12. Utrzymujemy kontakt z klientami, czyli korespondencja seryjna

12. U T R Z Y M U J E M Y K O N T A K T Z KLIENTA MI...

12. Utrzymujemy kontakt z klientami, czyli korespondencja seryjna

N A T E J L E K C J I :

• poznasz przykłady zastosowania korespondencji seryjnej;

• dowiesz się, jak wykorzystać listy danych do korespondencji seryjnej;

• zredagujesz dokumenty zawierające elementy korespondencji seryjnej.

W praktyce użytkow nicy pakietów biurow ych spotykają się z problem em reda­

gow ania i drukow ania dużej ilości dokum entów różniących się od sie b ie pew ­ nymi szczegółam i, np. im ionam i i nazw iskam i adresatów . Przykładem m ogą być urzędow e zaw iad o m ien ia skierow an e do m ieszkań có w danej dzielnicy, za p ro ­ szenia, adresow an ie kopert, drukow anie etykiet itp. Przy znacznej liczbie takich dokum entów o p ła ca się za sto so w a ć m echanizm korespondencji seryjnej, który będzie ko rzystał z gotowych danych zapisan ych w bazie danych, arkuszu lub innym pliku edytora.

12.1. Skąd w ziąć treści, czyli źródła danych dla dokumentów korespondencji seryjnej

Korzystanie z m echanizm u korespondencji seryjnej m a se ns jedyn ie w przy­

padku u tw orzen ia lub posiadania odpow iedniej bazy z danym i, które m ożna w ykorzystać do autom atycznego w yp ełn ian ia pewnych obszarów dokum entu.

Takie źró dło musi zaw ie rać ta b e lę z nagłów kam i. M oże to być dokum ent tek­

stowy, arku sz Excel, ta b e la bazy danych itp.

Załóżmy, że dane do korespondencji będziem y przech o w yw ać w tabeli arku sza Excel. J e ś li nie dysponuje sz takim plikiem , utw órz go (rys. 12.1.). A rku sz m oże zaw ierać w ie le danych i nie w szystkie m u szą być użyte w danym dokum encie korespondencji seryjnej. Dzieje się tak bardzo często, np. gdy użytkow nik tw o ­ rzy bazę danych w yko rzystyw a n ą ta kże do innych celów . Tabele m ogą znaj­

dować się na różnych arkuszach skoroszytu. W trakcie sca la n ia b ę dzie sz m ieć m ożliw ość w yboru.

arkusz jako źródło danych dla korespondencji seryjnej

I. R O Z W I Ą Z Y W A N I E P R O B L E M Ó W Z W Y K O R Z Y S T A N I E M K O M P U T ER A ...

Podczas scalania dokumentu z danymi pierwszy w iersz będzie traktow any jak nagtówki tabeli (listy).

A A B C D E F

1 i

2 Im ię N a z w isk o M ie js c o w o ś ć U lic a i n r d o m u Płeć

3 Z o fia K o w a lsk a Bydgo szcz K u b u sia P u c h a tk a 2 3 4 /1 2 k

4 Jan N o w a k N a k ło n .N o te c ią P ira c ka 2 1 2 /1 m

5 A n n a K w ia tk o w s k a Szu bin B y d g o sk a 198 /4 k

6 W o jc ie c h K o w a l P a te re k S zu b iń sk a 112 m

Rys. 12.1. Przykładowy arkusz z danymi do korespondencji seryjnej

Innym źródłem danych m oże być ta b e la (lista) um ieszczo n a w d o ku m en cie tek­

stow ym (rys. 12.2.).

Nwzędila główne Wstsaianie Projektowanie [ r j /' : c«iib<i(Tifatpo»jiT - A" A" Aa- A» ; ś=

P Komenturze AaBbCcDt A d BI AaBbCcO*

■ ? Noftnainy li ku wyp. . Złtfcne p..

