1 Kraków, 25 lipca 2013 r.
ZAPYTANIE OFERTOWE Nr 4/5na5/2013
Przedmiot: Wsparcie doradczo-wdrożeniowe w zakresie wdrożeń systemowych i specjalistycznych oraz opracowania dokumentów programowych dla pięciu gmin na terenie województwa małopolskiego - Partnerów Projektu pn.
„5 urzędów na 5 – doskonalenie jakości usług drogą do lepszej oceny działania administracji” (CPV: 79000000-4 - Usługi biznesowe: prawnicze, marketingowe, konsultingowe, rekrutacji, drukowania i zabezpieczania; CPV:
79400000-8 - Usługi doradcze w zakresie działalności gospodarczej i zarządzania oraz podobne; 79417000-0 – usługi doradcze w zakresie bezpieczeństwa; 79212000-3 – usługi audytu)
Zamawiający: FRDL Małopolski Instytut Samorządu Terytorialnego i Administracji, ul. Szlak 73a, 31-153 Kraków
Projekt: 5 urzędów na 5 – doskonalenie jakości usług drogą do lepszej oceny działania administracji
Partnerzy Projektu: Gmina Biały Dunajec, Gmina Bystra-Sidzina, Gmina Czarny Dunajec, Gmina Łapsze Niżne, Gmina Iwanowice
Umowa nr: UDA-POKL.05.02.01-00-020/12-00, w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego – Działanie 5.2. Wzmocnienie potencjału administracji samorządowej, Priorytet V – Dobre rządzenie.
I. WPROWADZENIE
1. Do postępowania nie stosuje się przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2007 r. Nr 223 poz. 1655 z póź. zm.) zwanej dalej „ustawą”.
2. Postępowanie prowadzone jest z zachowaniem zasady konkurencyjności i równego traktowania na podstawie umowy o dofinansowanie projektu 5 urzędów na 5 – doskonalenie jakości usług drogą do lepszej oceny działania administracji w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego, nr umowy UDA-POKL.05.02.01-00-020/12-00, zwanej dalej „umową”.
3. Wartość szacunkowa zamówienia wynosi powyżej 14.000 EURO.
4. Postępowanie prowadzone jest w języku polskim.
2 II. NAZWA ORAZ ADRES ZAMAWIAJĄCEGO
FRDL Małopolski Instytut Samorządu Terytorialnego i Administracji, ul. Szlak 73a, 31-153 Kraków
III. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
Przedmiotem zamówienia jest wsparcie doradczo-wdrożeniowe w zakresie wdrożeń systemowych i specjalistycznych oraz opracowania dokumentów programowych dla pięciu gmin na terenie województwa małopolskiego – Partnerów Projektu pn. „5 urzędów na 5 – doskonalenie jakości usług drogą do lepszej oceny działania administracji”
(CPV: 79000000-4 - Usługi biznesowe: prawnicze, marketingowe, konsultingowe, rekrutacji, drukowania i zabezpieczania; CPV: 79400000-8 - Usługi doradcze w zakresie działalności gospodarczej i zarządzania oraz podobne; 79417000-0 – usługi doradcze w zakresie bezpieczeństwa; 79212000-3 – usługi audytu)
Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia określa załącznik nr 1 do niniejszego zapytania.
Kody Wspólnego Słownika Zamówień (CPV):
Lp. Nazwa elementu zamówienia
Kod Wspólnego Słownika Zamówień (CPV)
1.
Doradztwo w zakresie opracowania Strategii Promocji Gminy Iwanowice wraz z systemem komunikacji i wizualizacji zewnętrznej
79000000-4, 79000000-8, 79417000-0, 79212000-3 2.
Doradztwo w zakresie opracowania systemu racjonalnego gospodarowania materiałami i mediami w Gminie Biały Dunajec
3.
Doradztwo w zakresie opracowania systemu komunikacji wewnętrznej w Gminie Biały Dunajec
4A
Doradztwo w zakresie opracowania i wdrożenia systemu zarządzania satysfakcją pracowników w Gminie Czarny Dunajec
4B
Doradztwo w zakresie opracowania i wdrożenia systemu zarządzania satysfakcją pracowników w Gminie Iwanowice
4C
Doradztwo w zakresie opracowania i wdrożenia systemu zarządzania satysfakcją pracowników w Gminie Łapsze Niżne
4D
Doradztwo w zakresie opracowania i wdrożenia systemu zarządzania satysfakcją pracowników w Gminie Biały Dunajec
3 5.
