1
Załącznik do Zarządzenia
Nr.62/2021 z dn. 20.05.2021.
INSTRUKCJA OBIEGU KORESPONDENCJI W URZĘDZIE GMINY JASTKÓW
RODZIAŁ I Postanowienia Ogólne
§ 1 1. Celem niniejszej instrukcji jest zapewnienie terminowego, sprawnego i zgodnego z instrukcją kancelaryjną obiegu korespondencji i dokumentów w Urzędzie Gminy Jastków, zwanego dalej Urzędem.
2. Instrukcja ustala:
1) sposób przygotowywania i wysyłania korespondencji,
2) obieg korespondencji przychodzącej, wychodzącej jak i wewnętrznej
3) zasady wykorzystania elektronicznego systemu EZD do rejestracji spraw i dokumentów § 2 1. Instrukcja wskazuje jako podstawowy system wykonywania czynności kancelaryjnych
system tradycyjny wspomagany przez System Elektronicznego Obiegu Dokumentów El- Dok.
2. Wyznacza się Kancelistę obsługującego Biuro Podawcze Urzędu do przyjmowania, wysyłania i rozdzielania korespondencji w Urzędzie.
3. Wyznacza się Koordynatora Czynności Kancelaryjnych, który odpowiada za sprawowanie bieżącego nadzoru nad prawidłowością wykonywania czynności kancelaryjnych, w szczególności do bieżącego koordynowania czynności kancelaryjnych oraz nadzoru nad doborem klas z wykazu akt, właściwym zakładaniem spraw oraz prowadzeniem akt.
§ 3
1. Ilekroć w niniejszej instrukcji jest mowa o:
1) Wójcie – należy przez to rozumieć Wójta Gminy Jastków, 2) Urzędzie – należy przez to rozumieć Urząd Gminy Jastków
3) EZD– należy przez to rozumieć informatyczny system do rejestracji spraw i dokumentów wykorzystywany w Urzędzie Gminy Jastków,
4) Instrukcji kancelaryjnej - należy przez to rozumieć instrukcję kancelaryjną dla organów gminy określoną w Rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych,
5) Biurze Podawczym, miejsce gdzie realizowane są zadania z zakresu obsługi kancelaryjnej, przyjmowania i wysyłania korespondencji
6) Kanceliście – należy rozumieć stanowisko zajmujące się przyjmowaniem i wysyłaniem korespondencji oraz wstępną dekretację pism w Biurze Podawczym 7) Koordynatorze Czynności Kancelaryjnych – należy przez to rozumieć
stanowisko zajmujące się prowadzeniem bieżącego nadzoru nad prawidłowością wprowadzenia i wykonywania czynności kancelaryjnych w Urzędzie,
2
8) Kierowniku Komórki Organizacyjnej - należy przez to rozumieć kierowników referatów jak i osoby zatrudnione na samodzielnych stanowiskach pracy oraz koordynatorów,
9) Komórce Organizacyjnej – należy przez to rozumieć referaty, samodzielne stanowiska pracy oraz wieloosobowe stanowiska pracy
10) Korespondencji – należy przez to rozumieć każde pismo lub inną przesyłkę wpływającą do Urzędu lub wysłaną przez Urząd,
11) Korespondencji wewnętrznej – należy przez to rozumieć pisma wytwarzane przez Komórki Organizacyjne i przekazywane sobie nawzajem w ramach wewnętrznego obiegu dokumentów,
12) Wykazie akt - należy przez to rozumieć jednolity rzeczowy wykaz akt dla organów gminy, stanowiący załącznik do instrukcji kancelaryjnej,
13) Dekretacji – należy przez to rozumieć adnotację umieszczaną na piśmie, zawierającą wskazanie osoby lub Komórki Organizacyjnej, wyznaczonej do załatwienia sprawy, która może zawierać dyspozycje co do sposobu lub terminu załatwienia sprawy.
ROZDZIAŁ II
Obieg korespondencji wpływającej do Urzędu i wewnętrznej
§ 4
1. Korespondencję wpływającą do Urzędu przyjmuje Biuro Podawcze.
2. Każde pismo i przesyłka przyjęte przez Biuro Podawcze powinno być zarejestrowane w rejestrze kancelaryjnym, na zasadach określonych w Instrukcji.
