Starostwo Powiatowe Słupsk
PROTOKÓŁ
z kontroli
w zakresie gospodarki finansowej oraz realizacji zaleceń pokontrolnych
Nazwa jednostki kontrolowanej:
Powiatowy Inspektorat Nadzoru Budowlanego dla Powiatu Słupskiego
Kierownik jednostki
Małgorzata Klemińska
Główny Księgowy
Elżbieta Kobusińska
Osoba przeprowadzająca kontrolę
Kontrolę przeprowadziła Joanna Harasimiuk, inspektor w Wydziale Organizacyjnym Starostwa Powiatowego w Słupsku, działając na podstawie upoważnienia Nr OR-III.077.1.60.2011 Starosty Słupskiego z dnia 15 listopada 2011. Kontrolę przeprowadzono w dniach 22.11 – 28.11.2011 r.
Przedmiot i zakres kontroli
Kontrola miała na celu sprawdzenie zasadności dokonywanych wydatków, dokumentowania ich zgodnego z obowiązującymi przepisami, sposób ewidencjonowania i ujmowania w księgach rachunkowych, a także poprawność sporządzanych sprawozdań budżetowych i finansowych.
Zakres kontroli obejmował rok 2011.
Wynik poprzedniej kontroli
Poprzednia kontrola przeprowadzona została w jednostce w dniach od 08 – 13.09.2010 r.
i dotyczyła realizacji planu dochodów i wydatków z uwzględnieniem przestrzegania procedur kontroli finansowej oraz prawidłowości gospodarowania mieniem w 2010 r. W wyniku jej przeprowadzenia wydano zalecenia pokontrolne znak OR.IX.0913-14/10 z dn. 30.11.2010 r.
2
Kierownik jednostki udzieliła odpowiedzi na zalecenia, pismem nr PINB 0935/5/10 z dn.
29.12.2010 r. W piśmie wyjaśniono powody opóźnienia w przekazywaniu dochodów Skarbu Państwa na rachunek Starostwa oraz w spłacie zobowiązań.
W trakcie kontroli sprawdzono realizację zaleceń pokontrolnych:
1. Przeprowadzona kontrola rozrachunków do konta 222 - Rozliczenie dochodów budżetowych, pozwoliła stwierdzić, że jednostka przekazuje dochody w sposób prawidłowy.
2. Zaciągane zobowiązania regulowane są terminowo.
3. Badana jednostka pobiera wynagrodzenie należne płatnikowi składek wynikające z Rozporządzenia Ministra Finansów z dn. 24 grudnia 2002 r. w sprawie wynagradzania płatników i inkasentów pobierających podatki na rzecz budżetu Państwa (Dz. U. Nr 240, poz.
2065).
Nie stwierdzono nieprawidłowości w realizacji zaleceń pokontrolnych.
Ustalenia ogólne dotyczące badanego podmiotu
Zadania nadzoru budowlanego w Powiecie Słupskim wykonuje Powiatowy Inspektor Nadzoru Budowlanego przy pomocy Powiatowego Inspektoratu Nadzoru Budowlanego (zwanego dalej „PINB”), wchodzącego w skład powiatowej administracji zespolonej.
Do zadań organów nadzoru budowlanego należy:
kontrola przestrzegania i stosowania przepisów prawa budowlanego;
kontrola działania organów administracji architektoniczno-budowlanej;
badanie przyczyn powstawania katastrof budowlanych;
współdziałanie z organami kontroli państwowej.
Obowiązki Powiatowego Inspektora Nadzoru Budowlanego dla Powiatu Słupskiego pełni od dnia 10.05.2000 r. pani Małgorzata Maria Klemińska.
Organizację wewnętrzną i szczegółowy zakres zadań PINB określa Powiatowy Inspektor Nadzoru Budowlanego w regulaminie organizacyjnym. Regulamin organizacyjny PINB wprowadzono Zarządzeniem Nr 1/2003 Powiatowego Inspektora Nadzoru Budowlanego z dn. 30.03.2003 r.
Od dnia 05.07.2004 r. obowiązki głównej księgowej inspektoratu pełni pani Elżbieta Kobusińska.
3
W związku z licznymi zmianami w przepisach regulujących sposób prowadzenia i ewidencji gospodarki finansowej oraz sprawozdawczości, badana jednostka dostosowała swoje przepisy wewnętrzne. Od stycznia 2011 r. obowiązują:
1. Zarządzenie nr 1/2011 r. PINB z dn. 17.01.2011 r. – w sprawie wprowadzenia „Zasad (polityki) rachunkowości” w Powiatowym Inspektoracie Nadzoru Budowlanego w Powiecie Słupskim, załączniki:
Ogólne zasady prowadzenia rachunkowości,
Metody wyceny aktywów i pasywów oraz ustalenia wyniku finansowego,
Sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym:
- zakładowy plan kont, wykaz kont ksiąg rachunkowych,
- opis systemu przetwarzania danych - opis systemu informatycznego stosowanego do prowadzenia rachunkowości,
- systemu służącego ochronie danych, w tym: dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonywanych w nich zapisów.
