WOJEWODA MAŁOPOLSKI
31-156 Kraków, ul. Basztowa 22 * tel. 12 39 21 104 * fax 12 61 60 999 http://www.malopolska.uw.gov.pl
WP-VII.862.7.4.2012 Kraków, 9 lipca 2012 roku Pani
Barbara Babijczuk Dyrektor
Powiatowego Urzędu Pracy w Chrzanowie
WYSTĄPIENIE POKONTROLNE
Na podstawie art. 10 ust. 1 ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (Dz. U. z 2008 r. Nr 69, poz. 415 z późn. zm.) w dniach od 27 marca do 2 kwietnia 2012 roku przeprowadzono kontrolę problemową w Powiatowym Urzędzie Pracy w Chrzanowie, ul. Słowackiego 8, 32-500 Chrzanów.
Kontrolę przeprowadzili pracownicy Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie w składzie: Anna Nawrot - starszy inspektor, Monika Czyżyńska - starszy
inspektor wojewódzki, na podstawie upoważnienia nr 11 z dnia 16 marca 2012 roku wydanego przez Dyrektora Wydziału Polityki Społecznej działającego z upoważnienia Wojewody Małopolskiego.
Kontrolę przeprowadzono w zakresie sprawdzenia prawidłowości ustalania celu, wyznaczania osób i wydatkowania środków Funduszu Pracy w zakresie szkoleń pracowników urzędu pracy oraz ustalenia stanu faktycznego dotyczącego zgodności działań realizowanych w Centrum Aktywizacji Zawodowej (zwanego dalej CAZ) z przepisami ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy.
Kontrolą objęto następujący okres: w zakresie CAZ – od 1 stycznia 2010 roku do dnia kontroli, natomiast w zakresie szkoleń – od 1 stycznia 2011 roku do dnia kontroli, przy czym dane dotyczące kosztów przeznaczonych na szkolenia (art. 109 a ust. 2 cyt. powyżej ustawy) oraz limitu przyznanych środków zostały pobrane za 2009, 2010 i 2011 rok.
Kontrola dotyczyła zadań ujętych w budżecie zadaniowym Wojewody Małopolskiego na 2012 rok – Funkcja 14 Rynek pracy, Zadanie 14.2 Budowa nowoczesnych stosunków pracy, Podzadanie 14.2.2 Nadzór i kontrola, Działanie 14.2.2.3 Nadzór i działalność kontrolna nad prawidłowością realizacji zadań przez urzędy pracy.
Ustaleń kontroli dokonano w oparciu o analizę przedstawionych danych statystycznych i dokumentów, oględziny pomieszczeń oraz wyjaśnienia udzielone przez:
Panią Barbarę Babijczuk - Dyrektora Urzędu,
Panią Martę Płatek - Kierownika Wydziału Organizacyjno-Administracyjnego, Panią Ewelinę Pytlak - Kierownika Centrum Aktywizacji Zawodowej,
Panią Marię Wyrobiec - Starszego Specjalistę na Samodzielnym Stanowisku ds. Kadr i Szkolenia Pracowników.
W wyniku podjętych czynności kontrolnych w Powiatowym Urzędzie Pracy w Chrzanowie w zakresie wskazanym powyżej, działalność Urzędu została oceniona pozytywnie na podstawie następujących ustaleń:
Zagadnienia organizacyjne:
Kierownictwo w okresie objętym kontrolą stanowi: Pani Barbara Babijczuk - Dyrektor Powiatowego Urzędu Pracy w Chrzanowie oraz Pan Jerzy Kasprzyk – Zastępca Dyrektora Urzędu, który nadzoruje działanie CAZ. Organizowaniem szkoleń dla pracowników Urzędu zajmuje się Samodzielne Stanowisko ds. Kadr i Szkolenia Pracowników podlegające Dyrektorowi Urzędu.