3. Korespondencja wpływa do Urzędu w następujących formach:
1) przesyłek pocztowych i kurierskich oraz wniosków i pism składanych bezpośrednio przez Klientów, które przyjmowane są przez Kancelistę,
2) elektronicznej za pośrednictwem elektronicznej Platformy Usług Administracji Publicznej ePUAP, która jest przyjmowana oraz rejestrowana przez Kancelistę, 3) faksu, który jest przyjmowany oraz rejestrowany przez Kancelistę,
4) wiadomości e-mail, które są przyjmowane i rejestrowane przez Kancelistę po dokonaniu ich wstępnej selekcji mającej na celu oddzielenie spamu, wiadomości zawierających złośliwe oprogramowanie i wiadomości stanowiące korespondencję prywatną. W sytuacji gdy pracownik danej Komórki Organizacyjnej posiada służbową skrzynkę e-mail to jest on zobowiązany każdą korespondencję dotyczącą spraw służbowych niezwłocznie przekazać do Biura Podawczego w celu zarejestrowania.
4. Kancelista odbiera każdego dnia od pracownika placówki pocztowej korespondencję, rejestrując jej wpływ w systemie EZD. W trakcie odbioru sprawdza prawidłowość wskazanego adresu na przesyłce oraz stan jej opakowania. W sytuacji uszkodzenia lub naruszenia przesyłki w stopniu, który umożliwiłby osobom trzecim ingerencję w jej zawartość, sporządza się w obecności doręczającego adnotację na kopercie, opakowaniu lub potwierdzeniu odbioru. O odbiorze przesyłki uszkodzonej informuje się
3
niezwłocznie bezpośredniego przełożonego. Przesyłki mylnie doręczone zwraca się bezzwłocznie do placówki pocztowej lub przesyła do właściwego adresata.
5. W procesie przyjmowania korespondencji wpływającej do Urzędu mogą uczestniczyć pracownicy innych Komórek Organizacyjnych. Podania składane ustnie do protokołu lub korespondencję wnoszoną bezpośrednio do pracowników Komórek Organizacyjnych należy niezwłocznie przekazać do Kancelisty w celu zarejestrowania i włączenia do obiegu dokumentów.
6. Jeżeli w trakcie załatwiania sprawy dokonywane są uzgodnienia w drodze rozmowy telefonicznej pracownik sporządza z przeprowadzonej rozmowy adnotację w aktach sprawy. Notatkę lub adnotację podpisuje osoba sporządzająca z podaniem daty przeprowadzenia rozmowy.
7. Kancelista wydaje, na żądanie składającego przesyłkę, potwierdzenie jej otrzymania.
8. W uzasadnionych przypadkach korespondencja wpływająca do Urzędu rejestrowana jest w odrębnych rejestrach, prowadzonych przez poszczególne Komórki Organizacyjne.
9. Na pierwszej stronie wpływającej korespondencji umieszcza się wydrukowaną z systemu EZD naklejkę z datą wpływu do Urzędu oraz kodem kreskowym. Każda przesyłka otrzymuje automatycznie nadany, unikatowy w zbiorze przesyłek wpływających identyfikator, określany jako numer z rejestru przesyłek wpływających.
Na korespondencji przekazywanej bez otwierania identyfikator umieszcza się na kopercie.
10. Obowiązkowi rejestracji w rejestrze nie podlegają:
1) życzenia, zaproszenia, podziękowania i inne pisma o podobnym charakterze, 2) niezamawiane przez Urząd oferty,
3) wydawnictwa książkowe i broszurowe oraz czasopisma, 4) listy obecności.
11. Nie otwiera się następujących przesyłek wpływających do Urzędu:
1) przesyłki opatrzone klauzulą „zastrzeżone” lub „poufne”, przesyłki oznaczone jako niejawne,
2) oferty dotyczące naborów na wolne stanowiska pracy,
3) przesyłki adresowane do Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych w Jastkowie
4) korespondencja kierowana do Urzędu Stanu Cywilnego
12. Kancelista, po zarejestrowaniu korespondencji (z adnotacją poufne), niezwłocznie przekazuje ją Pełnomocnikowi ds. Ochrony Informacji Niejawnych, który w warunkach zapewniających ochronę przed dostępem osób nieupoważnionych, zapoznaje się z treścią przesyłki. Pełnomocnik rozdysponowuje korespondencję do kierowników Komórek Organizacyjnych.
