w rozumieniu niniejszej instrukcji – w szczególności:
1) aktualizacja naleŜności, 2) wycena aktywów,
3) umorzenie i amortyzacja środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych,
4) inne wyŜej nie wymienione.
Pod dowody „PK” dołącza się dokumenty źródłowe typowe dla charakteru ewidencjonowanej w księgach rachunkowych operacji. Dowodem źródłowym mogą być takŜe stosowne wydruki z ksiąg rachunkowych.
Dowody „PK” podpisują pracownicy sporządzający, i podlegają one zatwierdzeniu, którego dokonują upowaŜnione osoby w zaleŜności od rodzaju operacji odzwierciedlonej dokumentem PK.
§ 9
Dokumenty dotyczące majątku trwałego
1. Zadania związane z prowadzeniem ewidencji analitycznej:
1) ruchomości stanowiących wyposaŜenie UMWM oraz wartości niematerialnych i prawnych, zgodnie z zarządzeniem w sprawie przyjęcia zasad gospodarowania
mieniem Urzędu i zasad odpowiedzialności za powierzone mienie pracownikom UMWM oraz zbiorów bibliotecznych dla UMWM, naleŜą do zakresu działania Departamentu Organizacji,
2) mienia Województwa Małopolskiego, z wyłączeniem mienia UMWM, o którym mowa w pkt. 1), mienia będącego własnością wojewódzkich osób prawnych oraz mienia znajdującego się w ewidencji środków trwałych wojewódzkich samorządowych jednostek organizacyjnych, naleŜą do kompetencji Departamentu Rozwoju Gospodarczego.
2. Departament BudŜetu i Finansów odpowiada za ewidencję syntetyczną majątku trwałego Województwa Małopolskiego.
3. Zmiany stanu środków trwałych w tym nieruchomości następują w szczególności w związku z:
1) zakupem (nabyciem) prawa własności, współwłasności, wieczystego uŜytkowania i innych praw ograniczonych,
2) zakończeniem i rozliczeniem inwestycji, 3) rozchodowaniem na skutek sprzedaŜy,
4) postawieniem w stan likwidacji w związku ze zuŜyciem, zaginięciem lub zniszczeniem, w szczególności na skutek zdarzeń losowych,
5) nieodpłatnym przekazaniem i nieodpłatnym otrzymaniem, w szczególności w drodze darowizny,
6) ustanowieniem i wygaśnięciem trwałego zarządu, 7) komunalizacją,
8) przejęciem za wierzytelność (za zwolnienie z długu), 9) przejęciem z mocy prawa,
10) wygaśnięciem praw, w szczególności w drodze zbiegu praw,
11) ujawnieniem w księgach wieczystych praw dotychczas nieujawnionych i niezaewidencjonowanych,
12) wywłaszczeniem lub zwrotem wywłaszczonej nieruchomości (uwłaszczenie), 13) wyrokiem sądowym,
14) ujawnieniem i rozliczeniem róŜnic inwentaryzacyjnych, 15) innymi zdarzeniami.
4. W Urzędzie Marszałkowskim Województwa Małopolskiego stosowane są następujące dowody księgowe dokumentujące ruch środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych, pozostałych środków trwałych oraz zbiorów bibliotecznych:
1) Faktury, rachunki
2) OT - przyjęcie środka trwałego do uŜywania z inwestycji, 3) PT - protokół zdawczo-odbiorczy środka trwałego, 4) LT - likwidacja środka trwałego,
5) PK - polecenie księgowania umorzeń i amortyzacji środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz innych składników majątku trwałego,
6) protokoły z rozliczenia inwentaryzacji wraz z zestawieniem róŜnic inwentaryzacyjnych,
7) inne.
5. Zasady sporządzania dokumentów OT, PT, LT w ramach ewidencji analitycznej mienia UMWM, określa odrębne zarządzenie w sprawie przyjęcia zasad gospodarowania mieniem Urzędu i zasad odpowiedzialności za powierzone mienie pracownikom UMWM oraz polecenie słuŜbowe dotyczące wprowadzenia procedury likwidacji ruchomości i wartości niematerialnych i prawnych, zbiorów bibliotecznych oraz powołania i zakresu działania Komisji Likwidacyjnej w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Małopolskiego.