Doradztwo w zakresie opracowania i wdrożenia Programu Innowacji Gminy Iwanowice
6.
Doradztwo w zakresie opracowania planu zaopatrzenia w ciepło, energię elektryczną i paliwa gazowe w Gminie Bystra-Sidzina 7A Doradztwo w zakresie aktualizacji programów
ochrony środowiska w Gminie Czarny Dunajec 7B Doradztwo w zakresie aktualizacji programów
ochrony środowiska w Gminie Biały Dunajec 8A Doradztwo w zakresie opracowania programu
opieki nad zabytkami w Gminie Iwanowice 8B Doradztwo w zakresie opracowania programu
opieki nad zabytkami w Gminie Biały Dunajec 9. Doradztwo z zakresie opracowania i wdrożenia
planu cyfryzacji Urzędu Gminy Bystra Sidzina 10. Doradztwo w zakresie aktualizacji planów
odnowy miejscowości w Gminie Biały Dunajec 11.
Przegląd systemu bezpieczeństwa informacji oraz administrowania i przetwarzania danych osobowych w Gminie Iwanowice
IV. OPIS CZĘŚCI ZAMÓWIENIA – JEŻELI ZAMAWIAJĄCY DOPUSZCZA SKŁADANIE OFERT CZĘŚCIOWYCH
1. Zamawiający dopuszcza składanie ofert częściowych kompletnych w poszczególnych częściach.
2. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych.
V. TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA
Termin realizacji zamówienia – realizacja w terminie do 15 grudnia 2013 r.
Szczegółowy harmonogram każdej usługi doradczej zostanie określony w umowach z Wykonawcami wyłonionymi na podstawie niniejszej procedury konkursowej.
VI. OPIS WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW
1. Przygotowując ofertę Oferent jest zobowiązany do zapoznania się z zasadami finansowania i realizacji projektów w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, finansowanego ze środków Unii Europejskiej (Europejskiego Funduszu Społecznego).
4 2. O udzielenie zamówienia może ubiegać się Oferent spełniający następujące warunki:
1) posiada uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień;
2) posiada odpowiednią wiedzę i doświadczenie niezbędne do wykonania zamówienia tj.: w okresie ostatnich 4 lat przed upływem terminu składania ofert wykonał min. 3 usługi konsultingowe i/lub doradcze i/lub wdrożeniowe dla jednostek samorządu terytorialnego, odpowiadające swoim zakresem działaniom doradczo-wdrożeniowym, będącym przedmiotem niniejszego zapytania ofertowego (wsparcie doradczo-wdrożeniowe w zakresie wdrożeń systemowych i specjalistycznych oraz opracowania dokumentów programowych zbieżnych z przedmiotem niniejszego zapytania; decyduje data zakończenia realizacji).
Preferencyjnie będą traktowani Oferenci posiadający doświadczenie w realizacji działań wdrożeniowych dla jednostek samorządu terytorialnego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, Priorytet V – Dobre rządzenie, Działanie 5.2 – Wzmocnienie potencjału administracji samorządowej, Poddziałanie 5.2.1 Modernizacja zarządzania w administracji samorządowej, jako realizator projektu lub jako podwykonawca tego typu usług.
3) dysponuje odpowiednim potencjałem kadrowym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia, tj.: utworzy do realizacji zamówienia zespół specjalistów, posiadających wiedzę i doświadczenie adekwatne do podejmowanych działań doradczo-wdrożeniowych, składający się z Kierownika Zespołu oraz nie mniej niż 2 Członków Zespołu o następujących kwalifikacjach:
a) Kierownik Zespołu, posiadający co najmniej trzyletnie doświadczenie w realizacji działań wdrożeniowych dla jednostek samorządu terytorialnego (udokumentowanie poprzez oryginały lub kopie minimum 2 referencji imiennych z wykonanych wdrożeń/zrealizowanych usług);
b) Członkowie Zespołu, każdy posiadający co najmniej dwuletnie doświadczenie w realizacji działań wdrożeniowych dla jednostek samorządu terytorialnego (udokumentowanie poprzez oryginały lub kopie minimum 2 referencji imiennych z wykonanych wdrożeń/zrealizowanych usług – po 1 dla każdego z Członków Zespołu);
Pożądanym jest, aby Kierownik Zespołu oraz Członkowie Zespołu mogli wykazać się doświadczeniem w realizacji takich samych lub podobnych wdrożeń w innych podmiotach spoza sektora administracji publicznej.
