Rada Unii Europejskiej Sekretariat Generalny
Oświadczenie o ochronie prywatności
1Informacje o ochronie Państwa danych osobowych
IMPREZY PROMOCYJNE, WIZYTY I INNE WYDARZENIA – Ref. 121R04
1. Kto jest administratorem Państwa danych osobowych w Sekretariacie Generalnym Rady (dalej „Sekretariacie”)?
Kierownik Działu Promocji COMM 2A
Dyrekcja Generalna ds. Komunikacji i Informacji outreach@consilium.europa.eu
2. Dane kontaktowe inspektora ochrony danych w Sekretariacie Inspektor ochrony danych
data.protection@consilium.europa.eu
3. Jakie kategorie danych osobowych przetwarzamy?
W przypadku imprez wirtualnych dane wymagane do używania platformy Zoom przetwarza się według zasad określonych w rejestrze 319R01 – „Użycie platformy wideokonferencyjnej Zoom do działalności prasowej i promocyjnej w Radzie Unii Europejskiej”.
Do celów promocyjnych mogą być robione zdjęcia i nagrywane materiały wideo, które są przetwarzane według zasad określonych w rejestrze 300R01 – „Przetwarzanie zdjęć i filmów wideo do celów promocyjnych”.
Ponadto przy poszczególnych rodzajach imprez promocyjnych przetwarzamy następujące rodzaje danych osobowych:
Wydarzenia w Radzie – na miejscu i w przestrzeni wirtualnej
Imię, nazwisko, państwo zamieszkania, obywatelstwo, data urodzenia, adres e-mail,
reprezentowana instytucja lub organizacja (jeśli dotyczy) oraz zawód (jeśli dotyczy). Ponadto prelegenci podają swój numer telefonu.
1 Państwa dane osobowe są przetwarzane zgodnie z rozporządzeniem (UE) 2018/1725.
Wycieczki grupowe oraz wirtualne sesje informacyjne
Imię, nazwisko, państwo zamieszkania, obywatelstwo, data urodzenia, płeć.
Ponadto kierownicy grup podają swój numer telefonu komórkowego, adres e-mail oraz adres pocztowy reprezentowanej instytucji lub organizacji (jeśli dotyczy).
Wizyty indywidualne
Imię, nazwisko, państwo zamieszkania, obywatelstwo, data urodzenia, płeć oraz adres e-mail.
Ponadto każda osoba planująca wizytę w Radzie może podać informacje dodatkowe, by ułatwić kontrolę bezpieczeństwa i poruszanie się po budynkach.
Osoba rejestrująca kilkoro odwiedzających podaje także swój adres e-mail oraz płeć.
Bieżący kontakt z zainteresowanymi obywatelami Imię, nazwisko, adres e-mail, zawód, język(i).
Pracownicy Sekretariatu uczestniczący w imprezach promocyjnych: wolontariusze, prelegenci, przewodnicy, uczestnicy programu „EU Back to School” i „EU Back to University”
Imię, nazwisko, obywatelstwo, dyrekcja lub dział w Sekretariacie, znajomość języków obcych w mowie, numer telefonu, adres e-mail.
4. W jakich celach przetwarzamy Państwa dane osobowe?
Dane osobowe zbieramy po to, by Dział Promocji (dalej „dział przetwarzający”) mógł propagować, organizować lub ilustrować następujące działania promocyjne Sekretariatu:
• wydarzenia w Radzie – na miejscu i w przestrzeni wirtualnej
• wycieczki grupowe – na miejscu
• wizyty indywidualne – na miejscu
• wirtualne sesje informacyjne
• bieżący kontakt z zainteresowanymi obywatelami
• wolontariusze do obsługi dnia otwartego
• prelegenci i przewodnicy do wizyt grupowych i wirtualnych sesji informacyjnych
• uczestnicy programu „EU Back to School” i „EU Back to University” – na miejscu i w przestrzeni wirtualnej.
Jeżeli chodzi o wirtualne imprezy promocyjne na platformie Zoom, dane przetwarzamy według zasad określonych w rejestrze 319R01 – „Użycie platformy wideokonferencyjnej Zoom do działalności prasowej i promocyjnej w Radzie Unii Europejskiej”.
Do celów promocyjnych mogą być robione zdjęcia i nagrywane materiały wideo, które przetwarzamy według zasad określonych w rejestrze 300R01 – „Przetwarzanie zdjęć i filmów wideo do celów promocyjnych”.
