Zielona Góra, 9 lutego 2009 r.
Urząd Miasta Zielona Góra Wydział Audytu ul. Henryka Sienkiewicza 8a
65-443 Zielona Góra
AD.II.0910-1-2/08 id.1151667
Sprawozdanie
z przeprowadzonych kontroli w 2008 roku przez Wydział Audytu
1. Informacje ogólne.
Kontrolę wewnętrzną w Urzędzie Miasta Zielona Góra realizuje Wydział Audytu na podstawie zarządzenia nr 395/07 Prezydenta Miasta Zielona Góra z dnia 12 kwietnia 2007 r. w sprawie regulaminu wewnętrznego Wydziału Audytu oraz zarządzenia nr 575/07 Prezydenta Miasta Zielona Góra z dnia 16 maja 2007 r. w sprawie regulaminu działalności kontrolnej.
Zadania wydziału zostały określone w „Planie kontroli Wydziału Audytu na rok 2008”. W planie ujęto następujące kontrole: 20 kontroli kompleksowych, 3 kontrole sprawdzające, kontrole doraźne i problemowe (na zlecenie Prezydenta Miasta Zielona Góra) oraz kontrole wszystkich podległych i nadzorowanych przez Prezydenta Miasta Zielona Góra jednostek organizacyjnych, dotyczące realizacji procedur kontroli w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków – stosownie do art. 187 ustawy o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 z późn.
zm.).
W 2008 roku przeprowadzono 25 kontroli wewnętrznych, w tym:
a) 15 kontroli kompleksowych,
b) 5 kontroli doraźnych na polecenie Prezydenta Miasta Zielona Góra, c) 3 kontrole problemowe,
d) 2 kontrole sprawdzające.
Ponadto w 2008 roku Wydział Audytu, zgodnie z art. 187 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r.
o finansach publicznych, przeprowadził kontrole w 74 jednostkach organizacyjnych tj. we wszystkich jednostkach podległych miastu Zielona Góra, w celu sprawdzenia przestrzegania realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków w 2008 roku.
W 2008 roku w Wydziale Audytu było zatrudnionych 6 pracowników, w tym naczelnik Wydziału Audytu, dwóch audytorów wewnętrznych i trzech inspektorów kontroli. W 2008 roku Wydział Audytu borykał się z problemami kadrowymi, z uwagi na długotrwałą nieobecność w pracy jednego z inspektorów, spowodowana zwolnieniem lekarskim i urlopem macierzyńskim, a takŜe jednego z audytorów spowodowana długotrwałym zwolnieniem lekarskim.
2. Charakterystyka kontroli przeprowadzonych w okresie sprawozdawczym.
Szczegółowej kontroli poddano następujące zagadnienia:
- organizacja jednostek,
- gospodarka finansowa,
- prowadzenie ksiąg rachunkowych,
- plan finansowy wydatków budŜetowych oraz dochodów własnych, - zatrudnienie,
- inwentaryzacja,
- wykorzystanie dotacji budŜetowych, - umowy najmu i dzierŜawy,
- udzielanie zamówień publicznych, - sprawozdawczość budŜetowa.
Wykaz jednostek, które zostały objęte kontrolą w 2008 roku:
Lp. Jednostka kontrolowana Termin kontroli Zakres kontroli
1. Miejskie Przedszkole Nr 1 styczeń Kontrola kompleksowa w zakresie gospodarki finansowej, sprawozdawczości, inwentaryzacji oraz zamówień publicznych za 2007 rok.
2. Miejskie Przedszkole Nr 13 styczeń Kontrola kompleksowa w zakresie gospodarki finansowej, sprawozdawczości, inwentaryzacji oraz zamówień publicznych za 2007 rok.
3. Miejskie Przedszkole Nr 19 styczeń Kontrola kompleksowa w zakresie gospodarki finansowej, sprawozdawczości, inwentaryzacji oraz zamówień publicznych za 2007 rok.
4. Fundacja na rzecz Rewitalizacji Miasta Zielona Góra
luty Kontrola doraźna w zakresie wykorzystania udzielonej dotacji z budŜetu Miasta w latach 2006 i 2007 rok.
5. Miejski Ośrodek Sportu i Rekreacji
luty Kontrola kompleksowa w zakresie gospodarki finansowej, sprawozdawczości, inwentaryzacji oraz zamówień publicznych za 2007 rok.