Każda z zaangażowanych osób (Kierownik Zespołu oraz każdy z Członków Zespołu) składa Oświadczenie dotyczące zaangażowania w projektach finansowanych ze środków Unii Europejskiej w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki oraz braku konfliktu interesów i podwójnego finansowania, według wzoru stanowiącego załącznik nr 9 do niniejszego zapytania.
5 4) znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia;
5) nie podlega wykluczeniu z postępowania o udzielenie zamówienia w oparciu o zapisy zawarte w art. 24 ust. 1 i 2 ustawy.
Ocena spełniania warunków udziału w postępowaniu dokonana będzie w oparciu o oświadczenia i dokumenty, które ma dostarczyć Oferent.
3. Z postępowania wykluczone są podmioty powiązane z Zamawiającym lub którymkolwiek z Partnerów Projektu osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a Wykonawcą lub wzajemne powiązania między którymkolwiek z Partnerów Projektu lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu któregokolwiek z Partnerów Projektu a Wykonawcą, polegające w szczególności na:
uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej;
posiadaniu co najmniej 10 % udziałów lub akcji;
pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika;
pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.
Na potwierdzenie braku tych powiązań Oferent składa oświadczenie zawarte w formularzu oferty.
VII. INFORMACJE O OŚWIADCZENIACH I DOKUMENTACH, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ OFERENCI W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU
1. Wraz z ofertą Oferent przekaże Zamawiającemu:
1) Oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu, stanowiące załącznik nr 3 do niniejszego zapytania;
2) Opis doświadczenia Oferenta zawierający wykaz usług, z podaniem przedmiotu, dat wykonania i odbiorców oraz źródeł finansowania, wg wzoru stanowiącego załącznik nr 4 do niniejszego zapytania wraz ze stosownymi zaświadczeniami;
Wiedza i doświadczenie oferenta muszą być udokumentowane w postaci oryginałów lub kopii (potwierdzonych za zgodność z oryginałem) protokołów zdawczo- odbiorczych lub referencji z minimum 3 realizacji wdrożeniowych zbieżnych z przedmiotem niniejszego zapytania ofertowego, dołączonych do odpowiedzi na zapytanie ofertowe;
3) Imienny wykaz osób, które będą uczestniczyć w wykonaniu zamówienia jako Kierownik Zespołu oraz Członkowie Zespołu, wg wzoru stanowiącego załącznik
6 nr 5 do niniejszego zapytania, do którego załączone będą oryginały lub kopie (potwierdzone za zgodność z oryginałem) minimum 4 referencji imiennych z wykonanych wdrożeń, odnoszące się do Kierownika Zespołu i Członków Zespołu (min. 2 referencje dla Kierownika Zespołu i po 1 dla każdego z Członków Zespołu);
4) Aktualny odpis z właściwego rejestru albo aktualne zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub zgłoszenia do ewidencji działalności gospodarczej, wystawionego nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert;
5) Pełnomocnictwo do działania w imieniu Oferenta, o ile prawo do reprezentowania Oferenta w powyższym zakresie nie wynika wprost z dokumentu rejestrowego;
6) Podpisany wzór umowy, stanowiącej załącznik nr 7 do niniejszego zapytania;
7) Opis proponowanej metodologii i chronologii prac doradczo-wdrożeniowych dla poszczególnych usług (poszczególnych wdrożeń) – opis dla pojedynczego wdrożenia nie może być dłuższy niż 1 strona maszynopisu formatu A4 – czcionka: Calibri, wielkość: 12, interlinia: 1, odstępy: 0 (tj. około 3,5 tys. znaków bez spacji) wg wzoru, stanowiącego załącznik nr 8 do niniejszego zapytania;
8) Oświadczenie dotyczące zaangażowania w projektach finansowanych ze środków Unii Europejskiej w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki oraz braku konfliktu interesów i podwójnego finansowania wg wzoru stanowiącego załącznik nr 9 do niniejszego zapytania – wypełnione i podpisane przez każdą z zaangażowanych osób (przez Kierownika Zespołu oraz każdego z Członków Zespołu).
