AUDYT INFORMACYJNY W SEKTORZE MSP Z WYKORZYSTANIEM TECHNOLOGII
INFORMATYCZNYCH
Streszczenie
Kluczowymi problemami, od których zależy powodzenie działań organizacji, są efektywne zarządzanie informacją oraz zastosowanie do tego odpowiednich technologii. W artykule przedstawiono między innymi rolę audytu informacyj- nego w efektywnym zarządzaniu informacją. IM jest procesem zarządzania za- sobami danych oraz procesami informacyjnymi. Audyt informacyjny to proces odkrywania, monitorowania, szacowania przepływów informacyjnych i źródeł informacji w celu ich wykorzystania, powiększenia i zarządzania informacją.
Może on być wspierany poprzez technologie informacyjne. Budując model zarzą- dzania informacją wspierany technologiami informacyjnymi, należy rozwiązać zadania, pokonać problemy, jakie zidentyfikowano w artykule.
Wstęp
Efektywne zarządzanie zasobami przedsiębiorstwa stanowi o jego sytuacji rynkowej i perspektywach rozwoju. Informacja będąca przedmiotem zarzą- dzania wymaga odmiennych metod niż pozostałe zasoby przedsiębiorstwa. Od pewnego czasu autorzy rozważań teoretycznych i praktycznych kładą nacisk na wyraźne rozdzielenie zarządzania informacją od zarządzania wiedzą. Dysku- sje takie prowadzono już w latach 1998-2000, przeżywają więc one teraz swój renesans, na co wpłynęły nowe technologie i globalne rynki. W pracy podjęto próbę oceny istniejących rozwiązań z zakresu audytu informacyjnego oraz za- proponowano model zarządzania informacją dla przedsiębiorstw sektora MSP, który to model opiera się przede wszystkim na wykorzystaniu technologii in- formatycznych.
* Dr; Insytut Zarządzania, Wyższa Szkoła Humanitas w Sosnowcu.
Zarządzanie informacją
Podejmowano wiele prób definiowania ram zarządzania informacją (in- formation management – IM). Wszystko zależy od tego, w jakim kontekście używa się tego określenia, definicja zarządzania informacją musi odnosić się do przyjętego rozumienia informacji. Nie chodzi tylko o koncepcję samej
„informacji”, ale różne znaczenia samej frazy, rozłożenia nacisku na jej ele- menty, kolejność wyrazów. Tych koncepcji we współczesnych opracowaniach jest wiele, co oczywiście zależy też od specjalizacji autora opracowania1. Za- rządzanie informacją jest funkcją realizowaną na wyższych poziomach za- rządzania, gdzie role menedżerów traktować można jako role intensywnie obciążone pracą nad informacją. Wykorzystanie i konsekwentne projekto- wanie efektywnych strategii zarządzania informacją zostało uznane za nie- zwykle ważne zadanie współczesnych organizacji. Z perspektywy organizacji IM może być opisane poprzez takie procesy, jak: tworzenie, reprezentowanie, organizowanie, przechowywanie, wizualizacja, powtórne użycie, przetwa- rzanie, współdzielenie, komunikowanie, udostępnianie, ochrona informacji.
Tak rozumiane zarządzanie informacją to efektywne wspieranie tych dzia- łań tak, by wartość informacji została właściwie zidentyfikowana i wykorzy- stana2. Zarządzanie informacją doczekało się szerokiego zbioru narzędzi, technik i metod, co wiąże się po pierwsze ze wzrostem znaczenia informacji we współczesnych organizacjach, a po drugie, z wpływem technologii infor- macyjnych na funkcjonowanie organizacji. W tychże narzędziach leży od- powiedź na pytanie: jak zarządzać informacją? Narzędzia można podzielić na następujące grupy: narzędzia informatyczne, metody analizy systemowej, techniki bibliometryczne, metody analizy pracy, metody kontroli i monito- ringu, techniki ewolucyjne, konwencjonalne metody informacyjne, techniki statystyczne, metody zarządzania personelem3. W wielu opracowaniach za- granicznych cytuje się definicję Wilsona (1997), która w sposób wyczerpujący charakteryzuje przedmiot i cele zarządzania informacją: „zarządzanie infor- macją to zastosowanie zasad zarządzania do akwizycji, organizacji, kontroli, rozpowszechniania i użytkowania informacji niezbędnych do efektywnego działania organizacji. Obejmuje informacje: pochodzące spoza organizacji, z wnętrza organizacji, wraz z zasobami danych, produkcją danych, danymi dotyczącymi rynku, ich analizą oraz inteligentnym wykorzystaniem. Zarzą- dzanie informacją nawiązuje do jej wartości, jakości, własności, użytkowania i bezpieczeństwa”4. Po przeanalizowaniu dostępnych metodyk diagnozowa-
1 E. Maceviciute, T.D. Wilson, The development of information management research area, ,,Information Rese- arch” 2002, Vol. 7 No. 3.