6. Zaewidencjonowanie środka trwałego następuje na podstawie danych zawartych w źródłowym dokumencie księgowym (faktura, rachunek, OT, PT, innym)
uzupełnionych ewentualnie o dodatkowe informacje wynikające z dokumentów towarzyszących (protokoły) lub innych źródeł (np. numery seryjne z tabliczek znamionowych urządzeń, modele, typy urządzeń, inne cechy charakterystyczne).
7. Zaewidencjonowanie środka trwałego polega na:
1) wprowadzeniu środka trwałego do właściwej ewidencji analitycznej – czynności dokonuje odpowiednio pracownik Departamentu Organizacji lub Departamentu Rozwoju Gospodarczego,
2) przyporządkowaniu środka trwałego do właściwej grupy zgodnie z Klasyfikacją Środków Trwałych (KŚT),
3) nadaniu kolejnego numeru inwentarzowego,
4) oznakowaniu środka trwałego numerem inwentarzowym, 5) określeniu miejsca uŜytkowania,
6) wskazaniu osoby odpowiedzialnej za przyjęty środek trwały,
7) wprowadzeniu do właściwej ewidencji syntetycznej środków trwałych w Departamencie BudŜetu i Finansów.
8. Ewidencja zdarzeń dotyczących środków trwałych prowadzona jest systematycznie i terminowo, z uwzględnieniem konieczności rocznego naliczenia amortyzacji i umorzenia środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych. Umorzenie
dokonywane jest za pomocą metod i stawek podatkowych zgodnie z ustawą o podatku dochodowym od osób prawnych.
9. W przypadku nabycia wartości niematerialnych i prawnych, w rozumieniu ustawy o rachunkowości, to jest zaliczanych do aktywów trwałych praw majątkowych
nadających się do gospodarczego wykorzystania, o przewidywanym okresie ekonomicznej uŜyteczności dłuŜszym niŜ rok, przeznaczonych na potrzeby jednostki, a w szczególności:
1) autorskich praw majątkowych, praw pokrewnych, licencji, koncesji,
2) praw do wynalazków, patentów, znaków towarowych, wzorów uŜytkowych oraz zdobniczych,
3) know-how,
na fakturze dokumentującej zakup tych składników wpisuje się adnotację „Wpisano do ewidencji WNiP pod nr inwentarzowym” lub równowaŜną treść.
10. Na fakturze dokumentującej przyjęcie do uŜytkowania zakupionego gotowego środka
trwałego, w tym pozostałego środka trwałego, umieszcza się pieczątkę o treści „Wpisano do ewidencji środków trwałych pod nr inwentarzowym ...” lub
o równoznacznej treści, i uzupełnia się zapis o nadany numer inwentarzowy. Taką samą zasadę przyjmuje się do nabytych wartości niematerialnych i prawnych.
11. Środki trwałe i wartości niematerialne i prawne (w tym licencje i prawa autorskie) o przewidywanym okresie ekonomicznej uŜyteczności poniŜej roku, nie podlegają
ewidencji,
12. Zasady obiegu dokumentów opisane w niniejszym paragrafie stosowane są odpowiednio dla wartości niematerialnych i prawnych, przy czym:
1) wartości niematerialne i prawne nie podlegają ulepszeniu,
2) do celów ewidencyjnych kaŜde nabyte prawo majątkowe i uzyskane licencje (wartości niematerialne i prawne), naleŜy traktować odrębnie, nawet gdy stanowią kontynuację uprzednio nabytych praw majątkowych, które wygasły z uwagi na upływ terminu (czas trwania),
3) prawa majątkowe, których termin (czas trwania) upłynął, podlegają likwidacji zgodnie z obowiązującą procedurą,
4) licencje rozszerzające zakres dotychczas posiadanych licencji, traktuje się dla celów ewidencyjnych odrębnie.
§ 10
Rozliczenie środków trwałych w budowie (inwestycji)
1. Środki trwałe w budowie (inwestycje) obejmują wszystkie nakłady poniesione w związku z nabyciem i wytworzeniem środków trwałych, a takŜe wszelkie koszty
związane z przebudową, rozbudową, modernizacją, skutkujące ich ulepszeniem.