Oświadczenie, o którym mowa w pkt. 1) oraz oświadczenie, o którym mowa w pkt. 8), a także opis proponowanej metodologii i chronologii prac doradczo-wdrożeniowych dla poszczególnych usług, o którym mowa w pkt. 7) należy przedstawić w formie oryginału.
Dokumenty, o których mowa w pkt. 2), 3) i 4) mogą być przedstawione w formie oryginału lub kserokopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez Oferenta. Pełnomocnictwo może być złożone w formie oryginału lub kserokopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez osobę (osoby) udzielającą pełnomocnictwa lub notarialnie. Ponadto, wszelkie dokumenty wystawione w innym języku niż polski winny być składane wraz z tłumaczeniem na język polski, poświadczonym przez Oferenta.
7 VIII. INFORMACJE O SPOSOBIE POROZUMIEWANIA SIĘ ZAMAWIAJĄCEGO Z OFERENTAMI ORAZ PRZEKAZYWANIA OŚWIADCZEŃ I DOKUMENTÓW
1. W przedmiotowym postępowaniu, Zamawiający dopuszcza możliwość przekazywania sobie przez strony postępowania oświadczeń, wniosków, zawiadomień oraz informacji:
- pisemnie na adres:
FRDL Małopolski Instytut Samorządu Terytorialnego i Administracji, ul. Szlak 73a, 31-153 Kraków
- faksem na numer: (12) 633 51 54
- drogą elektroniczną na adres: mistia@mistia.org.pl
2. Korespondencja kierowana do Zamawiającego powinna być opatrzona numerem referencyjnym sprawy tj.: 4/5na5/2013.
3. Wniosek o wyjaśnienia nie może wpłynąć do Zamawiającego później niż na 3 dni przed terminem składania ofert.
IX. WSKAZANIE OSÓB UPRAWNIONYCH DO POROZUMIEWANIA SIĘ Z OFERENTMI
Do porozumiewania się z Oferentem w sprawach związanych z postępowaniem upoważnione są osoby:
Pan Krzysztof Malczyk, tel. (12) 633 82 85 wew. 133 X. MIEJSCE I TERMIN SKŁADANIA OFERTY
1. Oferty wg wzoru stanowiącego Załącznik nr 2 do niniejszego zapytania, będące odpowiedzią na zapytanie, należy składać w zamkniętej kopercie, opisanej zgodnie z poniższym wzorem:
OFERTA 4/5na5/2013
Zamawiający: FRDL Małopolski Instytut Samorządu Terytorialnego i Administracji,
ul. Szlak 73a, 31-153 Kraków, Sekretariat Nie otwierać przed 9 sierpnia 2013 r.
przed godziną 10.
2. Oferty należy składać do dnia 8 sierpnia 2013 r. do godziny 16.00 w siedzibie Zamawiającego – FRDL Małopolski Instytut Samorządu Terytorialnego i Administracji, ul. Szlak 73a, 31-153 Kraków, Sekretariat. Decyduje data wpływu.
3. Na kopercie należy umieścić nazwę i adres Oferenta, aby Zamawiający – w przypadku złożenia oferty po terminie lub jej wycofania – mógł zwrócić Oferentowi nienaruszoną ofertę.
8 4. Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za zgubienie lub otwarcie oferty w przypadku, gdy nie zostanie ona oznakowana lub opieczętowana zgodnie z wymaganiami niniejszego zapytania ofertowego.
5. Otwarcie ofert odbędzie się 9 sierpnia 2013 r. o godzinie 10.00 w siedzibie Zamawiającego. Otwarcie ofert jest niejawne.
XI. TERMIN ZWIĄZANIA OFERTĄ
Termin związania ofertą wynosi 30 dni, licząc od upływu terminu składania ofert.
XII. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY
1. Każdy z Oferentów składa jedną ofertę – na jedną, kilka lub wszystkie części postępowania – w odniesieniu do szczegółowego opisu przedmiotu zamówienia (patrz część III. niniejszego zapytania ofertowego).