2 B.J. Hicks, S.J. Culley, C.A. McMahon, A study of issues relating to information management across engine- ering SMEs, ,,International Journal of Information Management”, 26/2006, s. 267-289.
3 S. Seetherama, Information Management: Tools and Techniques, DRTC Workshop on Information manage- net, 1999.
4 E. Maceviciute, T.D. Wilson, The development of information management research area, ,,Information Rese- arch” 2002, Vol. 7 No. 3.
nia i planowania zasobów informacyjnych organizacji wydaje się, iż na szcze- gólną uwagę zasługują metodyki prowadzenia audytu zasobów informacyj- nych5.
Audyt informacyjny
jako narzędzie zarządzania informacją
Audyt informacyjny (IA – Information Audit) to proces odkrywania, moni- torowania, szacowania przepływów informacyjnych i źródeł informacji w celu ich wykorzystania, powiększenia i zarządzania informacją6. Rolą audytu in- formacyjnego jest dostarczanie metod do identyfikacji, szacowania wielkości, zarządzania zasobami informacyjnymi. Zarządcze aspekty przepływów infor- macyjnych to znalezienie kluczowych procesów, ich powiązań, zasobów infor- macyjnych niezbędnych do ich obsługi.
Tradycyjnie procedura IA dedykowana jest konkretnej organizacji, rola au- dytu zależy wtedy od warunków i zadań organizacji. Sposób postępowania naj- prościej można przedstawić w dwóch krokach:
badanie firmy i jej otoczenia: analiza potrzeb informacyjnych wewnątrz
−
organizacji oraz w jej otoczeniu,
badanie obiegu informacji: analiza wymagań organizacji i jej otoczenia
−
pod kątem obiegu oraz wykorzystania informacji.
Nie ma jednej (nawet najogólniejszej) metody, która byłaby uznana za stan- dardową, istnieje ich kilkanaście – w większości charakteryzują się ograni- czonym zasięgiem i wymagają przyjęcia wielu specyficznych założeń, nie ma możliwości zaadaptowania ich jako rozwiązań uniwersalnych. W dostępnej literaturze opisuje się wdrożenia w latach dziewięćdziesiątych metod zapropo- nowanych w publikacjach przedstawionych w tablicy 1. W kolumnie drugiej tablicy zamieszczono dwie najpopularniejsze metody, które można uznać za uniwersalne ze względu na ich ogólne procedury i liczbę wdrożeń.
5 Information Resource Analysis – Using Burk & Horton. ITN266 Principles of Information – Management, Queensland University of Technology, Brisbane 2004. http://www.qut.edu.au [data pobrania: 2006.11.10];
E. Alexopoulos, B. Theodoulidis, The information business model, ,,International Journal of Information Ma- nagement”, 23/2003, s. 323-336.
6 S. Buchanan, F. Gibb, The Information Audit: An Integrated Strategic Approach, ,,Information Journal of In- formation Management” 1998, Vo.1, s. 29-47.
Tablica 1. Metody audytu informacyjnego
Metody specyficzne Metody uniwersalne Riley R.H.,
1. The information audit, Bulletin of the American Society for Information Science 1976.
1. Orna E., Practical Information Policies: How to manage Information Flows in Organizations, GoWer, Aldershot 1990.
Henderson H.L.,
2. Cost effective
information provision and the role for the information audit, Information Management 1980.
