Office 2007 PL. Nieoficjalny podręcznik

Wydawnictwo Helion ul. Koœciuszki 1c 44-100 Gliwice tel. 032 230 98 63 e-mail: helion@helion.pl

Office 2007 PL.

Nieoficjalny podrêcznik

Autor: Chris Grover, Matthew MacDonald, E. Moore T³umaczenie: £ukasz Wita

ISBN: 978-83-246-1223-9

Tytu³ orygina³u: Office 2007: The Missing Manual Format: B5, stron: 856

Poznaj najg³êbiej ukryte tajemnice najnowszego MS Office

• Wykorzystaj nieznane mo¿liwoœci Worda, Excela, Accessa i PowerPointa

• Ujarzmij nowe interfejsy u¿ytkownika aplikacji

• Odkryj najg³êbiej ukryte narzêdzia

Najnowsza wersja pakietu Microsoft Office, oznaczona numerem 2007, to prze³om.

Office 2007 nie jest kopi¹ poprzedniej edycji, do której dodano kilka nowych poleceñ.

To ca³kowicie nowe narzêdzie, posiadaj¹ce przeprojektowany interfejs u¿ytkownika, operuj¹ce na plikach w nowym formacie, oferuj¹ce nowatorskie mo¿liwoœci, inn¹ filozofiê pracy i zdecydowanie wy¿szy komfort eksploatacji. Jednak przesiadka na now¹ wersjê pakietu przy tak znacz¹cych zmianach mo¿e okazaæ siê doœæ skomplikowanym procesem, przy którym warto wspomóc siê dobrym podrêcznikiem. Dokumentacja do³¹czana do pakietu opisuje tylko jego podstawowe mo¿liwoœci. Aby staæ siê ekspertem, potrzebujesz czegoœ wiêcej.

Ksi¹¿ka „Office 2007. Nieoficjalny podrêcznik” na pewno bêdzie doskona³ym asystentem, dziêki któremu bez problemu opanujesz mo¿liwoœci najnowszego MS Office. Wiadomoœci w niej zawartych nie znajdziesz w oficjalnej dokumentacji. Czytaj¹c j¹, poznasz aplikacje wchodz¹ce w sk³ad pakietu, czyli Word, Excel, Access i PowerPoint, i odkryjesz

wszystkie ich mo¿liwoœci – nawet te najg³êbiej schowane. Nauczysz siê korzystaæ z nowego interfejsu u¿ytkownika i dostosowywaæ go do swoich potrzeb, zredagujesz dokumenty tekstowe, przygotujesz zestawienia i raporty

oraz zapieraj¹c¹ dech w piersiach prezentacjê.

• Nowe elementy MS Office 2007

• Tworzenie dokumentów w Wordzie

• Formatowanie czcionek i akapitów

• Drukowanie dokumentów

• Korzystanie z autokorekty i autouzupe³niania w Excelu

• Automatyzacja dzia³ania arkuszy

• Tworzenie formu³, tabel i wykresów

• Przygotowywanie prezentacji w PowerPoincie

• Wyœwietlanie prezentacji

• Projektowanie baz danych w Accessie

• Konstruowanie kwerend

• Tworzenie raportów i formularzy

Nie musisz kupowaæ kilku ksi¹¿ek, aby poznaæ najnowsz¹ wersjê MS Office.