Organizację Urzędu w okresie objętym kontrolą określał Regulamin Organizacyjny Powiatowego Urzędu Pracy w Chrzanowie zatwierdzony Uchwałą Nr 209/14/2010 Zarządu Powiatu Chrzanowskiego z 18.02.2010 r. oraz obecnie Regulamin Organizacyjny Powiatowego Urzędu Pracy w Chrzanowie zatwierdzony Uchwałą Nr 55/137/2011 Zarządu Powiatu Chrzanowskiego z 10.11.2011 r.
Na podstawie listy kontrolnej nr 1, ustalono, że liczba osób bezrobotnych zarejestrowanych na terenie powiatu, według stanu na 31 grudnia 2011 r. wynosiła 5.664 osoby. W Urzędzie zarejestrowanych było 825 osób z prawem do zasiłku i 4.839 osób bez prawa do zasiłku. Stopa bezrobocia na koniec grudnia 2011 roku wynosiła 13,4%.
I. Sprawdzenie prawidłowości ustalania celu, wyznaczania osób i wydatkowania środków Funduszu Pracy w zakresie szkoleń pracowników Urzędu:
Powiatowy Urząd Pracy w Chrzanowie opracował procedury w zakresie realizacji szkoleń dla pracowników w postaci polityki szkoleniowej, której celem jest podnoszenie kwalifikacji oraz wiedzy i kompetencji pracowników Urzędu. Ponadto, opracowano pisemną procedurę realizacji szkoleń zewnętrznych, która jest dostępna dla wszystkich pracowników.
W celu zdiagnozowania potrzeb szkoleniowych pracowników, Urząd sporządza plan szkoleń na dany rok kalendarzowy po akceptacji Dyrektora Urzędu. Plan szkoleń sporządzany jest na podstawie wniosków przedstawianych przez poszczególne wydziały, zawierających propozycje szkoleń.
Kryterium wyboru tematów szkoleniowych jest przede wszystkim uwzględnienie celów jednostki, indywidualnych potrzeb pracowników oraz zmian w zakresie realizowanych zadań i przepisów prawa.
Informacje dotyczące planowanych szkoleń przekazywane są przez Kierowników Wydziałów pracownikom. Ponadto, oferty szkoleń instytucji zewnętrznych upowszechniane są na tablicy ogłoszeń dla pracowników, za pomocą poczty elektronicznej oraz osobiście przez pracownika zajmującego się szkoleniami.
Organizacja szkoleń zlecana jest instytucjom zewnętrznym, a szkolenia wydziałowe prowadzone są przez doświadczonych pracowników Urzędu. W przypadku realizacji szkoleń grupowych prowadzone jest postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego, natomiast realizacja szkoleń indywidualnych dokonywana jest na podstawie wyboru oferty złożonej przez instytucję szkoleniową zewnętrzną. Ponadto, organizowane są narady instruktażowo- szkoleniowe dla kadry kierowniczej prowadzone przez Dyrektora i Zastępcę Dyrektora Urzędu na comiesięcznych spotkaniach.
Wydatkowanie środków Funduszu Pracy na szkolenia pracowników urzędów pracy.
Na podstawie otrzymanej informacji ustalono wysokość środków Funduszu Pracy przeznaczonych na realizację szkoleń dla pracowników Urzędu w okresie objętym kontrolą:
Rok
Plan wydatków środków FP na szkolenia pracowników Urzędu
Kwota wydatkowanych środków FP na szkolenia pracowników Urzędu
2009 185 000 zł 173 407,70 zł
2010 180 000 zł 153 592,10 zł
2011 125 000 zł 72 940,70 zł
Suma: 399 940,50 zł
Zgodnie z art. 109a ust. 2 ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy łączna
kwota przeznaczona na koszty szkoleń, o których mowa w art. 108 ust.1 pkt 38 ustawy, w okresie kolejnych trzech
lat nie może przekroczyć iloczynu dziesięciokrotności minimalnego wynagrodzenia za pracę oraz przeciętnej liczby zatrudnionych w urzędzie w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy, według stanu na dzień 1 stycznia w pierwszym roku finansowania szkoleń. W związku z powyższym analizie poddano koszty szkoleń pracowników w jednostce kontrolowanej
i ustalono, że obliczony na podstawie art. 109a ust. 2 ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy limit środków Funduszu Pracy przeznaczonych na szkolenia
pracowników powiatowego Urzędu Pracy w Chrzanowie w okresie od 2009 do 2011 roku wynosił 675.180 zł. Na podstawie przedstawionych zespołowi kontrolnemu sprawozdań MPiPS-02 (Sprawozdanie o przychodach i wydatkach Funduszu Pracy) z 2009, 2010, 2011 roku stwierdzono, że wskazany limit nie został przekroczony.