2. Ofertę należy sporządzić wg formularza ofertowego, stanowiącego załącznik nr 2 do niniejszego zapytania, czytelnym pismem (wskazany jest maszynopis lub wydruk komputerowy).
3. Treść oferty musi odpowiadać treści niniejszego zapytania ofertowego.
4. Wszystkie kartki oferty winny być trwale spięte, a każda strona ponumerowana u dołu strony.
5. Oferta winna być podpisana przez osobę upoważnioną do reprezentowania Oferenta, zgodnie z formą reprezentacji określoną w rejestrze sądowym lub innym dokumencie, właściwym dla danej formy organizacyjnej Oferenta, albo przez osobę umocowaną przez osobę uprawnioną, przy czym pełnomocnictwo musi być załączone do oferty. Wszystkie miejsca, w których Oferent naniósł zmiany, winny być parafowane przez osobę (osoby) podpisującą ofertę.
6. Do oferty należy załączyć:
– oświadczenia i dokumenty określone w pkt. VII niniejszego zapytania;
7. Oferent poniesie wszystkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.
8. Oferty, które zostaną złożone nie na drukach oficjalnych, tj. z pominięciem wymaganych przez Zamawiającego wzorów dokumentów, zostaną odrzucone z powodów formalnych.
XIII. OPIS SPOSOBU OBLICZENIA CENY
1. Oferent określi cenę przedmiotu zamówienia poprzez podanie na formularzu oferty ceny brutto, netto i podatku VAT wyliczone w kosztorysie – załącznik nr 6 do niniejszego zapytania. Ceny należy podać w polskich złotych.
2. Ceny jednostkowe oraz wartości określone w kosztorysie stanowiącym zał. 6 do zapytania muszą być wyrażone w jednostkach nie mniejszych niż grosze – dwa miejsca po przecinku (nie dopuszcza się podania cen według wartości wyrażonych w tysięcznych częściach złotego).
9 3. Aby obliczyć cenę oferty brutto w kosztorysie, stanowiącym załącznik nr 6 do oferty, należy:
- pomnożyć zamawianą ilość każdej pozycji zamówienia przez oferowaną cenę jednostkową netto,
- do tak obliczonej wartości netto należy dodać wartość podatku VAT, - zsumować wartości brutto wszystkich pozycji zamówienia.
4. W przypadku niezgodności pomiędzy ceną wpisaną w ofercie a ceną wynikającą z kosztorysu, za cenę oferty uznaje się cenę podaną w kosztorysie (załącznik nr 6 do niniejszego zapytania).
6. W cenie należy uwzględnić wszystkie koszty, jakie mogą powstać w trakcie realizacji zamówienia, w tym koszty dojazdów, noclegów, materiałów, itp.
XIV. INFORMACJE DOTYCZĄCE WALUT OBCYCH, W JAKICH MOGĄ BYĆ PROWADZONE ROZLICZENIA MIĘDZY ZAMAWIAJĄCYM A OFERENTEM
Rozliczenia między Zamawiającym a Oferentem będą prowadzone w złotych polskich.
XV. OPIS KRYTERIÓW, KTÓRYMI ZAMAWIAJĄCY BĘDZIE SIĘ KIEROWAŁ PRZY WYBORZE OFERTY WRAZ Z PODANIEM ZNACZENIA TYCH KRYTERIÓW ORAZ SPOSOBU OCENY OFERT.
1. W przedmiotowym postępowaniu przy wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający będzie brał pod uwagę cenę i jakość złożonej oferty. Zamawiający zastosuje następujące kryteria wyboru zamówienia:
1. cena brutto – waga 60%
2. doświadczenie – waga 20%
3. proponowana metodologia i chronologia prac – waga 20%
1) cena brutto – waga 60%
Przez kryterium cena brutto zamawiający rozumie określoną przez Oferenta zgodnie z zasadami opisanymi w pkt. XIII i wpisaną w formularzu oferty cenę całkowitą brutto za wykonanie przedmiotu zamówienia.
