KARTA AUDYTU WEWNĘTRZNEGO

Burmistrza Miasta i Gminy Skawina z dnia 19 czerwca 2012 r.

„IŚĆ PRZED SIEBIE TO MIEĆ ŚWIADOMOŚĆ CELU”

Bł. Jan Paweł II

Skawina 2012

KARTA AUDYTU WEWNĘTRZNEGO

AW.1 2 1 2 K A W

1. Nazwa Jednostki Samorządu Terytorial- nego

Gmina Skawina zwana dalej Jednostką

2. Adres Jednostki ul. Rynek 1, 32-050 Skawina

3. Cel dokumentu Określenie, zgodnie z Międzynarodowymi Standardami Praktyki Zawodowej Audytu Wewnętrznego uznanymi jako standardy audytu wewnętrznego jed- nostek sektora finansów publicznych, celu, zakresu, uprawnień i odpowiedzialności dotyczących działania audytu wewnętrznego.

Określenie pozycji audytu wewnętrznego w strukturze Urzędu, relacje audy- tu wewnętrznego z instytucjami kontroli zewnętrznej i audytu zewnętrznego.

Uznanie i przyjęcie do stosowania Definicji audytu wewnętrznego oraz Ko- deksu Etyki.

4. Umiejscowienie w strukturze jednostki

Audytor wewnętrzny jest zatrudniony w Urzędzie Miasta i Gminy Skawina i podlega bezpośrednio Burmistrzowi Miasta i Gminy Skawina.

5. Zasięg działania audytora

Audytem wewnętrznym obejmuje się Urząd Miasta i Gminy Skawina oraz jednostki organizacyjne Gminy Skawina:

1. Gimnazjum nr 1 w Skawinie z Oddziałami Integracyjnymi im.

Noblistów Polskich w Skawinie;

2. Gimnazjum nr 2 im. Komisji Edukacji Narodowej w Skawinie;

3. Zespół Szkół Publicznych w Radziszowie;

4. Zespół Placówek Oświatowych w Borku Szlacheckim;

5. Zespół Placówek Oświatowych im. Janusza Korczaka w Kopance;

6. Zespół Placówek Oświatowych w Woli Radziszowskiej;

7. Szkoła Podstawowa nr 1 im M. Kopernika;

8. Szkoła Podstawowa nr 2 im Kazimierza Wielkiego;

9. Szkoła Podstawowa nr 4 im St. Wyspiańskiego;

10. Szkoła Podstawowa w Jaśkowicach im. K. Makuszyńskiego;

11. Szkoła Podstawowa w Krzęcinie im. Batalionów Chłopskich;

12. Szkoła Podstawowa w Polance Hallera im gen. Stanisława Halle- ra;

13. Szkoła Podstawowa w Pozowicach;

14. Szkoła Podstawowa w Rzozowie im. Św. Jadwigi – Królowej;

15. Szkoła Podstawowa w Wielkich Drogach im. Armii Krajowej;

16. Szkoła Podstawowa w Zelczynie im. Walerego Goetla;

17. Przedszkole Samorządowe nr 1;

18. Przedszkole Samorządowe nr 2;

19. Przedszkole Samorządowe nr 3;

20. Przedszkole Samorządowe nr 5;

22. Przedszkole Samorządowe w Radziszowie;

23. Przedszkole Samorządowe w Wielkich Drogach z Oddziałami Przedszkolnymi w Facimiechu;

24. Poradnia Psychologiczno-Pedagogiczna w Skawinie;

25. Miejsko – Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Skawinie;

26. Centrum Kultury i Sportu w Skawinie;

27. Biblioteka Pedagogiczna w Skawinie;

28. Miejska Biblioteka Publiczna w Skawinie;

29. Muzeum Regionalne w Skawinie;

30.Pogotowie Ratunkowe w Skawinie.

6. Cele audytu wewnętrznego

Celem przeprowadzania audytu wewnętrznego jest wspieranie Burmistrza Miasta i Gminy Skawina w realizacji celów i zadań przez systematyczną ocenę adekwatności, skuteczności i efektywności kontroli zarządczej oraz czynności doradcze. Audyt wewnętrzny poprzez obiektywną i niezaleŜną ocenę procedur oraz procesów działających w jednostce dostarcza Burmi- strzowi Miasta i Gminy Skawina racjonalne zapewnienie, Ŝe systemy te działają prawidłowo. Celem audytu jest usprawnienie działalności jednostki i wniesienie wartości dodanej. Audytor działa na rzecz Burmistrza oraz wspiera Jednostkę w osiąganiu wytyczonych celów.