Instrukcję obiegu i kontroli dokumentów finansowo - księgowych.
Instrukcję kasową.
2. Zarządzenie nr 5/2011 z dn. 31.10.2011 r. w sprawie wprowadzenia „Procedur kontroli finansowej w PINB w Powiecie Słupskim.
Realizacja planu wydatków w 2011 r.
Kwota wydatków i dochodów na 2011 r. ustalona została na podstawie Uchwały Nr III/15/2010 Rady Powiatu Słupskiego z dn. 28.12.2010 r. w sprawie ustalenia budżetu powiatu na 2011 r., ze zmianami.
Plan oraz wykonanie na dzień 30.09.2011 r. wydatków jednostki przedstawia tabela:
Wydatki 2011 r.
Dział Rozdział Paragraf
Wydatki
Wykonanie planu (%) Plan Zaangażowanie Wykonanie
710 423 200,00 408 155,58 315 400,00 74,53
71015 423 200,00 408 155,58 315 400,00 74,53
3020 2 000,00 362,34 362,34 18,12
4010 101 050,00 101 050,00 70 208,97 69,48
4020 169 050,00 169 050,00 110 930,86 65,62
4040 21 710,00 21 709,45 21 709,45 100,00
4110 47 320,00 47 320,00 29 770,04 62,91
4120 5 500,00 5 500,00 2 908,17 52,88
4
4170 22 600,00 22 600,00 15 594,50 69,00
4210 13 060,00 12 170,43 11 915,43 91,24
4260 8 500,00 2 564,45 2 409,80 28,35
4270 500,00 233,70 233,70 46,74
4280 800,00 741,00 741,00 92,63
4300 15 330,00 11 971,46 10 191,10 66,48
4350 630,00 414,40 362,60 57,56
4360 3 840,00 2 648,99 2 648,99 68,98
4410 500,00 500,00 0,00 0,00
4430 1 800,00 1 386,00 1 386,00 77,00
4440 6 310,00 6 153,36 6 000,00 95,09
4550 1 000,00 890,00 890,00 89,00
4610 200,00 0,00 0,00 0,00
4700 1 500,00 890,00 890,00 59,33
4990 0,00 0,00 26 247,05 0,00
Zgodnie z ustawą z dn. 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz.
U. z 1996 Nr 70, poz. 335 ze zm.) jednostka winna dokonać odpisu i przekazać środki na wydzielony rachunek Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych w 100% do 30.09.2011 r.
Analiza realizacji planu wydatków wykazała, że odpis został przekazany w wysokości 95,09%
naliczonego odpisu na 2011 r. Badana jednostka przekazała niezbędną brakującą kwotę 153,36 zł na rachunek Funduszu w dn. 03.10.2011 r. Załączona do dokumentów bankowych (WB nr 012/2011 z dn. 03.10.2011 r.) notatka służbowa kierownika jednostki i głównego księgowego z dn.
03.10.2011 r. informuje o powodach opóźnienia tj. awarii systemu bankowego w jednostce. Kopia notatki służbowej stanowi załącznik nr 1 do protokołu.
Za miesiąc wrzesień 2011 r. PINB zobowiązany był do złożenia sprawozdań:
1. Za okresy miesięczne:
Rb-27 S z wykonania planu dochodów budżetowych, do dn. 10.10.2011 r. - wpłynęło dn.
10.10.2011 r.
Rb-28 S z wykonania planu wydatków budżetowych, do dn. 10.10.2011 r. - wpłynęło dn.
10.10.2011, korekta nr 1 w dn. 11.11.2011 r., korekta nr 2 w dn. 11.11.2011 r.
2. Za okresy kwartalne:
Rb-50 o dotacjach związanych z wykonaniem zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych JST ustawami, do dn. 10.10.2011 r. - wpłynęło dn. 10.10.2011 r., korekta nr 1 dn. 10.10.2011 r.
Rb-27ZZ Kwartalne sprawozdanie z wykonania planu dochodów związanych z realizację zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych JST ustawami, do dn.
08.10.2011 r. - wpłynęło dn. 07.10.2011 r.
5
Rb-N o stanie należności, do dn. 10.10.2011 r. - wpłynęło dn. 10.10.2011 r.
Rb-Z o stanie zobowiązań wg tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń, do dn.
10.10.2011 r. - wpłynęło dn. 10.10.2011 r.
