ZAKŁAD CERTYFIKACJI
02-676 Warszawa ul. Postępu 9
tel. (22) 549 97 04; e-mail: certyfikacja@icimb.pl; www.icimb.pl
Wydanie 1 z 30.04.2015r.
Aktualizacja 1 z 12.06.2015r.
PCD-ZKP
PROGRAM CERTYFIKACJI
ZAKŁADOWEJ KONTROLI PRODUKCJI
w obszarze dobrowolnym
Zatwierdzam
Dyrektor ICiMBdr hab. inż. Adam Witek, prof. ICiMB
Wydanie 1 z 30.04.2015r.
Aktualizacja 1 z 12.06.2015r.
Spis treści
1 INFORMACJE OGÓLNE 2 CEL I ZAKRES PROGRAMU3 PODSTAWY PRAWNE I DOKUMENTY ZWIĄZANE 4 TERMINY I DEFINICJE
4.1 Klient 4.2 Konsultacje 4.3 Ocena 4.4 Wyrób 4.5 Proces
4.6 Wymagania certyfikacyjne 4.7 Program certyfikacji 4.8 Zakres certyfikacji 4.9 Właściciel programu 4.10 Jednostka certyfikująca 4.11 Bezstronność
5 PROGRAM CERTYFIKACJI 6 DOKUMENTY ODNIESIENIA
7 TRYB POSTĘPOWANIA W PROCESIE CERTYFIKACJI 7.1 Wstępna informacja o procesie certyfikacji 7.2 Etapy procesu certyfikacji
7.2.1 Złożenie wniosku o certyfikację 7.2.2 Przegląd i rejestracja wniosku
7.2.3 Umowa o świadczeniu usług certyfikacyjnych 7.2.4 Ocena dokumentacji
7.2.5 Badanie wyrobu
7.2.6 Przygotowanie inspekcji 7.2.7 Inspekcja zakładu i ZKP
7.2.8 Ocena realizacji działań korygujących 7.2.9 Raport z inspekcji ZKP
7.2.10 Przegląd wyników procesu certyfikacji 7.2.11 Decyzja w procesie certyfikacji
7.3 Przerwanie procesu certyfikacji 7.4. Czas procesu certyfikacji 8. NADZÓR
8.1 Zasady ogólne
8.2 Zakres programu inspekcji ZKP 9. DECYZJE W PROCESIE NADZORU 9.1 Utrzymanie certyfikacji
9.2 Zawieszenie certyfikacji 9.3 Cofnięcie certyfikacji
9.4 Rozszerzenie zakresu certyfikacji
9.5 Wznowienie certyfikacji po zawieszeniu
10. PRZENIESIENIE CERTYFIKACJI ORAZ DOKONYWANIE ZMIAN W CERTYFIKACIE
Wydanie 1 z 30.04.2015r.
Aktualizacja 1 z 12.06.2015r.
11. ZMIANY WYMAGAŃ CERTYFIKACYJNYCH 12. PONOWNA CERTYFIKACJA
13. ZASADY POSŁUGIWANIA SIĘ DOKUMENTAMI CERTYFIKACYJNYMI 14. ODWOŁANIA I SKARGI
14.1 Zasady ogólne 14.2 Odwołania 14.3 Skargi
15. OPŁATY ZA CERTYFIKACĘ I NADZÓR 16. BEZSTRONNOŚĆ I POUFNOŚĆ 17. PUBLIKACJE
18. ZAŁĄCZNIKI
Wydanie 1 z 30.04.2015r.
Aktualizacja 1 z 12.06.2015r.
1. INFORMACJE OGÓLNE
Program certyfikacji zakładowej kontroli produkcji „PCD-ZKP” obejmuje dobrowolną certyfikację zakładowej kontroli produkcji wyrobów budowlanych. Certyfikacja w obszarze dobrowolnym może być prowadzona dla wyrobów budowlanych, nie objętych systemami 1, 1+, lub 2+.
Certyfikacja jest dostępna dla wszystkich Organizacji, których działalność mieści się w zakresie akredytacji niezależnie od formy własności, wielkości a także przynależności do jakichkolwiek stowarzyszeń lub ugrupowań. Nie są stawiane nieuzasadnione wymagania finansowe ani proceduralne.
Jednostka Certyfikująca ponosi pełną odpowiedzialność za podejmowane decyzje dotyczące certyfikacji.
Jednostka nie przekazuje ani nie zleca uprawnień do przyjęcia i rozpatrzenia wniosku oraz do decyzji w sprawie udzielania, utrzymywania, przedłużania, rozszerzania, ograniczania, zawieszania i cofania certyfikacji. Jednostka Certyfikująca nie prowadzi certyfikacji przed złożeniem wniosku o certyfikację.