-5 Udostępnij

21' i

* ę - . -

Imię Nazwisko

Zofia

Jan Aiina Wojciech

Kowalska

Nowak Kwiatkowska Kowal

M iejscow ość Bydgoszcz

Nakło n.Notecią Szubin Paterek

U lica i nr domu Kubusia Puchatka 234/12 Piracka 212/1 B ydgoska 198/4 Szubińska 112

Płeć

Treść dokumentu poza tabelą nie będzie importowana w korespondencji seryjnej.

wyty.w W ... ... ... .... ...M" yjil ł

dytji ftidck W[t«« ffirmłt Sfcie 1

i a # 3 •

: Sv> ■‘w"/*")' hs Ą/ Ą- L'B<r<uon Stnł

Do utworzenia tabeli możesz użyć różnych edytorów tekstu.

m *. 4 i*>» ' •

' « - G K P - 5 x* Xa A A * : ' 3 5

fc L i© , 65- \ O - i S

‘ • !.= * :?

Imię Nazwisko Miejscowość Ulica i nr domu Płeć

Zofia Kowalska Bydgoszcz Kubusia Puchatka

234/12

k

Jan Nowak Nakło n.Notecią Piracka 212/1 m

Anna Kwiatkowska Szubin Bydgoska 198/4 k

Wojciech Kowal Paterek Szubińska 112 m

Treść dokumentu poza tabelą nie będzie importowana w korespondencji seryjnej.

Rys. 12.2. Przykładowe tabele danych dla korespondencji seryjnej utworzone w róż­

nych edytorach tekstu

różne formaty źródeł danych

wpisywanie nowej listy

W korespondencji seryjnej m ożesz użyć list z ta b e l zapisanych w różnych for­

matach, w tym także otw artych, np. odt lub ods.

Je śli nie ch ce sz w ykorzystać ani tw orzyć osobnych dokum entów , m ożesz w p i­

syw ać listy w procesie edycji korespondencji seryjnej (rys. 12.3.).

94

12. U T R Z Y M U J E M Y K O N T A K T Z K L I E N T A M I

W ybierz wstążką K ore spondencja.

Plik N a rz ę d z ia głów ne W stawianie

[Ml

t e K ope rty Etykiety

Tw orzenie

I l w

&

m o

R ozpocznij W ybierz koresp. ser. v ad resatów v

R ozpoczynano jrTp W p isz n ow ą listę.., Projektow anie

Efc

U k ła d O d w ołania K o re sp o n d e n c ja Recenzja

P j R e g u l y -

U d L - - J I - I l ° ° l D-S, p. .

t g u o pas uj pola W yróżn ij p o la BSok W iersz W staw p o la ...

koresp. ser. adresu p o zd ro w ien ia koresp. ser. v L 0 A k tu alizuj etykiety

ffffl Użyj istniejącej listy...

s

A= W y bie rz z k on ta któw p ro gram u O utlook...

>isywanie i w staw ianie pól

• 6 ■ i ■ 7 ■ i

N o w a lista ad resów ? X

W jjisz w ta be li inform acje o adresacie. Aby do dać więcej pozycji, k likn ij przycisk N ow a pozycja.

Tytuł r | Imię Nazwisko Nazwa firmy 1 wiersz adresu

Now a pozycja Znajdź...

Usuń pozycję | D ostosuj kolumny... |

D ostosow yw an ie listy adresów

Nazwy pól

Imię N azw isko Nazwa firmy 1 w iersz adresu 2 w iersz adresu M iasto W ojew ództw o Kod pocztow y Kraj lub region Telefon dom ow y Telefon służbow y Adres e-mail

Edytor domyślnie tw orzy nagłówki tabeli M ożesz je edytować, dodaw ać lub usuwać.

Dodaj...

Zm ień nazwę...