Rb-ZN o stanie zobowiązań oraz należności Skarbu Państwa z tytułu wykonywania przez jednostki samorządu terytorialnego zadań zleconych, do dn. 10.10.2011 r. wpłynęło 10.10.2011 r.
Wszystkie sprawozdania zostały przekazane do Starostwa Powiatowego w Słupsku w terminie. Analiza poprawności sporządzanych sprawozdań z dokumentacją księgową pozwoliła stwierdzić, że jednostka błędnie sporządziła sprawozdanie Rb-N. Zgodnie z wyciągiem bankowym z dn. 30.09.2011 r. stan środków wynosił 0, jednak jednostka posiadała założoną na koniec dnia lokatę w wysokości 26.247,05 zł. Lokatę tę należało wykazać w wierszu N3.2 depozyty na żądanie (zgodnie z wyjaśnieniami Ministra Finansów Nr NZ/W-8/MO/0657-103/2007/4056 z dn.
11.09.2007 r.), gdyż są to środki, które w każdej chwili mogą być zamienione na gotówkę bez żadnych istotnych ograniczeń lub kar.
Kopie sprawozdań stanowią załącznik nr 2 do protokołu.
Przestrzeganie procedur dokumentowania wydatków
Badając zagadnienia związane z gospodarką środkami finansowymi sprawdzono prawidłowość dokonywania, dokumentowania i ewidencjonowania wydatków, a także zastosowane procedury wewnętrznej kontroli finansowej.
Wyrywkowej kontroli poddano wymienione w tabeli wydatki:
nr f-ry firma rodzaj wydatku kwota termin
zapłaty zapłata
zapłata przed terminem
(dni)
zapłata po terminie
(dni)
§ sposób zapłaty 394/100/08 ZETO
Koszalin usługa
informatyczna 122,50 12.09.11 12.09.11 0 0 4300 przelew 0757/ERP/11 GCP
Kraków Dostęp do
portalu Ergo 52,93 31.08.11 30.08.11 1 0 4300 przelew 1448/11 Office MK
Słupsk Monitor 659,00 27.08.11 26.08.11 1 0 4210 przelew 1447/11 Office MK
Słupsk
Zestaw
komputerowy 3490,00 27.08.11 26.08.11 1 0 4210 przelew 1055/U/11 Grawipol
Słupsk
Dziennik
korespondencji 246,00 30.08.11 29.08.11 1 0 4210 przelew 1327 Dallas
Kobylnica
Mycie
samochodu 26,97 12.08.11 12.08.11 0 0 4300 przelew Nota
9/VIII/2911 Powiat Słupski
Obciążenie kosztami dostaw energii i usług
553,93 25.08.11 23.08.11 2 0 4350/42
60/4300 przelew
6
5012235308 11
Telefonia Cyfrowa Warszawa
Połączenia
komórkowe 290,13 16.08.11 12.08.11 4 0 4360 przelew 3228/0/2011 InterBiuro Tusz do
drukarek 276,36 23.08.11 22.08.11 1 0 4210 przelew Nota
8/VIII/2011 Powiat
Słupski Usługi
pocztowe 996,10 19.08.11 18.08.11 1 0 4300 przelew
3415 Primo
Słupsk
Art.
Papiernicze 51,77 18.08.11 18.08.11 0 0 4210 przelew
Nie stwierdzono przypadków nieprawidłowego regulowania zobowiązań po terminie płatności.
Zachowana jest również zgodność księgowań z rachunkami bankowymi.
Analizując dokumentację księgową stwierdzono, że PINB kwalifikuje wydatek związany z odprowadzeniem ścieków w § 4260 - zakup energii, winno być w § 4300 - zakup usług pozostałych.
Akta osobowe pracowników oraz wydatki na wynagrodzenia
Wg stanu na dzień 21.11.2011 r. PINB zatrudniał 6 pracowników na 5,75 etatu, oraz 2 osoby na umowę zlecenie. Lista zatrudnionych osób stanowi załącznik nr 3 do protokołu.
Wynagrodzenie zasadnicze oraz dodatki stażowe naliczone zostały na podstawie obowiązujących przepisów oraz dokumentów znajdujących się w aktach osobowych. Nie stwierdzono nieprawidłowości w naliczaniu wynagrodzenia za miesiąc wrzesień 2011 r.
Zestawienie list płac za wrzesień 2011 r.:
Nr listy płac Nazwa listy płac Wynagrodzenie
brutto
33 Lista płac 8.144,32
34 Lista płac – służba cywilna 13.759,20
35 Umowa – zlecenie 1.750,00
Składki na ubezpieczenie społeczne pracowników w wysokości wynikającej z prawidłowo sporządzonej deklaracji rozliczeniowej DRA 01.09.2011 z dn. 05.10.2011 r. przekazane zostały na konto ZUS dn. 05.10.2011 r. (WB nr 067/2011). Nie stwierdzono również nieprawidłowości w naliczeniu podatku dochodowego od osób fizycznych. Został przekazany na konto US dn.