13. Korespondencja kierowana imiennie do Radnych oraz do Rady Gminy, po jej zarejestrowaniu w Biurze Podawczym przekazywana jest do pracownika zajmującego się obsługą Rady Gminy, w celu umożliwienia jej odbioru przez adresatów.
4
14. Kancelista przekazuje wpływającą korespondencję Wójtowi w celu dekretacji według treści merytorycznej przesyłek. Wójt może upoważnić inną osobę do dekretacji korespondencji.
15. Dekretacja jest odnotowywana na dokumencie oraz w systemie EZD wraz z ewentualnym poleceniem Wójta.
16. Po zadekretowaniu, Kancelista rozdziela korespondencję do skrytek poszczególnych Komórek Organizacyjnych i informuje kierowników Komórek Organizacyjnych o możliwości odbioru pism.
17. Kierownik Komórki Organizacyjnej lub upoważniona przez niego osoba, zobowiązana jest odbierać rozdysponowaną korespondencję nie rzadziej niż raz dziennie. Odbiór korespondencji kwituje się w Biurze Podawczym.
18. Kierownicy Komórek Organizacyjnych rozdysponowują pocztę według jej treści merytorycznej poszczególnym pracownikom.
19. Korespondencję przekazaną niewłaściwej Komórce Organizacyjnej należy bezzwłocznie zwrócić do miejsca rejestracji. Zwrot następuje także w systemie EZD 20. Zwracając przesyłkę należy, w porozumieniu z dekretującym, poinformować Kancelistę
która Komórka Organizacyjna będzie właściwa do jej odbioru.
21. Biuro Podawcze jest stałym punktem wymiany korespondencji przeznaczonej do obiegu.
22. Kontrola obowiązku uiszczenia wymaganej opłaty skarbowej należy do pracownika Komórki Organizacyjnej załatwiającego korespondencję.
23. Jeżeli przesyłka dotyczy sprawy wchodzącej w zakres czynności różnych Komórek Organizacyjnych lub pracowników i zostały one wskazane w dekretacji to osoba dekretująca wskazuje Komórkę Organizacyjną lub pracownika do którego należy ostateczne załatwienie sprawy. Wyznaczona Komórka Organizacyjna lub pracownik stanowi wtedy komórkę merytoryczną i organizuje całościowe załatwienie sprawy przygotowując łączną odpowiedź do nadawcy. Kancelista przekazuje przesyłkę komórce merytorycznej, a pozostałym Komórkom Organizacyjnym jej kopie.
24. Jeśli przesyłka dotyczy kilku spraw, wskazuje się komórki merytoryczne właściwe do załatwienia poszczególnych spraw. Kancelista przekazuje kopie przesyłki wszystkim komórkom właściwym merytorycznie.
25. Korespondencję wewnętrzną przekazuje się za pośrednictwem Kancelisty lub bezpośrednio danej Komórce Organizacyjnej. Korespondencja wewnętrzna podlega rejestracji w dzienniku dokumentów wewnętrznych systemu EZD.
ROZDZIAŁ IIII
Przygotowywanie i wysyłanie korespondencji
§ 5
1. Przygotowanie korespondencji do wysyłki odbywa się w Komórkach Organizacyjnych, dotyczy to także adresowania kopert oraz zwrotnych potwierdzeń odbioru.
2. Zadaniem kierowników Komórek Organizacyjnych oraz pracowników przygotowujących korespondencję do wysyłki jest dokonanie właściwej oceny i podziału
5
przesyłek ze względu na jej rodzaj (zwykłe, polecone, priorytetowe, polecone priorytetowe, za potwierdzeniem odbioru.) oraz przekazanie ich Kanceliście.
3. Korespondencja wychodząca przygotowana w wersji papierowej winna być tożsama z wersją zarejestrowaną w EZD w przeciwnym razie Kancelista zwraca korespondencję do jej nadawcy.
4. Korespondencja wychodząca oprócz treści merytorycznej powinna zawierać:
1) miejsce i datę jej sporządzenia, 2) znak sprawy, zgodny z wykazem akt, 3) dane adresata,
4) liczbę załączników dołączonych do przygotowanej korespondencji, 5) listę adresatów otrzymujących pismo do wiadomości.