Przenieś w górę

Przenieś w d ó ł

O K j A n ulu j

Rys. 12.3. Przykład tworzenia nowej listy danych w trakcie edycji korespondencji seryjnej

12.2. Zawiadamiamy, czyli korespondencja seryjna w biurze

Załóżm y, że uczniow ie z przygotowanej listy brali udział w olim p iad zie przed­

miotowej. O rganizator chce pow iadom ić ich o m iejscu, jakie zajęli w elim in a ­ cjach, i o tym , czy aw ansow ali do następnego etapu. W yniki w pisał do przy­

gotowanej w cześn iej listy w Excelu. W ym agało to n iew ielkich m odyfikacji (rys.

12.4.). O czy w iś cie w rzeczyw istych w arunkach uczestn ików byłoby znacznie

I. R O Z W I Ą Z Y W A N I E P R O B L E M Ó W Z W Y K O R Z Y S T A N I E M K O M P U T E R A ..

A A B C D E F G H

1 J

2 Imię Nazwisko M iejscowość Ulica i nr domu Płeć Awans W ynik

3 Zofia Kowalska Bydgoszcz Kubusia Puchatka 234/12 k t 78

4 Jan Nowak Nakło n.Notecią Piracka 212/1 m n 49

5 Anna Kwiatkowska Szubin Bydgoska 198/4 k n 38

6 Wojciech Kowal Paterek Szubińska 112 m t 87

Rys. 12.4. Przykład listy z wynikami olim piady

Treść dokum entu d la każdego z uczestn ików będzie identyczna poza najw aż­

niejszym i inform acjam i - im ieniem i nazw iskiem , w yn ikiem i inform acją o aw an ­ sie do kolejnego etapu. Zredagujm y takie zaw iadom ienie (rys. 12.5.).

KOMITET OKRĘGOWEJ OLIMPIADY INFORMATYCZNO-ELEKTRONICZNEJ

Gdańsk, 20 grudnia 2022 roku

imię nazwisko adres miejscowość

ZAWIADOMIENIE

Kom itet OOIE zawiadam ia, że w elim in acjach okręgow ych

osiągnęła/osiągnął pani/pan w ynik... co kwalifikuje panią/pana do udziału w etapie w ojew ódzkim .

Term in eliminacji w ojew ódzkich zostanie opublikow any na stronie internetow ej olim piady.

z ! Wyrazy. 42 U J PoJHsi 35, *onc*nłra<ja uwagi s s

Treści, które należy pobrać z listy w trakcie redagowania dokumentu z użyciem korespondencji seryjnej.

Rys. 12.5. Przykład treści zawiadomienia jako podstawy do użycia korespondencji seryjnej.

Skoro podstaw ow a tre ść dokum entu jest już gotowa, m ożesz sc a lić ją z listą danych (rys. 12.4.) i użyć m echanizm u korespondencji seryjnej. Zauw aż, że w przypadku inform acji o aw ansie i form uły grzeczn ościow ej nie będzie to p rze ­ pisanie danych w prost z listy. Do dzieła.

96

12. U T R Z Y M U J E M Y K O N T A K T Z KLIENTA MI...

K olejność czyn n o ści w trakcie d o łączan ia listy z danym i do korespondencji seryjnej:

1. O tw órz dokum ent z tre ś cią zaw iadom ienia.

2. W ybierz w stą żkę Korespondencja i narzędzie Rozpocznij korespondencję seryjną.

3. Z tej sam ej w stążki użyj narzędzia Wybierz adresatów i opcji Użyj istnie­

jącej listy...

4. W ybierz arkusz z w ybranego pliku. Zauw aż, że o dblokow an e zostały pozo­

stałe narzędzia w stążki Korespondencja.

P rze śle d ź ten proces na rysunku (rys. 12.6.).

dołączanie łisty z danymi korespondencji seryjnej

Plik Narzędzia główne Wstawianie Projektowanie Układ

h li & n

Koperty Etykiety Rozpocznij Wybierz ; .Vyroznij pola Blok koresp. ser. ~ adresatów ~ adresatów j *:ore:p. sei .idiesu ■ Tworzenie

8

Ul Listy Q Wiadomości e-mail 13 Kfiperty...