Gdy osoby, których dane dotyczą, zapisują się do udziału w imprezach promocyjnych, udzielają zgody (poprzez zaznaczenie odpowiedniego pola na stronie rejestracyjnej portalu Rady) na przetwarzanie danych, byśmy mogli:
• niekiedy prosić o informacje zwrotne na temat naszych produktów i usług i wykorzystywać te informacje do ulepszania oferty;
• proponować inne produkty lub usługi lub dostarczać informacji mogących zainteresować osobę, której dane dotyczą.
Przy poszczególnych rodzajach imprez promocyjnych dane osobowe przetwarzamy w następujących celach:
Wydarzenia w Radzie – na miejscu i w przestrzeni wirtualnej
Dane osobowe zbieramy w celu zorganizowania wydarzenia. Jeżeli chodzi o wydarzenia organizowane na miejscu, dane osobowe zbieramy po to, by uczestnicy i prelegenci mogli się akredytować i uzyskać wstęp na teren Rady.
Wycieczki grupowe
Kierownicy grup planujący wycieczkę w Radzie zamieszczają swoje dane osobowe w formularzu zapisowym na stronie Rady.
Dane osobowe zbieramy do celów zarządzania wizytami, do celów organizacyjnych oraz po to, aby umożliwić odwiedzającym wstęp do budynków Rady.
Dane takie jak skład grupy pozwalają też działowi przetwarzającemu i prelegentom odpowiednio dostosować program wycieczki.
Ponadto kierownicy grup mogą podać informacje dodatkowe, by ułatwić kontrolę bezpieczeństwa i poruszanie się po budynkach.
Po wycieczce dział przetwarzający może wysłać kierownikom grup formularz oceny
wycieczki, by poznać opinie uczestników. Uzyskane w ten sposób odpowiedzi nie zawierają danych osobowych i służą do ulepszania oferty skierowanej do grup.
Wizyty indywidualne
Osoba planująca wizytę w Radzie zamieszcza swoje dane osobowe w formularzu zapisowym na stronie Rady.
Dane osobowe zbieramy, aby umożliwić odwiedzającym odbiór identyfikatorów dających dostęp do centrum dla zwiedzających i do niektórych części budynków Rady.
Dokonując elektronicznej rezerwacji, osoba planująca wizytę w Radzie może podać
informacje dodatkowe, by ułatwić kontrolę bezpieczeństwa i poruszanie się po budynkach.
Wirtualne sesje informacyjne
Kierownicy grup planujący wirtualną sesję informacyjną zamieszczają swoje dane osobowe w formularzu zapisowym na stronie Rady.
Dane osobowe zbieramy do celów zarządzania sesjami i do celów organizacyjnych.
Dane takie jak skład grupy są też wykorzystywane przez dział przetwarzający i przez prelegentów do dostosowania programu wirtualnej sesji informacyjnej.
Kierownicy grup mogą podawać informacje dodatkowe, by ułatwić przebieg sesji informacyjnej.
Po sesji dział przetwarzający może wysłać kierownikom grup formularz oceny sesji, by poznać opinie uczestników. Zawarte tam dane są anonimizowane i służą do optymalizacji oferty skierowanej do grup.
Dane takie jak przedział wiekowy, obywatelstwo i państwo zamieszkania służą do celów statystycznych oraz do lepszego dostosowywania oferty centrum dla zwiedzających do profilu gości.
Rada nie jest zaangażowania w zbieranie, przetwarzanie ani przechowywanie danych osobowych, które uczestnicy wirtualnych sesji informacyjnych muszą podać, by się
zalogować do wirtualnej platformy konferencyjnej stanowiącej środowisko wirtualnej sesji informacyjnej.
Bieżący kontakt z zainteresowanymi obywatelami
Gdy osoby, których dane dotyczą, zapisują się do udziału w imprezach promocyjnych, udzielają zgody (poprzez zaznaczenie odpowiedniego pola na stronie rejestracyjnej portalu Rady) na przetwarzanie danych, byśmy mogli:
• niekiedy prosić o informacje zwrotne na temat naszych produktów i usług i wykorzystywać te informacje do ulepszania oferty;
• proponować inne produkty lub usługi lub dostarczać informacji mogących zainteresować osobę, której dane dotyczą.
Wolontariusze do obsługi dnia otwartego
Urzędnicy i inni pracownicy Sekretariatu, którzy obsługują dzień otwarty Rady, zamieszczają swoje dane osobowe w formularzu zapisowym.