5. Korespondencję w tej samej sprawie i adresowaną do jednego adresata wysyła się w jednej kopercie.
6. Na kopercie pracownik umieszcza znak sprawy, której wysyłane pismo dotyczy.
7. Kopia korespondencji wychodzącej powinna zawierać parafę osoby odpowiedzialnej merytorycznie za przygotowanie dokumentu . Dokument wymaga także zatwierdzenia przez kierownika Komórki Organizacyjnej (akceptacja). Parafa powinna być postawiona bezpośrednio pod parafą poprzednią z zachowaniem kolejności ich dokonywania.
8. Wszystkie parafy muszą być czytelne w stopniu pozwalającym na identyfikację parafującego.
9. Korespondencja wysyłana jest niezwłocznie po jej podpisaniu:
1) przez Kancelistę w przypadku przesyłek wysyłanych przez operatorów pocztowych, 2) przez pracownika Komórki Organizacyjnej w przypadku przesyłek wysyłanych za
pomocą faksu lub poczty e-mail
10. Wysyłka korespondencji przez operatora pocztowego powinna nastąpić w dniu jej otrzymania przez Kancelistę pod warunkiem przekazania korespondencji przez pracowników do godz. 8.30 natomiast przesyłki przekazane po wyżej wskazanej godziny nadawane są w następnym dniu roboczym.
11. W przypadku wysyłania przez pracownika większej ilości korespondencji:
1) powyżej jednorazowo 25 listów poleconych doręczanych przez operatora pocztowego – należy dostarczyć je Kanceliście, co najmniej na jeden dzień przed planowanym terminem nadania,
2) przesyłki powinny być posortowane alfabetycznie wg nazwiska adresata.
12. Kancelista sprawdza poprawność zaadresowania koperty pod względem formalnym i zgodności ze stanem korespondencji w systemie El-Dok. W przypadku stwierdzenia braków lub błędów zwraca pismo do Komórki Organizacyjnej.
13. Kancelista dokonując wysyłki odnotowuje w systemie EZD sposób jej wysłania (np.
list polecony, list priorytetowy) i przekazuje przesyłkę do operatora pocztowego.
6
14. Nadawanie przesyłek kurierskich:
1) nadanie przesyłki kurierskiej jest możliwe jeśli pozostało nie więcej niż 3 dni do terminu dostarczenia przesyłki odbiorcy lub ze względu na przesyłaną zawartość (np. przesyłka wartościowa, zawierająca oryginały dokumentów),
2) decyzję o nadaniu przesyłki drogą kurierską podejmuje kierownik Komórki Organizacyjnej.
15. Obowiązkiem pracownika Komórki Organizacyjnej jest monitorowanie otrzymania zwrotnego potwierdzenia odbioru i zgłaszania jego braku w przypadku korespondencji doręczanej przez operatora pocztowego. Kancelista składa reklamację u operatora pocztowego, zgodnie z obowiązującym w tym zakresie regulaminem świadczenia usług pocztowych.
16. Odpowiedź na korespondencję przychodzącą drogą elektroniczną, zatwierdzona przez kierownika Komórki Organizacyjnej, wysyłana jest w postaci elektronicznej, a po wydrukowaniu umieszczana jest w aktach sprawy.
17. Korespondencja odbierana przez klientów w Komórce Organizacyjnej wydawana jest wyłącznie po potwierdzeniu odbioru na kopii pisma pozostającego w aktach sprawy.
18. Po zamknięciu sprawy pracownik zobowiązany jest do niezwłocznego równoległego zamknięcia sprawy w systemie EZD.
ROZDZIAŁ IV
Postępowanie z pieczęciami urzędowymi i pieczątkami
§ 6.
1. Ewidencję pieczęci i pieczątek prowadzi Koordynator Czynności Kancelaryjnych.
2. Wniosek o sporządzenie pieczęci lub pieczątki sporządza kierownik Komórki Organizacyjnej na jednolitym formularzu „Zapotrzebowanie na wykonanie pieczęci dla Urzędu Gminy Jastków”. Wzór formularza stanowi załącznik do Zarządzenia.
3. Wniosek o którym mowa w pkt 2 kierownik kieruje do Koordynatora Czynności Kancelaryjnych, który sprawdza treść pieczęci bądź pieczątki pod względem formalno- prawnym oraz potwierdza:
- zgodność układu (wzoru) pieczęci/pieczątki oraz jej treści z postanowieniami Zarządzenia,
- prawo danego pracownika do podpisywania dokumentów na podstawie upoważnienia udzielonego przez Wójta,
- zgodność stanowiska służbowego z danymi zawartymi w aktach osobowych pracownika.
