Zielona Góra, 18 sierpnia 2010 r.
Urząd Miasta Zielona Góra Wydział Audytu ul. Henryka Sienkiewicza 8a
65-443 Zielona Góra
AD.II.0910-2/09 id.1510906
Sprawozdanie
z przeprowadzonych kontroli w 2009 roku przez Wydział Audytu
1. Informacje ogólne.
Kontrolę wewnętrzną w Urzędzie Miasta Zielona Góra Wydział Audytu realizował w 2009 roku na podstawie zarządzenia nr 395/07 Prezydenta Miasta Zielona Góra z dnia 12 kwietnia 2007 r.
w sprawie regulaminu wewnętrznego Wydziału Audytu oraz zarządzenia nr 575/07 Prezydenta Miasta Zielona Góra z dnia 16 maja 2007 r. w sprawie regulaminu działalności kontrolnej.
W planie kontroli Wydziału Audytu na rok 2009 ujęto: 20 kontroli kompleksowych, 3 kontrole sprawdzające, kontrole doraźne i problemowe realizowane na zlecenie Prezydenta Miasta Zielona Góra, oraz kontrole wszystkich podległych i nadzorowanych przez Prezydenta Miasta Zielona Góra jednostek organizacyjnych, dotyczące realizacji procedur kontroli w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, stosownie do art. 187 obowiązującej wówczas ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 z późn. zm.).
W 2009 roku przeprowadzono 99 kontroli wewnętrznych, w tym:
a) 14 kontroli kompleksowych, b) 3 kontrole doraźne,
c) 7 kontroli problemowych, d) 2 kontrole sprawdzające,
e) 73 kontrole we wszystkich podległych i nadzorowanych przez Prezydenta Miasta Zielona Góra jednostkach organizacyjnych, dotyczące realizacji procedur kontroli w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków w 2009 roku.
Od stycznia do kwietnia 2009 roku w Wydziale Audytu zatrudnionych było 6 pracowników, w tym:
trzech audytorów wewnętrznych, główny specjalista, inspektor oraz podinspektor. W maju 2009 roku w Wydziale Audytu zmniejszyła się liczba osób wykonujących czynności kontrolne, poniewaŜ inspektor Wydziału Audytu został przeniesiony do Wydziału Komunikacji Urzędu Miasta Zielona Góra, a pracownik zatrudniony na stanowisku podinspektora przebywał na zwolnieniu lekarskim, a następnie na urlopie macierzyńskim. W czerwcu 2009 roku w Wydziale Audytu zatrudniono pracownika na stanowisko podinspektora, a w lipcu na miejsce inspektora przeniesionego do Wydziału Komunikacji zatrudniono inspektora kontroli.
2. Charakterystyka kontroli przeprowadzonych w okresie sprawozdawczym.
Szczegółowej kontroli poddano następujące zagadnienia:
- organizację jednostek, - gospodarkę finansową,
- prowadzenie ksiąg rachunkowych,
- plany finansowe wydatków budŜetowych oraz dochodów własnych, - zatrudnienie i wynagrodzenie,
- inwentaryzację,
- wykorzystanie dotacji budŜetowych, - wydatki inwestycyjne,
- udzielanie zamówień publicznych, - sprawozdawczość budŜetową.
Wykaz jednostek, które zostały objęte kontrolą w 2009 roku:
Lp. Jednostka kontrolowana Termin kontroli Zakres kontroli
1. Ośrodek Adopcyjno -
Opiekuńczy styczeń
Kontrola kompleksowa w zakresie gospodarki finansowej, sprawozdawczości, inwentaryzacji oraz zamówień publicznych za 2007 rok.
2. Zespół Szkół Budowlanych styczeń/luty
Kontrola kompleksowa w zakresie gospodarki finansowej, sprawozdawczości, inwentaryzacji oraz zamówień publicznych za 2008 rok.