[a Etykiety...

P i Katalog

@ Zwykły dokument programu Word

15? Kreator korespondencji seryjnej krok po kroku...

Wybieranie tabeli ? X

^ 0 2 5 5 3

Opis Zmodyfikowany Utworzony Typ 12:00:00 AM 12:00:00 AM TABIE

>

0 Pierwszy wiersz danych zawiera nagłówki kolumn I I Anuluj

Wstawianie Projektowanie Układ

Wybierz adresatów -

IIP Wpisz nową listę...

fH Użyj istniejącej listy... k

Odwołania Korespondencja Recenzja

i # I

o J - nia Wstaw pola ^ AJ a^ ujetyk(ety |

jjsywanie i wstawianie pól

A= Wybierz z kontaktów programu Outlook...

Cm i i c i u r \ i \ ą w f f c j wLIMPIADY INFORMATYK

Nazwa Data modyfikacji

@ dane uczniów.doac 2020-08-0711:46

@ dane uczniów.odt 2020-08-0711:46

@ dane uczniów.xlsx 2020-08-0711:46

I® KOMITET OKRĘGOWEJ OLIMPIADY INFO... 2020-08-07 16:18

Rys. 12.6. Kolejność czynności w trakcie dołączania listy z danymi do korespondencji seryjnej

wstawianie pól Dane z listy z arku sza dane uczniow .xls m ogą teraz być użyte do redagow ania korespondencji

dokum entu z korespondencją seryjną. seryjnej

Edycję rozpocznijm y od m iejsc zaw ierających imię, nazw isko i adres uczestnika (rys. 12.7.).

r Uwaga! ...

W przy k ła d zie n arzęd zie Rozpocznij korespondencję seryjną zostało u żyte na istn iejącym do k u m e n cie z tekste m . O c zy w iś cie m ożn a go użyć na do k u m e n cie pu stym i redag ow ać te kst od pod staw jako ko re s p o n d e n ­ cję seryjną.

I. R O Z W I Ą Z Y W A N I E P R O B L E M Ó W Z W Y K O R Z Y S T A N I E M K O M PU TERA ...

Plik N arzęd zia główne Wstawianie

I©:

Projektowanie Układ O dwołania K oresp on dencja Recenzja

\M\

t e

Koperty Etykiety Wybierz Edytuj listę j Wyróżnij pola koresp. ser.

H

Rozpocznij

koresp. ser. v adresatów v adresatów Rozpoczynanie korespondencji seryjnej , . . • , ^ • , . ■ ,

imię lazwisko adres

miejscowość

Wstaw pola koresp. ser. v

Reguły w Dopasuj pola [ 0 Aktualizuj etyl

ł Imię

ZAWIADOMIENIE

Zaznacz m iejsce, w którym ma zostać w staw ione pole korespondencji seryjnej.

W ybierz pole. W spisie znajdziesz nagłówki tabeli listy danych.

Czynności powtórz dla kolejnych danych.

Pola objęte korespondencją seryjną znajdują się pomiędzy znakami « » .

|«lmię»|«Nazwisko»

«Ulica_i_nr_domu»

«Miejscowość»

Z A W IA D O M IE N IE

Rys. 12.7. W stawianie pola korespondencji seryjnej

r Uwaga! --- O pisany sp o só b m ożn a z a stą p ić ta kże użycie m p rzycisku Blok adresu.

Dane z listy zo sta ły p o w ią za n e z polam i ko respo n d en cji seryjnej w d o k u ­ m encie. C zas sp raw d zić, czy w szystko d zia ła praw idłow o. W tym celu użyj n arzęd zia Podgląd wyników z w stą żki Korespondencja (rys. 12.8.).

sprawdzanie poprawności

98

Używają klawiszy sterujących podglądem, możesz sprawdzić prawidłowość wstaw iania kolejny danych z listy.