Gilman P.L.,
3. An analytical approoach to information management, The Electronic Library 1985.
Quinn A.V.,
4. The information audit:
a new tool for the information management, Information Management 1979.
2. Burk C.F., Horton F.W., Information Map: A Complete Guide to Discovering Corporate Information resources, Prentice-Hall, Englewood Cliffs 1988.
Worlock D.R.,
5. Implementing the
information audit, Aslib Proceedings, 1987.
Reynolds P.D.,
6. Management
Information audit, Accountants Magazine 1980.
Źródło: Opracowanie własne
Metoda Map Informacyjnych (Infomaps) to działanie typu bottom-up (od szczegółu do ogółu) w formie procedury krok po kroku: odkrywania, mapo- wania i oceny zasobów informacyjnych – jest oceną statyczną i szkieletem pro- wadzenia bilansu zasobów w czterech głównych fazach:
Survey
− – obserwacyjna; proces zdefiniowania bazy zasobów informacyj- nych poprzez bilans poszczególnych zasobów informacyjnych (metoda badawcza: wywiady z personelem użytkującym, obsługującym, dostar- czającym i zarządzającym informacją);
Cost/Value
− – zmierzenie kosztów i oszacowanie wartości (zysków) każ- dego zasobu informacyjnego w celu ustalenia wskaźnika zależności po- między kosztem i wartością, dzięki czemu możliwe jest szacowanie dla całej organizacji (metoda: techniki księgowe, metody szacowania kosz- tów przedsięwzięć);
Analysis – r
− ozpoznanie podstawowych funkcji, jakie poszczególne zasoby pełnią w procesie zarządzania organizacją, ich umiejscowienie w struk- turze organizacyjnej i sama struktura zasobów (metoda: trzy techniki mapowania zasobów informacyjnych);
Synthesis
− – syntetyczna ocena i wskazanie najistotniejszy zasobów dla realizacji celów organizacji – wskazanie mocnych i słabych stron (me- toda: selekcja na podstawie ustalonych kryteriów np. natura, koszt, wartość)7.
Wśród zalet metody wskazać można na to, iż pomaga ona zidentyfiko- wać wszystkie formalne zasoby informacyjne, dostarcza pomiaru ich kosztów i wartości, zwraca uwagę na problemy i możliwości bieżącego zarządzania informacją oraz tworzy i stymuluje świadomość ważności zarządzania zaso- bami informacyjnymi. Ograniczenia i wady metody to na przykład: czaso- chłonność i kosztochłonność, podstawowe zadanie to nie recepta na zarzą- dzanie informacją, ale odkrycie i uświadomienie zasobów informacyjnych, brak identyfikacji rzeczywistych i potencjalnych zasobów informacyjnych, pomiary oparte na szacunkach, subiektywność ocen, bo użytkownicy są głównym źródłem informacji w procesie identyfikacji zasobów. W publika- cjach oceniających krytycznie tę metodę jako główną jej wadę podaje się po- minięcie analizy organizacyjnej8.
Analiza przepływów informacyjnych (Information flow analysis) to metoda dynamiczna (top down – od ogółu do szczegółu), której efektem ma być polity- ka informacyjna organizacji. Składa się z czterech podstawowych faz:
Initial investigation
− – badania wstępne (rozpoznanie): analiza top-down celów, struktury organizacji, kultury organizacyjnej, zgromadzonej wie- dzy (stworzenie bazy dla audytu);
Information audit
− – identyfikacja przepływów informacyjnych, zasobów ludzkich, podział zasobów IT w odniesieniu do obiegu informacji;
Balance sheet
− – zestawienie bilansowe; wnioski z audytu w nawiązaniu do celów organizacyjnych oraz wskazanie pozytywnych i negatywnych relacji;
Policy development
− – rekomendacje dla polityki informacyjnej; wskaza- nie strategicznych kierunków, zaleceń zarządczych9.
Nie wskazano konkretnych narzędzi, metod, technik prowadzenia badań, sporo zapożycza się z metody InfoMaps, np. procedury wywiadu, analizy danych jakościowych. Choć Orna proponuje interdyscyplinarny zespół oce- niający, to oceny nadal pozostają subiektywne. Badania są drogie i czaso- chłonne.
