ZAPROSZENIE DO ZŁOŻENIA OFERTY / ZAPYTANIE OFERTOWE

(1)

Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego

BIURO PROJEKTU tel: 022-551-56-50, fax: 022-551-56-51

Pokój 321, ul. Kopernika 36/40, 00-924 Warszawa

ZAPROSZENIE DO ZŁOŻENIA OFERTY / ZAPYTANIE OFERTOWE

Ogólnopolskie Porozumienie Związków Zawodowych z siedzibą w Warszawie (00-924), ul.

Kopernika 36/40 nr KRS 0000033976, NIP 5260251339, REGON 001133016 zwane dalej Zamawiającym zaprasza do złożenia oferty cenowej na przeprowadzenie szkolenia obejmującego praktyczną naukę posługiwania się modułami systemu informatycznego (SI), zarządzania nimi oraz praktyczne warsztaty prowadzenie forum dyskusyjnego, organizacji szkoleń, zarządzania obiegiem poczty elektronicznej i obiegiem informacji, organizacji sprawnego systemu elektronicznej komunikacji, konsultacji i opiniowania aktów prawnych, zarządzania i monitorowania obiegu dokumentów w strukturach pionowych i poziomych OPZZ, organizacja i uczestnictwo w wideokonferencjach, w ramach projektu „Trzeci etap modernizacji zarządzania, komunikacji i systemu informacyjnego OPZZ” w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego, na podstawie umowy o dofinansowanie projektu nr UDA – POKL. 05.05.02-00-157/11-00 z dnia 21.05.2012 r. zawartej miedzy Ogólnopolskim Porozumieniem Związków Zawodowych i Ministerstwem Pracy i Polityki Społecznej.

Postępowanie prowadzone jest z zachowaniem Zasady konkurencyjności – Załącznik nr 1.

Oferta Wykonawcy powinna spełniać następujące warunki:

Rozdział I

1. Przedmiot zamówienia: - Usługi szkoleniowe. - CPV 80500000 – 9

Celem szkolenia przeprowadzanego przez Wykonawcę jest osiągnięcie wzrostu kompetencji informatycznych i merytorycznych wśród przedstawicielek/li podmiotów struktur OPZZ w celu poprawy zarządzania organizacją, systemami komunikacji, obiegu informacji, doradztwa i konsultacji oraz kształcenia i w wyniku tego profesjonalne i skuteczne uczestnictwo w dialogu społecznym.

Str. 1

(2)

Szkolenia będą realizowane w ramach projektu „Trzeci etap modernizacji zarządzania, komunikacji i systemu informacyjnego OPZZ”, współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego, Program Operacyjny Kapitał Ludzki, Priorytet V, Dobre rządzenie, Działanie 5.5 Rozwój dialogu społecznego, Poddziałanie 5.5.2 Wzmocnienie uczestników dialogu społecznego.

2. Główne założenia do programu szkolenia.

2.1 Program szkolenia powinien być zrealizowany w czasie dwóch zjazdów w ramach pierwszego i drugiego cyklu szkoleń. Szkolenie realizowane jest dla dziesięcioosobowych grup – reprezentantek/reprezentantów ogólnopolskich organizacji związkowych i podmiotów struktur OPZZ. Szkolenie a w jego ramach wykłady, warsztaty, ćwiczenia, zajęcia fakultatywne, prowadzone będą przez profesjonalnie przygotowaną kadrę wykładowców i trenerów.

W wyniku szkolenia uczestniczki/cy uzyskają wiedzę i praktyczne umiejętności w zakresie:

- korzystania z narzędzi i technologii informatycznych dostępnych w SI;

- zarządzania, gromadzenia i przetwarzania informacji i wiedzy w bazach danych SI;

- zarządzania obiegiem poczty elektronicznej, systemem elektronicznej komunikacji;

- stanowienia prawa i zasad społecznych konsultacji aktów prawnych;

- organizacji i przeprowadzania szkoleń metodą e-learning;

- zarządzanie obiegiem dokumentów w strukturach pionowych i poziomych struktury OPZZ;

- zasad uczestnictwa w dialogu społecznym jako reprezentanta ruchu związkowego.