Dokumentami stanowiącymi podstawę do zaewidencjonowania operacji dotyczących inwestycji są:
1) faktury częściowe wraz z dołączonym oryginałem protokołu odbioru wykonanych prac,
2) faktura końcowa i protokół końcowego odbioru.
2. Departament realizujący zadanie inwestycyjne, po jego zakończeniu, ma obowiązek niezwłocznie przekazać stosowne dokumenty (m.in. umowy, protokoły, dowody księgowe) do właściwego departamentu, w celu rozliczenia poniesionych nakładów inwestycyjnych.
3. Na podstawie otrzymanych dokumentów Departament Organizacji lub Departament Rozwoju Gospodarczego dokonuje rozliczenia środków trwałych w budowie (inwestycji) w zaleŜności od charakteru środka trwałego i przyjmuje mienie do ewidencji analitycznej oraz sporządza dowód OT.
4. W przypadku przedłoŜenia do rozliczenia przez departamenty odpowiedzialne za realizację zadań inwestycyjnych niekompletnej dokumentacji Departament
Organizacji lub Departament Rozwoju Gospodarczego moŜe zawnioskować o uzupełnienie dokumentów
5. Suma nakładów stanowi całkowity koszt inwestycji i odpowiada wartości początkowej środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej.
6. KaŜde zadanie inwestycyjne rozliczane jest odrębnie.
§ 11
Dokumentowanie inwentaryzacji
1. Zasady przeprowadzania, rozliczania i dokumentowania inwentaryzacji, reguluje obowiązująca instrukcja wewnętrzna w sprawie inwentaryzacji składników majątkowych w UMWM.
2. Za źródłowe dowody księgowe uznaje się w szczególności zatwierdzone protokoły z rozliczenia róŜnic inwentaryzacyjnych wraz z towarzyszącymi im zestawieniami
róŜnic inwentaryzacyjnych.
§ 12
Dokumenty wypłat wynagrodzeń i innych świadczeń
1. Szczegółowe zasady obiegu dokumentów dotyczących wynagrodzeń i świadczeń ze stosunku pracy określa Regulamin wynagradzania pracowników Urzędu
Marszałkowskiego Województwa Małopolskiego w Krakowie.
2. Podstawowymi dokumentami stwierdzającymi wypłatę wynagrodzeń są:
1) listy wypłat wynagrodzeń i innych świadczeń ze stosunku pracy,
2) listy wypłat dla osób zatrudnionych na podstawie umowy zlecenia, o dzieło, zawierające rozliczenie rachunków przedkładanych przez zleceniobiorców za
wykonaną pracę,
3) listy wypłat diet Radnym Województwa Małopolskiego,
4) listy wypłat dla osób powoływanych Zarządzeniami Marszałka Województwa Małopolskiego i inne.
3. Podstawowymi dokumentami źródłowymi do sporządzenia listy płac są:
1) umowa o pracę lub zmiana umowy o pracę, 2) akt powołania lub wyboru,
3) rozwiązanie umowy o pracę,
4) dokumenty określające wysokość dodatków specjalnych, słuŜbowych, funkcyjnych, określające wysokość nagród, oraz wnioski o naliczenie wynagrodzenia za godziny nadliczbowe i inne,
5) dokumenty dotyczące wypłaty nagrody jubileuszowej, nagrody specjalnej za wieloletnią pracę w UMWM.
6) inne dokumenty mające wpływ na wysokość wynagrodzenia, np. zaświadczenia
o czasowej niezdolności do pracy, pisma udzielające urlopów związanych z rodzicielstwem, decyzje o przyznaniu świadczenia rehabilitacyjnego itp.