7 Information Resource Analysis – Using Burk & Horton. ITN266 Principles of Information – Management, Queensland University of Technology, Brisbane 2004. http://www.qut.edu.au [data pobrania 2006.11.10]
8 S. Buchanan, F. Gibb, The Information Audit: An Integrated Strategic Approach, ,,Information Journal of In- formation Management” 1998, Vol. 1, s. 29-47.
9 E. Alexopoulos, B. Theodoulidis, The generic information business model, ,,International Journal of Informa- tion Management”, 23/2003, s. 323-336.
Zarządzanie informacją z wykorzystaniem ti
Do zarządzania informacją można też podejść w ujęciach (opracowanie własne z wykorzystaniem koncepcji systemu informacyjnego marketingu – SIM A. Nowickiego 10):
przedmiotowym, dla którego przedmiotem zarządzania są zasoby infor- t
macyjne, a w szczególności: dokumenty źródłowe, bazy dokumentów, bazy danych, bazy metod, bazy modeli, bazy wiedzy, raporty i sprawoz- dania, bazy procedur;
podmiotowym, odpowiadające na pytanie, kto i w jaki sposób korzysta t
z informacji w organizacji; wskazać więc można zarówno zarządzających informacją, jak i jej użytkowników merytorycznych oraz personel ob- sługi);
technologicznym, obejmującym całokształt środków technicznych służą- t
cych zapewnieniu poprawności wszystkich funkcji zarządzania informa- cją (np. technologie telekomunikacyjne, bazodanowe, prezentacyjne).
Definicje zarządzania informacją w połączeniu z wykorzystaniem techno- logii informacyjnych mogą dotyczyć zarządzania informacją poprzez systemy informatyczne, albo zarządzania zasobami informatycznymi. Nie ulega wątpli- wości, że współczesne efektywne metody IM powinny:
korzystać z przechowywanych w systemach informatycznych zaso- t
bów informacyjnych,
mieć dostęp do danych archiwalnych dotyczących korzystania z za- t
sobów systemu,
być wspierane przez nowoczesne metody informatyczne w kontekście t
prowadzonych analiz informacyjnych.
Przedstawiona powyżej lista z pewnością nie wyczerpuje wszystkich możli- wości wsparcia, jakiego technologie informatyczne powinny dostarczyć anali- tyce informacji.
Model zarządzania informacją dla msp – perspektywy badań
Istnieje potrzeba stworzenia uniwersalnej, ale wyczerpującej metodyki pro- wadzenia audytu informacyjnego. Kluczowym czynnikiem będzie wykorzysta- nie metod z dziedziny organizacji i zarządzania oraz metod informatycznych.
Chodzi przede wszystkim o uniezależnienie ocen, na przykład przez wykorzy-
10 System informacyjny marketingu przedsiębiorstw. Modelowanie, pod red. A. Nowickiego, PWE, Warszawa 2005.
stanie tego, co kryje się w zasobach informatycznych organizacji. Wyzwania, jakie należy podjąć, można podzielić na dwie grupy: wyzwania natury infor- macyjnej oraz natury informatycznej. Problemy natury informacyjnej wiążą się bezpośrednio z jakością informacji. Należy rozważyć konkurencyjne traktowa- nie źródeł informacji, przyjąć i stosować wybrane strategie jej pozyskiwania.
Zaproponowano dychotomiczny podział źródeł informacji pozyskanych przy wykorzystaniu technologii informacyjnych:
Wewnętrzne Zewnętrzne t
Własne Obce
t
Publiczne Prywatne t
Pierwotne Wtórne t
Płatne Darmowe.