Spis treci

Spis treci

Nieoficjalna czoówka ... 17

Wprowadzenie ... 23

Cz I Word 2007 PL ...39

Rozdzia 1. Tworzenie, otwieranie i zapisywanie dokumentów ...41

Jak dziaa Word ... 42

Nowy Word ... 43

Uruchamianie programu Word ... 44

Tworzenie nowego dokumentu ... 45

Tworzenie nowego, pustego dokumentu ... 47

Tworzenie nowego dokumentu na bazie ju istniejcego ... 47

Tworzenie nowego dokumentu z szablonu ... 50

Otwieranie istniejcego dokumentu ... 52

Róne widoki dokumentu ... 53

Widoki dokumentu: pi sposobów patrzenia na swój dokument ... 54

Narzdzia grupy Pokazywanie/ukrywanie ... 56

Powikszanie i zmniejszanie widoku ... 58

Grupa Okno — wprowadzanie podziaów ... 60

Zapisywanie i zamykanie dokumentu ... 63

Róne sposoby zapisywania dokumentu ... 64

Rozdzia 2. Wpisywanie i edytowanie tekstu ... 69

Pisanie w edytorze Word ... 69

Klikaj i pisz — funkcja Szybkiego formatowania ... 71

Zaznaczanie tekstu ... 72

Zaznaczanie za pomoc myszy ... 74

Zaznaczanie za pomoc klawiatury ... 75

Rozszerzanie zaznaczenia ...76

Zaznaczanie wielu fragmentów tekstu w rónych miejscach ...77

Nawigowanie w dokumencie ...78

Poruszanie si przy uyciu klawiatury ...78

Poruszanie si za pomoc paska przewijania ...79

Przegldanie wedug nagówków i innych obiektów ...80

Przegldanie wedug zakadek ...81

Wycinanie, kopiowanie i wklejanie ...83

Edytowanie za pomoc wstki ...84

Edytowanie za pomoc skrótów klawiaturowych ...85

Edytowanie za pomoc myszy ...85

Przenoszenie tekstu pomidzy dwoma dokumentami ...87

Przegldanie i wklejanie zawartoci Schowka ...87

Znajdowanie i zamienianie tekstu ...90

Oszczdzaj klawisze dziki Szybkim czciom ...93

Rozdzia 3. Formatowanie tekstu, akapitów i nagówków ... 95

Podstawy formatowania ...95

Formatowanie znaków ...96

Formatowanie za pomoc wstki lub okna dialogowego Czcionka ...97

Formatowanie za pomoc minipaska narzdzi ...98

Formatowanie za pomoc skrótów klawiaturowych ...99

Zmiana wielkich i maych liter ...101

Formatowanie akapitów ...101

Wyrównywanie tekstu ...102

Ustawianie wcicia w akapicie ...104

Odstpy midzy akapitami ...105

Odstpy pomidzy wierszami ...105

Wstawianie podziau strony i wiersza ...106

Tworzenie list wypunktowania i numerowania ...107

Ustawianie tabulatorów ...111

Jak dziaaj pozycje tabulatora? ...112

Podgld znaczników tabulatora w tekcie ...113

Usuwanie i edytowanie tabulatorów ...113

Rodzaje tabulatorów ...114

Znaki wiodce ...115

Linijki w edytorze Word ...115

Zarzdzanie ustawieniami tabulatorów za pomoc linijki ...116

Ustawianie marginesów za pomoc linijki ...117

Ustawianie wci akapitu za pomoc linijki ...118

Szybkie formatowanie za pomoc Malarza formatów ...119

Formatowanie za pomoc stylów ... 120

Stosowanie Szybkich stylów ... 121

Modyfikowanie stylów ... 122

Zarzdzanie zestawami stylów ... 124

Tworzenie wasnego zestawu stylów ... 124

Rozdzia 4. Ustawianie parametrów dokumentu ... 127

Dobieranie rozmiaru papieru i ukadu strony ... 127

Zmiana rozmiaru papieru ... 129

Ustawianie orientacji papieru ... 130

Ustawianie marginesów dokumentu ... 130

Wybieranie marginesów predefiniowanych ... 131

Ustawianie marginesów niestandardowych ... 132

Ustawianie marginesów broszury ... 133

Wstawianie obramowania strony ... 134

Dodawanie nagówków i stopek ... 136

Narzdzia nagówka i stopki ... 136

Wstawianie i zmienianie nagówka ... 137

Wstawianie odpowiedniej stopki ... 140

Tworzenie wasnych nagówków i stopek ... 141

Usuwanie nagówków, stopek i numerów stron ... 142

Praca z wieloma kolumnami ... 142

Kolumny niestandardowe ... 144

Dzielenie wyrazów ... 145

Automatyczne dzielenie wyrazów ... 146

Usuwanie dzielenia wyrazów z dokumentu ... 147

Dzielenie dokumentu na sekcje ... 148

Wstawianie podziaów sekcji ... 150

Rozdzia 5. Motywy i szablony ... 153

Wybieranie motywu ... 153

Gdzie znale wicej motywów ... 157

Wybieranie szablonu ... 162

Otwieranie dokumentu z szablonu ... 164

Uywanie zainstalowanych szablonów ... 167

Rozdzia 6. Pisownia, gramatyka i narzdzia sprawdzajce ...169

Wczanie sprawdzania pisowni i gramatyki ... 170

Sprawdzanie pisowni ... 173

Sprawdzanie pisowni w trakcie pisania ... 173

Rczne sprawdzanie pisowni ... 175

Zarzdzanie sownikami niestandardowymi ... 176

Sprawdzanie gramatyki i poprawnoci stylistycznej ... 179

Kontrola autokorekty ...180

Jak dziaa autokorekta ...181

Dostosowywanie opcji autokorekty ...181

Autokorekta matematyczna, Autoformatowanie i Tagi inteligentne ...183

Odkrywanie narzdzi do wyszukiwania edytora Word ...185

Szukanie danych za pomoc panelu Poszukiwanie ...186

Dostp do tezaurusa w edytorze Word ...187

Tumaczenie tekstu ...189

Etykiety ekranowe tumaczenia ...190

Sprawdzanie statystyki dokumentu ...191

Rozdzia 7. Drukowanie dokumentu edytora Word ...193

Szybkie i atwe drukowanie ...193

Podgld wydruku ...195

Wybieranie drukarki ...198

Ustawianie drukarki domylnej ...199

Zgbianie waciwoci drukarki ...199

Drukowanie do pliku Adobe PDF ...202

Wysyanie faksu z edytora Word ...202

Zmiana ustawie drukowania ...205

Drukowanie czci dokumentu ...205

Drukowanie i sortowanie wielu kopii ...206

Drukowanie po obu stronach kartki ...207

Drukowanie kopert ...208

Drukowanie etykiet ...209

Ustawianie opcji drukowania ...210

Rozdzia 8. Tworzenie konspektu ...213

Przeczanie si na Widok konspektu ...213

Podwyszanie i obnianie poziomu nagówków ...215

Kontrola podnagówków w czasie podwyszania i obniania ...218

Przenoszenie elementów konspektu ...219

Pokazywanie poszczególnych czci konspektu ...220

Rozwijanie i zwijanie poziomów ...220

Pokazywanie i ukrywanie tekstu ...220

Pokazywanie tylko pierwszego wiersza ...222

Pokazywanie formatowania tekstu ...222

Cz II Excel 2007 PL ... 223

Rozdzia 9. Tworzenie arkuszy i poruszanie si po nich ... 225

Co mona zrobi w Excelu? ...226

Nowe funkcje Excela ...228

Tworzenie podstawowego arkusza ... 229

Tworzenie nowego arkusza ... 230

Wstawianie tytuów w kolumnach ... 231

Wpisywanie danych ... 233

Edytowanie danych ... 234

Poruszanie si po Excelu ... 235

Zakadki na wstce ... 237

Pasek formuy ... 239

Pasek stanu ... 240

Opcje programu Excel ... 243

Zapisywanie plików ... 244

Format pliku Excela 2007 ... 245

Zapisywanie arkuszy w starszych formatach ... 246

Zapisywanie skoroszytu w formacie PDF ... 247

Odzyskiwanie danych po katastrofie ... 250

Otwieranie plików ... 252

Otwieranie kilku skoroszytów jednoczenie ... 252

Rozdzia 10. Wprowadzanie danych do arkusza 255

Kontrolowanie typów danych ... 258

Metody szybkiego wpisywania danych ... 262

Autouzupenianie ... 263

Autokorekta ... 264

Autowypenianie ... 265

Autodopasowanie ... 268

Cofnij i Wykonaj ponownie ... 270

Rozdzia 11. Przemieszczanie danych w obrbie arkusza ...273

Zaznaczanie komórek ... 273

Zaznaczanie cigych obszarów ... 274

Zaznaczanie niecigych obszarów ... 277

Automatyczne zaznaczanie danych ... 278

Zaznaczanie komórek przy uyciu klawiatury ... 278

Przemieszczanie komórek ... 280

Proste operacje wytnij-i-wklej oraz kopiuj-i-wklej ... 280

Metoda przecignij-i-upu ... 283

Schowek ... 283

Wklejanie specjalne ... 286

Dodawanie i przesuwanie kolumn i wierszy ... 288

Wstawianie kolumn ... 289

Wstawianie wierszy ... 289

Wstawianie skopiowanych lub wycitych komórek ... 290

Usuwanie kolumn i wierszy ... 290

Rozdzia 12. Zarzdzanie arkuszami i skoroszytami 293

Arkusze i skoroszyty ...294

Dodawanie, usuwanie i ukrywanie arkuszy ...295

Nadawanie arkuszom nazw i zmiana ich ukadu w skoroszycie ...297

Znajd i zamie ...298

Podstawowa funkcja Znajd ...299

Znajd wszystko ...300

Wyszukiwanie zaawansowane ...301

Znajdowanie sformatowanych komórek ...303

Znajdowanie i zamiana wartoci ...305

Sprawdzanie pisowni ...307

Opcje sprawdzania pisowni ...309

Rozdzia 13. Formatowanie komórek ...313

Formatowanie wartoci komórek ...314

Formatowanie liczb ...316

Formatowanie dat i godzin ...322

Specjalne formatowanie specjalnych liczb ...323

Formatowanie wygldu komórek ...324

Wyrównanie i orientacja ...324

Czcionki i kolory ...328

Obramowanie i wypenienia ...332

Rczne rysowanie obramowania ...334

Rozdzia 14. Ogldanie i drukowanie arkuszy ...337

Kontrolowanie widoku ...337

Powikszanie ...338

Jednoczesne ogldanie odlegych czci arkusza ...340

Blokowanie kolumn lub wierszy ...342

Ukrywanie danych ...345

Zapisywanie ustawie widoku ...346

Drukowanie ...348

Jak wydrukowa plik Excela? ...348

Szybkie drukowanie ...351

Podgld wydruku ...351

Tworzenie nagówków i stopek ...354

Dostosowywanie ustawie wydruku ...356

Kontrola stronicowania ...360

Znaki podziau strony ...360

Skalowanie ...361

Podgld podziau stron — widok „z lotu ptaka” ...362

Rozdzia 15. Konstruowanie prostych formu ... 365

Tworzenie prostej formuy ... 365

Kolejno dziaa w Excelu ... 367

Odwoania do komórek ... 369

Jak Excel formatuje komórki, które zawieraj odwoania? ... 370

Funkcje ... 370

Bdy w formuach ... 374

Operatory logiczne ... 375

Szybkie konstruowanie formu ... 378

Tworzenie formu z wykorzystaniem myszy ... 378

Edytowanie formu z wykorzystaniem myszy ... 379

Zakadka Formuy ... 380

Uywanie przycisku Wstaw funkcj ... 381

Kopiowanie formu ... 384

Odwoania bezwzgldne ... 386

Odwoania mieszane ... 388

Rozdzia 16. Tabele i wykresy ... 389

Podstawowe informacje na temat tabel ... 390

Tworzenie tabeli ... 390

Formatowanie tabeli ... 393

Edytowanie tabeli ... 395

Zaznaczanie czci tabeli ... 397

Sortowanie i filtrowanie tabeli ... 398

Stosowanie prostego porzdku sortowania ... 399

Sortowanie z wykorzystaniem wielu kryteriów ... 400

Filtrowanie przy uyciu list wartoci ... 403

Tworzenie bardziej zaawansowanych filtrów ... 405

Podstawowe informacje o wykresach ... 407

Wykresy osadzone i samodzielne ... 408

Tworzenie wykresów przy uyciu wstki ... 409

Zakadki sekcji Narzdzia wykresów wstki ... 411

Drukowanie wykresów ... 412

Cz III PowerPoint 2007 PL ... 413

Rozdzia 17. Tworzenie prostej prezentacji ...415

Co moesz zrobi w PowerPoincie 2007? ... 417

Co nowego w PowerPoincie 2007 ... 418

Nowe formaty plików ... 420

Poprawiona grafika ... 421

Wicej gotowych motywów ... 421

Rozpoczynasz tworzenie nowej prezentacji ...421

Tworzenie nowej prezentacji od podstaw ...422

Tworzenie prezentacji w oparciu o istniejcy szablon, motyw lub gotow prezentacj ...423