ABC Podgląd

U

l< <[____|> >

fH3 Znajdź adresata [ y Sprawdź błędy Podgląd wyników

Zakończ i scal -

Podgląd w yników

Umożliwia podłączenie informacji z listy adresatów do pól korespondencji setyjnej w celu sprawdzenia, jak będzie wyglądał ukończony dokument.

Zofia Kowalska

Kubusia Puchatka 234/12 Bydgoszcz

M.\ ^{A B C}

D

1

2 Imie N azw isko ____ M ie js c ó w k i.. 1 u lic a i n r do m u ________ Jp te ć A w a n s W y n ik

3 | Z ofia K ow a lska Bydgoszcz K u bu sia P u ch atk a 2 34/12

t ^{t 78}

4 Jan N o w a k N a k ło n .N o te c ią P ira cka 212/1 Tm n 49

5 A n n a K w ia tk o w sk a Szubin | B ydgo ska 198 /4

r n 38

6 W o jc ie c h K ow a l P a te rek | S zubińska 112 £

__

Rys. 12.8. Sprawdzanie poprawności wstaw iania pól korespondencji seryjnej

12. U T R Z Y M U J E M Y K O N T A K T Z KLIENTA MI...

W treści dokum entu m am y pola uzależnione od płci i w yniku egzam inu. Dane są zap isan e w liście w kolum nach Płeć i Awans zaw ierających jedynie znaczniki.

K onieczne będzie użycie reguł w korespondencji seryjnej (rys. 12.9.). Pozw alają one za stą p ić dane z listy innym tekstem , uzależniając go od w artości pola, np.

literę k za stą p ić słow em pani.

użycie reguł w korespondencji seryjnej

Plik N a rz ę d z ia głów n e W staw ian ie

\ m \ t e Koperty Etykiety

&

Projektow anie

~?9 ! I©

U kład O d w o ła n ia K o re s p o n d e n c ja R ecen zja W id o k

Tworzenie

w Ę r ;

LQ

Rozpocznij W ybierz Edytuj listę W yróżnij pola Blok Wiersz Wstaw pola koresp. ser. v adresatów v adresatów koresp. ser. adresu pozdrowienia koresp. ser. v

Rozpoczynanie korespondencji seryjnej W pisywanie i wstawianie pól

Komitet OOIE zawiadamia, że w e osiągnęła/osiągnął pani/pan wyn do udziału w etapie wojewódzkirr

[ 3 Reguły ~

Pytaj...

Wypełnij...

Jeśli...to...inaczej.,

N r rekordu^"

N r rekordu w sekwe

Następny rekord

Następny rekord, je

Przypisz zakładkę...

Pom iń rekord, jeśli..

Zamiast narzędzia W staw pola korespondencji seryjnej użyj Reguły Je śli...to ...in a c ze j...

Jeśli pole płeć będzie miało w artość k (kobieta), w staw tekst osiągnęła pani, jeśli m - osiągną! pan.

Wstawianie pola program u Word: Jeśli

JEŚLI

Wstaw ten tekst:

osiągnęła pani

W przeciwnym razie wstaw ten tekst:

osiągnął pan

Nazwa pola: Porównanie: Porównaj z:

! Płeć p : Równe

Rys. 12.9. Użycie Reguły w korespondencji seryjnej

r Uwaga! ---

C zcio n ka tekstu w staw ian eg o do k o respo n d en cji seryjnej za p o m o cą Reguły m oże się ró żn ić od kroju czcio n ki stosow an eg o w doku m en cie . Łatw o to zm ie n isz, używ ając sta n d a rd o w ych opcji fo rm ato w an ia tekstu.