t
Dla użytkowników mogą zostać wdrożone rozwiązania preferujące infor- macje najświeższe, najbliższe, najczęściej używane albo pochodzące z konkret- nego źródła. System informacyjny powinien także dobrze znajdywać właściwe dokumenty na podstawie zapytania użytkownika, w którym sprecyzowano tyl- ko ogólnie tematykę poszukiwanego dokumentu. Niezwykle istotne wydaje się być także zarządzanie cyklem życia informacji. Użytkownicy informacji mogą być podzieleni na pewne grupy, który to podział może być tożsamy z przydzie- lonymi uprawnieniami do korzystania z zasobów systemu. Najprostszy podział, odzwierciedlający hierarchię użytkowników oraz elektroniczny dostęp do in- formacji, przedstawia się następująco:
użytkownicy wewnętrzni (korporacyjni): portal korporacyjny, system t
elektronicznego obiegu dokumentów, intranet;
kluczowi klienci (ale też dostawcy, partnerzy handlowi): fragment t
portalu udostępniany poprzez rozwiązania ekstranetowe;
zewnętrzni – odwiedzający stronę WWW.
t
Przy budowaniu modelu zarządzania informacją wspartego technologia- mi informatycznymi zidentyfikowano między innymi następujący problem:
W odniesieniu do dużych przedsiębiorstw istnieje wiele narzędzi, będących komponentami wdrożonych zintegrowanych systemów informatycznych, mo- gących wspierać procesy zarządzania informacją. Przeanalizowano rozwiązania proponowane w ramach pakietów: SAP, SAS, Oracle, MsSQL Server, Statisti- ca – zaimplementowane tam rozwiązania z zakresu business intelligence służą wyszukiwaniu danych z różnych źródeł i ich przetwarzaniu w celu uzyskiwania informacji decyzyjnej. Jest to więc wystarczający zestaw koncepcji i metodyk mających na celu usprawnienie podejmowania decyzji biznesowych przez uży- cie informacji zapamiętanych w systemie. Natomiast małe i średnie przedsię- biorstwa (MSP) stoją przed problemem znalezienia narzędzi spoza wdrożo- nych rozwiązań informatycznych, np. wdrożenia SAP One, pakietu Statistica czy MS SQL Serwera. Posiadanie niededykowanego rozwiązania często wiąże się z kosztownym i długotrwałym procesem dostosowywania oraz brakiem od-
powiedniego wsparcia z zakresu właściwego wykorzystania technologii w pro- cesie zarządzania informacją.
Postawiono więc tezę o konieczności budowy modelu zarządzania informa- cją (IMM – Information Management Model) z komponentów, które są od sie- bie niezależne, co zagwarantuje skalowalność modelu dla potrzeb konkretnego przedsiębiorstwa. Zapewniony powinien zostać mechanizm pomiaru efektyw- ności, na przykład efektywności ekonomicznej wdrożonego systemu.
Zagadnienia i wyzwania natury informatycznej w zarządzaniu informacją dotyczą:
Konieczności integracji danych pochodzących z różnych źródeł, zapisa- t
nych w różnym formacie, zawierających inne dane szczegółowe w róż- nych podsystemach (należy stworzyć tak zwane metadane wskazujące na różnice i niejasności);
Tworzenia i wykorzystywania statystyk najbardziej obciążonych aplika- t
cji, najmniej obciążonych aplikacji, najczęściej wykorzystywanych zaso- bów informacyjnych itp.,
Historii działań w systemie (do rozwiązania problemu P1 wykorzystano t
zasoby z1, z2, ….) – zastosowania mechanizmów rekomendacyjnych;
Statystyk zapytań do baz, do hurtowni, w systemie wyszukiwawczym t
portalu i strony WWW;
Znajdywania właściwych dokumentów na podstawie zapytania użyt- t
kownika (Information Retrieval) – słowa kluczowe albo przykładowy dokument – można zastosować tu różne modele poszukiwań opisane w ramach IA (Information Architecture – architektury informacji);
analizy logów do systemu.
t
Wsparcia należy szukać w naukowych metodach z zakresu informatyki. Eks- ploracja danych (data mining) jest techniką analizy danych w celu odkrywania niejawnych, a interesujących ze względów np. biznesowych powiązań między danymi. Jej etapy to: analiza problemu, selekcja istotnych danych (i ewentu- alne czyszczenie danych), konwersja typów danych, dyskredytacja wartości ciągłych, eksploracja, wizualizacja wyników eksploracji, weryfikacja wyników i zastosowanie otrzymanej wiedzy. Klasyfikacja, klastrowanie, odkrywanie po- dobieństw w przebiegach czasowych, odkrywanie asocjacji, wykrywanie zmian i odchyleń to ogólna klasyfikacja problemów eksploracyjnych. W naszym IMM możliwe wydają się być:
Zastosowanie reguł asocjacyjnych do znajdowania wzorców nawiga- t
cji (brak następstwa czasu, predykcja następnej używanej informacji, odwiedzanej części serwisu, pobieranego dokumentu, generowanego dokumentu);
Eksporacja wzorców sekwencji: wyznaczanie wzorców nawigacji t
z uwzględnieniem następstwa czasu, czyli kolejności działań (np.