7) decyzje o przyznaniu nagród uznaniowych, 8) decyzje o przyznanych premiach,
9) wnioski o wypłatę kosztów zastępstwa procesowego,
10) listy przyznanych świadczeń z ZFŚS ( dopłata do wypoczynku zorganizowanego we własnym zakresie, obozy, kolonie dla dzieci, zapomogi, poŜyczki na cele mieszkaniowe itp.),
11) wnioski o zwrot kosztów uŜywania samochodów prywatnych do celów słuŜbowych,
12) rachunek za wykonaną pracę (zleconą),
13) wykonywanie pracy w godzinach nadliczbowych,
14) wnioski o wypłaty naleŜności osób nie będących pracownikami pracodawcy rozliczanych w Departamencie BudŜetu i Finansów, w szczególności diety radnych, wypłaty członków komisji oceniających obiekty hotelarskie, zwroty opłaty za część praktyczną egzaminów dla kandydatów na przewodników, którzy nie przystąpili do części praktycznej itp.,
15) dyspozycje wypłaty wynagrodzeń i innych naleŜności dla pracowników zlikwidowanych jednostek, których Województwo Małopolskie jest następcą prawnym.
4. Dokumenty, o których mowa w ust. 3 pkt 1-5 wystawia departament merytoryczny na podstawie decyzji Marszałka Województwa Małopolskiego lub osób upowaŜnionych.
5. Dokumenty, o których mowa w ust. 3 pkt 1-4 i 6 rejestrują w programie komputerowym słuŜącym ewidencji kadrowej pracownicy Departamentu Organizacji, a rozliczają pracownicy zespołu właściwego ds. księgowości w Departamencie BudŜetu i Finansów.
6. Dokumenty, o których mowa w ust. 3 pkt 7-9 oraz pkt 10-15 wystawiane są przez właściwe departamenty merytoryczne i podlegają zatwierdzeniu przez Marszałka
Województwa Małopolskiego lub osoby upowaŜnione, zgodnie z trybem określonym w obowiązujących zarządzeniach.
7. Dokumenty, o których mowa w ust. 3 pkt 11 rozlicza i przygotowuje do zatwierdzenia pracownik w Departamencie Organizacji, zgodnie z obowiązującą w tym zakresie procedurą. Listę wypłat sporządza pracownik Departamentu BudŜetu i Finansów.
8. Otrzymane dokumenty pracownicy zespołu właściwego ds. księgowości w Departamencie BudŜetu i Finansów sprawdzają pod względem formalnym oraz
dokonują:
1) obliczenia wynagrodzenia brutto,
2) obliczenia i potrącenia zaliczki na podatek dochodowy oraz składek na ubezpieczenie społeczne, zdrowotne i FP ,
3) potrąceń: sum egzekwowanych na podstawie tytułów wykonawczych, zaliczek pienięŜnych udzielonym pracownikom, kar pienięŜnych zastosowanych wobec pracowników oraz innych sum na podstawie pisemnej zgody złoŜonej przez pracownika,
4) z wynagrodzenia za pracę dopuszczalne jest dokonywanie potrąceń na zasadach określonych w kodeksie pracy.
9. Listy wypłat powinny zawierać następujące dane:
1) tytuł listy, 2) numer listy,
3) nazwisko i imię pracownika, lub osoby której przyznano naleŜność, 4) sumę naleŜnego kaŜdemu pracownikowi wynagrodzenia brutto,
5) kwotę naleŜnego kaŜdemu pracownikowi wynagrodzenia do wypłaty (gotówka lub przelew),
6) potrącenia i inne narzuty,
7) w podsumowaniu listy sumę potrąceń z podziałem na poszczególne tytuły,
8) pokwitowanie odbioru (tylko w przypadku wypłaty gotówkowej) na załączonej liście wypłat do kasy,
9) podpisy osób uprawnionych do akceptacji list płac.
10. Opracowane listy płac sprawdza pod względem merytorycznym (zgodność z aktualnymi danymi w ewidencji pracowników) Kierownik Zespołu właściwego ds.
Kadr, listy płac podpisują: sporządzający, sprawdzający, Główny Księgowy UMWM lub osoba upowaŜniona oraz Sekretarz Województwa lub osoba upowaŜniona, jako zatwierdzający.