Wykaz specyfikacji technicznych, dla których Jednostka Certyfikująca Instytutu Ceramiki i Materiałów Budowlanych (ICiMB) w Warszawie prowadzi certyfikację w ramach tego programu, zawarty jest w załączniku nr 1 do niniejszego Programu Certyfikacji.
2. CEL I ZAKRES PROGRAMU
Celem programu jest określenie zasad przebiegu procesu certyfikacji zakładowej kontroli produkcji oraz nadzoru nad certyfikatem. Program ten obejmuje działania związane z udzieleniem certyfikacji, nadzorem nad sposobem wykorzystania certyfikatu, zmianami w wymaganiach certyfikacyjnych oraz zasadami dotyczącymi ograniczenia, zawieszenia, cofnięcia certyfikacji. Właścicielem Programu jest Jednostka Certyfikująca ICiMB w Warszawie.
3. PODSTAWY PRAWNE I DOKUMENTY ZWIĄZANE
Jednostka Certyfikująca prowadzi certyfikację wyrobów objętych zakresem niniejszego programu certyfikacji na zasadach oceny wyrobów prowadzanej przez stronę trzecią w oparciu o wymagania ustawy z dnia 30 sierpnia 2002r. o systemie oceny zgodności (Dz. U. 2002 Nr 166 poz.1360 z późniejszymi zmianami) oraz poniższych dokumentów:
o PN-EN ISO/IEC 17065 : 2013-03 - Ocena zgodności. Wymagania dla jednostek certyfikujących wyroby, procesy i usługi;
o PN-EN ISO/IEC 17067:2014-01 - Ocena zgodności - Podstawy certyfikacji wyrobów oraz wytyczne dotyczące programów certyfikacji wyrobów;
o PKN-ISO/IEC Guide 28:2006 Ocena zgodności – Wytyczne dotyczące systemu certyfikacji wyrobów przez stronę trzecią.
4. TERMINY I DEFINICJE WG PN-EN ISO/IEC 17065:2013 4.1 Klient
Organizacja lub osoba odpowiedzialna wobec Jednostki Certyfikującej za zapewnienie, że wymagania certyfikacyjne łącznie z wymaganiami dotyczącymi wyrobu są spełnione.
4.2 Konsultacje Udział w:
o projektowaniu, wytwarzaniu, instalowaniu, utrzymywaniu lub dystrybucji wyrobu, który jest certyfikowany lub który ma być certyfikowany, lub
o projektowaniu, wdrażaniu, realizowaniu lub utrzymywaniu procesu, który jest certyfikowany lub który ma być certyfikowany.
4.3 Ocena
Połączenie funkcji wyboru i określenia działań związanych z oceną zgodności.
Wydanie 1 z 30.04.2015r.
Aktualizacja 1 z 12.06.2015r.
4.4 Wyrób Wynik procesu.
4.5 Proces
Zbiór działań wzajemnie powiązanych lub wzajemnie oddziaływujących, które przekształcają wejścia w wyjścia.
4.6 Wymagania certyfikacyjne
Wyspecyfikowane wymagania obejmujące wymagania dotyczące wyrobu, które jest spełnione przez Klienta jako warunek ustanowienia lub utrzymania certyfikacji.
4.7 Program certyfikacji
System certyfikacji odnoszący się do określonych wyrobów, do których mają zastosowanie te same wyspecyfikowane wymagania, określone zasady i procedury.
4.8 Zakres certyfikacji
Zidentyfikowanie wyrobu/wyrobów, w odniesieniu do którego certyfikacja jest udzielona, mającego zastosowanie programu certyfikacji oraz norm, łącznie z datą ich publikacji, z którymi ocenia się zgodność wyrobu/wyrobów.
4.9 Właściciel programu
Osoba lub organizacja odpowiedzialna za opracowanie i utrzymanie określonego programu certyfikacji.
4.10 Jednostka Certyfikująca
Jednostka oceniająca zgodność jako strona trzecia, działająca w programach certyfikacji.
4.11 Bezstronność
Zachowanie obiektywności.
5. PROGRAM CERTYFIKACJI
Dla przedmiotowej certyfikacji przyjęto 6 typ certyfikacji wg PN-EN ISO/IEC 17067:2014-01.
Program ten obejmuje:
o przegląd dokumentacji wniosku
o ocena systemu ZKP i zgodności wyrobu z wymaganiami o przegląd wyników oceny
o decyzja dotycząca certyfikacji o nadzór, ocena i akceptacja ZKP 6. DOKUMENTY ODNIESIENIA
Dokumentem odniesienia w procesie dobrowolnej certyfikacji są:
o zharmonizowane specyfikacje techniczne (Polskie Normy lub Europejskie Aprobaty Techniczne);
o niezharmonizowane specyfikacje techniczne (Polskie Normy lub krajowe aprobaty techniczne).