Wybieramy motyw ...433

Wstawiamy tekst ...435

Wypenianie istniejcych pól tekstowych ...435

Dodawanie nowych pól tekstowych ...437

Dodajemy kolejne slajdy ...439

Wybieramy slajd do edycji ...441

Nawigowanie za pomoc paska przewijania ...441

Nawigowanie za pomoc kart Slajdy i Konspekt ...442

Wyszukiwanie ...443

Dodajemy notatki prelegenta ...444

Przygotowujemy i drukujemy materiay informacyjne ...445

Zapisujemy i zamykamy prezentacj ...446

Odtwarzamy prezentacj ...448

Rozdzia 18. Edytowanie slajdów ...451

Edytowanie tekstu ...451

Zaznaczanie tekstu ...452

Wycinanie tekstu ...453

Kopiowanie tekstu ...454

Wklejanie tekstu ...454

Przemieszczanie tekstu ...457

Usuwanie tekstu ...457

Przywracanie poprzedniego stanu (polecenie Cofnij) ...458

Automatyczne wyszukiwanie i zamienianie tekstu ...458

Sprawdzanie pisowni ...460

Wstawianie znaków specjalnych ...465

Rozdzia 19. Formatowanie i wyrównywanie tekstu ... 467

Automatyczne formatowanie tekstu ...467

Korzystanie z opcji autoformatowania ...469

Korzystanie z opcji autodopasowania ...471

Rczne formatowanie tekstu ...473

Zmiana czcionki ...474

Zmiana rozmiaru czcionki ...476

Pogrubianie, pochylanie i podkrelanie tekstu ...477

Zmiana koloru czcionki i ta ...478

Tworzenie tekstowych efektów specjalnych ...479

Rczne wyrównywanie tekstu i tworzenie wci akapitowych ...481

Wyrównywanie tekstu i tworzenie kolumn ...481

Tworzenie list ...484

Zmienianie wci ... 488

Zmienianie tabulatorów ... 490

Zmienianie kierunku tekstu ... 491

Formatowanie pól tekstowych ... 492

Rozdzia 20. Formatowanie slajdów ... 495

Zmiana ukadu slajdu ... 495

Stosowanie gotowych ukadów ... 496

Zmiana orientacji slajdu ... 497

Zmiana pooenia pól tekstowych ... 498

Uatwienia w precyzyjnym ustawianiu pól tekstowych — powikszenie, prowadnice i siatka ... 499