3. Szkoła Podstawowa nr 21 styczeń/luty
Kontrola kompleksowa w zakresie gospodarki finansowej, sprawozdawczości, inwentaryzacji oraz zamówień publicznych za 2008 rok.
4. Zielonogórski Ośrodek
Kultury luty/marzec
Kontrola kompleksowa w zakresie gospodarki finansowej, sprawozdawczości, inwentaryzacji oraz zamówień publicznych za 2007 rok i pierwsze półrocze 2008 roku.
5. Miejskie Przedszkole nr 13 luty/marzec Kontrola doraźna w zakresie realizacji planu finansowego i sprawozdawczość za 2008 rok.
6. Miejskie Przedszkole nr 8 marzec
Kontrola kompleksowa w zakresie gospodarki finansowej, sprawozdawczości, inwentaryzacji oraz zamówień publicznych za 2008 rok.
7.
Zespół Szkół
Ogólnokształcących i Sportowych
marzec/kwiecień
Kontrola kompleksowa w zakresie gospodarki finansowej, sprawozdawczości, inwentaryzacji oraz zamówień publicznych za 2007 rok i pierwsze półrocze 2008 roku.
8. Urząd Miasta Zielona Góra kwiecień Kontrola doraźna w zakresie zamówień publicznych za lata 2006 – 2009.
9. Zespół Edukacyjny nr 1 kwiecień Kontrola doraźna w zakresie realizacji zadania inwestycyjnego.
10. Pogotowie Opiekuńcze maj/czerwiec
Kontrola kompleksowa w zakresie gospodarki finansowej, sprawozdawczości, inwentaryzacji oraz zamówień publicznych za 2008 rok.
11. Szkoła Podstawowa nr 11 czerwiec
Kontrola kompleksowa w zakresie gospodarki finansowej, sprawozdawczości, inwentaryzacji oraz zamówień publicznych za 2008 rok.
12. Miejskie Przedszkole nr 7 lipiec
Kontrola kompleksowa w zakresie gospodarki finansowej, sprawozdawczości, inwentaryzacji oraz zamówień publicznych za 2008 rok.
13. Zespół Szkół i Placówek
Kształcenia Zawodowego lipiec Kontrola sprawdzająca realizację zaleceń pokontrolnych.
14. śłobek Miejski nr 4 lipiec/sierpień
Kontrola kompleksowa w zakresie gospodarki finansowej, sprawozdawczości, inwentaryzacji oraz zamówień publicznych za 2008 rok.
15.
Biuro Pełnomocnika ds. Rozwiązywania Problemów Alkoholowych
czerwiec
Kontrola sprawdzająca realizację zaleceń pokontrolnych.
16. Miejskie Przedszkole nr 3 sierpień
Kontrola kompleksowa w zakresie gospodarki finansowej, sprawozdawczości, inwentaryzacji oraz zamówień publicznych za 2008 rok.
17. Miejskie Przedszkole nr 14 wrzesień
Kontrola kompleksowa w zakresie gospodarki finansowej, sprawozdawczości, inwentaryzacji oraz zamówień publicznych za 2008 rok.
18.
Biuro Pełnomocnika ds. Rozwiązywania Problemów Alkoholowych
wrzesień Kontrola problemowa w zakresie wynagrodzeń.
19. Miejskie Przedszkole nr 24 wrzesień Kontrola problemowa w zakresie wynagrodzeń.
20. Gimnazjum nr 1 wrzesień Kontrola problemowa w zakresie wynagrodzeń.
21. Szkoła Podstawowa nr 14 wrzesień Kontrola problemowa w zakresie wynagrodzeń.
22. Zespół Szkół i Placówek
Kształcenia Zawodowego wrzesień Kontrola problemowa w zakresie wynagrodzeń.
23. Miejski Zakład Komunikacji wrzesień/
październik
Kontrola kompleksowa w zakresie gospodarki finansowej, sprawozdawczości, inwentaryzacji oraz zamówień publicznych za 2007 rok i pierwsze półrocze 2008 roku.