Po spraw dzeniu popraw ności działania dokum entu korespondencji seryjnej m ożna s c a lić dokum ent z listą (rys. 12.10.). Po tej operacji pow stanie nowy dokum ent zaw ie rający dane w staw ione z listy. Je ś li ze ch ce sz w prow adzić zm iany w korespondencji seryjnej, m u sisz sko rzysta ć z pliku bazow ego i pon ow ­ nie użyć opcji Zakończ i scal.

zakończenie edycji korespondencji seryjnej

I. R O Z W I Ą Z Y W A N I E P R O B L E M Ó W Z W Y K O R Z Y S T A N I E M K O M P U T E R A .

r Uwaga! --- W arto za ch o w a ć plik bazow y ko respo n d en cji seryjnej. D zięki niem u będzie m ożn a w p ro w a d za ć popraw ki lub użyć go d la innych list danych.

J e ś li listy te bę dą m iały te sa m e nagłów ki tabel, nie bę dzie potrzeby m od yfikacji dokum entu.

Z a k o ń c z i scal v

* IJ ] Edytuj po szcze g óln e dokui

!§ ] D rukuj do kum enty.

[53 W yślij w ia d o m o ś c i e-m ail...

imenty...

Scalanie do n o w e g o do ku m e n tu

Scal rekordy (§) [Wszystkoj O Bieżący rekord O Od:

A n u lu j

Możesz zapisać dokument wykorzystujący wszystkie rekordy (w naszym przykładzie będą to 4 zawiadomienia na oddzielnych stronach) lub tylko wybrane.

adresowanie kopert

Rys. 12.10. Kończenie edycji i scalanie dokumentu z danymi w korespondencji seryjnej

D okum ent, który p o w stan ie po za ko ń cze n iu i sca le n iu naszego za w ia d o ­ m ienia, bę d zie za w ie ra ł 4 strony, z których każda bę dzie prze zn a czo n a d la innego o lim p ijczyka . Taka sa m a za sa d a o bo w iązu je przy do ku m en tach w ie lo stro n ico w ych .

12.3. Nie tylko dokumenty, czyli do czego jeszcze można wykorzystać korespondencję seryjną

Koresponden cja seryjna to nie tylko narzędzie do tw orzen ia dokum entów tek­

stow ych. M ożna ją w yko rzystać także do adresow an ia kopert lub druku etykiet na arku szach sam oprzylepnych .

Poniew aż m am y już gotowe zaw iad o m ien ia o w ynikach olim piady, zaadresujm y koperty do ich w ysłania. Tym razem rozpoczniem y od u tw orzen ia nowego, pustego dokum entu. Użyjem y tego sam ego źró dła danych (rys. 12.11.).

100

12. U T R Z Y M U J E M Y K O N T A K T Z K L I E N T A M I .

Plik Narzędzia główne Wstawianie

E 3 B & n !

Koperty Etykiety j Rozpocznij Wybierz koresp.ser.* adresatów-' Tworzenie Ljst>,

L 1 ‘ 2 ^

I [q Etykiety...

§ Katalog

Projektowanie Układ

l i i i

@ Zwykły dokument programu Word

15? Kreator korespondencji seryjnej krok po kroku.

Po wybraniu trybu Koperty... ustaw w ielkość kopert, jakimi dysponujesz i sposób ich ułożenia w zasobniku drukarki.

Dołącz listę adresatów

i t c a

i . . r i 1

Rozpocznij Wybierz Wyróżnij poi a . Blok koresp. ser. - adresatów ~ |__ koresp. ser.

Rozpoczynanii HP Wpisz nową listę...

[SI Użyj istniejącej listy...

A= Wybierz z kontaktów programu Outlook...

Opcje kopert

Opcje drukowania Rozmiar koperty;

Drukarka: hp LaserJet 1320 series UPD PCL 5 Metoda podawania

1 ^{: a}

(•) Wierzchem do góry O Wierzchem do dołu

□ Obrót zgodny z ruchem wskazówek zegara

Podawaj z.