7. Ogólne zasady au- dytu wewnętrznego

1. Audyt wewnętrzny obejmuje czynności o charakterze zapewniającym oraz doradczym.

2. Podstawowym zadaniem audytu wewnętrznego są czynności o charakte- rze zapewniającym.

3. Działania o charakterze doradczym mogą być wykonywane, jeŜeli ich charakter nie narusza zasady obiektywizmu i niezaleŜności audytora we- wnętrznego lub nie stwarza sytuacji konfliktu interesów.

AW.1 2 1 2 K A W

8. Prawa audytora wewnętrznego

1. Audytor wewnętrzny jest uprawniony do przeprowadzania audytu we wszystkich obszarach działalności jednostki.

2. Audytor wewnętrzny ma zagwarantowane prawo:

a) dostępu do wszelkich dokumentów (w tym poufnych), z zachowaniem przepisów o ochronie informacji niejawnych;

b) dostępu do pomieszczeń audytowanej jednostki z zachowaniem przepi- sów o ochronie informacji niejawnych;

c) dostępu do wszystkich pracowników (bez zgody przełoŜonych) oraz wszelkich innych źródeł informacji potrzebnych do przeprowadzenia au- dytu wewnętrznego i związanych z funkcjonowaniem jednostki, w której jest przeprowadzany audyt wewnętrzny;

d) uzyskiwać od kierowników i pracowników informacje oraz wyjaśnienia w celu zapewnienia efektywnego i wydajnego przeprowadzania audytu wewnętrznego;

Czynności, o których mowa w pkt. a–d) nie wymagają oddzielnej zgody.

3. Audytor wewnętrzny nie jest odpowiedzialny za procesy poddawane au- dytowi wewnętrznemu.

4. Audytor wewnętrzny nie jest odpowiedzialny za procesy zarządzania ry- zykiem i procesy kontroli wewnętrznej w jednostce, ale poprzez swoje ba- danie, wnioski i uwagi wspomaga Burmistrza we właściwej realizacji tych procesów.

5. Audytor wewnętrzny nie jest odpowiedzialny za wykrywanie prze- stępstw, ale powinien posiadać wiedzę pozwalającą mu zidentyfikować znamion przestępstwa.

9. Obowiązki audytora wewnętrznego

1. Audytor wewnętrzny, wykonując swoje zadania przestrzega podstawo- wych zasad wynikających z Międzynarodowych Standardów Praktyki Zawo- dowej Audytu Wewnętrznego w jednostkach sektora finansów publicznych.

2. Audytor wewnętrzny powinien postępować rozwaŜnie, z odpowiednią starannością i profesjonalizmem, co jednak nie oznacza nieomylności.

3. Audytor wewnętrzny, wykonując swoje zadania, przestrzega podstawo- wych zasad wynikających z Kodeksu Etyki Audytora Wewnętrznego.

4. Audytor wewnętrzny prowadzi i chroni dokumentację audytową zgodnie z zasadami określonymi w Księdze Procedur Audytu Wewnętrznego.

5. Dokumentacja audytowa stanowi własność Jednostki, podlega ochronie i nie moŜe być powielania i udostępniana bez zgody Burmistrza lub osoby przez niego upowaŜnionej do podjęcia takiej decyzji.

6. Audytor wewnętrzny szanuje wartość i własność informacji, którą otrzymał i nie ujawnia jej bez odpowiedniego upowaŜnienia, chyba Ŝe ist- nieje prawny lub zawodowy obowiązek jej ujawnienia.

stałe kontakty z poszczególnymi komórkami organizacyjnymi, niezwiązane bezpośrednio z przeprowadzeniem konkretnego zadania audytowego.

8. Audytor wewnętrzny w zakresie wykonywania swoich zadań współpracu- je z audytorami zewnętrznymi, a takŜe w razie konieczności z innymi spe- cjalistami zewnętrznymi.

10. Prawa i obowiązki audytowanych

1. Kierownicy komórek organizacyjnych Urzędu Miasta i Gminy Skawina oraz Kierownicy jednostek organizacyjnych Gminy Skawina mają prawo do czynnego uczestniczenia w procesie audytu, który dotyczy nadzorowanej przez nich działalności, a w szczególności do:

a) zapoznania się, na kaŜdym etapie audytu, z ustaleniami audytora we- wnętrznego;

b) przekazywania audytorowi wewnętrznemu istotnych informacji dla bada- nego obszaru;

c) zgłaszania własnych propozycji działań zaradczych, ograniczających zi- dentyfikowane ryzyko;

d) konsultowania z audytorem wewnętrznym projektowanych mechani- zmów kontroli;

e) zgłaszania umotywowanych uwag i zastrzeŜeń do przedstawionego przez audytora wewnętrznego stanu faktycznego;

f) zgłaszania do Burmistrza umotywowanych zastrzeŜeń do pracy audytora

AW.1 2 1 2 K A W

wewnętrznego;

g) umotywowanej odmowy podpisania notatki z narady otwierającej i za- mykającej.