W przypadku, gdy dokument odniesienia nie zawiera wymagań dla ZKP lub określa je w sposób ogólny, ocena ZKP prowadzona jest w oparciu o dokument „WZKP Zakładowa kontrola produkcji wyrobów budowlanych – Wymagania”.
7. TRYB POSTĘPOWANIA W PROCESIE CERTYFIKACJI 7.1 Wstępna informacja o procesie certyfikacji
Wstępne informacje o trybie certyfikacji udzielane są przez Jednostkę Certyfikującą. Organizacja ubiegająca się o certyfikację informowana jest o:
o możliwościach JC do przeprowadzenia procesu certyfikacji;
o wymaganiach dotyczących złożenia wniosku;
o dokumentacji, która powinna być dołączona do wniosku;
Wydanie 1 z 30.04.2015r.
Aktualizacja 1 z 12.06.2015r.
o wymaganiach dotyczących wykonania badań typu wyrobu;
o przebiegu procesu certyfikacji;
o opłatach za certyfikację.
Organizacja ubiegająca się o certyfikację może pobrać formularz wniosku i program certyfikacji ze strony internetowej ICiMB (www.icimb.pl) lub otrzymać je z Jednostki Certyfikującej.
7.2 Etapy procesu certyfikacji
Procesy certyfikacji prowadzone są wg następujących etapów:
o złożenie wniosku o certyfikację wraz z wymaganą dokumentacją;
o przegląd i rejestracja wniosku;
o umowa o świadczeniu usług certyfikacyjnych;
o badanie typu wyrobu;
o przygotowanie inspekcji;
o wstępna inspekcja zakładowej kontroli produkcji;
o przegląd wyników procesu certyfikacji;
o decyzja w procesie certyfikacji;
o przerwanie procesu certyfikacji o umowa o nadzór;
o wydanie certyfikatu lub odmowa jego wydania;
o nadzór nad certyfikowanym Klientem.
7.2.1 Złożenie wniosku o certyfikację
Organizacja ubiegająca się o certyfikację wyrobu powinna złożyć w Jednostce Certyfikującej ICiMB wypełniony formularz wniosku wraz z załącznikami wyszczególnionymi we wniosku.
7.2.2 Przegląd i rejestracja wniosku
Na podstawie otrzymanego wniosku o certyfikację Jednostka Certyfikująca dokonuje przeglądu wniosku w celu potwierdzenia, że:
o informacja o Organizacji i wyrobie jest wystarczająca do przeprowadzenia procesu certyfikacji, o wszystkie znane różnice w rozumieniu zagadnień pomiędzy JC, a Organizacją Wnioskującą łącznie
z uzgodnieniem dotyczącym norm zostały rozwiązane, o zakres wnioskowanej certyfikacji został zdefiniowany,
o zgłoszony zakres certyfikacji nie stwarza zagrożeń dla bezstronności Jednostki Certyfikującej, o środki do prowadzenia wszystkich działań związanych z oceną są dostępne,
o Jednostka Certyfikująca posiada kompetencje i możliwości do prowadzenia działalności certyfikacyjnej.
Po pozytywnej ocenie wniosek jest zarejestrowany z datą wpływu.
W przypadku zastrzeżeń do zapisów we wniosku i/lub braku kompletności załączonych dokumentów, po uzgodnieniach z Organizacją (telefonicznych lub pisemnych), następuje rejestracja wniosku w dniu uzupełnienia. Nie uzupełnienie wniosku w uzgodnionym terminie powoduje jego anulowanie.
W przypadku gdy Organizacja zwraca się o certyfikację, z którym JC nie posiadała wcześniejszego doświadczenia, następuje odmowa realizacji zlecenia.
7.2.3 Umowa o świadczeniu usług certyfikacyjnych
Warunkiem rozpoczęcia procesu certyfikacji jest podpisanie umowy o świadczeniu usług certyfikacyjnych.
Umowa zawiera prawa i obowiązki obu stron oraz warunki realizacji zlecenia, a także wycenę kosztów
Wydanie 1 z 30.04.2015r.
Aktualizacja 1 z 12.06.2015r.
certyfikacji. Uruchomienie kolejnych etapów procesu certyfikacji następuje po podpisaniu przez Organizację wnioskującą umowy o świadczeniu usług certyfikacyjnych.