Uczestnikami szkolenia będą pracownicy i działacze, kobiety i mężczyźni (K/M) podmiotów struktur OPZZ, w tym ogólnopolskich organizacji związkowych, rad wojewódzkich i branż OPZZ.

2.2 Szczegółowy zakres merytoryczny programu zajęć obejmuje pięć modułów szkoleniowych:

Cykl I.

Moduł I. Zarządzanie treścią, bazą wiedzy i systemem elektronicznej komunikacji.

Użyte narzędzie: CMS Liferay.

I.1. zarządzanie portalem internetowym, w tym:

a) struktura portalu,

Str. 2

(3)

b) układ i wygląd portletów,

c) strona publiczna i prywatna,

d) zarządzanie użytkownikami oraz strukturami organizacyjnymi, e) zarządzanie repozytorium dokumentów,

f) zarządzanie galerią obrazów.

I.2. tworzenie i publikacja treści, I.3. zarządzanie bazą wiedzy,

I.4. zarządzanie i moderowanie forum dyskusyjnym, I.5. poczta elektroniczna,

I.6. organizacja i analiza wyników sondaży, I.7. prowadzenie newslettera,

I.8. zarządzanie kalendarzem.

Moduł II. Zarządzanie i monitorowanie obiegu dokumentów.

Użyte narzędzie: docuSafe

II.1. zarządzanie sprawami, zadaniami i dokumentami,

II.2. zarządzanie i monitorowanie obiegu dokumentów w strukturach pionowych i

poziomych OPZZ, w tym w szczególności: konsultacje i opiniowanie aktów prawnych, II.3. zarządzanie dziennikami,

II.4. tworzenie raportów, II.5. zastępstwa.

Cykl II.

Moduł III. Zarządzanie i organizacja ankiet Użyte narzędzie: Lime Survey III.1. zarządzanie systemem ankiet, III.2. tworzenie ankiety,

III.3. organizacja ankiety, III.4. przeglądanie wyników.

Moduł IV. Zarządzanie i organizacja szkoleń w systemie e-learningu Użyte narzędzie: Moodle

IV.1. tworzenie szkoleń,

IV.2. zarządzanie kalendarzem szkoleń, IV.3. organizacja uczestnictwa w szkoleniach, IV.4. analiza wyników szkoleń.

Str. 3

(4)

Moduł V. Organizacja i udział w wideokonferencjach

Użyte narzędzie: Video Whisper V.1. zarządzanie uczestnikami,

V.2. moderowanie.

Pierwszy Cykl szkolenia i zajęć fakultatywnych obejmuje Moduł I i II a drugi Cykl szkolenia i zajęć fakultatywnych obejmuje Moduł III, IV i V.

3. Przedmiot zamówienia obejmuje w szczególności:

3.1. przeprowadzenie szkolenia składającego się z:

3.1.1 - dwóch cykli zajęć szkoleniowych w formie wykładu, warsztatów i ćwiczeń realizowanych przez 4 dni w tygodniu dla dziesięcioosobowej grupy uczestników (K/M);

- w każdym cyklu: 8 zjazdów czterodniowych ( poniedziałek – czwartek) dla 80 uczestników;

3.1.2 - dwóch cykli zajęć fakultatywnych w formie praktycznych zajęć w systemie

informatycznym, realizowanych przez 3 dni w tygodniu dla zainteresowanych uczestników szkolenia (K/M);

- w każdym cyklu 8 zjazdów przez 3 dni ( poniedziałek – środa).

Pierwszy Cykl szkoleniowy realizowany będzie w okresie: III dekada sierpnia 2012 r. do II dekady grudnia 2012 a Drugi Cykl szkoleniowy realizowany będzie w okresie: II dekada stycznia 2013 r. do II dekady maja 2013 r. Każdy Cykl składa się z 8 zjazdów czterodniowych z następującą organizacją zajęć:

Szkolenie i zajęcia fakultatywne – rozkład zajęć zjazdu.