2. Wszyscy pracownicy Jednostki mają obowiązek współpracować z audy- torem wewnętrznym w zakresie identyfikacji czynników ryzyka, analizy i oceny ryzyka, identyfikacji oraz monitoringu procesów zachodzących w Jednostce, a takŜe innych prac audytorskich, przy których taka współpraca jest niezbędna, w tym opracowywać i udostępniać materiały i informacje dotyczące zakresu ich działania, o które wystąpi audytor wewnętrzny.

3. Kierownicy komórek organizacyjnych Urzędu oraz Kierownicy jednostek organizacyjnych Gminy mają obowiązek umoŜliwić audytorowi wewnętrz- nemu wykonanie jego obowiązków, poprzez poinformowanie podległych pracowników o uprawnieniach audytora i zobowiązanie ich do ścisłej współpracy w zakresie niezbędnym dla osiągnięcia celu audytu.

4. Badanie i ocena systemu kontroli wewnętrznej przez audytora we- wnętrznego nie zwalnia kierowników komórek audytowanych z odpowie- dzialności za wdroŜenie i monitorowanie systemu kontroli wewnętrznej pod kątem jego adekwatności i skuteczności.

5. Kierownicy komórek organizacyjnych oraz Kierownicy jednostek organi- zacyjnych mają obowiązek, w zakresie swoich kompetencji, przedkładać Burmistrzowi i Audytorowi Wewnętrznemu plan działań naprawczych w od- powiedzi na poszczególne ustalenia audytu lub przedstawić przyczyny od- mowy stosowania działań naprawczych.

6. O podjętych decyzjach kadra zarządzająca informuje Audytora We- wnętrznego w formie pisemnej.

7. Ostateczna decyzja w sprawie wdroŜenia zaleceń audytora wewnętrzne- go naleŜy do Kierownika Jednostki, nie zwalnia to jednak kierowników ko- mórek organizacyjnych z obowiązku zaprojektowania i przedstawienia au- dytorowi wewnętrznemu działań naprawczych.

11. NiezaleŜność 1. Audytor wewnętrzny podlega bezpośrednio Burmistrzowi.

2. Audytor wewnętrzny jest niezaleŜny w wykonywaniu swoich zadań i podlega tylko przepisom prawa, normom etyki zawodowej i standardom audytu wewnętrznego.

3. Zakres i sposób przeprowadzania audytu wewnętrznego nie moŜe być ograniczany. Audytor wewnętrzny niezwłocznie powiadamia Burmistrza o wszelkich próbach ograniczania zakresu audytu.

4. Audytor nie moŜe przyjmować zadań lub uprawnień, które wchodzą w zakres zarządzania Jednostką.

5. Audytor nie powinien realizować zadań, które mogą powodować po-

6. Wprowadza się zakaz narzucania audytorowi wewnętrznemu zakresu audytu i wpływania na sposób wykonania pracy i informowania o wynikach.

12. Zakres audytu wewnętrznego

1. Audyt wewnętrzny obejmuje ocenę i badanie adekwatności, skuteczno- ści i efektywności systemu kontroli zarządczej, zarządzania ryzykiem oraz jakości realizowanych zadań. W szczególności obejmuje:

a) przegląd ustanowionych mechanizmów kontroli zarządczej oraz wiary- godności i rzetelności informacji operacyjnych, zarządczych i finanso- wych;

b) ocenę, czy ryzyka są prawidłowo zidentyfikowane i zarządzane;

c) ocenę procedur i praktyki sporządzania, klasyfikowania i przedstawiania informacji finansowej;

d) ocenę, czy system zarządzania, w tym kontroli zarządczej, jest ade- kwatny do potrzeb oraz efektywnie wspiera osiąganie celów i jakość pra- cy;

e) ocenę przestrzegania przepisów prawa, regulacji wewnętrznych Jed- nostki oraz programów, strategii i standardów ustanowionych przez wła- ściwe organy;

f) ocenę zabezpieczenia zasobów Jednostki;

g) ocenę efektywności i gospodarności wykorzystania zasobów jednostki;

h) przegląd programów i projektów w celu ustalenia zgodności funkcjono- wania jednostki z planowanymi wynikami i celami;

i)ocenę dostosowania działalności jednostki do przedstawionych wcze- śniej zaleceń audytu lub kontroli,

ii) podejmowane działania zapewniają właściwy wizerunek Jednostki;

iii)uwzględniane są interesy i priorytety klientów zewnętrznych i we- wnętrznych.