Zmiana koloru ta ... 500

Tworzenie ta z efektem gradientowym ... 503

Ponowne stosowanie motywu, kolorów i czcionek ... 506

Ponowne stosowanie motywu ... 506

Ponowne stosowanie schematu kolorów ... 507

Ponowne stosowanie czcionki ... 508

Rozdzia 21. Edytowanie pokazu slajdów ... 509

Ogldanie wielu slajdów jednoczenie ... 509

Panel Slajdy ... 510

Widok Sortowanie slajdów ... 510

Dodawanie, usuwanie i przemieszczanie slajdów ... 512

Dodawanie pustych slajdów ... 512

Usuwanie slajdów ... 514

Zmienianie kolejnoci slajdów ... 514

Powielanie slajdów ... 515

Wycinanie, kopiowanie i wklejanie slajdów ... 516

Wstawianie slajdów pobranych z innej prezentacji ... 516

Edytowanie wzorców slajdów i ukadów ... 519

Stosowanie wielu wzorców slajdów ... 521

Dodawanie nagówków i stopek ... 523

Dodawanie stopek do slajdów ... 523

Dodawanie nagówków i stopek do materiaów informacyjnych oraz notatek ... 525

Rozdzia 22. Wstawianie wykresów, diagramów i tabel ...527

Tworzenie wykresów ... 528

Wybieranie typu wykresu ... 529

Tworzenie wykresu ... 530

Modyfikowanie wykresów przy uyciu gotowych ukadów i stylów ... 534

Tworzenie diagramów ...537

Dodawanie diagramów do slajdów ...538

Przeksztacanie list tekstowych na diagramy ...540

Modyfikowanie diagramów za pomoc gotowych stylów i schematów kolorów ...541

Modyfikowanie diagramów ...542

Tworzenie tabel ...544

Tworzenie prostej tabeli ...544

Modyfikowanie tabel ...549

Zmienianie rozmiarów tabeli ...554

Przemieszczanie tabel ...554

Usuwanie tabel ...554

Rozdzia 23. Przedstawianie prezentacji ... 555

Konfigurowanie pokazu slajdów ...555

Wybór typu pokazu ...556

Ukrywanie pojedynczych slajdów ...558

Wybór monitora dla wywietlania notatek lektora ...560

Ustawianie automatycznego chronometrau ...560

Odtwarzanie w ptli ...562

Tworzenie rónych wersji tej samej prezentacji ...562

Tworzenie pokazu niestandardowego ...563

Edytowanie pokazu niestandardowego ...565

Odtwarzanie pokazu slajdów ...566

Tworzenie pokazów programu PowerPoint ...567

Przesyanie prezentacji drog e-mailow ...568

Nagrywanie prezentacji na pyt CD ...569

Rozdzia 24. Drukowanie prezentacji ... 571

Drukowanie slajdów (po jednym na stronie) ...572

Materiay informacyjne (kilka slajdów na jednej stronie) ...576

Foliogramy ...579

Notatki prelegenta ...580

Konspekt prezentacji ...581

Rozdzia 25. Obrazy i przejcia slajdów ... 583

Rysowanie na slajdach ...584

Rysowanie linii i ksztatów ...586

Rysowanie czników ...586

Dodawanie obrazów tworzonych w innych programach ...589

Wstawianie obrazów przechowywanych na komputerze ...589

Dodawanie wbudowanych obiektów clipart ...591

Przejcia slajdów ... 594

Typy przej ... 594

Dodawanie przej pomidzy slajdami ... 595

Cz IV Access 2007 PL ...599

Rozdzia 26. Tworzenie pierwszej bazy danych ...601

Co moesz zrobi za pomoc Accessa? ... 602

Dwie strony Accessa ... 603

Access kontra Excel ... 604

Poznaj bazy danych Access ... 606

Zaczynamy ... 607

Tworzenie nowej bazy danych ... 609

Poznaj tabele ... 612

Tworzenie prostej tabeli ... 613

Edytowanie tabeli ... 616

Zapisywanie i otwieranie baz danych Access ... 620

Tworzenie kopii zapasowych ... 621

Zapisywanie bazy danych pod inn nazw lub w innym formacie ... 622

Otwieranie bazy danych ... 622

Otwieranie wicej ni jednej bazy danych naraz ... 624

Otwieranie bazy danych utworzonej w poprzednich wersjach Accessa ... 625

Tworzenie kolejnej bazy danych ... 627

Okienko nawigacji ... 627

Przegldanie tabel za pomoc okienka nawigacji ... 627

Zarzdzanie obiektami bazy danych ... 629

Rozdzia 27. Tworzenie sprawnie dziaajcych tabel ... 633

Poznaj typy danych ... 633

Widok projektu ... 634

Organizowanie i opisywanie pól ... 636

Jak dziaaj aktualizacje w Widoku projektu? ... 637

Typy danych w Accessie ... 638

Tekst ... 641

Nota ... 643

Liczba ... 646

Waluta ... 648

Data/Godzina ... 649

Tak/Nie ... 651

Hipercze ... 652

Zacznik ... 653

Autonumerowanie ... 655

Klucz podstawowy ... 657

Tworzenie wasnego pola klucza podstawowego ... 659

Sze zasad projektowania baz danych ...660

1. Wybierz dobre nazwy pól ...660

2. Dziel informacje ...661

3. Umieszczaj wszystkie szczegóy w jednym miejscu ...661

4. Unikaj powtarzania informacji ...663

5. Unikaj zbytecznych informacji ...664

6. Umieszczaj pole Identyfikator ...665

Rozdzia 28. Opanowywanie arkusza danych ...667

Dostosowywanie arkusza danych ...668

Formatowanie arkusza danych ...668

Przestawianie kolumn ...669

Zmiana wielkoci wierszy i kolumn ...670

Ukrywanie kolumn ...671

Blokowanie kolumn ...672

Nawigacja po arkuszu danych ...674

Sortowanie ...674

Filtrowanie ...677

Wyszukiwanie ...681

Drukowanie arkusza danych ...683

Podgld wydruku ...683

Dostrajanie wydruku ...685

Rozdzia 29. Blokowanie zych danych ... 687

Podstawy integralnoci danych ...687

Zapobieganie pustym polom ...688

Ustawianie wartoci domylnych ...690

Wykorzystanie indeksów do zapobiegania powtarzaniu wartoci ...691

Maski wprowadzania ...695

Uywanie gotowej maski ...697

Reguy sprawdzania poprawnoci ...700

Stosowanie reguy sprawdzania poprawnoci pola ...701

Tworzenie reguy sprawdzania poprawnoci pola ...702

Tworzenie regu sprawdzania poprawnoci tabeli ...706

Odnoniki ...707

Tworzenie prostego odnonika ze staymi wartociami ...708

Dodawanie nowych wartoci do listy odnonika ...711

Rozdzia 30. czenie tabel za pomoc relacji ... 713

Podstawy relacji ...714

Powtarzajce si dane kontra powizane dane ...714

Tosame pola: cze relacji ...716

czenie za pomoc kolumny Identyfikator ...716

Relacja rodzic – potomek ...717

Uywanie relacji ... 718

Definiowanie relacji ... 719

Edycja relacji ... 723

Wizy integralnoci ... 723

Nawigowanie przez relacje ... 726

Odnoniki z powizanymi tabelami ... 728

Rozdzia 31. Kwerendy — wielokrotne wyszukiwanie ...733

Podstawy kwerend ... 734

Tworzenie kwerend ... 735

Tworzenie kwerendy w Widoku projektu ... 735

Tworzenie prostej kwerendy za pomoc Kreatora kwerend ... 744

Poznaj kwerendy akcji ... 747

Testowanie kwerend akcji (zachowa ostrono) ... 747

Rodzina kwerend akcji ... 748

Rozdzia 32. Tworzenie raportów ... 749

Podstawy raportów ... 750

Tworzenie prostego raportu ... 751

Rozmieszczanie elementów raportu ... 753

Dodawanie i usuwanie pól ... 754

Wiele widoków raportu ... 756

Tworzenie raportu od podstaw ... 757

Drukowanie, podgldanie i eksportowanie raportu ... 759

Podgldanie raportu ... 759

Eksportowanie raportu ... 761

Jak zdoby dodatek Zapisz jako PDF? ... 763

Formatowanie raportu ... 765

Formatowanie kolumn i ich nagówków ... 766

Filtrowanie i sortowanie raportu ... 770

Filtrowanie raportu ... 770

Sortowanie raportu ... 772

Rozdzia 33. Tworzenie prostych formularzy ...773

Podstawy formularzy ... 774

Tworzenie prostego formularza ... 775

Korzystanie z formularza ... 778

Sortowanie i filtrowanie w formularzu ... 784

Sortowanie formularza ... 784

Filtrowanie formularza ... 784

Korzystanie z funkcji Filtruj wedug formularza ... 785

Zachowywanie filtrów na przyszo ... 787

Kreator formularzy ... 789

Rozdzia 34. Importowanie i eksportowanie danych ...793

Powody, dla których importujemy lub eksportujemy dane ...794

Jak dziaa eksportowanie ...794

Jak dziaa importowanie ...795

Korzystanie ze Schowka ...795

Kopiowanie tabeli Accessa do innego programu ...796

Kopiowanie komórek Excela do bazy Access ...799

Operacje importowania i eksportowania ...800

Typy plików, które mona importowa ...801

Importowanie danych ...802

Importowanie z pliku Excela ...804

Importowanie danych z pliku tekstowego ...806

Typy plików, do których mona eksportowa dane ...808

Eksportowanie danych ...809

Dodatki ... 811

Dodatek A Modyfikowanie paska Szybki dostp ...813

Dodatek B Poszukiwanie pomocy ...819

Skorowidz ...831

Wprowadzenie

Posiadanie komputera z pakietem Microsoft Office to dla rzeszy pracowników korporacyjnych niemale obywatelski obowizek — jeli chodzi o reszt spoe- czestwa, to wcale nie jest inaczej. Dla Microsoftu bya to zawsze wietna wia- domo, bo to wanie Word, Excel, PowerPoint i Access byy przyczyn tego, e wpywy tej firmy przekraczay dochody budetów niejednego maego pastwa.

Przez cae lata firma Microsoft korzystaa z tego niby-monopolu jako pewnego, zdajc sobie spraw z tego, e pracownicy biurowi z caego wiata bd pilnie ak- tualizowa posiadane oprogramowanie do kadej nowej wersji. Bo jakby nie pa- trze, z pracy biurowej, polegajcej na redagowaniu listów, tworzeniu arkuszy kalkulacyjnych, prezentacji i baz danych, nikt jeszcze nie zosta zwolniony za posugiwanie si programami Microsoftu.

Obecnie, po wydaniu wersji 2007 nasi przyjaciele z Redmond wreszcie odpacili si wiernym uytkownikom. Wersje programów biurowych z pakietu Office 2007 zostay gruntownie przerobione, znacznie uatwiajc uytkownikom ko- rzystanie z nich. Zmiany wymagaj co prawda przyzwyczajenia si do nich, roz- poznania i obycia z nimi, ale po to masz t ksik.

Uwaga: Niniejsza ksika dotyczy najnowszego i najlepszego dotychczasowego wydania pakietu Microsoft Office — Office 2007, przeznaczonego wycznie dla systemów z rodziny Windows. Naj- nowsze wydanie pakietu dla systemów Macintosh zostao opisane w ksice Office 2004 for Ma- cintosh: The Missing Manual.

Co nowego w pakiecie Office 2007

Odkd Microsoft Office podbi wiat (lata dziewidziesite XX wieku), progra- my takie jak Word, Excel, PowerPoint i Access nie zmieniay si zanadto. Cho

od czasu do czasu pojawiay si zupenie nowe, przydatne moliwoci, Microsoft spdza wicej czasu na wprowadzaniu dziwacznych gadetów, takich jak gada- jcy spinacz.

Co nowego w pakiecie Office 2007

C Z  S T O Z A D A W A N E P Y T A N I A

Odmiany Office 2007

Jak to moliwe, e na moim komputerze nie ma Ac- cessa ani PowerPointa?

Jeli na swoim komputerze nie moesz w ramach pa- kietu Office 2007 znale programu Access albo Po- werPoint, nie martw si — wcale si nie zgubiy. Pakiet Office 2007 jest wydawany w kilku rónych odmianach (firma Microsoft nazywa je „wersjami”); wszystkie za- wieraj programy Word 2007 i Excel 2007, z pozo- staymi rzecz wyglda rónie.

Wybór ogranicza z jednej strony wersja Basic z pro- gramami Word, Excel i Outlook (to program do ob- sugi poczty elektronicznej i organizacji czasu),

a wersja Enterprise z drugiej. Ta ostatnia to wersja dla pracowników wielkich korporacji i zawiera wszystko:

nie tylko Worda, Excela, PowerPointa i Accessa, ale i szereg innych aplikacji.