24. Miejskie Przedszkole nr 24 październik/
listopad
Kontrola kompleksowa w zakresie gospodarki finansowej, sprawozdawczości, inwentaryzacji
oraz zamówień publicznych za 2008 rok oraz kontrola poboru opłat za przedszkole w latach 2007 - 2009.
25. Centrum Integracji Społecznej
październik/
listopad
Kontrola problemowa w zakresie gospodarowania majątkiem.
26. Zielonogórskie Wodociągi
i Kanalizacja Sp. z o.o. listopad Kontrola problemowa w zakresie wynagrodzeń i nagród za 2008 i 2009 rok
27.
Jednostki organizacyjne podległe miastu Zielona Góra (73 jednostki)
listopad/
grudzień
Kontrole dotyczące przestrzegania realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków w 2009 roku, zgodnie z art. 187 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych.
Najczęściej występujące nieprawidłowości i uchybienia stwierdzone w wyniku przeprowadzonych kontroli, w odniesieniu do poszczególnych zagadnień:
1) w zakresie spraw organizacyjnych:
- w wewnętrznych przepisach powoływanie się na nieaktualne akty prawne,
2) w zakresie planu finansowego:
- nie informowano Prezydenta Miasta Zielona Góra o dokonanych przeniesieniach w planach finansowych jednostek,
3) w zakresie rachunkowości:
- brak kompletnej dokumentacji opisującej zasady (politykę) rachunkowości, - naruszenie zasady memoriału,
- brak wymaganych podpisów na dowodach księgowych, - brak dekretacji na dowodach księgowych,
- brak przy dekretacji podpisu osoby dokonującej księgowania,
- brak na fakturach brakowało opisu przeznaczenia zakupionych towarów,
- nieprawidłowe naliczanie składek na ubezpieczenia społeczne oraz Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych,
- ewidencjonowanie wydatków na paragrafach niezgodnych z klasyfikacją budŜetową, - nieprawidłowe poprawianie błędów w zapisach księgowych,
4) w zakresie gospodarki kasowej:
- dokumenty kasowe sporządzano w sposób niekompletny, - nie rozliczano zaliczek w terminie wskazanym na wniosku,
- raporty kasowe sporządzano z częstotliwością niezgodną z obowiązującymi w jednostce przepisami wewnętrznymi,
- nieprawidłowo prowadzono ewidencję druków ścisłego zarachowania w księdze druków
7) w zakresie gospodarki środkami rzeczowymi:
- nieprawidłowo dokumentowano przebieg inwentaryzacji,
6) w zakresie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych:
- wydatkowano środki z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych na cele niezgodne z ustawą o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych,
- wypłata świadczeń socjalnych nie była uzaleŜniona od sytuacji Ŝyciowej, rodzinnej oraz materialnej danego pracownika,
7) w zakresie akt pracowniczych i wynagrodzeń:
- nieterminowe przyznawanie nagród jubileuszowych (nieprawidłowe ustalanie staŜu pracy uprawniającego do otrzymania nagrody jubileuszowej),
- przyznanie pracownikom, zatrudnionym na określonym stanowisku, nieprawidłowych kategorii zaszeregowania,
- dokumenty znajdujące się w aktach osobowych przechowywano niezgodnie z obowiązującym rozporządzeniem w tym zakresie,
8) w zakresie zamówień publicznych:
- brak adnotacji na dokumentach księgowych według jakiej procedury dokonano zamówienia publicznego,
9) w zakresie sprawozdawczości:
- wykazywanie w sprawozdaniach finansowych danych niezgodnych z ewidencją księgową jednostki.
Szczegółowe wyniki kontroli przedstawiono w protokołach z kontroli, a zalecenia sformułowano w wystąpieniach pokontrolnych.
sporządził Marzena Kapnik ...
sprawdził Naczelnik Wydziału Audyt
Konrad Witrylak ...