SZKOLENIE:

Poniedziałek – wtorek – środa ( 7 zajęć x 45 min. każdego dnia).

Godz. 9.00 – 11.00 (2x45 min. + 1x30 min.) - wykład

Godz. 11.00 – 11.30 - serwis kawowy

Godz. 11.30 – 13.30 (2x45 min. + 1x30 min.) - warsztaty, ćwiczenia

Str. 4

(5)

Godz. 13.30 – 14.30 - obiad

Godz. 15.45 – 16.00 - serwis kawowy.

Czwartek ( 5 zajęć x 45 min.)

Godz. 9.00 – 11.00 (2x45 min. + 1x30 min.) - wykład

Godz. 11.00 – 11.30 - serwis kawowy

Godz. 13.30 – 14.30 - obiad.

Łącznie 26 zajęć (wykłady, ćwiczenia i warsztaty) w czasie jednego zjazdu.

ZAJĘCIA FAKULTATYWNE: - wsparcie w zakresie

rozwoju umiejętności informatycznych i wykorzystaniu do codziennej pracy związkowej systemu informatycznego.

Poniedziałek – wtorek ( 3 zajęcia x 45 min. każdego dnia).

Godz. 16.00 – 18.15 (3x45 min.) - praktyczne ćwiczenia, trening

Środa ( 2 zajęcia x 45 min.)

Godz. 16.00 - 17.30 (2x45 min.) - praktyczne ćwiczenia, trening.

Łącznie 8 zajęć fakultatywnych ( praktyczne ćwiczenia/treningi w systemie informatycznym) w czasie jednego zjazdu.

W czasie jednego zjazdu realizowanych jest: 3 x 7 = 21 + 5 = 26 zajęć szkoleniowych, plus 2 x 3 = 6 + 2 = 8 zajęć fakultatywnych.

Łącznie 16 zjazdów czterodniowych, w tym 416 zajęć szkoleniowych i 128 zajęć fakultatywnych realizowanych w pracowni komputerowej, z zachowaniem 45 minut (godziny dydaktycznej) jako normy czasu dla każdego zajęcia.

Str. 5

(6)

3.2. Zajęcia prowadzone są w pracowni komputerowej z wykorzystaniem systemu

informatycznego (SI) OPZZ w siedzibie Zamawiającego tj. w Warszawie, ul. Kopernika 36/40, sala nr 308, III p.

3.3 Planowane terminy Zjazdów: CYKL I : 27-30 sierpień 2012 r.

10-13 wrzesień i 24-27 wrzesień 2012 r.

08-11 październik i 22-25 październik 2012 r.

12-15 listopad i 26-29 listopad 2012 r.

10-13 grudzień 2012 r.

CYKL II : 14-17 styczeń 2013 r.

04-07 luty i 18-21 luty 2013 r.

04-07 marzec i 18-21 marzec 2013 r.

08-11 kwiecień i 22-25 kwiecień 2013 r.

13-16 maj 2013 r.

4. Obowiązki i czynności Wykonawcy:

4.1 Przygotowanie programu merytorycznego szkoleń i zajęć fakultatywnych (wykładów, warsztatów, ćwiczeń).

4.2 Opracowanie „Prezentacji szkolenia (wykład, warsztaty, ćwiczenia)” do Cyklu I i II.

4.3 Opracowanie merytoryczne materiałów dydaktycznych dla uczestników szkolenia (wykład, warsztaty i ćwiczenia) z odniesieniem do SI.

4.4 Przeprowadzenie szkoleń i zajęć fakultatywnych.

4.5 Przygotowanie wzoru Certyfikatu dla uczestników szkolenia.

4.6 Bieżące informowanie Rady Programowej o występujących problemach w realizacji zajęć i przebiegu ich realizacji.

4.7 Sporządzone przez Wykonawcę materiały szkoleniowe będą uwzględniały system identyfikacji wizualnej Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, określony w Wytycznych dotyczących oznaczania projektów w ramach PO KL.