Jeli interesuj Ci rónice pomidzy wersjami pakietu Microsoft Office 2007, zajrzyj na stron WWW firmy Microsoft (www.microsoft.pl), gdzie poprzez odnoni- ki Office, a nastpnie Porównaj wersje dotrzesz do tabeli zestawiajcej zawarto poszczególnych wa- riantów. Jeli chcesz uzupeni skad swojego pakietu o programy PowerPoint i Access bez kupowania cae- go zestawu, moesz dokupi te programy osobno.

Office 2007 przeamuje ten schemat i wprowadza najwiksze zmiany od czasu pakietu Office 95. Najbardziej rzucajc si w oczy zmian jest znacznie popra- wiony interfejs uytkownika (okna, paski narzdzi, menu i skróty klawiaturowe uywane w pracy z aplikacjami pakietu Office). Microsoft po zbyt dugim okresie czasu, w którym stara si uproci chaotyczne, przeadowane paskami narzdzi interfejsy wikszoci aplikacji z pakietu Office, zebra si w kocu na odwag

i zupenie je przeprojektowa. W efekcie powsta cakowicie nowy interfejs uyt- kownika, który wreszcie jest odpowiednio intuicyjny. Gównym elementem no- wego interfejsu jest nadrzdny pasek narzdziowy — tak zwana Wstka.

Wstka

Najlepsz modyfikacj, któr wprowadzono do pakietu Office na przestrzeni ostatnich lat, jest koncepcja wstki narzdziowej. Wszystko, co zechcesz zrobi

w programach pakietu Office, zostao na niej umieszczone. Zawarto wstki za- ley od programu, ale zasadniczo pozostaje ona spójna: w kadym przypadku sta- nowi centrum sterowania dla wszystkich wykonywanych czynnoci.

Uwaga: W programie Access 2007 wstka jest niewidoczna do czasu utworzenia bazy danych.

Wstk naley traktowa jako rozbudowany pasek narzdziowy. Na pocztku wydaje si, e zajmuje w oknie programu zbyt duo miejsca (zobacz rysunek W.1), ale wcale tak nie jest — wicej przestrzeni w poprzednich wersjach programów zajmowa klasyczny pasek menu z kilkoma zestawami pasków narzdzi. Poza tym wstka zawsze jest na swoim miejscu, nigdy si nie powiksza i poniewa

nie mona jej modyfikowa ani przenosi, tak jak paski narzdzi w poprzednich wersjach, nie mona jej przypadkowo usun.

Co nowego w pakiecie Office 2007

Rysunek W.1.

Wstka jest pena szczegóów. Gdy przytrzymasz kursor nad przyciskiem, nie pojawi si lakoniczny opis w ótym polu.

Zamiast tego pojawi si przyjazne okienko z krótkim, ale treci- wym opisem. Tutaj widoczny jest efekt przytrzymania kur- sora nad poleceniem Tabela w Accesie 2007 PL

Wskazówka: Wstki narzdzi w Office 2007 to jeden z tych nowych elementów, które najatwiej zrozumie i doceni w akcji — na stronie www.missingmanuals.com, pod odnonikiem Missing CD-ROM waciwym dla oryginau niniejszej ksiki znajdziesz demonstracj zasady dziaania wstki w Wordzie.

Dziki wstce znacznie atwiej jest znale  poszczególne funkcje i zapamita

ich pooenie, poniewa kade z narzdzi znajduje si w logicznie powizanych zakadkach (zwanych te kartami). Co wicej, gdy uytkownik odnajdzie intere- sujcy go przycisk, zwykle bez trudu moe równie odnale  inne powizane z nim polecenia, przegldajc jedynie grup, w której przycisk si znajduje. Ina- czej mówic, wstka nie jest tylko kolejnym wygodnym narzdziem, ale take doskonaym rozwizaniem do poznania moliwoci poszczególnych programów.

Wskazówka: Chcesz odzyska przestrze zajmowan przez wstk? Po prostu kliknij dwukrotnie aktywn zakadk, a wstka zostanie zwinita, pozostawiajc jedynie wiersz z tytuami zakadek.

Ponownie kliknij dwukrotnie zakadk, aby przywróci przyciski.

Jedn z przyjemniejszych cech zakadek wstki jest to, e nigdy si nie zmie- niaj — to znaczy, e nie ma tu tajemniczego przemieszczania si i znikania po- lece. Wstka zostaa zaprojektowana tak, aby polecenia pozostaway zawsze w tych samych miejscach i by wiedzia, gdzie ich szuka. Jedynie kiedy powik- szysz okno programu, zmieni swój ukad tak, aby lepiej wykorzysta dostpne miejsce (rysunek W.2).

W zalenoci od wielkoci okna przycisk, który bdziesz musia klikn, moe nie zawiera tekstu. Zamiast tego moe pojawi si jako maa ikona. W takiej sy- tuacji, aby pozna nazw tajemniczego przycisku, moesz przytrzyma nad nim wska nik myszy, zanim zdecydujesz si, czy go klikn.

Co nowego w pakiecie Office 2007

Rysunek W.2. ^{W tym} przykadzie Accessowi zabrako miejsca na wy-

wietlenie sekcji Widoki, Rekordy i Znajdowanie zakadki Narzdzia gów- ne, wic zostay one za- stpione przyciskami.

Gdy klikniesz który z tych przycisków, zostanie wy-

wietlony panel zawie- rajcy poszukiwane ele- menty

Zakadki

Aby rozmieci wszystkie te przyciski, trzeba byo podzieli wstk na zakadki odpowiadajce kategoriom czynnoci. Po uruchomieniu kadego z programów z pakietu Office zobaczysz zakadk Narzdzia gówne — to, jakie bd pozostae zakadki, zaley od tego, o jaki program chodzi. Na przykad Excel na pocztku udostpnia na wstce siedem zakadek. Gdy która z nich zostanie kliknita, na ekranie pojawi si zupenie nowa kolekcja przycisków (rysunek W.3).

Rysunek W.3. Po uruchomieniu Excela aktywna jest zakadka Narzdzia gówne, natomiast po klikniciu za- kadki Ukad strony uytkownik zyskuje dostp do szeregu zada takich jak dostosowywanie rozmiaru strony i wykonywanie wydruków. Przyciski obecne na zakadce s zebrane w mniejsze grupy, dziki czemu ich organi- zacja jest bardziej czytelna

Co nowego w pakiecie Office 2007

Zakadki kontekstowe pozwalaj pracowa ze specjalnymi obiektami, takimi jak obrazy czy wykresy. Pojawiaj si nad wstk, a w ksice s zapisywane z pio- now kresk po kontekstowej czci ich nazwy, na przykad Narzdzia wykre- sów|Formatowanie. Zakadki kontekstowe pojawiaj si tylko wtedy, gdy s rze- czywicie potrzebne, i automatycznie znikaj, kiedy staj si zbdne. Na przykad gdy zaznaczymy wykres umieszczony na slajdzie, pojawi si trzy nowe zakad- ki: Narzdzia wykresów|Projektowanie, Narzdzia wykresów|Ukad i Narz- dzia wykresów|Formatowanie. Jeli nastpnie zaznaczymy fragment tekstu, Po- werPoint uzna, e zakoczylimy formatowanie wykresu, i ukryje te zakadki.

Warto powici troch czasu na przyzwyczajenie si do wstki z zakadkami.

Poklikaj poszczególne zakadki, aby dowiedzie si, co dokadnie si w nich znaj- duje. W trakcie lektury tej ksiki bdziesz poznawa kolejne z tych polece.

Wskazówka: Jeeli dysponujesz mysz z rolk, moesz jeszcze sprawniej porusza si po elemen- tach zakadek poprzez ustawienie kursora nad wstk i krcenie pokrtem.