11. Z wynagrodzenia za pracę dopuszczalne jest dokonywanie potrąceń na zasadach określonych w kodeksie pracy.
12. Listy wypłat naleŜności rozliczanych w zespole właściwym ds. księgowości UMWM w Departamencie BudŜetu i Finansów sporządza pracownik na podstawie wniosków,
stanowiących integralną część listy, zatwierdzonych podpisem przez dyrektora właściwego departamentu merytorycznego lub osoby upowaŜnione, odpowiedzialne za obszar działalności związany z wypłatą – w szczególności:
1) listy diet radnych,
2) listy wypłat dla członków komisji oceniających obiekty hotelarskie,
3) zwroty opłaty za część praktyczną egzaminów dla kandydatów na przewodników, którzy nie przystąpili do części praktycznej,
4) listy wypłat nagród dla osób obcych, nie będących pracownikami Urzędu Marszałkowskiego, w szczególności dotyczy to nagród konkursowych i za wybitne osiągnięcia (w tym nagród rzeczowych).
13. Listy wypłat z tytułu zastępstwa procesowego sporządza pracownik zespołu właściwego ds. księgowości UMWM w Departamencie BudŜetu i Finansów na podstawie wniosków wystawionych przez radcę prawnego UMWM, zaakceptowanych i zatwierdzonych przez Sekretarza Województwa lub osoby upowaŜnione, do których wnioskodawca dołącza:
1) wyrok lub postanowienie sądu zasądzające na rzecz Województwa Małopolskiego kwotę kosztów z tytułu zastępstwa procesowego,
2) potwierdzenie przelania na rachunek zasądzonych kosztów z tytułu zastępstwa procesowego,
Departament Organizacji w dyspozycji wypłaty określa klasyfikację budŜetową, z której naleŜy dokonać wypłaty, zadanie budŜetowe oraz kwalifikowalność wydatku
w przypadku realizowania wydatku ze środków zagranicznych.
14. Listy wypłat świadczeń z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, wypłacanych na zasadach określonych w obowiązującym Regulaminie Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych sporządza za pośrednictwem programu komputerowego i rozlicza:
1) pracownik zespołu właściwego ds. personalnych w Departamencie Organizacji odpowiedzialny za opracowanie wniosków wypłaty świadczeń z ZFŚS przygotowuje wykaz osób wraz z kwotą i rodzajem świadczenia dla pracowników dzieci pracowników oraz emerytów i rencistów w związku z łączącym ich uprzednio z zakładem pracy stosunkiem pracy, zaakceptowany przez Sekretarza Województwa lub osobę upowaŜnioną.
2) pracownik zespołu właściwego ds. księgowości w Departamencie BudŜetu i Finansów odpowiedzialny za wypłaty świadczeń z ZFŚS sprawdza wykaz
otrzymany z departamentu merytorycznego i sporządza listę płac. Sporządzoną listę płac pod względem formalno-rachunkowym akceptuje Główny Księgowy UMWM lub osoba upowaŜniona w Departamencie BudŜetu i Finansów, akceptacji pod względem merytorycznym i zatwierdzenia dokonuje Sekretarz Województwa lub osoba upowaŜniona.
15. Po otrzymaniu list płac kasjer sprawdza kompletność i prawidłowość wypełnienia dokumentów oraz przygotowuje wypłatę (pobiera gotówkę z banku). Z kolei pracownicy zespołu właściwego ds. księgowości, w części w której wynagrodzenia
przekazywane są zgodnie z dyspozycją pracowników na ROR, sporządzają w systemie bankowości internetowej polecenie przelewu. Ponadto dokonują
zbiorczej dekretacji sporządzonych list płac w formie elektronicznej w systemie kadrowo-płacowym (plik eksportu listy płac), który jest wczytywany do programu finansowo-księgowego, a następnie po zaksięgowaniu drukowany i podpisywany przez osobę sporządzającą i zatwierdzającą PK.
§ 13
Dowody dokumentujące zaliczki
1. Zaliczki mogą być udzielane pracownikom na pokrycie wydatków, które muszą być uiszczone w formie gotówkowej.
2. Zaliczki wypłaca się w oparciu o prawidłowo wypełniony druk (formularz), na którym dokładnie określony został rodzaj zakupu, bądź cel któremu zaliczka ma słuŜyć.
Wniosek zawiera:
1) imię i nazwisko, oraz stanowisko słuŜbowe wnioskodawcy, 2) komórkę organizacyjną wnioskodawcy,
3) datę wystawienia, 4) cel pobrania zaliczki, 5) wnioskowaną kwotę,
Za terminowe i prawidłowe rozliczenie zaliczek odpowiedzialni są pracownicy, którzy ją otrzymali.