wizyt na poszczególnych podstronach serwisu, ale także odwiedzin stron zewnętrznych);
Segmentacja i budowa profili użytkowników informacji, „twórców”
t
informacji;
Znajdowanie i analiza miejsc powstawania informacji.
t
Rozwiązania z zakresu metodyk prowadzenia audytu informacyjnego zo- staną ujęte w szerszym modelu – modelu zarządzania informacją – IMM, ska- lowalnego i uniwersalnego rozwiązania, dedykowanego przedsiębiorstwom z sektora MSP.
Zakończenie
Wyzwania, jakie zidentyfikowano w ramach dotychczasowych badań, wska- zują na przydatność proponowanego rozwiązania, jakim jest model zarządza- nia informacją. Jego wdrożenie w MSP zaowocować powinno sprawniejszym zarządzaniem informacją, w efekcie czego przedsiębiorstwo będzie w stanie sprostać wymaganiom współczesnego rynku. Wykorzystanie zgromadzonych już zasobów w funkcjonujących systemach informatycznych oraz przygotowa- nie algorytmów eksploracji danych daje szanse na uzyskanie zadowalających efektów bez zbytniego angażowania personelu w procedury audytu informa- cyjnego.
Summary
The effective management of information and enabling technologies are in- creasingly recognized as critical to organizational success. This paper discusses the role of information audit in helping to achieve the goals of effective IM. Infor- mation management is the process of managing the data (information) resources of the organization and it is the process of managing the information processes.
The information audit is a process for discovering, monitoring and evaluating an organisation’s information flow and resources in order to implement, maintain or improve the organisation’s management of information. The information au- dit have to be supported by information technologies. The impact of information technology on the generation, processing, storage, retrieval and dissemination of information is essential. Building the information management model (IMM) supported by IT we have to solve indicated tasks.
Literatura
Alexopoulos E., Theodoulidis B.,
1. The generic information business model,
,,International Journal of Information Management” 23/2003.
Buchanan S., Gibb F.,
2. The Information Audit: An Integrated Strategic Appro- ach, ,,Information Journal of Information Management” 1998, Vol. 1.
Hicks B.J., Culley S.J., McMahon C.A.,
3. A study of issues relating to informa-
tion management across engineering SMEs, ,,International Journal of Infor- mation Management” 26/2006.
Information Resource Analysis – Using Burk & Horton.
4. ITN266 Principles of
Information – Management, Queensland University of Technology, Brisba- ne 2004. http://www.qut.edu.au [data pobrania 2006.11.10].
Maceviciute E., Wilson T.D.,
5. The development of information management
research area, ,,Information Research” 2002, Vol. 7 No. 3.
Seetherama S.,
6. Information Management: Tools and Techniques, DRTC Workshop on Information managenet 1999.
System informacyjny marketingu przedsiębiorstw. Modelowanie
7. , pod red.
A. Nowickiego, PWE, Warszawa 2005.
Trynda K.,
8. Budowa modelu zarządzania informacją – krok 1 definicje, [w:] Komputerowo zintegrowane zarządzanie pod red. R. Knosali, PTZP, Opole 2007.
Stefanowski J.,
9. Dialogowe wspomaganie decyzji na podstawie wiedzy pozy- skanej metodą zbiorów przybliżonych. Rozprawa doktorska, Poznań 1994.
Ziarko W.,
10. Analysis of Uncertain Information in The Framework of Variable Precision Rough Sets. Foundations of Computing and Decision Sciences.
Vol. 18, 1993.
Dokumentacje SAP, Oracle, Ms SQL Serwer.
11.