Grupy

Po uruchomieniu kadego z programów pakietu Office 2007 PL automatycznie wywietlana jest karta Narzdzia gówne, która zawiera opcje formatowania tek- stu podzielone na odpowiednie sekcje, czyli grupy. Na przykad jeli korzystasz z programu PowerPoint, opcje z grupy Czcionka pozwalaj zmieni tekst na po- grubiony lub podkrelony, a opcje z grupy Akapit su m.in. do wyrównywania tek- stu i formatowania go jako listy punktowanej lub numerowanej.

Przyciski polece

Jak atwo si domyli, aby wybra jak opcj na wstce, naley klikn odpo- wiedni przycisk. Na przykad aby podkreli tekst nagówka, wystarczy go zazna- czy i w grupie Czcionka klikn przycisk Podkrelenie. Podobnie, aby zmieni ko- lor tekstu, naley go najpierw zaznaczy, a nastpnie w grupie Czcionka na zakadce Narzdzia gówne klikn przycisk Kolor czcionki.

Przyciski otwierajce okna dialogowe

Aby da nam pen kontrol nad kadym elementem pokazu slajdów, zachowu- jc jednak podstawow zasad udostpniania wszystkich opcji na wstce, pro- jektanci interfejsu Office’a 2007 umiecili w prawym dolnym rogu wikszoci grup malekie przyciski suce do otwierania okien dialogowych. Kliknicie ta- kiego przycisku otwiera okno dialogowe odpowiadajce danej grupie. Na przykad jeli klikniemy taki przycisk w grupie Czcionka w programie PowerPoint, otwo- rzy si okno Czcionka pokazane na rysunku W.4.

Co nowego w pakiecie Office 2007

Rysunek W.4. ^Jeli klikniesz w kwadracik w prawym dolnym na- roniku grupy Czcionka (zakrelone u góry), wywietli si okno dia- logowe wyboru czcionki (na dole)

Uywanie wstki z klawiatury

Zdeklarowani mionicy klawiatury uciesz si zapewne na wie o tym, e pole- cenia wstki mona wywoywa za pomoc klawiszy. Caa sztuka polega na uyciu skrótów klawiaturowych, czyli serii klawiszy rozpoczynajcej si od klawi- sza Alt (a zatem tego samego klawisza, za pomoc którego uaktywnia si menu).

Gdy uywa si skrótów klawiaturowych, nie trzeba naciska jednoczenie wszyst- kich klawiszy. (Wkrótce bdziesz si móg przekona o tym, e niektóre kombinacje klawiszy skadaj si z tak wielu liter, e gdyby chcia nacisn je wszystkie jedno- czenie, musiaby poprosi o pomoc jeszcze jedn osob). Wystarczy w takiej sytu- acji naciska poszczególne klawisze jeden po drugim.

Caa sztuka korzystania ze skrótów klawiaturowych polega na tym, by zrozu- mie, e gdy nacinity zostanie klawisz Alt, trzeba wykona dwie czynnoci w nastpujcej kolejnoci:

1. wybra zakadk wstki, 2. wybra polecenie na wstce.

Zanim wywoane zostanie konkretne polecenie, trzeba wybra odpowiedni za- kadk (nawet jeli zakadka jest ju wywietlona). Kady skrót wymaga naci-

nicia co najmniej dwóch klawiszy po uprzednim naciniciu klawisza Alt. Jeli trzeba skorzysta z podmenu, liczba wymaganych nacini klawiszy moe by

jeszcze wiksza.

Co nowego w pakiecie Office 2007

Na razie cay proces wyglda zapewne zupenie niepraktycznie. Jak mona za- kada, e uytkownik zapamita dziesitki rónych kombinacji klawiszy w ra- mach skrótów klawiaturowych?

Na szczcie Office pomaga w uyciu nowego rozwizania za pomoc odpowied- nich wskazówek nazywanych KeyTips. Jak dziaaj wskazówki? Otó gdy naci-

niesz klawisz Alt, nad kad zakadk wstki pojawi si litery. Po naciniciu litery odpowiadajcej zakadce wywietlone zostan litery odpowiadajce po- szczególnym poleceniom na tej zakadce (rysunek W.5). Nacinicie danej litery spowoduje wywoanie odpowiadajcego jej polecenia (rysunek W.6).

Rysunek W.5. ^{Po naci-}

niciu klawisza Alt Excel wywietli litery odpowia- dajce kadej zakadce, menu Office oraz przyci- skom paska narzdzi Szybki dostp. Gdy naci-

niesz klawisz M odpo- wiadajcy zakadce Formuy, obok kadego polecenia na zakadce pojawi si litera, jak na rysunku W.6

Rysunek W.6. ^{W na-} stpnym kroku moesz nacisn klawisz F, aby wywoa polecenie Wstaw funkcj, klawisz H wywoa polecenie Auto- sumowanie i tak dalej.

Nie masz nawet co pró- bowa powiza liter z nazwami polece albo zakadek. Na wstce znajduje si tyle funkcji,

e w wikszoci przy- padków litery nie maj

adnego zwizku z pole- ceniem

Niektóre pozostae skróty klawiaturowe — zwaszcza te, z których uytkownicy korzystali od lat — nie wykorzystuj wstki. Przykadem s kombinacje klawi- szy z klawiszem Ctrl. Na przykad skrót Ctrl+C „od zawsze” kopiuje zawarto

zaznaczonego obszaru do schowka; Ctrl+S „od zawsze” zapisuje zmiany w bie- cym dokumencie. Posta skrótu klawiaturowego moesz pozna, zatrzymujc wska nik myszy nad ikon polecenia — przesu wska nik nad przycisk Wklej na zakadce Narzdzia gówne, a zobaczysz podpowied : skrótem funkcji wklejania ze schowka jest kombinacja Ctrl+V.

Co nowego w pakiecie Office 2007

Menu Office

W pakiecie Office 2007 pozosta jeden element tradycyjnego menu obecny we wczeniejszych wersjach. Dotychczasowe menu Plik, które suyo do otwiera- nia, zapisywania i drukowania plików, zostao przeksztacone w menu Office.

Menu Office mona uaktywni przez nacinicie przycisku Office, który ma po- sta duej, okrgej ikony Office i znajduje si w lewym górnym rogu okna (rysu- nek W.7) we wszystkich programach pakietu.

Rysunek W.7.

Menu Office (tu z programu Excel) jest wiksze i bar- dziej czytelne ni

menu tradycyjne.

Po prawej stronie menu posiada równie list

ostatnio otwiera- nych dokumentów

Za pomoc menu Office wykonuje si trzy rodzaje czynnoci:

x Prac z plikami (tworzenie, otwieranie, zamykanie i zapisywanie plików).

x Drukowanie pliku.

x Konfigurowanie sposobu dziaania poszczególnych programów. Kliknicie przycisku Opcje programu Word (nazwa przycisku zmienia si w zalenoci od tego, jakiego programu uywasz) znajdujcego si u dou menu spowo- duje wywietlenie okna dialogowego z opcjami, w którym definiuje si usta- wienia dla programu.

Do jednego z rozwiza wykorzystanych w menu trzeba si nieco przyzwyczai.

Niektóre polecenia menu ukrywaj podmenu z dodatkowymi poleceniami. Do- tyczy to na przykad polecenia Drukuj. W menu Office mona wybra polecenie Drukuj, aby wydrukowa efekty swojej pracy. Jeli jednak kliknita zostanie znajdujca si obok polecenia Drukuj strzaka wskazujca w prawo (albo gdy na chwil umieci si nad ni kursor myszy), pojawi si podmenu z dodatkowymi opcjami, widoczne na rysunku W.8.

Co nowego w pakiecie Office 2007

Rysunek W.8.

Drukuj to zarówno polecenie menu, które moesz klik- n mysz, jak i polecenie otwie- rajce podmenu.