7.2.4 Ocena dokumentacji
Merytoryczna ocena dokumentacji systemowej Organizacji wnioskującej odnosi się do wszystkich wymagań zawartych w dokumentach odniesienia. W przypadku stwierdzenia, że przedstawiona dokumentacja jest nie wystarczająca do przeprowadzenia inspekcji zakładowej kontroli produkcji (ZKP) wyniki oceny przekazywane są Organizacji, z prośbą o uzupełnienie. Po pozytywnej ocenie dokumentacji podejmuje się czynności związane z przygotowaniem inspekcji ZKP.
7.2.5 Badanie wyrobu
W procesie certyfikacji ZKP, za pobieranie próbek wyrobu oraz za wykonanie badań wyrobu odpowiedzialny jest producent.
Ocena badań wyrobu prowadzona jest na podstawie przedstawionego przez producenta raportu z badań.
Organizacja wnioskująca może przekazać raport z badań wyrobów, wykonanych przed rozpoczęciem procesu certyfikacji (tzw. „dane historyczne”) pod warunkiem, że:
o wyrób nie uległ zmianie i badana próbka odpowiada wyrobom aktualnie produkowanym;
o badania zostały wykonane w laboratoriach badawczych akredytowanych we właściwym zakresie przez Polskie Centrum Akredytacji lub inne jednostki akredytujące, będące sygnatariuszami porozumień o wzajemnym uznawaniu wyników badań (EA MLA).
W przypadku Organizacji wielozakładowych wytwarzających takie same wyroby w podobnych warunkach na wielu liniach produkcyjnych, wstępne badania typu mogą być przeprowadzone na próbce reprezentatywnej pobranej z jednego zakładu (o ile dokument odniesienia tego nie zabrania).
7.2.6 Przygotowanie inspekcji
Po pozytywnej ocenie dokumentacji oraz po dokonaniu uzgodnień dotyczących wykonania badań podejmuje się czynności związane z przygotowaniem inspekcji. Wybierany jest zespół inspektorów.
W zależności od potrzeb do zespołu powoływani są eksperci techniczni. Klient otrzymuje Plan inspekcji. Plan przekazany jest Organizacji z wyprzedzeniem wystarczającym do zgłoszenia sprzeciwu wobec udziału konkretnego członka zespołu inspektorów. Zgłoszenie sprzeciwu musi być pisemnie uzasadnione.
7.2.7 Inspekcja zakładu i zakładowej kontroli produkcji (ZKP)
Podczas inspekcji ZKP oceniane jest funkcjonowanie systemu ZKP. W ramach inspekcji ZKP prowadzi się następujące działania:
o ocenia się dokumentację systemu zakładowej kontroli produkcji;
o ocenia się zrozumienie przez Klienta wymagań jakie powinna spełniać ZKP;
o zbiera się dowody zgodności wyrobów i ZKP z wymaganiami dokumentu odniesienia;
o sprawdza się czy producent wykonał badanie wyrobu.
W przypadku, gdy dokument odniesienia nie zawiera wymagań dla ZKP lub określa je w sposób ogólny, ocena ZKP prowadzona jest w oparciu o dokument Jednostki Certyfikującej WZKP „Zakładowa Kontrola Produkcji.
Wymagania”
7.2.8 Ocena realizacji działań korygujących
Jeżeli podczas inspekcji ZKP wystąpią niezgodności, oceniana Organizacja zobowiązana jest do przeprowadzenia działań korygujących w terminie uzgodnionym z Jednostką Certyfikującą. W zależności od rodzaju niezgodności ocena wykonania działań korygujących i ich skuteczności może być przeprowadzona na podstawie przeglądu dowodów dostarczonych przez Organizację (dokumentacja, zapisy) lub dodatkowej inspekcji.
Przed zamknięciem niezgodności nie może być podjęta decyzja o udzieleniu certyfikacji.
Wydanie 1 z 30.04.2015r.
Aktualizacja 1 z 12.06.2015r.
7.2.9 Raport z inspekcji ZKP
Z przeprowadzonej inspekcji ZKP sporządzany jest pisemny raport zawierający wyniki z inspekcji. Raport wraz z pismem informującym o możliwości zgłoszenia uwag do przebiegu inspekcji i zapisów w raporcie, przekazywany jest przez Jednostkę do Organizacji.
7.2.10 Przegląd wyników procesu certyfikacji
Jednostka Certyfikująca przeprowadza analizę zebranej dokumentacji w procesie certyfikacji i na tej podstawie formułuje wniosek w sprawie wyniku procesu certyfikacji.
7.2.11 Decyzja w procesie certyfikacji
Na podstawie przeprowadzonej oceny podejmowana jest decyzja o wydaniu lub odmowie wydania certyfikatu.