Dzięki temu dział przetwarzający może sporządzić listę wolontariuszy i rozdzielić zadania do wykonania przed dniem otwartym i w jego trakcie.
Prelegenci i przewodnicy do wizyt grupowych i wirtualnych sesji informacyjnych Dział przetwarzający kontaktuje się z urzędnikami i innymi pracownikami Sekretariatu, by zapytać, czy wyrażają chęć wygłoszenia prelekcji (na miejscu lub w przestrzeni wirtualnej) i/lub poprowadzenia wycieczki dla grupy zwiedzających. Dział przetwarzający sporządza listę prelegentów i przewodników w aplikacji do zarządzania wizytami.
Dzięki temu dział przetwarzający może bezpośrednio kontaktować się z prelegentami i przewodnikami, których profil zawodowy i językowy odpowiada oczekiwaniom grupy zwiedzających. Od odpowiedniego doboru prelegenta czy przewodnika zależy bowiem powodzenie imprezy promocyjnej.
Uczestnicy programu „EU Back to School” i „EU Back to University” – na miejscu i w przestrzeni wirtualnej
Urzędnicy i inni pracownicy Sekretariatu uczestniczący w programie Rady „EU Back to School” i „EU Back to University” zamieszczają swoje dane osobowe w formularzu zapisowym wraz z danymi osoby kontaktowej z placówki edukacyjnej.
Dzięki temu dział przetwarzający może zapewnić uczestnikom informacje niezbędne dla dobrego przebiegu zajęć (np. prezentację PowerPoint, broszury informacyjne czy materiały promocyjne).
5. Jaka jest podstawa prawna przetwarzania Państwa danych osobowych?
Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest:
• Interes publiczny:
Jeżeli chodzi o zewnętrznych uczestników imprez promocyjnych (na miejscu i w przestrzeni wirtualnej), przetwarzanie danych osobowych jest niezbędne do
wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej Sekretariatowi. „Interes publiczny” obejmuje operacje przetwarzania niezbędne do zarządzania instytucjami europejskimi i do ich
funkcjonowania (art. 5 ust. 1 lit. a) rozporządzenia (UE) 2018/1725).
• Zgoda:
Dane osobowe pozwalające działowi przetwarzającemu utrzymywać kontakt
z zainteresowanymi obywatelami oraz dane pracowników Sekretariatu uczestniczących w imprezach promocyjnych zbiera się na podstawie zgody (art. 5 ust. 1 lit. d)
rozporządzenia (UE) 2018/1725).
6. Jeżeli podstawą prawną jest zgoda, mogą ją Państwo wycofać.
Zgodę można wycofać w dowolnym momencie. W tym celu należy bezpośrednio
powiadomić elektronicznie dział przetwarzający: outreach@consilium.europa.eu.
Ponadto jeżeli osoby, których dane dotyczą, nie chcą już otrzymywać wiadomości od działu przetwarzającego, mogą w dowolnym momencie wyrejestrować się z listy dystrybucyjnej, korzystając z linka podanego w stopce każdej wiadomości. Ich dane zostaną wtedy usunięte lub zanonimizowane. Dane o obywatelstwie, zawodzie, wieku, zainteresowaniach
i potrzebach zachowuje się do celów statystycznych.
7. Jeżeli podstawą prawną jest umowa, czy są Państwo zobowiązani podać nam dane osobowe i jakie są skutki niepodania tych danych?
Nie dotyczy.
8. Jeżeli danych do tych celów nie otrzymaliśmy bezpośrednio od Państwa, jak je uzyskaliśmy?
Wydarzenia w Radzie – na miejscu i w przestrzeni wirtualnej
Jeżeli współorganizatorem imprezy Rady jest partner zewnętrzny, to on zbiera dane osobowe i przekazuje je działowi przetwarzającemu.
Wycieczki grupowe oraz wirtualne sesje informacyjne Dane otrzymujemy od kierowników grup.
Wizyty indywidualne
Gdy wnioskodawca rejestruje kilkoro odwiedzających, ich dane otrzymujemy od rejestrującego wnioskodawcy.
Uczestnicy programu „EU Back to School” i „EU Back to University” – na miejscu i w przestrzeni wirtualnej
Urzędnicy i inni pracownicy Sekretariatu przekazują dane osoby kontaktowej z placówki edukacyjnej działowi przetwarzającemu.