Ocena w ramach kryterium cena brutto (Cb) będzie obliczana na podstawie następującego wzoru:
Cbo pkt
Cb Cbn60 gdzie:
Cbn – oznacza najniższą cenę brutto spośród wszystkich złożonych ofert, Cbo – oznacza cenę brutto zaproponowaną w ofercie ocenianej,
Cb – liczbę punktów przyznanych ocenianej ofercie w kryterium cena.
10 2) doświadczenie – waga 20%
Ocena w ramach kryterium doświadczenie będzie przyznawana na podstawie opisu doświadczenia Oferenta zawierającego wykaz usług, z podaniem przedmiotu, dat wykonania i odbiorców oraz źródeł finansowania, wg wzoru stanowiącego załącznik nr 4 do niniejszego zapytania wraz ze stosownymi zaświadczeniami (oryginały lub kopie – potwierdzone za zgodność z oryginałem - protokołów zdawczo-odbiorczych lub referencji). Ocena dokonywana będzie wg zasady: 3 pkt. za każdą udokumentowaną realizację. Dodatkowo, za realizację usług dla jednostek samorządu terytorialnego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, Priorytet V – Dobre rządzenie, Działanie 5.2 – Wzmocnienie potencjału administracji samorządowej, Poddziałanie 5.2.1 Modernizacja zarządzania w administracji samorządowej Oferent otrzyma 1 pkt. za każdą realizację. Maksymalnie w ramach tego kryterium można otrzymać 20 pkt.
3) proponowana metodologia i chronologia prac – waga 20%
W ramach tego kryterium Zamawiający będzie oceniał jakość oraz dopasowanie zaproponowanej metodologii i chronologii prac w ramach określonego wdrożenia do zakresu wdrożenia. Przy ocenie będą przyznawane punkty od 0 do 20.
Punkty zostaną przyznane wg zasady:
• proponowana metodologia i chronologia prac są niezgodne z minimalnym wymogiem Zamawiającego (zgodnie z pkt. III opisu zamówienia) – 0 punktów,
• proponowana metodologia i chronologia prac spełniają oczekiwania Zleceniodawcy – 10 punktów,
• proponowana metodologia i chronologia prac spełniają oczekiwania Zleceniodawcy i proponują dodatkowe metody i sposoby realizacji przedmiotowego zamówienia – 20 punktów.
Jakość i adekwatność zaproponowanej metodologii i chronologii prac w ramach poszczególnych wdrożeń będzie oceniana przez Komisję ds. zorganizowania i przeprowadzenia zapytania ofertowego.
Kryterium strategiczne:
Zamawiający zdefiniował dodatkowe kryterium strategiczne. Do sumy punktów, wynikającej z oceny według powyższych kryteriów (czyli cena brutto, doświadczenia oraz proponowana metodologia i chronologia prac), doliczone zostanie 5 punktów - dla każdego z Oferentów, który zagwarantuje realizację co najmniej 7 z 16 wdrożeń (części przedmiotu zamówienia).
Sumaryczna liczba punktów we wszystkich kryteriach oraz ewentualne punkty z tytułu spełnienia kryterium strategicznego stanowią ostateczną ocenę oferty.
11 2. Ocena ofert ma charakter niejawny.
3. Żadne informacje dotyczące procesu oceny oraz wyboru ofert nie zostaną ujawnione Oferentom lub innym osobom, niezaangażowanym oficjalnie w proces oceny i wyboru oferty.
4. Zamawiający ma prawo do odrzucenia oferty, jeśli Oferent nie przedłoży wraz z ofertą wszystkich wymaganych dokumentów, wskazanych w punkcie VII. Z tytułu odrzucenia oferty, Oferentowi nie przysługują żadne roszczenia przeciw Zamawiającemu.
5. Zamawiający może w toku badania i oceny ofert żądać od Oferentów wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert.
6. Zamawiający jest uprawniony do wezwania Oferenta do uzupełnienia oświadczeń lub dokumentów wymaganych do złożenia wraz z ofertą.
7. Za ofertę najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która spełnia wszystkie wymagania oraz uzyska największą liczbę punktów w ocenie końcowej. Wartości punktowe w poszczególnych kryteriach zostaną podane z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku, a zaokrąglenie zostanie dokonane zgodnie z ogólnie przyjętymi zasadami.