2. Audyt wewnętrzny obejmuje takŜe wykonywanie czynności doradczych mających na celu usprawnianie funkcjonowania Jednostki.

3. Czynności doradcze mogą być zlecone jedynie przez Burmistrza,

4. Audyt wewnętrzny moŜe objąć swoim zakresem wszystkie obszary dzia- łania jednostki.

5. Audytor wewnętrzny dysponuje pełną swobodą w zakresie identyfikacji obszarów ryzyka i niedozwolone są jakiekolwiek próby ingerowania w pro- ces szacowania ryzyka.

6. Audytor wewnętrzny w porozumieniu z Burmistrzem opracowuje roczny plan audytu.

AW.1 2 1 2 K A W 13. Sprawozdania au-

dytu

1. Audytor wewnętrzny sporządza sprawozdanie z przeprowadzenia audytu wewnętrznego, w którym przedstawia w sposób jasny, rzetelny i zwięzły, ustalenia i wnioski poczynione w trakcie audytu wewnętrznego.

2. Sprawozdanie audytor wewnętrzny przekazuje kierownikowi komórki, w której jest przeprowadzany audyt wewnętrzny, po odbyciu narady zamyka- jącej.

3. Kierownik komórki, w której jest przeprowadzany audyt wewnętrzny, moŜe zgłosić na piśmie, w terminie 7 dni kalendarzowych od dnia otrzyma- nia sprawozdania, dodatkowe wyjaśnienia lub umotywowane zastrzeŜenia dotyczące ustaleń stanu faktycznego, analizy przyczyn i skutków stwier- dzonych uchybień oraz uwag i wniosków zawartych w sprawozdaniu.

4. Sprawozdanie końcowe audytor wewnętrzny przekazuje Burmistrzowi oraz kierownikowi komórki audytowanej, a takŜe załącza je do akt.

5. Audytor wewnętrzny w trybie i na zasadach określonych przepisami ustawy o finansach publicznych sporządza i przekazuje Burmistrzowi spra- wozdanie z wykonania planu audytu wewnętrznego za rok poprzedni.

6. Audytor wewnętrzny w sytuacjach, w których uzna za wymagane podję- cie natychmiastowego działania, tzn. dostrzeŜe znamiona czynów, według jego oceny kwalifikujące się do wszczęcia postępowania w zakresie dyscy- pliny finansów publicznych, postępowania karnego lub postępowania o przestępstwo skarbowe lub o wykroczenie skarbowe, a takŜe mogące nara- zić Jednostkę na straty, ma obowiązek o tym fakcie bezzwłocznie zawia- domić pisemnie Burmistrza.

7. Z zadań doradczych sporządzana jest informacja o ich wynikach.

14. Relacje z NIK i in- nymi instytucjami kontrolnymi

1. Podczas planowania i wykonywania zadań audytowych audytor bierze pod uwagę, jeśli jest to moŜliwe, plan czynności kontrolnych i sprawdzają- cych, wykonywanych przez NIK i inne instytucje kontrolne tak, by:

– uniknąć niepotrzebnego nakładania się kontroli i audytów,

– uzyskać pokrycie maksymalnego zakresu spraw przez działania audytu, – wymieniać informacje,

– usprawnić wymianę informacji,

– unikać dublowania wysiłków i kosztów poświęcanych na rutynowe etapy prac w zakresie audytu.

2. Audytor wewnętrzny powinien porozumiewać się z NIK i innymi instytu- cjami kontrolnymi za pośrednictwem lub w porozumieniu z Burmistrzem.

3. Przy dokonywaniu analizy ryzyka audytor wewnętrzny powinien uwzględniać wyniki kontroli i sprawdzeń dokonanych przez NIK i inne in- stytucje kontrolne.

4. Dokumentacja z przeprowadzania audytu wewnętrznego, w tym spra-

NIK i innym instytucjom kontrolnym za pośrednictwem Kierownika Jed- nostki.

15. Klasyfikacja, zna- kowanie i archiwizacja akt audytu

Kartę audytu wewnętrznego umieszcza się w aktach określających zasady i metodykę audytu wewnętrznego.

Opracował:

19.06.2012 Marcin Pyrek

(data i podpis Audytora wewnętrznego)

Zatwierdził:

19.06.2012 Adam Najder

(data i podpis Burmistrza Miasta i Gminy Skawina)