Sporządzana jest umowa o nadzór nad certyfikowanym klientem. Umowa zawiera:
o zobowiązania stron związane z nadzorem;
o zobowiązania finansowe związane z nadzorem;
o zasady prowadzenia nadzoru nad wydanym certyfikatem;
o zasady stosowania certyfikatu w dokumentach takich jak: druki firmowe, dokumenty handlowe, media komunikacyjne: Internet, materiały promocyjne, reklamy lub broszury a także zasady kopiowania dokumentów certyfikacyjnych;
o zasady utrzymywania, zawieszania i cofania certyfikatu oraz ponownej oceny;
o pozostałe obowiązki i uprawnienia stron, w tym zasady wnoszenia odwołań i/lub skarg, o wzajemnego informowania o istotnych dla stron zmianach, publikacji, zachowania poufności.
Formalnym potwierdzeniem dokonanej certyfikacji jest certyfikat zgodności zakładowej kontroli produkcji z dokumentem odniesienia.
Przekazanie certyfikatu do Klienta następuje po zwrocie podpisanej umowy o nadzór oraz po uregulowaniu zobowiązań finansowych wobec Jednostki Certyfikującej.
Certyfikaty zakładowej kontroli produkcji wydawane są bezterminowo.
W przypadku odmowy udzielenia certyfikacji, decyzja wraz z uzasadnieniem przekazywana jest Klientowi w formie pisemnej.
7.3 Przerwanie procesu certyfikacji
Proces certyfikacji może być przerwany w następujących przypadkach:
o na życzenie Organizacji;
o niespełnienia warunków wymienionych w umowie o przeprowadzenie certyfikacji,
o nieprzekazania w wymaganym terminie dokumentów uzupełniających, niezbędnych do kontynuowania procesu,
o niezapewnienia możliwości przeprowadzenia inspekcji w zakładzie.
Decyzja wraz z uzasadnieniem przekazywana jest Organizacji. Przerwanie procesu certyfikacji skutkuje unieważnieniem rejestracji wniosku i anulowaniem umowy o świadczeniu usług certyfikacyjnych. Przerwanie procesu certyfikacji powoduje obciążenie wnioskodawcy za prace wykonane do czasu przerwania procesu certyfikacji. Wznowienie procesu certyfikacyjnego wymaga ponownego złożenia wniosku.
7.4 Czas procesu certyfikacji
Zakład Certyfikacji przeprowadza proces certyfikacji w terminie nie dłuższym niż 3 miesiące od daty dostarczenia przez Klienta kompletnej dokumentacji, potrzebnej do przeprowadzenia procesu certyfikacji oraz pod warunkiem, że Klient:
o wniósł opłatę wstępną,
o podpisał i przekazał do Zakładu Certyfikacji umowę o świadczeniu usług certyfikacyjnych, o dokonał wpłaty stanowiącej 45% kosztów certyfikacji
o wyraził zgodę na przeprowadzenie inspekcji certyfikacyjnej w terminie zaproponowanym przez Zakład Certyfikacji.
Wydanie 1 z 30.04.2015r.
Aktualizacja 1 z 12.06.2015r.
W przypadku stwierdzenia niezgodności w czasie inspekcji, okres ten przedłuża się o czas, w którym Klient usunie niezgodności oraz przedstawi Jednostce Certyfikującej dowody ich wykonania.
W uzasadnionych przypadkach, takich jak: przesuwanie przez Klienta ustalonego terminu przeprowadzenia inspekcji lub nie opłacenie należności za proces certyfikacji Zakład może przedłużyć termin zakończenia procesu certyfikacji.
8. NADZÓR 8.1 Zasady ogólne
Jednostka Certyfikująca ICiMB sprawuje nadzór nad certyfikowanym Klientem w celu upewnienia się, że zakładowa kontrola produkcji spełnia wymagania dokumentów odniesienia będących podstawą certyfikacji oraz prawidłowo stosuje certyfikat.
Nadzór sprawowany jest poprzez:
o planowane inspekcje ZKP, przeprowadzane co 12 miesięcy. W przypadku Organizacji wielozakładowej, każdy Zakład objęty certyfikacją będzie poddany inspekcji,
o specjalne inspekcje ZKP przeprowadzane są w przypadku:
1) powstania uzasadnionych wątpliwości co do spełniania przez Klienta warunków umowy;
2) w celu sprawdzenia skuteczności podjętych przez Klienta działań korygujących;
3) wprowadzenia znaczących zmian: w systemie Organizacji, w procesach lub w wyrobie;
4) zmiany praw własnościowych i przeniesienie certyfikacji;
5) weryfikacji działań warunkujących przywrócenie ważności po zawieszeniu.