6. Szkoła Podstawowa Nr 21 marzec Kontrola w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych w latach 2006 i 2007 roku.
7. Zespół Szkół Technicznych marzec Kontrola kompleksowa w zakresie gospodarki finansowej, sprawozdawczości, inwentaryzacji oraz zamówień publicznych za 2007 rok.
8. Zespół Szkół Elektronicznych i Samochodowych
kwiecień Kontrola kompleksowa w zakresie gospodarki finansowej, sprawozdawczości, inwentaryzacji oraz zamówień publicznych za 2007 rok.
9. Centrum Integracji Społecznej kwiecień Kontrola problemowa za 2007 rok w zakresie ewidencji księgowej oraz sprawozdawczości budŜetowej.
10. śłobek Miejski Nr 7 kwiecień - maj Kontrola kompleksowa w zakresie gospodarki finansowej, sprawozdawczości, inwentaryzacji oraz zamówień publicznych za 2007 rok.
11. Jednostki oświatowe Miasta Zielona Góra
kwiecień - maj Kontrola problemowa w zakresie wynajmu lokali mieszkalnych przez jednostki oświatowe Miasta
Zielona Góra.
12. Biuro Wystaw Artystycznych maj - czerwiec Kontrola kompleksowa w zakresie gospodarki finansowej, sprawozdawczości, inwentaryzacji oraz zamówień publicznych za 2007 rok.
13. Zespół Szkół Ekologicznych maj - czerwiec Kontrola kompleksowa w zakresie gospodarki finansowej, sprawozdawczości, inwentaryzacji oraz zamówień publicznych za 2007 rok.
14. Poradnia Psychologiczno - Pedagogiczna
czerwiec Kontrola kompleksowa w zakresie gospodarki finansowej, sprawozdawczości, inwentaryzacji oraz zamówień publicznych za 2007 rok.
15. Centrum Usług Opiekuńczych czerwiec - lipiec Kontrola kompleksowa w zakresie gospodarki finansowej, sprawozdawczości, inwentaryzacji oraz zamówień publicznych za 2007 rok.
16. MłodzieŜowe Centrum Kultury i Edukacji „Dom Harcerza”
lipiec Kontrola kompleksowa w zakresie gospodarki finansowej, sprawozdawczości, inwentaryzacji oraz zamówień publicznych za 2007 rok.
17. MłodzieŜowe Centrum Kultury i Edukacji „Dom Harcerza”
lipiec - sierpień Kontrola doraźna w zakresie gospodarki finansowej dotyczącej Wojewódzkiego Ośrodka Politechnicznego w Zielonej Górze za 2007 rok.
18. I Liceum Ogólnokształcące sierpień - wrzesień
Kontrola kompleksowa w zakresie gospodarki finansowej, sprawozdawczości, inwentaryzacji oraz zamówień publicznych za 2007 rok.
19. Gimnazjum nr 7 wrzesień Kontrola doraźna w zakresie gospodarki finansowej za 2008 rok.
20. Zespół Szkół i Placówek Kształcenia Zawodowego
wrzesień Kontrola sprawdzająca realizację zaleceń pokontrolnych.
21. Bursa wrzesień -
październik
Kontrola kompleksowa w zakresie gospodarki finansowej, sprawozdawczości, inwentaryzacji oraz zamówień publicznych za 2007 rok.
22. Zielonogórskie Zakłady Usług Miejskich Sp. z o.o.
wrzesień - grudzień
Kontrola doraźna w zakresie gospodarki finansowej i zamówień publicznych za lata 2007 -2008 rok.
23. III Liceum Ogólnokształcące październik Kontrola doraźna w zakresie wynagrodzenia pracowników w latach 2007 – 2008 rok.
24. Zespół Szkół i Placówek Kształcenia Zawodowego
październik Kontrola kompleksowa w zakresie gospodarki finansowej, sprawozdawczości, inwentaryzacji oraz zamówień publicznych za 2007 rok.
25. Gimnazjum nr 7 październik Kontrola sprawdzająca realizację zaleceń pokontrolnych w zakresie wynajmu lokali mieszkalnych.