3. Zaliczki nie rozliczone w terminie podlegają potrąceniu przy wypłacie najbliŜszych wynagrodzeń.
4. W Urzędzie Marszałkowskim Województwa Małopolskiego występują zaliczki gotówkowe:
1) stałe,
2) jednorazowe.
5. Zasady udzielania zaliczek stałych:
1) pracownicy zatrudnieni na umowę o pracę, którzy w ramach czynności słuŜbowych dokonują bieŜących stałych zakupów np. części zamiennych do samochodów oraz innych niezbędnych materiałów i usług mogą otrzymać zaliczki stałe na okres całego roku budŜetowego,
2) zaliczki stałe przyznawane są imiennie i kwotowo na dany rok obrotowy, 3) zaliczki stałe są rozliczane do końca roku kalendarzowego,
4) zaliczki stałe rozliczane są na formularzu ogólnym „Rozliczenie zaliczki”, do
którego załączane są rachunki, faktury lub inne dokumenty stosowane w UMWM, prawidłowo opisane i zatwierdzone pod względem merytorycznym.
PowyŜsze dokumenty przedkładane są w Departamencie BudŜetu i Finansów celem sprawdzenia pod względem formalnym i rachunkowym. Dokumenty te są
akceptowane przez Głównego Księgowego UMWM lub osobę upowaŜnioną i zatwierdzane przez Sekretarza Województwa lub osoby przez niego
upowaŜnione, a następnie ewidencjonowane w księgach rachunkowych wraz z dokumentem rozliczenia zaliczki.
5) kwota pozostała pracownikowi do zwrotu po rozliczeniu zaliczki na koniec roku powinna być niezwłocznie wpłacona do kasy, najpóźniej jednak w ostatnim dniu roboczym roku budŜetowego.
6. Zasady udzielania zaliczek jednorazowych:
1) zaliczki jednorazowe wypłacane pracownikom zatrudnionym na umowę o pracę,
doraźnie, jednorazowo w zaleŜności od potrzeb np. na, zakup materiałów i sprzętu, na poczet podróŜy słuŜbowej, na dokonanie opłat sądowych bądź
notarialnych i w podobnych uzasadnionych przypadkach,
2) zaliczki jednorazowe podlegają rozliczeniu w terminie 14 dni od daty przedłoŜenia zaliczki do rozliczenia w Departamencie BudŜetu i Finansów,
3) rozliczenia zaliczki jednorazowej pracownik dokonuje na formularzu ogólnym
„Rozliczenie zaliczki” załączając rachunki, faktury lub inne dokumenty stosowane w UMWM, prawidłowo opisane i zaakceptowane w ogólnym trybie,
4) Kwota pozostała pracownikowi do zwrotu po rozliczeniu zaliczki powinna być niezwłocznie wpłacona do kasy.
7. Zaliczki na delegacje:
1) W przypadku pobierania zaliczki na delegację słuŜbową krajową, osoba
otrzymująca „polecenie wyjazdu słuŜbowego” wypełnia odcinek „wniosek o zaliczkę”, na którym uzyskuje akceptację Głównego Księgowego UMWM i Sekretarza Województwa lub osoby przez niego upowaŜnionej. Wniosek ten
stanowi podstawę wypłaty zaliczki w kasie lub na rachunek bankowy pracownika.
2) W przypadku pobierania zaliczki na delegację słuŜbową zagraniczną, dokument uprawniający do odbioru zaliczki określają obowiązujące procedury delegowania w podróŜ słuŜbową zagraniczną.
§ 14
Dokumenty zakupu towarów i usług
1. Dla udokumentowania operacji zakupu towarów i usług słuŜą:
1) faktury,
2) faktury korygujące, przy zastrzeŜeniu, Ŝe potwierdzenia odbioru faktury korygującej dokonują pracownicy odpowiedzialni merytorycznie za realizację umowy/zlecenia
3) rachunki.
2. Dowody wymienione w ust. 1 winny zawierać niezbędne elementy dowodu księgowego oraz być zgodne z przepisami ustawy o podatku od towarów i usług oraz
przepisami wykonawczymi do tej ustawy, w szczególności w zakresie zawartych w nich treści i innych elementów formalnych.