8. Zamawiający ma prawo do wyboru kolejnej najkorzystniejszej oferty w przypadku, gdyby Oferent, którego oferta została uznana w pierwszej kolejności za najkorzystniejszą, odmówił podpisania umowy lub gdyby podpisanie umowy z takim Oferentem stało się niemożliwe z innych przyczyn.
9. Zamawiający jest uprawniony do poprawienia w tekście oferty oczywistych omyłek pisarskich i rachunkowych, niezwłocznie zawiadamiając o tym danego Oferenta.
10. Zamawiający ma prawo podpisania umowy z więcej niż jednym Oferentem, wybranym w ramach postępowania ofertowego.
XVI. INFORMACJA O FORMALNOŚCIACH JAKIE POWINNY ZOSTAĆ DOPEŁNIONE PO WYBORZE OFERTY W CELU ZAWARCIA UMOWY W SPRAWIE ZAMÓWIENIA.
Po dokonaniu wyboru oferty Zamawiający poinformuje Oferentów o wynikach postępowania i wyborze oferty najkorzystniejszej. Oferenta, którego ofertę wybrano, Zamawiający poinformuje o terminie podpisania umowy.
XVII. UMOWA.
1. Załącznik nr 7 do niniejszego zapytania stanowi wzór umowy.
2. Zamawiający dopuszcza modyfikacje treści umowy – w zakresie niezbędnym do jej dostosowania do złożonej oferty oraz w zakresie logicznie wynikających z oferty zmian, ich spójności z treścią i kształtem zobowiązań umownych, ustalane drogą porozumienia między stronami.
3. Podpisanie umowy nastąpi w terminie nie krótszym niż 1 dzień od dnia zawiadomienia o wyborze zwycięskiej oferty. Oferent stawi się i podpisze umowę w wyznaczonym miejscu i terminie.
12 XVIII. INNE POSTANOWIENIA
1. Zamawiający zastrzega sobie możliwość wprowadzania zmian do dokumentacji postępowania (zapytania ofertowego wraz z załącznikami). O wprowadzonych zmianach poinformuje niezwłocznie Oferentów, do których wystosował zapytanie ofertowe oraz umieści informację o zmianach na stronie internetowej.
2. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zamknięcia postępowania bez dokonywania wyboru oferty lub do unieważnienia postępowania bez podawania przyczyn.
3. Oferentom nie przysługują żadne roszczenia względem Zamawiającego w przypadku skorzystania przez niego z któregokolwiek z uprawnień wskazanych w pkt. 1 i 2 powyżej.
W tym zakresie Oferenci zrzekają się wszelkich ewentualnych przysługujących im roszczeń.
5. Wypłata wynagrodzenia za wykonane doradztwo nastąpi nie wcześniej, niż z momentem wpłynięcia na konto Zamawiającego od Instytucji Pośredniczącej (Ministerstwo Administracji i Cyfryzacji) środków finansowych przeznaczonych na pokrycie wydatków związanych z realizacją projektu na etapie, na którym uczestniczył w nim Oferent, na podstawie zatwierdzonego przez Zamawiającego protokołu zdawczo-odbiorczego, podpisanego przez Wykonawcę i Partnera Projektu, dla którego realizowane było określone wdrożenie.
6. W trakcie realizacji zamówienia dopuszcza się wzrost wartości zamówienia udzielonego z zastosowaniem zasady konkurencyjności do wysokości 50% wartości zamówienia określonej w umowie z Wykonawcą. W takim przypadku nie jest konieczne ponowne stosowanie zasady konkurencyjności.
XIX. ZAŁĄCZNIKI
Wykaz załączników do Zapytania:
1) Załącznik nr 1 – opis przedmiotu zamówienia;
2) Załącznik nr 2 – wzór formularza oferty;
3) Załącznik nr 3 – wzór oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu;
4) Załącznik nr 4 – opis doświadczenia Oferenta (wykaz);
5) Załącznik nr 5 – imienny wykaz osób, które będą uczestniczyć w wykonaniu zamówienia;
6) Załącznik nr 6 –wzór kosztorysu;
7) Załącznik nr 7 – wzór umowy;
8) Załącznik nr 8 – opis metodologii i chronologii prac.
9) Załącznik nr 9 – wzór oświadczenia o zaangażowaniu w projektach