19.10.2011 r. w wysokości 126,00 zł (WB nr 014/2011 - rachunek Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych) i 1.762,00 zł (WB nr 077/2011 - rachunek podstawowy).
7 Inwentaryzacja
Badana jednostka przeprowadziła w oparciu o Zarządzenie nr 6/2010 Powiatowego Inspektora Nadzoru Budowlanego w Powiecie słupskim z dn. 22.12.2010 r., inwentaryzacje roczną za rok 2010. Zgodnie z przedstawioną dokumentacją inwentaryzacja przeprowadzona była:
1. W drodze spisu z natury:
środki trwałe,
pozostałe środki trwałe,
druki ścisłego zarachowania,
zapas materiałów biurowych,
druki ścisłego zarachowania i gotówka w kasie,
zapasy materiałów biurowych,
pozostałych środków trwałych,
przez komisje spisową w składzie: […]* (przewodnicząca) i […]* (członek);
zapasy paliwa w samochodzie służbowym, przez Głównego Księgowego.
Spis z natury sporządzony została na uniwersalnych arkuszach spisu z natury, stanowiących druki ścisłego zarachowania, od nr 01 do 09. Z inwentaryzacji gotówki w kasie i druków ścisłego zarachowania sporządzony został protokół. Podobnie inwentaryzacja zapasów i zużycia paliwa w samochodzie służbowym została odnotowana w protokole. Arkusze podpisane przez komisję i osoby odpowiedzialne materialnie (Pani […]* - kasa; Pani […]* - pozostały majątek) zostały wycenione przez głównego księgowego. W aktach osób odpowiedzialnych materialnie znajdują się oświadczenie o przyjętej odpowiedzialności materialnej za powierzone mienie.
Komisja spisowa przekazała arkusze inwentaryzacyjne Komisji inwentaryzacyjnej w składzie:
Pani […]* (przewodniczący) i Pan […]* (członek), która sporządziła protokoły informujące o przeprowadzonych czynnościach. Wyniki inwentaryzacji zostały powiązane z zapisami w księgach rachunkowych jednostki.
2. W drodze weryfikacji sald:
protokoły zostały sporządzone przez zespół w składzie: […]* i […]*.
3. W drodze potwierdzenia sald:
potwierdzony został stan środków pieniężnych na rachunkach bankowych jednostki:
- rachunku podstawowego, saldo 0 zł,
- zakładowego funduszu świadczeń Socjalnych, saldo 3,21 zł.
8
Ponadto w dn. 31.12.2010 r. sporządzony został przez komisję w składzie: […]* (przewodniczący) oraz […]* (członek) protokół z oceny i likwidacji zużytych składników majątku. Zbędne składniki majątku zostały zidentyfikowane i spisane na arkuszach spisu z natury oraz zdjęte ze stanu majątku jednostki.
Stwierdzona nieprawidłowość, to brak w procedurach wewnętrznych oraz zarządzeniu kierownika jednostki imiennego wskazania osób odpowiedzialnych za przeprowadzenie inwentaryzacji w drodze potwierdzenia sald i weryfikacji.
Na tym kontrolę zakończono.
Kontrolę odnotowano w książce kontroli. Kierownika jednostki poinformowano o prawie do odmowy podpisania protokołu wraz ze złożeniem na tę okoliczność umotywowanego pisemnego wyjaśnienia i żądania ponownego przebadania tematu.
Kierownika jednostki poinformowano także o prawie do zgłoszenia pisemnych wyjaśnień do treści protokołu w terminie 7 dni od daty jego podpisania.
Protokół sporządzono w 2 jednobrzmiących egzemplarzach po jednym dla każdej ze stron.
Wykaz załączników:
1. Notatka służbowa kierownika PINB i głównego księgowego z dn. 03.10.2011 r.
2. Kopie sprawozdań Rb-27S, Rb-28S, Rb-N, Rb-Z, Rb-27ZZ, Rb-50, Rb-ZN za III kw. 2011 r.
3. Lista zatrudnionych osób wg stanu na dzień 21.11.2011 r.
Słupsk, dnia 29.12.2011 r.
KIEROWNIK JEDNOSTKI INSPEKTOR
……….…. ……….
jednostka kontrolowana kontrolujący
/* [usunięto w zw. z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r., o ochronie danych osobowych (Dz. U.
z 2002 r. Nr 101 poz. 926 ze zm.)].
POWIATOWY INSPEKTOR
NADZORU BUDOWLANEGO w POWIECIE SŁUPSKIM
/-/
Małgorzata Maria Klemińska
INSPEKTOR DS. KONTROLI
/-/
Joanna Harasimiuk