9. Kto będzie miał dostęp do Państwa danych osobowych?
Dane osobowe są przekazywane działowi przetwarzającemu.
Jeżeli chodzi o zdjęcia i filmy wideo, pracownicy działu przetwarzającego mają dostęp do danych zgodnie z rejestrem 300R01 – „Przetwarzanie zdjęć i filmów wideo do celów promocyjnych”. Zależnie od sposobu wykorzystania zdjęcia lub filmu dane mogą zostać udostępnione innemu właściwemu działowi Sekretariatu:
• Działowi Komunikacji Cyfrowej
• Działowi Działalności Medialnej
• Działowi Grafiki i Publikacji.
Wydarzenia w Radzie – na miejscu i w przestrzeni wirtualnej
Dane osobowe przekazuje się organizatorom imprezy oraz działowi akredytującemu osoby, których dane dotyczą.
Wycieczki grupowe oraz wirtualne sesje informacyjne
Dane osobowe przekazuje się pracownikom Sekretariatu odpowiadającym za program i treść imprezy wirtualnej.
Bieżący kontakt z zainteresowanymi obywatelami
Dane przekazuje się osobom obsługującym kontakty z zainteresowanymi obywatelami.
Wolontariusze do obsługi dnia otwartego
Imię i nazwisko przekazuje się urzędnikom i innym pracownikom Sekretariatu, którzy również obsługują dzień otwarty.
Prelegenci i przewodnicy do wizyt grupowych i wirtualnych sesji informacyjnych
Wraz z programem imprezy promocyjnej przekazuje się kierownikom grup następujące dane:
imię, nazwisko i stanowisko w Sekretariacie.
Uczestnicy programu „EU Back to School” i „EU Back to University” – na miejscu i w przestrzeni wirtualnej
Dane osoby kontaktowej z placówki edukacyjnej przekazuje się działowi dokumentacji Sekretariatu do przesyłania broszur informacyjnych czy materiałów promocyjnych.
10. Czy Państwa dane osobowe zostaną przekazane do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej? Jeśli tak, czy istnieją zabezpieczenia i jakie?
Jeżeli chodzi o wirtualne imprezy promocyjne, Sekretariat tak skonfigurował swoje konto Zoom, by routing spotkań na platformie Zoom ograniczyć do centrów danych
zlokalizowanych w UE, niemniej zgodnie z warunkami korzystania platforma Zoom może przekazywać dane do USA lub innych państw świata lub je przechowywać w USA lub innych państwach świata. Dalsze informacje o przekazywaniu danych i odnośnych zabezpieczeniach widnieją w rejestrze 319R01 „Użycie platformy wideokonferencyjnej Zoom do działalności prasowej i promocyjnej w Radzie Unii Europejskiej”.
11. Jak długo przechowujemy Państwa dane osobowe?
Jeżeli dane takie jak zdjęcia czy filmy wideo są wykorzystywane przez inne działy
Sekretariatu, działy te (zob. pkt 9) muszą przestrzegać okresu przechowywania określonego dla ich czynności przetwarzania.
Wydarzenia w Radzie – na miejscu i w przestrzeni wirtualnej
Dane osobowe uczestników imprezy organizowanej w Radzie przechowuje się przez rok od daty imprezy. Po tym terminie dane zostają zanonimizowane. Do celów statystycznych zachowuje się tylko takie dane jak obywatelstwo, wiek i zawód uczestników imprezy.
Dane osobowe prelegentów (imię, nazwisko, numer telefonu i/lub adres e-mail) przechowuje się przez pięć lat. Służy to zapewnieniu dalszych, sprawnych kontaktów organizacyjnych, na wypadek gdyby dział przetwarzający chciał zapraszać danych prelegentów na kolejne imprezy promocyjne.
Wycieczki grupowe, wizyty indywidualne oraz wirtualne sesje informacyjne
Dane uczestników przechowuje się przez 3 miesiące od daty wycieczki grupowej, wizyty indywidualnej czy wirtualnej sesji informacyjnej. Po tym terminie dane anonimizuje się i zachowuje tylko dane o obywatelstwie, wieku i zawodzie uczestników. Służą one do celów statystycznych i do dostosowania oferty przez Dział Promocji.
W przypadku wizyty grupowej lub wirtualnej sesji informacyjnej dane osobowe kierowników grup (imię, nazwisko, numer telefonu i/lub adres e-mail) przechowuje się przez 5 lat na potrzeby dalszych, sprawnych kontaktów organizacyjnych, na wypadek gdyby dany kierownik czy dana kierowniczka grupy chcieli zarejestrować udział w innych imprezach promocyjnych.