8.2 Zakres programu inspekcji ZKP
Zakres programu inspekcji ZKP w nadzorze obejmuje sprawdzenie i ocenę:
o zmian wprowadzonych w systemie ZKP;
o przegląd działań przeprowadzonych w odniesieniu do niezgodności zidentyfikowanej podczas poprzedniej inspekcji;
o nadzoru nad procesem produkcji;
o realizację badań wg planu badań (surowców, badań międzyoperacyjnych i badań wyrobu gotowego) o nadzór nad sprzętem kontrolno-pomiarowym;
o prawidłowości oznakowanie wyrobów;
o prawidłowości postępowania z reklamacjami;
o prawidłowości stosowania dokumentów certyfikacyjnych - powoływanie się na certyfikację.
9. DECYZJE W PROCESIE NADZORU
W wyniku prowadzonego nadzoru Jednostka Certyfikująca może podjąć decyzję o:
o utrzymaniu certyfikacji;
o zawieszeniu certyfikacji;
o ograniczeniu certyfikacji;
o cofnięciu certyfikacji;
o rozszerzeniu zakresu certyfikacji;
o przeniesieniu certyfikacji oraz dokonywaniu zmian w certyfikacie;
o wznowieniu certyfikacji po zawieszeniu.
9.1 Utrzymanie certyfikacji
Decyzja dotycząca utrzymania ważności certyfikacji podejmowana jest na podstawie:
o wyników oceny zakładowej kontroli produkcji;
o stwierdzenia spełniania warunków umowy o nadzór.
Wydanie 1 z 30.04.2015r.
Aktualizacja 1 z 12.06.2015r.
Jeżeli w czasie inspekcji stwierdzono niezgodności powinny być one skutecznie usunięte w terminie określonym przez Jednostkę Certyfikującą.
9.2 Zawieszenie certyfikacji
Zawieszenie certyfikacji może nastąpić w przypadku:
o zgłoszenia Organizacji o czasowej rezygnacji z certyfikacji;
o stwierdzenia w czasie nadzoru istotnych niezgodności świadczących o braku działań systemowych;
o niespełnienia wymagań certyfikacyjnych;
o nie usunięcia w uzgodnionym terminie niezgodności stwierdzonych w czasie nadzoru;
o uniemożliwienia przeprowadzenia inspekcji;
o przerwy w produkcji dłuższej niż 6 miesięcy;
o naruszania przez Organizację zasad powoływania się na certyfikację;
o nie spełnienia zobowiązań finansowych wobec Jednostki Certyfikującej.
Decyzja o zawieszeniu uzależniona jest od:
o stopnia zagrożenia wynikającego ze stwierdzonej niezgodności dla funkcjonowania systemu zakładowej kontroli produkcji;
o stanowiska Organizacji
o czasu potrzebnego do usunięcia niezgodności.
Decyzja o zawieszeniu certyfikatu z podaniem przyczyny zawieszenia i okresu zawieszenia przekazywana jest do Producenta. Okres zawieszenia, ustalany jest przez Jednostkę Certyfikującą i nie powinien on być dłuższy niż 6 miesięcy (w wyjątkowych przypadkach, na wniosek Producenta może być wydłużony do 9 miesięcy). Jeżeli przyczyna zawieszenia certyfikatu nie zostanie w tym czasie usunięta, po upływie okresu zawieszenia certyfikat zostaje cofnięty.
Zawieszając certyfikację JC określa warunki, na jakich może nastąpić przywrócenie jej ważności.
W okresie zawieszenia Organizacja nie ma prawa posługiwać się certyfikatem.
9.3 Cofnięcie certyfikacji
Cofnięcie certyfikacji może nastąpić w przypadku:
o wniosku Organizacji;
o nie spełnienia w ustalonym terminie warunków określonych przy zawieszeniu;
o braku wdrożenia zmian w przypadku zmiany dokumentu normatywnego stanowiącego podstawę certyfikacji;
o nadużycia przez Organizację uprawnień wynikających z posiadania certyfikatu.
Decyzja o cofnięciu certyfikacji wraz z uzasadnieniem przekazywana jest Organizacji w formie pisemnej.
Po cofnięciu certyfikacji umowa o nadzór zostaje rozwiązana i Organizacja traci prawo do posługiwania się dokumentami certyfikacyjnymi. Informacja o cofnięciu certyfikatu zamieszczona jest na stronie internetowej Jednostki Certyfikującej www.icimb.pl. Jednostka Certyfikująca może zażądać zwrotu certyfikatu.