26. Jednostki organizacyjne podległe miastu Zielona Góra (74 jednostki)
listopad - grudzień
Kontrole dotyczące przestrzegania realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków w 2008 roku, zgodnie z art. 187 ustawy z dnia
30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych.
Najczęściej występujące nieprawidłowości i uchybienia stwierdzone w wyniku przeprowadzonych kontroli, w odniesieniu do niektórych zagadnień:
1) w zakresie spraw organizacyjnych:
- w wewnętrznych przepisach powoływanie się na nieaktualne przepisy prawa.
2) w zakresie funkcjonowania księgowości:
- naruszenie zasady memoriału,
- wydatki dokonywane przez jednostkę kwalifikowano niezgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 14 czerwca 2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 107, poz. 726 z późn. zm.),
- operacje księgowe dotyczące przelewów wynagrodzeń dla pracowników jednostki ewidencjonowano niezgodnie z rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r.
w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budŜetu państwa, budŜetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020),
- przy dekretacji dokumentów księgowych brakowało daty oraz podpisu osoby dokonującej księgowania.
3) w zakresie planu finansowego:
- przekroczenie w planie finansowym ustalonych w nich limitów,
- wydatkowanie środków z rachunku dochodów własnych niezgodnie z uchwałą nr XXXIX/354/05 Rady Miasta Zielona z dnia 22 lutego 2005 r.
4) w zakresie gospodarki kasowej:
- dokumenty kasowe (raporty kasowe, wnioski o zaliczkę, dokumenty KP - kasa przyjmie) sporządzano w sposób niekompletny,
- na wniosku o zaliczkę brakowało wskazania terminu rozliczenia pobranej zaliczki, - przekroczenie na koniec dnia ustalonego w jednostce pogotowia kasowego.
5) w zakresie gospodarki środkami rzeczowymi:
- nie przeprowadzenie przez jednostkę inwentaryzacji, w terminach określonych w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 – tekst jednolity z późn.
zm.),
- nieterminowe rozliczenie róŜnicy inwetaryzacyjnej powstałej pomiędzy stanem rzeczywistym, a stanem wynikającym z ksiąg rachunkowych,
- nieprawidłowe udokumentowanie wyników inwentaryzacji.
6) w zakresie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych:
- przeznaczenie środków z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych na cele niezgodne z ustawą z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 1996 r. Nr 70, poz. 335 – tekst jednolity z późn. zm.),
- wypłata świadczeń z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych nie była uzaleŜniona od sytuacji Ŝyciowej, rodzinnej oraz materialnej osoby uprawnionej do otrzymania świadczenia.
7) w zakresie akt osobowych i wynagrodzeń:
- nie sporządzenie dokumentu informującego pracownika o warunkach zatrudnienia, - nieterminowe przyznanie i wypłacenie nagród jubileuszowych dla pracowników jednostki, - wysokość wynagrodzenia dla pracowników ustalono niezgodnie z obowiązującymi w jednostce
przepisami prawa.
8) w zakresie umów najmu i dzierŜawy:
- nieprawidłowe ustalenie przez jednostkę kosztów związanych z wynajmem pomieszczeń przeznaczonych na cele mieszkaniowe.
9) w zakresie zamówień publicznych:
- udzielanie zamówień publicznych niezgodnie z ustawą z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2006 r. Nr 164, poz. 1163 – tekst jednolity z późn. zm.) oraz ustawą z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2007 r. Nr 223, poz. 1655 – tekst jednolity z późn. zm.).
10) w zakresie sprawozdawczości budŜetowej:
- wykazywanie w sprawozdaniach finansowych danych niezgodnych z ewidencją księgową jednostki,
- dokonywanie zmian w planie finansowym niezgodnie z upowaŜnieniem Prezydenta Miasta do dokonywania przeniesień planowanych wydatków budŜetowych między paragrafami w ramach tego samego rozdziału klasyfikacji budŜetowej, za wyjątkiem wydatków na wynagrodzenia i pochodne.
Szczegółowe wyniki kontroli przeprowadzonych w 2008 roku zostały zawarte w wystąpieniach pokontrolnych.
sporządził
Marzena Kapnik ...
sprawdził naczelnik Wydziału Audytu Konrad Witrylak ...
Prezydent Miasta Zielona Góra
mgr inŜ. Janusz Kubicki
...