Str. 6

(7)

Rozdział II:

1. Informacja o sposobie porozumiewania się Zamawiającego z Wykonawcami.

Osobą upoważnioną do kontaktu z Wykonawcami jest:

Maciej Dobrowolski – w sprawach proceduralnych oraz w zakresie przedmiotu zamówienia, tel. 22 -551-56-50,

e-mail: projekt@it-opzz.org.pl od poniedziałku do piątku, w godz. od 10:00 do 14:00.

Oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje Zamawiający i Wykonawcy przekazują drogą elektroniczną. Każda ze stron na żądanie drugiej niezwłocznie potwierdza fakt ich otrzymania.

2. Warunki udziału w postępowaniu.

2.1 Opis sposobu przygotowania ofert.

2.1.1 Oferta składana przez Wykonawcę powinna być sporządzona na Formularzu ofertowym stanowiącym Załącznik nr 2 do Zapytania ofertowego.

2.1.2 Oferta w zakresie merytorycznym powinna zawierać „Prezentację szkolenia (wykłady, warsztaty, ćwiczenia)” dla:

a) Cyklu I – Moduł I i Moduł II’

b) Cyklu II – Moduł III, Moduł IV i Moduł V, w formie papierowej i na płycie CD w PDF.

2.1.3 Formularz ofertowy zostanie wypełniony przez Wykonawcę bez dokonywania w nich zmian. W przypadku, gdy jakakolwiek część Formularza nie dotyczy Wykonawcy, wpisuje on „nie dotyczy”.

2.1.4 Oferta powinna być sporządzona czytelnie, w języku polskim, najlepiej pismem komputerowym lub inną czytelną i trwałą techniką, oraz powinna być podpisana przez Wykonawcę lub uprawnionego przedstawiciela Wykonawcy. Wszelkie dokumenty sporządzane przez Wykonawcę oraz oświadczenia stanowiące załączniki do oferty powinny być podpisane przez Wykonawcę lub pełnomocnika uprawnionego do zaciągania zobowiązań o charakterze majątkowym w imieniu Wykonawcy,

2.1.5 Wszystkie strony oferty powinny być ponumerowane i spięte (zszyte) w sposób trwały, zapobiegający zdekompletowaniu zawartości oferty.

2.1.6 Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę.

2.1.7 Nie jest dopuszczone złożenie oferty wariantowej.

Str. 7

(8)

2.1.8 Nie istnieje możliwość składania ofert częściowych.

2.1.9 W przypadku, gdy Wykonawca dołączy jako załącznik do oferty kopię dokumentu, kopia ta powinna być poświadczona za zgodność z oryginałem przez tego Wykonawcę lub upoważnionego przedstawiciela Wykonawcy.

2.1.10 Wymagane obligatoryjnie załączniki to:

a) oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu,

b) zaświadczenie właściwego US i oddziału ZUS o niezaleganiu z płatnościami w okresie ostatnich 3 miesięcy,

c) aktualne dokumenty rejestrowe, wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert (dotyczy osób prawnych oraz osób fizycznych wykonujących działalność gospodarczą regulowaną),

d)) oświadczenie o posiadaniu co najmniej trzyletniego doświadczenia w prowadzeniu działalności szkoleniowej wraz z wykazem minimum dziesięciu szkoleń zrealizowanych w ostatnim roku ( który powinien zawierać nazwy (tytuły) szkoleń, nazwę i adres siedziby zamawiającego, okresy w których przeprowadzono szkolenia i liczbę zrealizowanych godzin),

e) dokumenty potwierdzające należyte wykonanie dziesięciu wybranych szkoleń, zrealizowanych w ostatnim roku ( np. referencje, wyniki ankiet słuchaczy), f). wykaz wykładowców/trenerów proponowanych do prowadzenia zajęć, którzy zapewniają należyte wykonanie szkolenia wraz z dokumentami potwierdzającymi ich kwalifikacji , wykształcenia i doświadczenia w danej specjalności ( CV, dyplomy, zaświadczenia, referencje itp.).