9.4 Rozszerzenie zakresu certyfikacji
Rozszerzenie zakresu udzielonej certyfikacji następuje na wniosek Organizacji. Rozszerzenie wymaga złożenia wniosku, na podstawie przeglądu którego określane są działania niezbędne do podjęcia decyzji o rozszerzeniu. W celu oceny zakresu rozszerzenia może być przeprowadzona inspekcja specjalna. Działania dotyczące zgłoszonego rozszerzenia mogą być wykonane w powiązaniu z inspekcją w nadzorze. Rozszerzenie zakresu certyfikacji następuje po podpisaniu przez Klienta aneksu do właściwej umowy o nadzór i ma formę nowego certyfikatu lub załącznika do certyfikatu.
9.5 Wznowienie certyfikacji po zawieszeniu
Prawo do stosowania certyfikatu zostaje przywrócone, w wyniku powiadomienia Jednostki Certyfikującej o usunięciu przyczyn będących podstawą zawieszenia ważności certyfikatu i przedstawieniu dowodów
Wydanie 1 z 30.04.2015r.
Aktualizacja 1 z 12.06.2015r.
wykonanych działań lub zgłoszenia gotowości poddania ocenie zakładu produkcyjnego i zakładowej kontroli produkcji.
10. PRZENIESIENIE CERTYFIKACJI ORAZ DOKONYWANIE ZMIAN W CERTYFIKACIE
W przypadku zmiany statusu prawnego Organizacji, przeniesienie praw wynikających z umowy o nadzór i przepisanie certyfikatu następuje na podstawie złożonego pisma Organizacji oraz wypisu wydanego przez właściwy organ (KRS).
W przypadku przejęcia firmy przeprowadzana jest inspekcja specjalna.
Zmiany w certyfikatach mogą dotyczyć:
o zmian nazwy wyrobu w dokumencie odniesienia;
o zmiany dokumentu odniesienia przywołanego w certyfikacie;
o wprowadzenia lub zmiany nazwy handlowej wyrobu.
Zmiany wprowadzane są na wniosek Organizacji.
11. ZMIANY WYMAGAŃ CERTYFIKACYJNYCH
W przypadku zmian legislacyjnych, dokumentu odniesienia będącego podstawą certyfikacji lub zmian niniejszego program certyfikacji informacje te umieszczone są na stronie internetowej www.icimb.pl oraz przekazywane Klientom w formie pisemnej. Klienci zobowiązani są do dostosowania zmienionych wymagań oraz umożliwienia Jednostce certyfikującej w terminie i na warunkach przez nią określonych, dokonanie weryfikacji podjętych działań dostosowawczych.
Jeśli Organizacja powiadomi Jednostkę Certyfikacyjną, że nie jest zainteresowana potwierdzeniem nowych lub zmienionych wymagań wpływających na udzieloną certyfikacje w terminie i na warunkach określonych przez Jednostkę Certyfikującą, uruchomiana jest procedura zawieszenia certyfikatu. Jeśli wynik weryfikacji wdrożenia nowych wymagań wpływających na udzieloną certyfikację okaże się niezadowalający to certyfikat zostanie zawieszony.
12. PONOWNA CERTYFIKACJA
Ponowna certyfikacja następuje na podstawie zgłoszenia Organizacji. Warunkiem zachowania ciągłości jest złożenie wniosku (w terminie 3 miesięcy przed upływem ważności certyfikatu) oraz zamknięcie ewentualnych niezgodności przed upływem ważności poprzedniego certyfikatu. Decyzję w sprawie odnowienia certyfikacji podejmowana jest na podstawie wyników inspekcji oraz wszystkich informacji zebranych w czasie prowadzonego wcześniej nadzoru.
13. ZASADY POSŁUGIWANIA SIĘ DOKUMENTAMI CERTYFIKACYJNYMI
Organizacja ma prawo podawać do publicznej wiadomości, że posiada certyfikat w zakresie udzielonej certyfikacji. Zasady posługiwania się dokumentami certyfikacyjnymi oraz zasady powoływania się na certyfikację przesyłane są Organizacji jako załącznik do umowy o nadzór.
14. ODWOŁANIA I SKARGI 14.1 Zasady ogólne
Organizacja posiadająca certyfikat wystawiony przez Jednostkę Certyfikującą ICiMB ma prawo odwołania się od każdej decyzji wydanej w wyniku procesu certyfikacji i nadzoru, a także prawo wnoszenia skarg dotyczących przebiegu postępowania w procesie certyfikacji. Informacja o przysługującym Organizacji prawie do złożenia odwołania zawarta jest w umowie o przeprowadzenie procesu certyfikacji, w umowie o nadzór oraz w każdej decyzji przekazywanej Organizacji przez Jednostkę Certyfikującą. Złożenie odwołania lub skargi nie skutkuje żadnymi działaniami dyskryminującymi przeciwko składającemu odwołania. Odwołanie powinno być składane na piśmie w terminie 14 dni od doręczenia decyzji.