3. Faktury zagraniczne wystawione w językach obcych, których treść nie budzi wątpliwości, nie wymagają tłumaczenia na język polski. Faktura winna być przetłumaczona w przypadku, gdy powstały wątpliwości co do istotnych treści w niej zawartych, lub ze względu na rodzaj zastosowanego w niej języka obcego, a takŜe na Ŝądanie organów kontroli:
1) przez pracowników UMWM władających językiem, w którym wystawiono fakturę, którzy podpisują się pod sporządzonym tłumaczeniem,
2) przez tłumacza przysięgłego, w przypadku gdy tłumaczenia nie moŜna dokonać w UMWM.
4. Województwo Małopolskie (nabywca) wystawia „notę korygującą” w przypadku otrzymania faktury lub faktury korygującej zawierającej pomyłki.
Notą korygującą nie moŜna poprawić pomyłek dotyczących następujących pozycji faktury:
1) miara i ilość (liczba) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług;
2) cena jednostkowa towaru lub usługi bez kwoty podatku (cena jednostkowa netto);
3) kwota wszelkich opustów lub obniŜek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto;
4) wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaŜy netto);
5) stawka podatku;
6) suma wartości sprzedaŜy netto, z podziałem na sprzedaŜ objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaŜ zwolnioną od podatku;
7) kwota podatku od sumy wartości sprzedaŜy netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;
8) kwota naleŜności ogółem.
9) nota korygująca powinna być opatrzona tytułem „NOTA KORYGUJĄCA”
i wymaga akceptacji wystawcy faktury. Forma akceptacji i jej treść jest dowolna.
PoŜądane jest uzyskanie co najmniej mailowej odpowiedzi o treści: „akceptuję treść noty korygującej nr, imię, nazwisko, stanowisko osoby akceptującej treść noty ze strony sprzedawcy”. Otrzymaną informację naleŜy dołączyć do rozliczanego dokumentu.
5. Zakupy towarów i usług (w tym gotowych środków trwałych) dokonywane są:
1) w trybie ustawy o zamówieniach publicznych, z uwzględnieniem uregulowań wewnętrznych w szczególności zarządzenia w sprawie wytycznych dotyczących przeprowadzania postępowań o udzielenie zamówień publicznych,
2) w przypadkach nieobjętych ustawą prawo zamówień publicznych – w trybie procedury w sprawie zasad udzielania zamówień nieobjętych trybem określonym w ustawie prawo zamówień publicznych,
3) w przypadkach zamówień dofinansowanych ze środków unijnych z uwzględnieniem wytycznych dotyczących kwalifikowalności tych środków.
6. Zastosowany tryb postępowania w sprawie udzielenia zamówienia naleŜy odnotować w opisie faktury zakupu w sposób zgodny z zapisami umowy lub zlecenia.
7. Umowy na dostawy i usługi sporządza się w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje strona umowy (dostawca, wykonawca), drugi egzemplarz ze wszystkimi wymaganymi parafami przechowuje w aktach sprawy właściwy departament merytoryczny, który równieŜ odpowiada za jej archiwizację i zobowiązany jest równocześnie do sporządzenia skanu umowy i zamieszczenia go we właściwym folderze znajdującym się na otoczeniu sieciowym w terminie do 14 dni od jej podpisania
Potwierdzona za zgodność z oryginałem kserokopia umowy (egzemplarz z parafami) wraz z istotnymi załącznikami (w szczególności załącznik budŜetowy,
faktura/rachunek, protokół odbioru) przedkładana jest do Departamentu BudŜetu i Finansów, celem rozliczenia.
8. „Zlecenie” nabycia towarów lub wykonania prostych jednorazowych usług w trybie zamówień, do których nie stosuje się przepisów ustawy prawo zamówień publicznych, w przypadku gdy nie jest potrzebne doprecyzowanie lub ustalenie szczególnych warunków dostawy lub wykonania usługi, nie wymaga zawarcia
umowy, jednakŜe podlega rejestracji w Generalnym Rejestrze Umów i Zleceń.
„Zlecenie” sporządzane jest w dwóch egzemplarzach, z których jeden, stanowiący podstawę realizacji zamówienia, dołączany jest do faktury lub rachunku za wykonane zlecenie.