I Wybór automatyczny

Program Word zaleca sposób podawania kopert pokazany wyżej.

Jeżeli ta metoda okaże się niewłaściwa, wybierz inną, odpowiednią dla drukarki.

Resetuj ]

Rys. 12.11. Inicjowanie adresowania kopert w korespondencji seryjnej

Kolejne czyn n o ści są identyczne jak w przypadku dokum entu tekstow ego z poprzedniego podrozdziału. O statecznie dokum ent podstaw ow y dla a dre so ­ w ania kopert m oże m ieć postać jak na rysunku 12.12.

KOMITET OKRĘGOWEJ OLIMPIADY INFORMATYCZNO-ELEKTRONICZNEJ

«lmię» «Nazwisko»

«Ulica_i_nr_dom u»

«Miejscowość»

I. R O Z W I Ą Z Y W A N I E P R O B L E M Ó W Z W Y K O R Z Y S T A N I E M K O M P U T E R A ..

Je śli w yb ie rze sz opcję E ty k ie ty , m ożesz przygotow ać dokum ent do w yd ru ko ­ w ania na arkuszach z etykietam i sam oprzylepnym i. Tu także konieczny będzie w ybór form atu. W skaż form at papieru z etykietam i, jakim dysponujesz. Dzięki korespondencji seryjnej dane z listy będą w staw iane dokładn ie w pola po kry­

w ające się z etykietam i na danym arkuszu.

Z A D A N IA DO R O ZW IĄ ZA N IA

1. Wykonaj własną listę, wykorzystując opcję W pisz n o w ą listę., z wstążki K oresp on d en cja.

Zmodyfikuj listę, by zawierała takie same nagłówki i dane jak na rysunku 12.4.

2. Na podstawie listy z zadania 1 utwórz zaproszenie na galę zakończenia olimpiady z wykorzysta­

niem korespondencji seryjnej. Możesz skorzystać z szablonów dostępnych w edytorze.

3. Znajdź w sklepie internetowym wymiary koperty z okienkiem. Utwórz dokument tekstowy, w któ­

rym pole adresowe znajdzie się dokładnie w miejscu okienka koperty. Użyj korespondencji seryjnej.

4. Utwórz prezentację na temat drukowania etykiet z zastosowaniem korespondencji seryjnej. Uwzględ­

nij format etykiet i rodzaj drukarki, na której będą drukowane. Dane znajdziesz w internecie.

5*. Utwórz listę uczestników studniówki i wykonaj projekt zaproszenia z zastosowaniem korespon­

dencji seryjnej. Możesz skorzystać z szablonu dostępnego w edytorze.

PO D SU M O W AN IE LEKCJI

• Ź ród łam i listy dan ych dla dokumentów korespondencji seryjnej może być tabela z dokumentu tekstowego, arkusz kalkulacyjny, tabela bazy danych, np. Acces lub Outlook. MS W ord akceptuje różne formaty plików z listami.

• Pierwszy wiersz tabeli tworzy n ag łó w k i listy.

• Dołączanie listy z danymi korespondencji seryjnej zapewnia opcja W ybierz adresatów .

• W opcji W staw pola koresponden cji seryjn ej pojawiają się do wyboru nagłówki tabeli listy danych.

• Zanim zapiszesz plik wynikowy korespondencji seryjnej, użyj narzędzia Podgląd w y n ik ó w .

• Z akończenie edycji i scalen ie spowoduje powstanie nowego pliku zawierającego dokument, w którym pola korespondencji seryjnej zostaną zastąpione danymi z listy.

s. 100 ' A dresow an ie k o p e rt jest skuteczne pod warunkiem prawidłowego wybrania rozmiaru koperty zbliżonego do tej, na której będą drukowane adresy,

s. 102 ' D ru k o w an ie ety k iet także wymaga dostosowania ustawień korespondencji seryjnej do rozmiarów arkuszy, na których będą drukowane.

102