Wydanie 1 z 30.04.2015r.
Aktualizacja 1 z 12.06.2015r.
14.2 Odwołania
Złożone odwołanie kierowane jest do Jednostki Certyfikującej. Po odnotowaniu w Rejestrze komplet dokumentów dotyczących przedmiotowej sprawy przekazywany jest do rozpatrzenia przez Pełnomocnika Dyrektora ds. Kontaktów z Przemysłem, który może podjąć decyzję samodzielnie lub zasięgnąć opinii właściwego Komitetu. Ostateczną decyzję, obowiązującą Jednostkę Certyfikującą, podejmuje Pełnomocnik Dyrektora ds. Kontaktów z Przemysłem. Jednostka w ciągu 14 dni przekazuje Organizacji informację o sposobie załatwienia sprawy.
14.3 Skargi
Skargi rozpatrywane są przez Pełnomocnik Dyrektora ds. Kontaktów z Przemysłem przy współudziale Kierownika ZC (lub Z-cy Kierownika w przypadku zaangażowania Kierownika w sprawie), który ustala powody złożenia skargi. W uzasadnionych przypadkach sprawa może być skierowana do rozpatrzenia przez Komitet ds.
Bezstronności.
W przypadku uznania zasadności złożonej skargi-reklamacji, w Jednostce podejmowane są stosowne działania.
Odpowiedź na skargę powinna być udzielona w ciągu 14 dni od daty jej wpłynięcia. Jeżeli odpowiedź nie może być udzielona w tym terminie, w ciągu 14 dni przekazywana jest informacja o podjętych działaniach wraz z określeniem przybliżonego terminu przesłania pełnej odpowiedzi.
15. OPŁATY ZA CERTYFIKACĘ I NADZÓR
Koszty procesu certyfikacji i nadzoru ustalane są na podstawie Cennika Jednostki Certyfikującej (udostępnianym Organizacji do wglądu) oraz rzeczywistych kosztów delegacji inspektorów.
16. BEZSTRONNOŚĆ I POUFNOŚĆ
Jednostka Certyfikująca ICiMB działa jako niezależna strona trzecia i zapewnia obiektywność prowadzonych działań poprzez identyfikowanie oraz analizę potencjalnych konfliktów interesów. Dla zachowania bezstronności procesów oceny wyrobów objętych niniejszym programem certyfikacji Jednostka Certyfikująca ICiMB nie udziela konsultacji w projektowaniu, produkowaniu, instalowaniu lub w dystrybucji wyrobu, który jest certyfikowany lub który ma być certyfikowany.
Jednostka Certyfikująca ICiMB zobowiązuje się do zachowania poufności w odniesieniu do wszystkich informacji uzyskanych w procesie certyfikacji i nadzoru, z wyjątkiem przypadków przewidzianych prawem.
Wszelkie informacje uzyskane w trakcie inspekcji będą chronione i wykorzystane tylko do oceny Organizacji.
Ujawnienie informacji chronionych może nastąpić wyłącznie w przypadkach uregulowanych odrębnymi przepisami.
W przypadku konieczności ujawniania informacji wymaganych prawem, Organizacja jest powiadamiana o treści ujawnionej informacji.
Personel Jednostki Certyfikującej ICiMB, w tym personel zewnętrzny, jest zobowiązany do zachowania poufności w odniesieniu do wszystkich informacji uzyskanych w procesie certyfikacji i nadzoru oraz zobowiązany jest do ujawniania każdej sytuacji, która może stanowić potencjalny konflikt interesów w przypadku prowadzenia procesów certyfikacji wyrobów objętych niniejszym programem certyfikacji.
17. PUBLIKACJE
Na żądanie każdej z zainteresowanych stron podawane są informacje dotyczące statusu wydanego certyfikatu.
Jednostka Certyfikująca publikuje wykaz zawieszonych i cofniętych certyfikatów na stronie internetowej www.icimb.pl.
W przypadku skargi na Klienta Jednostki zakres informacji udostępnionej publicznie uzgadniany jest pomiędzy Organizacją a wnoszącym skargę.
Wydanie 1 z 30.04.2015r.
Aktualizacja 1 z 12.06.2015r.
Jednostka Certyfikująca ICiMB jako notyfikowana jednostka certyfikująca jest obowiązana informować organ notyfikujący o:
o odmowie wydania, zawieszeniu lub wycofaniu certyfikatów;
o wszelkich okolicznościach wpływających na zakres i warunki dotyczące notyfikacji.
18. ZAŁĄCZNIKI
Załącznik Nr 1 – Wykaz wyrobów i dokumentów normatywnych objętych niniejszym Programem Certyfikacji.
KONIEC