Aby ujrze pod- menu, musisz umieci kursor myszy (lecz nie kli- ka mysz) nad poleceniem Drukuj albo klikn strza- k po prawej stro- nie (jak na rysun- ku). Sama wstka równie zawiera kilka przycisków, które dziaaj

w podobny sposób

Pasek narzdzi Szybki dostp

Bystre oko z pewnoci ju wypatrzyo may fragment ekranu po prawej stronie przycisku Office, tu nad wstk. Znajduje si tam szereg maych ikon, takich jak w paskach narzdzi we wczeniejszych wersjach Office’a (rysunek W.9). Jest to pasek narzdzi Szybki dostp (ang. Quick Access toolbar, a dla ekspertów po pro- stu QAT).

Rysunek W.9.

Pasek narzdzi Szybki dostp umieszcza w za- sigu rki polecenia Zapisz, Cofnij i Wykonaj ponow- nie. W tym przy- kadzie Access zamieszcza tam te polecenia, po- niewa wikszo

osób korzysta z nich czciej ni z pozostaych.

Jednak jak do- wiesz si z dodat- ku A, moesz tam umieci dowolne polecenia

Co nowego w pakiecie Office 2007

Gdyby pasek narzdzi Szybki dostp by jedynie specjalizowanym skrótem dla trzech polece, nie warto byoby w ogóle si na nim skupia. Jednak interesujc

cech paska jest to, e mona go dostosowywa do wasnych potrzeb. Inaczej mó- wic, moesz usun z paska te polecenia, których nie uywasz, oraz doda wa- sne, ulubione. Sposób wykonywania odpowiednich czynnoci zosta opisany w dodatku A.

Microsoft celowo nada paskowi Szybki dostp tak mae rozmiary, poniewa jego zadaniem jest udostpnianie wyselekcjonowanych skrótów dla polece. Nawet jeeli poszalejesz podczas dodawania wasnych polece do paska Szybki dostp, reszta wstki pozostanie niezmieniona, a to z kolei oznacza, e kolega z pracy albo narzeczona nadal mog korzysta z Twojego komputera, unikajc bólu go- wy zwizanego z poszukiwaniem polece w zmienionym ukadzie menu.

Natychmiastowy podgld

Czy kiedykolwiek Twoja rka zatrzymaa si nad poleceniem albo opcj forma- towania, bo zastanawiao Ci, co ona zrobi z dokumentem? Czasy takich rozte- rek masz za sob, a to za spraw kolejnej nowoci z Office 2007, czyli funkcji Podgld na ywo. Teraz w programie Word, Excel i PowerPoint 2007 kiedy chcesz na przykad zmieni formatowanie czy kolor czcionki, to efekt ewentual- nego zatwierdzenia zmiany zobaczysz w dokumencie, arkuszu lub biecym slajdzie prezentacji ju po zatrzymaniu wska nika nad polem koloru (patrz ry- sunek W.10). Jeli zmiana Ci si podoba, wystarczy, e klikniesz. Jeli nie, odsu

wska nik myszy znad pola opcji czy polecenia, a dokument wróci do pierwotnej postaci. Oczywicie, podgld nie dotyczy tylko czcionek i barw.

Rysunek W.10.

Widoczna tu galeria motywów jest jedn

z wielu istniejcych w PowerPoincie.

Umieszczenie wska nika myszy nad elementem galerii powoduje automatyczne wygenerowanie jego podgldu w biecym slajdzie

Same podstawy

Podgld na ywo oszczdzi Ci czasu i wysiku, bo bdziesz móg oglda wpyw dziaania opcji na dokument „na ywo”, jeszcze zanim zatwierdzisz opcj czy polecenie (w poprzednich wersjach trzeba byo wybra opcj i zatwierdzi j, do- piero potem mona byo obejrze efekt; jeli by niezadowalajcy, trzeba byo wy- cofa operacj i zacz wszystko od nowa).

Uwaga: Funkcja podgldu nie jest obowizkowa. Jednym z powodów jej wyczenia moe by to,

e okno galerii bdzie zasania akurat t cz slajdu, któr chcesz zmodyfikowa, i jej podgld nie bdzie widoczny. Innym powodem moe by to, e niektórzy ludzie po prostu nie lubi, gdy pro- gram zmienia cokolwiek w wygldzie slajdu — nawet gdy jest to zmiana tylko tymczasowa — bez ich zgody, czyli kliknicia mysz. Aby wyczy t funkcj, kliknij kolejno Przycisk pakietu Offi- ce/Opcje programu PowerPoint/Popularne i usu zaznaczenie opcji Wcz podgld na ywo.

Minipasek narzdzi

Office 2007 pozby si wikszoci pasków narzdzi, ale nie wszystkich. Jednym z tych, które pozostay, jest minipasek narzdzi pokazany na rysunku W.11. Po- lecenia formatowania zebrane na miniaturowym pasku zada s identyczne z poleceniami wstki, wic wcale nie jest on niezbdny, ale niektórzy uwaaj,

e jest porczny. Jeli Ci irytuje, moesz go wyczy, klikajc Przycisk pakietu Office, a potem przycisk Opcje programu [Word/Excel/PowerPoint/Access]. Na- stpnie w wywietlonym oknie w lewej kolumnie przejd do Popularne i usu

zaznaczenie pola Poka minipasek narzdzi przy zaznaczaniu.

Rysunek W.11. Minipasek narzdzi stanowi wyjtek od zasady przyjtej przez projektantów Office’a 2007, zgodnie z któr aden element nie powinien nagle pojawia si i znika, ale jako e wielu uytkowników po-

wica duo czasu na formatowanie tekstu, postanowiono tak moliwo zachowa. Minipasek jest czcio- wo przezroczysty i znika natychmiast, gdy tylko go zignorujemy i rozpoczniemy wpisywanie nowego tekstu

Same podstawy

Piszc t ksik, staralimy si unika stosowania specjalistycznego argonu i technicznej terminologii, ale pewne pojcia z zakresu obsugi komputera bd

w niej wystpowa dosy czsto. Jeli Twoje rce znajdoway si kiedy na klawia- turze komputera, to zapewne czynnoci opisane poniej nie s Ci obce:

Same podstawy

x Naciskasz klawisze klawiatury, a w Twoim dokumencie pojawia si tekst.

x Aby wpisa wielkie litery lub róne znaki, które znajduj si nad klawi- szami numerycznymi (!@#$&*^), musisz przytrzyma klawisz Shift.

x Kiedy wciniesz klawisz Caps Lock, bdziesz pisa jedynie wielkimi literami, ale cyfry i inne symbole bd pojawiay si normalnie.

x Jeeli chcesz poprawi jaki bd, który pojawi si w trakcie pisania, sko- rzystaj z klawisza Backspace. Jedno wcinicie spowoduje przesunicie kur- sora o jedno miejsce wstecz i wymazanie ostatniego znaku. Jego dusze przy- trzymanie spowoduje, e kursor bdzie przesuwa si wstecz, „zjadajc”

efekt Twojej pracy, jak godujcy pochaniaby zawarto szwedzkiego stou.

x Klawisz Delete (Del), który znajduje si z reguy w pobliu numerycznej cz-

ci klawiatury, równie usuwa jeden znak, tyle e znajdujcy si z przodu kursora.

Jeli ju to opanujesz, bdziesz gotów do pracy z ksik Office 2007 PL. Nieofi- cjalny podrcznik. Zakadam te, e znane Ci s inne pojcia, podane poniej:

x Kliknicie. Wiele opisywanych w tej ksice polece wymaga uycia myszy lub panelu dotykowego (ang. trackpad lub touchpad) w przypadku laptopa.

Kliknicie polega na wskazaniu kursorem w postaci strzaki okrelonego ele- mentu na ekranie monitora, a nastpnie — bez przesuwania kursora — wcini- ciu i natychmiastowym zwolnieniu lewego przycisku myszy (lub trackpadu).

Dwukrotne kliknicie oznacza wykonanie drugiego kliknicia bezporednio po pierwszym, przy czym kursor nie moe w tym czasie zmieni swego pooe- nia. Przeciganie polega na przesuwaniu kursora przy wcinitym cigle le- wym przycisku myszy. Kliknicie prawym przyciskiem myszy róni si od zwykego kliknicia tylko tym, e uywany jest prawy przycisk myszy zamiast lewego.