9. W przypadku zamówień zewnętrznych na drobne usługi i towary, ogólnie dostępne, w powszechnym obrocie do kwoty netto 500,00 zł nie jest wymagana pisemna forma
„Zlecenia”.
10. Zapłata za zobowiązania wynikające z dokumentów potwierdzających wykonanie
usługi lub nabycie towaru następuje po opisaniu dokumentów, ich kontroli i zatwierdzeniu w ogólnym trybie - przelewem, lub gotówkowo - w zaleŜności od
ustalonych w zleceniu lub umowie warunków płatności, i w ustalonych tam terminach. W szczególnych przypadkach stosuje się alternatywne metody płatności lub rozliczeń, jeŜeli zostaną zaakceptowane.
11. W przypadku uzasadnionego braku moŜliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych, jeŜeli wydatki nie dotyczą nabycia majątku trwałego
poniesione uzasadnione wydatki na rzecz jednostki samorządu terytorialnego mogą być zwrócone osobie, która dokonała wydatku na podstawie zastępczych dokumentów wewnętrznych, o których mowa w § 3 ust. 11.
12. Wydatki, dokonane na podstawie zastępczych dowodów wewnętrznych mogą dotyczyć:
1) opłat uiszczanych znakami opłaty skarbowej lub sądowej,
2) wydatków związanych z parkowaniem samochodu, bilety z parkometru, kupony, bilety jednorazowe środków komunikacji, paragony fiskalne dotyczące przejazdu taksówką, itp.
13. W przypadku zakupu usług od podmiotów (w tym równieŜ osób fizycznych) nie będących polskimi rezydentami oraz bez względu na miejsce, gdzie są one wykonywane mamy do czynienia z importem usług. Z tego tytułu powstaje obowiązek podatkowy w podatku od towarów i usług i do ceny zakupu naleŜy doliczyć VAT naleŜny stanowiący dodatkowy koszt usługi.
Ze względu na fakt, Ŝe obowiązek podatkowy dla importu usług rozpoznaje się w miesiącu wykonania usługi, departamenty merytoryczne są obowiązane
przedłoŜyć do Departamentu BudŜetu i Finansów kserokopię dokumentu wystawionego przez osobę/firmę zagraniczną w celu naliczenia podatku VAT od dokonanej transakcji. Na tej podstawie wystawiany jest dokument wewnętrzny, przedkładany następnie do opisu i akceptacji w departamencie merytorycznym.
§ 15
Dowody dotyczące podróŜy słuŜbowych
1. Dokumentami księgowymi stanowiącymi podstawę refundacji (zwrotu) kosztów podróŜy słuŜbowej krajowej lub zagranicznej są: polecenie wyjazdu słuŜbowego (delegacja słuŜbowa) lub polecenie wyjazdu słuŜbowego za granicę i rozliczenie kosztów zagranicznego wyjazdu słuŜbowego.
Pierwsza strona formularza stanowi udokumentowanie odbycia podróŜy słuŜbowej.
Wzór i zasady obiegu polecenia wyjazdu słuŜbowego krajowego jak i dokumentów dotyczących zagranicznego wyjazdu słuŜbowego, regulują procedury delegowania pracowników Urzędu Marszałkowskiego w podróŜ słuŜbową krajową lub zagraniczną.
Druga strona formularza jest rachunkiem kosztów podróŜy słuŜbowej krajowej, który sporządza pracownik po zakończeniu delegacji. W przypadku delegacji zagranicznej sporządzane jest rozliczenie kosztów zagranicznego wyjazdu słuŜbowego. Obydwa te dokumenty wraz z dowodami księgowymi stanowiącymi podstawę rozliczenia,
przedkłada się do rozliczenia w Departamencie BudŜetu i Finansów nie później jak w ciągu 14 dni od zakończenia delegacji.
Rachunki i rozliczenia podpisują:
1) wystawiający (delegowany), 2) pod względem merytorycznym:
a) Członkom Zarządu Województwa Małopolskiego oraz pracownikom podlegającym bezpośrednio Marszałkowi Województwa Małopolskiego, wskazanym w § 10 ust. 5 i 6 Regulaminu Organizacyjnego UMWM, Dyrektorom