Zasadność udziału poszczególnych pracowników w szkoleniach ze względu na zadania realizowane na danym stanowisku pracy oraz zbadanie trafności doboru szkolenia do zadań realizowanych na danym stanowisku pracy
W 2011 roku Urząd zorganizował dla pracowników 34 szkolenia w tym: 3 szkolenia grupowe (2 szkolenia odbywały się w dwóch edycjach), w których brało udział 59 uczestników oraz 31 szkoleń indywidualnych, w których brało udział 41 uczestników. Na podstawie otrzymanych list kontrolnych nr 1, 2, 3 będących wykazem szkoleń, do kontroli wybrano:
Szkolenie indywidualne: „Klasyfikacja wydatków strukturalnych i sprawozdanie RB-WS - zagadnienia praktyczne”. Szkolenie przeprowadzone przez firmę Pressom sp. z o. o.
z Wrocławia, w dniu 23 lutego 2011 roku w Krakowie, koszt szkolenia ogółem 450,00 zł.
finansowany ze środków Funduszu Pracy. W szkoleniu uczestniczył pracownik zajmujący stanowisko głównego specjalisty w Wydziale Finansowo - Księgowym do 10
czerwca 2011 roku, wykonujący zadania z zakresu finansowo-księgowego. Wniosek o skierowanie na szkolenie został potwierdzony przez Głównego Księgowego i Dyrektora
Urzędu 15 lutego 2011 roku.
Szkolenie indywidualne: „Szkolenie zakresu języka migowego”. Szkolenie przeprowadzone przez pana Macieja Pileckiego „Nauczyciel-Tłumacz języka migowego”, w terminie 19.10-22 grudnia 2011 roku w Katowicach, koszt szkolenia ogółem 260,00 zł finansowany ze środków Funduszu Pracy. Uczestnikiem był pracownik zajmujący stanowisko pośrednika pracy w Referacie Pośrednictwa Pracy i Poradnictwa Zawodowego (CAZ). Wniosek o skierowanie na szkolenie został potwierdzony przez Kierownika CAZ i Dyrektora Urzędu 14 października 2011 roku.
Szkolenie indywidualne: „Zarządzanie, konfiguracja wraz z obsługą systemu Microsoft
Windows 2008 Serwer”. Szkolenie przeprowadzone przez firmę DAGMA Sp. z o. o.
w terminie 9-13 maja 2011 roku w Katowicach, koszt szkolenia ogółem 2.570,00 zł.
finansowany ze środków Funduszu Pracy. Środki finansowe - po wyłączeniu kwoty środków z Funduszu Pracy - wykorzystane w ramach „Podnoszenia kwalifikacji kadr urzędów pracy w zakresie wykorzystania technologii informatycznych” . Uczestnikiem był pracownik zajmujący stanowisko inspektora powiatowego w Wydziale Organizacyjno- Administracyjnym, zajmujący się m.in. administrowaniem oraz nadzorem nad rozwojem i eksploatacją sieci informatycznej. Wniosek o skierowanie na szkolenie został potwierdzony przez Kierownika Wydziału Organizacyjno-Administracyjnego i Dyrektora Urzędu 5 maja 2011 roku.
Szkolenie indywidualne: „Akademia trenera i coacha”. Szkolenie przeprowadzone przez firmę Grupa Doradcza „Projekt” Sp. z o. o. z Krakowa, w terminie 15-18 marca 2011 roku (I moduł) w Zamościu, 12-15 kwietnia 2011 roku (II moduł) w Cedzynie, koszt szkolenia ogółem 4.150,00 zł. finansowany ze środków Funduszu Pracy. W szkoleniu uczestniczył pracownik zajmujący stanowisko pośrednika pracy I stopnia w Referacie Pośrednictwa Pracy i Poradnictwa Zawodowego (CAZ). Wniosek o skierowanie na szkolenie został potwierdzony przez Kierownika CAZ i Dyrektora Urzędu 4 marca 2011 roku.