Wywoanie niektórych polece wymaga, aby podczas kliknicia wcinity by okrelony klawisz, na przykad Shift lub Ctrl.

x Skróty klawiaturowe. Za kadym razem, gdy odrywamy do od klawiatury, by wykona ruch mysz, tracimy czas i potencjalnie zakócamy tok pracy twórczej. Dlatego wielu dowiadczonych uytkowników komputera stosuje, gdy tylko jest to moliwe, skróty klawiaturowe zamiast wybierania polece za po- moc myszy. Przykadowo Ctrl+B jest skrótem wczajcym pogrubienie tekstu (nie tylko w PowerPoincie 2007, ale równie w wikszoci innych programów). Chcc zastosowa skrót klawiaturowy typu Ctrl+S (który suy do zapisywania zmian w biecym dokumencie), musimy przytrzyma wci-

nity klawisz Ctrl, wcisn w tym czasie dodatkowo klawisz S, a nastpnie zwolni je obydwa. Z kolei gdy zechcemy zastosowa skrót typu Alt+F,S (nowsza wersja skrótu dla polecenia Zapisz), musimy wcisn klawisz Alt, potem F i na koniec S.

Uwaga: W niektórych przypadkach poleceniu mog odpowiada dwie litery, co oznacza, e uytkownik musi nacisn dwa klawisze jeden po drugim. Na przykad skrót Alt+G, FD oznacza nacinicie kla- wiszy Alt potem G, nastpnie F i na koniec klawisza D.

O ksice

x Wszystkie drogi prowadz do Rzymu. PowerPoint 2007 zwykle oferuje kilka sposobów wybrania tej samej opcji — przez kliknicie przycisku na wstce, przez kliknicie prawym przyciskiem myszy obiektu umieszczonego na slaj- dzie i wybranie opcji z menu podrcznego lub przez wcinicie odpowiedniej kombinacji klawiszy. Niektórzy preferuj szybko dziaania i wybieraj skróty klawiaturowe, a inni wol widzie wszystkie dostpne polecenia w formie menu lub paska narzdzi. W ksice podawane s obie moliwoci, aby kady móg

sprawdzi, które z tych rozwiza odpowiada mu najbardziej.

O ksice

Mimo wielu ulepsze w samym oprogramowaniu, jedno — dokumentacja — nie polepszyo si ani troch. Faktycznie, w programach pakietu Office 2007 nie znajdziesz w ogóle drukowanego podrcznika. Specjalici z firmy Microsoft oczekuj, e nauk o tysicach funkcji tego pakietu bdziesz pobiera od systemu pomocy.

Od czasu do czasu pomoc jest faktycznie przydatna, na przykad kiedy szukasz krótkiego objanienia tajemniczej nowej funkcji. Z drugiej strony, jeli próbujesz nauczy si na przykad tego, jak utworzy atrakcyjny wykres, znajdziesz tu je- dynie zwize, a czsto niejasne instrukcje.

Ta ksika to wanie podrcznik, którego brakuje w pakiecie Office 2007. Na jej stronach znajdziesz szczegóowe instrukcje i wskazówki dotyczce stosowania niemal wszystkich funkcji programów pakietu Office — równie tych, które wczeniej nie byy Ci znane.

Ukad treci

Ksika jest podzielona na pi czci zawierajcych po kilka rozdziaów:

x Cz I. Word 2007 PL zaczyna si od podstaw, czyli uruchamiania pro- gramu i tworzenia nowego dokumentu, a koczy na zaawansowanych tech- nikach, na przykad tworzeniu konspektu. Nauczysz si wszystkiego, co po- trzebne do posugiwania si Wordem.

x Cz II. Excel 2007 PL pokazuje, jak tworzy i edytowa arkusze kalkula- cyjne w programie Excel, jak przeprowadza obliczenia za pomoc formu

oraz odwzorowywa dane w tabelach i wykresach.

x Cz III. PowerPoint 2007 PL nauczy Ci tworzenia wszystkiego, co po- trzebne w profesjonalnej i przyjemnej dla oka prezentacji: slajdów, diagra- mów, materiaów informacyjnych, obrazów oraz przej slajdów itp.

x Cz IV. Access 2007 PL poprowadzi Ci przez proces tworzenia bazy da- nych, sortowania danych, czenia tabel za pomoc relacji, tworzenia kwe- rend i wszystkiego, co potrzebne do zarzdzania cennymi, bo Twoimi danymi.

O ukonikach

x Dodatki. Ksika koczy si dwoma krótkimi dodatkami. Dodatek A jest powicony modyfikowaniu paska narzdzi Szybki dostp w pakiecie Office 2007. Dodatek B pokazuje, jak porusza si wród artykuów wbudowanego systemu pomocy i jak uzyska pomoc od rzeszy innych uytkowników, mi-

oników i ekspertów pakietu Office.

O ukonikach

W tej ksice, jak i w caej serii „Nieoficjalnych podrczników”, znajdziesz zda- nia typu: „Kliknij przycisk Start/Wszystkie programy/Microsoft Office/Microsoft Office Word 2007”. Jest to skrótowa forma zapisu znacznie duej instrukcji, zgodnie z któr powinno si otworzy menu Start, a nastpnie wybra Wszystkie programy. Stamtd masz skierowa si do folderu Microsoft Office i klikn iko- n programu Word, co spowoduje jego uruchomienie.

Zgodnie z t zasad wybiera si wszystkie polecenia i menu, jak pokazuje to ry- sunek W.12.

Rysunek W.12. W tej ksice uko-

niki su do uproszczenia zapisu struktury wstki programu Word i jego polece. Na przykad, jak po- kazuje rysunek, „Wybierz Widok/

Powikszenie/Szeroko strony”

jest skrócon wersj zapisu „kliknij kart Widok, nastpnie z grupy Powikszenie wybierz przycisk Sze- roko strony”

Przyciski rozwijane

Od czasu do czasu na wstce pojawi si przyciski, z którymi powizane jest krótkie menu. W zalenoci od rodzaju przycisku menu takie moe si pojawi

zaraz po klikniciu przycisku albo dopiero wówczas, gdy klikniesz strzak roz- wijania znajdujc na przycisku, jak na rysunku W.13.

Gdy trzeba skorzysta z tego rodzaju przycisku, ostatni element polece zawar- tych w tej ksice wskazuje pozycj, jak naley wybra z menu rozwijanego. Na przykad zaómy, e wybierasz polecenie Narzdzia gówne/Schowek/Wklej/Wklej specjalnie. Polecenie takie oznacza, e musisz wybra zakadk Narzdzia gów- ne, odszuka sekcj Schowek, klikn rozwijaln cz przycisku Wklej (i rozwin

tym samym menu z dodatkowymi opcjami), a nastpnie z menu wybra polece- nie Wklej specjalnie.

O ukonikach

Rysunek W.13.

W Excelu tekst znaj- dujcy si w schowku mona wklei na kilka sposobów. Aby wklei

tekst w standardowy sposób (ze wszystkimi standardowymi usta- wieniami), kliknij przy- cisk Wklej. Moesz tak-

e klikn doln cz

przycisku, aby ujrze

menu dostpnych opcji zwizanych z wklejaniem

Wskazówka: Na strzaki rozwijajce menu, znajdujce si na wstce, trzeba zwróci szczególn

uwag, poniewa na pocztku mog one by mylce. Aby zobaczy pen list dostpnych opcji, mu- sisz klikn cz przycisku ze strzak. Jeli klikniesz inn cz przycisku, lista nie zostanie wywietlo- na. Zamiast tego Excel wykona polecenie standardowe (czyli to, które jest najczciej wybierane) albo polecenie uyte ostatnio.

Przykady

W trakcie lektury niniejszej ksiki napotkasz szereg przykadów obrazujcych moliwoci poszczególnych programów pakietu Office. Wiele z tych przykadów mona pobra w postaci plików. Po prostu przejd do witryny www.helion.pl i wyszukaj stron dotyczc tej ksiki.