4. Za pieczątki będące w posiadaniu poszczególnych Komórek Organizacyjnych odpowiadają ich kierownicy, przy czym za pieczęcie imienne (podpisowe) osobiście odpowiadają ich użytkownicy.
§ 7
1. W przypadku zużycia, uszkodzenia bądź dezaktualizacji pieczęci i pieczątek należy niezwłocznie zwrócić je do Koordynatora Czynności Kancelaryjnych.
7
2. Pracownik, z którym została rozwiązana umowa o pracę obowiązany jest oddać pobrane pieczątki nie później niż w dniu rozwiązania umowy.
3. Pieczęcie i pieczątki o których mowa w pkt 1 przekazuje się do likwidacji Koordynatorowi Czynności Kancelaryjnych wraz z formularzem zgłoszenia likwidacji, który stanowi załącznik do Zarządzenia.
4. Fakt przekazania pieczęci i pieczątek do likwidacji odnotowuje się w ewidencji pieczątek.
5. Powołuje się doraźną Komisję do spraw likwidacji pieczęci i pieczątek w której skład wchodzą pracownicy Urzędu.
6. Likwidacji pieczęci i pieczątek dokonuje się poprzez fizyczne zniszczenie uniemożliwiające ich identyfikację i dalsze używanie
7. Z likwidacji sporządza się protokół według wzoru określonego w załączniku do Zarządzenia.
8
Jastków, dn. ……….
………
Nazwa /komórki organizacyjnej
Sekretariat Urzędu Gminy Jastków
ZAPOTRZEBOWANIE
na wykonanie pieczęci/pieczątki/tek dla Urzędu Gminy Jastków
Zgodnie z Zarządzeniem Nr ... Wójta Gminy Jastków z dnia ... roku w sprawie Instrukcji Obiegu Korespondencji w Urzędzie Gminy Jastków - wnoszę o wyrobienie pieczęci/pieczątki/tek poniższej treści :
………
……….
data i podpis Kierownika Komórki Organizacyjnej
Stwierdzam poprawność treści w/w pieczęci/pieczątki/tek pod względem formalnym i zgodności z przepisami prawa. Akceptuję zapotrzebowanie na wykonanie w/w pieczęci/pieczątki/tek
………
Sekretariat Urzędu Gminy Jastków
9
Jastków, dn. ………
………
Nazwa /komórki organizacyjnej
Sekretariat Urzędu Gminy Jastków
ZGŁOSZENIE
do likwidacji zbędnych lub zużytych pieczęci / pieczątek używanych w
Urzędzie Gminy Jastków sporządzone w dniu ... roku
Zgodnie z Zarządzeniem Nr ... Wójta Gminy Jastków z dnia ... r
w sprawie Instrukcji Obiegu Korespondencji w Urzędzie Gminy Jastków, zdaję do likwidacji następujące pieczęcie/pieczątki:
………..
data i podpis kierownika Komórki Organizacyjnej
………
Stwierdzam przyjęcie zgłoszenia Sekretariat Urzędu Gminy Jastków
10
Jastków, dn. ……….
PROTOKÓŁ
likwidacji zbędnych lub zużytych pieczęci / pieczątek używanych w Urzędzie Gminy Jastków sporządzony w dniu
... roku
Zgodnie z Zarządzeniem Nr ... Wójta Gminy Jastków z dnia………… roku w sprawie Instrukcji Obiegu Korespondencji w Urzędzie Gminy Jastków, Komisja w składzie (imię, nazwisko, wydział, stanowisko):
1 ...
2 ...
3 ...
przeprowadziła w Urzędzie Gminy Jastków likwidację …….. szt. pieczęci/pieczątek, według załącznika do niniejszego protokołu*, poprzez ich:
………
………
Na tym protokół zakończono i podpisano:
1 ...
2 ... 3 ...
* W załączniku do protokołu należy przedstawić wykaz odcisków zlikwidowanych pieczęci/pieczątek wraz z określeniem liczby porządkowej, pod którą dana pieczęć/pieczątka została zarejestrowana w ewidencji pieczęci i pieczątek w Urzędzie Gminy Jastków.