Szkolenie grupowe: „Zmiany do ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy oraz wydanych do niej aktów wykonawczych ze szczególnym uwzględnieniem rozporządzenia w sprawie standardów i warunków prowadzenia usług rynku pracy”.
Szkolenie przeprowadzone przez firmę „Akademia Kształcenia Zawodowego Sp. z o. o.”
z Gdańska, w terminie 25-27 lutego 2011 roku oraz 14-16 marca 2011 roku w Kroczycach dla 24 osób. Koszt szkolenia ogółem wyniósł 18.720,00 zł finansowany ze środków Funduszu Pracy, koszt uczestnictwa jednej osoby 780,00 zł. Szkolenie obejmowało dwie grupy uczestników po 12 osób, w tym 16 pracowników Powiatowego Urzędu Pracy w Chrzanowie i 8 członków Powiatowej Rady Zatrudnienia. Ustalono, że udział członków Powiatowej Rady Zatrudnienia został ujęty w umowie z firmą szkolącą oraz zapłacony ze środków Funduszu Pracy przeznaczonych na powyższy cel.
W celu szczegółowej analizy wybrane zostały akta osobowe jednego z uczestników szkolenia - pracownika Wydziału Finansowo-Księgowego. Stwierdzono zgodność zakresu obowiązków pracownika z tematyką szkolenia. Wniosek o skierowanie na szkolenie z 24
lutego 2011 roku został złożony zgodnie z przyjętą w Urzędzie procedurą i zaakceptowany przez Dyrektora Urzędu.
Szkolenie grupowe: „Dane osobowe i ich ochrona w Urzędzie Pracy”. Szkolenie przeprowadzone przez firmę „Zespół Ekspertów Manager” z Krakowa, w terminie 8-9 września 2011 roku oraz 22-23 września 2011 roku w Chrzanowie dla 28 osób. Koszt
szkolenia ogółem wyniósł 8.316,00 zł finansowany ze środków Funduszu Pracy, koszt uczestnictwa jednej osoby 297,00 zł.
W celu szczegółowej analizy wybrane zostały akta osobowe jednego z uczestników szkolenia - specjalisty ds. programów, pracownika Wydziału Finansowo-Księgowego.
Stwierdzono zgodność zakresu obowiązków pracownika z tematyką szkolenia. Wniosek
o skierowanie na szkolenie z 7 września 2011 roku został złożony zgodnie z przyjętą w Urzędzie procedurą i zaakceptowany przez Dyrektora Urzędu.
Stwierdza się, że wskazane powyżej szkolenia zostały przeprowadzone prawidłowo w zakresie zgodności tematyki szkoleń z zadaniami realizowanymi przez Urząd oraz zakresem realizowanych obowiązków pracowników, kierowanych na wskazane szkolenia.
II. Ustalenie stanu faktycznego dotyczącego zgodności działań realizowanych w CAZ z przepisami ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy
Regulaminem Organizacyjnym Urzędu zatwierdzonym Uchwałą Nr 209/14/2010 Zarządu Powiatu Chrzanowskiego z 18 lutego 2010 roku ustanowiono:
− CAZ jako wyspecjalizowaną komórkę organizacyjną, realizującą zadania w zakresie usług i instrumentów rynku pracy formalnie wyodrębnioną ze struktury Urzędu od 1 marca 2010 roku,
− stanowisko kierownika CAZ.
Sposób organizacji CAZ ustalono na podstawie Regulaminu Organizacyjnego PUP w Chrzanowie oraz listy kontrolnej nr 5, załączonej do akt kontroli, z której wynika, że nad
CAZ nadzór sprawuje Pan Jerzy Kasprzyk – Zastępca Dyrektora Urzędu.