Inne wymagania dotyczące przygotowania oferty:

2.1.11 Umieszczenie oferty w jednym zapieczętowanym opakowaniu lub w inny trwały sposób zabezpieczonym opakowaniu wewnętrznym oraz w jednym nieprzejrzystym, szczelnym, trwale zamkniętym i nienaruszonym opakowaniu zewnętrznym.

Str. 8

(9)

2.1.12 Na opakowaniu zewnętrznym powinny znajdować się następujące oznaczenia:

a) nazwa i adres Wykonawcy;

b) nazwa i adres Zamawiającego: Ogólnopolskie Porozumienie Związków Zawodowych,

00-924 Warszawa, ul. Kopernika 36/40;

c) tytuł: „Oferta na przeprowadzenie szkolenia obejmującego praktyczną naukę posługiwania się modułami systemu informatycznego (SI)…”- Projekt „ Trzeci etap modernizacji, zarządzania, komunikacji i systemu informacyjnego OPZZ” – Biuro projektu, pokój 321.

2.1.13 Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.

2.2 Miejsce oraz termin składania i otwarcia ofert 2.2.1 Termin składania ofert upływa w poniedziałek, to jest

w dniu 3 lipca o godz. 12.00.

O dacie decyduje moment wpływu do Biura Projektu. W momencie wpływu oferty do Biura projektu jest ona oznaczana „numerem, datą i godziną wpływu”.

2.2.2 Oferty należy przesyłać na adres siedziby Zamawiającego: Ogólnopolskie Porozumienie Związków Zawodowych ul. Kopernika 36/40, 00-924 Warszawa, z dopiskiem „Trzeci etap modernizacji zarządzania, komunikacji i systemu informacyjnego OPZZ”, pokój 321 lub dostarczyć do Biura Projektu pok. 321, III p. w siedzibie Zamawiającego.

2.2.3 Wybór najkorzystniejszej dla Zamawiającego oferty nastąpi najpóźniej do dnia 6 lipca 2012 r.

3.Opis sposobu obliczenia ceny.

3.1 Cena podana w ofercie powinna obejmować wszystkie koszty i składniki związane z wykonaniem zamówienia.

3.2 Wykonawca może zaoferować tylko jedną cenę.

3.3 Cena nie ulegnie zmianie przez okres ważności oferty.

3.4 Do oceny ofert brana będzie cena brutto.

Str. 9

(10)

4. Opis kryteriów, którymi Zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty.

Przy wyborze najkorzystniejszej oferty, Zamawiający będzie się kierował niżej podanymi kryteriami i ich wagą:

( C ) - cena brutto - waga - 50%,

( D ) - doświadczenie w realizacji usług szkoleniowych z wykazaniem liczby szkoleń/godzin zrealizowanych zajęć - waga - 30%, ( K ) - kwalifikacje zawodowe, wykształcenie, posiadane dyplomy, referencje,

- waga - 20%.

Na podstawie powyższych kryteriów Komisja oceny ofert, dokona wyboru najkorzystniejszej oferty dla Zamawiającego. Przyznanie punktów poszczególnym ofertom obliczone będzie według wzoru: S = ( C x 50% ) + ( D x 30% ) + ( K x 20%), gdzie:

S – oznacza sumę punktów uzyskanych przez ofertę.

Ofertą najkorzystniejszą będzie oferta, która uzyska największą sumę punktów.

4.1. Kryterium – cena ( C ) - waga – 50 %.

Cena = cena za wykonanie przedmiotu zamówienia.

Liczba punktów badanej oferty zostanie wyliczona według poniższego wzoru:

Liczba punktów oferty ocenianej C = (najniższa cena oferty /cena badanej oferty ) x 50 pkt.

50 % = 50 pkt

4.2. Kryterium – doświadczenie w realizacji usług szkoleniowych z wykazaniem liczby zrealizowanych szkoleń potwierdzonych referencjami ( D ) - waga - 30%.

Liczba punktów oferty ocenianej D = ( liczba dokumentów badanej oferty złożonych do pkt 4.2 / suma dokumentów wszystkich ofert złożonych do pkt 4.2) x 30 pkt.