Bieżący kontakt z zainteresowanymi obywatelami
Jeżeli osoby, których dane dotyczą, nie chcą już otrzymywać wiadomości od działu
przetwarzającego, mogą w dowolnym momencie wyrejestrować się z listy dystrybucyjnej. Ich dane zostaną wtedy usunięte lub zanonimizowane. Dane o obywatelstwie, zawodzie, wieku, zainteresowaniach i potrzebach zachowuje się do celów statystycznych.
Wolontariusze do obsługi dnia otwartego
Dane z formularza zapisowego dział przetwarzający przechowuje przez 5 lat od dnia otwartego, w którym wolontariusze uczestniczyli. Dzięki temu dział przetwarzający może bezpośrednio kontaktować się z wolontariuszami z lat wcześniejszych, by proponować im udział w kolejnym dniu otwartym. Możliwość takiego kontaktu jest cenna, gdyż powodzenie imprezy zależy bezpośrednio od liczby uczestniczących wolontariuszy.
Prelegenci i przewodnicy do wizyt grupowych i wirtualnych sesji informacyjnych Ich dane dział przetwarzający przechowuje dopóty, dopóki pełnią oni funkcje prelegentów czy przewodników. Dzięki temu dział przetwarzający może bezpośrednio kontaktować się z prelegentami i przewodnikami, których profil zawodowy odpowiada oczekiwaniom grupy.
Od odpowiedniego doboru prelegenta czy przewodnika zależy bowiem powodzenie wizyty.
Dane prelegentów i przewodników, którzy odeszli z Sekretariatu lub którzy nie wyrażają chęci dalszego pełnienia funkcji prelegenta czy przewodnika, anonimizuje się raz do roku.
Uczestnicy programu „EU Back to School” i „EU Back to University” – na miejscu i w przestrzeni wirtualnej
Dane, które pracownicy Sekretariatu zamieszczają w formularzu zapisowym, dział przetwarzający przechowuje maksymalnie przez 2 lata od daty wizyty w placówce edukacyjnej do sukcesywnych rocznych porównań. Jest to ważne dla zwiększania
atrakcyjności programu. Dane osobowe pochodzące z ocen są natychmiast anonimizowane.
Do celów statystycznych zachowane zostają tylko takie dane jak obywatelstwo i wiek uczniów czy studentów.
12. Czy przetwarzanie Państwa danych osobowych to także zautomatyzowane
podejmowanie decyzji, w tym profilowanie? Jakie ma to dla Państwa konsekwencje?
Nie dotyczy.
13. Jakie prawa Państwu przysługują2 i jak mogą Państwo z nich skorzystać?
Mają Państwo prawo do informacji i prawo dostępu do swoich danych osobowych.
Mają też Państwo prawo do ich sprostowania i uzupełnienia.
W pewnych przypadkach może Państwu przysługiwać prawo do ich usunięcia oraz prawo do sprzeciwu wobec ich przetwarzania lub do wystąpienia o ograniczenie ich przetwarzania.
Mogą Państwo skorzystać z tych praw, wysyłając e-mail do administratora Państwa danych osobowych (por. pkt 1) z kopią do inspektora ochrony danych (por. pkt 2).
Do e-maila prosimy dołączyć kopię dokumentu tożsamości (dowodu osobistego lub paszportu) w celu potwierdzenia tożsamości. Dowód tożsamości powinien zawierać następujące dane: numer identyfikacyjny, nazwę państwa wydającego, okres ważności, Państwa imię i nazwisko, adres i datę urodzenia. Wszelkie inne dane widniejące w kopii dowodu tożsamości (np. zdjęcie czy pozostałe informacje personalizacyjne) mogą
Państwo zaczernić.
(Nie dotyczy pracowników Sekretariatu.)
2 Artykuły 17–22 rozporządzenia (UE) nr 2018/1725.
14. Mają Państwo prawo wnieść skargę do Europejskiego Inspektora Ochrony Danych pod adresem:
edps@edps.europa.eu
Sugerujemy jednak, by wcześniej dochodzili Państwo swoich praw, kontaktując się
z administratorem Państwa danych osobowych w Sekretariacie (por. pkt 1) lub z inspektorem ochrony danych (por. pkt 2).