W skład Centrum Aktywizacji Zawodowej wchodzą: Referat Rynku Pracy, Referat Pośrednictwa Pracy i Poradnictwa Zawodowego. W CAZ zadania realizuje ogółem 25 pracowników, tj.: 10 pośredników pracy, 5 doradców zawodowych, 3 liderów klubu pracy i 3 specjalistów ds. rozwoju zawodowego.
Ustalenie zakresu zadań realizowanych w CAZ
W wyniku badania zgodności stanu faktycznego realizowanych w CAZ usług i instrumentów rynku pracy ze stanem formalnym określonym w Regulaminie Organizacyjnym Urzędu, stwierdzono, że wszystkie usługi i instrumenty zostały umieszczone i są realizowane w CAZ.
Wydzielenie powierzchni CAZ
Na podstawie dokumentów dotyczących środków przeznaczonych na utworzenie CAZ w Powiatowym Urzędzie Pracy w Chrzanowie, ustalono:
− pismem z 12 lipca 2010 roku, znak: PUP OA-0713/4/JL/2010 Urząd wystąpił z wnioskiem o dofinansowanie kosztów utworzenia CAZ ze środków Funduszu Pracy,
w którym określono opis planowanych przedsięwzięć oraz wysokość wkładu własnego w kwocie: 48.000,00 zł i wysokość dofinansowania w kwocie 192.000,00 zł;
− pismem z 18 listopada 2010 roku, znak: OA.0713/6/MP/2010 wystąpiono z prośbą o dokonanie dodatkowych zakupów w związku z niewykorzystaniem całości środków zatwierdzonych na podstawie wniosku z 15 czerwca 2010 roku;
− pismem z 18 marca 2011 roku, znak: OA.0713/4/MP/2011 przekazano rozliczenie środków z Funduszu Pracy na dofinansowanie kosztów utworzenia CAZ, dokonano zwrotu niewykorzystanych środków na kwotę 20.393,80 zł;
− pismem z 21 czerwca 2011 roku, znak: OA.0713/6/MP/201 przesłano zmodyfikowany wniosek o dofinansowanie w 2011 roku kosztów utworzenia CAZ
− pismem z 6 lutego 2012 roku, znak: OA.0713-1/MP/2012 przekazano rozliczenie środków z Funduszu Pracy na dofinansowanie kosztów utworzenia CAZ, dokonano zwrotu niewykorzystanych środków na kwotę 1.900,30 zł;
Łączna kwota środków finansowych wydatkowanych na utworzenie CAZ w Powiatowym Urzędzie Pracy w Chrzanowie wyniosła 217.705,90 zł. W ramach przyznanych środków Funduszu Pracy przekazanych na dofinansowanie kosztów utworzenia CAZ zrealizowano m.in.: przebudowę stanowisk do obsługi osób bezrobotnych i poszukujących pracy, zakup tablic interaktywnych i informacyjnych, zakup i montaż klimatyzacji, montaż instalacji elektrycznej, zakup systemu regałów przesuwnych, zakup ścianek działowych oraz niezbędnego wyposażenia, tj.: meble biurowe, rzutnik, ekrany, drukarka, ksero, laptop, niszczarka.
Pomieszczenia zapewniają poufność rozmów oraz łatwość dostępu dla osób korzystających z usług CAZ. Na podstawie oględzin ustalono, że CAZ znajduje się w wyodrębnionej części budynku i mieści się na obszarze pięciu kondygnacji. Pozostałe wydziały wspomagające pracę CAZ znajdują się w odrębnym pionie budynku z oddzielnym wejściem i klatką schodową. Na teren CAZ można wejść bezpośrednio z zewnątrz budynku lub przez wejście znajdujące się wewnątrz sąsiadującego pionu budynku. Pomieszczenia CAZ są oznaczone w sposób jednolity i czytelny.
W związku z przedstawionymi ustaleniami i oceną, odstępuje się od sformułowania zaleceń pokontrolnych.
Z up. Wojewody Małopolskiego
(...) mgr Renata Grochal
Zastępca Dyrektora
Wydziału Polityki Społecznej