Punkty za kryterium D przyznane będą na podstawie załączonego do oferty wykazu z liczbą zrealizowanych szkoleń potwierdzonych referencjami.

30 % = 30 pkt

4.3. Kryterium – kwalifikacje zawodowe, wykształcenie, posiadane dyplomy, referencje, CV ( K ) - waga kryterium - 20%.

Str. 10

(11)

Liczba punktów oferty ocenianej K = (liczba dokumentów badanej oferty złożonych do punktu 4.3 / suma dokumentów wszystkich ofert złożonych do pkt 4.3) x 20 pkt.

Punkty za kryterium K przyznane będą na podstawie załączonych do oferty dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe, wykształcenie, CV, dyplomy i referencje.

20 % = 20 pkt

Maksymalna liczba punktów jaką może uzyskać oferta wynosi: 100 pkt = 100%

4.4 Oferta, która uzyska największą łącznie liczbę punktów, zostanie uznana za najkorzystniejszą dla Zamawiającego.

5. Po dokonaniu oceny ofert i wyłonieniu oferty najkorzystniejszej dla Zamawiającego na podstawie kryteriów przyjętych w niniejszym zapytaniu ofertowym, Zamawiający zaprosi Wykonawcę do swojej siedziby w celu szczegółowego uzgodnienia wykonania przedmiotu zamówienia i warunków umowy.

6. Zasady płatności.

6. Zamawiający zapłaci Wykonawcy za wykonanie przedmiotu zamówienia zgodnie z

umową, wynagrodzenie w kwocie brutto za każdy w całości przeprowadzony zjazd według wyliczenia:

6.1 1 godzina lekcyjna x stawka godzinowa brutto x 26 godzin = wynagrodzenie brutto za zajęcia merytoryczne.

plus

6.2 1 godzina lekcyjna zajęć fakultatywnych / treningów x stawka godzinowa brutto x 8 godzin

= wynagrodzenie brutto za zajęcia fakultatywne – treningi.

7.Wynagrodzenie będzie płatne na podstawie faktury/rachunku wraz z protokołem

częściowego odbioru wystawionej/ym przez Wykonawcę po zakończeniu każdego zjazdu szkoleniowego.

8. Wynagrodzenie określone w ust. 7 obejmuje wszelkie należności z tytułu prowadzonego szkolenia, w tym :

Str. 11

(12)

8.1 przygotowanie materiałów szkoleniowych dla uczestników szkolenia w ustalonym terminie dla

I cyklu szkoleniowego i w ustalonym terminie dla II cyklu szkoleniowego,

8.2 oznakowanie materiałów szkoleniowych zgodnie z wytycznymi dotyczącymi oznaczenia projektów w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki.

8.3 przeniesienie na Zamawiającego autorskich praw majątkowych do materiałów szkoleniowych,

8.4 przeprowadzenie zajęć szkoleniowych zgodnie z opracowanym i zatwierdzonym przez Radę Programową programem.

9. Zapłata wynagrodzenia nastąpi w formie przelewu na rachunek bankowy Wykonawcy w terminie 14 dni od otrzymania prawidłowo wystawionej faktury/rachunku za każdy przeprowadzony przez Wykonawcę Zjazd szkoleniowy i Protokół częściowego odbioru.

10. Zamawiający wykonywać będzie cykliczne pomiary zadowolenia klienta. Wyniki pomiaru będą podstawą oceny należytego wykonania zamówienia.

11. W razie niewykonania lub nienależytego wykonania Zamówienia, Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 10 % wynagrodzenia umownego.

12. Zamawiający może dochodzić na zasadach ogólnych odszkodowań przewyższających zastrzeżonej na jego rzecz kary umownej.

13. W razie zaistnienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie umowy nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy, Zamawiający może odstąpić od umowy w terminie 14 dni od powzięcia wiadomości o tych okolicznościach.

Warszawa, dnia 15 czerwca 2012 r.

Załączniki:

1. Zasada konkurencyjności.

2. Formularz ofertowy.

3. Protokół odbioru częściowego.

4. Instrukcja administratora systemu (CD).

str. 12